Luận văn Đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán tại phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam – chi nhánh Cần Thơ

. Như vậy, những ưu điểm của hệ thống cũ sẽ được lưu giữ trong hệ thống mới. Trong suốt giai đoạn thiết kế hệ thống, đội dự án sửa chữa những khuyết điểm tìm ra trong quá trình phân tích hệ thống. 2.1.3.4. Kết quả của phân tích hệ thống. Phân tích hệ thống có thể có ba kết quả. - Không thay đổi: vấn đề giải quyết không nghiêm trọng, các nguồn lực không đủ đáp ứng. - Cải tiến hệ thống hiện hành: với chi phí thấp có thể đạt được một kết quả thỏa mãn yêu cầu. - Thiết kế hệ thống mới: hệ thống hiện hành không thể điều chỉnh được để giải quyết vấn đề tồn tại. 2.1.4. Chuẩn bị trước khi sử dụng phần mềm kế toán. - Tìm hiểu yêu cầu thông tin và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp. - Xác định các loại báo cáo, chứng từ. - Xây dựng bảng mã và các danh mục liên quan. - Khai báo. - Tạo thủ tục kiểm soát. 2.1.5. Tìm hiểu phần mềm kế toán ACSOFT. 2.1.5.1. Tình hình thực tế phần mềm kế toán tại Việt Nam hiện nay. Trong số các phần mềm ứng dụng tại Việt Nam, phần mềm kế toán là sản phẩm thông dụng nhất. Theo thống kê Việt Nam hiện có hơn 130 nhà cung cấp phần mềm kế toán. Mỗi nhà cung cấp thường có một vài sản phẩm phù hợp với nhu cầu và quy mô của mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Thị trường phần mềm kế toán ở Việt Nam hiện nay được phát triển tương đối tốt, chia thành các loại như sau: - Phần mềm kế toán do các công ty nước ngoài viết và nhập vào Việt Nam như phần mềm: Solomon IV, Sun, Quickbooks... - Phần mềm kế toán do các công ty liên doanh nước ngoài hoặc các công ty tư nhân (phần mềm trong nước) viết như phần mềm: Acsoft, SSP, Bravo... - Và các phần mềm kế toán do các doanh nghiệp thuê viết hoặc tự viết. Hệ thống kế toán xây dựng trong phần mềm thường phù hợp với chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành của Việt Nam. Các thay đổi thường xuyên của Bộ Tài Chính về chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán trong nước được các phần mềm trong nước cập nhật nhanh hơn so với các phần mềm nước ngoài; ngoài ra việc bảo hành, bảo trì cũng nhanh chóng kịp thời hơn. Đây là ưu điểm rất lớn của các phần mềm trong trong nước. Tuy nhiên, nhược điểm lớn của các phần mềm sản xuất trong nước là tính chuyên dụng chưa cao, được xây dựng dựa trên các công cụ lập trình thông thường gây ra một số lỗi phần mềm, lỗi hệ thống so với các phần mềm kế toán nước ngoài có tính chuyên nghiệp cao...Mặc dù nhận biết được các ưu điểm và nhược điểm nhưng chất lượng các phần mềm kế toán ở Việt Nam hiện nay chưa thể đánh giá một cách cụ thể được. Vì Việt Nam chưa có một tổ chức độc lập nào đảm nhận trách nhiệm đánh giá chất lượng của các phần kế toán. 2.1.5.2. Thực tế ứng dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp ở Việt Nam. Một công trình khảo sát trên 200 doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam (Thực hiện bởi nhóm nghiên cứu của trường Đại học Kinh Tế TP. HCM do PGS.TS Nguyễn Việt chủ nhiệm) về việc sử dụng các phần mềm kế toán cho thấy tỷ lệ như sau: - Mua phần mềm sẵn chiếm tỷ lệ 48%. - Thuê các công ty phần mềm viết chiếm tỷ lệ 24%. - Tự doanh nghiệp viết phần mềm chiếm tỷ lệ 21%. - Còn lại 7% là các doanh nghiệp không sử dụng phần mềm kế toán. 24% 7% 48%21% Mua phần mềm viết sẵn Thuê công ty phần mềm viết Doanh nghiệp tự viết phần mềm Doanh nghiệp không sử dụng phần mềm Hình 3: BIỂU ĐỒ TỶ LỆ SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ TẠI VIỆT NAM (Nguồn: sách Hệ thống thông tin kế toán-Tác giả:Nguyễn Thế Hưng-2006) Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp trong nước cho rằng việc mua phần mềm kế toán có sẵn rất thuận lợi cho doanh nghiệp do chi phí thấp, nếu không phù hợp thì mua phần mềm khác. Nhất là các phần mềm sản xuất trong nước có giao diện và tài liệu hướng dẫn bằng tiếng Việt tạo thuận lợi cho các nhân viên kế toán người Việt trong việc khai thác và sử dụng. 2.1.5.3. Phần mềm Acsoft. a) Giới thiệu chung về Acsoft. Phần mềm kế toán ACsoft là phần mềm kế toán chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp do nhóm chuyên gia Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam phối hợp với Vụ chế độ kế toán Bộ Tài Chính biên soạn. Phần mềm Acsoft đang được ứng dụng rộng rãi. Hiện nay có khoảng 5000 doanh nghiệp trên toàn quốc sử dụng. Phần mềm kế toán ACSoft có ưu điểm là thao tác đơn giản, dễ sử dụng, giao diện thân thiện, chỉ cần nhập liệu là dễ dàng có được tất cả các báo cáo cuối kỳ, chi phí lại hợp lý. Phần mềm được đơn vị cung cấp cập nhật kịp thời các thông tin về chế độ kế toán mới. Phần mềm ACSoft có những phiên bản chính sau: - Phần mềm kế toán cho doanh nghiệp thương mại và dịch vụ. - Phần mềm kế toán cho doanh nghiệp sản xuất công nghiệp. - Phần mềm kế toán cho doanh nghiệp xây dựng, xây lắp. - Phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. b) Các bước khi thực hiện chương trình kế toán Acsoft. Bước 1: Cài đặt chương trình PM kế toán. Bước 2: Thiết lập thời gian thực hiện chương trình phần mềm ACsoft và chuẩn bị số dư của các tài khoản để nhập vào. Bước 3: Tiến hành khai báo hệ thống và tài khoản. Bước 4: Nhập số dư đầu kỳ cho từng tài khoản và từng chi tiết cho những tài khoản nào có chi tiết. Bước 5: Hàng ngày thực hiện kế toán chi tiết và định kì thực hiện kế toán tổng hợp. Bước 6: Vào chức năng Tìm kiếm để kiểm tra, truy xuất nhanh các dữ liệu, chỉnh sửa các dữ liệu. Bước 7: Truy xuất các sổ kế toán và các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị. 2.2. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU. 2.2.1. Phương pháp thu thập số liệu. - Thu thập thông tin trực tiếp từ Phòng Tài chính - Kế toán và Viện Tin học Doanh nghiệp của Chi nhánh. - Tham khảo ý kiến và phỏng vấn các nhân viên trong Chi nhánh. 2.2.1.1. Phỏng vấn. Phỏng vấn là phương pháp thông dụng, cổ điển nhưng dễ áp dụng và có hiệu quả tương đối cao. Có nhiều hình thức phỏng vấn như phỏng vấn bằng lời, phỏng vấn qua chứng từ, qua các trang web... Dù dưới hình thức nào thì dữ liệu, thông tin thu thập được cũng dưới dạng người cung cấp thông tin cho biết ý kiến, cung cấp dữ liệu bằng những sự trả lời. 2.2.1.2. Quan sát. Quan sát là phương pháp được dùng trong đa số các trường hợp cần thẩm định mức độ chính xác của các thông tin, dữ liệu đã thu thập được. Đôi khi các phương pháp khác như phương pháp phỏng vấn không thực hiện được, hay thực hiện không hiệu quả thì phương pháp quan sát cũng dùng để thu thập dữ liệu, thông tin cần thiết cho vấn đề cần phân tích. 2.2.1.3. Phương pháp xem xét và đánh giá tài liệu. Phương pháp này thường được dùng khi thu thập các thông tin về mức độ hợp thời của luồng thông tin từ trên xuống, cũng như nghiên cứu mức độ tuân thủ của cấp dưới đối với chính sách, các thủ tục được ban hành từ cấp trên. Các tài liệu cần xem xét và đánh giá gồm tài liệu của doanh nghiệp, tài liệu của hệ thống kế toán và tài liệu của các nhân cá nhân viên trong hệ thống. 2.2.2. Phương pháp phân tích số liệu. - Tổng hợp và phân tích thông tin trong hệ thống kế toán tại doanh nghiệp. - Dùng công cụ mô tả qui trình luân chuyển thông tin bằng lưu đồ chứng từ. - Đánh giá thông tin thu thập được. Lưu đồ chứng từ. Lưu đồ chứng từ trình bày cách xử lý các nghiệp vụ. Trong đó nhấn mạnh đến việc lập, lưu chuyển và lưu trữ chứng từ giữa các bộ phận, các lớp đối tượng tham gia vào hệ thống. Các bộ phận, các lớp đối tượng này thường được trình bày trong các cột. Hướng đọc lưu đồ qui ước từ trên xuống dưới, từ trái sang phải. Lưu đồ chứng từ sử dụng các biểu tượng sau: Điểm nối tiếp trên cùng một trang giấy Nhập liệu vào hệ thống bằng các thiết bị như bàn phím, máy quét. Chứng từ, báo cáo có nhiều liên Công việc xử lý bằng máy tính Công việc xử lý thủ công Dữ liệu được lưu trữ bằng phương tiện mà máy vi tính có thể đọc được như băng từ, đĩa từ... Lưu trữ hồ sơ bằng giấy theo qui ước sau: D: theo ngày; N: theo số hay số thứ tự; A: theo tên của hồ sơ hay dữ liệu Hướng luân chuyển của dữ liệu Sự bắt đầu, hay kết thúc lưu đồ. Chứng từ, báo cáo bằng giấy CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN ACSOFT TẠI VCCI CẦN THƠ 3.1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP. 3.1.1. Giới thiệu Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam Chi nhánh Cần Thơ. Được thành lập ngày 27/02/1992, địa bàn hoạt động mở rộng trên 12 tỉnh Đồng Bằng Sông Cửu Long bao gồm Tiền giang, Bến Tre, An Giang, Bạc Liêu, Cà Mau, Cần Thơ, Đồng Tháp, Hậu Giang, Kiên Giang, Sóc Trăng, Trà Vinh, Vĩnh Long và 01 Thành phố Cần Thơ. Trụ sở VCCI Cần Thơ đặt tại toà nhà Trung tâm Xúc tiến Thương mại và Đầu tư Khu vực Đồng Bằng Sông Cửu Long, số 12 Đại lộ Hoà Bình, Thành phố Cần Thơ. Toà nhà trên được sử dụng cho việc hỗ trợ các doanh nghiệp Đồng Bằng Sông Cửu Long xúc tiến thương mại và đầu tư. Tại đây thường xuyên diễn ra các cuộc họp, hội nghị, hội thảo ở cấp khu vực, quốc gia và quốc tế, là điểm hẹn của doanh nghiệp cả vùng, đồng thời cũng là nơi giới thiệu trưng bày sản phẩm của doanh nghiệp các tỉnh. 3.1.2. Cơ cấu tổ chức của VCCI Chi nhánh Cần Thơ. 3.1.2.1. Cơ cấu tổ chức tại Chi nhánh Giám đốc Chi nhánh Phòng Tổng hợp Phòng Pháp chế và C/O Phòng Hội Viên và TT thông tin kinh tế TT hỗ trợ DNVVN và Đào tạo (SMEPC) Viện Tin học Doanh nghiệp (ITB) Phòng Quản trị hành chính - Nhân sự Phòng Tài chính – Kế toán Hình 4: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI VCCI CHI NHÁNH CẦN THƠ 3.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ. a) Giám đốc. - Giám đốc Chi nhánh là người đại diện cho Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của Chi nhánh trước Chủ tịch, là người đứng đầu Chi nhánh chỉ đạo và hoạch định các công việc liên quan đến chức năng và nhiệm vụ của Phòng tại khu vực hoạt động (12 tỉnh và 01 thành phố vùng Đồng Bằng Sông Cửu Long). - Tổ chức thực hiện các công việc do Chủ tịch và Ban Thường trực đề ra theo khuôn khổ điều lệ và chức năng Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam đã được Thủ tướng phê duyệt. - Xây dựng bộ máy hoạt động của Chi nhánh như: cơ cấu tổ chức, nhân sự, trang thiết bị phục vụ công tác của Chi nhánh. Điều hành các phòng ban chuyên trách, các đơn vị trực thuộc để giải quyết công việc thường xuyên của Chi nhánh. Có quyền đề xuất bổ nhiệm hoặc bãi nhiệm các cán bộ trực thuộc phòng ban, các đơn vị trực thuộc do Chi nhánh quản lý. - Quyết định các hoạt động liên quan trong thẩm quyền của Chi nhánh, và tự chịu trách nhiệm toàn bộ về mặt tài chính. - Phê chuẩn các hoạt động do các phòng ban chức năng, các đơn vị trực thuộc đề xuất. - Điều tiết các hoạt động trong khuôn khổ kế hoạch nhằm đạt hiệu quả. b) Phòng Tổng hợp. Phòng Tổng hợp quản lý các công việc nội bộ như: quản trị hành chính, nhân sự, tài chính kế toán, lập kế hoạch và theo dõi thực hiện các hoạt động chung của Chi nhánh. - Chức năng của Phòng Quản trị hành chính-Nhân sự: gồm tuyển dụng nhân sự, theo dõi hồ sơ cán bộ - công nhân viên, bảo hiểm xã hội, theo dõi quản lý cho thuê toà nhà và cập nhật các văn bản liên quan. - Chức năng của Phòng Tài chính-Kế toán: bao gồm theo dõi các hoạt động thu chi của đơn vị, thiết lập sổ sách và báo cáo hàng tháng, quý cho lãnh đạo. c) Phòng Hội viên. Phòng Hội viên phụ trách các công việc về hội viên doanh nghiệp, phát triển hội viên, hiệp hội, các hoạt động liên quan đến thể chế, môi trường kinh doanh, đào tạo cán bộ quản lý, thực hiện các đề án hợp tác nghiên cứu về kinh tế, kinh doanh, tham gia và điều phối các hoạt động trong một số dự án quốc tế. Ngoài ra Phòng còn phụ trách tổ chức các sự kiện hội thảo, hội nghị liên quan đến hội nhập kinh tế quốc tế, đối thoại doanh nghiệp, ráp mối thương mại và triển khai các sự kiện giao thương giữa các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Phòng Hội viên quản lý Trung tâm thông tin kinh tế, quản lý và điều phối hai website của đơn vị, cập nhật thông tin, tài liệu về kinh tế xã hội phục vụ cho công tác nghiên cứu của cơ quan và doanh nghiệp. d) Phòng Pháp chế. Phòng Pháp chế phụ trách các công việc liên quan đến vấn đề pháp lý và cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O) cho doanh nghiệp. Cụ thể các hoạt động bao gồm: tổ chức tuyên truyền về các văn bản pháp luật liên quan đến doanh nghiệp, giải quyết các vấn đề vướng mắc của doanh nghiệp, thực hiện các dự án liên quan đến pháp chế, cải cách môi trường kinh doanh, cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá C/O cho các doanh nghiệp xuất khẩu, nghiên cứu và đề xuất với các cơ quan, tổ chức về các vấn đề pháp lý trong kinh doanh và đầu tư. e) Trung tâm Hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEPC.) Trung tâm Hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ phụ trách mảng đào tạo doanh nghiệp và tư vấn các vấn đề liên quan đến kinh doanh, phụ trách các dự án về hướng nghiệp, đào tạo khởi sự doanh nghiệp, xoá đói giảm nghèo, bình đẳng giới....tham gia các dự án phát triển cộng đồng doanh nghiệp. f) Chi nhánh Viện Tin học Doanh nghiệp (ITB) Là đơn vị trực thuộc Viện Tin học Doanh nghiệp thuộc VCCI, Chi nhánh ITB tại Cần Thơ thuộc sự điều phối của VCCI Cần Thơ. Chức năng chính của ITB là cung cấp các giải pháp phần mềm quản lý cho doanh nghiệp, các hoạt động về tin học, thương mại điện tử, thực hiện các dự án về ứng dụng công nghệ thông tin. 3.2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI VCCI CẦN THƠ TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN ACSOFT. 3.2.1. Đặc điểm hoạt động của Chi nhánh và yêu cầu thông tin đối với HTTT KT. 3.2.1.1. Đặc điểm hoạt động của Chi nhánh. Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam Chi nhánh Cần Thơ là chi nhánh của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam. Đây là một tổ chức phi chính phủ, phi lợi nhuận, tự chủ về tài chính. Phòng hoạt động theo pháp luật Việt Nam, theo điều lệ của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam. Chi nhánh được Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam cấp tài sản ban đầu (tòa nhà). Trên cơ sở tài sản, Chi nhánh tự khai thác nhằm đảm bảo tài chính cho các hoạt động của Chi nhánh và đảm bảo nguồn tiền này được sử dụng đúng quy định trong quy chế quản lý tài chính nội bộ của Chi nhánh. Hoạt động của Chi nhánh chỉ bao gồm hai chu trình: doanh thu và chi phí. Ngân sách của Chi nhánh hình thành từ các nguồn sau: - Phí gia nhập và hội phí do các hội viên tại 12 tỉnh và 01 thành phố khu vực Đồng Bằng Sông Cửu Long đóng góp. - Các khoản thu từ hoạt động của Chi nhánh như: thu phí cho thuê văn phòng, thu phí cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá C/O, học phí từ các khóa đào tạo ngắn hạn do Chi nhánh tổ chức và phí cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho doanh nghiệp. - Nguồn ngân sách từ Cơ quan Trung ương thực hiện các nhiệm vụ được giao trong năm. - Ngân sách Nhà nước hỗ trợ thực hiện các nhiệm vụ được Nhà nước giao. - Các hoạt động gây quỹ, tài trợ, đóng góp của các hiệp hội, doanh nghiệp, các tổ chức khác trong khu vực Đồng Bằng Sông Cửu Long và các nước lân cận. Phòng sử dụng ngân sách của mình vào những việc sau: - Chi hoạt động của Phòng, chi tiền lương và các chi phí về cơ sở vật chất. - Đầu tư mở rộng hoạt động ở trong và ngoài nước phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Phòng Thương mại và Công nghiệp theo quy định của pháp luật. - Tổ chức bộ máy kế toán: Phòng Tài chính-Kế toán chịu trách nhiệm toàn bộ công tác tài chính, kế toán. Đứng đầu là Phụ trách kế toán. Bảng 6: MÔ TẢ NHIỆM VỤ CỦA TỪNG NHÂN VIÊN TRONG BỘ MÁY KẾ TOÁN Tên nhân viên Nhiệm vụ 1. Võ Thị Thu Hương. Phụ trách kế toán. 2. Đặng Thành Trí. Kế toán thanh toán. 3. Triệu Thị Ngọc Thảnh. Thủ quỹ. (Nguồn: Phòng Tài chính-Kế toán) - Hình thức tổ chức bộ máy kế toán. + Hệ thống kế toán sử dụng hình thức kế toán máy (Phần mềm kế toán Acsoft – Phần mềm Kế toán doanh nghiệp thương mại dịch vụ) + Chế độ kế toán áp dụng theo “Chế độ kế toán doanh nghiệp” ban hành theo Quyết định số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. + Hình thức kế toán: Nhật kí chung - báo cáo sổ hàng năm và báo cáo đột xuất yêu cầu cho Cơ quan chủ quản tại Hà Nội. + Chính sách kế toán. ƒ Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam (VNĐ). ƒ Phương pháp khấu hao tài sản cố định hữu hình: Phương pháp khấu hao đường thẳng. ƒ Thuế GTGT được tính theo phương pháp khấu trừ. Thuế GTGT đầu ra được tính theo hai mức thuế: Š 10% đối với phí cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O). Š 0% đối với học phí các lớp đào tạo ngắn hạn, phí hỗ trợ doanh nghiệp và những dịch vụ khác. 3.2.1.2. Yêu cầu thông tin đối với hệ thống kế toán. a) Yêu cầu quản lý. - Các khoản thu, chi phải được hạch toán đầu đủ và chính xác trong hệ thống sổ sách kế toán của VCCI Cần Thơ. - Các khoản thu, chi phải đảm bảo nguyên tắc hiệu quả, tiết kiệm và tuân thủ các qui định, chế độ tài chính của Nhà nước. - Các chứng từ không hợp lệ sẽ bị từ chối thanh toán. - Bộ phận Tài chính-Kế toán phải lập báo cáo tài chính hàng tháng, hàng quý, sáu tháng, năm trình lãnh đạo chậm nhất là 7 ngày của tháng sau. (Theo Quy chế quản lý tài chính nội bộ của Phòng Thương mại và Công nghiệp Chi nhánh Cần Thơ ) b) Yêu cầu thông tin đối với hệ thống thông tin kế toán. Bảng 7: MÔ TẢ YÊU CẦU THÔNG TIN ĐỐI VỚI HTTT KT Hoạt động kinh tế Bộ phận thực hiện Yêu cầu thông tin Chu trình doanh thu - Thu tiền, xuất hóa đơn. Tài chính-Kế toán -Thông tin xét duyệt: Số hóa đơn, khách hàng, Số tiền.(cần đối chiếu, so sánh bảng giá, số lượng) -Thông tin thực hiện: Khách hàng; số phiếu thu, số hóa đơn; ngày thu tiền, xuất hóa đơn; cập nhật số tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, thông tin về khoản phải thu, doanh thu, ngân hàng, số tiền thuế giá trị gia tăng đầu ra. -Thông tin tổng hợp:Tổng hợp Nợ phải thu, số dư tiền mặt, số dư tài khoản ngân hàng, báo cáo doanh thu. Chu trình chi phí - Chi tiền Tài chính-Kế toán. - Thông tin xét duyệt: đối chiếu, so sánh với quy chế quản lý tài chính nội bộ và giá thị trường, số tiền giữa bảng kê thanh toán với các chứng từ liên quan như hóa đơn, biên nhận, phiếu thu, hợp đồng... - Thông tin thực hiện: số phiếu chi, Người nhận tiền, nội dung, số tiền chi, ghi nhận chi phí, số tiền thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ. - Thông tin tổng hợp: Tổng hợp số dư tiền mặt, Số dư tài khoản ngân hàng, báo cáo chi phí. 3.2.2. Tổ chức dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán. 3.2.2.1. Các đối tượng cần theo dõi. Bảng 8: MÔ TẢ CÁC ĐỐI TƯỢNG CẦN THEO DÕI Đối tượng chi tiết Nội dung mô tả Nội dung quản lý Khách hàng Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, tài khoản. - Theo tỉnh. - Theo tên công ty. Nhân viên Họ tên, phòng ban trực thuộc. - Theo phòng ban. Ngân hàng Tên ngân hàng, số trương mục. - Tên ngân hàng. Doanh thu Loại doanh thu. - Theo từng chức năng của Chi nhánh. Chi phí Loại chi phí. - Theo từng chức năng của Chi nhánh. 3.2.2.2. Hệ thống tài khoản sử dụng. a) Nhóm tài khoản không có tài khoản cấp nhỏ hơn:. ƒ 1111- Tiền Việt Nam. ƒ 1112- Ngoại tệ. ƒ 1121- Tiền gửi ngân hàng bằng tiền Việt Nam. ƒ 1122- Tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ. ƒ 1131- Tiền đang chuyển bằng tiền Việt Nam. ƒ 1132- Tiền đang chuyển bằng ngoại tệ. ƒ 1331- Thuế giá trị gia tăng đầu vào. ƒ 1368- Phải thu nội bộ. ƒ 1388-Phải thu khác. ƒ 2111- Tài sản cố định là Nhà cửa, vật kiến trúc. ƒ 2112- Tài sản cố định là Máy móc, thiết bị. ƒ 2413- Sữa chữa lớn TSCĐ. ƒ 33311-Thuế giá trị gia tăng đầu ra. ƒ 3344- Lương trả cán bộ công nhân viên. ƒ 3387- Doanh thu chưa thực hiện. ƒ 3388- Phải trả, phải nộp khác. ƒ 341- Vay dài hạn. ƒ 414- Quỹ đầu tư phát triển. ƒ 515- Doanh thu hoạt động tài chính. ƒ 635- Chi phí tài chính. b) Nhóm tài khoản có tài khoản cấp 1. Bảng 9: NHÓM TÀI KHOẢN CÓ TÀI KHOẢN 1 CẤP CHI TIẾT Nội dung phản ánh tài khoản Cấp 1 Tài khoản Nội dung Mã hóa 141- Tạm ứng. Tên nhân viên 01- Tên từng nhân viên 1531- Công cụ dụng cụ Tên dụng cụ văn phòng 01- Giấy A4 3335- Thuế thu nhập cá nhân Tên nhân viên 01- Tên từng nhân viên 3338- Các loại thuế khác Tên loại thuế 01- Thuế môn bài. 3339- Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác. Tên các loại phí 01- Khoản phụ thu. 3382- Kinh phí công đoàn. Tên từng loại kinh phí: Đảng phí, đoàn phí... 01- Kinh phí công đoàn 3383- Bảo hiểm xã hội Theo đối tượng nộp (nhân viên, cơ quan). 01- Nhân viên Nội dung phản ánh tài khoản ở các cấp Tài khoản Cấp 1 Mã Cấp 1 Cấp 2 Mã Cấp 2 HTDN- Hỗ trợ doanh nghiệp Từng dự án 01-Dự án GTZ 02- Dự án Prised HTHH- Hỗ trợ hiệp hội Từng dự án 01- Dự án GTZ HĐC- Hoạt động chung Từng dự án 01-Văn phòng. 02-Dự án Prised MTKD-Môi trường kinh doanh Từng dự án 01-Dự án GTZ. PCT-Phí chuyển tiền VP-Văn phòng VCCI 6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài. Từng chức năng XTTM-Xúc tiến thương mại. Từng dự án 01-Dự án GTZ Nội dung phản ánh tài khoản ở các cấp Tài khoản Cấp 1 Mã Cấp 1 Cấp 2 Mã Cấp 2 131- Phải thu của khách hàng Từng tỉnh AG-Khách hàng An Giang Từng công ty 01- Cty TNHH Tuấn Anh 3345-Khoản phải trả cán bộ khác Tên khoản trả thêm 01- Thưởng. 02- Làm thêm giờ Từng loại tiền thưởng 01- Thưởng lễ 02- Thưởng tết Bảng 10: NHÓM TÀI KHOẢN CÓ 2 CẤP TÀI KHOẢN CHI TIẾT Từ tài khoản 6411 đến tài khoản 6418, tài khoản 6421 đến 6428, 711 và 811 c) Nhóm tài khoản có nhiều tài khoản chi tiết. Nhóm tài khoản đồng cấp: Nhóm tài khoản có 2 cấp tài khoản chi tiết. Bảng 11: NHÓM TÀI KHOẢN ĐỒNG CẤP Nhóm tài khoản có 4 cấp chi tiết. Bảng 12: NHÓM TÀI KHOẢN CÓ 4 CẤP CHI TIẾT. Nội dung phản ánh ở tài khoản các cấp Tài khoản Cấp 1 Mã Cấp 1 Cấp 2 Mã Cấp 2 Cấp 3 Mã Cấp 3 Cấp 4 Mã Cấp 4 C/O-Thu tiền C/O và bán form. Từng loại chứng từ. 01-Thu C/O theo hóa đơn. HDDT-Hoạt động đầu tư. Từng loại hoạt động 01-Tiền cho thuê nhà. Từng đơn vị thuê nhà. 01-AIA 02-HSBC Từng loại dịch vụ. 02- Thuê hội trường. HP-Hội phí Từng tỉnh AG- An Giang HTDN-Hỗ trợ doanh nghiệp Từng dự án 04- Dự án Ngân sách Từng hoạt động của dự án 01-Luật doanh nghiệp Từng nguồn vốn 01-Vốn ngân sách cấp. HTHH-Hỗ trợ hiệp hội. Từng dự án 01- Dự án GTZ Từng hoạt động của dự án 01-Hiệp hội 02- Sở ban ngành MTKD-Môi trường kinh doanh Từng dự án 05- Dự án Ngân sách Từng hoạt động của dự án 02-Sở hữu trí tuệ Từng nguồn vốn 02-Vốn đối ứng của đơn vị. 5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ. Từng chức năng XTTM-Xúc tiến thương mại Từng dự án 05- Dự án Ngân sách Từng hoạt động của dự án 02-Sở hữu trí tuệ Từng nguồn vốn 02-Vốn đối ứng của đơn vị. 3.2.2.3. Tổ chức chứng từ kế toán. a) Chu trình doanh thu. Bảng 13: MÔ TẢ CÁC CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH DOANH THU Tên chứng từ Mã chứng từ Nội dung Người lập Bộ phận sử dụng Mẫu số Phiếu thu Số:..../PT Số phiếu thu, định khoản nợ có, ngày, tên người nộp (Khách hàng), địa chỉ, lí do, số tiền, bằng chữ, thuế VAT đầu ra, ký duyệt. Kế toán thanh toán Kế toán tài chính. 01-QĐ 15/2006/QĐ-BTC. Giấy báo có. Số chứng từ, ngày, số chuyển tiền, ngân hàng chuyển; người trả tiền, số tài khoản;ngân hàng thụ hưởng; người thụ hưởng, số tài khoản; số tiền, nội dung chuyển tiền. Ngân hàng Kế toán tài chính. Mẫu do ngân hàng Ngoại thương quy định Hóa đơn Kí hiệu: AD/2006T Số:0000001 Số HĐ, ngày, liên số, KH, ĐC, tên dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế GTGT đầu ra, tổng cộng số tiền, bằng chữ, ký duyệt. Kế toán thanh toán Kế toán tài chính MS 01 GTKT-2LN-01 b) Chu trình chi tiền. Bảng 14: MÔ TẢ CÁC CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH CHI PHÍ Tên chứng từ Mã chứng từ Nội dung Người lập Bộ phận sử dụng Mẫu số Phiếu chi Số:..../PC Số phiếu chi, định khỏan nợ có, ngày, tên người nhận, ĐC, lí do chi, số tiền, bằng chữ, ký duyệt. Kế toán thanh toán Kế toán tài chính MS 02-QĐ 15/2006/QĐ-BTC Bảng kê thanh toán Nội dung thanh toán; tên người thanh toán; chứng từ: số hiệu, ngày; nội dung chi; số tiền; ghi chú; tổng cộng; ngày lập bảng kê, người lập ký tên. Người cần thanh toán Kế toán tài chính MS C 06-TT Ủy nhiệm chi Ngày, tài khoản ghi nợ: số, tên tài khoản, ngân hàng; tài khoản ghi có: số, tên tài khoản, ngân hàng;số tiền, nội dung, ký duyệt, ngân hàng ký duyệt thanh toán. Kế toán thanh toán Kế toán tài chính Mẫu do ngân hàng Ngoại thương quy định Giấy đề nghị thanh toán. Tên nhân viên, bộ phận, nội dung chi, số tiền, ghi chú: trừ tạm ứng, ý kiến của bộ phận tài chính, nguồn vốn dự án, hạch toán, ký duyệt. Nhân viên liên quan Kế toán tài chính MS C 07-TT 3.2.2.4. Tổ chức quá trình xử lý. a) Lưu đồ xử lý bằng máy hoạt động xuất hóa đơn và thu tiền. Bộ phận liên quan Kế toán thanh toán Qui trình xử lý thông tin EDP Thủ quỹ 2 Bộ phận pháp chế Phụ trách kế toán ký duyệt, giám đốc ký duyệt Bộ phận liên quan 1 Phiếu đề nghị xuất hóa đơn Nhập dữ liệu th