Luận văn Giải pháp hoàn thiện và phát triển nghiệp vụ bảo lãnh tại ngân hàng ngoại thương chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh

ả nợ đối với các công ty tài chính, tín dụng nước ngoài, tín dụng thư trả chậm. Các giao dịch này hầu như đều có sự chỉ đạo của Chính phủ. Đây là giai đoạn đầu hình thành nghiệp vụ bảo lãnh và là quá trình hội nhập của VCB HCM vào thông lệ và tập quán quốc tế về nghiệp vụ bảo lãnh. Ban đầu, bộ phận phát hành thư bảo lãnh là một trong những mảng hoạt động thuộc Phòng Tín dụng. Về sau, nhu cầu phát hành thư bảo lãnh của khách hàng ngày càng nhiều nên Chi nhánh quyết định tách bộ phận này thành một phòng chuyên môn, hoạt động độc lập với Phòng tín dụng kể từ ngày 01/05/2003. Đồng thời, Phòng bảo lãnh được cấp quyền ký thư bảo lãnh trực tiếp cho khách hàng đối với các thư bảo lãnh có ký quỹ trị giá dưới 3 tỷ đồng và các thư bảo lãnh không ký quỹ có trị giá dưới 300 triệu đồng. Đây là quyết định hoàn toàn hợp lý nhằm chuyên môn hóa nghiệp vụ bảo lãnh tại VCB HCM, đáp ứng kịp thời nhu cầu phát hành thư bảo lãnh của khách hàng. 2.2.1. Chức năng hoạt động của Phòng bảo lãnh: Phòng bảo lãnh có chức năng thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến lĩnh vực bảo lãnh (ngoại trừ bảo lãnh mở L/C trả chậm) và tái bảo lãnh của Ngân hàng đối với khách hàng theo các văn bản quy định hiện hành về công tác bảo lãnh (quy chế, quy định, quy trình) của Nhà nước, của NHNN Việt Nam và NHNT Việt Nam, đồng thời tuân thủ các thỏa ước quốc tế, các thông lệ quốc tế và các điều lệ quốc tế về nghiệp vụ bảo lãnh, cụ thể như sau: + Tiếp nhận hồ sơ trực tiếp của khách hàng, thực hiện phát hành thư bảo lãnh ký quỹ 100% trị giá thư bằng chứng nhận tiền gửi có kỳ hạn, kỳ phiếu, tín phiếu kho bạc, hoặc các chứng từ có giá ngắn hạn khác được VCB HCM chấp nhận. 44 + Tiếp nhận hồ sơ trực tiếp của khách hàng để phát hành thư xác nhận tiền ký quỹ kinh doanh dịch vụ du lịch lữ hành quốc tế, thư xác nhận ký quỹ bán hàng đa cấp, thư xác nhận ký quỹ giới thiệu việc làm, thư xác nhận ký quỹ xuất khẩu lao động… . + Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng Quan hệ khách hàng, Phòng Đầu tư dự án…đã được Ban giám đốc hay hội đồng tín dụng VCB HCM duyệt hạn mức để phát hành thư bảo lãnh trong trường hợp khách hàng ký quỹ một phần, không ký quỹ, hay không có tài sản đảm bảo. + Tiếp nhận thư bảo lãnh đối ứng (Counter Guarantee), thư bảo lãnh, thư tín dụng dự phòng, từ các Ngân hàng nước ngoài bằng đường swift, telex, thư…đã được Phòng Quan hệ đại lý kiểm tra để thông báo hoặc phát hành lại cho người thụ hưởng trong nước theo chỉ thị của Ngân hàng nước ngoài. 2.2.2. Nhiệm vụ của Phòng bảo lãnh: - Thực hiện các nghiệp vụ bảo lãnh, xác nhận tiền ký quỹ theo quy định hiện hành của Chính Phủ, NHNN Việt Nam và NHNT Việt Nam liên quan đến nghiệp vụ bảo lãnh ngân hàng. - Phối hợp với các phòng, ban liên quan để xây dựng hạn mức bảo lãnh cho khách hàng có nhu cầu, hỗ trợ hoạt động bảo lãnh của các Chi nhánh cấp 2 trực thuộc VCB HCM. - Tổ chức phổ biến tư vấn cho khách hàng về nội dung thư bảo lãnh, những điều khoản điều kiện quy định trong các hợp đồng kinh tế mà khách hàng tham gia, phối hợp với khách hàng (khi cần thiết) để đàm phán thương lượng với các đối tác trong và ngoài nước nhằm đảm bảo quyền lợi cho khách hàng mà VCB HCM bảo lãnh. - Lập hồ sơ khách hàng, hồ sơ bảo lãnh đối với các khách hàng quan hệ với ngân hàng có liên quan đến lĩnh vực bảo lãnh, theo mẫu đúng quy định của NHNN Việt Nam, NHNT Việt Nam. - Trình và dự thảo thư bảo lãnh trình Ban Giám Đốc phê duyệt và ký hoặc trình hội đồng tín dụng theo các quy định của NHNT Việt Nam. 45 - Chủ động tiếp xúc, giới thiệu mở rộng nghiệp vụ bảo lãnh ngân hàng, tìm kiếm các dự án, phương án sản xuất khả thi, có hiệu quả, để thực hiện nghiệp vụ bảo lãnh và trình ban giám đốc có chính sách khách hàng thích hợp. - Thu phí bảo lãnh trong nước và nước ngoài theo các quy định hiện hành của VCB HCM ban hành về biểu phí dịch vụ ngân hàng. - Hạch toán kế toán các nghiệp vụ bảo lãnh. - Lập, lưu giữ các hồ sơ bảo lãnh theo các quy định của NHNT Việt Nam. - Ký các thông báo bảo lãnh, thông báo sửa đổi bảo lãnh cho các khách hàng ở trong nước trên cơ sở các thư/ điện bảo lãnh do ngân hàng nước ngoài phát hành. Ký các công văn giấy tờ (thư/điện) để trao đổi liên quan đến nghiệp vụ bảo lãnh đối với các khách hàng trong nước và nước ngoài. - Ký các hợp đồng thế chấp tài sản, hợp đồng cấp bảo lãnh và văn bản giải chấp tài sản theo sự phân công phân nhiệm và quy định của VCB HCM. - Thực hiện phong tỏa tiền gửi của khách hàng, thực hiện tiếp nhận và bảo quản tài sản, cầm cố của khách hàng, tiến hành các thủ tục công chứng, thủ tục đăng ký giao dịch đảm bảo theo quy định hiện hành. - Phối hợp với Phòng Quan hệ đại lý để xem xét, chỉnh lý đề xuất, dự thảo mẫu thư bảo lãnh cho các hồ sơ bảo lãnh, thư bảo lãnh, xác nhận tiền ký quỹ…có nội dung là tiếng nước ngoài. - Phối hợp với các phòng ban có liên quan thực hiện công tác kiểm tra trước, trong và sau khi phát hành thư bảo lãnh theo quy định. - Thực hiện các công tác báo cáo thống kê, hoặc cùng phối hợp với phòng chức năng thực hiện các báo cáo định kỳ, cung cấp số liệu và báo cáo kịp thời về tình hình công tác bảo lãnh theo các yêu cầu của Ban giám đốc và theo các quy định hiện hành của NHNN Việt Nam, NHNT Việt Nam, thanh tra, kiểm tra nội bộ. - Phối hợp với các Phòng Quan hệ khách hàng, Phòng Quản lý rủi ro, Phòng Quan hệ đại lý, Phòng Đầu tư dự án để tham mưu đề xuất cho Ban giám đốc về hướng xử lý những vấn đề liên quan đến nghiệp vụ bảo lãnh. 46 - Phối hợp với các phòng/ban có liên quan theo dõi, giám sát, kiểm tra tài sản đảm bảo cho việc phát hành thư bảo lãnh. Thực hiện xử lý tài sản đảm bảo từ việc thế chấp, cầm cố theo quy định hiện hành trong trường hợp khách hàng vi phạm hợp đồng bảo lãnh. - Thực hiện tốt công tác bảo mật về hồ sơ và công nghệ thông tin có liên quan đến nghiệp vụ bảo lãnh của ngân hàng, giữ bí mật các thông tin về khách hàng theo quy định hiện hành của NHNT Việt Nam về công tác bảo mật Ngân hàng. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban giám đốc giao. 2.2.3. Mối quan hệ giữa Phòng bảo lãnh với các phòng ban khác: Phòng bảo lãnh có quan hệ gắn kết trực tiếp với Phòng Quan hệ khách hàng và Phòng Quản lý rủi ro và Phòng Quản lý nợ, thể hiện qua việc phối hợp xây dựng hạn mức tín dụng đối với một khách hàng. Phòng Quan hệ khách hàng: Trực tiếp nhận hồ sơ xin phát hành thư hoặc cấp hạn mức bảo lãnh không ký quỹ. Sau khi đã trình Ban giám đốc hoặc thông qua Hội đồng tín dụng VCB HCM, Phòng quan hệ khách hàng sẽ làm công văn chuyển Phòng bảo lãnh thông báo hạn mức bảo lãnh được cấp và cho đơn vị sử dụng. Phòng Quản lý rủi ro: Tái thẩm định các hồ sơ cấp hạn mức tín dụng trên 10tỷ đồng của khách hàng do Phòng Quan hệ khách hàng chuyển sang trước khi trình Hội đồng tín dụng. Phòng Quản lý nợ: Trên cơ sở đề nghị của Phòng Quan hệ khách hàng hoặc Phòng bảo lãnh, Phòng Quản lý nợ nhập hạn mức tín dụng (trong đó bao gồm cả hạn mức bảo lãnh) mà VCB HCM đã đồng ý cấp cho khách hàng vào hệ thống quản lý. Từ đây, Phòng bảo lãnh có thể theo dõi tổng quát toàn bộ tình hình sử dụng hạn mức của khách hàng, kịp thời ngưng phát hành thư nếu vượt hạn mức được cấp. Phòng Đầu tư dự án: nhận hồ sơ yêu cầu phát hành bảo lãnh hoặc yêu cầu cấp hạn mức bảo lãnh trung dài hạn của khách hàng để thẩm định, trình Ban giám đốc hoặc hội đồng tín dụng VCB HCM. Nếu hạn mức được duyệt thì chuyển hồ sơ qua Phòng bảo lãnh để tiến hành cho khách hàng sử dụng hạn mức được cấp. 47 Ngoài ra, các Phòng ban khác tại VCB HCM đều có mối quan hệ trực tiếp hoặc gián tiếp hỗ trợ hoạt động của Phòng bảo lãnh: chẳng hạn Phòng vi tính viết chương trình phục vụ công tác báo cáo bảo lãnh hằng tháng của Chi nhánh và toàn hệ thống, Phòng Kế toán giao dịch mở tài khoản cho khách hàng có nhu cầu phát hành thư bảo lãnh, mở tài khoản có kỳ hạn để đảm bảo cho các khoản bảo lãnh, Phòng hối đoái trích tài khoản khách hàng để chuyển phí cho ngân hàng nước ngoài theo yêu cầu của Phòng bảo lãnh… Tóm lại, để phục vụ khách hàng có nhu cầu bảo lãnh nhanh chóng kịp thời cũng như để hoàn thành các chỉ tiêu, được Ban giám đốc giao phó, Phòng bảo lãnh phải có sự phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác. 2.3. Tổng quan về nghiệp vụ bảo lãnh tại VCB HCM: 2.3.1.Đối tượng được ngân hàng bảo lãnh: Khách hàng được VCB HCM bảo lãnh bao gồm: - Doanh nghiệp nhà nước - Khối doanh nghiệp ngoài quốc doanh (Công ty TNHH, Công ty cổ phần, Doanh nghiệp tư nhân…). - Các tổ chức tín dụng hoạt động theo Luật Các tổ chức tín dụng. - Cá nhân Trước đây, khi nói đến nghiệp vụ bảo lãnh, hầu như các ngân hàng trên địa bàn thành phố nói chung và VCB HCM nói riêng đều chú trọng các đối tượng khách hàng là doanh nghiệp nhà nước, vì đặc điểm của khối doanh nghiệp này là có sự hỗ trợ từ phía Nhà nước nên mức độ rủi ro cho nghiệp vụ bảo lãnh được giảm thấp. Song cho đến nay, khi nền kinh tế chuyển đổi, khối doanh nghiệp nhà nước dần dần được cổ phần hóa, xóa dần tính quan liêu bao cấp trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, các doanh nghiệp nhà nước kinh doanh không hiệu quả đã bị giải thể hoặc sáp nhập, từng bước nâng cao năng lực kinh doanh. Các ngân hàng cũng bắt đầu thay đổi quan điểm, chú trọng các đối tượng ngoài quốc doanh như các công ty cổ phần, công ty TNHH, doanh nghiệp tư nhân, … Hiện nay, VCB HCM đã xóa bỏ ranh giới đó, tạo sự 48 bình đẳng cho khách hàng, đa dạng hóa các loại hình khách hàng, từ đó số lượng khách hàng giao dịch bảo lãnh tại Chi nhánh không ngừng gia tăng. 2.3.2.Điều kiện xét phát hành thư bảo lãnh cho khách hàng: VCB HCM xem xét quyết định bảo lãnh khi khách hàng đáp ứng các điều kiện : - Có mở tài khoản giao dịch tại VCB HCM hay tại một Chi nhánh bất kỳ thuộc hệ thống Vietcombank - Có đầy đủ năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự và chịu trách nhiệm dân sự theo quy định của pháp luật - Mục đích bảo lãnh là hợp pháp, phù hợp với quy định của pháp luật - Hồ sơ phát hành bảo lãnh hợp lệ Trên đây là những điều kiện tiên quyết đòi hỏi khách hàng khi đến giao dịch bảo lãnh với ngân hàng phải đáp ứng được. Ngoài ra, để hạn chế những rủi ro trong tương lai, Chi nhánh còn xem xét các điều kiện riêng phù hợp với yêu cầu của từng loại bảo lãnh, từng đối tượng khách hàng khác nhau, chẳng hạn: - Mức độ tín nhiệm trong quan hệ tín dụng, bảo lãnh, thanh toán với ngân hàng. - Khả năng tài chính, năng lực chuyên môn của khách hàng thể hiện qua phương án, hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng. - Các biện pháp bảo đảm cho khoản bảo lãnh - Đối với khách hàng là các tổ chức nước ngoài phải được phép đầu tư, kinh doanh, tham gia đấu thầu tại Việt Nam theo các quy định của pháp luật Việt Nam. 2.3.3. Bảo đảm cho bảo lãnh: Hầu hết các giao dịch bảo lãnh phát sinh của các khách hàng mới đều ký quỹ 100% giá trị bảo lãnh. Riêng với những khách hàng đã có quan hệ lâu dài, Chi nhánh xem xét chấp thuận cho khách hàng ký quỹ dưới 100%, phần giá trị còn lại không ký quỹ sẽ được bảo đảm bằng tài sản của khách hàng hoặc tín chấp…Đối với việc khách hàng đảm bảo cho khoản bảo lãnh bằng tài sản, phần thẩm định giá trị tài sản đảm bảo 49 sẽ do cán bộ thẩm định Phòng Quan hệ khách hàng thẩm định. Cán bộ bảo lãnh căn cứ vào kết quả thẩm định quyết định có giao dịch bảo lãnh đối với khách hàng đó hay không. Điều kiện về tài sản đảm bảo cho bảo lãnh cũng được quy định theo Quy chế cho vay đối với khách hàng của NHNT, cụ thể: - Thuộc quyền sở hữu, quyền quản lý, sử dụng của khách hàng - Thuộc loại tài sản được phép giao dịch - Không có tranh chấp - Dễ chuyển nhượng. Trường hợp Chi nhánh phải thực hiện nghĩa vụ theo thư bảo lãnh, Chi nhánh có quyền tự động trích tài khoản ký quỹ của khách hàng để thanh toán cho người thụ hưởng thư bảo lãnh hoặc thực hiện các biện pháp phát mại tài sản đảm bảo theo quy định tại Nghị định số 163/2006/NĐ - CP ngày 29/12/2006 của Chính phủ. 2.3.4. Hồ sơ đề nghị phát hành bảo lãnh của khách hàng: Đối với khách hàng ký quỹ 100% trị giá thư bảo lãnh, Cán bộ bảo lãnh hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ yêu cầu bảo lãnh (xem phụ lục 1): - Đơn xin phát hành thư bảo lãnh - Biên bản họp Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH, Công ty Cổ phần). - Mẫu thư bảo lãnh - Hợp đồng cấp bảo lãnh - Hồ sơ pháp lý công ty (đối với khách hàng yêu cầu phát hành thư bảo lãnh lần đầu tiên) - Các chứng từ có liên quan, tùy vào mục đích bảo lãnh mà ngân hàng sẽ yêu cầu các chứng từ liên quan khác nhau, cụ thể: 9 Bảo lãnh thanh toán: chứng từ xuất trình là hợp đồng mua bán, đối với bảo lãnh thanh toán thuế khách hàng bổ sung thêm tờ khai nhập khẩu, hóa đơn thương mại, vận đơn… 9 Bảo lãnh dự thầu: thông báo mời thầu, hồ sơ mời thầu. 50 9 Bảo lãnh thực hiện hợp đồng: hợp đồng mua bán giữa hai bên, thông báo kết quả đấu thầu. Đối với khách hàng ký quỹ dưới 100% trị giá thư bảo lãnh hoặc có tài sản đảm bảo: Ngoài những hồ sơ quy định ở trên, Chi nhánh còn yêu cầu khách hàng bổ sung các hồ sơ sau đây: - Phương án kinh doanh. - Báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 3 năm gần nhất. - Các giấy tờ về tài sản đảm bảo (Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà hoặc quyền sử dụng đất, Giấy đăng ký, giấy phép lưu hành, chứng nhận bảo hiểm đối với các tài sản là phương tiện vận tải, các giấy tờ chứng minh nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa như hợp đồng mua bán, hóa đơn tài chính đối với những tài sản đảm bảo là hàng hóa, thiết bị trong kho...) 2.3.5. Quy trình phát hành thư bảo lãnh tại VCB HCM: 2.3.5.1 Quy trình phát hành thư bảo lãnh có ký quỹ: Bảo lãnh có ký quỹ tại VCB HCM bao gồm các thư bảo lãnh mà giá trị bảo lãnh được đảm bảo bằng số dư tiền gửi tại NHNT hoặc chứng nhận tiền gửi, chứng chỉ tiền gửi, kỳ phiếu, trái phiếu do NHNT, kho bạc Nhà nước, các NHTM Nhà nước phát hành. Quy trình phát hành thư bảo lãnh có ký quỹ cơ bản bao gồm 05 bước, thể hiện ở sơ đồ sau: BƯỚC 1: BƯỚC 2: BƯỚC 3: BƯỚC 4: Phát hành thư bảo lãnh Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ yêu cầu bảo lãnh Giao thư bảo lãnh Xử lý sau khi phát hành BƯỚC 5 : Chấm dứt quan hệ bảo lãnh 51 BƯỚC 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ yêu cầu bảo lãnh: Ở bước đầu tiên này, cán bộ bảo lãnh có 2 công việc chính: - Tư vấn, hướng dẫn khách hàng về điều kiện bảo lãnh: Khi khách hàng đến liên hệ mở thư bảo lãnh, cán bộ bảo lãnh có trách nhiệm giải thích, hướng dẫn cụ thể cho khách hàng về hồ sơ yêu cầu bảo lãnh phù hợp với từng loại bảo lãnh, tư vấn cho khách hàng lựa chọn loại bảo lãnh phù hợp và nội dung thư bảo lãnh đảm bảo quyền lợi cho khách hàng. Các trường hợp từ chối phát hành thư bảo lãnh theo đề nghị của khách hàng, cán bộ bảo lãnh cần nói rõ lý do chính đáng vì sao từ chối, riêng với các giao dịch bảo lãnh phức tạp hơn thì cán bộ bảo lãnh luôn xin ý kiến của lãnh đạo phòng hoặc Ban giám đốc. Công việc tư vấn, hướng dẫn khách hàng có ý nghĩa rất quan trọng trong các giao dịch ngân hàng nói chung và giao dịch bảo lãnh nói riêng. Tuy đây chỉ là bước đầu nhưng là bước tạo được niềm tin cho khách hàng. Các cán bộ bảo lãnh luôn có thái độ thân thiện, nhã nhặn, tạo được tâm lý thoải mái cho khách hàng, nhất là các khách hàng mới đến giao dịch với ngân hàng. - Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ yêu cầu bảo lãnh: Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng, tránh tình trạng khách hàng phải đi lại nhiều lần, trình ký nhiều lần, cán bộ bảo lãnh cần kiểm tra bộ hồ sơ yêu cầu bảo lãnh của khách hàng bao gồm các yếu tố: - Bộ hồ sơ đầy đủ về số lượng và nội dung theo yêu cầu của ngân hàng - Các giấy tờ có đủ chữ ký có thẩm quyền. BƯỚC 2: Phát hành thư bảo lãnh: Đối với khách hàng mới khi có nhu cầu phát hành bảo lãnh lần đầu tiên, Cán bộ bảo lãnh phải lập yêu cầu chuyển Phòng Quản lý nợ nhập hạn mức bảo lãnh có ký quỹ cho khách hàng. Đối với các khách hàng có nhu cầu mở thư bảo lãnh có ký quỹ thường xuyên, Phòng Bảo lãnh luôn đề nghị Phòng Quản lý nợ nhập trước một hạn mức bảo lãnh cho khách hàng sử dụng trong một khoảng thời gian. 52 Cán bộ bảo lãnh nhập chi tiết các thông tin về giao dịch bảo lãnh của khách hàng vào hệ thống quản lý, lấy số thư bảo lãnh, thu phí khách hàng, khoanh giữ tiền ký quỹ hoặc tiến hành các thủ tục cầm cố tài sản với khách hàng (nếu có). Sau đó, lập tờ trình, soạn thảo thư bảo lãnh và trình ký. Nếu trị giá thư trong hạn mức được ủy quyền của Phòng bảo lãnh (dưới 3 tỷ đồng) thì Trưởng/ Phó Phòng bảo lãnh sẽ xét duyệt và ký thư bảo lãnh, duyệt hồ sơ trên hệ thống. Nếu trị giá thư bảo lãnh vượt hạn mức được ủy quyền của Phòng bảo lãnh, Trưởng/ Phó phòng có ghi ý kiến vào tờ trình sau đó trình Ban giám đốc ký duyệt phát hành thư. Thư bảo lãnh có thể phát hành dưới hình thức là thư có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu của VCB HCM hoặc phát hành bằng điện MT760 hoặc MT799. Riêng đối với các mẫu thư tiếng Anh có nội dung phức tạp, trước khi trình ký cán bộ bảo lãnh gửi Phòng Quan hệ đại lý kiểm tra lại và góp ý. BƯỚC 3: Giao thư bảo lãnh cho khách hàng: Tùy theo yêu cầu của khách hàng mà thư bảo lãnh được giao trực tiếp cho khách hàng hay gởi trực tiếp đến cho người thụ hưởng thư bảo lãnh hay gửi đến người thụ hưởng thông qua ngân hàng thông báo. BƯỚC 4: Xử lý sau khi phát hành: Sau khi phát hành thư bảo lãnh, cán bộ bảo lãnh lưu hồ sơ và theo dõi xử lý nếu có các tình huống phát sinh liên quan đến thư bảo lãnh đã phát hành. Tình huống phát sinh thường gặp là: 9 Gia hạn bảo lãnh: thời hạn bảo lãnh có thể được xin gia hạn thêm bởi các lý do khác nhau: Bên mời thầu gia hạn thời hạn hiệu lực của hồ sơ dự thầu, tiến độ thực hiện hợp đồng kéo dài hơn so với dự kiến, hợp đồng kinh tế được ký gia hạn thêm…Khách hàng phải gởi đơn xin gia bảo lãnh trong đó nêu rõ lý do gia hạn và cam kết tiếp tục thực hiện các biện pháp đảm bảo như trước đây, ký hợp đồng sửa đổi, bổ sung hợp đồng cấp bảo lãnh. 53 9 Tu chỉnh nội dung thư bảo lãnh: Việc sửa đổi nội dung thư bảo lãnh được thực hiện dựa trên cơ sở đề nghị của khách hàng kèm theo văn bản chứng minh sự hợp lý và cần thiết phải sửa đổi. 9 Tu chỉnh trị giá thư bảo lãnh: Trường hợp cần tu chỉnh tăng trị giá thư bảo lãnh thì chỉ cần khách hàng làm đơn đề nghị trong đó nêu rõ lý do và cam kết bổ sung tiền ký quỹ cho phần trị giá thư tăng lên. Tuy nhiên, nếu khách hàng có nhu cầu xin tu chỉnh giảm trị giá thư bảo lãnh, ngoài đề nghị của khách hàng thì nhất thiết phải có công văn đồng ý giảm trị giá thư bảo lãnh của người thụ hưởng vì việc giảm trị giá thư bảo lãnh có ảnh hưởng đến quyền lợi của người thụ hưởng, có như vậy thì công văn tu chỉnh do ngân hàng phát hành mới có giá trị và được người thụ hưởng chấp nhận. 9 Người thụ hưởng đòi tiền theo thư bảo lãnh: Đây là trường hợp người thụ hưởng gởi công văn yêu cầu ngân hàng thanh toán toàn bộ hay một phần trị giá thư bảo lãnh, việc yêu cầu thanh toán này có thể có xuất trình chứng từ tùy theo nội dung thư bảo lãnh có quy định hay không. Cán bộ bảo lãnh tiếp nhận bộ chứng từ đòi tiền, kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ (chữ ký trên công văn đòi tiền là do người đủ thẩm quyền ký, thư bảo lãnh còn hiệu lực, các chứng từ (nếu có) được xuất trình đầy đủ…). Nếu bộ chứng từ hợp lệ, Cán bộ bảo lãnh lập tờ trình trình cấp thẩm quyền đã ký thư bảo lãnh về việc trích khoản tiền ký quỹ của khách hành hoặc xử lý tài sản đảm bảo để thanh toán cho người thụ hưởng. BƯỚC 5: Chấm dứt quan hệ bảo lãnh Nghĩa vụ bảo lãnh của ngân hàng chấm dứt khi một trong các trường hợp sau xảy ra: 9 Thư bảo lãnh hết hiệu lực 9 Ngân hàng đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình theo thư bảo lãnh cho người thụ hưởng. 9 Người thụ hưởng đồng ý giải trừ trách nhiệm cho ngân hàng và gởi trả lại bản chính thư bảo lãnh. 54 Khi đó, cán bộ bảo lãnh lập tờ trình xin hủy thư bảo lãnh cho khách hàng đồng thời giải tỏa tiền ký quỹ hoặc giải chấp tài sản thế chấp cho khách hàng. Trường hợp thư bảo lãnh chưa hết hạn hiệu lực mà khách hàng xuất trình các chứng từ đủ điều kiện để hủy thư thì song song với việc lập tờ trình hủy thư cán bộ bảo lãnh còn phải làm công văn thông báo việc hủy thư bảo lãnh và giải trừ trách nhiệm của của ngân hàng theo thư bảo lãnh đó cho người thụ hưởng biết. Nhìn chung, quy trình phát hành thư bảo lãnh có ký quỹ tại VCB HCM đã hoàn thiện, đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. Đối với loại bảo lãnh này, quy định cho phép ngân hàng có 02 ngày làm việc kể từ ngày cán bộ bảo lãnh nhận đủ hồ sơ đề nghị của khách hàng để xử lý. Tuy nhiên, khách hàng luôn được phục vụ nhanh chóng hơn quy định, thông thường sau khi nộp hồ sơ 01 ngày là khách hàng được nhận thư. Trong trường hợp cần gấp, khách hàng đưa bộ hồ sơ và ngồi đợi trong vòng 1 giờ là có thể nhận thư bảo lãnh. Ngoài ra, để tránh tình trạng khách hàng phải đi lại nhiều lần, Phòng Bảo lãnh còn linh động phát hành thư bảo lãnh cho khách hàng trên cơ sở bộ hồ sơ yêu cầu của khách hàng gởi qua đường fax, khi đến nhận thư bảo lãnh, khách hàng phải xuất trình bộ hồ sơ gốc, như vậy khách hàng chỉ đến ngân hàng có 1 lần là đã nhận được thư ngay. Cách phục vụ như trên luôn làm khách hàng hài lòng và tạo được sự tin tưởng ở khách hàng. 2.3.5.2 Quy trình phát hành thư bảo lãnh được đảm bảo bằng hình thức khác hoặc không có tài sản đảm bảo: Bảo lãnh được đảm bảo bằng hình thức khác bao gồm bất động sản, chứng nhận tiền gửi, chứng chỉ tiền gửi, kỳ phiếu, trái phiếu, công trái do tổ chức tín dụng khác phát hành, bảo đảm bằng tài sản khác hoặc các hình thức khác nếu được chấp nhận. Quy trình phát hành thư bảo lãnh được đảm bảo bằng hình thức khác hoặc không có tài sản đảm bảo bao gồm 06 bước, thể hiện ở sơ đồ sau: 55 BƯỚC 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ yêu cầu bảo lãnh BƯỚC 2: BƯỚC 3: Thẩm định yêu cầu bảolãnh Phát hành thư bảo lãnh BƯỚC 4: BƯỚC 5: Giao thư bảo lãnh Xử lý sau khi phát hành BƯỚC 6: Chấm dứt quan hệ bảo lãnh Ở bước 3, 4,5,6 của quy trình này nhìn chung giống với bước 2, 3, 4,5 của quy trình phát hành thư bảo lãnh có ký quỹ. Riêng ở bước 1, bộ phận tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ là do Cán bộ Phòng Quan hệ khách hàng đảm nhận. Phần lớn khách hàng có nhu cầu phát hành thư bảo lãnh được đảm bảo bằng hình thức khác hoặc không có tài sản đảm bảo đều xin cấp một hạn mức bảo lãnh để sử dụng trong khoảng thời gian nhất định, ít khi xin phát hành từng thư riêng lẻ. BƯỚC 2: Thẩm định yêu cầu phát hành bảo lãnh Phòng Quan hệ khách hàng sẽ căn cứ trên các hồ sơ tài chính mà khách hàng đã cung cấp để đánh giá nhu cầu, tiềm năng của khách hàng; sau đó lập tờ trình Ban giám đốc với kiến nghị đồng ý hay từ chối phát hành thư bảo lãnh hay cấp hạn mức bảo lãnh; kiến nghị mức ký quỹ nếu cảm thấy việc phát hành bảo lãnh có nhiều rủi ro cho ngân hàng. Trường hợp hạn mức bảo lãnh khách hàng đề nghị < 10 tỷ đồng thì Ban giám đốc trực tiếp ra quyết định đồng ý hay không đồng ý phát hành hay cấp hạn mức bảo lãnh cho khách hàng. 56 Trường hợp hạn mức bảo lãnh khách hàng đề nghị > 10 tỷ đồng, sau khi Ban giám đốc có ý kiến thì hồ sơ được chuyển cho Phòng Quản lý rủi ro xem xét, tái thẩm định và trình hội đồng tín dụng. Nếu hội đồng tín dụng thông qua, cán bộ Phòng Quản lý rủi ro sẽ lập Biên bản họp Hội đồng tín dụng. Như vậy, sau khi Ban giám đốc hoặc Hội đồng tín dụng thông qua, Phòng Quan hệ khách hàng sẽ tiến hành làm thủ tục thế chấp tài sản đảm bảo (nếu có) theo đúng quy định, sau đó chuyển hồ sơ qua Phòng Quản lý nợ theo dõi và lập thông báo tài trợ thương mại cho Phòng Bảo lãnh về việc khách hàng đủ điều kiện được phát hành hay sử dụng hạn mức bảo lãnh được duyệt. 2.3.6. Quy trình phát hành bảo lãnh trên cơ sở bảo lãnh đối ứng (Counter Guarantee): Các bước thực hiện như sau: Tiếp nhận chỉ thị bảo lãnhBƯỚC 1: Phát hành thư bảo lãnhBƯỚC 2: Giao thư bảo lãnhBƯỚC 3: Chấm dứt quan hệ bảo lãnhBƯỚC 4: BƯỚC 1: Phòng bảo lãnh tiếp nhận chỉ thị bảo lãnh được nhận bởi bộ phận Swift ở VCB TW thông qua Phòng Quan hệ đại lý VCB HCM. Các thư bảo lãnh đối ứng này thông thường được gởi bằng điện có kiểm mã (MT760, 700 hoặc 799). Nếu thư được gởi bằng điện chưa được kiểm mã (MT999) thì Phòng bảo lãnh phải đề nghị Phòng Qan hệ đại lý kiểm tra mã với ngân hàng chỉ thị. BƯỚC 2: Phòng bảo lãnh lập thông báo tài trợ thương mại gửi Phòng Quan hệ đại lý VCB TW để xin ý kiến về việc phát hành thư bảo lãnh trên cơ sở bảo lãnh đối ứng nhận được. Khi nhận được công văn trả lời của Phòng Quan hệ đại lý VCB TW xác 57 nhận giao dịch có thể thực hiện được, đồng thời nội dung điện của ngân hàng chỉ thị không có gì phải chỉnh sửa thì, cán bộ bảo lãnh lập tờ trình, soạn thư bảo lãnh, trình ký. Trường hợp nội dung thư bảo lãnh đối ứng cần phải tu chỉnh thì cán bộ bảo lãnh phải gởi điện yêu cầu ngân hàng chỉ thị tu chỉnh trước khi phát hành. Việc phát hành thư bảo lãnh trên cơ sở bảo lãnh đối ứng của n