Luận văn Công tác hạch toán kế toán Nguyên vật liệu và thiết bị vật tư tại Xí nghiệp Than 917 Quảng Ninh

văn tốt nghiệp Trường Đại học QL&KD Hà Nội Nguyễn Thị Thuỳ Linh Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi phản ánh thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập - xuất - tồn kho các loại vật liệu trên tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở chứng từ nhập - xuất. Việc xác định giá trị nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp này được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã được tập hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán. Ngoài ra giá trị nguyên liệu tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. - Phương pháp kê khai thường xuyên được áp dụng trong phần lớn các doanh nghiệp sản xuất và trong các doanh nghiệp thương mại... - Tài khoản kế toán sử dụng: để hạch toán biến động tổng hợp nguyên vật liệu trong kho, tại các danh điểm trong doanh nghiệp là tài khoản 152 “ nguyên vật liệu”. Tài khoản 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2 bao gồm: + TK 1521: Nguyên vật liệu chính + TK 1522: Nguyên vật liệu phụ + TK 1523: Nhiên liệu + TK 1524: Phụ tùng thay thế + TK 1525: Thiết bị xây dựng cơ bản + TK 1528: Các nguyên vật liệu khác Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 331,333,111,112,133,621,141... và tuỳ thuộc vào doanh nghiệp mà còn mở thêm các tài khoản cấp 2,3 khác như TK 15211H,15221V... - Sơ đồ hạch toán: (Xem phụ lục số 4) 2.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình nhập- xuất- vật liệu trên các tài khoản tồn kho tương ứng. Trong kỳ tình hình nhập- xuất kho nguyên vật liệu được theo dõi ở một tài khoản riêng TK 611 “ Mua hàng ”, còn TK 152 chỉ dùng để phản ánh giá trị Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học QL&KD Hà Nội Nguyễn Thị Thuỳ Linh hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Hơn nữa giá trị hàng tồn kho lại không căn cứ vào số liệu các tài khoản, sổ kế toán để tính mà lại căn cứ vào các chứng từ xuất kho để tổng hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng. Kết quả kiểm kê và giá trị vật tư, hàng hoá mua vào trong kỳ, được xác định theo công thức: Trị giá NVL Trị giá NVL Trị giá NVL Trị giá NVL = + - Xuất kho Tồn kho đầu kỳ Nhập kho trong kỳ Tồn kho cuối kỳ - Phương pháp này chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, chỉ tiến hành một loại hoạt động hoặc ở các doanh nghiệp thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp, mặt hàng nhiều. - Tài khoản kế toán sử dụng: để hạch toán biến động tổng hợp nguyên vật liệu là TK 611 “ Mua hàng”. + TK 6111: Mua nguyên vật liệu + TK 6112: Mua hàng hoá Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như TK 111,112,334,621...và tuỳ từng doanh nghiệp có thể mở thêm các tài khoản cấp 2,3 như tài khoản 6111A... - Sơ đồ hạch toán: ( Xem phụ lục số 5) Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học QL&KD Hà Nội Nguyễn Thị Thuỳ Linh PHẦN THỨ HAI THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP THAN 917 I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ XÍ NGHIỆP THAN 917. 1. Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp. Xí nghiệp than 917 là đơn vị trực thuộc công ty than Hòn Gai, thành viên của Tổng công ty Than Việt Nam, được thành lập theo quyết định số 813/QĐ- TC ngày 30/04/1981 của Tổng cục Địa chất. Năm 1997, Tổng công ty than Việt Nam quyết định số 2811/TVN-TCCB ngày 23/07/1997 về việc sắp xếp lại các Xí nghiệp khai thác than, đã chuyển Xí nghiệp than 917 về trực thuộc Xí nghiệp than Hà Khánh từ ngày 01/08/1997. Năm 1999,Tổng công ty Than Việt Nam quyết định về việc thành lập mỏ than 917 trực thuộc Công ty than Hòn Gai theo quyết định số 506/QĐ- TCCB -ĐT ngày 23/03/1999. Trụ sở chính: Tại phường Hà Khánh- Thành phố Hạ Long tỉnh Quảng Ninh. Dưới đây là một số chỉ tiêu kinh tế cho thấy sự phát triển của Xí nghiệp. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh 3 năm Năm 2002 -2003-2004 Chỉ tiêu Đơn vị tính 2002 2003 2004 Tổng doanh thu Tỷ 34.871 36.017 68.117 Sản lượng sản xuất Tấn 136.505 210.838 317 Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học QL&KD Hà Nội Nguyễn Thị Thuỳ Linh Nộp ngân sách Triệu 160.423 281.236 509.096 Lợi nhuận Triệu 1.248.000 34.115 30 Lao động Người 300 376 494 Thu nhập bình quân 1000đ 1.250.000 1.305.000 1.659.000 Qua bảng trên ta thấy hầu hết các chỉ tiêu về hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp đều đạt và vượt kế hoạch theo cấp độ năm sau cao hơn năm trước. Cụ thể là: Tổng doanh thu của Xí nghiệp năm 2003 là 36.017 tỷ tăng 1.146 tỷ so với tổng doanh thu của năm 2002. Năm 2004 là 68.117 tỷ tăng 32.1 tỷ so với năm 2003 và tăng xấp xỉ 200% so với năm 2003. Điều đó chứng tỏ hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp trong 3 năm qua đã đạt được hiệu quả cao. Có được kết quả trên là do chiến lược đầu tư các thiết bị sản xuất và áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp như: việc đưa hệ thống chống lò thuỷ lực và khai thác than hầm lò, đổi mới thiết bị bóc xúc đất đá và hoạt động than mỏ,đổi mới quy trình sản xuất kinh doanh phù hợp với cơ chế thị trường. Các chỉ tiêu số lượng sản xuất than và nộp ngân sách cho nhà nước đều tăng (cụ thể như bảng trên) với mức độ năm sau cao hơn năm trước. Đặc biệt là chỉ tiêu nộp ngân sách tăng cao. Ví dụ năm 2004 nộp 509.096 triệu tăng gấp đôi so với năm 2002 và tăng gần gấp ba so với năm 2003. Về lợi nhuận: Do việc tổ chức sắp xếp lại mô hình sản xuất kinh doanh của Công ty than Hòn Gai. Xí nghiệp than 917 từ đơn vị chủ động hoạt động sản xuất kinh doanh của năm 2002 chuyển thành đơn thành viên hoạt động phụ thuộc và chịu sự quản lý điều hành trực tiếp của Công ty than Hòn Gai. Nhiệm vụ chính của Xí nghiệp chỉ tập trung làm công tác khai thác vận chuyển còn việc tiêu thụ than do Công ty đảm nhận. Qua bảng trên ta thấy lợi nhuận của Xí nghiệp thu được trong năm 2003 và 2004 là ổn định. Đời sống của cán bộ, công nhân viên chức của Xí nghiệp Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học QL&KD Hà Nội Nguyễn Thị Thuỳ Linh được bảo đảm, thu nhập bình quân của người lao động tăng cao. Cùng với tốc độ tăng của các chỉ tiêu trong bảng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, Xí nghiệp thường xuyên quan tâm làm tốt chính sách đối với người lao động. Đặc biệt là chính sách đối với cán bộ công nhân có trình độ, tay nghề, kỹ thuật cao và công nhân trực tiếp sản xuất trong dây truyền khai thác. Đồng thời Xí nghiệp thường xuyên phát động thi đua lao động sản xuất với tinh thần “ Năng suất - Chất lượng - hiệu quả”. 2. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh tại Xí nghiệp Than 917. 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp than 917.( Xem phụ lục số 7) Xí nghiệp than 917 có 2 cấp quản lý: cấp xí nghiệp và cấp phân xưởng. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý theo phương pháp trực tuyến. Qua sơ đồ ta thấy các bộ phận phòng ban trong Xí nghiệp gồm có: * Giám đốc là người đứng đầu Xí nghiệp, chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp, thực hiện đầy đủ trách nhiệm và nghĩa vụ đối với nhà nước. * Phó giám đốc là người giúp việc cho giám đốc trong công tác quản lý, điều hành và trực tiếp phụ trách một hoặc một số công việc theo sự phân công của Giám đốc. * Phòng Kế toán tài chính: Có chức năng tham mưu cho giám đốc về mặt thống kê và tài chính. Ngoài ra còn có nhiệm vụ khai thác nhằm đảm bảo đủ nguồn vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh, phân phối thu nhập và thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước. * Phòng Kế hoạch tổng hợp: Là phòng chuyên môn nghiệp vụ giúp giám đốc Xí nghiệp và lãnh đạo Xí nghiệp xây dựng và quản lý điều hành kế hoạch sản xuất kinh doanh của toàn Xí nghiệp. * Văn phòng tổng hợp: Là bộ phận giúp việc cho Giám đốc và lãnh đạo Xí nghiệp trong việc chuẩn bị kế hoạch điều hành các hoạt động của Giám đốc và lãnh đạo Xí nghiệp trong công tác đối nội và đối ngoại, xây dựng kế hoạch chỉ đạo sản xuất kinh doanh, nội dung kế hoạch sơ kết tháng, quý, năm của Xí Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học QL&KD Hà Nội Nguyễn Thị Thuỳ Linh nghiệp. Giúp Giám đốc xây dựng và ban hành các văn bản phục vụ sản xuất kinh doanh, công tác hành chính văn phòng. * Phòng Tổ chức lao động: Có chức năng tham mưu cho Giám đốc và lãnh đạo Xí nghiệp về tổ chức, sắp xếp và quản lý lao động nhằm sử dụng hợp lý, hiệu quả đồng thời nghiên cứu các biện pháp, xây dựng các phương án nhằm hoàn thiện việc trả lương, phân phối tiền thưởng hợp lý. * Phòng an toàn: Đảm bảo an toàn cho sản xuất kinh doanh, theo dõi quản lý chặt chẽ dây truyền sản xuất. * Phòng cơ điện vận tải: Là phòng chuyên môn nghiệp vụ của Xí nghiệp giúp Giám đốc và lãnh đạo của Xí nghiệp quản lý hoạt động cơ điện vận tải của toàn Xí nghiệp. * Phòng điều khiển KCS: Là phòng chuyên môn nghiệp vụ của Xí nghiệp giúp Giám đốc và lãnh đạo của Xí nghiệp điều khiển về hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý chất lượng sản phẩm của Xí nghiệp. * Phòng kỹ thuật: Phụ trách công tác đổi mới kỹ thuật, đưa cải tiến kỹ thuật vào sản xuất. * Phòng Bảo vệ: đảm bảo an toàn, trật tự cho toàn Xí nghiệp, tham mưu cho giám đốc về công tác tự vệ và thực hiện nghĩa vụ quân sự. * Các phân xưởng( gồm 5 phân xưởng) được bố trí theo dây truyền sản xuất vói tính chất chuyên môn hóa như vận tải, hầm lò, lộ thiên kho cảng. Trong phân xưởng có Quản đốc, các phó quản đốc, đốc công và tổ trưởng sản xuất, tạo nên bộ máy nhịp nhàng trong dây truyền. Đồng thời các phân xưởng luôn có mối quan hệ phối hợp trong dây truyền sản xuất, tất cả đều có mối quan hệ mật thiết với nhau. 2.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất tại Xí nghiệp Than 917. Dây truyền sản xuất của Xí nghiệp Than 917 được bố trí theo các công trường và phân xưởng tạo thành dây truyền sản xuất kín từ khâu khai thác, vận chuyển đến các kho cảng cụ thể là: - Phân xưởng Hầm lò: là đơn vị có nhiệm vụ chuẩn bị sản xuất và khai thác than trong hầm lò. Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học QL&KD Hà Nội Nguyễn Thị Thuỳ Linh - Phân xưởng Lộ thiên: là đơn vị được giao chuẩn bị sản xuất và khai thác than trên các công trường lộ thiên. - Phân xưởng Vận tải: được giao nhiệm vụ vận chuyển đất đá và than tại các phân xưởng Hầm lò và Lộ thiên. - Phân xưởng Cảng: Với nhiệm vụ kho bãi và bến cảng, làm nhiệm vụ tiếp nhận sàng tuyển, lưu kho các loại than mỏ. - Phân xưởng Cơ điện: Là phân xưởng đảm bảo về yêu cầu cơ khí điện và các điều kiện kỹ thuật khác cho các phân xưởng sản xuất. Quy trình Sản xuất của Xí nghiệp than 917 (Phụ lục số 8). 3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp than 917. 3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán ( Xem phụ lục số 9 ) Các cán bộ làm công tác kế toán tại xí nghiệp than 917 đều có trình độ đại học trở lên, trình độ chuyên môn đồng đều, nhiều năm kinh nghiệm trong công tác. Mỗi người được chuyên môn hoá theo phần hành đồng thời cũng luôn có kế hoạch đối chiếu số liệu với nhau để phát hiện kịp thời những sai sót. 3.2 Một số đặc điểm chủ yếu của công tác kế toán tại Xí nghiệp Xí nghiệp than 917 là đơn vị hạch toán độc lập có tư cách pháp nhân đầy đủ và trực thuộc Công ty than Hòn Gai. Do đó để phù hợp cho việc ghi chép sổ sách, mỏ than 917 đã áp dụng sổ kế toán là: “ Hình thức sổ Nhật ký chứng từ” và toàn bộ quá trình hạch toán được thực hiện trên máy tính do Xí nghiệp áp dụng phần mềm kế toán máy Effect. - Năm tài chính từ 1/1 hàng năm và kết thúc vào 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong thanh toán là đồng Việt nam. - Phương pháp tính thuế GTGT là phương pháp khấu trừ. Hệ thống sổ kế toán bao gồm: + Nhật ký chứng từ, các bảng kê. + Sổ kế toán chi tiết. + Sổ cái. 4. Một số đặc điểm về phần hành kế toán. Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học QL&KD Hà Nội Nguyễn Thị Thuỳ Linh 4.1. Kế toán nguyên vật liệu - Tài khoản (TK) kế toán sử dụng: TK 152 và các tài khoản liên quan - Sổ kế toán sử dụng: sổ, thẻ kho, sổ cái TK 152. 4.2. Kế toán Tài sản cố định - Tài khoản kế toán sử dụng: TK 211 và sáu TK cấp 2 - Sổ kế toán sử dụng: TK 211 Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học QL&KD Hà Nội Nguyễn Thị Thuỳ Linh 4.3. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương - Tài khoản kế toán sử dụng: TK 334, TK 338 và các tài khoản liên quan 111,112 ... - Sổ kế toán sử dụng: sổ cái TK 334,TK 338 4.4. Kế toán tổng hợp chi phí và tính giá thành - Tài khoản kế toán sử dụng: TK 621 và các tài khoản liên quan - Sổ kế toán sử dụng: Sổ cái TK 621 và sổ chi tiết TK621 4.5. Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng - Tài khoản kế toán sử dụng: TK 111, TK 112 và các tài khoản liên quan. - Sổ kế toán sử dụng: TK 111,112. II. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP THAN 917. 1. Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại Xí nghiệp. Xí nghiệp là đơn vị khai thác chế biến và kinh doanh mỏ, do vậy nguồn vật tư, thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh là những loại vật tư, thiết bị chuyên dùng được sản xuất và cung ứng theo yêu cầu đặt hàng của đơn vị sử dụng như: vật liệu nổ, phụ kiện, phụ tùng của các thiết bị khoan, xúc và các loại ray, goòng, gỗ chống lò, nhiên liệu. Chính vì vậy hàng năm căn cứ vào yêu cầu sử dụng vật tư, thiết bị, bộ phận kế hoạch của xí nghiệp phải lập kế hoạch vật tư, thiết bị được lãnh đạo xí nghiệp duyệt và ủy quyền thực hiện hợp đồng cung cấp vật tư với các nhà máy sản xuất và cung ứng vật tư, vật liệu, phụ kiện nổ của các đơn vị chuyên ngành như: xí nghiệp Hóa chất Mỏ Quảng Ninh, Xí nghiệp Vật tư Hòn Gai, Trung tâm cơ khí than Việt Nam và các công ty kinh doanh vật tư, nguyên, nhiên, vật liệu khác... Đối với một số vật tư thiết bị dạng đặc chủng, khi mua cần kiểm soát chặt chẽ về tính năng và chất lượng (như bình chữa cháy, trang thiết bị văn phòng) thì Giám Đốc trực tiếp chỉ định đơn vị có chuyên môn thực hiện. Việc cung ứng vật tư phải được thực hiện theo các trình tự được Công ty và Tổng công ty quy định. Tất cả các mặt hàng vật tư trước khi mua đều được Hội đồng thẩm định giá của Xí nghiệp xét duyệt về giá cả và số lượng mua trên Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học QL&KD Hà Nội Nguyễn Thị Thuỳ Linh cơ sở kết quả khảo sát giá của tổ tư vấn, thẩm định giá.Các mặt hàng trước khi đưa vào sử dụng đều được kiểm tra chất lượng và lập biên bản làm căn cứ xác nhận đảm bảo yêu cầu mới được phép nhập kho Xí nghiệp. Các vật tư sau khi mua về đều phải nhập kho trước khi đưa ra sử dụng, các loại vật tư đặc biệt như gỗ, thuốc nổ và một số vật tư có khối lượng lớn khó vận chuyển, được Giám đốc cho phép thì phòng KHTH và các bộ phận liên quan tổ chức kiểm tra nghiệm thu và bàn giao ngay tại nơi sử dụng. Các vật tư sau khi nhập kho do thủ kho vật tư, trực thuộc phòng KHTH bảo quản và cấp phát cho đơn vị sử dụng. Thủ kho quản lý số lượng các mặt hàng bằng hệ thống thẻ kho theo đúng quy định. Do đặc điểm nguyên vật liệu của xí nghiệp rất phong phú về chủng loại nên để quản lý tốt Xí nghiệp chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: Là những vật liệu tham gia trực tiếp vào dây truyền sản xuất khai thác than mỏ như: thuốc nổ, vật liệu chống lò, băng tải than, hệ thống máy xúc, gạt... - Nguyên vật liệu phụ: như đường lò, bến cảng, sân kho, hệ thống chiếu sáng, hệ thống thông tin, hệ thống thông gió, tưới đường hút bụi... - Nhiên liệu: chủ yếu như xăng, dầu, gỗ - Phụ tùng thay thế: tất cả các loại linh kiện phụ tùng phục vụ cho sản xuất chính như : mũi khoan, choòng khoan, băng truyền, phụ tùng ôtô xúc, gạt.. Ngoài ra còn có các loại vật tư vật liệu khác phục vụ cho sản xuất chính và các phụ trợ như cuốc, xẻng, đèn lò, bảo hộ lao động... Để đáp ứng nhu cầu quản lý nguyên vật liệu một cách khoa học và chính xác hơn, Xí nghiệp đã tiến hành mã hoá các loại nguyên vật liệu bằng việc xây dựng một “ Bảng danh điểm nguyên vật liệu” ( Xem phụ lục số 30 ) và được cài đặt trên máy vi tính, mỗi năm khai báo một lần vào thời điểm đầu năm. 2. Đánh giá nguyên vật liệu tại Xí nghiệp. 2.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho. Tại Xí nghiệp, giá nguyên vật liệu nhập kho được đánh giá theo nguyên tắc giá thực tế. Nguyên vật liệu của Xí nghiệp được mua từ nhiều nguồn khác Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học QL&KD Hà Nội Nguyễn Thị Thuỳ Linh nhau nên theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu trong từng trường hợp cũng khác nhau. - Đối với nguyên vật liệu không nhập khẩu mà thu mua trong nước thì giá thực tế được tính: Giá thực tế Giá mua ghi Chi phí thu mua NVL nhập kho = trên hoá đơn + phát sinh ( nếu có) Ví dụ: - Nhập kho thuốc nổ Anpô của Xí nghiệp hoá chất mỏ Quảng Ninh theo hoá đơn số 054346 ngày 2/11/2004.Tính theo kg giá mua ghi trên hóa đơn 10.000kg là 82.800.000đ. - Chi phí vận tải chở thuốc nổ từ Xí nghiệp hoá chất về mỏ là 4.000.000đ. Giá thực tế NVL nhập kho = 82.800.000 + 4.000.000 = 86.800.000 2.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Để tính giá nguyên vật liệu xuất kho, Xí nghiệp đã sử dụng phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập. Công thức tính: Trị giá thực tế NVL xuất kho = Đơn giá nhập bình quân x Số lượng xuất kho Giá trị NVL tồn kho đầu kỳ + Giá trị NVL nhập kho trong kỳ sau mỗi lần nhậpĐơn giá thực tế bình quân = Số lượng NVL tồn kho đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ sau mỗi lần nhập Ví dụ: Kho thuốc nổ của Xí nghiệp tồn kho 5.000kg, đơn giá 8.420đ/kg. =42.100.000. Nhưng ngày 2/11/2004 xuất 10.000kg, đơn giá 8.680 =86.800.000. Vậy đơn giá vật liệu nổ xuất kho là: 42.100.000 +86.800.000 Đơn giá bình quân = 10.000 + 5.000 = 8.593đ Theo phiếu xuất kho số 89 ngày 5/11/2004 Xí nghiệp xuất 6.500 kg cho phân xưởng Lộ thiên để nổ mìn. ( Xem phụ lục số 20.1) Vậy trị giá bình quân NVL xuất kho là: 6.500 x 8.593 = 55.854.500 Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học QL&KD Hà Nội Nguyễn Thị Thuỳ Linh 3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Xí nghiệp than 917. ( Xem phụ lục số 10) Chứng từ sử dụng để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty bao gồm: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư, thẻ kho, sổ thẻ chi tiết nguyên vật liệu, hoá đơn... Công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được tiến hành đồng thời tại bộ phận kho và bộ phận kế toán. Hình thức sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu được áp dụng theo phương pháp thẻ song song và sử dụng bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu... - Ở kho : Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép phản ánh tình hình nhập, xuất , tồn mỗi loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Số lượng để ghi vào thẻ kho lấy được từ các chứng nhập, xuất, tồn hàng ngày. Cuối tháng thủ kho và kế toán tiến hành đối chiếu tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu. - Ở phòng kế toán: Kế toán nguyên vật liệu mở sổ thẻ chi tiết nguyên vật liệu để theo dõi nhập xuất nguyên vật liệu hàng ngày. Cuối tháng khi nhận được các chứng từ nhập- xuất nguyên vật liệu do thủ kho nguyên vật liệu mang đến thì kế toán tiến hành phân loại chứng từ, theo dõi từng loại phiếu nhập, xuất của từng kho riêng rồi ghi vào sổ chi tiết từng loại nguyên vật liệu. 4. Thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu. 4.1. Thủ tục nhập kho Tất cả các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp liên quan đến việc nhập, xuất nguyên vật liệu đều phải lập chứng từ kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng chế độ ghi chép về nguyên vật liệu do nhà nước ban hành. Tại Xí nghiệp than 917, nguyên vật liệu của xí nghiệp chủ yếu là nguyên vật liệu mua ngoài do phòng vật tư mua. Khi nguyên vật liệu về đến Xí nghiệp nếu nhập kho đều phải được hội đồng kiểm nhập của Xí nghiệp được tiến hành kiểm tra về chất lượng, số lượng, quy cách, đơn giá, nguồn thu mua và tiến độ thực hiện hợp đồng và còn phảI kèm theo hợp đồng mua hàng (hoá đơn GTGT) ( Xem phụ lục số 12) Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học QL&KD Hà Nội Nguyễn Thị Thuỳ Linh Phiếu nhập kho ( Xem phụ lục số 16,17,18) được chia làm 3 liên với đầy đủ các chữ ký: - Một liên giao cho thủ kho để nhập nguyên vật liệu vào thẻ kho. (Xem phụ lục số 23) - Một liên giao cho phòng kế toán giữ và lưu lại. - Một liên giao cho người đi mua gửi cùng hoá đơn bán hàng và gửi cho phòng kế toán làm thủ tục thanh toán. 4.2. Thủ tục xuất kho Đơn vị sử dụng vật tư phải có phiếu lĩnh vật tư để yêu cầu cung cấp chủng loại vật tư- số lượng, phiếu này được ký duyệt của cơ quản lý về kỹ thuật vật tư và phòng Cơ Điện Vận tải, báo cáo Giám đốc duyệt. Người lĩnh mang phiếu được duyệt đến kho lĩnh vật tư, khi lĩnh thủ kho xem phiếu cấp hàng nếu thấy đủ đúng điều kiện cấp phát ký vào phiếu xuất kho, người lính vật tư ký xác nhận.Tuỳ vào mục đích của việc xuất kho nguyên vật liệu mà kế toán ghi theo mẫu quy định. Phiếu xuất kho ( Xem phụ lục số 20,21,22) được chia làm 3 liên: - Một liên lưu gốc - Một liên mang xuống phân xưởng đưa thủ kho - Một liên gắn vào bảng kê xuất vật tư cuối tháng 5. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Xí nghiệp than 917. 5.1 Tài khoản kế toán sử dụng Kế toán nguyên vật liệu sử dụng một số tài khoản sau;  TK152: “ Nguyên liệu,vật liệu”  TK 133: “ Thuế GTGT được khấu trừ ”  TK 331: “ Phải trả người bán ”  TK111: “ Tiền mặt ”. Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học QL&KD Hà Nội Nguyễn Thị Thuỳ Linh 5.2. Chứng từ kế toán sử dụng Theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành QĐ 1141/TC/QĐ/CĐTK ngày 1/1/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán nguyên vật liệu bao gồm: - Phiếu nhập kho ( Mẫu 01- VT) - Phiếu xuất kho( Mẫu 02- VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03- VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá ( Mẫu 08- VT) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( Mẫu 02- BH) - Hoá đơn cước phí vận chuyển ( Mẫu 03- BH) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( Mẫu 04- VT), biên bản kiểm mghiệm vật tư ( Mẫu 05-VT), phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ( Mẫu 07- VT)...Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng mẫu quy định, đúng nội dung và phương pháp lập. 5.3. Sổ kế toán sử dụng * Sổ theo dõi thanh toán với người bán. * Các bảng kê, chứng từ ghi sổ. * Sổ cái. 5.4.Trình tự hạch toán kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 5.4.1. Trình tự kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu: * Nguyên vật liệu tăng do mua ngoài. - Nếu mua nguyên vật liệu thanh toán cho người bán bằng tiền mặt. Ví dụ: Theo hoá đơn GTGT số 088291 ( Phụ lục số 12) của Trung tâm thiết bị Văn phòng phẩm Hạ Long ngày 11/11/2004, Xí nghiệp nhập kho quyển phiếu nhập kho số lượng 150 quyển, đơn giá 5.500đ/quyển theo phiếu nhập kho số 302 ( Phụ lục số 17) Số tiền Xí nghiệp phải thanh toán là 907.500đ. Kế toán định khoản và ghi Nhật ký chứng từ số 1. Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học QL&KD Hà Nội Nguyễn Thị Thuỳ Linh Nợ TK 152 825.000 Nợ TK 133 82.500 Có TK111 907. 500 - Nếu mua nguyên vật liệu thanh toán cho người bán bằng tiền gửi ngân hàng. Ví dụ: Theo hoá đơn GTGT số 062431 (Phụ lục số13) của Công ty Xăng dầu B12 Quảng Ninh ngày 05/11/2004, Xí nghiệp nhập kho Xăng A92 theo phiếu nhập kho số 301( Phụ lục số 16) số lượng 700lít, đơn giá 5.375 thì số tiền Xí nghiệp phải thanh toán là 4.138.750đ. Kế toán định khoản và ghi Nhật ký chứng từ số 2. Nợ TK 152 3.762.500 Nợ TK 133 376.250 Có TK 112 4.138.750 - Nếu mua nguyên vật liệu chưa thanh toán với người bán. Ví dụ: Xí nghiệp nhập kho mũi khoan than theo phiếu nhập kho 308 ( Phụ lục số18), số lượng 100 cái , đơn giá 61.800đ/cái với hoá đơn GTGT số 067.521 (Phụ lục số 14) ngày 19/11/2004 của Xí nghiệp than Cao Thắng thì số tiền mà Công ty phải thanh toán là 6.798.000đ. Kế toán định khoản và ghi Nhật ký chứng từ số 5 Nợ TK 152 6.180.000 Nợ TK 1331 618.000 Có TK 3311 6.798.000 Đây là trường hợp hàng và hoá đơn cùng về, còn trường hợp hàng chưa về nhập kho ( ít xảy ra ) khi có trường hợp này kế toán của công ty chỉ lưu lại hoá đơn mà không tiến hành ghi sổ. Do vậy Xí nghiệp không sử dụng TK 151 “ Hàng mua đang đi đường ” 5.4.3 Trình tự hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu. Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học QL&KD Hà Nội Nguyễn Thị Thuỳ Linh Việc xuất dùng nguyên vật liệu đúng, đủ, chính xác là phục vụ chủ yếu cho nhu cầu sản xuất kinh doanh, quản lý phân xưởng, xí nghiệp. Khi đã xuất nguyên vật liệu thì căn cứ vào việc kế toán viết phiếu xuất kho ( Xem phụ lục số 20 ) thủ kho chuyển phiếu về phòng kế toán để lập bảng kê xuất nguyên vật liệu, lập chứng từ ghi vào sổ cái TK 152 và các TK liên quan. a) Trường hợp xuất kho nguyên vật liệu phục vụ sản xuất: Ví dụ: Theo phiếu xuất kho ( Phụ lục số 22 ) xuất thuốc nổ Anpô số 218 ngày 29/11/2004 cho anh Lã Văn Ninh tại Công trường Lộ thiên, số lượng 10.000kg, đơn giá 7.235đ/kg.Tổng giá ghi tr