Luận văn Công tác văn thư, lưu trữ tại văn phòng tổng cục thuế trung ương

huộc thẩm quyền của Bộ Tài chính giải quyết Đối với những văn bản thuộc chức năng của Bộ Tài chính (trừ trường hợp có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ) thì phòng Hành chính làm phiếu chuyển Bộ Tài chính giải quyết. 3. Văn bản chuyển thẳng các Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế giải quyết: Trừ các loại văn bản ở điểm 1 và 2 nêu trên, các văn bản còn lại phải trả lời thì phải lập phiếu gửi về các Vụ, đơn vị xử lý theo chức năng, nhiệm vụ của Tổng cục phân công (mẫu phiếu gửi số 21 được nêu trong phụ lục 2). 4.Văn thư các Vụ, đơn vị (văn thư Vụ): a) Mỗi Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế được bố trí 01văn thư chuyên trách (sau đây gọi là văn thư Vụ), đăng ký họ, tên, hộp thư điện tử với phòng Hành chính – Lưu trữ, phòng Thư ký – Tổng hợp để phối hợp giao, nhận, ký văn bản hàng ngày. b) Văn thư các Vụ có trách nhiệm nhận hồ sơ từ phòng Hành chính - lưu trữ ít nhất mỗi ngày 04 lần, hai lần vào buổi sáng từ 8 giờ đến 10 giờ, hai lần buổi chiều từ 13 giờ đến 15 giờ; quản lý, lưu giữ hồ sơ tại Vụ theo quy định; phối hợp với Văn phòng sắp xếp hồ sơ, tài liệu in, sao của Vụ; trường hợp văn bản “gấp” phải nhận bất kỳ lúc nào khi yêu cầu của Văn phòng; c) Khi nhận văn bản của đơn vị từ phòng Hành chính – Lưu trữ, văn thư Vụ phải kiểm tra đối chiếu số lượng văn bản thực tế so với danh mục ghi trên sổ và ký nhận vào bản lưu của phòng Hành chính – lưu trữ; d) Ngoài việc nhận văn bản bằng giấy, văn thư Vụ có trách nhiệm theo dõi văn bản, thông tin chỉ đạo của Tổng cục Thuế, của Bộ Tài chính và các đơn vị trên mạng máy tính, trên chương trình quản lý và điều hành văn bản của Tổng cục Thuế, báo cáo đầy đủ, kịp thời lãnh đạo Vụ, đơn vị để xử lý công việc hàng ngày. Đồng thời, văn thư Vụ thực hiện cung cấp thông tin, gửi báo cáo, 43 các văn bản ban hành do Vụ, đơn vị soạn thảo qua mạng thư điện tử về trang Website của Tổng cục Thuế. * Giải quyết văn bản đến 1. Đối với các Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế a) Sau khi tiếp nhận văn bản từ phòng Hành chính, các Vụ, đơn vị có ý kiến chỉ đạo về thời gian hoàn thành từng văn bản và giao cho công chức thuộc đơn vị giải quyết; đối với văn bản gấp hoặc có đóng dấu độ khẩn phải xử lý ngay không được để quá thời hạn quy định; Những văn bản không có dấu đến, số đăng ký của Tổng cục Thuế ( trừ trường hợp quy định riêng hoặc theo chỉ đạo gấp của lãnh đạo Bộ Tài chính và lãnh đạo Tổng cục Thuế) các Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục không được giải quyết; b) Cán bộ, công chức được phân công xử lý văn bản đến, đọc kỹ nội dung, kiểm tra hồ sơ kèm theo (nếu có), nếu hồ sơ chưa đủ theo quy định thì dự thảo văn bản để thủ trưởng đơn vị ký gửi đơn vị yêu cầu bổ sung kịp thời; Khi cán bộ, công chức trình lãnh đạo Vụ, đơn vị duyệt bản thảo văn bản phải có phiếu trình Tổng cục. c) Lãnh đạo Vụ, đơn vị duyệt, chỉnh sửa, hoàn thiện nội dung bản thảo văn bản, ký tắt cạnh dấu chấm hết(./.) đối với văn bản thuộc thẩm quyền Tổng cục ký ban hành; ký tắt cạnh” Nơi nhận” đối với văn bản thuộc thẩm quyền ký của Bộ Tài chính ký ban hành đồng thời ký phiếu trình lãnh đạo Tổng cục và kèm theo phiếu trình Bộ để lãnh đạo Tổng cục ký trình Bộ; chữ ký tắt phải nhỏ hơn 0,5cm2; (mẫu tờ trình Bộ số 07a,07b được nêu trong phụ lục 3) 2. Đối với Văn phòng Tổng cục Thuế: Tất cả các văn bản trình lãnh đạo Tổng cục hoặc lãnh đạo Bộ, Chính phủ, v.v...đều phải chuyển qua phòng thư ký thuộc Văn phòng để trình lãnh đạo Tổng cục, trừ trường hợp có quy định riêng; 44 Phòng Thư ký – Tổng hợp có trách nhiệm theo dõi các văn bản trình lãnh đạo Tổng cục từ khi văn bản đến, quá trình xử lý cho đến khi có văn bản ký ban hành. 3. Đối với Lãnh đạo Tổng cục Duyệt, sửa ký văn bản thuộc thẩm quyền của Tổng cục, ký phiếu trình Bộ và ký tắt cạnh dấu chấm hết (./.) của văn bản dự thảo thảo thuộc thẩm quyền Bộ ký ban hành, chữ ký tắt phải nhỏ hơn 0,5cm2. Lãnh đạo Tổng cục không ký duyệt các văn bản do các Vụ, đơn vị trực tiếp trình (trừ trường hợp có quy định riêng). * Thời hạn hoàn thành việc giải quyết văn bản 1. Thời hạn hoàn thành và giải quyết văn bản - Hồ sơ xử lý đơn, thư khiếu nại, tố cáo thời hạn thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo; - Đối với văn bản thường giải quyết theo thời hạn như sau: Công văn yêu cầu bổ sung hồ sơ, phiếu chuyển hồ sơ chậm nhất là 2 ngày làm việc; văn bản thuộc thẩm quyền của Tổng cục Thuế chậm nhất là 15 ngày làm việc; văn bản thuộc thẩm quyền của Bộ Tài chính chậm nhất là 20 ngày làm việc; các văn bản miễn, giảm thuế 30 ngày làm việc (nếu đủ hồ sơ); xóa nợ tiền thuế, tiền phạt và trường hợp miễn, giảm thuế cần kiểm tra thực tế là 60 ngày. ( Bảng quy định thời hạn xử lý văn bản được nêu trong bảng số 2.6) 45 Bảng 2.2 Bảng quy định thời hạn xử lý văn bản thường Mã số Xử lý tại các vụ, đơn vị gồm cả thời gian lấy ý kiến và thẩm định hồ sơ (ngày) Luân chuyển trong văn phòng Tổng cục (ngày) Trình lãnh đạo Tổng cục (ngày) Trình Bộ (ngày ) Tổng số 1 2 3 4 5 6 7 - Văn bản thuộc thẩm quyền BTC 01 12-14 2 2 2-4 15-20 - Văn bản về chính sách chế độ thuộc thẩm quyền TCT 01 8-12 1-2 2 0 10-15 - Gia hạn nộp thuế 01 6 2 2 10 - Xác nhận nghĩa vụ thuế 01 2 1 3 - Xét miễn, giảm thuế - Xóa nợ thuế, phạt, miễn giảm thuế, cần kiểm tra thực tế 02 22 43 2 5 3 5 3 7 30 30 - Hoàn thuế trước, kiểm tra sau. - Hoàn thuế sau, kiểm tra trước. 02 8 48 2 4 2 4 3 4 15 60 - Trả lời đơn thư KN,TC về thuế, cán bộ thuế lần đầu + Trường hợp phải kiếm tra xác minh + Trường hợp phức tạp hoặc ở vùng sâu, vùng xa + Trường hợp quá phức tạp 03 9 22 29 40 2 2 6 8 2 3 5 5 2 3 5 7 15 30 45 60 - Tham gia ý kiến với các Vụ, đơn vị - Trường hợp phức tạp 05 1-2 3 1-2 3 Tham gia ý kiến với các ngành, các Vụ, Bộ (các trường hợp gấp thì yêu cầu về thời gian của đơn vị đề nghị) 05 3 1 4 (Nguồn: Quyết định số 2220/QĐ-TCT ngày 16/11/2015 của Tổng cục Thuế ) 46 2.Theo dõi, đôn đốc xử lý văn bản a) Văn phòng (phòng Hành chính - Lưu trữ và phòng Thư ký – Tổng hợp) có trách nhiệm theo dõi và đôn đốc việc giải quyết và luân chuyển văn bản của cơ quan Tổng cục Thuế và các Vụ, đơn vị liên quan; Hàng tháng vào ngày 25, Văn phòng thống kê các văn bản đến và văn bản hoàn thành, đã lưu hành gửi các Vụ, đơn vị kiểm tra đối chiếu. Kết quả đối chiếu của các Vụ, đơn vị phải gửi lại Văn phòng trước ngày 28 của tháng. Nếu kết quả đối chiếu không gửi lại Văn phòng thì coi như Vụ, đơn vị đã thống nhất kết quả của Văn phòng; Phòng Hành chính - Lưu trữ in biểu tổng hợp văn bản đến, số lũy kế từ ngày 01/01 đến ngày 25 của tháng báo cáo gồm các chỉ tiêu: Tổng số văn bản đến phải giải quyết, văn bản đã giải quyết và văn bản tồn đọng; Phòng Thư ký – Tổng hợp thông báo, đôn đốc số lũy kế từ ngày 01/01 đến ngày 25 của tháng báo cáo, gồm các chỉ tiêu: Văn bản đang trình duyệt, văn bản đã duyệt chuyển lại các Vụ, đơn vị hoàn thiện tiếp nhưng chưa trình lại để ký ban hành; b) Vụ trưởng, thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm về nội dung và thời hạn giải quyết văn bản; Đối với những việc chậm trễ, sai sót trong giải quyết hồ sơ văn bản, văn phòng và các Vụ, đơn vị phải kiểm điểm cụ thể, xác định rõ trách nhiệm của từng khâu, đến từng cá nhân thụ lý và lãnh đạo Vụ, đơn vị. Bảng 2.3. Mẫu sổ đăng ký văn bản đến Tổng cục Thuế( Ban hành kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ) 1. Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a) Bìa và trang đầu 47 Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình bày theo minh họa tại hình vẽ dưới đây: Ghi chú: (1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có); (2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với số của đơn vị); (3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến; (4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ; (5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ; (6): Số thứ tự của quyển sổ. Trên trang đầu của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng. Việc ký và đóng dấu được thực hiện ở khoảng giấy trống giữa từ số... đến số.. và Quyển số. b) Phần đăng ký văn bản đến Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu dưới đây: .(1).. (2) SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 20..(3). Từ ngày.đến ngày.. (4).. Từ số. đến số.(5) Quyển số:.. (6) 48 Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày, tháng Tên loại và trích yếu nôi dung Đơn vị, người nhận Ký nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) 2. Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12. Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”. Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đơn, thư. Cột 4: Ghi số và ký hiệu của văn bản đến. Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối năm, ví dụ: 03/01/11, 31/12/11. Cột 6: Ghi tên loại của văn bản đến (trừ công văn; tên loại văn bản có thể viết tắt) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó. Cột 7: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền. Cột 8: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản. Cột 9: Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao v.v...). 49 Bảng 2.4 Mẫu dấu đến Tổng cục Thuế( Ban hành kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ) 35 mm 50mm TỒNG CỤC THUẾ ĐẾN Số: Ngày: .. Chuyển: . . Bảng 2.5 Số lượng văn bản đến từ năm 2013 đến năm 2017 Số TT Năm Số lượng văn bản đến 1 2013 41.438 2 2014 41.858 3 2015 42.775 4 2016 41.303 5 2017 42.676 Tổng cộng 210.050 (Nguồn: Văn phòng Tổng cuc Thuế ) 2.2.2.3. Công tác quản lý văn bản đi Việc quản lý văn bản đi được thực hiện thống nhất tại bộ phận văn thư Tổng cục Thuế: Tiếp nhận, kiểm tra, rà soát và làm các thủ tục phát hành như cho số, nhân bản, đóng dấu, nhập vào phần mềm quản lý công văn, đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản đi. Con dấu là điểm đáng chú ý nhất trong quá trình ban hành và quản lý văn bản đi. Đó là yếu tố khẳng định vị trí pháp lý cũng như hiệu lực thi hành văn bản. Toàn bộ văn bản đi (bản gốc) của Tổng cục được lưu tại văn thư Tổng cục Thuế. Tổ chức quản lý văn bản đi của cơ quan Tổng cục Thuế Trung ương được thực hiện theo quy trình ISO gồm các bước cơ bản sau: 50 1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trước khi thực hiện công việc để phát hành văn bản, văn thư của Tổng cục theo dõi gửi văn bản đi kiểm tra lần cuối về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, đảm bảo đúng quy định thì lưu hành. - Ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản (theo Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính). - Nhân bản: Văn bản được nhân bản hoặc in theo đúng số lượng đã ghi ở nơi nhận; đối với văn bản mật thực hiện theo Thông tư số 161/2014/TT-BTC ngày 31/10/2014 của Bộ Tài chính quy định công tác bảo vệ bí mật của ngành tài chính. 2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật a) Đóng dấu Tổng cục thuế. - Văn thư đi thuộc phòng Hành chính - Lưu trữ là người giữ con dấu và trực tiếp đóng dấu các văn bản đi của Tổng cục Thuế. Chỉ đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của lãnh đạo Tổng cục, lãnh đạo các Vụ, đơn vị và lãnh đạo Văn phòng (gọi tắt là người có thẩm quyền) được quy định tại Quyết định số 1808/QĐ-TCT ngày 10/10/2014 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế ban hành quy chế làm việc tại cơ quan Tổng cục Thuế; - Đóng dấu phải ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều và chỉ dùng một loại mực dấu màu đỏ tươi; - Đối với văn bản cần đóng dấu giáp lai thì đóng ở chính giữa mép trên bên phải trang giấy A4, mỗi trang phải có một phần con dấu. b) Đóng dấu mức độ khẩn. Tùy theo mức độ cần chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo ba mức: Hỏa tốc, thượng khẩn, khẩn; Căn cứ vào ý kiến của các Vụ, đơn vị và chỉ đạo của lãnh đạo Tổng cục, 51 văn thư đi thực hiện đóng dấu theo mức độ khẩn phù hợp; không được tùy tiện lạm dụng, đóng dấu mức độ khẩn vào văn bản đi; Vị trí đóng dấu mức độ khẩn: Trang đầu, góc trái phía trên của văn bản. c) Đóng dấu mức độ Mật: Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 161/2014/TT-BTC ngày 31/10/2014 của Bộ tài chính quy định công tác bảo vệ bí mật nhà nước của ngành Tài chính. 3. Đăng ký văn đi a) Lập sổ đăng ký văn bản đi gồm các loại sổ sau: - Sổ đăng ký công văn đi do Tổng cục ký; - Sổ đăng ký quyết định do Tổng cục ký; - Sổ đăng ký công văn mật đi; - Sổ đăng ký các loại hình chính khác (Tờ trình, thông báo, báo cáo, mời họp, phiếu chuyển hồ sơ, công điện, công hàm ) Bảng 2.6: Mẫu sổ đăng ký văn bản đi Tổng cục Thuế (Ban hành kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ) 1. Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường) Sổ đăng ký văn bản đi phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm. a) Bìa và trang đầu Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký văn bản đi”. b) Phần đăng ký văn bản đi Phần đăng ký văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau: Số, ký hiệu văn bản Ngày, tháng văn bản Tên loại và trích yếu nội dung Người ký Nơi nhận văn bản Đơn vị, người nhận bản lưu Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) 52 2. Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ghi số và ký hiệu của văn bản. Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 31/12. Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản. Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản. Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản. Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu. Cột 7: Ghi số lượng bản phát hành. Cột 8: Ghi những điểm cần thiết khác. b) Đăng ký theo dõi văn bản đi trên mạng tin học Toàn bộ các loại văn bản đi (trừ văn bản mật) đều được cập nhật dữ liệu vào chương trình quản lý văn bản đi của Tổng cục Thuế 4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản gửi đi. a) Chuyển phát văn bản qua bưu điện Căn cứ nơi nhận trong văn bản, văn thư đi đóng dấu văn bản và cho vào phong bì, dán kín, đề tên, địa chỉ của tổ chức, cá nhân nhận văn bản; Văn bản đã ký, đóng dấu phải chuyển cho bưu điện phát ngay trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo đảm bảo chính xác, an toàn tài liệu. Khi giao bì thư, văn thư gửi văn bản đi yêu cầu bưu điện ký nhận vào sổ giao nhận của Tổng cục (sổ gửi văn bản đi bưu điện được nêu tại bảng 2.11) Bảng 2.7 Sổ gửi văn bản đi bưu điện (Ban hành kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ) 1. Mẫu sổ Sổ gửi văn bản đi bưu điện phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc 148mm x 210mm. 53 a) Bìa và trang đầu Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ gửi văn bản đi bưu điện”. b) Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu diện Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu điện được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau: Ngày chuyển Số, ký hiệu văn bản Nơi nhận văn bản Số lượng bì Ký nhận và dấu bưu điện Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) 2. Hướng dẫn ghi Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm gửi văn bản đi bưu điện; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12. Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản. Cột 3: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản, ví dụ: UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Cột 4: Ghi số lượng bì của văn bản gửi đi Cột 5: Chữ ký của nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn bản và dấu của bưu điện (nếu có). Cột 6: Ghi những điểm cần thiết khác./. b) Phát hành văn bản trực tiếp cho người nhận Trường hợp tổ chức, cá nhân đến Tổng cục Thuế (không có giấy hẹn) đề nghị được nhận trực tiếp thì phải có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức và ký vào sổ giao nhận. c) Chuyển phát văn bản qua mạng 54 Những văn bản có đóng dấu mức độ khẩn hoặc gấp, phòng Hành chính – Lưu trữ phải gửi qua mạng nội bộ hoặc fax để các cơ quan, đơn vị nhận và xử lý kịp thời. 5. Lưu văn bản đi Mỗi loại văn bản đi thuộc loại quyết định cá biệt: Miễn giảm thuế, xóa nợ thuế, v.vquyết định nhân sự đi nước ngoài chỉ được lưu hai bản (trong đó bản gốc lưu tại văn thư cơ quan Tổng cục Thuế; bản chính lưu tại đơn vị soạn thảo kèm theo hồ sơ xử lý). Các văn bản còn lại thì được lưu ba bản, trong đó bản gốc lưu tại văn thư Tổng cục; đơn vị soạn thảo 2 bản chính (văn thư bộ phận lưu 01 bản lưu hồ sơ chung, 01 bản lưu hồ sơ đã xử lý). Tất cả các loại văn bản đi của Tổng cục Thuế gồm các loại sau: Công văn đi của Tổng cục Thuế soạn thảo do Bộ Tài chính ký(gọi chung là Công văn Bộ); công văn đi do Tổng cục Thuế ký (gọi chung là công văn Tổng cục); Quyết định Bộ, Quyết định Tổng cục; giấy mời họp, công điện, công hàm; phiếu chuyển hồ sơ(Số liệu của văn bản đi các loại của các năm từ 2013 đến 2017 được nêu tại bảng 2.8) Bảng 2.8 Số lượng văn bản đi từ năm 2013 đến năm 2017 Số TT Năm Số lượng văn bản đến 1 2013 9.732 2 2014 9.719 3 2015 11.535 4 2016 17.263 5 2017 16.092 Tổng cộng 64.341 (Nguồn: tại cơ quan Tổng cuc Thuế Trung ương) 2.2.3. Quản lý và sử dụng con dấu 55 Dấu của cơ quan Tổng cục Thuế có hình Quốc huy, ngoài dấu cơ quan còn có các dấu chức danh, dấu chỉ mức độ Mật, khẩn, dấu tên,.v.vcon dấu của cơ quan Tổng cục Thuế được quản lý theo đúng quy định của pháp luật và Bộ Tài chính cũng như quy chế làm việc của Tổng cục Thuế quy định; Lãnh đạo Tổng cục Thuế có trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu; Văn thư cơ quan là người trực tiếp giữ con dấu các loại và thực hiện đóng dấu vào các văn bản khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu được đóng theo đúng quy định của nhà nước về thể thức cũng như ý nghĩa của việc đóng dấu: Dấu đóng trùm 1/3 chữ ký về bên trái; dấu treo, dấu giáp lai 2.2.4. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ Công tác lập hồ sơ hiện hành là việc tập hợp và sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. Việc lập hồ sơ có vị trí rất quan trọng bởi đây là cơ sở để xác định nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, là cơ sở để tiến hành các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Tuy nhiên, công tác lưu trữ chỉ được tiến hành tốt khi văn bản, tài liệu đã được lập theo đúng phương pháp, nguyên tắc từ các Vụ, đơn vị trong cơ quan và nộp lưu vào lưu trữ đúng thời hạn quy định; Việc lập hồ sơ tại cơ quan Tổng cục Thuế sẽ phục vụ tốt cho việc tra tìm nhanh chóng để giải quyết công việc một cách kịp thời và có hiệu quả. Quản lý tài liệu được chặt chẽ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước và của cơ quan, tạo điều kiện cho việc tra tìm trước mắt và lâu dài; Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan Tổng cục Thuế được thực hiện theo các bước cơ bản sau: Bước 1: Cán bộ tại các Vụ, đơn vị cùng với cán bộ văn thư tại đơn vị đó lập hồ sơ hoàn thành (cán bộ xử lý có trách nhiệm thu thập thông tin, bổ sung 56 các văn bản cần thiết để lập thành hồ sơ công việc); Bước 2: Cán bộ các đơn vị lập danh mục hồ sơ cá nhân (Mẫu danh mục hồ sơ được nêu tại bảng 2.9) Bước 3: Cán bộ đơn vị, cán bộ văn thư và lãnh đạo đơn vị đó xác định hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; Bước 4: Cán bộ văn thư tại các đơn vị và lãnh đạo đơn vị thống nhất; Bước 5: Sau khi đã thống nhất tài liệu nộp lưu thì cán bộ văn thư các Vụ, đơn vị và cán bộ lưu trữ Văn phòng làm biên bản bàn giao nhận hồ sơ tài liệu; Có thể nói, việc lập hồ sơ tại cơ quan Tổng cục Thuế được thực hiện khá chặt chẽ, đúng quy định của Nhà nước, chất lượng hồ sơ được lập tương đối tốt. Ý thức cán bộ trong công tác lập hồ sơ đã được cải thiện trong những năm gần đây. Đầu năm, cán bộ làm về lưu trữ của cơ quan Tổng cục Thuế tổng hợp và lập danh mục hồ sơ cho cả cơ quan. Do vậy, công tác lập hồ sơ được diễn ra chủ động, khoa học và hợp lý. Tuy nhiên, việc lập hồ sơ của một số cán bộ, công chức trong những trường hợp thiếu trách nhiệm còn chưa được tốt: Tài liệu trong hồ sơ chưa được thu thập đầy đủ, chưa sắp xếp và biên mục, chưa loại được tài liệu không còn giá trị và tài liệu trùng thừa. Khi nộp tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan thì cán bộ lưu trữ lại phải sắp xếp, loại tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa và biên mục hồ sơ; Theo tác giả, lãnh đạo Tổng cục Thuế chỉ đạo và yêu cầu các Vụ, đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc và lập hồ sơ cần phải làm tốt và đầy đủ các yêu cầu của việc lập hồ sơ. Như vậy, hồ sơ được lập mới phản ánh rõ được chức năng, nhiệm vụ của cơ quan góp phần nâng cao chất lượng hồ sơ; Việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Tổng cục Thuế cũng được thực hiện khá nghiêm túc và đúng thời gian quy định. Tổng cục Thuế hiện nay có 57 hai kho lưu trữ tài liệu: Một kho lưu trữ tại cơ quan Tổng cục tại địa chỉ số 123 phố Lò Đúc và một kho lưu trữ Hào Nam tại ngõ 466 Đê La Thành, Tổng cục đã thu và bảo quản tài liệu từ năm 1992 đến nay. Tuy nhiên, việc giao nộp hồ sơ đến thời hạn vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện nghiêm túc tại một số Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế. Một số Vụ, đơn vị do bận công việc, tài liệu của Vụ đó quá ít, Vụ đó muốn giữ lại tài liệu để tiện tra tìm nhanh hoặc do văn thư của Vụ không thực hiện giao nộp vào lưu trữ cơ quan, đến khi nộp vào lưu trữ cơ quan thì tài liệu của các năm đó đã được cán bộ lưu trữ cơ quan chỉnh lý từ mấy năm trước gây khó khăn trong việc lập mục lục hồ sơ. Vì vậy, Tổng cục Thuế cần có biện pháp thúc đẩy các Vụ, đơn vị trong việc nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định, giúp cho công tác lưu trữ của cơ quan Tổng cục thuế được tốt hơn và tránh được thất thoát tài liệu trong hồ sơ. Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, phục vụ khai thác tài liệu sau này. 58 Bảng 2.9 Mẫu danh mục hồ sơ (ban hành kèm theo Thông tư số 07/2012/TT- BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ); TÊN CQ, TC CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------- DANH MỤC HỒ SƠ CỦA .. (tên cơ quan, tổ chức) Năm . (Ban hành kèm theo Quyết định số . ngày tháng . năm của .) Số và ký hiệu HS Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Đơn vị/ người lập hồ sơ Ghi chú 1 2 3 4 5 I. TÊN ĐỀ MỤC LỚN 1. Tên đề mục nhỏ Tiêu đề hồ sơ Bản Danh mục hồ sơ này có ..(1) hồ sơ, bao gồm: ..(2) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; . (2) hồ sơ bảo quản có thời hạn. QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (chữ ký, dấu) Họ và tên Hướng dẫn sử dụng: Cột 1: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ (theo hướng dẫn tại Điểm d Khoản 3 Điều 13 của Thông tư này) Côt 2: Ghi số thứ tự và tên đề mục lớn, đề mục nhỏ; tiêu đề hồ sơ (theo hướng dẫn tại Điểm d Khoản 3 Điều 13 của Thông tư này). Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ: vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể; 59 Cột 4: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ; Cột 5: Ghi những thông tin đặc biệt về thời hạn bảo quản, về người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại mật v.v.... (1) Ghi tổng số hồ sơ có trong Danh mục. (2) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số lượng hồ sơ bảo quản có thời hạn trong Danh mục./. 2.3. Thực trạng công tác lưu trữ 2.3.1. Tình hình tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của Tổng cục Thuế Bộ phận lưu trữ của Tổng cục Thuế gồm hai cán bộ chuyên trách lưu trữ có bằng đại học chuyên môn về lĩnh vực lưu trữ. Việc bố trí riêng các cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ giúp cho việc bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu được tốt hơn; Đi liền với công tác văn thư, công tác lưu trữ cũng được Tổng cục quan tâm chỉ đạo, hướng dẫn, tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ là văn thư của các Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế khá đều đặn hàng năm. Bên cạnh đó, còn triển khai sát sao việc thực hiện các văn bản chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ của Cục văn thư và lưu trữ Nhà n