Luận văn Công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty TNHH một thành viên Cơ Khí Quang Trung

ài khoản cần sử dụng. Quy định danh mục tài khoản trên máy, chi tiết hoá các tài khoản cấp 1 thành TK cấp 2,3,4... theo các đối tượng quản lý đã được mã hoá chi tiết. Khi thực hiện kế toán trên máy chỉ được phép hạch toán trực tiếp vào tài khoản chi tiết nếu tài khoản đó đã mở chi tiết. Khi tìm, xem hoặc in sổ sách kế toán, người dùng có thể “lọc” theo cảo tài khoản tổng hộ và chi tiết của tài khoản. Ví dụ: Xây dựng danh mục tài khoản chi tiết liên quan TK 152, có thể: + TK 1521: Nguyên vật liệu chính + TK 15211: Thép, inox, sắt... + TK 15212: Vòng bi ... Danh mục TK trên máy được sử dụng để quản lý hệ thống các tài khoản sử dụng của doanh nghiệp. * Lựa chọn và vận dụng hình thức kế toán Mỗi hình thức kế toán có hệ thống sổ sách kế toán và trình tự hệ thống hoá thông tin kế toán khác nhau, đòi hỏi cần lựa chọn hình thức kế toán phù hợp. Trong các hình thức kế toán của Bộ tài chính quy định hiện nay, hình thức kế toán nhật ký chung và hình thức chứng từ ghi sổ thuận tiện hơn trong điều kiện tổ chức kế toán trên máy. Quá trình xử lý, hệ thống hoá thông tin trong hệ thống kế toán tự động được thực hiện theo quy trình: -Sổ kế toán tổng hợp - Sổ cái TK - Sổ chi tiết - BCTC - Báo cáo khác Chứng từ gốc Nhập chứng từ vào máy Xử lý phần mềm trên máy vi tính Chứng từ trên máy v Mã Xem hoá in * Các loại báo cáo Phần mềm kế toán nhập dữ liệu một lần và cung cấp tất cả các loại báo cáo kế toán theo yêu cầu của người dùng. Sản phẩm của quy trình xử lý, hệ thống hoá thông tin kế toán trên máy cung cấp rất phong phú: - Các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết, các báo cáo tài chính. - Báo cáo kế toán quản trị - Báo cáo theo chỉ tiêu: doanh thu, chi phí... - Báo cáo từ một vấn đề cụ thể: cung cấp báo cáo nhanh và theo cách tư duy của nhà kinh doanh - Báo cáo từ một vấn đề tổng hợp: cho phép truy cập trực tiếp từ từng yếu tố của báo cáo kế toán tới số liệu đầu tiên (chứng từ kế toán) hình thành báo cáo - Cáo so sánh thực hiện với dữ liệu kế hoạch, dự toán, định mức... * Tổ chức bộ máy kế toán và quản trị người dùng Tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện ứng dụng tin học phải căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, phân cấp quản lý quy mô, trình độ ứng dụng tin học của cán bộ doanh nghiệp để lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp. Theo đó cần quy định chức trách, nhiệm vụ cho từng cấp, từng bộ phận, từng nhân viên kế toán... Quản trị người dùng là vấn đề quan trọng tổ chức bộ máy kế toán . Nhờ việc phân công phân nhiệm công việc từ đó có thể kiểm tra, quy trách nhiệm cho các nhân viên nhập liệu khi có sai sót, đảm bảo tính bảo mật và an toàn dữ liệu Tóm lại, tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính mang lại nhiều lợi ích lớn trong quá trình thu nhận và xử lý, cung cấp thông tin kế toán với khả năng mở rộng tính mềm dẻo và tiện ích, từ đó thực hiện tốt hơn chức năng vai trò, nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp. Chương II Thực trạng công tác tổ chức kế toán NVL, CCDC tại công ty TNHH nhà nước một thành viên Cơ Khí Quang Trung 2.1 Đặc điểm chung của Công ty 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Công ty TNHN Nhà Nước một thành viên Cơ Khí Quang Trung là một doanh nghiệp nhà nước hạch toán kinh tế độc lập trực thộc tổng Công ty máy và thiết bị CN-Bộ CN nhẹ (cũ). Tiền thân là nhà máy Cơ Khí Quang Trung, được thành lập theo QĐ 95/CCN ngày 27/4/1962 Bộ công nghiệp nhẹ, dựa trên cơ sở sát nhập 2 đơn vị: Xưởng cơ khí 3/2 và xưởng Tây Đô. Từ năm 1962 đến nay, qua 43 năm thành lập và phát triển, công ty đã trải qua nhiều biến động lớn và đã đổi thành nhiều tên khác nhau. Hiện nay theo quy định mới nhất của Bộ Công Nghiệp: QĐ số 84/2004/QĐ BCN của Bộ trưởng Bộ Công Nghiệp ngày 31/8/2004 về việc chuyển tên công ty Cơ Khí Quang Trung thành công ty TNHH nhà nước một thành viên Cơ Khí Quang Trung. Tên đơn vị: Công ty TNHN Nhà Nước một thành viên Cơ Khí Quang Trung Tên giao dịch Quốc tế: QT Mechanical Engineering Company (QT MEC) Điện thoại: 04 8641392 Fax: 048647255 Trụ sở chính: Số 360 - KM số 6 - Đường Giải Phóng - Thanh Xuân - Hà Nội Công ty TNHN Nhà Nước một thành viên Cơ Khí Quang Trung là một trong những Công ty sản xuất cơ khí lớn nhất Việt Nam. Từ ngày thành lập Công ty đã cung cấp cho ngành công nghiệp trong và ngoài nước hàng nghìn sản phẩm máy móc có giá trị lớn như: Máy xén giấy, nồi hơi các loại, máy nghiền đĩa, cánh quạt hút ẩm... Để có được vị trí như hiện nay trong ngành cơ khí nói riêng và trong ngành công nghiệp nói chung, Công ty đã phải trải qua một quá trình hình thành và phát triển đấy khó khăn cùng với sự nỗ lực hết mình của cán bộ công nhân viên trong Công ty.Qua nhiều biến đổi, cán bộ công nhân viên của công ty đã phấn đấu hết mình và công ty dần phát triển, làm ăn có lãi, đời sống cán bộ công nhân viên tăng lên. Công ty TNHH nhà nước một thành viên Cơ Khí Quang Trung là một doanh nghiệp có đủ tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, sử dụng con dấu riêng theo quy định của nhà nước. 2.1.2 Đặc điểm Tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh * Đặc điểm sản xuất kinh doanh Hiện nay, đội ngũ cán bộ công nhân viên của Công ty gần 300 người. Nhiệm vụ chính của Công ty là chuyên sản xuất máy móc thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh các mặt hàng thép, ngành công nghiệp nhẹ Việt Nam Số vốn kinh doanh hiện tại của Công ty khoảng trên 10 tỷ đồng Nguồn vốn kinh doanh của cụng ty chủ yếu là do NSNN cấp và một phần tự bổ sung. Hỡnh thức hoạt động của cụng ty là sản xuất kinh doanh và cung cấp dịch vụ , ngành nghề kinh doanh chủ yếu gồm : Chế tạo lắp đặt chuyển giao cụng nghệ dõy truyền sản xuất bột giấy, cụng suất đến 5000 tấn/1năm. Chế tạo lắp đặt sửa chữa nồi hơi cỏc loại cụng suất 25 tấn/giờ, ỏp suất làm việc đến 22Kg/cm3 và bỡnh ỏp lực dung tớch 150cm3 . Chế tạo lắp đặt kết cấu thộp, nhà xưởng , kết cấu phi tiờu chuẩn. Sản xuất ống thộp hàn cỏc loại. Chế tạo cỏc loại cầu trục, cổng trục. Tư vấn hỗ trợi kỹ thuật an toàn, kiểm tra sớờu õm X Quang cỏc thiết bị chị ỏp lực, sủa chữa cỏc loại đồng hồ đo ỏp suất theo uỷ quyền . Sản xuất cỏc loại bao bỡ cactụng. * Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh Cỏc sản phẩm của cụng ty rất đa dạng về chủng loại và được sản xuất theo đơn đặt hàng. Việc thực hiện tổ chức được bố trớ theo cỏc phõn xưởng cú chức năng riờng biệt, quy trỡnh cụng nghệ riờng. Bao gồm : - Xưởng thiết bị ỏp lực. - Xưởng cơ khớ . - Xưởng thiết bị cụng nghiệp. 1.Xưởng thiết bị áp lực: Chuyên gia công sản phẩm áp lực Sơ đồ 1: Quy trỡnh cụng nghệ của xưởng thiết bị ỏp lực. Sắt, thộp tấn, than, que hàn, đất đốn Cắt uốn,gũ nguội, hàn điờn, hàn hơi, doa lốc Sản phẩm Thử lạnh, X Quang, siờu õm Xỉ than, khúi hàn, khớ Kho 2. Xưởng cơ khí: Là xưởng sản xuất chính, chuyên gia công các chi tiết bán lẻ rồi ráp thành máy móc và các phụ tùng thay máy. Sơ đồ 2: Quy trỡnh cụng nghệ của xưởng cơ khớ Sắt, thộp, phụi gang đồng Tiện phay, doa, bào khoan, mài, hàn Lắp giỏp thiết bị chi tiết lẻ Kho Cưa Gang, thộp, đồng vụn, dầu mở 3.Xưởng thiết bị cụng nghệ: Chuyờn gia cụng tạo hỡnh cho sắt,thộp, đồng , gang, từ phụi, sau đú hàn lại thành cỏc sản phẩm kết nối. Sơ đồ 3. Quy trỡnh cụng nghệ xưởng thiết bị cụng nghiệp Phụi, sắt, thộp đồng Bào, mài, gũ giũa tiện Hàn điện, hàn hơi Kho Sắt, thộp, đồng vụn,gang Sơ đồ 4: Đặc điểm tổ chức bộ mỏy quản lý GĐ PGĐ kỹ thuật PGĐ kinh doanh PGĐ sản xuất Phũng kế hoạch sản xuất Phũng kỹ thật kiểm tra chất lượng SP Xớ nghiệp kinh doanh xuất nhập khấu PX gia cụng cơ khi PX thiết bị ỏp lực PX thiết bị cụng nghiệp Phũng bảo vệ Phũng tài chớnh- kế toỏn Phũng tổ chức Lao Động XN ống thộp hàn Chi nhỏnh Miền Nam Chức năng của cỏc phũng ban. * Ban GĐ : GĐ là người đứng đầu của một cụng ty, chỉ huy toàn bộ hoạt động của đơn vị. Là người chịu mọi trỏch nhiệm trước cơ quan quản lý cấp trờn về phỏp luật, về điều hành sản xuất kinh doanh. * PGĐ kỹ thuật: Cú trỏch nhiệm phõn cụng cỏn bộ kỹ thuật, kiểm tra chỉ đạo kỹ thuật. * PGĐ sản xuất: Là người tổ chức điều hành thực hiện kế hoạch sản xuất theo kế hoạch đó định. * PGĐ kinh doanh: Điều hành xớ nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. * Phũng tài chớnh kế toỏn: + Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về quản lý và phát triển vốn cố định và vốn lưu động, đồng thời kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản trong doanh nghiệp. + Thực hiện chức năng thốn kê kế toán, phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và các quy định kế toán tài chính của doanh nghiệp. + Kiểm tra giám sát tình hình tài chính, các khoản thu chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp với NSNN, thanh toán nợ của doanh nghiệp. + Theo dõi các nghiệp vụ về tiền lương, nhập xuất NVL, theo dõi việc quản lý nhân sự… * Phũng tổ chức lao động: Chịu mọi trỏch nhiệm theo dừi và nghiờn cứu xõy dựng để hoàn thiện bộ mỏy quản lý của cụng ty. Lập kế hoạch đào tạo và nõng bậc tuyển dụng lao động trong cụng ty, giải quyết cỏc chế độ lương bổng, hưu trớ đối với ngưới LĐ. * Phũng kế hoạch sản xuất : + Cú nhiệm vụ tỡm kiếm hợp đồng kinh tế, tìm kiếm các nhà cung cấp NVL, các đối tác làm ăn, thị trường tiêu thụ. + Lên kế hoạch về vật tư như: Sau khi ký hợp đồng với khách hàng, phòng kế hoạch tính và cân đối chi phí, tính định mức tiêu hao NVL, chi phí nhân công, thời gian hoàn thành hợp đồng…và giao khoán cho từng phân xưởng sản xuất + Giao nhiệm vụ cho từng phân xưởng sản xuất, đồng thời lên kế hoạch thu mua, kế hoạc sản xuất cho kỳ tiếp theo. + Mặt khác phòng kế hoạch còn phải đảm bảo cung cấp đầy đủ và kịp thời các thông tin cần thiết để cân đối giữa vật tư, lao động với máy móc thiết bị… * Phũng kỹ thuật KCS: Trên cơ sở kế hoạch sản xuất mà phòng kế hoạch giao cho các phân xưởng, phòng kỹ thuật KCS tính toán các phương án thực hiện phối hợp với các phân xưởng sản xuất. Đồng thời chịu mọi trỏch nhiệm về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm. Theo dừi quy trỡnh cụng nghệ sản xuất kết hợp với phũng tổ chức đào tạo nghiệp vụ chuyờn mụn kỹ thuật, tham gia nghiờn cứư và đưa vào sản xuất cỏc nmặt hàng mới. Nghiờn cứu cải tiến thiết bị cụng nghiệp sản xuất. * Xớ nghiệp SXKD xuất nhập khẩu: Là xớ nghiệp chuyờn mua bỏn XNK cỏc mặt hàng phụi thộp của cụng ty . * Phũng bảo vệ: Bảo vệ an toàn tài sản, thiết bị vật tư của toàn cụng ty. * Phõn xưỡng : Cú 3 phõn xưởng đều cú nhiệm vụ chủ yếu vào gia cụng cơ khớ theo yờu cầu cỏc hợp đồng mà cụng ty đó ký thực hiện sản xuất sản phẩm theo kế hoạch. * Xớ nghiệp sản xuất ống thộp hàn : Chuyờn sản xuất ống thộp hàn. * Chi nhỏnh đặt tại Miền Nam(TP HCM) : Đõy là đại lớ giao dịch, giới thiệu sản phẩm của cụng ty. 2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty * Cơ cấu bộ máy kế toán Bộ mỏy kế toỏn của cụng ty được tổ chức theo quan hệ trực tuyến, nghĩa là kế toỏn trưởng trực tiếp điều hành cỏc nhõn viờn kế toỏn phần hành thụng qua khõu trung gian nhận lệnh. Phòng kế toán tài chính gồm 5 người, đó là: Kế toán trưởng, Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp và 3 nhân viên kế toán, mỗi nhân viên kế toán phụ trách một số phần hành kế toán, cụ thể như sau; Kế toỏn trưởng Phú phúng kế toỏn Nhõn viờn kế toỏn 1 Nhõn viờn kế toỏn 2 Nhõn viờn kế toỏn 3 * Kế toỏn trưởng: Là người đứng đầu bộ mỏy kế toỏn, quản lý và điều hành cỏc hoạt độnh kinh tế tài chớnh, theo dừi số liờu trờn sổ sỏch và chịu trỏch nhiệm với ban giỏm đốc. * Phú phũng kế toỏn: Phụ trỏch kinh tế tổng hợp cỏc phần hành, nhận kết quả từ cỏc kế toỏn viờn. Kế toỏn tổng hợp sẽ tập hợp số liệu và vào sổ tổng hợp, ngoài ra cũn phụ trỏch kế toỏn tập hợp chi phớ, giỏ thành , xỏc định kết quả tiờu thụ, tiền lương và thanh toỏn cho người bỏn. * Nhõn viờn kế toỏn 1: Phụ trỏch kế toỏn vật tư kiờm kế toỏn tiền mặt. Nhận cỏc chứng từ về nhập xuất vật tư, căn cứ vào đú để tớnh giỏ thành, vào sổ chi tiết, sổ nhập xuất nguyờn vật liệu và cuối kỳ chuyển cho kế toỏn tổng hợp vào sổ. Đồng thời là người chịu trách nhiệm viết các phiếu thu, phiếu chi. * Nhõn viờn kế toỏn 2: Phụ trỏch tiờu thụ và thanh toỏn với khỏch hàng chịu trỏch nhiệm theo dừi giỏ trị hàng hoỏ thờu thụ và cỏc khoản nợ phải thu của khỏch hàng. Phụ trỏch cả cỏc khoản tiền gửi và tiền vay ngõn hàng, các khoản thuế phải nộp NSNN. * Nhõn viờn kế toỏn 3: Theo dừi cỏc khoản phải thu, phải trả. * Hỡnh thức kế toỏn ỏp dụng tại doanh nghệp Doanh nghiệp ỏp dụng hỡnh thức nhật kỳ chứng từ, hình thức này bao gồm các loại sổ sau: Nhật ký chứng từ Bảng kê Sổ cái Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết Hình thức nhật ký chứng từ có 10 nhật ký chứng từ, được đánh số từ 1 đến 10. Tại doanh nghiệp sử dụng cả 10 loại chứng từ này và các bảng kê tương ứng. Căn cứ để ghi chép vào các nhật ký chứng từ là từ các chứng từ gốc, các sổ (thẻ) chi tiết, các bảng kê và các bảng phân bổ. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ, kế toán kiểm tra định khoản và ghi vào sổ chi tiết có liên quan (sổ chi tiết thành phẩm, sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán, thẻ kho…) Cuối tháng, trên cơ sở số liệu tổng cộng của các sổ chi tiết, chứng từ…kế toán vào các bảng kê, nhật ký chứng từ có liên quan, số liệu từ các nhật ký chứng từ được đưa vào sổ cái, tính ra số dư cuối kỳ của các tài khoản trên sổ cái. Đồng thời lập bảng tổng hợp chi tiết từ các sổ chi tiết. Số liệu ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ và các bảng tổng hợp chi tiết dùng để lập báo cáo tài chính. Quá trình nhập số liệu từ các chứng từ gốc vào các sổ, bảng tổng hợp có sự trợ giúp của máy vi tính: Có nghĩa là cuối tháng, kế toán tập hợp các chứng từ gốc lại và vào sổ nhập số liệu trực tiếp từ bàn phím vào máy vi tính( các mẫu sổ, bảng được kẻ sẵn trong máy) rồi in ra ngoài (sử dụng Word). Quá trình tính toán có thể sử dụng máy vi tính nhờ sử dụng trương trình Excel.Ví dụ như dòng tổng cộng cuối cùng của các sổ sẽ không cần sử dụng tính bằng tay mà tính ngay trên máy nhờ Excel. Như vậy, doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ, thực chất là ghi chép bằng tay thông qua bàn phím của máy vi tính, công ty hoàn toàn chưa áp dụng phần mềm kế toán. Việc cập nhật bằng máy vi tính chủ yếu phục vụ cho việc lên báo cáo tổng hợp. Hệ thống sổ kế toỏn Nhật ký chứng từ: (NKCT) Nhật ký chứng từ số 1: Ghi Có TK111- Tiền mặt Nhật ký chứng từ số 2: Ghi có TK 112- tiền gửi ngân hàng Nhật ký chứng từ số 5: Ghi có TK 331- PhảI trả cho người bán Nhật ký chứng từ số 7: Ghi có các TK 142, 152, 153, 214, 334, 621, 622, 627… Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp Nhật ký chứng từ số 8: Ghi có các TK 155, 156, 159, 131, 511, 512, 521, 531, 632, 641, 642, 711, 811, 911… Nhật ký chứng từ số 9: Ghi có TK 211, 212, 213 Nhật ký chứng từ số 10: Ghi có TK 121, 129, 141… Bảng kê: Bảng kê số 1,2,3,4,5,8,9,11 … Sơ đồ hạch toỏn kế toỏn theo hỡnh thức nhật ký chứng từ Chứng từ gốc và cỏc bảng phõn bổ Bảng kờ Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ chi tiết Sổ cỏi Bảng tổng hợp chi tiết BCTC Ghi chỳ: Đối chiếu kiểm tra. Ghi hàng ngày. Ghi theo thỏng. Hệ thống bỏo cỏo kế toỏn Bỏo cỏo tài chớnh là bỏo cỏo tổng hợp nhất về tỡnh hỡnh tài sản vốn và cụng nợ cũng như tỡnh hỡnh tài chớnh và kết quả kinh doanh trong kỳ (kỳ kế toỏn năm) . Cụng ty ỏp dụng kế toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn, nộp thuế theo phương phỏp khấu trừ. 2.2 Thực trạng công tác tổ chức công tác kế toán NVL, CCDC tại công ty THHH Nhà nước một thành viên Cơ Khí Quang Trung. 2.2.1 Đặc điểm sử dụng NVL, CCDC tại công ty. Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Khí Quang Trung là một đơn vị mang tính chất sản xuất, chuyên sản xuất máy móc thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh, sản xuất các mặt hàng thép phục vụ ngành công nghiệp nhẹ… cho nên nhu cầu về NVL, CCDC là rất lớn. Sản phẩm của công ty sản xuất ra cũng rất đa dạng, nhiều chủng loại nên NVL, CCDC cung cấp cho quá trình sản xuất cũng rất đa dạng và phong phú. Công ty sử dụng hàng nghìn loại vật liệu khác nhau như thép, sắt, inox, các loại động cơ... và rất nhiều loại CDCD phục vu cho nhu cầu sản xuất như các loại mặt nạ hàn, đá mài,… Xét về mặt chi phí thì NVL chiếm 70%-80% giá thành sản phẩm và toàn bộ chi phí sản xuất, NVL chính như Thép, inox chiếm tỷ trọng cao. Do đó chỉ cần một sự biến động nhỏ chi phí về thép, inox cũng làm cho giá thành sản phẩm biến động lớn. Những đặc điểm trên khiến công tác quản lý NVL của công ty có những nét riêng biệt. Công ty phải quản lý chặt chẽ NVL, sử dụng tiết kiệm có hiệu quả nhất, đặc biệt là NVL chính để có thể giảm giá thành sản phẩm, góp phần tăng lợi nhuận. 2.2.2 Phân loại, đánh giá và công tác quản lý NVL, CCDC. 2.2.2.1 Phân loại. Công ty đã tiến hành phân loại NVL trên cơ sở công dụng kinh tế và vai trò của từng loại NVL đối với quá trình sản xuất sản phẩm. Nhờ có sự phân loại này mà kế toán NVL có thể theo dõi tình hình biến động của từng thứ, loại NVL do đó có thể cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho việc lập kế hoạch thu mua và dự trữ NVL. NVL tại công ty được phân loại thành các loại chủ yếu sau: - Nguyờn vật liệu chớnh : Sắt, thộp, inox, các động cơ điện, vòng bi, đĩa nghiền, con lănhuiyh8y… - Nguyờn vật liệu phụ : Dầu, mỡ, các loại sơn, đất đèn … - Cụng cụ dụng cụ : Mặt nạ hàn, đá mài, đá đánh bóng, chổi sơn… - Nhiờn liệu : Xăng, dầu, than, gas - Phụ tựng thay thế : Là cỏc loại phụ tựng chi tiết được sử dụng để thay thế, sữa chữa mỏy múc, thiết bị sản xuất phương tiện vận tải. Danh mục NVL, CCDC của công ty như sau: 2.2.2.2 Đánh giá NVL, CCDC Đánh giá NVL, CCDC là dùng thước đo tiền tệ biểu hiện giá trị của NVL, CCDC theo những tiêu thức nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. NVL của công ty chủ yếu từ nguồn mua ngoài (trong và ngoái nước) , mua từ nhiều nguồn khác nhau nên chi phí thu mua là khác nhau. Để thuận lợi cho công tác kế toán, Công ty chỉ sử dụng giá thực tế để hạch toán. Đối với NVL nhập kho Giá thực tế NVL mua ngoài nhập kho là giá ghi trên hoá đơn (chưa thuế GTGT) cộng chi phí mua thực tế cộng các khoản thuế không được hoàn lại (nếu có) trừ đi các khoản giảm giá chiết khấu (nếu có); trong đó chi phí mua gồm chi phí bốc dỡ, bảo quản, vận chuyển vật tư từ nơi mua về đơn vị, tiền thuê kho bãi, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, công tác phí cho cán bộ thu mua, giá trị vật liệu hao hụt (nếu có).Vì vậy hình thức Công ty tổ chức thu mua NVL là chọn gói, chi phí mua đã tính trong giá mua của NVL, nên khi NVL về nhập kho là kế toán có thể tính ngay được giá trị thực tế của số NVL đó. Chi phí mua thực tế Các loại thuế không được hoàn lại Các khoản giảm giá, chiết khấu(nếu có) _ Giá mua chưa hoá đơn (chưa thuế GTGT) Giá thực tế mua ngoài nhập kho + + = Đối với NVL tiết kiệm, Công ty chỉ nhập kho theo dõi số lượng mà không đánh giá giá trị vật liệu nhập kho (coi giá trị NVL tiết kiệm nhập kho bằng 0). Đối với NVL xuất kho. Trị giá thực tế NVL xuất kho được tính theo phương pháp đích danh. Theo phương pháp này, khi xuất kho vật tư thì căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô hàng nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho. Doanh nghiệp áp dụng tính trị giá vốn vật tư, hàng hoá xuất kho vì doanh nghiệp chủ yếu sản xuất theo đơn đặt hàng, chủng loại NVL, CCDC tuy nhiều nhưng nhân diện được từng lô hàng. Ví dụ: Tình hình nhập xuất động cơ đIện 3 pha trong tháng 2 năm 2004 như sau: Ngày Tình hình N-X Số lượng (cái) Đơn giá Số tiền 1/2 Tồn 8 3.610.000 28.880.000 15/2 Nhập 2 3.610.000 7.220.000 20/2 Xuất 6 Ngày 20/2/2004 xuất 6 động cơ điện 3 pha tồn từ đầu tháng để sản xuất máy tôn cuộn. Ta có trị giá xuất của 6 động cơ điện này là: 6 x 3.610.000 = 21.660.000đ 2.2.3 Chứng từ kế toán sử dụng và thủ tục nhập, xuất kho 2.2.3.1 Quá trình nhập. Chứng từ và tài liệu liên quan Công ty sử dụng các loại chứng từ và tài liệu sau: Hoá đơn bán hàng Hoá đơn GTGT Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VTBB) Biên bản kiểm nghiệm (mẫu số 05-VTHD) Thẻ kho (mẫu số 06-VTBB) Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VTHD) Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hoá (mẫu 08-VTBB) Ngoài ra còn có giấy báo nhận hàng, giấy đề nghị mua hàng... Tại Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Khí Quang Trung, việc cung ứng vật liệu chủ yếu là do mua ngoài, căn cứ vào đơn đặt hàng phòng kỹ thuật xem khối lượng sản phẩm chuyển lên phòng vật tư, phòng vật tư căn cứ vào định mức kỹ thuật để mua vật liệu. Theo thủ tục nhập kho của Công ty thì tất cả các vật liệu mua về đều phải qua kiểm nghiệm trước khi nhập kho. Trong hoá đơn bán hàng đã quy định ghi rõ các chỉ tiêu về chủng loại, số lượng, đơn giá, thành tiền, hình thức thanh toán...Căn cứ vào hoá đơn này để tiến hành kiểm nghiệm, bao gồm Thủ kho Giám định vật tư Kế toán vật tư Ban kiểm nghiệm tiến hành xem xét nội dung hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn đúng với hợp đồng đã ký kết thì lập biên bản kiểm nghiệm và đồng ý cho nhập số vật liệu đó. Sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu nhập kho trên cơ sở các hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi giao cho phòng kinh doanh ký phiếu nhập kho rồi chuyển cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi số vật liệu thực nhập vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Liên 1: Phòng kế toán lưu lại Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán Liên 3: Giao cho người mua vật liệu để thanh toán Quy trình luân chuyển chứng từ được thể hiện ở sơ đồ sau: Kế toán vật tư Ban kiểm nhận Người giao hàng Thủ kho Phụ trách phòng kinh doanh Cán bộ cung ứng Bảo quản và lưu Nghiệp vụ nhập kho Lập phiếu nhập kho Ký phiếu nhập kho Đề nghị nhập kho Ghi sổ Kiểm nhận hàng Kiểm tra và ghi biên bản kiểm nhận 2.2.3.2 Quá trình xuất Chứng từ và tài liệu liên quan Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VTBB) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nnội bộ Phiếu vật tư theo hạn mức (mẫu 04-VTHD) ... Vật liệu chủ yếu xuất cho sản xuất kinh doanh, ngoài ra còn xuất bán, xuất vốn góp liên doanh. Căn cứ vào phiếu lĩnh vật tư theo định mức (đối với những trường hợp vật liệu sử dụng thường xuyên ổn định) và phiếu lĩnh vật tư không định mức (đối với những vật tư sử dụng không thường xuyên) phòng kế hoạch căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức sử dụng NVL. Đồng thời giao cho các phân xưởng khi xuất kho, thủ kho phải căn cứ vào phiếu lĩnh vật tư (trên phiếu lĩnh vật tư có ghi rõ đơn vị sử dụng, tên vật liệu, số lượng lĩnh và đầy đủ chữ ký của những người có trách nhiệm) và cùng với người nhận vật tư phải kiểm tra vào ký xác nhận Hàng ngày phân xưởng lên kế hoạch lĩnh vật tư được xét duyệt ở phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh sau đó căn cứ vào kế hoạch lĩnh vật tư kế toán sẽ viết phiếu xuất kho cho người lĩnh vật tư xuống lĩnh. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho và thực lĩnh ghi số lượng vật tư thực lĩnh vào thẻ kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Liên 1: Phòng kế toán lưu Liên 2:Thủ kho giữ Liên 3: Giao cho người lĩnh vật tư Quy trình luân chuyển chứng từ được thể hiện ở sơ đồ sau: Kế toán vật tư Thủ hko Bộ cung ứng vật tư Thủ trưởng,kế toán trưởng Người có nhu cấu mua hàng Nghiệp vụ xuất kho Bảo quản và lưu Ghi sổ Xuất hàng Lập phiếu xuất kho Duyệt lệnh xuất Lập chứng từ xin xuất Ví dụ: Ngày 20 tháng 2 năm 2004 xuất kho 6 động cơ điện 3 pha dùng cho sản xuất máy cắt tôn cuộn theo đơn giá thực tế là 3.610.000 2.2.4 Hạch toán chi tiết NVL, CCDC Kế toán chi tiết NVL, CCDC được thực hiện song song giữa kho và phòng kế toán . Để quản lý tình hình biến động NVL, Phương pháp kế toán chi tiết được Công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất do phòng kế hoạch lập. Số xuất kho trong tháng Số nhập trong tháng Số tồn kho đầu tháng Số tồn kho cuối tháng * Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận được chứng từ nhập xuất NVL thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng từ đó rồi tiến hành nhập xuất NVL, ghi phiếu nhập xuất vào phiếu nhập, phiếu xuất NVL. Cuối ngày phân loại chứng từ để ghi thẻ kho. Mỗi thứ NVL được ghi vào một tờ thẻ. Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên tờ thẻ theo ngày chứng từ và số chứng từ. Căn cứ vào phiếu nhập kho ghi cột nhập, căn cứ vào phiếu xuất kho ghi cột xuất. Sau mỗi lần nhập, xuất thủ kho tính ra số tồn kho luôn và ghi vào cột tồn. Cuối tháng thủ kho tính ra số tổng nhập, xuất của từng thứ NVl trên thẻ kho theo công thức: _ + = *Tại phòng kế toán : Kế toán trưởng sử dụng sổ chi tiết NVL, CCDC để theo dõi chi tiết từng thứ NVL, CDC theo cả số lượng và giá trị. Mỗi thứ được viết trên một tờ sổ. Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết NVL, CDC để lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn. Khi nhận được chứng từ nhập xuất NVL, CCDC ở từng kho, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ. Kế toán ghi sổ chi tiết cả chỉ tiêu số lượng và giá trị. Khi nhận được phiếu nhập kho, xuất kho kế toán căn cứ vào số lượng và đơn giá tính ra số tiền và ghi vào sổ chi tiết. Cuối tháng kế toán và thủ kho tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết NVL, CCDC và thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng, nếu số lượng khớp nhau thì kế toán trưởng tiến hành lập bảng tổng hợ