Luận văn Đẩy mạnh kiểm soát bán hàng tại công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không

ình độ, năng lực, chuyên môn của nhân viên và nhà quản lý trong doanh nghiệp, bao gồm: - Trình độ, năng lực quản trị kinh doanh của ban Giám đốc doanh nghiệp sẽ cho phép các doanh nghiệp xây dựng được các chiến lược kiểm soát đúng đắn, phù hợp với công tác bán hàng của doanh nghiệp. - Trình độ, năng lực kinh doanh của đội ngũ cán bộ doanh nghiệp. Đây là những người trực tiếp thực hiện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy, trình độ, năng lực của họ ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả công việc. - Năng lực kiểm soát của doanh nghiệp, thể hiện ở quy mô và khả năng huy động vốn của doanh nghiệp, cũng là một nhân tố tác động rất lớn đến hoạt động kiểm soát. - Văn hóa doanh nghiệp hiện đang rất được các nhà quản trị xem trọng. Văn hóa doanh nghiệp ảnh hưởng rất lớn đến tinh thần làm việc của nhân viên, có thể làm hiệu quả công việc tốt hơn hoặc xấu đi.. Chương III: Phương pháp nghiên cứu và thực trạng kiểm soát bán hàng tại Công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không 3.1. Phương pháp nghiên cứu 3.1.1. Phương pháp thu thập dữ liệu Phương pháp sử dụng phiếu điều tra. Phiếu điều tra gồm 15 câu hỏi. Nội dung điều tra tập trung vào tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng của nhân viên bán hàng bao gồm các tiêu chuẩn công ty sử dụng để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên, hoạt động điều chỉnh của Công ty khi phát hiện nhân viên không đạt chỉ tiêu bán hàng đề ra, phương pháp doanh nghiệp sử dụng để đánh giá thành tích của nhân viên, công tác thảo luận đánh giá giữa doanh nghiệp với nhân viên. Đối tượng áp dụng nhân viên bán hàng, nhân viên kinh doanh. Bản chi tiết đính kèm ở Phụ lục 1. Cụ thể, phát phiếu điều tra cho các nhân viên: + Lê Đức Thái: nhân viên kinh doanh + Đoàn Thị Hồng Hoa: nhân viên kinh doanh + Nguyễn Đức Thắng: nhân viên kinh doanh + Lê Thị Thanh: nhân viên kinh doanh + Trịnh Thị Yến: nhân viên bán thuốc lá điếu + Nguyễn Đức Hùng: nhân viên bán thuốc lá điếu + Nguyễn Thị Lệ: nhân viên bán vé máy bay + Nguyễn Bách Hợp: nhân viên bán vé máy bay Thời gian điều tra: phát phiếu điều tra ngày 14-04-2009, thu phiếu điều tra ngày 15-04-2009 Phương pháp phỏng vấn. Nội dung phỏng vấn: tình hình kinh doanh chung của doanh nghiệp, thực trạng công tác kiểm soát bán hàng và quy trình đánh giá thành tích nhân viên, những vấn đề tồn tại và các giải pháp mà Công ty đã áp dụng. Bản chi tiết đính kèm phụ lục 2. Phỏng vấn bà Lê Thị Thảo, trưởng phòng kinh doanh. Thời gian phỏng vấn 9h sáng ngày 15-04-2009. Phỏng vấn các vấn đề liên quan đến hoạt động phòng kinh doanh nói chung và công tác kiểm soát hoạt động bán hàng của Công ty. Phỏng vấn anh Nguyễn Thạch Anh, chuyên viên phụ trách mảng bán hàng. Thời gian phỏng vấn 14h30 ngày 15-04-2009. Phỏng vấn các vấn đề về thực trạng hoạt động bán hàng của các nhân viên phòng kinh doanh bao gồm kết quả bán hàng của các nhân viên, quy trình đánh giá thành tích nhân viên. - Phương pháp quan sát trực tiếp: Trong quá trình thực tập, em đã tiến hành quan sát trực tiếp hoạt động bán hàng của các nhân viên bán hàng và hoạt động kiểm soát của các cán bộ quản lý. Qua việc quan sát trực tiếp, em đã nắm được một phần thực trạng hoạt động bán hàng và kiểm soát bán hàng của Công ty. Phương pháp thu thập các dữ liệu thứ cấp: Qua quá trình thực tập tại Công ty, em đã thu thập được một số thông tin về hoạt động kinh doanh của Công ty bao gồm kết quả hoạt động kinh doanh, theo báo cáo tài chính, kết quả hoạt động bán hàng, các kế hoạch và việc thực hiện công tác bán hàng qua các năm, kết cấu nhân viên… 3.1.2. Phương pháp phân tích, tổng hợp dữ liệu - Phương pháp thống kê: Sau khi thu thập dữ liệu của Công ty, em tiến hành thống kê các dữ liệu. Thực trạng tình hình hoạt động kiểm soát bán hàng của Công ty được phản ánh phần lớn qua các dữ liệu này. - Phương pháp so sánh: Qua các dữ liệu thu thập được từ Công ty về kế hoạch bán hàng và kết quả bán hàng đã được thực hiện, em đã tiến hành so sánh kết quả bán hàng qua các năm. Trên cơ sở so sánh các dữ liệu đó em có thể biết được công tác bán hàng của doanh nghiệp có được thực hiện theo đúng kế hoạch đã đề ra không. So sánh kết quả bán hàng thu được với kế hoạch đã đề ra phản ánh phần nào hiệu quả hoạt động kiểm soát bán hàng của doanh nghiệp. 3.2. Đánh giá tổng quan tình hình doanh nghiệp và nhân tố ảnh hưởng đến công tác kiểm soát bán hàng tại Công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không. 3.2.1 Đánh giá tổng quan tình hình Công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không * Lịch sử hình thành, phát triển của Công ty, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty, chức năng nhiệm vụ và ngành nghề kinh doanh. Công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không (Air services supply joint- stock company) có trụ sở chính: Số 1 ngõ 196, phố Nguyễn Sơn, phường Bồ Đề, quận Long Biên, Hà Nội và Chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh: số 7- đường Hậu Giang- Phường 4- Quận Tân Bình Công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không ra đời trên cơ sở tiền thân là Cục phục vụ- tổng Cục Hàng Không dân dụng Việt Nam, ngày 19/9/2004 Bộ giao thông vận tải ra Quyết định số 1507/QĐ/TCCB- LĐ thành lập Công ty cung ứng dịch vụ Hàng Không Việt Nam không trực thuộc Cục Hàng Không dân dụng Việt Nam. Ngày 1/1/2007, Công ty chính thức cổ phần hóa lấy tên là: Công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không. * Các lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp: Theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103015438 ngày 15/01/2007 của Sở kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội, hoạt động chính của Công ty bao gồm: kinh doanh xuất nhập khẩu hàng may mặc, hàng thủ công mỹ nghệ, đồ hộp, rau quả thực phẩm, máy, thiết bị, vật tư, nguyên liệu, phương tiện vận tải phục vụ sản xuất tiêu dùng, hàng tiêu dùng thiết yếu phục vụ du lịch, hàng không; sản xuất kinh doanh hàng giải khát, đồ hộp, ăn uống công cộng... Ngoài ra Công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không còn cung cấp dịch vụ, đại lý bán vé máy bay, tư vấn, xuất khẩu lao động,kinh doanh trực tiếp nhập khẩu hóa chất phục vụ ngành dệt may, kinh doanh hàng miễn thuế, kho bãi, khí đốt hóa lỏng… Sơ đồ 3.1. Sơ đồ cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không 1. T.tâm XKLĐ- TM 2. T.tâm TM- DVKH 3. T.tâm TM-77 Nguyễn Sơn Các VPĐD, chi nhánh Các trung tâm Giám đốc Hội đồng quản trị Ban kiểm soát 1.Xưởng dệt 2.Xưởng giặt là 3.Đại lý ôtô 4.XNGC-PL hàng may mặc 5.Trường dạy nghề 6.NM SX nước giải khát 7.NM chế biến rau quả TP Các đơn vị sxkd Các VPĐD, chi nhánh C¸c VP§ D, chi nh¸nh Các trung tâm Đơn vị kinh doanh Các phòng chức năng Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu Phòng tổ chức cán bộ Phòng hành chính tổng hợp Phòng kế toán- tài chính Phòng kế hoạch đầu tư VPĐD tại LB Nga VPĐD tại UAE VPĐD tại Malaysia CN tại TPHCM CN tại Hưng Yên (Nguồn: Phòng kế hoạch và đầu tư) Từ bảng trên ta thấy, doanh thu về bán hàng của năm 2007 giảm so với năm 2006, đây là thời điểm Công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không mới bước vào thời kỳ cổ phần hóa, cơ cấu tổ chức có sự thay đổi nên hoạt động kinh doanh có sự thay đổi. Tuy nhiên chi phí bán hàng của Công ty năm 2007 cũng giảm so với năm 2006. Tổng chi phí năm 2007 tăng so với năm 2006 nhưng lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh của năm 2007 tăng so với năm 2006. Năm 2008 là thời gian nền kinh tế nước ta gặp phải nhiều khó khăn, Công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không cũng bị ảnh hưởng ít nhiều, lợi nhuận gộp về bán hàng của công ty năm 2008 giảm hơn 5 tỷ so với năm 2007. Tuy nhiên chi phí bán hàng của năm 2008 cũng giảm một phần đáng kể, hơn 3 tỷ nên lợi nhuận thuần của Công ty chỉ giảm hơn 1 tỷ đồng. 3.2.2 Đánh giá tổng quan nhân tố ảnh hưởng đến công tác kiểm soát bán hàng tại Công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không. 3.2.2.1. Nhân tố khách quan - Trong vài năm gần đây, nền kinh tế có nhiều biến động, xu hướng cổ phần hóa công ty nhà nước được đẩy mạnh. Công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không chuyển đổi từ loại hình công ty nhà nước sang công ty cổ phần. Chính điều này đã làm ảnh hưởng không nhỏ đến công tác kiểm soát bán hàng của doanh nghiệp. - Sự phát triển của khoa học công nghệ cũng ảnh hưởng một phần không nhỏ đến hoạt động kiểm soát bán hàng tại Công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không. Khoa học công nghệ phát triển, các trang thiết bị máy móc phục vụ cho quá trình kiểm soát bán hàng được cải tiến, nâng cao chất lượng kiểm soát. Các doanh nghiệp khác đã ứng dụng công nghệ mới, nâng cao chất lượng công tác kiểm soát, hoạt động kiểm soát bán hàng tại Công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không cũng bị ảnh hưởng không nhỏ. 3.2.2.2. Nhân tố chủ quan - Trình độ đội ngũ kiểm soát bán hàng tại Công ty: Đội ngũ kiểm soát bán hàng tại Công ty chưa qua đào tạo bài bản, các nhân viên kiểm soát thường là cán bộ làm việc lâu năm được thăng cấp lên làm quản lý, dựa vào kinh nghiệm tích lũy được nhiều năm để thực hiện công việc kiểm soát chứ không qua một lớp đào tạo kỹ năng kiểm soát. Chính vì vậy công tác kiểm soát bán hàng của đội ngũ kiểm soát bán hàng của Công ty không đáp ứng được yêu cầu của công việc. - Cơ sở vật chất hạ tầng: Hiện tại Công ty không trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật đáp ứng yêu cầu của công tác kiểm soát bán hàng như hệ thống máy móc kiểm tra, giám sát. Với sự đầu tư không thích đáng như vậy, hoạt động kiểm soát bán hàng của Công ty không đạt hiệu quả cao. - Văn hóa doanh nghiệp là một yếu tố gây ảnh hưởng rất lớn đến công tác kiểm soát bán hàng tại Công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không. Công ty mới chuyển đổi từ mô hình doanh nghiệp Nhà nước sang công ty cổ phần, văn hóa doanh nghiệp vẫn mang nặng đặc điểm của các công ty Nhà nước, do vậy hoạt động kiểm soát bán hàng vẫn chưa được thực hiện theo đúng quy định. 3.3. Kết quả thu thập dữ liệu sơ cấp * Kết quả điều tra trắc nghiệm:Số lượng phiếu là 8 phiếu. Kết quả tổng hợp như sau: - 100% nhân viên được điều tra đều làm việc tại công ty trên 3 năm. - 100% nhân viên được điều tra cho biết tiêu chuẩn công ty sử dụng để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên là doanh số bán hàng. Ngoài ra có 25% nhân viên cho biết công ty có sử dụng cả tiêu chuẩn số lượng đơn đặt hàng. Bảng 3.2. Kết quả điều tra nhân viên Công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không về độ chính xác của các tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành công việc. STT Tiêu chuẩn Độ chính xác 1 2 3 4 1 Doanh số bán hàng 37,5% 62,5% 2 Số lượng khách hàng mới 12,5% 50% 37,5% 3 Tỷ lệ thành công với đối tượng khách hàng 50% 50% 4 Số lần nói chuyện với khách hàng 62,5% 37,5% 5 Kiến thức về sản phẩm 75% 25% Trong đó: Độ chính xác là (1): Rất chính xác: (2): Chính xác; (3): Thiếu chính xác; (4): Hoàn toàn không chính xác. - 75% cho biết công ty có chế độ thưởng thêm khi nhân viên có kết quả bán hàng vượt chỉ tiêu đề ra ban đầu; 25% cho biết công ty không hề có chế độ thưởng thêm khi vượt chỉ tiêu. - 62,5 % nhân viên cho biết khi nhân viên mắc sai lầm trong công tác bán hàng, công ty có tiến hành điều chỉnh; 37,5% cho rằng công ty không có hành động điều chỉnh nào. - Hoạt động điều chỉnh được tiến hành như sau: Hướng dẫn cách sửa chữa chiếm 25%; động viên chiếm 62,5%; Chuyển nhân viên sang bộ phận khác chiếm 12,5%. - 75% cho biết công ty sử dụng phương pháp xếp hạng để đánh giá thành tích nhân viên; 37,5% cho biết công ty sử dụng phương pháp ghi chép. - 50% cho rằng phương pháp kiểm soát của công ty khiến họ làm việc tốt hơn, 37,5 % nhận xét là phương pháp kiểm soát hiện tại không có tác động gì đến công việc của các nhân viên; 12,5% cho rằng chỉ tác động được một phần, không làm thay đổi hiệu quả làm việc của nhân viên. - Chỉ có 25% số nhân viên được điều tra cho rằng các ý kiến đóng góp nâng cao chất lượng công tác bán hàng của họ được ghi nhận, 75% cho biết ý kiến của họ không được ghi nhận. - 12,5% cho rằng ý kiến của họ được lãnh đạo công ty đưa vào thực hiện, 87,5% còn lại cho rằng ý kiến của họ không được áp dụng. - Một số ý kiến đóng góp của các nhân viên để nâng cao chất lượng công tác bán hàng của Công ty. + Công ty nên có chế độ thưởng khi nhân viên hoàn thành tốt công việc để khuyến khích nhân viên phấn đấu nhiều hơn. + Công ty cần chú trọng hơn đến ý kiến của các nhân viên. * Kết quả phỏng vấn. Kết quả kinh doanh năm vừa rồi của Công ty không đạt chỉ tiêu, thậm chí là thấp hơn rất nhiều so với kế hoạch đề ra ban đầu. Nguyên nhân khiến cho kết quả kinh doanh không đạt chỉ tiêu là do công tác kiểm soát bán hàng không được thực hiện tốt, cụ thể là doanh thu bán hàng có tăng nhưng chi phí thì lại tăng hơn rất nhiều so với doanh thu. Rõ ràng công tác kiểm soát bán hàng chưa được tốt mới dẫn đến kết quả này. Quy trình kiểm soát mà Công ty hiện đang sử dụng đã được đưa vào áp dụng trong Công ty được nhiều năm, Công ty đã từng có hoạt động điều chỉnh quy trình kiểm soát nhưng kết quả thu về vẫn không như yêu cầu. Thêm vào đó công tác kiểm soát bán hàng của Công ty chưa được thực hiện đúng quy trình. Một phần là do cán bộ kiểm soát chưa được đào tạo bài bản về công tác kiểm soát. Thêm vào đó quy trình kiểm soát hiện tại đã được áp dụng từ lâu và hiện nay đã có vẻ không phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty. Các công cụ chính mà doanh nghiệp sử dụng để đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh là doanh thu bán hàng, hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi. Những công cụ này phản ánh khá chính xác kết quả bán hàng của Công ty vì nó thể hiện được việc Công ty đã bán ra được bao nhiêu hàng hóa, lượng tiền thu về là bao nhiêu, chi ra là bao nhiêu. Về công tác kiểm soát lực lượng bán hàng, Công ty sử dụng những nhân viên kiểm soát khác nhau đối với các loại mặt hàng khác nhau. Công việc kiểm soát thường do các cán bộ quản lý phụ trách. Các cán bộ kiểm soát sẽ theo dõi tình hình thực hiện hoạt động bán hàng của các nhân viên thông qua kết quả kinh doanh của họ, sau đó sẽ có biện pháp điều chỉnh. Công việc điều chỉnh thường là động viên nhân viên bán hàng làm việc tốt hơn. Công ty có sử dụng quy trình đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên tuy nhiên quy trình này chưa được hoàn thiện, cần phải được điều chỉnh nhiều nhất là trong công tác thảo luận đánh giá với nhân viên bán hàng. Các tiêu chuẩn chính mà Công ty dùng để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên bán hàng gồm có doanh thu bán hàng của nhân viên, kiến thức về sản phẩm của Công ty và số lượng khách hàng mới. Các tiêu chuẩn này phản ánh đúng một phần kết quả làm việc của các nhân viên vì công việc chính của nhân viên bán hàng là bán hàng nên họ phải hiểu rõ về sản phẩm mà họ bán, doanh thu bán hàng họ đạt được, số lượng khách hàng mới phản ánh khả năng và nỗ lực của họ trong việc bán hàng. 3.4. Kết quả phân tích dữ liệu thứ cấp 3.4.1.Lực lượng bán hàng của Công ty * Đội ngũ quản lý bán hàng Công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không kinh doanh nhiều mặt hàng như: thuốc lá điếu, vé máy bay, quần áo xuất khẩu, thực phẩm đóng hộp… nên công tác kiểm soát hơi khó khăn. Nhà quản lý phải phân ra cho các nhân viên phụ trách từng mảng hoạt động riêng. Cụ thể với các ngành hàng xuất khẩu sẽ do trưởng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu phụ trách, mặt hàng thuốc lá điếu có một trưởng phòng phụ trách riêng, việc bán vé máy bay do giám đốc trung tâm bán vé máy bay quản lý. Nhân viên kiểm soát của Công ty phải luôn nắm bắt được tình hình hoạt động bán hàng, phải thường xuyên báo cáo và đặc biệt phải làm việc theo đúng với các tiêu chuẩn, quy tắc mà công ty đề ra. Hiện tại công tác tổ chức nhân sự kiểm soát của Công ty chưa được thực hiện tốt, bố trí nhân sự không phù hợp, gây lãng phí chẳng hạn doanh thu bán hàng thuốc lá điếu chiếm tỷ trọng rất nhỏ so với mặt hàng thực phẩm đóng hộp và khăn dệt xuất khẩu thế nhưng vẫn được bố trí số nhân viên kiểm soát giống như hai mặt hàng trên. Điều này dẫn đến công việc của nhân viên kiểm soát ở bộ phận thuốc lá điếu rất nhẹ nhàng và thừa thời gian trong khi các bộ phận khác thì thiếu người, công việc luôn chồng chất. * Nhân viên bán hàng: Kết cấu nhân viên bán hàng của công ty được thể hiện ở bảng sau: Bảng 3.3. Kết cấu nhân viên bán hàng của công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không Đơn vị tính: người Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Tổng lao động 31 32 35 Trình độ đại học 13 14 15 Trình độ cao đẳng 0 0 0 Trình độ trung cấp 18 18 20 (Nguồn: Phòng tổ chức cán bộ) Qua bảng trên ta thấy lực lượng bán hàng trong Công ty có trình độ trung cấp chiếm tỷ trọng lớn hơn so với trình độ đại học. Tuy nhiên lực lượng lao động có sự thay đổi qua các năm và ta nhận thấy lượng lao động có trình độ đại học ngày càng có xu hướng tăng lên. 3.4.2.Quy trình kiểm soát bán hàng tại Công ty Sơ đồ 3.2. Quy trình kiểm soát bán hàng tại công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không. Xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát Đánh giá kết quả hoạt động bán hàng Điều chỉnh hoạt động bán hàng (Nguồn: Phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu) Hiện tại Công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không đang áp dụng quy trình kiểm soát bán hàng như trên. Thực trạng việc áp dụng quy trình này được thể hiện ở từng bước như sau: 3.4.2.1. Xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát Xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát là một bước rất quan trọng trong quy trình kiểm soát bán hàng của công ty. Tiêu chuẩn kiểm soát được xây dựng tốt, phù hợp với thực trạng hoạt động bán hàng của công ty sẽ giúp cho công tác kiểm soát của các cán bộ quản lý được dễ dàng hơn, kết quả kiểm soát thu được cũng chính xác hơn. Hiện tại Công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không sử dụng các tiêu chuẩn sau để kiểm soát hoạt động bán hàng của công ty: - Tiêu chuẩn đầu ra: + Doanh thu từ hoạt động bán hàng Bảng 3.4. Tiêu chuẩn về sản lượng bán ra của công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không từ năm 2006- 2008. Đơn vị tính: triệu đồng STT Mặt hàng Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1 Thực phẩm đóng hộp 153.023 155.662 294.136 2 Hàng may mặc 38.464 23.756 36.471 3 Vé máy bay 2.262 2.224 2.629 4 Nhập khẩu 164.966 115.635 180.568 5 Xuất khẩu 2.276 709 500 6 Thuốc lá 3.024 2.071 3.568 (Nguồn: Phòng kế toán tài chính) Qua báo cáo của các nhân viên về doanh thu bán hàng của từng loại mặt hàng cụ thể nhà quản lý sẽ dễ dàng kiểm soát được công việc bán hàng cũng như có thể tìm ra được các biện pháp khắc phục kịp thời khi có sự cố phát sinh. + Số lượng đơn đặt hàng: Công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không có quy mô kinh doanh khá lớn. Hoạt động bán hàng của Công ty chuyên về bán buôn nên số lượng đơn đặt hàng là một căn cứ khá quan trọng giúp nhà quản lý nắm bắt được lượng hàng Công ty bán ra hàng tháng. + Lợi nhuận từ hoạt động bán hàng: mức lợi nhuận dự kiến của Công ty tăng đều và nhanh qua các năm biểu hiện thông qua các chỉ tiêu lợi nhuận thuần, tỉ suất lợi nhuận… - Tiêu chuẩn đầu vào: Tiêu chuẩn đầu vào được Công ty dùng để kiểm soát hoạt động bán hàng là chi phí bán hàng. Đó là các khoản chi phí liên quan đến việc đo lường bằng tiền, chúng gắn liền giá trị bằng tiền với đơn vị các khoản chi phí khác. Xác định các tiêu chuẩn về chi phí của Công ty là xác định vấn đề về lao động, tiền lương, chi phí cho sản phẩm của Công ty, chi phí mua hàng, chi phí marketing và một loạt các chi phí khác giúp cho việc tiêu thụ hàng hóa thuận lợi, đạt hiệu quả cao. 3.4.2.2. Đánh giá kết quả hoạt động bán hàng Bảng 3.5. Kết quả hoạt động bán hàng của công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không năm 2006- 2008 Đơn vị tính: triệu đồng STT Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 So sánh 2007/ 2006 2008/ 2007 1 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 378.415 314.642 522.839 (63.773) 208.197 2 Giá vốn hàng bán 346.410 282.695 496.514 (63.715) 213.819 3 Chi phí bán hàng 14.084 10.170 6.489 (3.914) (3.681) 4 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 1.718 1.746 39 28 (1.707) (Nguồn: phòng kế toán tài chính) Qua bảng trên ta thấy, doanh thu và chi phí bán hàng của năm 2007 có giảm so với năm 2006 nhưng lợi nhuận của năm 2007 vẫn tăng so với năm 2006. Năm 2008, doanh thu của Công ty tăng lên rất nhiều so với năm 2007, chi phí bán hàng cũng giảm so với năm 2007. Tuy nhiên, do doanh thu từ hoạt động tài chính và các hoạt động khác của năm 2008 giảm so với năm 2007 nên lợi nhuận cũng bị giảm đi khá nhiều. Ngoài ra, qua việc so sánh giữa kế hoạch bán hàngvới kết quả thực hiện được, ta có thể thấy được công tác bán hàng của doanh nghiệp có đạt được mục tiêu đề ra ban đầu hay không. Thông qua việc so sánh này ta cũng có thể nhận xét được chất lượng công tác kiểm soát bán hàng của doanh nghiệp. Qua bảng trên ta thấy, doanh thu bán hàng của Công ty được thực hiện vượt so với kế hoạch ở cả 3 năm, đặc biệt năm 2008 doanh thu bán hàng tăng hơn 187 tỷ so với kế hoạch. Giá vốn hàng bán do đó cũng tăng lên đáng kể so với kế hoạch đề ra ban đầu. Nhưng tổng chi phí của các năm đều tăng rất nhiều so với kế hoạch đặc biệt là năm 2008 khiến cho lợi nhuận của doanh nghiệp bị giảm đi khá nhiều đặc biệt là năm 2008, lợi nhuận giảm so với kế hoạch hơn 2 tỷ đồng. Điều này cho thấy doanh nghiệp đã không kiểm soát tốt chi phí. * Phương pháp kiểm soát: Mục đích của việc đánh giá kết quả hoạt động bán hàng nhằm giúp cho Công ty thấy thực trạng công tác bán hàng. Qua đó Công ty sẽ có thể đề ra các biện pháp để hoàn thiện hơn nữa công tác kiểm soát bán hàng. Và để đánh giá công tác bán hàng thì Công ty sử dụng một số phương pháp kiểm soát sau: - Hiện tại Công ty tiến hành kiểm soát hoạt động bán hàng thông qua các báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Đây là phương pháp kiểm soát khá đơn giản và được hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh áp dụng. Thông qua các báo cáo kết quả, bằng những số liệu thực tế thì nhà quản trị thấy được gần như toàn bộ công việc mà cấp dưới đã làm. Các báo cáo này được các cán bộ kiểm soát của công ty tổng hợp theo các kỳ nhất định. Trên cơ sở các báo cáo nhà quản trị sẽ tiến hành đánh giá kết quả hoạt động bán hàng của công ty. Công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không có danh mục hàng hóa khá phong phú, bao gồm nhiều chủng loại hàng hóa khác nhau nên công ty tiến hành tổng hợp kết quả bán hàng theo từng loại hàng, mục hàng. Các cán bộ phụ trách từng nhóm hàng cụ thể sẽ phải báo cáo lên nhà quản lý tình hình tiêu thụ của mặt hàng mà họ phụ trách Điều này đảm bảo cho việc kiểm soát của nhà quản lý sẽ dễ dàng hơn, nhà quản lý sẽ nắm được tình hình bán ra của từng loại hàng cụ thể, công tác kiểm soát từng mặt hàng do đó cũng được tiến hành thuận lợi hơn. - Ngoài ra Công ty còn sử dụng phương pháp kiểm soát thông qua việc thu thập ý kiến của các cán bộ kiểm soát về tình hình bán hàng nói chung và việc thực hiện công tác bán hàng của các nhân viên mà họ kiểm soát nói riêng. * Các công cụ được sử dụng để đánh giá kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không. Công cụ được Công ty sử dụng phổ biến nhất là các hóa đơn, phiếu thu và phiếu chi. Công ty chuyên về bán buôn nên các công cụ này được tỏ ra phù hợp nhất, phản ánh chính xác nhất kết quả bán hàng của doanh nghiệp. 3.4.2.3. Điều chỉnh hoạt động bán hàng Sau khi tiến hành đánh giá hoạt động bán hàng,nhà quản trị của Công ty sẽ tiến hành so sánh kết quả thực hiện với các tiêu chuẩn đã được thiết lập ban đầu. Một số biện pháp điều chỉnh đã được Công ty thực hiện như: - Phân công nhiệm vụ một cách cụ thể hơn. Đối với từng nhóm hàng sẽ có người phụ trách về việc mua, bán, ghi chép riêng để đảm bảo tách bạch, rõ ràng giữa các mặt hàng. Hiện tại Công ty đã có một đội ngũ nhân viên kiểm soát phụ trách từng mặt hàng riêng. Do đó công tác kiểm soát bán hàng của doanh nghiệp đã rõ ràng, tách bạch hơn đối với từng loại mặt hàng, nhà quản lý do vậy cũng kiểm soát chặt hơn công tác bán hàng của toàn Công ty. - Cán bộ công nhân viên phải làm báo cáo từng kỳ về tình hình thực hiện công việc, khuyến khích các nhân viên đưa ra các ý kiến đề xuất để cải thiện, nâng cao hiệu quả công việc. 3.4.3. Đánh giá mức độ hoàn thành công việc của lực lượng bán hàng tại Công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không. 3.4.3.1. Các tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên tại Công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không - Hệ thống các tiêu chuẩn định lượng: Các tiêu chuẩn định lượng mà Công ty sử dụng để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên gồm: + Doanh số bán hàng bằng tiền: Đây là tiêu chuẩn được Công ty sử dụng nhiều nhất để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên. Cán bộ quản lý của Công ty sẽ căn cứ vào doanh số bán hàng của nhân viên để xem xét hiệu quả công việc mà họ đạt được, từ đó có thể có những giải pháp để điều chỉnh, khuyến khích nhân viên nâng cao hiệu quả bán hàng. + Số lượng khách hàng mới: Số lượng khách hàng mới mà các nhân viên tìm được sẽ phản ánh năng lực, sự cố gắng của nhân viên trong công việc. - Hệ thống tiêu chuẩn định chất: Hiện tại Công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không sử dụng tiêu chuẩn kiến thức về sản phẩm mà Công ty kinh doanh để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên bán hàng. 3.4.3.2. Tổ chức đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên tại Công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không. * Quy trình đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên Ấn định mục tiêu: Trước tiên Công ty sẽ đưa ra mục tiêu mà c