Luận văn Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động phân phối của xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí

bán buôn trực tiếp, bán qua đại lý, tổng đại lý, và bán lẻ qua các cửa hàng ở ba huyện ngoại thành: Đông Anh, Gia Lâm và Sóc Sơn. Ngoài ra, Xí nghiệp còn có nhiệm vụ tổ chức thi công, lắp đặt, sửa chữa các công trình cơ khí, kinh doanh dịch vụ cơ khí, các thiết bị chuyên dụng xăng dầu và dịch vụ khác phục vụ nội bộ Công ty, các đơn vị trong ngành và nhân dân. Cơ cấu tổ chức Sơ đồ cơ cấu tổ chức Vấn đề tổ chức bộ máy quản lý luôn được Xí nghiệp quan tâm thích đáng nhằm xây dựng một bộ máy tổ chức vững mạnh để đạt được hiệu qủa kinh doanh và hoàn thành mục tiêu kế hoạch đề ra. Bộ máy tổ chức của Xí nghiệp luôn được đánh giá, kiện toàn và hiện nay đang duy trì cơ cấu quản lý theo sơ đồ sau: Phòng kinh doanh Phòng tổ chức hành chính Phòng kỹ thuật Phòng kế toán Giám đốc Phó giám đốc 1 Phó giám đốc 2 Cửa hàng trực thuộc CHDV tổng hợp Xưởngcơ điện Chức năng nhiêm vụ cụ thể Giám đốc Xí nghiệp: Là người lãnh đạo cao nhất đại diện cho mọi quyền lợi và nhiệm vụ của tập thể cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp. Giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty xăng dầu khu vực I về công tác tổ chức, quản lý và điều hành các hoạt dộng thuộc chức năng nhiệm vụ của Xí nghiệp. Các nhiệm vụ cụ thể như sau: Chỉ đạo trực tiếp các Phó Giám đốc, Phòng Tổ chức hành chính và Phòng Kế toán tài chính; Chịu trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo xây dựng phương án sản xuất kinh doanh, mục tiêu kế hoạch của Xí nghiệp trên cơ sở kế hoạch được Công ty giao; Tổ chức giao kế hoạch sản xuất kinh doanh cho các đơn vị trực thuộc, chỉ đạo, kiểm tra, giám sát các đơn vị trực thuộc trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ; Căn cứ vào nhiệm vụ và yêu cầu thực tế của Xí nghiệp tổ chức chỉ đạo công tác đầu tư trang thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất cho các đơn vị nhằm tạo điều kiện cho các đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ; Chỉ đạo và triển khai các mặt công tác khác theo yêu cầu thực tế của Xí nghiệp; Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh có các nhiệm vụ sau: Tham mưu giúp việc cho Giám đốc, trực tiếp chỉ đạo Phòng Kinh doanh và hệ thống các cửa hàng trong việc kinh doanh xăng dầu, các sản phẩm hoá dầu và các dịch vụ khác. Thay thế điều hành khi Giám đốc vắng mặt; Tham gia xây dựng và chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ của Xí nghiệp; Trực tiếp chỉ đạo Phòng Kinh doanh trong việc triển khai công tác bán hàng, tiếp thị, nghiên cứu thị trường, đảm bảo công nợ hàng hoá và các mặt công tác, các mối quan hệ liên quan đến hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp. Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật có các nhiệm vụ: Tham mưu giúp việc cho Giám đốc, trực tiếp chỉ đạo Phòng Quản lý Kỹ thuật và Xưởng cơ điện trong công tác sản xuất dịch vụ cơ khí xăng dầu, công tác đầu tư, sửa chữa trong thiết bị đảm bảo cho sản xuất cơ khí hiệu quả; Căn cứ vào kế hoạch sản xuất cơ khí, xây dựng Công ty giao cho tổ chức chỉ đạo phòng chức năng lập kế hoạch sản xuất hàng năm; Trực tiếp chỉ đạo việc triển khai kế hoạch sản xuất tại các đơn vị, tổ chức chỉ đạo, kiểm tra giám sát việc thực hiện nhiệm vụ của Phòng Quản lý Kỹ thuật và Xưởng cơ điện, nghiệm thu tiến độ, chất lượng các công trình cơ khí, thành lập phương án đầu tư trang thiết bị kỹ thuật, hệ thống đo lường chất lượng, trang thiết bị nhập, xuất, tồn kho, bồn bể để giảm thiểu hao hụt. Tìm kiếm ký kết các Hợp đồng kinh tế giải quyết việc làm cho khối sản xuất cơ khí nhằm phục vụ tốt các các yêu cầu của Công ty, Xí nghiệp và toàn thể xã hội. Phòng Kinh doanh: Chức năng nhiệm vụ của phòng này được quy định chi tiết và cụ thể trong Quyết định 119/XDCK-QĐ ngày 30/08/1997 của Giám đốc Xí nghiệp có thể tóm tắt như sau: Tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh xăng dầu, Gas và các sản phẩm hoá dầu khác trên địa bàn được phân công; Trực tiếp tổ chức thực hiện nhiệm vụ kinh doanh xăng dầu, Gas, dầu mỡ nhờn và các sản phẩm dầu khác trên địa bàn được phân công; Điều tra nghiên cứu thị trường, trên cơ sở đó đề ra mục tiêu, kế hoạch kinh doanh tháng, quý, năm; Xây dựng, triển khai chiến lược kinh doanh, chính sách xúc tiến bán hàng, cơ chế hoạt động đối với từng kênh phân phối trong từng giai đoạn cụ thể; Xây dựng và tổ chức hướng dẫn thực hiện chế độ thông tin báo cáo, thống kê thống nhất toàn Xí nghiệp. Tổng hợp báo cáo thống kê theo quy định của Công ty và Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam; Quản lý và giao định mức hao hụt cho các cửa hàng, giám sát, kiểm tra các đơn vị thực hiện tiết kiệm chi phí, phối hợp cùng các phòng nghiệp vụ xác định chi phí khoán và bố trí lao động tại các Cửa hàng; Phòng tổ chức hành chính: Chức năng nhiệm vụ của phòng này được quy định cụ thể trong Quyết định số 117/XDCK-QĐ ngày 30/08/1997 của Giám đốc Xí nghiệp: Phòng có chức năng tham mưu cho Giám đốc Xí nghiệp, tổ chức thực hiện các công tác: Tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh, tổ chức cán bộ, bố trí sắp xếp, quản lý sử dụng lao động, giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động; bảo vệ nội bộ, thanh tra, kiểm tra đảm bảo an toàn an ninh trật tự, công tác an toàn bảo hộ lao động, vệ sinh môi trường; công tác quản trị cơ quan theo phân cấp quản lý của Công ty theo đúng quy định của ngành và pháp luật của Nhà nước. Tổ chức nghiên cứu quán triệt và hướng dẫn thực hiện các văn bản pháp quy của Nhà nước và Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam nhằm đảm bảo chế độ chính sách cho người lao động. Nghiên cứu xây dựng và lựa chọn mô hình tổ chức lao động, chủ động lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo bồi dưỡng lao động, quản lý và phân công lao động hợp lý, sử dụng cán bộ đúng năng lực chuyên môn. Xây dựng kế hoạch định mức khoán tiền lương, thưởng, lựa chọn hình thức trả lương, xét nâng lương, thực hiện phân phối thu nhập cho người lao động và công tác bảo hiểm xã hội, bảo hộ lao động, bảo hiểm y tế. Tổ chức thực hiện công tác huấn luyện quân sự, thanh tra bảo vệ, khen thưởng kỷ luật, giải quyết các đơn thư khiếu nại. Tổ chức công tác hành chính quản trị, hậu cần, mua sắm trang thiết bị văn phòng, tổ chức bố trí nơi làm việc, điều hành phương tiện đưa đón cán bộ đi công tác. Phòng Kế toán tài chính: Chức năng nhiệm vụ của Phòng này được cụ thể hoá tại quyết định số 116/XDCK-QĐ ngày 30/08/1997 của Giám đốc Xí nghiệp: Là phòng nghiệp vụ có chức năng tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác thống kê kế toán, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế ở Xí nghiệp, đồng thời làm chức năng kiểm soát viên kinh tế tài chính của nhà nước tại đơn vị; Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác hạch toán kế toán tại Xí nghiệp phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh của đơn vị, đáp ứng kịp thời yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý; sử dụng hệ thống tài khoản thống nhất do Bộ tài chính ban hành đã được Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam cụ thể hoá; Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản, nguồn vốn và kết quả kinh doanh của Xí nghiệp; Xây dựng kế hoạch tài chính ngắn hạn, dài hạn, định mức chi phí phù hợp mục tiêu kế hoạch kinh doanh; Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời các kết quả kiểm kê tài sản trong kỳ, hướng dẫn quản lý, giám sát chặt chẽ việc sử dụng các nguồn vốn, quỹ, thanh quyết toán với khách hàng và cán bộ công nhân viên trong đơn vị. Lập và phân tích báo cáo tài chính, lưu trữ hoá đơn chứng từ theo đúng quy định của Nhà nước và của ngành cung cấp thông tin về tài chính nhằm tham mưu cho lãnh đạo Xí nghiệp, kịp thời chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh trong Xí nghiệp. Phòng Quản lý kỹ thuật: Chức năng, nhiệm vụ của phòng này được quy định tại Quyết định số 118/XDCK-QĐ ngày 30/08/1997 của Giám đốc Xí nghiệp, cụ thể: Tổ chức quản lý chỉ đạo điều hành các hoạt động thuộc chức năng kỹ thuật, vật tư bảo đảm phục vụ tốt nhu cầu sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp; Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh thuộc lĩnh vực cơ khí, sửa chữa trang thiết bị, thiết kế công nghệ, kỹ thuật thi công các sản phẩm, công trình; Quản lý chất lượng sản phẩm hàng hoá bảo đảm đúng phẩm chất, thường xuyên kiểm tra hàng hoá ở các khâu vận chuyển, nhập xuất, tồn trữ, bảo quản của các Cửa hàng trực thuộc, các đại lý và tổng đại lý; Lập hồ sơ dự toán các công trình xây dựng cơ bản, sửa chữa nhà xưởng, cửa hàng, kiểm tra và nghiệm thu các quy trình công nghệ kỹ thuật trong sản xuất. Phối hợp với Phòng Tổ chức hành chính thực hiện các công tác an toàn lao động, xây dựng và triển khai kế hoạch mua sắm, quản lý sử dụng các trang thiết bị, tổ chức kiểm tra thường xuyên, định kỳ. Ngoài ra, Phòng Quản lý kỹ thuật còn có các nhiệm vụ khác liên quan đến việc mua sắm, tổ chức quản lý vật tư, phối hợp với các phòng nghiệp vụ để xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất kinh doanh để nâng cao năng suất lao động. 1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh xăng dầu 1.3.1 Đặc điểm sản phẩm và ngành hàng kinh doanh Kinh doanh xăng dầu không giống như những ngành hàng khác, tính chất đặc biệt của nó thể hiện: Là sản phẩm ở thể lỏng và phải có các thiết bị bồn chứa đặc biệt Là chất dễ bay hơi đặc biệt là Gas lỏng bay hơi ở nhiệt độ thường, do đó cần phải có biện pháp giảm thiểu hao hụt. Là chất lỏng dễ cháy nổ, vì vậy bảo quản vận chuyển phải tuân thủ theo những quy trình đặc biệt, thiết bị phải đảm bảo không tạo ra tia lửa, hệ thống điện và các vật va đập phải được đóng kín. Là sản phẩm tử dầu mỏ có nguy cơ gây ô nhiễm môi trường cao, là nguồn nhiên liệu quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như phục vụ đời sống, cung cấp năng lượng chính cho các ngành vận tải ô tô, tàu hoả, máy bay, cơ khí…Do đó, xăng dầu là mặt hàng chiến lược của Nhà nước. Đối với Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam, kinh doanh xăng dầu không chỉ vì mục đích lợi nhuận mà nhiệm vụ chính trị đối với đất nước. Hàng năm, Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam nhập nhẩu 7-8 triệu m3 xăng dầu chiếm 60% thị phần nội địa, doanh thu từ xăng dầu dầu trung bình 25.000 tỷ đồng chiếm 80% tổng doanh thu toàn ngành. Hàng năm, Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam đầu tư hàng trăm tỷ đồng vào các chương trình đầu tư phát triển mở rộng và hiện đại hoá cơ sở vật chất kỹ thuật, tạo năng lực sản xuất mới và khả năng cạnh tranh, đầu tư vào công trình trọng điểm, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả kinh doanh như mua thêm tàu viễn dương chở dầu, chở Gas, nâng cấp và xây dựng hệ thống cầu cảng, đầu tư mới mở rộng và cải tạo hệ thống kho dầu, nâng cấp tuyến ống, phát triển thêm Cửa hàng xăng dầu và Cửa hàng dầu mỡ nhờn, Gas hoá lỏng. Xí nghiệp Dịch vụ xăng dầu và Cơ khí trực thuộc Công ty xăng dầu khu vực I, Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam có thị trường phủ rộng khắp 3 huyện ngoại thành Hà Nội (Đông Anh, Gia Lâm, Sóc Sơn). Xăng dầu được nhập từ tổng kho xăng dầu Đức Giang (một trong 5 đơn vị thành viên của Công ty xăng dầu khu vực I), dầu mỡ nhờn được nhập từ Xí nghiệp dầu nhờn Hà Nội (thành viên của Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam). Gas và các hàng hoá khác được nhập từ Công ty Gas. Với những đặc thù của sản phẩm đòi hỏi quá trình vận chuyển, lưu trữ phải đảm bảo đúng quy trình kỹ thuật. Mọi sự cố xảy ra đều dẫn tới hậu quả nghiêm trọng, do đó công nhân của Xí nghiệp không những đòi hỏi trình độ chuyên môn mà còn phải có ý thức trách nhiệm với công việc để đảm bảo an toàn lao động. Hiện nay, tuy kinh doanh xăng dầu vẫn thuộc độc quyền nhà nước nhưng Xí nghiệp vẫn phải cạnh tranh với các doanh nghiệp thành viên của Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam. Do đó, hiệu quả luôn là vấn đề đặt ra đối với đội ngũ quản trị và Ban lãnh đạo Xí nghiệp 1.3.2 Quản lý vĩ mô của Nhà nước đối với kinh doanh xăng dầu Kinh doanh xăng dầu là ngành kinh doanh có điều kiện. Xăng dầu có vị trí quan trọng trong sự phát triển kinh tế xã hội. Để đảm bảo an ninh xăng dầu Chính phủ phải ban hành các Nghị quyết, Công văn hướng dẫn thi hành chi tiết đối với từng đơn vị kinh doanh xăng dầu. Thông qua các văn bản đó, Chính phủ chủ trương xây dựng hệ thống cung ứng xăng dầu phát triển ổn định, từng bước phù hợp với cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nứơc đảm bảo an toàn năng lượng quốc gia. Để giải quyết tốt vấn đề đó Nhà nước cần áp dụng các biện pháp kinh tế hoàn chỉnh để can thiệp vào thị trường xăng dầu đặc biệt là áp dụng chính sách giá định hướng theo sự chỉ đạo của Nhà nước và cơ chế giá giao cùng với chính sách trợ giá, hỗ trợ cước vận tải đối với địa bàn xa trung tâm đầu mối giao hàng nhằm bình ổn thị trường đảm bảo mục tiêu chính trị, đáp ứng nhu cầu sản xuất và kinh doanh, đảm bảo cho doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu xăng, dầu mỏ bù đắp chi phí và tích luỹ cho đầu tư phát triển. Một số quy định của Nhà nước đối với kinh doanh xăng dầu và đại lý kinh doanh xăng dầu: Thông tư hướng dẫn điều kiện kinh doanh xăng dầu 14/1999/TT-BTM (ngày 07/09/1999), Quy chế quản lý kinh doanh xăng dầu (kèm theo Quyết định số 187/2003 của Thủ tướng chính phủ), Quyết định của Bộ trưởng Bộ thương mại số 1505/2003/QĐ-BTM về việc ban hành quy chế đại lý kinh doanh xăng dầu (ngày 17/11/2003), Quy định của Bộ trưởng Bộ thương mại về mức thù lao đại lý bán xăng dầu QĐ0676/2004/QĐ-BTM (ngày 31/05/2004), QĐ2645/2005/QĐ-BTM, QĐ 0548/XD-KTXD về tăng cường công tác quản lý cửa hàng bán lẻ xăng dầu, … Việc Nhà nước quản lý chặt chẽ các điều kiện kinh doanh xăng dầu, các tiêu chuẩn đại lý phân phối, tiêu chí đặt Cửa hàng bán lẻ và hoa hồng đại lý,…có ảnh hưởng lớn đến quyết định lựa chọn thành viên, hình thức và chính sách phân phối không chỉ riêng đối với Xí nghiệp Dịch vụ xăng dầu và Cơ khí mà đối với toàn bộ các đơn vị kinh doanh xăng dầu. Kinh doanh xăng dầu là hoạt động chủ đạo do đó hiệu quả hoạt động phân phối sẽ ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của toàn đơn vị. 1.3.3 Thị trường xăng dầu hiện nay Việt Nam có trữ lượng dầu mỏ tương đối lớn song chủ yếu lại khai thác thô, công nghệ chế biến còn lạc hậu, nhu cầu tiêu dùng lại cao, hàng năm nước ta phải nhập khẩu nhiều nhiên liệu từ nước ngoài. Thị trường xăng dầu thế giới gần đây lại bất ổn do nhiều nguyên nhân khác nhau. Mặt khác, nguồn dầu mỏ trên thế giới ngày càng cạn kiệt, tài nguyên không tái sinh, hàng hóa thay thế xăng dầu thì hạn chế trong khi nhu cầu sử dụng ngày càng tăng khiến giá xăng dầu tăng lên nhanh chóng. Tình hình thị trường xăng dầu thế giới ảnh hưởng mạnh mẽ đến thị trường xăng dầu trong nước. Nhà nước phải thực hiện các chính sách bù lỗ, nhiều đối tượng lợi dụng đầu cơ có tính chất trục lợi cũng làm cho thị trường xăng dầu bất ổn. Tháng 05/2004 giá dầu thô thế giới khoảng 41$/thùng, mức giá cao nhất trong hơn 30 năm tính đến thời điểm đó. Chênh lệch giá dầu thô so với so với xăng dầu cũng ở mức cao. Giá nhập 1 lít xăng dầu lỗ 600 đồng. Quý I năm 2004 toàn Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam lỗ 550 tỷ đồng nhưng được Nhà nước bù lỗ 50%. Sau 2 năm, đến nay giá dầu thô luôn ở mức cao, vào tháng 07 năm 2006 giá 78$/thùng. Giá dầu thô đột ngột giảm vào tháng 09/2006 chỉ 1 ngày sau khi Liên bộ Tài chính-Thương mại công bố quyết định tăng giá xăng dầu trong cả nước. Giá dầu thế giới biến động là mối quan tâm của người tiêu dùng, cơ quan chức năng và các nhà hoạch định chính sách. Khi giá dầu thô thế giới giảm mạnh và có xu hướng ổ định ở mức 70$/thùng, khiến người tiêu dùng lạc quan có thể hoàn toàn tin tưởng vào một quyết định giảm giá bán lẻ xăng dầu. Tháng 08/2006, khi cơ quan an ninh của Anh phá tan một âm mưu đánh bom máy bay khiến các nhà đầu tư cho rằng nhu cầu nhiên liệu giảm mạnh trong thời giam tới. Số lượng dự trữ xăng dầu tại Mỹ, nước tiêu thụ hàng đầu dồi dào xoá đi nỗi lo thiếu hụt nhiên liệu năm nay tại nước này.Điểm nhấn quan trọng trong những diễn biến xăng dầu tại Mỹ là giá xăng dầu ở nước này cũng giảm xuống thấp nhất trong vòng 02 tháng qua khi tập đoàn BP công bố mỏ dầu Prudhoe Bay tại Mỹ có thể khôi phục được 50% trong tổng số công suất 400.000 thùng/ngày. Theo một số chuyên gia, thông tin tuyên bố trước đó của tập đoàn BP về việc đóng cửa bảo dưỡng mỏ dầu là “1 cú đấm quyết định” cho việc tăng giá bán lẻ xăng dầu trong nước. Cùng với nguồn cung cầu có dấu hiệu khôi phục mạnh mẽ thì thoả thuận ngừng bắn giữa Libang và Iraq, những tín hiệu khả quan trong việc giải quyết vấn đề hạt nhân tại Iran cũng là nhân tố quan trọng khiến giá dầu hạ thấp. Trong 8 phiên giao dịch gần đây nhất trên thị trường NewYork, giá dầu thô đã giảm tới 6 phiên, trong đó 4 phiên giảm liên tục khiến giá giảm tới 7% so với tháng 08/2006. Giá dầu giao tháng 10/2006 trên thị trường này chỉ còn 70$/thùng giảm hơn 6$ so với thời điểm trong nước tăng giá bán lẻ xăng dầu. Ngày 01/09/2006 đã có quyết định 45/2006/QĐ-BTC về việc tăng thuế nhập khẩu xăng dầu. Theo đó, hầu hết thuế nhập khẩu các loại xăng dầu sẽ được nâng từ 0% đến 5%. Riêng một số loại dầu dùng để bôi trơn không phổ biến ở mức 10%, dầu thải là 20%, áp dụng mức 0% đối với dầu thắp sáng. Thị trường xăng dầu biến động đòi hỏi các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu phải chủ động trong việc hoạch định chiến lược kinh doanh, nắm bắt được những chủ trương định hướng của Nhà nước để kịp thời thay đổi phương án kinh doanh, chính sách phân phối… 1.4 Kết quả kinh doanh của Xí nghiệp Trong những năm gần đây, kết quả kinh doanh xăng dầu của Xí nghiệp có những bước tiến rõ rệt, từ chỗ không đạt so với kế hoạch đề ra đến đạt và vượt định mức. Tổng sản lượng bán ra của năm sau cao hơn năm trước, và vẫn có xu hướng tăng do nhu cầu thị trường về các mặt hàng này ngày càng tăng lên. Bảng 1: Tổng sản lượng xuất bán xăng dầu chính (ĐVT: m3) Năm 2002 2003 2004 2005 Sản lượng 66391.5 95593.5 95997.4 127925.4 (Nguồn: Báo cáo tổng hợp Phòng kinh doanh) Đối với Xí nghiệp Dịch vụ xăng dầu và Cơ khí kinh doanh dầu mỡ nhờn và Gas là hình thức kinh doanh phụ do Công ty giao, riêng mặt hàng Gas mới được đưa vào kinh doanh quý IV năm 2004. Dầu nhờn đa dạng về chủng loại, bao gồm: Energol HD-40, PLC Mortor Oil Extra HD50, Energol HM46, PCL Racer…) Bảng 2: Doanh thu dầu mỡ nhờn, Gas (ĐVT: Triệu đồng) Năm 2002 2003 2004 2005 Dầu nhờn 4042,360 4472,301 6232,968 5865,819 Gas 92,453 145,582 2051,12 2925,781 (Nguồn: Báo cáo tổng hợp Phòng kinh doanh) Bảng số liệu cho thấy kinh doanh dầu nhờn có xu hướng tăng, năm 2003 tăng 10.6 %, năm 2004 tăng 39% đến năm 2005 giảm không đáng kể (5.8%). Hoạt động kinh doanh dịch vụ cơ khí của Xí nghiệp cũng ngày càng đạt được những kết quả khả quan hơn, không chỉ mang lại lợi nhuận mà còn tạo công ăn việc làm cho một bộ phận không nhỏ lao động. Kinh doanh xăng dầu là hoạt động chủ đạo của Xí nghiệp với hệ thống các Cửa hàng trực thuộc, các đại lý bán buôn, bán lẻ…ngày càng được củng cố và mở rộng. Cửa hàng dịch vụ Tổng hợp và Xưởng cơ điện cũng hoạt động mang lại hiệu quả cao cho Xí nghiệp. Nhìn chung hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp cũng có những lúc gặp khó khăn nhưng tập thể cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp vẫn quyết tâm vượt qua dưới sự lãnh đạo của Công ty và lãnh đạo Xí nghiệp. Trong thời gian tới Xí nghiệp sẽ thực hiện những chủ trương mới nhằm tăng tính năng động sáng tạo, chủ động trong kinh doanh trước những biến động của thị trường để hoàn thành kế hoạch do Tổng công ty và Công ty xăng dầu khu vực I giao, giữ vững thị phần và uy tín của thương hiệu Petrolimex. 2. Hoạt động phân phối xăng dầu tại Xí nghiệp 2.1 Hệ thống kênh phân phối hiện tại 2.1.1 Các cửa hàng trực thuộc Xí nghiệp có 25 Cửa hàng trực thuộc đặt tại khu vực 3 huyện ngoại thành là: Gia Lâm, Sóc Sơn, và Đông Anh, nhưng tập trung chủ yếu là ở địa bàn huyện Gia Lâm. Các cửa hàng này đều được đầu tư trang thiết bị hiện đại, có tính năng kỹ thuật cao do các nước phát triển sản xuất như: Cột bơm điện tử, bồn chứa, các thiết bị phòng chống cháy nổ, vệ sinh môi trường và dụng cụ bảo hộ lao động, bảng yết giá, biển hiệu, biểu tượng Petrolimex…Vị trí đặt các cửa hàng này cũng phải đáp ứng tiêu chuẩn theo Quy chế quản lý kinh doanh xăng dầu của Bộ Thương mại. Việc bố trí lao động tại các cửa hàng được Xí nghiệp thực hiện theo quy chế Quản lý lao động tại cửa hàng theo quy định của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam. Căn cứ vào quy mô, sản lượng tiêu thụ, tiêu chuẩn xếp loại của từng cửa hàng Xí nghiệp bố trí lao động ít nhất từ 03 đến 10 người, trong đó có một Cửa hàng trưởng và các công nhân trực tiếp bán hàng. Công tác tổ chức bán hàng ở các cửa hàng này được bố trí theo ca, mỗi ca gồm 01 ca chính và 01 hoặc 02 ca phụ, thời gian giao ca là một ngày (24/24 h) do Cửa hàng trưởng phân công. Cửa hàng trưởng là người trực tiếp chịu trách nhiệm trước Xí nghiệp về vấn đề quản trị mọi hoạt động tại Cửa hàng. Nhiệm vụ của từng ca bán hàng được thực hiện theo quy trình bán hàng: Nhận hàng, tổ chức bán hàng, giao nhận ca, theo dõi và ghi chép sổ sách, hoá đơn bán hàng, sao kê hoá đơn chứng từ và thu nhận tiền đầy đủ theo đúng quy định quản lý tại Cửa hàng xăng dầu. Ngoài nhiệm vụ trên, mỗi người lao động còn phải thực hiện tốt công tác quản lý phòng chống cháy nổ, vệ sinh công nghiệp, an toàn vệ sinh môi trường… Tại các Cửa hàng trực thuộc, xăng dầu được xuất bán cho khách mua lẻ, khách mua buôn, bên cạnh đó Xí nghiệp còn phát hành các Phiếu bán lẻ lưu động trả tiền trước, gồm các loại: 02 lít, 05 lít, 10 lít, 20 lít, và 50 lít. Khách hàng mua các Phiếu bán lẻ trả tiền trước thường là các tổ chức, các đơn vị sự nghiệp, các công ty trợ cấp xăng cho nhân viên…Một số khách hàng thường xuyên mua Phiếu bán lẻ lưu động của Xí nghiệp như: Xí nghiệp xe Bus Thủ Đô Bệnh viện đa khoa Đức Giang Điện lực Long Biên Trường kỹ thuật May Công ty TNHH Phát triển Nội Bài ………. Công ty TNHH Procter & Gamble Điện lực Đông Anh Công ty may 10 Công ty CP QL Đường Sông 06 Công ty Điện tử Orion Hannel UBND Huyện Gia Lâm Phiếu lưu động bán lẻ chủ yếu là xăng Mogas 92 (không chì) và dầu Diezel. Các phiếu này chỉ có giá trị nhận xăng dầu tại các Cửa hàng trực thuộc của Xí nghiệp ở 03 huyện nói trên. Hiện tại, hệ thống tổng đại lý của Xí nghiệp gồm có: Tổng đại lý 29 Minh Hồng Tổng đại lý 49 XD Thái Âu Tổng đại lý 51 Mạnh Cường Tổng đại lý 75 Hoàng Long XNBL xăng dầu Hàng Không 2.1.2 Hệ thống đại lý, tổng đại Các tổng đại lý có thể ký hợp đồng với nhiều doanh nghiệp xăng dầu đầu mối hoặc các đợn vị trực thuộc, nhưng phải tổ chức hệ thống bán lẻ riêng cho từng doanh nghiệp đầu mối.Tại một cửa hàng, trạm bán lẻ chỉ được bán xăng dầu của một doanh nghiệp và phải ghi rõ biển hiệu của Xí nghiệp xăng dầu đầu mối (Ví dụ: Công ty xăng dầu khu vực I, Xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí, Cửa hàng xăng dầu số 81) Quy chÕ ®¹i lý KD x¨ng dÇu ban hµnh kÌm theo QuyÕt ®Þnh sè 1505/3003/Q§-BTM. Mỗi Tổng đại lý của Xí nghiệp cũng có các cửa hàng bán lẻ của mình tập trung tại các khu vực thuộc địa phận: Đông Anh, Vĩnh Phúc, Bắc Ninh, Việt Trì, Hưng Yên, Thái Nguyên , Hoà Bình, Hà Tây…Có thể thấy các đại lý, tổng đại lý của Xí nghiệp bao phủ khu vực thị trường khá rộng, chủ yếu là lân cận huyện Gia Lâm, nơi đặt Tổng kho xăng dầu Đức Giang (một trong 05 đơn vị trực thuộc Công ty xăng dầu Khu vực I). Cự ly xa nhất của các Tổng đại lý cách Tổng kho Đức Giang 125 Km (đại lý bán lẻ của Tổng đại lý 75 Hoàng Long-Lương Sơn, Hoà Bình), tiếp theo là cự ly 85 km (Khoái Châu-Hưng Yên) còn lại trung bình cách kho khoảng 30-50 Km. Nhìn chung vị trí của các Tổng đại lý thuận tiện cho việc tiếp nhận hàng hoá từ Kho và phân phối cho các đại lý bán lẻ khác. Xí nghiệp có 16 đại lý bán lẻ, theo hình thức bao tiêu. Đây là hình thức mà bên đại lý đảm nhận bán trọn gói một lượng xăng dầu nhất định theo giá bán của bên giao đại lý. Thù lao của bên đại lý là khoản chênh lệch giữa giá bán thực tế so với giá giao của bên giao đại lý (ở đây là Xí nghiệp Dịch vụ xăng dầu và Cơ khí). Các đại lý bán lẻ này cũng tập trung ở 03 khu vực thị trường chính của Xí nghiệp là Sóc Sơn, Đông Anh, Gia Lâm. 2.1.3 Hệ thống khách hàng bán buôn Khách hàng bán buôn của Xí nghiệp là các đại lý bán buôn dầu FO (dầu đen) như: Công ty cổ phần đầu tư xây dựng công trình 135, doanh nghiệp tư nhân Đức Lộc-Bồ Đề, Công ty đường 122-Thái Nguyên, Công ty đường 122-Hoà Bình, Công ty cơ khí 1-5 Đông Anh, Công ty thuỷ lợi II-Vĩnh Phúc, Công ty SX XNK & Đầu tư-Đức Giang…Tuy nhiên sản phẩm này cũng chỉ chiếm tỷ lệ nhỏ trong cơ cấu mặt hàng của Xí nghiệp. 2.1.4 Kết quả hoạt động hệ thống phân phối Dưới đây là kết quả sản lượng xuất bán các mặt hàng của Xí nghiệp theo các phương thức bán (các kênh phân phối): 2002 2003 2004 2005 Dầu sáng (lít) 66391500 95593500 95997437 127925419 Bán buôn 3125000 1235500 33736868 2922870 Bán lẻ 32814500 38946300 25560915 28985111 Tổng ĐL 30452000 55411700 20472304 69265766 ĐL bán lẻ 15532480 9442667 Phiếu BLLĐ 694870 17309005 Dầu nhờn (lít) 230147 255632 290641,5 338952,8 Bán buôn 57987 72483 97853,0 143513,0 Bán lẻ 172160 183149 192788,5 195439,8 Gas (kg) 137760 152124 180698 222070 Bán buôn 52500 54124 58198 61143 Bán lẻ 85260 98000 122500 160927 (Báo cáo tổng hợp hàng năm-Phòng kinh doanh) Nhìn vào bảng số liệu có thể thấy rằng đối với hầu hết các mặt hàng thì bán lẻ vẫn là mặt trận hàng đầu của Xí nghiệp, chiếm tỷ trọng lớn trong hệ thống kênh phân phối của Xí nghiệp. Năm 2002, 2003 khi hệ thống đại lý và tổng đại lý chưa phát triển thì kênh bán lẻ xăng dầu chiếm tới hơn 49% năm 2002, 41% năm 2003. Từ năm 2004 đến nay Xí nghiệp đã chú trọng mở rộng hệ thống đạ