Luận văn Công tác văn thư tại văn phòng hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân quận tây hồ, thành phố Hà Nội

UBND quận hoặc thông qua các báo cáo, hội nghị. Một số nội dung được kết hợp kiểm tra thông qua việc rà soát các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản quan trọng khác. Hàng năm, UBND quận Tây Hồ lại tiến hành kiểm tra công tác văn thư một lần. Cách kiểm tra không theo định kỳ mà thường tiến hành bất ngờ nhằm xem xét hoạt động nghiệp vụ văn thư như thế nào, qua đó đòi hỏi cán bộ văn thư phải luôn đề cao tinh thần trách nhiệm của mình, làm việc nghiêm chỉnh theo quy định của Nhà nước, của HĐND và UBND quận đề ra, qua đó đảm bảo cho công tác quản lý văn thư của UBND quận có hiệu quả, tác động tốt đến việc thực hiện các nội dung về công tác văn thư của UBND quận theo quy định của Nhà nước và quy định của UB ND thành phố Hà Nội về công tác văn thư. 50 Bên cạnh đó, hàng năm Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ tổ chức sơ kết 6 tháng đầu năm và tổng kết văn thư lưu trữ năm để báo cáo lên HĐND và UBND quận. Điều này giúp cán bộ văn thư của quận rút ra được những kinh nghiệm, nhìn nhận được những vấn đề còn tồn tại, đồng thời có phương hướng khắc phục và đề nghị lên cấp trên với những điểm cần thiết để phục vụ trong công tác của mình. 2.2.2. Nội dung nghiệp vụ trong công tác văn thư 2.2.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Trung ương và Thành phố, ngay từ đầu năm 2015, UBND quận đã ban hành Kế hoạch số 15/KH- UBND ngày 21/01/2016 về công tác văn thư lưu trữ, theo đó đã phân công trách nhiệm cụ thể cho từng phòng, ban chuyên môn và UBND các phường, các đơn vị sự nghiệp thuộc quận thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ của Văn phòng nhằm đảm bảo quá trình hoạt động của UBND quận. Công tác soạn thảo văn bản UBND quận Tây Hồ ban hành các loại văn bản hành chính như sau: Quyết định, chỉ thị, quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu.... các văn bản hành chính được thực hiện theo đúng quy định tại Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và được cụ thể hóa bằng các mẫu văn bản chi tiết. Hiện nay, về cơ bản công tác soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện đảm bảo các bước theo quy định của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và 51 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Trong thời gian qua công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng HĐND và UBND quận cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao. Trình tự, thủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật. Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ có một đội ngũ cán bộ, chuyên viên thuộc các khối Văn xã, kinh tế, xây dựng- đô thị là bộ phận chuyên môn, tham mưu, giúp việc và hậu cần cho lãnh đạo UBND quận và lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND quận. Các văn bản được soạn thảo chủ yếu là các văn bản hành chính bao gồm các loại văn bản như: Quyết định, chỉ thị, báo cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, biên bản, tờ trình, công văn, giấy mời, giấy giới thiệu, phiếu gửi, phiếu chuyển.... tùy theo từng nhiệm vụ cụ thể mà cán bộ Văn phòng soạn thảo văn bản và chịu trách nhiệm trong quá trình soạn thảo các văn bản hành chính phục vụ giải quyết các vấn đề liên quan, ra các quyết định hành chính.... Trình tự soạn thảo văn bản của các cán bộ Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ đã được tiến hành theo đúng trình tự quy định: căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND quận hoặc lãnh đạo UBND quận tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hay chủ trì soạn thảo. Khi cán bộ Văn phòng được phân công soạn thảo văn bản, đầu tiên phải xác định hình thức, nội dung, mục đích, yêu cầu, phạm vi đối tượng điều chỉnh của văn bản để xây dựng bản thảo cho phù hợp. Sau đó, tiến hành thu thập thông tin cần thiết có liên quan đến nội dung văn bản để xây dựng đề cương trước khi soạn thảo. Việc soạn thảo văn bản phải đúng theo quy định, phù hợp với nội dung văn bản cần soạn thảo. Trong quá trình soạn thảo, trong một số trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo việc 52 tham khảo xin ý kiến các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan, nghiên cứu tiếp thu ý kiến để đảm bảo tính thực thi của văn bản. Sau khi hoàn thành bản thảo, cán bộ soạn thảo phải trình thủ trưởng đơn vị xin ý kiến xử lý và ký duyệt. Đặc biệt, việc kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày được UBND quận Tây Hồ thực hiện ngày càng đảm bảo chất lượng. Đối với các văn bản của UBND quận trước khi được phát hành thì lãnh đạo Văn phòng hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản. Việc xem xét văn bản ban hành phải đảm bảo các yêu cầu sau: đầy đủ về nội dung, tính pháp lý, diễn đạt đạt nội dung rõ ràng, chính xác, đầy đủ về thể thức: trích yếu số, ngày, tháng, năm, chức danh, thẩm quyền ký, nơi nhận văn bản. Trước khi trình văn bản cho lãnh đạo UBND quận ký chính thức, lãnh đạo Văn phòng phải ký nháy ngay sau dấu chấm hết “./.” ở phần nội dung văn bản và là người chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. UBND quận Tây Hồ quy định Văn phòng HĐND và UBND quận chịu trách nhiệm thẩm định về mặt pháp lý đối với các văn bản có phạm vi điều chỉnh chung trong toàn UBND quận. Dự thảo các văn bản do các phòng, ban chuyên môn khác thuộc UBND quận soạn thảo và tài liệu có liên quan (nếu có) trước khi trình Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND quận ký ban hành phải gửi về Văn phòng chậm nhất là 3 ngày để thẩm định. Công tác ban hành văn bản Văn bản sau khi được lãnh đạo UBND quận hoặc lãnh đạo Văn phòng ký chính thức sẽ được chuyển tới bộ phận văn thư để thực hiện các quy trình công việc: kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày của văn bản; đăng ký vào sổ công văn đi; sao lưu; đóng dấu cơ quan; làm thủ tục phát hành văn bản đi và lưu bản gốc văn bản đã phát hành. 53 Trong thời gian vừa qua, công tác ban hành văn bản đi của Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ đã đảm bảo đúng yêu cầu, trình tự, nơi nhận, đúng thẩm quyền ban hành. Theo thẩm quyền ban hành văn bản, UBND và văn phòng UBND quận thực hiện theo chỉ thị của UBND quận được ban hành 2 loại văn bản: Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quản lý nhà nước thông thường. Các phòng, ban, ngành thuộc UBND quận không có thẩm quyền ban hành các văn bản quy phạm pháp luật. Để giải quyết các công việc chuyên môn theo chức năng, nhiệm vụ được giao thì các phòng, ban, ngành trong quá trình tổ chức hoạt động chỉ được ban hành các văn bản hành chính thông thường. Văn phòng HĐND và UBND quận Tây hồ ban hành văn bản quản lý nhà nước theo chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền đúng quy định. Qua báo cáo về tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác các năm 2014, 2015 và năm 2016, Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ đã tham mưu cho lãnh đạo ban hành 10537 Quyết định, 3851 công văn, 1167 thông báo, 1132 báo cáo, 11 chỉ thị, 693 kế hoạch, 821 tờ trình và 592 giấy mời. Công tác soạn thảo đều đúng trình tự, thể thức theo quy định của pháp luật hiện hành. 2.2.2.2. Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến Văn bản đến là tất cả các công văn, giấy tờ, văn bản mà UBND quận Tây Hồ nhận được từ nơi khác chuyển đến. Hình thức chuyển đến có thể qua môi trường mạng như thư điện tử, qua các phần mềm quản lý văn bản, fax hoặc có thể là các văn bản giấy được gửi qua đường bưu điện hoặc gửi trực tiếp tại bộ phận văn thư của UBND quận. Hàng ngày, UBND quận Tây Hồ nhận được rất nhiều văn bản đến từ các cơ quan Chính phủ, UBND thành phố Hà Nội, các Bộ, các Sở, ban, ngành, các cơ quan trên địa bàn quận, các đơn vị trực thuộc và các cá nhân gửi đến. Tổng số văn bản đến của UBND quận lên tới hơn 6 nghìn văn bản 54 mỗi năm. Đây là số lượng thống kê được tổng hợp từ Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ cuối năm 2016. Cụ thể như sau: Bảng 2.2. Số lượng văn bản đến giai đoạn 2014- 2016 Năm Cấp quản lý 2014 2015 2016 Trung ương 4379 4122 4260 Cấp Quận 1394 1189 1952 Các đơn vị khác 435 413 537 Tổng 6208 5724 6749 (Nguồn: Báo cáo kết quả công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ năm 2014, 2015, 2016) Theo thống kế số lượng văn bản đến của UBND quận khá nhiều, có thể thấy số lượng các văn bản đến tăng dần qua các năm. Với số lượng văn bản nhiều như vậy, đòi hỏi công tác quản lý văn bản đến của UBND quận cần phải thực hiện cẩn thận, hợp lý và khoa học. Theo quy chế làm việc của Văn phòng HĐND và UBND quận cũng như việc áp dụng cơ chế “Một cửa” vào công tác văn thư, tất cả các văn bản gửi đến UBND quận đều phải tập trung tại bộ phận văn thư để làm thủ tục tiếp nhận và phân phát theo đúng trình tự quy định: tiếp nhận văn bản đến; kiểm tra, phân loại, bóc phong bì và đóng dấu đến; đăng ký văn bản đến; trình và chuyển giao văn bản đến; Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Tiếp nhận văn bản đến: Mỗi ngày, UBND quận Tây Hồ tiếp nhận văn bản đến từ nhiều nguồn: qua hệ thống thư điện tử gov của thành phố, qua hệ thống quản lý văn bản điều hành, gửi bằng fax hoặc được gửi bằng văn bản 55 giấy dù văn bản đó đến bằng con đường nào thì đều tập trung tại phòng Văn thư của UBND quận Tây Hồ. Trong quá trình tiếp nhận văn bản đến từ mọi người, văn thư của UBND quận Tây Hồ có trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến. Khi tiếp nhận văn bản, giấy tờ gửi đến UBND quận, cán bộ văn thư trực tiếp nhận văn bản và có trách nhiệm kiểm tra ngay xem văn bản có phải gửi đến đúng cơ quan mình hay không, kiểm tra số lượng đã đủ chưa. Nếu văn bản đến đựng trong phong bì cần kiểm tra xem phong bì có dấu hiệu bị bóc hay rách không. Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), cán bộ văn thư phải báo cáo ngay với người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết phải lập biên bản với người chuyển văn bản. Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy fax hoặc qua môi trường mạng, cán bộ văn thư quận phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện sai sót, phải kịp thời thông báo tới nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. Kiểm tra, phân loại, bóc phong bì và đóng dấu đến: Sau khi tiếp nhận văn bản đến, cán bộ văn thư kiểm tra xem văn bản và thông tin trên phong bì để đối chiếu với ngày gửi văn bản. Tiếp đến phân loại văn bản. Với văn bản gửi cho UBND quận và Văn phòng UBND quận, văn thư sẽ đăng ký số. Đối với sách, báo, tạp chí, thư gửi đích danh lãnh đạo hoặc cá nhân, cơ quan các phòng, ban thuộc UBND quận thì văn thư không cần đăng ký. Việc bóc phong bì văn thư của UBND quận cũng cần chú ý không được bóc các phong bì gửi đích danh hoặc gửi các phòng chuyên môn của UBND quận và việc bóc phong bì cũng cần phải đảm bảo các yêu cầu theo quy định: những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời; khi bóc tránh không được làm hư hại đối với các văn bản, không bỏ 56 sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài phong bì với số ký hiệu của văn bản bên trong bì, nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký các nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết. Đối với đơn thư khiếu nai, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì phải giữ lại phong bì và đính kèm với văn bản để làm chứng. Sau khi kiểm tra và đối chiếu văn bản đến, cán bộ văn thư của UBND quận đóng dấu “đến”, ghi số và ngày đến cho từng văn bản. Dấu “đến” được đóng vào góc trái, trang đầu dưới số và ký hiệu văn bản. Việc đóng dấu “đến” và ghi số, ngày đến nhằm xác định văn bản đó đã được chuyển đến cơ quan vào ngày nào để giúp cán bộ văn thư của UBND quận Tây Hồ dễ dàng vào số công văn đến và lưu trữ văn bản. Hình 2.4. Mẫu dấu “đến” của UBND quận Tây Hồ 57 Việc đóng dấu của văn thư quận Tây Hồ nhìn chung đã ngay ngắn, đúng vị trí, đúng quy định. Các văn bản đến đã được đóng dấu đến, ghi số và ngày đến đầy đủ. Hình 2.5. Mẫu văn bản đóng dấu đến chuẩn hoàn chỉnh Đăng ký văn bản đến: Văn bản đến của UBND quận Tây Hồ được đăng ký bằng sổ văn bản đến hoặc bằng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy tính. Hiện nay, UBND quận Tây Hồ đang áp dụng cả hai phương pháp quản lý văn bản này. Tuy nhiên, việc quản lý văn bản trên máy tính ít được sử dụng 58 phổ biến hơn. Văn bản đến của UBND quận được đăng ký theo 03 sổ khác nhau: Sổ đăng ký công văn đến từ Trung ương: gồm những văn bản của Chính phủ, các Bộ, UBND thành phố, các Sở, ban ngành của thành phố. Sổ đăng ký công văn đến Quận: gồm văn bản của các cơ quan và các phường trên địa bàn quận. Sổ đăng ký công văn đến đơn vị khác: gồm các văn bản của các cơ quan khác không thuộc địa bàn quận. Hình: 2.6. Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến Mẫu đăng ký văn bản đến bên trong: gồm 09 cột theo mẫu dưới: 59 Hình 2.7. Mẫu đăng ký văn bản đến bên trong sổ văn bản đến Trình và chuyển giao văn bản đến: Hiện nay, Văn phòng UBND quận Tây Hồ áp dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành trong công tác chỉ đạo, điều hành công việc. Cán bộ văn thư cũng có thể nhận, trình lãnh đạo văn bản đến qua phần mềm quản lý văn bản và điều hành hoặc chuyển trực tiếp các văn bản giấy. Trình văn bản đến: Sau khi đăng ký vào sổ văn bản đến. Với văn bản giấy, cán bộ văn thư phải nhanh chóng trình cho lãnh đạo UBND quận xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Ý kiến chỉ đạo giải quyết được bút phê trực tiếp lên văn bản. Đối với những văn bản được tiếp nhận qua phần mềm quản lý văn bản và điều hành, sau khi thực hiện tiếp nhận, đăng ký văn bản đến, cán bộ văn thư trình văn bản đến cho lãnh đạo UBND quận qua phần mềm quản lý văn bản và điều hành. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, văn thư đăng ký tiếp vào sổ, nhập dữ liệu máy tính, scan văn bản đến, 60 chuyển qua mạng và chuyển văn bản giấy tới các cá nhân, đơn vị có trách nhiệm giải quyết. Chuyển giao văn bản đến: Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo UBND quận Tây Hồ, văn bản đến phải được chuyển giao cho cán bộ trực tiếp giải quyết. Việc chuyển giao văn bản đến cần đảm bảo các yêu cầu: nhanh chóng, đúng đối tượng và chặt chẽ, giữ bí mật nội dung văn bản, ghi rõ thời gian giao- nhận. Người nhận phải ký nhận vào sổ chuyển giao, ghi rõ họ tên (khi cần thiết) để quy trách nhiệm và tra cứu kịp thời. Sao văn bản: Hầu hết các văn bản có ý kiến chỉ đạo giải quyết đều được sao để phục vụ quá trình giải quyết. Với các văn bản chỉ giải quyết nội bộ, cán bộ văn thư có thể photocopy. Với những văn bản quan trọng thì cán bộ văn thư tiến hành sao theo quy định và hình thức sao y bản chính. Hình 2.8. Mẫu văn bản sao y bản chính Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: Lãnh đạo UBND quận Tây Hồ có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. (Phần thể thức và nội dung văn bản) TM. ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH (Đã ký) Nguyễn Thế Hùng Số sao: 123/SL Nơi gửi: - TT Quận ủy- HĐND-UBND quận; - Đ/c Chủ tịch, PCT UBND quận; - Phòng TCKH, NV; - Lưu VP. SAO Y BẢN CHÍNH Hà Nội, ngày..thángnăm. TL. UBND QUẬN TÂY HỒ CHÁNH VĂN PHÒNG Lê Trung Đức 61 Các Phó Chủ tịch UBND quận được giao trực tiếp giải quyết văn bản đến theo sự ủy nhiệm của Chủ tịch UBND quận những văn bản đến thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách. Căn cứ nội dung văn bản đến lãnh đạo UBND quận giao các phòng, các cơ quan, cán bộ chuyên môn giải quyết. Các cơ quan, cán bộ chuyên môn có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo đúng thời gian quy định. Tại UBND quận Tây Hồ, Lãnh đạo UBND quận giao cho cán bộ Văn thư thực hiện những công việc như: xem xét toàn bộ văn bản đến, báo cáo những văn bản quan trọng khẩn cấp; phân loại văn bản đến cho các bộ phận, cá nhân giải quyết; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Trong công tác quản lý văn bản đến của UBND quận Tây Hồ, bộ phận văn thư đóng vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo quản lý văn bản đến cơ quan một cách thống nhất, nhanh chóng và kịp thời nhất cung cấp thông tin để giải quyết công việc đúng thời gian và có hiệu quả. 2.2.2.3. Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi. Theo thống kê, số lượng văn bản đi của UBND quận khá nhiều, được thể hiện cụ thể trong bảng tổng hợp dưới đây: Bảng 2.3. Số lượng văn bản đi giai đoạn 2014- 2016 Năm Tên loại văn bản 2014 2015 2016 Quyết định 3348 3261 3928 Chỉ thị 03 04 04 Thông báo 413 343 411 Kế hoạch 221 216 256 Báo cáo 386 317 429 Tờ trình 397 200 224 Giấy mời 202 164 226 Công văn khác 1184 1150 1517 Tổng 6154 5655 6995 (Nguồn: Báo cáo kết quả công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ năm 2014, 2015, 2016) 62 Có thể thấy mỗi năm UBND quận Tây Hồ phát hành khoảng 6000 văn bản đi các loại. Chính vì vậy, việc quản lý và giải quyết văn bản đi của quận cũng phải được quản lý nghiêm túc, có khoa học. Tất cả các văn bản đi của UBND quận phải được đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi ở bộ phận văn thư, phải được kiểm tra về nội dung và hình thức trước khi ban hành. Trình tự quản lý văn bản đi của UBND quận Tây Hồ cơ bản đã tuân thủ theo quy định của pháp luật. Theo đó, các văn bản như: Quyết định, báo cáo, biên bản, công văn, thông báo, tờ trình, kế hoạch, chỉ thị... mọi công văn, giấy tờ lấy danh nghĩa là UBND quận để gửi ra ngoài hoặc nội bộ cơ quan đều phải được lãnh đạo UBND quận ký chính thức sau đó chuyển qua bộ phận Văn thư để đăng ký số, lấy dấu và phát hành. Những văn bản chuyển trên môi trường mạng phải được ký chứng thư số để đảm bảo an toàn thông tin, tránh việc giả mạo văn bản. Trình ký văn bản: Văn bản sau khi in ra phải trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND quận hoặc Chánh văn phòng ký theo thẩm quyền. Văn bản trình ký phải được cán bộ văn thư rà soát, kiểm tra đầy đủ cả về nội dung và hình thức. Việc trình ký có thể do cán bộ văn thư hoặc cán bộ chuyên môn soạn thảo văn bản thực hiện. Đối với các văn bản thông thường, nội dung đơn giản thì chỉ cần trình văn bản đó lên người có thẩm quyền ký sau khi đã được kiểm tra nội dung và thể thức. Còn đối với các văn bản có nội dung phức tạp (văn bản quy phạm pháp luật, các đề án, kế hoạch dài hạn) thì phải có văn bản liên quan kèm theo khi trình ký, giúp thủ trưởng thẩm tra nội dung của văn bản khi cần. Đăng ký văn bản đi: Việc đăng ký văn bản đi của UBND quận Tây Hồ được thực hiện bằng 2 hình thức. Văn thư đăng ký văn bản đi bằng phương pháp truyền thống là lập sổ. Nhưng từ năm 2005, UBND quận trang bị cho bộ phận văn thư máy vi tính để sử dụng phần mềm nhập dữ liệu vào máy tính 63 theo hệ thống quản lý văn bản chung của thành phố. Đảm bảo tính khoa học, hiện đại hơn. Hàng năm quận Tây Hồ ban hành gần 6000 văn đi các loại. Vì vậy, để nhanh chóng và thuận tiện cho công tác quản lý, cán bộ văn thư tiến hành đăng ký theo tên loại, mỗi loại văn bản đăng ký vào một sổ riêng. Như vậy, các loại sổ của UBND quận Tây hồ bao gồm: + Sổ đăng ký Quyết định; + Sổ đăng ký Công văn; + Sổ đăng ký Giấy mời; + Sổ đăng ký Kế hoạch; + Sổ đăng ký Tờ trình; + Sổ đăng ký Báo cáo; + Sổ đăng ký Thông báo. Hình 2.9. Mẫu bìa sổ đăng ký công văn đi 64 Hình 2.10. Mẫu đăng ký văn bản đi bên trong sổ văn bản đi Mặc dù hiện nay, việc đăng ký văn bản đi đã được nhập liệu trong phần mềm quản lý trong máy tính nhưng vẫn cần chú ý kê khai, điền đầy đủ thông tin nội dung trong sổ văn bản đi để việc tìm kiếm cũng như kiểm tra, kiểm soát được chính xác và thuận lợi hơn. Nhân bản, đóng dấu văn bản: Văn bản sau khi được lãnh đạo ký phải chuyển về phòng văn thư. Cán bộ văn thư sẽ xem xét lại một lần nữa toàn bộ văn bản, kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày. Trước khi phát hành văn bản, cán bộ văn thư phải kiểm tra lại xem văn bản ban hành có đảm bảo các yêu cầu: đầy đủ về nội dung, tính hợp pháp, diễn đạt nội dung rõ ràng, chính xác, đầy đủ về nội dung, tính hợp pháp, diễn đạt nội dung rõ ràng, chính xác, đầy đủ cả về thể thức, trích yếu, số, ngày, tháng, năm, chức danh, thẩm quyền ký, nơi nhận văn bản. Sau đó tiến hành ghi số và ngày tháng cho văn bản. Số được đánh theo tên loại văn bản và bắt đầu từ số 01 của ngày đầu 65 năm cho đến hết. Ngày tháng văn bản được ghi đúng ngày làm thủ tục ban hành văn bản. Việc ghi số và ngày tháng văn bản của UBND quận Tây Hồ khá tốt, đúng với quy định của Nhà nước về hình thức, thể thức văn bản. Sau khi vào số văn bản và ghi ngày, tháng; văn thư tiến hành sao chép, nhân bản văn bản phát hành và đóng dấu lên văn bản. Đóng dấu là một phần không thể thiếu để chứng minh tính pháp lý và chân thực của văn bản. Chính vì vậy, cán bộ văn thư phải chú ý đóng dấu đúng thẩm quyền chữ ký. Phòng văn thư của UBND quận Tây Hồ có trách nhiệm bảo quản và sử dụng các loại con dấu sau: con dấu của UBND quận, con dấu của Văn phòng, dấu của thường trực HĐND quận; các dấu chức danh, dấu tên; dấu chỉ mức độ mật, khẩn, hỏa tốc và một số loại dấu khác theo quy định. Chuyển phát văn bản đi: Văn bản đi của UBND quận Tây Hồ phải được hoàn chỉnh các thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Với các văn bản “hỏa tốc” phải chuyển ngay trong ngày. Hiện nay, việc chuyển phát văn bản đi của UBND quận Tây Hồ có thể được chuyển qua hệ thống bưu điện, bằng fax hoặc qua môi trường mạng để thông tin được nhanh. Đối với nơi nhận là các cơ quan Nhà nước, các phòng ban chuyên môn, các Sở, ban, ngành...UBND quận Tây Hồ thực hiện chuyển phát văn bản trên môi trường mạng qua hệ thống thư điện tử gov hoặc hệ thống quản lý văn bản điều hành có ký chứng thư số. Đối với nơi nhận là các cá nhân, tổ chức ngoài UBND quận thì được chuyển giao qua đường bưu điện. Văn bản gửi ra ngoài được gửi trong phong bì in sẵn theo mẫu của UBND quận. Đối với các văn bản có mức độ “Mật”, “Khẩn” thì phải có đóng dấu chỉ mức độ “Mật”, “Khẩn” ở dưới số trên phòng bì. Lưu văn bản đi: Đây là khâu cuối cùng trong quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi của cán bộ văn thư UBND quận Tây Hồ. Mỗi văn 66 bản đi phải lưu thành hai bản; một bản gốc lưu tại văn thư cơ quan và một bản chính lưu trong hồ sơ phục vụ cho công tác lưu trữ. Bản lưu tại văn thư cơ quan phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Đặc biệt, việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các độ “Mật” được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Văn thư UBND quận Tây Hồ có trách nhiệm lập sổ sử dụng bản lưu để theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định. Các văn bản mật được lưu riêng, cất cẩn thận trong tủ có khóa hoặc trong két. Có thể thấy được các văn bản đi của UBND quận Tây Hồ sẽ là những cơ sở pháp lý quan trọng, là những thông tin phản ánh được trách nhiệm, nhiệm vụ mà cơ quan đang quan tâm, giải quyết. Việc quản lý các văn bản đi sẽ góp phần đảm bảo được yêu cầu thông tin cho quản lý, cho các quyết định và thể hiện được hiệu quả giải quyết công việc của UBND quận. Do vậy, UBND quận Tây Hồ cần quan tâm hơn nữa đối với công tác quản lý văn bản đi của Văn phòng UBND quận để nâng cao hơn nữa hiệu quả các quyết định hành chính. 2.2.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu. Nhìn chung việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư của UBND quận Tây Hồ về cơ bản được thực hiện nghiêm túc theo các quy định chung của pháp luật: Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu; Thông tư số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06/5/2002 của Bộ Công an và Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ về việc hướng dẫn thực hiện Nghị định số 58/2001/NĐ-CP; Thông tư 08/2003/TT-BCA ngày 12/5/2003 của Bộ Công an hướng dẫn mẫu dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP 24/8/2001 của Chính phủ; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về 67 công tác văn thư;