Luận văn Công tác quản lý đại lý tại Công ty Bảo Việt Nhân Thọ Hà Nội

huy được tính năng động của nhân viên và có thể dẫn đến sự chuyên quyền, áp đặt của cán bộ lãnh đạo trong điều hành công việc. 3. Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận. a. Ban giám đốc. Ban giám đốc gồm 01 giám đốc và 02 phó giám đốc Trong đó giám đốc công ty do Hội đồng quản trị Tổng Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Tổng giám đốc. Giám đốc là người đại diện pháp nhân của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Tổng Công ty và trước pháp luật về điều hành hoạt động của Công ty. Giám đốc là người có quyền điều hành cao nhất của Công ty. Hiện nay, do tầm quan trọng của Công ty BVNT Hà Nội vị trí giám đốc công ty do Phó tổng giám đốc Bảo Việt kiêm nhiệm. 02 Phó giám đốc là người giúp việc giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của Công ty theo sự phân công của giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được giám đốc phân công thực hiện. Các phòng ban quản lý nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúp việc cho ban giám đốc trong quản lý điều hành theo quyết định số 174/BVNT/98. b. Phòng tổng hợp: Đây là phòng thực hiện công tác tổng hợp, gồm 5 cán bộ thực hiện nhiệm vụ sau: Đảm nhiệm công tác tổ chức cán bộ vào lao động tiền lương; Đảm nhiệm công tác hành chính, văn thư; Đảm nhiệm vần đề pháp chế của DN; Thực hiện việc thi đua, khen thưởng; Thực hiện các nhiệm vụ tổng hợp; c. Phòng phát hành hợp đồng: Gồm 8 cán bộ thực hiện các nhiệm vụ chính sau: Đánh giá rủi ro để từ chối hoặc chấp nhận bảo hiểm; Phát hành hợp đồng bảo hiểm; Giám định bảo hiểm để chi trả quyền lợi bảo hiểm cho khách hàng. d. Phòng phát triển và quản lý đại lý: có 7 cán bộ thực hiện nhiệm vụ sau: Tổ chức đào tạo, tuyển dụng đội ngũ cộng tác viên khai thác, đại lý bảo hiểm. Quản lý vấn đề nhân sự của đại lý như bổ nhiệm, miễn nhiệm, theo dõi đánh giá. Thực hiện việc thi đua, khen thưởng, các chính sách khuyến khích cũng như kỷ luật đối với đại lý. e. Phòng dịch vụ khách hàng: Gồm 6 cán bộ, thành lập tháng 11/2000, tách một số chức năng của các phòng ban khác sang và thực hiện một số nhiệm vụ sau: Chăm sóc khách hàng; Hỗ trợ các đại lý; Giải quyết quyền lợi bảo hiểm; f. Phòng tin học: Gồm 4 cán bộ, có 3 nhiệm vụ : Quản lý tình trạng hiệu lực của hợp đồng bảo hiểm như quá trình nộp phí, thay đổi phí, thay đổi điều kiện và thời gian đóng phí... Giải quyết yêu cầu của khách hàng liên quan đến hợp đồng bảo hiểm đã ký kết; Quản lý công tác tin học; g. Phòng tài chính kế toán: Gồm 5 cán bộ có các nhiệm vụ chính sau: Hạch toán kế toán: hạch toán thu, chi, lao động tiền lương, thuế, tài sản cố định, công nợ; Phụ trách về vấn đề tài chính như nghiên cứu đề xuất chế độ tài chính, xây dựng định mức chi tiêu, tham mưu cho lãnh đạo thực hiện chi tiêu theo đúng định mức cho phép; Thực hiện công tác thống kê kế toán: Chủ yếu lập báo cáo thống kê quản lý vốn, định kỳ chuyển số liệu về Tổng Công ty; h. Phòng Marketing: Gồm 7 người, có 3 nhiệm vụ chính - Nghiên cứu, tìm hiểu nhu cầu của thị trường; Hỗ trợ các phòng khai thác; Xem xét tình hình triển khai các sản phẩm mới của công ty bạn từ đó đề xuất về các sản phẩm mới.. II. Hoạt động kinh doanh tại Bảo việt nhân thọ Hà Nội 1. Quá trình triển khai các nghiệp vụ BHNT tại Bảo Việt Nhân Thọ Hà Nội. Từ ngày thành lập và đi vào hoạt động cho đến thời điểm ngày 15/05/1998, Công ty mới triển khai 3 loại hình bảo hiểm nhân thọ đó là: Bảo hiểm nhân thọ (BHNT) có thời hạn 5 năm hoặc 10 năm (Ký hiệu tương ứng của sản phẩm này là BV-NA1/1996; BV-NA2/1996). Bảo hiểm trẻ em, chương trình an sinh giáo dục dành cho trẻ đến tuổi trưởng thành (Ký hiệu BV-NA3/1996). Bảo hiểm sinh mạng có thời hạn 5, 10 và 15 năm (Ký hiệu tương ứng là BV-NB1, 2, 3/1997). Đến thời điểm 15/05/1998, Công ty đã ngừng khai thác 02 sản phẩm ký hiệu BV-NA1, 2/1996 và BV-NA3/1996. Thay vào đó là 02 loại hình bảo hiểm tiết kiệm thời hạn 5 năm hoặc 10 năm (Ký hiệu BV-NA4, 5/1998) và bảo hiểm an sinh giáo dục (Ký hiệu BV-NA6/1998). Năm 1999 Công ty tiếp tục triển khai thêm 2 loại hình bảo hiểm là bảo hiểm trọn đời (Ký hiệu BV-NC1/1999) và Bảo hiểm Niêm kim nhân thọ (Ký hiệu BV-ND1/1999), năm 2001 triển khai loại hình bải hiểm an khang thịnh vượng 5 năm (Ký hiệu BV-NA7/2001). Hiện nay, Công ty đang tiến hành khai thác các sản phẩm sau: Bảo hiểm an khang thịnh vượng 10 năm (Ký hiệu BV-NA8/2001) và ngừng khai thác bảo hiểm an khang thịnh vượng 5 năm (BV-NA7/2001). Bảo hiểm an sinh giáo dục (BV- NA9/2001): Được chuyển đổi từ sản phẩm BV-NA6/1998. Bảo hiểm an gia thịnh vượng 5 năm; 10 năm 15 năm; 20 năm ( Ký hiệu BV-NA10; 11; 12; 13/2001). Bảo hiểm sinh mạng có thời hạn 5 năm; 10 năm; 15 năm (Ký hiệu BV-NB1; 2; 3/1997) và bảo hiểm sinh mạng có thời hạn 1 năm; 2 năm; 3 năm; 4 năm (Ký hiệu BV-NB4; 5; 6; 7/1999). Bảo hiểm an khang trường thọ (Ký hiệu: BV-NC2/2001) thay thế sản phẩm bảo hiểm trọn đời (BV-NC1/1999). Bảo hiểm an hưởng hưu trí (Ký hiệu BV-ND2/2001) thay thế sản phẩm bảo hiểm niên kim nhân thọ (BV-ND1/1999). Gần đây, Công ty đã cho ra đời sản phẩm bảo hiểm mới đó là: Sản phẩm an bình hưu trí và bắt đầu khai thác từ tháng 12/2002. Bên cạnh các sản phẩm chính ở trên, Công ty cũng triển khai 1 số điều khoản riêng đi kèm. Đối tượng được bảo hiểm trong điều khoản riêng phải là người được bảo hiểm theo một hợp động bảo hiểm chính tại Bảo Việt. Các điều khoản riêng đang triển khai gồm: Bảo hiểm sinh kỳ thuần tuý (Ký hiệu BV-NR3/1999). Bảo hiểm tử kỳ ( Ký hiệu BV-NR4/1999). Bảo hiểm thương tật toàn bộ vĩnh viễn do tai nạn (Ký hiệu BV-NR5/2001). Bảo hiểm chi phí phẫu thuật (Ký hiệu BV-NR6/2001). Bảo hiểm chết và thương tật bộ phận vĩnh viễn do tại nạn (Ký hiệu BV-NR7/2001). Đối với các sản phẩm đã ngừng khai thác, Công ty vẫn tiếp tục duy trì hiệu lực hợp đồng, quản lý và thu phí định kỳ đồng thời đảm bảo mọi quyền lợi cho khách hàng khi hợp đồng đáo hạn hoặc khi có sự kiện bảo hiểm xảy ra theo quy định. 2. Kết quả kinh doanh của Bảo Việt Nhân Thọ Hà Nội Công ty Bảo Việt Nhân Thọ Hà Nội thành lập (1/8/1996) tính đến nay tức là hơn 7 năm đi vào hoạt động. Ngoài hợp đồng bảo hiểm tử kỳ và sản phẩm bảo hiểm sinh mạng có thời hạn thì thời hạn của một hợp đồng bảo hiểm thường rất dài. Do đó ở đây chúng ta chưa thể có những nhận xét, đánh giá kết quả kinh doanh của công ty thông qua chỉ tiêu lợi nhuận một cách chính xác. ở đây ta sẽ xem xét kết quả kinh doanh của công ty thông qua một số chỉ tiêu: số hợp đồng khai thác, doanh thu phí qua từng năm và tình hình thu phí của công ty. Biểu 2: Doanh thu phí bảo hiểm và số hợp đồng khai thác của BVNT Hà Nội (giai đoạn 1996-2002). Chỉ tiêu Năm Số hợp đồng ( hợp đồng) Tổng Doanh thu phí BH (tỷ đồng) Khai thác mới Tổng số hợp đồng còn hiệu lực Kế hoạch Thực hiện 1996 525 512 - 0,5 1997 6604 6.886 4 4,3 1998 15.846 21.732 20 30,54 1999 17.091 36.106 50 56 2000 21.800 53.696 90 93,3 2001 18.539 66.255 120 130 2002 23.050 80.680 150 165 (Nguồn: Bảo Việt Nhân Thọ Hà Nội) Nhìn vào bảng số liệu trên có thể nhận thấy nhìn chung số lượng hợp đồng khai thác mới của Công ty qua các năm liên tục tăng lên. Năm 1996 là năm Công ty bắt đầu triển khai Bảo hiểm nhân thọ nên số lượng hợp đồng khai thác được còn ít chỉ đạt 525 hợp đồng. Tuy nhiên đến năm 1997; 1998 số lượng hợp đồng khai thác mới đã tăng lên nhanh chóng, riêng năm 1998 số hợp đồng khai thác mới đã tăng gấp 29 lần so với năm 1996. Có được kết quả như vậy là nhờ một số nguyên nhân sau: Do trong những năm đầu mới triển khai Bảo hiểm nhân thọ nên thị trường còn sơ khai, đồng thời Công ty lại không phải chịu áp lực cạnh tranh từ phía các Công ty khác. Công tác khai thác hợp đồng có tầm quan trọng rất lớn quyết định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy Công ty đã liên tục tổ chức các lớp tập huấn đào tạo bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ khai thác trên các địa bàn quận huyện ở Hà Nội. Trong 2 năm tiếp theo là 1999 và 2000 số hợp đồng khai thác mới đều tăng lên riêng năm 2001 số hợp đồng giảm so với năm 2000, tuy nhiên đến năm 2002 kết quả khai thác đã lại tiếp tục tăng lên nhưng có thể nhận thấy rằng tốc độ tăng từ năm 1999 đến 2002 đã giảm so với giai đoạn 1997-1998, điều này cũng dễ hiểu bởi lượng tuyệt đối ngày càng lớn song cũng cần phải nhận thấy rằng sự giảm sút này một phần là do mất thị trường vào tay các công ty khác, đồng thời còn có một số nguyên nhân chủ quan đó là do sự chuyển biến của Công ty để đối phó với tình hình cạnh tranh còn chậm, được thể hiện qua: + Việc phát triển mạng lưới khai thác còn chậm, sự hỗ trợ cho cán bộ khai thác còn chưa nhiều và chưa kịp thời. + Kiến thức của cán bộ khai thác chưa đáp ứng được yêu cầu. + Chưa khuyến khích được các phòng chủ động, sáng tạo trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao. + Việc thực thi nhiệm vụ của cán bộ công nhân viên văn phòng Công ty đôi lúc còn chậm hoặc ý thức chưa cao, chất lượng chưa tốt nên đã làm ảnh hưởng đến kết quả khai thác chung của Công ty. Về doanh thu: Hàng năm đều vượt kế hoạch đề ra, đây là một tín hiệu đáng mừng. Hai năm 1996 và 1997 do mới triển khai nên số hợp đồng còn ít vì vậy doanh thu chưa cao. Các năm tiếp theo doanh thu phí tăng mạnh điều này cũng dễ hiểu bởi nó phản ánh đúng số hợp đồng tăng lên hàng năm của Công ty . Đồng thời ta thấy rằng, mặc dù năm 2001 số hợp đồng khai thác mới thấp hơn so với năm 2000 nhưng doanh thu phí vẫn tăng là do: + Có phí định kỳ từ các hợp đồng trước chuyển sang + Mặc dù việc khai thác trong năm 2001 kém hiệu quả hơn song số tiền bảo hiểm trên một hợp đồng lại tăng lên do đó doanh thu phí tăng lên, có được điều này là do khả năng tài chính của người dân đã ngày càng được cải thiện và nhận thức của họ về Bảo hiểm nhân thọ cũng được cải thiện hơn. Biểu 3: Tình hình thu chi của BVNTHN ( giai đoạn 1996-2002) (Đơn vị: triệu đồng) Năm Chỉ tiêu 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 1. Tổng thu 520 4.730 31.961 59.156 98.311 135.249 200.722 Trong đó: - Thu phí BH 500 4.300 30.540 56.000 93.300 130.000 195.000 - Thu đầu tư 20 415 1.424 3.124 4.976 450 5.675 - Thu khác 5 15 21 32 35 39 47 2. Tổng chi 215,16 1.221,3 55.265 9.277,5 16.119,5 18.067,8 45.424 Trong đó: - Chi hoa hồng 83,16 735,8 3.579,4 6.037,5 9.904,5 10.336,8 21.960 - Chi quản lý 40 360,5 1.718,1 2.898 4.655 5.065 8.784 - Chi bồi thường 35 60 150 212 340 450 610 - Chi đáo hạn - - - - 4.018 1.856 13.500 - Chi khác 57 65 79 130 210 360 570 3. Chênh lệch thu chi 304,84 3.508,7 26.434,5 49.878,5 82.191,5 117.181,2 155.298 (Nguồn: Bảo Việt Nhân Thọ Hà Nội) Trong hoạt động kinh doanh BHNT đầu tư phí là hoạt động nòng cốt, nhìn vào bảng số liệu trên có thể thấy doanh thu từ hoạt động đầu tư của công ty tăng khá nhanh qua các năm. Tuy nhiên, mức thu này vẫn còn thấp, trong thời gian tới công ty cần chú trọng lĩnh vực đầu tư sao cho có hiệu quả hơn. Về các khoản chi thì có thể nhận thấy chi hoa hồng và chi quản lý vẫn chiếm tỷ lệ lớn trong tổng chi của công ty. Theo quy định của Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam các công ty trực thuộc được phép để lại tối đa 20% phí để trả hoa hồng, với Bảo Việt Nhân Thọ Hà Nội tỷ lệ chi trả hoa hồng trong tổng phí thu được cao nhất là 16% đến 17% vào các năm 1996, 1997 và 1998. Các năm sau tỷ lệ này giảm xuống còn từ 10-12%. Điều này là do chi hoa hồng trong những năm đầu tiên của hợp đồng cao hơn những năm sau, do đó tỷ lệ chi hoa hồng một vài năm đầu là khá cao và những năm sau đó thì giảm và ổn định. Chi phí quản lý chiếm tỷ lệ khá lớn, điều này cũng dễ hiểu bởi vì công ty mới thành lập nên các khoản chi liên quan đến tổ chức và quản lý cao đồng thời càng ngày số hợp đồng, số đại lý cũng như số phòng khai thác khu vực sẽ tăng đòi hỏi chi phí quản lý cũng phải tăng tương ứng. Qua bảng trên có thể nhận thấy khoản chênh lệch thu chi của công ty là rất lớn và tăng nhanh. Tuy nhiên, cần phải nhận thấy rằng khoản chênh lệch này chủ yếu là do khoản thu từ phí bảo hiểm của công ty. Vì vậy, chưa thể nói lên rằng công ty hoạt động có hiệu quả hay không. Nhưng nhìn một cách tổng quát cho thấy công ty đang hoạt động khá tốt và có triển vọng phát triển trong tương lai. Tuy vậy, trong những năm tới, hoạt động đầu tư phí cần phải được đẩy mạnh hơn nữa vì đây chính là khoản thu đem lại lợi nhuận thiết thực trong hoạt động kinh doanh BHNT. 3. Những thuận lợi và khó khăn ảnh hưởng tới hoạt động của Bảo Việt Nhân Thọ Hà Nội Trong sự chuyển biến mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường, thị trường bảo hiểm Việt nam cũng ngày càng phát triển và sôi động. BHNT ra đời đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của xã hội về các loại dịch vụ. Bảo Việt Nhân Thọ Hà Nội tự hào là người đi đầu trong lĩnh vực BHNT ở Việt Nam. Nhìn lại những năm vừa qua, tình hình kinh tế đất nước và thủ đô Hà Nội còn nhiều khó khăn nhưng cũng có nhiều chuyển biến tích cực. Đánh giá đặc điểm tình hình kinh tế có một số yếu tố nổi bật ánh hưởng tới hoạt động kinh doanh của công ty như sau: 3.1. Thuận lợi. Trong những năm gần đây mặc dù nền kinh tế thế giới và khu vực gặp nhiều khủng hoảng và có chiều hướng chững lại thì kinh tế nước ta vẫn tiếp tục tăng trưởng với tốc độ cao và ổn định, tăng trưởng GDP đứng đầu ở khu vực Châu á, lạm phát được kiểm soát và ổn định dưới 2 con số. Giá trị đồng tiền Việt Nam khá ổn định, lãi suất ngân hàng có xu hướng giảm do đó tạo ra tâm lý yên tâm cho khách hàng khi tham gia BHNT. Theo thống kê , tính đến 12/2000 dân số Hà Nội khoảng 3 triệu người, với thu nhập bình quân khoảng 700 USD/năm, trong khi đó tỷ lệ tham gia BHNT mới chỉ chiếm 4-5% dân số do vậy vẫn còn một số lượng rất lớn những người chưa tham gia, đây là một thị trường đầy tiềm năng và hứa hẹn trong tương lai. Năm 2001 Luật kinh doanh Bảo hiểm được thông qua và áp dụng tạo điều kiện, hành lang cho hoạt động kinh doanh bảo hiểm nói chung và BHNT nói riêng. Công ty BHNT Hà Nội được thừa hưởng lợi thế từ tổng công ty Bảo Hiểm Việt Nam. Được sự quan tâm, chỉ bảo, giúp đỡ kịp thời của tổng công ty về mọi mặt, công ty có trụ sở khang trang to đẹp, trang thiết bị được tăng cường, đội ngũ cán bộ tiếp tục được củng cố và ngày càng hoàn thiện hơn. Uy tín của Bảo Việt tiếp tục được củng cố và nâng cao. Mặt khác do sự gia tăng tuyên truyền quảng cáo của công ty BHNT trên thị trường đã làm cho sự hiểu biết của người dân tăng lên và kích thích nhu cầu tham gia BHNT của họ. Cho đến nay, Bảo Việt Nhân Thọ Hà Nội vẫn đang là đơn vị có thị phần lớn nhất trên thị trường BHNT Hà Nội với mạng lưới khai thác phủ kín nội ngoại thành Hà Nội. 3.2. Khó khăn Sự ra đời và hoạt động của nhiều công ty bảo hiểm 100% vốn nước ngoài, công ty liên doanh đã làm cho thị trường BHNT sôi động lên một cách nhanh chóng đồng thời sự cạnh tranh trong lĩnh vực này cũng ngày càng gay gắt. Từ chỗ :"một mình một chợ" đến nay Bảo Việt Nhân Thọ nói chung và Bảo Việt Nhân Thọ Hà Nội nói riêng buộc phải san sẻ thị trường cho các doanh nghiệp này. Thị phần của Bảo Việt trong nx năm gần đây đã giảm mạnh, nếu năm 1999 Bảo Việt chiếm 95% thị phần thì năm 2000 là 74% và năm 2001 là 54%. So với một vài năm trước, tốc độ tăng trưởng kinh tế có xu hướng chậm lại, đầu tư nước ngoài giảm đã gián tiếp ảnh hưởng đến sức mua về BHNT. Mức sống của người dân tuy đã dược cải thiện song chưa đồng đều, thu nhập của một bộ phận lớn dân cư còn thấp do đó không đủ khả năng tài chính để tham gia BHNT. Do người dân chưa có cái nhìn toàn diện về BHNT, nhiều người còn thiếu tin tưởng vào vai trò của bảo hiểm trong cuộc sống do vậy mà sản phẩm BHNT chưa thực sự trở thành nhu cầu trong cuộc sống của người dân. III. Công tác tuyển dụng, đào tạo đại lý của Bảo việt nhân thọ Hà Nội. 1. Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo. Hàng tháng, hàng quý các trưởng phòng khai thác khu vực sẽ lập báo cáo về tình hình khai thác, doanh thu, số đại lý nghỉ việc và số đại lý hiện có của phòng mình để trình lên phòng quản lý và phát triển đại lý, Phòng quản lý và phát triển đại lý sẽ căn cứ vào hiệu quả khai thác, tiềm năng của từng khu vực, từng phòng và đinh hướng phát triển của công ty để đưa ra những kế hoạch tuyển dụng, đào tạo trong thời gian tới đối với từng phòng, từng khu vực và toàn công ty sau đó trình lên Tổng công ty xem xét và phê duyệt. Nội dung kế hoạch tuyển dụng đào tạo bao gồm các phần sau: - Số đại lý cần tuyển mới trong năm là bao nhiêu; - Số lần tuyển, thời điểm tuyển; - Tập hợp các ứng viên như thế nào và thông qua những phương tiện nào; - Yêu cầu đối với mỗi tuyển viên của từng đợt; - Đào tạo cơ bản cho đại lý ra sao và bao gồm những nội dung gì; - Phân bổ những người trúng tuyển về các phòng khai thác khu vực như thế nào cho phù hợp... 2. Quy trình tuyển dụng, đào tạo đại lý của Bảo Việt Nhân Thọ Hà Nội. 2.1. Yêu cầu chung đối với một tuyển viên. Tuyển chọn những người có trình độ từ phổ thông trung học trở lên Có vóc dáng, âm giọng chấp nhận được. Tính tình cởi mở, dễ chịu, khả năng giao tiếp tốt. Có mối quan hệ rộng, có sự hiểu biết về các vấn đề kinh tế- xã hội. Có kỷ luật, trung thực, có tinh thần trách nhiệm cao và muốn gắn bó lâu dài với công việc. Bên cạnh đó sẽ ưu tiên những người có các tiêu chuẩn sau: Có sẵn thị trường, khách hàng tiềm năng để bán BHNT Không hài lòng về thu nhập hiện tại của mình Đánh giá cao về nghề bảo hiểm Có kinh nghiệm bán sản phẩm. 2.2. Quá trình tuyển dụng, đào tạo đại lý Công ty tiến hành tuyển chọn, đào tạo đại lý theo các bước sau: *Bước 1: Thông báo tuyển dụng Công ty sử dụng rất nhiều hình thức khác nhau để thông báo về kế hoạch tuyển dụng như: Thông qua các chương trình quảng cáo qua khách hàng, qua lực lượng cộng tác viên đông đảo, qua chính quyền địa phương, đoàn thể, các tổ chức tham gia hội thảo, giao lưu, hội chợ nghề nghiệp, gửi thư mời đích danh.... Đối tượng tuyển của Công ty đã được mở rộng hơn so với một vài năm trước, cụ thể: Tuyển chọn những người có trình độ từ PTTH trở lên. Nếu như trước đây, công ty chỉ tuyển dụng những người có hộ khẩu thường trú tại Hà Nội thì hiện nay đối tượng tuyển dụng đã được mở rộng đối với cả những người nội, ngoại tỉnh Độ tuổi cũng được mở rộng hơn: Tuyển dụng những người trong độ tuổi từ 20-50 tuổi (trước đây từ 25-45 tuổi). Ưu tiên nữ giới có gia đình. * Bước 2: Nhận hồ sơ: Phòng quản lý và phát triển đại lý sẽ tiến hành nhận hồ sơ của các ứng viên, sau đó tiến hành xem xét hồ sơ từ đó xác định số lượng và tỷ lệ trúng tuyển để lập kế hoạch phỏng vấn. Trong bước này công ty sẽ loại bỏ một số hồ sơ không đạt yêu cầu. * Bước 3: Định hướng cho các ứng cử viên. Trước khi tiến hành phỏng vấn, công ty tổ chức giới thiệu tập trung về công việc của người đại lý BHNT, giúp họ cân nhắc một lần nữa việc lựa chọn nghề nghiệp của mình. Nội dung của buổi giới thiệu này gồm: Giới thiệu về Tổng công ty Bảo Hiểm Việt Nam- Bảo Việt và Công ty Bảo Việt Nhân Thọ Hà Nội. Giới thiệu về công việc của người đại lý. Các chương trình đào tạo của công ty đối với đại lý. Thu nhập và cơ hội thăng tiến trong nghề đại lý Giới thiệu về các quy định khen thưởng, kỷ luật của công ty đối với đại lý. Giải đáp các thắc mắc của ứng cử viên liên quan đến công việc đại lý. * Bước 4: Phỏng vấn Chuẩn bị phỏng vấn, chia bàn và xắp xếp địa điểm phỏng vấn, thời gian phỏng vấn và niêm yết danh sách tuyển viên tham dự phỏng vấn Tiến hành phỏng vấn: + Phỏng vấn lần 1: Đánh giá sơ bộ về ngoại hình, khả năng giao tiếp từ đó loại bỏ những tuyển viên không phù hợp, sau đó thông báo kết quả phỏng vấn vòng 1. + Phỏng vấn lần 2: Những người đã qua được phỏng vấn lần 1 sẽ được phòng quản lý đại lý lập danh sách đề nghị lãnh đạo công ty phê duyệt. Sau đó các trưởng phòng khai thác khu vực trực tiếp phỏng vấn. * Bước 5: Thẩm tra lý lịch. Phòng quản lý đại lý kết hợp với các trưởng phòng khai thác khu vực sẽ tiến hành thẩm tra lý lịch của toàn bộ số tuyển viên trúng tuyển phỏng vấn. Những cán bộ đi thẩm tra phải đảm bảo thu thập được những thông tin cần thiết và lập báo cáo theo mẫu. * Bước 6: Tổng hợp kết quả: Phỏng quản lý đại lý sẽ tập hợp danh sách tuyển viên đạt kết quả phỏng vấn và kết quả thẩm tra lý lịch trình lãnh đạo Công ty phê duyệt Thông báo danh sách tuyển viên trúng tuyển được cử đi học ở trung tâm đào tạo của Bảo Việt. * Bước 7: Đào tạo Công ty tiến hành đào tạo đại lý cấp I cho những người trúng tuyển, thời gian đào tạo là 15 ngày. Nội dung đào tạo bao gồm: + Giới thiệu chung về Bảo hiểm, nguồn gốc ra đời của bảo hiểm, các khái niệm cơ bản của bảo hiểm (1 ngày). + Giới thiệu về BHNT (1 ngày). + Các sản phẩm BHNT của Công ty và cách tính phí cho từng loại sản phẩm (5 ngày) + Các quy định về đánh giá rủi ro, qui trình khai thác theo dõi, quản lý hợp đồng (2 ngày) + Thực hành kê khai giấy yêu cầu bảo hiểm, hướng dẫn các thủ tục bảo hiểm (2 ngày) + Đào tạo về kỹ năng bán hàng như cách nói chuyện qua điện thoại, thời gian hẹn gặp khách hàng hợp lý nhất, các cách ứng phó với sự từ chối của khách hàng ..v.v. (3 ngày). + Giới thiệu về vị trí, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty và trao đổi kinh nghiệm với những người thành công trong nghề đại lý (1 ngày) + Thi lấy chứng chỉ. * Bước 8: Tiến hành ký kết hợp đồng đại lý, tiếp nhận và phân bổ về các phòng khai thác khu vực Sau khi kết thúc khoá đào tạo, những người thi đỗ sẽ được cấp chứng chỉ và sẽ ký hợp đồng học nghề với công ty. Trong giai đoạn này các học viên sẽ được điều về văn phòng khu vực và được cấp các giấy tờ đủ điều kiện pháp lý để tiến hành công việc. Hai tháng học nghề nếu có hợp đồng thì sẽ được trợ cấp 200.000 đồng/tháng, kết thúc 2 tháng nếu ký được từ 4 hợp đồng trở lên thì công ty sẽ tuyển chính thức và ký hợp đồng dài hạn. Trong các hợp đồng đại lý (kể cả hợp đồng học nghề và hợp đồng đại lý dài hạn) công ty đều quy định rõ nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của các bên. * Về phía đại lý. Có nhiệm vụ + Khai thác hợp đồng bảo hiểm: Tiến hành giới thiệu về các loại hình BHNT của công ty, giải thích về quyền lợi và nghĩa vụ của khách hàng khi tham gia BHNT, hướng dẫn khách hàng kê khai vào giấy yêu cầu bảo hiểm, thu phí bảo hiểm đầu tiên và chuyển hợp đồng bảo hiểm đến tận tay khách hàng. + Theo dõi và quản lý hợp đồng bảo hiểm + Chấp hành các nội quy, quy định của công ty. + Phí bảo hiểm thu được phải nộp ngay cho công ty. + Tham gia đầy đủ các buổi tập huấn nghiệp vụ do công ty tổ chức, thực hiện các chế độ báo cáo theo quy định. Trách nhiệm + Tuyệt đối tuân thủ các quy định về quy trình khai thác và đánh giá rủi ro bảo hiểm do công ty đề ra. + Tham gia đầy đủ các buổi sinh hoạt của phòng đại lý khu vực, nhóm tổ đại lý + Khi có thay đổi nơi cư trú cần thông báo cho công ty biết địa chỉ cụ thể, khi nghỉ việc thì phải báo cáo. + Phải ký quỹ tại công ty 500.000 đồng , số tiền này cùng với lãi suất không kỳ hạn sẽ được công ty hoàn trả khi đại lý đã hoàn thành việc thanh quyết toán và công ty được phép khấu trừ vào các khoản mà đại lý còn nợ công ty. + Trong trường hợp huỷ hợp đồng, đại lý phải hoàn tất việc lập báo cáo chi tiết về tình trạng, hiệu lực của các hợp đồng mà mình đang quản lý, nộp phí đã thu được của những hợp đồng đó, tiến hành bàn giao lại cho công ty theo quy định về thanh lý hợp đồng đại lý. - Đại lý không được tự ý tiến hành các công việc sau: + Chấp nhận rủi ra khi chưa có sự đồng ý của công ty + Thay mặt công ty ký kết, sửa đổi hoặc huỷ bỏ các hợp đồng BHNT + Kéo dài (gia hạn) thời gian đóng phí cho người tham gia bảo hiểm. + Nhân danh Công ty phát hành biên lai thu phí với hoá đơn của công ty + Chuyển giao công việc theo dõi khách hàng cho bất cứ người nào nếu chưa có sự đồng ý của công ty - Quyền lợi + Có quyền đề nghị chấm dứt hợp đồng đại lý. + Hàng tháng được hưởng hoa hồng theo kết quả khai thác của các hợp đồng mới và hoa hồng phí định kỳ của các hợp đồng đang có hiệu lực theo qui định. + Được hưởng chính sách đãi ngộ do Công ty qui định. + Được bổ nhiệm giữ các chức vụ lãnh đạo trong hệ thống đại lý của Công ty. * Về phía Bảo Việt Nhân Thọ Hà Nội cũng xác định rõ nghĩa vụ và quyền hạn như sau: + Có nghĩa vụ đào tạo nâng cao trình độ, kỹ năng khai thác cho đại lý. + Lập kế hoạch thu phí định kỳ theo đúng kì hạn và tiến độ. + Trả hoa hồng cho đại lý 1 hoặc 2 lần trong tháng trên cơ sở kết quả công việc của đại lý. + Kiểm tra việc thực thi hoạt động của đại lý, có quyền điều động đại lý đến bất cứ khu vực nào trong phạm vi quản lý của Công ty. + Có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng đại lý mà không cần báo trước nếu đại lý vi phạm nghiêm trọng luật pháp, nội dung, qui định của Công ty hoặc các cam kết. 3. Thực tế công tác tuyển dụng đào tạo đại lý tại Bảo Việt Nhân Thọ Hà Nội giai đoạn từ 1996-2002. Ngay từ khi đi vào hoạt động (08/1996), công tác tuyển dụng, đào tạo đại lý đã được Công ty hết sức coi trọng. Chính vì vậy mà số lượng đại lý của Công ty tăng lên một cách nhanh chóng. Nếu năm 1996 số lượng đại lý của Công ty mới chỉ là 42 người thì đến năm 1997 con số này đã lên tới 130 người tăng 209% so với năm 1996 và tính đến năm 2002 số lượng đại lý của Công ty đã lên tới 1200 người. Biểu 4: Số lượng đại lý của BVNT Hà Nội (giai đoạn 1996-2002) Năm C