Luận văn Công tác kế toán doanh thu bán hàng, xác định kết quả bán hàng ở công ty may Đức Giang

gia công khối lượng lớn, tạo đủ việc làm cho CBCNV của công ty và các liên doanh tại địa phương. Dưới đây là một số chỉ tiêu tổng hợp tình hình của công ty trong 3 năm gần đây (1999-2000 -2001): Đơn vị tính: VNĐ Chỉ tiêu 1999 2000 2001 1.Tổng doanh thu 107120769 149187004 180528474 2.Nộp ngân sách 2678000 3366762 3209575 3.Thu nhập BQ người/tháng 1250000 1385000 1405800 Sau hơn 10 năm phấn đấu, với sự nỗ lực đi lên bằng năng lực của chính mình, công ty may Đức Giang đã đạt được những kết quả đáng khích lệ. Với thành tích đó, công ty May Đức Giang đã vinh dự đón nhận nhiều phần thưởng cao quý của Đảng và nhà nước trao tặng. Và năm 2000 vừa qua, công ty được công nhận là một trong những đơn vị dẫn đầu ngành Dệt- May Việt Nam. Như vậy, qua các chỉ tiêu trên có thể thấy công ty May Đức Giang tuy là một doanh nghiệp trẻ mà đã cố gắng đứng vững và phát triển được trong nền kinh tế thị trường hiện nay. 2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất 2.12.1 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm. Quy trình sản xuất sản phẩm của công ty là sản xuất phức tạp kiểu liên tục, sản phẩm được trải qua nhiều giai đoạn sản xuất kế tiếp nhau. Các mặt hàng mà công ty sản xuất có vô số kiểu cách, chủng loại khác nhau.Song tất cả đều phải trải qua các giai đoạn như cắt, may, là, đóng gói...Riêng đối với những mặt hàng có yêu cầu giặt mài hoặc thêu thì trước khi là và đóng gói phải trải qua nhiều giai đoạn giặt mài hoặc thêu ở các phân xưởng sản xuất kinh doanh phụ. Ta có thể thấy được quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm ở công ty May Đức Giang như sau: (Sơ đồ số 6) Sơ đồ số 6: SƠ ĐỒ QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT SẢN PHẨM Là Nhập kho Phân xưởng hoàn thành đóng gói, đóng kiện KCS Thêu Giặt mài Nhà may May cổ may tay Ghép thành sản phẩm Nhà cắt Trải vải giáp mẫu đánh số cắt nhập kho nhà cắt Nguyên vật liệu (Vải) 2.1.2.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất. Là một doanh nghiệp chuyên sản xuất và gia công hàng may mặc theo quy trình công nghệ khép kín từ cắt, may, là, đóng gói...bằng các máy móc thiết bị công nghệ tiên tiến, hiện đại chuyên dùng với số lượng sản phẩm tương đối lớn. Nguyên vật liệu chính để sản xuất sản phẩm là vải với một số nguyên phụ liệu như cúc, khuy, khoá...Tính chất sản xuất của các loại hàng trong công ty là sản xuất phức tạp kiểu liên tục, loại hình sản xuất hàng loạt, số lượng lớn, chu kỳ sản xuất ngắn. Điều này ảnh hưởng đến tổ chức SX và tổ chức quản lý của công ty. Công ty May Đức Giang đã tổ chức 6 xí nghiệp may chính phù hợp với đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm. Trong mỗi xí nghiệp may lại chia thành 2 bộ phận là bộ phận cắt và bộ phận may. Ngoài các xí nghiệp sản xuất chính, công ty còn tổ chức bộ phận SXKD phụ gồm một xí nghiệp giặt mài, một phân xưởng thêu điện tử, đội xe,ban điện và ban cơ . Ta có thể thấy đặc điểm tổ chức sản xuất qua sơ đồ sau. ( sơ đồ số 7) 2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty May Đức Giang. Để đảm bảo sản xuất có hiệu quả và quản lý tốt sản xuất, công ty May Đức Giang tổ chức quản lý theo 2 cấp: * Trên có công ty và ban giám đốc công ty : lãnh đạo và chỉ đạo trực tiếp từng xí nghiệp, giúp cho ban giám đốc, các phòng ban chức năng và nghiệp vụ được tổ chức theo yêu cầu của việc quản lý kinh doanh chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc. Trong đó, tổng giám đốc công ty là người đứng đầu bộ máy lãnh đạo của công ty, chịu trách nhiệm chỉ huy toàn bộ bộ máy quản lý. Giúp việc cho tổng giám đốc gồm 3 phó tổng giám đốc, một kế toán trưởng và các trưởng phòng ban chức năng. Các phòng ban chức năng của công ty bao gồm: - Văn phòng tổng hợp: có nhiệm vụ tổ chức, điều hành mọi hoạt động của công ty như tuyển dụng lao động, giao dịch, tiếp khách, hội họp các hoạt động sản xuất của công ty. - Phòng kế hoạch đầu tư: có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, quản lý thành phẩm, viết phiếu nhập, xuất kho, đưa ra các kế hoạch hoạt động đầu tư cho ban giám đốc. - Phòng XNK: có nhiệm vụ giao dịch các hoạt động XNK liên quan đến vật tư, hàng hoá, giao dịch ký kết hợp đồng XNK trong công ty với các đối tác nước ngoài. - Phòng kỹ thuật: có chức năng chỉ đạo kỹ thuật sản xuất dưới sự lãnh đạo của phó tổng giám đốc điều hành kỹ thuật, chọn lựa kỹ thuật hợp lý cho mỗi quy trình, kiểm tra áp dụng kỹ thuật vào sản xuất có hợp lý hay không, đề xuất ý kiến để tiết kiệm nguyên liệu mà vẫn đảm bảo yêu cầu sản xuất. -Phòng tài chính kế toán: có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh và giám đốc mọi hoạt động của công ty thông qua chỉ tiêu giá trị của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, đề xuất các biện pháp cho lãnh đạo công ty có đường lối phát triển đúng đắn và đạt hiệu quả cao nhất. - Phòng ISO: Có nhiệm vụ quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 (ISO 9002). - Phòng thời trang và kinh doanh nội địa: có nhiệm vụ nghiên cứu nhu cầu thị trường về thời trang, nghiên cứu thiết kế mẫu mã chào hàng FOB, xây dựng định mức tiêu hao nguyên phụ liệu cho từng mẫu chào hàng, quản lý các cửa hàng đại lý và cửa hàng giới thiệu sản phẩm của công ty. * Dưới các xí nghiệp thành viên có ban giám đốc xí nghiệp gồm giám đốc và phó giám đốc xí nghiệp. Ngoài ra, để giúp việc cho ban giám đốc xí nghiệp còn có các tổ trưởng sản xuất, các nhân viên báo sổ. . .Dưới các trung tâm và các cửa hàng có các cửa hàng trưởng và các nhân viên .Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty được thể hiện như sau: (Sơ đồ số 8) 2.1.4. Đặc điểm công tác kế toán ở công ty may Đức Giang : Công ty May Đức Giang đã dựa trên cơ sở chế độ ghi chép ban đầu của nhà nước và hoạt động kinh tế của mình mà xây dựng bộ máy kế toán theo hình thức kế toán tập trung và tiến hành công tác kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ, phương pháp kế toán mà công ty áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên. Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty được thể hiện như sau: - Bộ phận kế toán hàng tồn kho: Có nhiệm vụ hạch toán chi tiết và tổng hợp những nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hàng tồn kho. - Bộ phận kế toán thanh toán: Chịu trách nhiệm về những vấn đề liên quan đến quá trình thanh toán với khách hàng như: phải thu của khách hàng, phải trả cho người bán. . . - Bộ phận kế toán vốn bằng tiền: Hạch toán tổng hợp và chi tiết những nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vốn bằng tiền. - Bộ phận kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành: Có nhiệm vụ tập hợp chi phí và tính giá thành cho từng loại sản phẩm của công ty căn cứ vào các chứng từ, sổ sách liên quan, là căn cứ cho việc xác định giá vốn hàng bán sau này. Sơ đồ số 09: Bộ máy kế toán của Công ty May Đức Giang Kế toán trưởng BP Kế toán chi phí và giá thành SF BP Kế toán tiền lương BHXH BHYT BP Kế toán hàng tồn kho BP Kế toán thanh toán BP Kế toán tổng hợp BP Kế toán doanh thu và xác định KQBH BP Kế toán vốn bằng tiền BP Kế toán khu CN cao Nhân viên KT ở các bộ phận trực thuộc : Quan hệ cung cấp số liệu : Quan hệ chỉ đạo - Bộ phận kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng: Có nhiệm vụ xác định chính xác doanh thu bán hàng, là cơ sở để xác định đúng đắn kết quả bán hàng. - Bộ phận kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Kiểm tra các bảng lương của các xí nghiệp gửi lên và lập bảng tổng hợp tiền lương, phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương. - Bộ phận kế toán tổng hợp: Cuối quí ( tháng, năm) kế toán tổng hợp tập hợp số liệu tại phòng kế toán làm căn cứ để lập BCTC. Ngoài ra, còn chịu trách nhiệm một số phần hành kế toán khác. 2.2 Thực trạng công tác kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty May Đức Giang. 2.2.1 Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng và công tác quản lý doanh thu bán hàng ở công ty May Đức Giang Hàng đem bán ở công ty May Đức Giang chủ yếu là thành phẩm ở giai đoạn cuối, sau khi trải qua quá trình sản xuất và gia công theo đơn đặt hàng của khách hàng. Ngoài ra công ty còn có bộ phận SX kinh doanh phụ cũng cung cấp một số dịch vụ cho bên ngoài như dịch vụ vận tải cho khách hàng, tận dụng phế liệu như các loại vải vụn, bông cắt thừa, vật tư thừa do tiết kiệm nguyên vật liệu... Để kích thích quá trình tiêu thụ sản phẩm, đồng thời để phù hợp với khả năng thanh toán của moị khách hàng đến với công ty, công ty May Đức Giang đã sử dụng nhiều phương thức thanh toán tiền khác nhau nhưng chủ yếu là các phương thức bán hàng thu tiền ngay và bán hàng trả chậm. Ngoài việc sản xuất theo đơn đặt hàng công ty còn nghiên cứu mở rộng thị trường tiêu thụ như bán sản phẩm ở các đại lý với hình thức thanh toán định kỳ bán được bao nhiêu hàng trả tiền bấy nhiêu, nếu không bán được hàng công ty chấp nhận việc trả lại hàng của các đại lý. Để hỗ trợ cho việc bán hàng, công ty còn tổ chức quảng cáo, chào hàng, giới thiệu sản phẩm ở nhiều nơi, nhất là triển lãm, mở quầy giới thiệu sản phẩm nhằm thu hút khách hàng ở mẫu mã, chất lượng các loại áo Jacket, sơ mi... Các khách hàng đến với công ty May Đức Giang đều có được sản phẩm với chất lượng cao, phù hợp với điều kiện người tiêu dùng, giá cả hợp túi tiền và có thể lựa chọn hình thức thanh toán thích hợp nhất. Mặt khác, với các khách hàng thường xuyên công ty cho phép mang hàng đi, khi bán được mới phải thanh toán và nếu hàng bị kém phẩm chất hoặc lỗi thời có thể đem tới công ty đổi lấy hàng mới hoặc trả lại. Với các đại lý hợp đồng dài hạn sẽ được hưởng chính sách ưu tiên như hưởng % hoa hồng và có thưởng nếu bán được nhiều hàng. Về công tác quản lý doanh thu bán hàng, công ty luôn chú ý đúng mức một số điểm như sau: * Về quy cách phẩm chất sản phẩm: Trước khi cho nhập kho, thành phẩm đã được bộ phận thu hóa ở xí nghiệp kiểm tra và đưa đến cho bộ phận KCS của công ty kiểm tra lại một cách nghiêm ngặt về chất lượng và quy cách, kiên quyết không cho nhập những thành phẩm không đạt yêu cầu. Công ty đặc biệt chú trọng nguyên tắc sản xuất phải gắn liền với thị trường, cho phép nhập kho những thành phẩm được thị trường chấp nhận và có thể bán được, đặc biệt là phải đúng mẫu mã, kích cỡ mà phía gia công đặt hàng, không được thiếu hụt hay vượt quá kiểu cách mà khách hàng yêu cầu. Khi giao hàng cho khách hàng, công ty cử người kiểm tra kỹ lưỡng chất lượng, qui cách sản phẩm sản xuất so với chứng từ xuất kho. * Về khối lượng thành phẩm xuất bán: Phòng kế hoạch đầu tư đảm nhận viết lệnh xuất kho (phiếu xuất kho) và hạch toán chi tiết thành phẩm do phòng kế toán làm. Do đó, phòng kế toán và phòng kế hoạch nắm chắc tình hình hiện có của từng loại, từng thứ thành phẩm là cơ sở để ký kết hợp đồng bán hàng viết lệnh xuất giúp khách hàng có thể nhận hàng một cách dễ dàng, nhanh chóng, khâu thanh toán tiền hàng và giao nhận hàng không gây phiền hà gì cho khách hàng. * Về giá cả: Công ty sử dụng giá bán động, tức là giá bán được xác định trên cơ sở giá thành sản xuất thực tế và sự biến động của cung cầu thị trường. Do có sự thay đổi thường xuyên về giá bán nên tại phòng kế toán luôn có bảng thông báo giá bán để mọi khách hàng tới mua hàng đều biết. Trên bảng thông báo có ghi rõ giá bán cho từng loại, từng thứ sản phẩm và thời hạn có hiệu lực của giá để khách hàng tiện theo dõi. Đặc biệt, khi có lệnh giảm giá của Tổng giám đốc công ty cho bất kỳ mặt hàng nào thì phòng kế hoạch sẽ thông báo lại cho khách hàng có liên quan. Công ty thực hiện đúng trách nhiệm về giá bán với các hợp đồng đã ký kết trong khi đã tăng giá ở các hợp đồng khác. 2.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng Sản phẩm của công ty May Đức Giang đa dạng, phong phú về chủng loại, mẫu mã bao gồm các loại áo jacket, áo gilê, áo sơ mi, áo măng tô, quần soóc, áo váy, quần âu, hàng jeans, quần áo trẻ em... Nghiệp vụ bán hàng diễn ra thường xuyên, liên tục. Ngoài việc bán các sản phẩm sản xuất ra công ty còn bán cả phế liệu như giấy trong cuộn vải, vải vụn, bông vụn...vật tư thừa do tiết kiệm nguyên liệu hoặc không dùng đến để giải phóng lượng vốn lưu động bị ứ đọng, tạo điều kiện quay vòng vốn nhanh . Hiện nay, quá trình bán hàng ở công ty được thực hiện theo hai nghiệp vụ chủ yếu: bán hàng nội địa và trả hàng gia công cho khách, tương ứng với doanh thu bán hàng chủ yếu của công ty là: doanh thu bán hàng nội địa và doanh thu trả hàng gia công cho khách. * Chứng từ và tài khoản sử dụng: Chứng từ mà công ty sử dụng là: hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, hóa đơn giá trị gia tăng, và Invoi trong trường hợp trả hàng gia công xuất khẩu. Nhưng kể từ ngày 01/01/1999 theo sự thay đổi của chế độ kế toán thì khi công ty xuất trả hàng gia công xuất khẩu hoặc xuất bán trực tiếp trong nước thì phòng kế hoạch công ty không viết hóa đơn kiêm phiếu xuất kho nữa mà nay sử dụng ngay hóa đơn giá trị gia tăng để ghi vào các sổ có liên quan. Kế toán doanh thu bán hàng ở công ty sử dụng các tài khoản chủ yếu là: - TK 511: Doanh thu bán hàng, trong đó chi tiết: + TK 5111 - Doanh thu gia công hàng xuất khẩu + TK 5112 - Doanh thu bán hàng nội địa + TK 5113 - Doanh thu bán vật liệu + TK 5114 - Doanh thu tiết kiệm + TK 5115 - Doanh thu bao bì - TK 131: Phải thu của khách hàng, trong đó chi tiết: + TK 1311 - Phải thu của khách hàng gia công + TK 1312 - Công nợ đại lý - TK 531 - Hàng bán bị trả lại - TK 532 - Giảm giá hàng bán - TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước và các TK liên quan khác. Kế toán doanh thu bán hàng ở công ty mở các sổ kế toán và bảng sau: - Sổ chi tiết bán hàng - Sổ chi tiết TK131: “Phải thu của khách hàng” (mở theo dõi riêng từng khách hàng nước ngoài và trong nước) - Sổ chi tiết thuế GTGT - Bảng kê số 11 - Bảng cân đối số phát sinh TK 511 - Bảng tổng hợp tiêu thụ - Bảng tổng hợp các tài khoản - Sổ cái các TK Sơ đồ số 10: Trình tự ghi sổ bán hàng ở công ty May Đức Giang Hoá đơnGTGT và các chứng từ bán hàng Bảng cân đối số phát sinh TK 511 Sổ chi tiết bán hàng Bảng tổng hợp tiêu thụ Sổ chi tiết TK 131 Bảng tổng hợp các TK Bảng kê số 11 Sổ cái Ghi hàng ngày Ghi vào cuối quí Hàng ngày khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng sẽ được ghi trực tiếp vào hóa đơn GTGT. Căn cứ vào các chứng từ bán hàng (hóa đơn GTGT, Invoi xuất hàng) kế toán ghi sổ chi tiết bán hàng. Sổ chi tiết bán hàng được mở theo từng quý. Vì mặt hàng sản xuất của công ty rất đa dạng nên không mở chi tiết cho từng loại sản phẩm mà theo dõi theo từng hóa đơn bán hàng( doanh thu hàng gia công, doanh thu hàng nội địa, doanh thu bán vật liệu, doanh thu tiết kiệm và doanh thu bao bì). Sổ này chỉ phản ánh doanh thu chưa có thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT đầu ra được phản ánh ở sổ chi tiết thuế được đề cập sau. Ví dụ: Khi bán hàng nội địa và xuất trả hàng gia công, kế toán viết hoá đơn GTGT như sau: Biểu số 1 HOÁ ĐƠN (GTGT) Liên 1: Lưu Mẫu số: 01 GTKT-3LL Ngày 29 tháng 03 năm 2002 N0: 002850 Đơn vị bán hàng: Công ty May Đức Giang Địa chỉ: Gia Lâm - Hà Nội Số tài khoản: 710A-00015 Đơn vị mua hàng: SEIDENTICKER. Địa chỉ: Đức Hình thức thanh toán: Theo hợp đồng gia công Stt Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 HR 410/960508 chiếc 13.650 1,0 13.650,00 2 HR 410/960509 chiếc 1.050 1,05 1.102,50 Tỷ giá: 14.520 VND/USD Cộng tiền hàng: 214.206.300 Thuế suất thuế GTGT: 0% Tiền thuế GTGT: 0 Tổng cộng tiền thanh toán: 214.206.300 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm mười bốn triệu hai trăm linh sáu ngàn ba trăm đồng chẵn Biểu số 2 HOÁ ĐƠN (GTGT) Liên 1: Lưu Mẫu số: 01 GTKT-3LL Ngày 21 tháng 01 năm 2002 N0: 002750 Đơn vị bán hàng: Công ty May Đức Giang Địa chỉ: Gia Lâm - Hà Nội Số tài khoản: 710A-00015 Họ tên người mua hàng: Đoàn Tất Tĩnh Địa chỉ: Cửa hàng số 115 Đội Cấn Hình thức thanh toán: Tiền mặt A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Quần soóc chiếc 20 15.000 300.000 2 Quần nhung con giống chiếc 35 15.000 525.000 3 Quần PANRIN chiếc 10 50.000 500.000 4 Sơ mi nội địa cộc chiếc 15 25.000 375.000 Cộng tiền hàng: 1.700.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 170.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.870.000 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu tám trăm bảy mươi ngàn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Căn cứ vào các hóa đơn GTGT trên và các hoá đơn khác liên quan, kế toán ghi sổ chi tiết bán hàng quý I/2002 như sau: SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG- QUÍ I/2002 Đơn vị tính: đồng Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu Số Ngày 5111 5112 5113 5114 5115 007401 2/1 Đại lý chị Hương 1111 5.763.608 007402 2/1 Đại lý Phúc 1111 2.822.790 . . . 007407 21/1 Anh Tĩnh Đội Cấn 1312 1.700.000 . . . 007438 27/2 Đại lý Thành Hưng 1111 690.510 007439 27/2 Sơn nộp tiền phế liệu 1111 690.840 . . . 007541 29/3 Doanh thu SEIDEN 1311 214.206.300 . . . Đối với các nghiệp vụ bán hàng nội địa: Đồng thời với việc ghi sổ chi tiết bán hàng, kế toán thuế GTGT cũng căn cứ vào hóa đơn GTGT để ghi vào số chi tiết thuế GTGT như sau: SỔ CHI TIẾT THUẾ - QÚI I/2002 Đơn vị tính: đồng Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu Thuế GTGT Số hiệu Ngày 007401 2/1 Doanh thu ĐL chị Hương 1111 5.763.608 5763.360 007402 2/1 Doanh thu ĐL Phúc 1111 2.822.790 282.279 . . . . . 007407 21/1 Doanh thu CH anh Tĩnh 1312 1.700.000 170.000 . . . . . 007425 5/2 Doanh thu quảng cáo SF 641 872.720 87.272 . . . . . Trong trường hợp hàng của công ty đã được coi là tiêu thụ nhưng khách hàng mới chấp nhận thanh toán tiền hàng mà chưa thanh toán, hoặc mới chỉ thanh toán một phần thì kế toán mở sổ chi tiết TK131- “Phải thu của khách hàng” theo từng đối tượng thanh toán. Hàng ngày, căn cứ vào sổ chi tiết bán hàng và các hóa đơn GTGT có ghi chú là chưa thanh toán kế toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người mua theo từng đối tượng thanh toán Sổ chi tiết TK 131 được mở theo dõi công nợ đối với từng khách hàng theo từng quý. Mỗi hóa đơn mua chịu của khách hàng được ghi trên một dòng và theo dõi cho đến khi khách hàng thanh toán khoản nợ đó. Cuối quý, kế toán cộng sổ một lần, số liệu cộng này là cơ sở để lập Bảng kê số 11- “Phải thu của khách hàng” Ví dụ căn cứ vào hóa đơn GTGT trường hợp công ty bán hàng trả chậm (theo biểu số2) và các hoá đơn khác liên quan, kế toán ghi sổ chi tiết theo dõi công nợ của anh Tĩnh như sau: SỔ CHI TIẾT PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG QUÍ I/2002 Tên khách hàng: Đoàn Tất Tĩnh Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ 28.229.000 Phát sinh trong kỳ 007407 21/1 Doanh thu bán hàng 5112 1.700.000 Thuế GTGT 3331 170.000 . . . . . . . . . . 098 30/3 Thanh toán 1111 8.500.000 Cộng phát sinh 7.172.000 8.500.000 Số dư cuối kỳ 26.901.000 Tại Công ty May Đức Giang, đối với nghiệp vụ bán hàng nội địa thì chủ yếu là công ty bán thông qua các đại lý. Khi xuất hàng cho các đại lý phòng kế hoạch viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Biểu số 3: PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ Ngày 20 tháng 01 năm 2002 Quyển số: 294 Liên 1: Lưu N0: 04481 Căn cứ lệnh điều động số ... ngày .... tháng .... năm 2002 Họ tên người vận chuyển: Anh Tuân Hợp đồng số Xuất tại kho: Cô Dần Nhập tại kho: Đại lý Hiệp KH Stt Tên nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực nhập Thực xuất 1 Sơ mi Seiden dài tay chiếc 30 60.000 1.800.000 2 áo 2 lớp T.N 99 chiếc 70 110.000 7.700.000 CỘNG 100 9.500.000 Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập Lúc đó hàng vẫn chưa được coi là tiêu thụ. Vì vậy, kế toán phải sử dụng TK157 “ hàng gửi bán” để theo dõi từng lần xuất kho cho các đại lý. Chỉ khi nào các đại lý nộp tiền hàng thì mới được coi là đã tiêu thụ. Ở công ty May Đức Giang để tăng cường được lượng hàng bán ra đã khuyến khích khách đại lý bán hàng đi đến đâu nộp tiền vào đến đó. Khi nhận được tiền hàng của các đại lý, căn cứ vào phiếu thu, hóa đơn GTGT có ghi chú là đã thanh toán, kế toán doanh thu ghi sổ chi tiết bán hàng và sổ chi tiết thuế ( như đã trình bày ở trên) Để theo dõi chặt chẽ từng đại lý, cuối quý kế toán “hàng gửi bán” cũng lập bảng theo dõi cho từng đại lý, ghi rõ cụ thể từng lần xuất hàng cho đại lý và từng lần trả tiền hàng cho công ty. Nhìn vào bảng này ta có thể biết được tổng lượng xuất trong quý và số lượng sản phẩm tiêu thụ được trong quý theo từng đại lý. Ví dụ theo dõi đại lý Hiệp KH Quý I/2002 ta có bảng số 1 . Căn cứ ghi bảng như sau: - Cột “tồn đầu kỳ” căn cứ vào cột tồn cuối kỳ của bảng theo dõi đại lý Hiệp KH quí IV/2001 - Số liệu ngày tháng xuất trả hàng trong bảng căn cứ vào phiếu xuất kho do thủ kho cung cấp. Số thanh toán từng lần căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu thu do kế toán thanh toán cung cấp. Còn phần trả công ty căn cứ vào phiếu nhập kho thành phẩm có ghi chú là “ nhập lại hàng đại lý” để ghi. - Cột “tồn cuối”: được tính bằng công thức sau: Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + tổng nhập - thanh toán - trả công ty Bảng theo dõi từng đại lý trên kế toán chỉ theo dõi phần giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT. Đại lý của công ty bán đúng giá của công ty quy định và được hưởng hoa hồng cho công ty tính trả riêng bằng 2% tiền bán hàng của đại lý ( tính trên tổng doanh thu bán hàng bao gồm cả thuế GTGT của đại lý) Từ bảng kê chi tiết cho từng đại lý, cuối quý kế toán lập bảng cân đối nhập-xuất-tồn TK 157 (phụ lục số 1). Từ bảng cân đối nhập xuất tồn công ty sẽ biết được lượng hàng bán ra trong kỳ, lượng còn tồn ở các đại lý cuối kỳ, từ đó có biện pháp và hướng giải quyết lượng hàng tồn đọng trong cả công ty.Đồng thời, cũng căn cứ vào bảng theo dõi từng đại lý, kế toán hàng gửi bán ghi bảng “ Theo dõi công nợ đại lý” để có thể theo dõi tổng quát tình hình của từng đại lý ( phụ lục số 2) Cuối quí, căn cứ vào bảng cân đối nhập xuất tồn đại lý, kế toán lập bảng cân đối phát sinh TK 157, là căn cứ để lập bảng tổng hợp TK sau này (Bảng số 2) Đối với nghiệp vụ xuất trả hàng gia công: Khách đến trả hàng gia công chủ yếu là người nước ngoài. Khi xuất hàng cho khách thì hàng xuất coi như đã tiêu thụ trong kỳ. Đặc điểm của công ty May Đức Giang là khi có khách hàng muốn đặt hàng tại công ty, thường là khách hàng giao vật tư (vải), mẫu mã kỹ thuật, cùng với doanh thu gia công công ty được hưởng, ngày giờ nhận hàng, thanh toán tiền hàng đã được ghi rõ trong hợp đồng. Cũng có trường hợp khách hàng chỉ đặt hàng theo yêu cầu kỹ thuật, mẫu mã mà không giao vật tư, do vậy công ty phải tự mua NVL để chế biến. Công ty chủ yếu sản xuất theo các đơn đặt hàng gia công và doanh thu gia công chủ yếu là phí gia công mà công ty được hưởng. Việc trả tiền thường sau khi giao hàng nên kế toán doanh thu gia công phải mở sổ theo dõi từng công nợ đối với từng khách hàng trên TK 131 “Phải thu của khách hàng”. Chứng từ hạch toán doanh thu gia công bao gồm: Phiếu xuất kho trả hàng gia công ( Hoá đơn GTGT), Invoice xuất hàng, giấy báo có của ngân hàng. . Trình tự ghi sổ doanh thu gia công như sau: Hàng ngày, căn cứ vào hoá đơn GTGT có ghi xuất trả hàng gia công, kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 131 phần phát sinh bên nợ. Khi khách hàng trả tiền, căn cứ vào các chứng từ thanh toán (giấy báo có của ngân hàng, phiếu thu tiền mặt . . .) để ghi vào bên số phát sinh có TK 131. Cuối quí tính ra số còn phải thu của khách hàng theo công thức: Số dư cuối quí = Số dư đầu quí + Số phát sinh nợ - Số phát sinh có Nếu số dư cuối quí > 0, ghi vào dư nợ Nếu số dư cuối quí < 0, ghi vào dư có Ví dụ căn cứ vào hoá đơn GTGT ( biểu số1) và các hoá đơn xuất trả hàng gia công khác, kế toán ghi sổ chi tiết TK 131 “Phải thu của khách hàng” cho hãng Seidenticker. SỔ CHI TIẾT TK 131 “PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG Quí I/2002 Tên khách hàng: SEIDENTICKER Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 118.200.000 Số phát sinh trong kỳ 007501 10/1 Trả hàng gia công 5111 57.306.900 007516 15/2 Trả hàng gia công 5111 175.057.050 007541 29/3 Trả hàng gia công 5111 214.206.300 RM107 29/3 Thanh toán 1122 317 090 500 Cộng phát sinh 446.570.250 317.090.500 Số dư cuối kỳ 247.679.750 Đồng thời, kế toán cũng phản ánh doanh thu vào sổ chi tiết bán hàng phần doanh thu gia công ( TK 511) Ở công ty May Đức Giang, các khách hàng đặt hàng gia công chủ yếu là người nước ngoài, do vậy, khi xuất hàng tức trả hàng gia công thì công ty chịu mức thuế suất GTGT 0% đối với hàng này. Vì vậy, trên hoá đơn GTGT số thuế GTGT phải nộp sẽ bằng 0. Kế toán không cần mở sổ chi tiết thuế GTGT để theo dõi đối với nghiệp vụ xuất trả hàng gia công. Vào cuối mỗi tháng, căn cứ vào sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thuế GTGT ( đối với hàng nội địa), kế toán lập bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra (phụ lục số 3). Căn cứ vào bảng này, kế toán thuế lập tờ khai thuế GTGT Cuối quí, căn cứ vào số liệu trên các sổ chi tiết “ phải thu của khách hàng” của cả hai phương thức: bán hàng nội địa và gia công xuất khẩu để ghi vào bảng kê số 11 “ Phải thu của khách hàng” ( Bảng số 03 ). Trên bảng kê số 11, tình hình thanh toán của mỗi khách hàng được viết trên một dòng phản ánh số tổng cộng. Cuối quí, kế toán tập hợp số liệu trên bảng kê số 11 để ghi vào bảng tổng hợp các TK làm căn cứ ghi sổ cái. Đồng thời cuối quí, căn cứ vào sổ chi tiết bán hàng và các chứng từ khác liên quan, kế toán lập bảng cân đối số ph