Luận văn Hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần chế tạo Bơm Hải Dương

mang tên " Xưởng cơ khí Thống Nhất " và chuyển cơ sở này thành nhà máy cơ khí Đống Đa vào ngày 01/08/1960 tại ấp Thái Hà - Hà Nội. Đây là tiền thân của Công ty cổ phần chế tạo bơm Hải Dương hiện nay. Tháng 9/1961, Bộ Công nghiệp nặng quyết định chuyển nhà máy cơ khí Đống Đa về thị xã Hải Dương trên quốc lộ 5 với diện tích 2.8 ha. Sau khi chuyển về Hải Dương, Nhà máy cơ khí Đống Đa Hà Nội chuyển thành Nhà máy chế tạo bơm Hải Dương.Tháng 12/1961, Nhà máy chính thức được Bộ Công nghiệp nặng giao cho nhiệm vụ chế tạo bơm phục vụ cho sản xuất nông nghiệp. Sau đó những năm 1966- 1969, khi đế quốc Mỹ leo thang bắn phá Miền Bắc, Nhà máy phải chuyển đi sơ tán nhiều nơi xong Nhà máy vẫn cố gắng vừa sản xuất vừa chiến đấu, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, cung cấp nhiều các loại máy bơm nước phục vụ tưới tiêu nông nghiệp. Bước sang những năm của thập kỷ 80, Nhà máy đã bắt đầu chuyển hướng đa dạng hoá sản phẩm. Trong những năm này ngoài hình thức nâng cao công suất của máy bơm nước có lưu lượng tối đa lên tốc độ 800m3/h gấp hai lần công suất máy những năm trước đây, Nhà máy còn chế tạo thành công máy bơm phục vụ cho ngành mía đường, hoá chất, mỏ địa chất, các loại quạt công nghiệp và mạnh dạn vận dụng nguyên lý máy thuỷ khí động cơ chế tạo thử một số van nước, tua bin, thuỷ điện phục vụ các ngành kinh tế quốc dân trong nước và còn xuất khẩu sang Lào, Campuchia…. Từ Đại hội toàn quốc lần thứ VI năm 1986 và đặc biệt là từ khi có quyết định số 217/HDBT ban hành ngày 14/11/1987 về việc trao quyền tự chủ kinh doanh, tự chủ về tài chính của các doanh nghiệp Nhà nước, Nhà máy đã thay đổi cách nghĩ cách làm, khắc phục mọi khó khăn và dần dần tạo chỗ đứng trên thị trường. Đến ngày 24/02/1997 theo quyết định của Công ty máy và thiết bị công nghiệp - Bộ Công nghiệp - Nhà máy chế tạo bơm Hải Dương đổi tên thành Công ty chế tạo bơm Hải Dương, có địa chỉ tại số 37- Đường Hồ Chí Minh - TP Hải Dương - Tỉnh Hải Dương. Tháng 5/2003, Bộ Công nghiệp có quyết định chuyển Công ty chế tạo bơm Hải Dương thành Công ty cổ phần chế tạo bơm Hải Dương với 51% vốn Nhà nước. Đến tháng 4/2004, Công ty cổ phần chế tạo bơm Hải Dương chính thức đi vào hoạt động theo quyết định số 07/2004 QĐ - BCN ngày 12/11/2004 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp và giấy phép đăng ký kinh doanh số 0403000144. Công ty có nhiệm vụ chủ yếu là sản xuất kinh doanh, xuất nhập khẩu các loại bơm công nghiệp, bơm nông nghiệp, van, tua bin nước, quạt công nghiệp nhằm phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của thị trường trong nước và quốc tế. + Trụ sở chính Công ty tại số 37- Đại Lộ Hồ Chí Minh - TP Hải Dương. + Có một chi nhánh hoạt động phụ thuộc tại số 41A- Đường Độc Lập - Phường Tân Bình - Quận Tân Phú- TP Hồ Chí Minh. Chi nhánh hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 41130116896 do sở kế hoạch và đầu tư TP Hồ Chí Minh cấp ngày 14/12/2004. Mục tiêu hoạt động của công ty là không ngừng nâng cao lợi ích hợp pháp của các cổ đông, nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên, tăng tích luỹ, phát triển sản xuất kinh doanh của công ty và góp phần vào việc thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội của đất nước. Sau đây là một số chỉ tiêu kinh tế tài chính của Công ty trong ba năm gần đây: Biểu 2.1: MỘT SỐ CHỈ TIÊU KINH TẾ TÀI CHÍNH CHỦ YẾU CỦA CÔNG TY VÀI NĂM GẦN ĐÂY (Đơn vị tính: 1000đ) Chỉ tiêu Thực hiện năm 2004 Thực hiện năm 2005 Thực hiện năm 2006 1. Tổng Doanh thu 35,292,167 39,570,995 50,749,141 2. Tổng Tài sản 37,430,829 41,941,652 59,232,435 3. Tổng Nguồn vốn chủ sở hữu 17,143,300 17,143,300 17,143,300 4. Tổng lợi nhuận trước thuế 2,912,954 4,059,986 6,155,816 5. Số lượng lao động (người) 342 327 319 6. Thu nhập bình quân đầu người 1,900 2,000 2,100 ( Nguồn: Tài liệu kế toán) 2.1.2 – Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất kinh doanh của Công ty 2.1.2.1 - Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Công ty Cổ phần chế tạo Bơm Hải Dương được tổ chức theo mô hình kiểu trực tuyến. Ở đó, các cấp dưới chịu sự chỉ huy của một tổ chức cấp trên. Cơ cấu này tương đối phù hợp mô hình của doanh nghiệp giúp cho các vấn đề quản trị được giải quyết nhanh và đơn giản, tính đồng nhất và tập trung của quá trình quản trị cao. Theo mô hình quản lý này, mỗi phòng ban chức năng hoạt động riêng biệt dưới sự chỉ đạo của Ban giám đốc. Mỗi phòng có một trưởng phòng, một phó phòng và các nhân viên. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức như sau: Sơ đồ 2.1 : SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CP CHẾ TẠO BƠM HẢI DƯƠNG Phó tổng Giám đốc SX Tổng Giám đốc Công ty Phó tổng Giám đốc KD Phó tổng Giám đốc KT Chi nhánh TP HCM Phòng KH Phòng VTVT Phòng QLVT Xưởng CKLR Xưởng đúc Xưởng mạ nhiệt luyện Xưởng GHR Phòng KD Phòng TCKT Phòng KTCĐ Phòng TKCN Văn phòng công ty Phòng quản lý chất lượng Phòng lao động tiền lương Chú thích: TKCN: Thiết kế công nghệ KTCĐ: Kỹ thuật cơ điện KH: Kế hoạch VTVT: Vật tư, vận tải QLVT: Quản lý vật tư CKLR: Cơ khí lắp ráp GHR: Gò - Hàn - Rèn * Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy quản lý của Công ty và mối quan hệ giữa các bộ phận. + Tổng giám đốc Công ty là người đứng đầu Công ty điều hành chung mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn Công ty, là người chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động sản xuất, từ việc huy động vốn đảm bảo công ăn việc làm và thu nhập cho công nhân đến việc quyết định phân phối thu nhập và thực hiện nghĩa vụ của Nhà nước. + Phó Tổng giám đốc Công ty: có nhiệm vụ giúp đỡ cho Giám đốc Công ty, có 3 phó Tổng Giám đốc cũng được phân công chịu trách nhiệm phụ trách quản lý điều hành một tổ hợp phòng ban, phân xưởng có chức năng tương tự hỗ trợ lẫn nhau: Phó Tổng giám đốc kỹ thuật: Phụ trách về công tác khoa học, kỹ thuật nên trực tiếp quản lý các phòng ban phân xưởng liên quan đến lĩnh vực này. Phó Tổng giám đốc sản xuất: Trực tiếp điều hành quá trình sản xuất từ khâu mua sắm dự trữ, bảo quản vật tư, xuất vật tư cho sản xuất, quá trình chế tạo sản phẩm đến khi lắp ráp sơn mạ sản phẩm hoàn thành nhập kho nên trực tiếp quản lý các phòng ban phân xưởng liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất. Phó Tổng giám đốc kinh doanh: Chịu trách nhiệm chính về kinh doanh, phụ trách mạng lưới về tiêu thụ, tài chính của Công ty. + Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ giúp ban lãnh đạo Công ty quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh và chịu sự quản lý trực tiếp của ban lãnh đạo Công ty: - Văn phòng quản lý hành chính văn thư, quản lý vật dụng nhà ở, các công việc chung của toàn Công ty… - Phòng kinh doanh: Xây dựng giá thành kế hoạch, xúc tiến thâm nhập thị trường và mở rộng thị trường, tiêu thụ sản phẩm. - Phòng lao động tiền lương : Ban hành các quyết định, định mức và quản lý các định mức về lao động, quản lý tính toán, thanh toán về tiền lương cho cán bộ công nhân viên. - Phòng tài chính kế toán : Theo dõi quản lý về mặt tài chính trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, hạch toán kế toán thống kê, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, bảo đảm cung cấp vốn kịp thời cho nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh trong Công ty. - Phòng thiết kế kỹ thuật: Có chức năng thiết kế, quản lý công nghệ sản xuất sản phẩm. - Phòng kế hoạch: Xây dựng định mức vật tư, điều động sản xuất các mặt hàng, quản lý XN kho bán thành phẩm. - Phòng QLCL ( quản lý chất lượng):có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng vật tư mua về kho kế hoạch của phòng kế hoạch đồng thời cùng với KCS các phân xưởng giám sát kiểm tra chất lượng các sản phẩm dở dang sau khi kết thúc quá trình sản xuất ở phân xưởng này chuyến sang chế độ tạo ở phân xưởng tiếp theo. Kiểm tra chất lượng thành phẩm sau khi đã kiểm tra tất cả các khâu và công nghệ trước khi nhập kho thành phẩm. - Phòng kỹ thuật cơ điện có nhiệm vụ theo dõi chế độ làm việc và bảo dưỡng của toàn bộ hệ thống máy móc thiết bị của toàn Công ty. - Phòng vật tư vận tải: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của Công ty phòng có nhiệm vụ cung cấp, tìm nguồn nguyên liệu cho sản xuất của Công ty, vận chuyển nguyên liệu mua về và vận chuyển hàng đến nơi tiêu thụ nếu khách yêu cầu. - Phòng quản lý kho: Có nhiệm vụ bảo quản vật tư, thành phẩm và thực hiện nhập xuất giao vật tư cho các phân xưởng theo yêu cầu của phòng điều động vật tư đồng thời xuất sản phẩm giao cho khách hàng theo hoá đơn bán hàng đã ký của phòng kinh doanh. - Phòng tổ chức bảo vệ: Phụ trách công tác tổ chức lao động và giữ gìn an ninh trật tự, bảo vệ tài sản trong công ty, quản lý thời gian công tác của cán bộ công nhân viên trong công ty qua các thẻ ra vào cổng. - Chi nhánh TP Hồ Chí Minh : Là văn phòng trực thuộc công ty tại Thành Phố Hồ Chí Minh . Chi nhánh mới hoạt động được hơn một năm, nhưng cũng đạt được doanh thu đáng kể. Thực hiện nhiệm vụ khai thác tìm kiếm khách hàng phía Nam, bán, sản xuất và bảo hành các sản phẩm của Công ty, hạch toán phụ thuộc Công ty. 2.1.2.2 - Đặc điểm về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Về công tác tổ chức sản xuất, thì Công ty chia thành hai khối sản xuất sau: Khối sản xuất sản phẩm gồm 10 phòng ban, 4 phân xưởng: Phòng kế hoạch Phòng lao động tiền lương Phòng kinh doanh Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức bảo vệ Phòng quản lý chất lượng Phòng vật tư vận tải Phòng thiết kế công nghệ Phòng quản lý kho Phòng kỹ thuật cơ điện Có 4 phân xưởng và một chi nhánh TP HCM Phân xưởng đúc Phân xưởng cơ khí lắp ráp Phân xưởng Gò - Hàn - Rèn Phân xưởng mạ nhiệt luyện Khối sản xuất ngành nghề gồm: Sửa chữa thiết bị thuỷ lợi Ngành nghề sản xuất phụ Về quy trình công nghệ để sản xuất sản phẩm thì tại Công ty, sản phẩm được sản xuất theo một quy trình khép kín và đa chủng loại, do vậy mà tuỳ theo yêu cầu của sản phẩm mà có các bước công nghệ khác nhau. Tuy vậy hầu hết sản phẩm của Công ty được sản xuất theo một quy trình công nghệ chung như sau: Từ nguyên vật liệu (gang, sắt, thép…) qua giai đoạn tạo khuôn mẫu đúc ra sản phôi của sản phẩm, sau đó được gia công cơ khí hoặc được gia công nhiệt luyện, gò hàn rèn tuỳ theo tính chất của chi tiết cần gia công hay sản phẩm cần tạo ra ở từng khâu. Kết hợp với một số bán thành phẩm, thành phẩm mà Công ty không sản xuất được phải thông qua mua ngoài như: vòng bi, động cơ… Tiếp theo chúng được chuyển sang lắp ráp chạy thử và hiệu chỉnh. Tại bước công nghệ này, sản phẩm được đo, kiểm kê các thông số kỹ thuật xem có đạt hiệu quả hay không? Sản phẩm nào đạt tiêu chuẩn thì được chuyển sang bước tiếp theo là Matit, sơn trang trí và hoàn thiện sản phẩm sau cùng là sản phẩm hoàn thành đưa vào nhập kho thành phẩm. Ngoài công tác tổ chức sản xuất thì việc tổ chức hoạt động kinh doanh cũng là một việc làm rất cần thiết, không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp vì nếu có một tổ chức kinh doanh tốt thì việc tiêu thụ sản phẩm của công ty sẽ đạt hiệu quả tốt, vừa đáp ứng nhu cầu của khách hàng, vừa làm tăng uy tín và sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường, đồng thời làm tăng doanh thu và lợi nhuận cho công ty. Theo đặc điểm tổ chức bộ máy của Công ty thì mọi hoạt động kinh doanh được tổ chức tập trung và được thông qua phòng chuyên môn, đó là phòng kinh doanh của Công ty.Chức năng của phòng kinh doanh là nắm bắt nhu cầu của khách hàng, xây dựng giá thành, tiến hành xâm nhập thị trường, mở rộng thị trường và mạng lưới tiêu thụ, một chức năng cơ bản nữa là bán hàng cho khách.Nhiệm vụ bán hàng này là có thể giao hàng cho khách ngay tại kho của Công ty hoặc chở hàng đến tận chân công trình cho khách hàng. Mọi nhu cầu của khách hàng được đề bạt với phòng kinh doanh, nếu là hàng truyền thống và thông dụng thì nhân viên bán hàng có nhiệm vụ là viết hoá đơn bán hàng cho khách sau đó phòng quản lý kho có nhiệm vụ xuất hàng cho khách căn cứ vào hoá đơn bán hàng. Trong trường hợp sản phẩm là đơn đặt hàng theo yêu cầu của khách hàng thì bộ phận bán hàng có trách nhiệm nhận đơn đặt hàng của khách đưa đến phòng thiết kế công nghệ và hẹn ngày lấy cho khách. Tại đây sản phẩm được thiết kế và đưa xuống xưởng đúc ( hoặc xưởng Gò – Hàn – Rèn ) để tạo phôi sau đó được đưa sang xưởng cơ khí lắp ráp để gia công lắp ráp, bước tiếp theo sản phẩm được thử chạy kiểm tra xem có đạt với yêu cầu của khách hàng không. Nếu sản phẩm đạt yêu cầu thì được đưa sang khâu sơn trang trí, giao thẳng cho khách hoặc nhập kho thành phẩm sau đó giao cho khách. Sơ đồ 2.2: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY Hợp đồng của khách hàng Khách hàng Gò hàn rèn - Nhiệt luyện Mẫu - Đúc Ma tít hoàn thiện Phòng kinh doanh Kho Thiết kế công nghệ Gia công cơ khí Lắp ráp chạy thử 2.1.3 – Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty 2.1.3.1- Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của Công ty hình thành và phát triển cùng với sự ra đời và phát triển của Công ty. Đồng thời được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty cũng như trình độ của nhân viên kế toán. Theo mô hình này, phòng kế toán có chức năng giúp Giám đốc Công ty chỉ đạo, thống kê, thu thập và xử lý thông tin kinh tế, thực hiện hạch toán kinh tế trong nội bộ doanh nghiệp. Từ đó kiểm tra đánh giá tình hình hoạt động của Công ty, tình hình và hiệu quả sử dụng vốn nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Xuất phát từ yêu cầu tổ chức cũng như yêu cầu nhiệm vụ đặt ra thì số lượng nhân viên kế toán ở phòng tài chính kế toán của Công ty gồm 6 người, mỗi người phụ trách một phần hành với nhiệm vụ sau: 1- Kế toán trưởng kiêm kế toán tập hợp chi phí tính gía thành sản phẩm và kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ phối hợp hoạt động của các nhân viên kế toán, phối hợp hoạt động giữa các nội dung của công tác kế toán nhằm đảm bảo sự thống nhất về mặt số liệu và quy trình kế toán. Ngoài ra kế toán trưởng còn có nhiệm vụ đôn đốc kiểm tra công tác kế toán của các nhân viên kế toán. Đồng thời kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp chi phí tính giá thành sản phẩm và kế toán tổng hợp : Tổng hợp các số liệu do các nhân viên kế toán cung cấp, lập sổ tổng hợp và báo cáo tài chính. 2- Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: Theo dõi chi tiết các khoản thu chi bằng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng của Công ty. 3- Kế toán vật tư, CCDC, TSCĐ: Có nhiệm vụ tính chính xác giá trị nguyên vật liệu, CCDC nhập xuất tồn kho, nhằm cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho kế toán thanh toán và kế toán tập hợp chi phí giá thành. Đồng thời có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình tăng hay giảm tài sản cố định, tình hình trích khấu hao TSCĐ cho các đối tượng. 4- Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi các giao dịch của Công ty với các nhà cung cấp và khách hàng. 5- Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh: Hàng ngày căn cứ vào hoá đơn bán hàng (do phòng kinh doanh gửi tới), kế toán hạch toán xuất kho bán hàng và doanh thu tiêu thụ. Căn cứ vào phiếu nhập xuất của kho bán hàng, kế toán hạch toán doanh thu tiêu thụ, căn cứ vào phiếu nhập xuất của kho thành phẩm, kế toán hạch toán thành phẩm. Cuối quý, kế toán xác định kết quả kinh doanh. 6- Thủ quỹ: Có nhiệm vụ cất giữ tiền mặt tại quỹ của Công ty, thu và chi tiền khi có đầy đủ chứng từ hợp lệ của kế toán chuyển sang. Đảm bảo thu đúng, thu đủ, chi đúng theo lệnh chi và kiểm tra, kiểm soát tiền mặt. Cuối ngày đối chiếu tồn quỹ với kế toán tiền mặt và báo cáo tồn quỹ với kế toán trưởng. Sơ đồ 2.3: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CP CHẾ TẠO BƠM Kế toán trưởng Kế toán giá thành và tổng hợp Kế toán NVL, CCDC và TSCĐ Kế toán tiền mặt và TGNH Kế toán thanh toán Kế toán tiêu thụ và XĐKQ Thủ quỹ 2.1.3.2 - Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán của Công ty Như tình hình hiện nay, Công ty CP chế tạo bơm Hải Dương có quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh lớn, khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều trong một kỳ hạch toán. Do vậy, để phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chép, hạch toán, lưu giữ và yêu cầu quản lý, Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán là “ Nhật ký - Chứng từ ”. Sơ đồ 2.4: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN “NHẬT KÝ-CHỨNG TỪ ” Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Sổ cái Báo cáo kế toán Sổ tổng hợp chi tiết Nhật ký chứng từ Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối quý * Trình tự ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra, kế toán lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp phân loại trong các bảng phân bổ sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký - Chứng từ có liên quan. Đối với các Nhật ký – Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối quý chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ. Cuối quý khóa sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu các số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào sổ, thẻ có liên quan. Cuối quý cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các bảng chi tiết theo từng tài khoản. Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ và các Sổ tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo kế toán. 2.2 – Đặc điểm hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần chế tạo Bơm Hải Dương - Đặc điểm và tình hình quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Trong môi trường cạnh tranh hiện nay các doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực muốn nâng cao vị thế của mình đều phải tìm mọi biện pháp để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Đặc biệt với Công ty cổ phần chế tạo Bơm Hải Dương thì càng phải cạnh tranh với những sản phẩm ngoại nhập vì thế mà trong những năm qua Công ty đã không ngừng đổi mới dây chuyền công nghệ, đa dạng hoá sản phẩm, mở rộng thị trường tiêu thụ. Để có thể đáp ứng được yêu cầu đó điều đầu tiên mà Công ty thực hiện đó là đa dạng hoá cả về số lượng, chất lượng, quy cách và chủng loại các yếu tố đầu vào đặc biệt là nguyên vật liệu. Hiện nay, Công ty sử dụng hơn 1000 chủng loại nguyên vật liệu khác nhau trong đó nguyên vật liệu chủ yếu của Công ty là các loại động cơ, vòng bi, gang, sắt, thép….để sản xuất các loại máy bơm nước, van nước, quạt công nghiệp đáp ứng cho nhu cầu sinh hoạt chính của nhân dân trong cả nước và xuất khẩu ra nước ngoài.Chính vì thế, việc đáp ứng kịp thời, đầy đủ vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất luôn là mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý Công ty. Và để đáp ứng được điều đó, trong những năm qua Công ty đã xây dựng được quan hệ với các nhà cung cấp uy tín trong nước như: Công ty lắp máy và xây dựng 693, Công ty cổ phần cầu trục và thiết bị AVC, Công ty gang Cao Bằng, Công ty vật tư - thiết bị toàn bộ, Công ty TNHH NN MTV chế tạo máy,….. và một số nhà cung cấp nước ngoài khác để nhập mua nguyên vật liệu trong nước và nhập khẩu một số loại vật liệu từ nước ngoài. Có thể nói đây là một lợi thế của Công ty để có thể tạo ra những sản phẩm chất lượng cao. Để quản lý vật tư vừa đảm bảo cho yêu cầu tiếp nhận vật tư nhanh chóng, chính xác vừa đảm bảo cho việc xuất dùng đầy đủ, kịp thời, Công ty đã tổ chức bộ phận tiếp nhận vật tư theo đúng quy định nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu, giảm chi phí. Hơn thế nữa, việc bảo quản, dự trữ nguyên vật liệu cũng rất được chú trọng.Vì vậy, Công ty đã tiến hành quản lý, dự trữ nguyên vật liệu theo kho căn cứ vào đặc điểm quy cách, chủng loại của từng loại vật liệu. Hiện nay, Công ty đã xây dựng được 4 kho nguyên vật liệu: - Kho nguyên vật liệu chính: dự trữ các loại nguyên vật liệu chính phục vụ cho sản xuất sản phẩm của Công ty như động cơ, vòng bi, gang, sắt, thép, … - Kho nguyên vật liệu phụ: dự trữ các loại nguyên vật liệu phụ dùng để sản xuất sản phẩm như các thiết bị điện, sơn matít, …. - Kho nhiên liệu: dự trữ các loại nhiên liệu như xăng, dầu, than… - Kho phụ tùng và công cụ dụng cụ: dự trữ các loại phụ tùng thay thế và các công cụ dụng cụ như thước đo, pame, taro,công cụ cắt gọt, dụng cụ gá lắp….. Trong mỗi kho, căn cứ vào quy cách, chủng loại vật liệu lại được phân thành nhóm chi tiết để tiện quản lý. Ví dụ: Tại kho nguyên vật liệu chính lại được phân thành các nhóm như nhóm Động cơ, nhóm Vòng bi, nhóm Gang, nhóm Thép,…Và trong mỗi nhóm lại gồm nhiều danh mục vật tư khác nhau. Ví dụ như trong nhóm Thép lại được chia ra các loại thép là thép tấm, thép lá, thép tròn, thép hình…. Tại mỗi kho, Công ty đều bố trí một thủ kho để theo dõi về mặt số lượng khi nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho cũng như theo dõi về mặt chất lượng trong quá trình lưu giữ. Về việc hạch toán nguyên vật liệu, Công ty cũng thực hiện đầy đủ các quy định về chứng từ, sổ sách của thủ tục nhập, xuất nguyên vật liệu. - Phân loại nguyên vật liệu Với đặc thù kinh doanh của mình sản xuất gần 300 loại Bơm, Van, Quạt khác nhau trong đó chủ yếu là các loại Bơm nên hiện nay nguyên vật liệu của Công ty sử dụng đã lên tới 1000 loại khác nhau. Để quản lý nguyên vật liệu một cách khoa học, chặt chẽ về mặt số lượng, giá trị cũng như để thuận tiện cho việc theo dõi trên sổ sách của các bộ phận kế toán, vật tư, kế hoạch, Công ty đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của nó trong quá trình sản xuất kinh doanh: - Vật liệu chính: chiếm 85% trong tổng số nguyên vật liệu của Công ty và bao gồm gang, sắt, thép, tôn, trục, bạt, ổ trượt, vòng bi, động cơ và phụ gia các loại… - Vật liệu phụ: chiếm 8.5% trong tổng số nguyên vật liệu của Công ty và bao gồm vật liệu điện, sơn ma tít, vật liệu xây dựng và axit… - Nhiên liệu phục vụ cho quá trình sản xuất và quản lý:chiếm 4.6% trong tổng số nguyên vật liệu của Công ty và bao gồm điện, xăng, dầu, than… - Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc như vòng bi, dây cu roa…và chiếm 0.7% trong tổng số nguyên vật liệu của Công ty. - Vật liệu khác: chiếm 1.2% trong tổng số nguyên vật liệu của Công ty như vật liệu bao bì gỗ, giấy, bìa cô tông, xốp… và các loại vật liệu khác. Tuy nhiên, việc phân loại ở đây chỉ mang tính tương đối vì thế trong quá trình hạch toán đòi hỏi kế toán vật tư phải hiểu rõ từng vật liệu để hạch toán cho đúng. Đánh giá nguyên vật liệu Tính giá nguyên vật liệu nhập kho: Khi tính giá vật tư, Công ty cũng tuân thủ theo nguyên tắc giá vốn thực tế và vì Công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ nên giá thực tế của nguyên vật liệu mua ngoài không bao gồm thuế giá trị gia tăng. - Trường hợp nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho: Giá trị thực tế của Giá mua Chi phí Các khoản vật liệu mua ngoài = ghi trong + thu mua - giảm trừ nhập kho hoá đơn được hưởng Trong đó: Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ mà theo hợp đồng Công ty phải chịu. Ví dụ: Theo phiếu nhập kho số 08 ngày 09/01/2007, Công ty nhập của Công ty TNHH NN MTV Chế tạo máy điện Việt Nam – Hungary (VIETHUNG): - Tên hàng: Động cơ 4.5 KW – 1500 v/p và Động cơ 7.5 KW – 1500 v/p - Số lượng: 5 cái + 10 cái - Giá đơn vị : 2.310.000 đ + 3.116.000 đ - Thành tiền: 42.710.000 đ - Thuế GTGT: 5% Như vậy, giá nhập kho của loại vật liệu động cơ trên là 42.710.000 đ - Trường hợp Công ty mua nguyên vật liệu của những đơn vị áp dụng thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì khi đó giá trị vật liệu ghi trên hoá đơn là giá đã bao gồm thuế GTGT đầu ra của đơn vị bán vì đơn vị bán không ghi rõ số thuế nên Công ty sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. - Trường hợp vật liệu do nhà máy tự gia công chế biến: Giá trị thực Giá thực tế Chi phí tế vật liệu = vật liệu + gia công nhập kho tự chế chế biến - Trường hợp thuê ngoài gia công chế biến: Giá trị thực Giá thực tế Chi phí tế vật liệu = vật liệu xuất + chế biến nhập kho thuê gia công Tính giá nguyên vật liệu xuất kho: Đối với nguyên vật liệu xuất kho thì Công ty sử dụng giá thực tế Nhập trước - Xuất trước. Theo phương pháp này, NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô NVL nào nhập vào kho trước sẽ được xuất dùng trước, vì vậy lượng NVL xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó. Ví dụ: - Ngày 01/01/2007 tồn kho nguyên liệu gang Cao Bằng của Công ty là 39.000kg với đơn giá 4.850 đ/kg. - Ngày 22/01/2007 nhập kho nguyên liệu gang Cao Bằng là 40.130 kg, giá thực tế nhập kho là 5.095 đ/kg. - Ngày 23/01/2007 xuất kho nguyên liệu gang Cao bằng là 40.130 kg. Giá thực tế 40.130 kg nguyên liệu gang Cao Bằng xuất kho ngày 23/01 theo phương pháp Nhập trước - Xuất trước là: 39.000 kg x 4.850 + 1.130 kg x 5.095 = 194.907.350 đ Với phương pháp này giúp cho kế toán vật tư của Công ty có thể tính giá nguyên vật liệu xuất kho một cách nhanh chóng, kịp thời. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa phòng kế toán và kho nhằm mục đích theo dõi tình hình nhập xuất nguyên vật liệu làm cơ sở ghi sổ kế toán. Một trong những yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu là phải theo dõi chặt chẽ, phản á