Luận văn Hạch toán nguyên vật liệu và một số giải pháp nhằm tăng cường công tác quản lý và dụng nguyên vật liệu tại công ty TNHH Dược phẩm và Thương mại Thành Công

. - Phòng kế hoạch tổng hợp: Quản lý nguồn nhân lực và chính sách, quản lý văn phòng và kế toán nhà máy, trợ lý kế hoạch sản xuất, đưa ra kê hoạch về nguyên vật liệu theo lệnh sản xuất. - Phòng đảm bảo chất lượng: Kiểm tra nguyên liệu, vật tư đầu vào, lấy mẫu và kiểm tra các công đoạn sản xuất, kiểm tra sản phẩm hoàn thành nhập kho, đề xuất hướng xử lý sản phẩm không đạt yêu cầu, giải quyết khiếu nại nội bộ về chất lượng. - Phòng nghiên cứu phát triển: Nghiên cứu bào chế sản phẩm mới, xây dựng quy trình sản xuất chuẩn, bàn giao quy trình sản xuất cho các phân xưởng sản xuất. - Phòng kiểm nghiệm: Kiểm nghiệm nguyên liệu đầu vào, kiểm nghiệm các sản phẩm hoàn thành, lưu mẫu và bảo quản mẫu, tham gia giải quyết các khiếu nại về chất lượng sản phẩm. - Phòng cơ khí: Lắp đặt, duy tu bảo dưỡng, vận hành hệ thống điện, lắp đặt hệ thống máy móc thiết bị, sửa chữa những hỏng hóc của hệ thống điện, thiết bị máy móc, đồng thời duy tu bảo dưỡng theo định kỳ, đào tạo hướng dẫn công nhân đứng máy. 3.1.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ của công ty Do đặc điểm của từng sản phẩm sản xuất mà mỗi sản phẩm có một quy trình công nghệ khác nhau. Tuy nhiên, sự khác nhau này không hoàn toàn mà chỉ khác nhau ở một hoặc một vài công đoạn nhỏ với các SP tương tự nhau như: cốm viên nén sủi bọt và cốm trà hoà tan. Trong quá trình nghiên cứu đề tài tôi đưa ra hai quy trình công nghệ: Quy trình sản xuất bán thành phẩm cốm viên nén sủi bọt. Sơ đồ 3.2: Quy trình sản xuất bán thành phẩm cốm viên nén sủi bọt GĐCT quyết định KHSX- tháng Lệnh sx Định mức vật tư Giao nhận NVL Sơ chế: nghiền Cân chia Pha chế cốm ACốm B, bột màu Sấy cốm lần 1 Sấy cốm lần 2 Đóng gói nhập kho Bán thành phẩm QLSX viết LSX BGĐ nhà máy duyệt ĐBCL kiểm tra ĐMVT cấp HSL KTCL kiểm tra giao- nhận KTCL giám sát cân chia NVL KTCL giám sát thực hiện Kiểm tra nhiệt độ và thời gian sấy Kiểm tra màu sắc cảm quan và độ ẩm cốm ĐBCLKTCLgiám sát thực hiện ghi chép HSL sản phẩm và duyệt HSL sản phẩm 3.1.4. Đặc điểm công tác kế toán ở công ty 3.1.4.1.Bộ máy tổ chức kế toán của công ty: Tổ chức kế toán của công ty theo hình thức phân tán, vì vậy có ưu điểm là tạo điều kiện cho các đơn vị phụ thuộc nắm được tình hình sản xuất, kinh doanh một cách chính xác, kịp thời. Sơ đồ 3.3: Bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng Kế toán kho Kế toán tổng hợp Thủ quỹ - Kế toán trưởng: Có chức năng quản lý chung và điều hành công việc của phòng tài chính kế toán để hoàn thành các chức năng, nhiệm vụ của bộ phận; kiểm soát tình hình hoạt động tài chính của đơn vị, tham mưu với giám đốc của công ty trong lĩnh vực kế toán- tài chính- tiền tệ- hành hoá. Nhiệm vụ của kế toán trưởng là quản lý tốt tình hình tài chính của công ty, lên kế hoạch tài chính tháng, giao dịch với ngân hàng để vay vốn, quản lý và điều hành công việc trong phòng kế toán, lên các báo cáo tài chính. Yêu cầu trình độ kế toán trưởng của công ty: Trình độ Đại Học trở lên ( chuyên ngành kế toán tài chính). Kỹ năng, trình độ chuyên môn tốt, sử dụng thành thành thạo vi tínhm hiểu biết về phần mềm kế toán, có khả năng quản lý, điều hành công việc tốt, tư cách đạo đức tốt. Kinh nghiệm ít nhất 2 năm làm trong nghề kế toán. -Kế toán tổng hợp: Có chức năng tham mưu cho kế toán trưởng quản lý, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được phân công. Nhiệm vụ: kế toán tổng hợp thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, vào sổ kế toán chi tiết, theo dõi các tài khoản kế toán: TK 111,112,131, 331,133,511 theo chức năng nhiệm vụ được phân công, mở sổ chi tiết cho từng đối tượng tạm ứng về thời gian thanh toán, sổ chi tiết công nợ phải thu, phải trả theo hoá đơn của từng đối tượng; Theo dõi doanh thu trên hoá đơn, kê khai thuế đầu ra, đầu vào; Soát xét tính hợp lý, hợp lệ về các chứng từ thanh toán trước khi giám đốc xét duyệt; Mở sổ chi tiết theo dõi tài khoản 112,311-chi tiết cho từng ngân hàng, 114,331-chi tiết cho từng đối tượng; Lấy sổ phụ thực hiện các việc liên quan tới ngân hàng, thực hiện việc vay vốn ngân hàng; mở sổ chi tiết doanh thu bán hàng, sổ chi tiết phải thu khách hàng theo từng đối tượng và kịp thời cho từng đơn hàng, phiếu xuất; Lên dự thảo hoá đơn, thương thảo với khách hàng về cách thức phát hành hoá đơn trước khi lên hóa đơn; Đối chiếu giao dịch với khách hàng. Phụ trách việc thu hồi công nợ, kiểm soát công nợ (đến hạn, quá hạn) và lên kế hoạch theo từng tuần tháng. Yêu cầu vị trí: Trình độ Đại Học, cao đẳng ( chuyên ngành kế toán); Kỹ năng: nắm vững những nghiệp vụ kế toán; Sử dụng tốt vi tính, trung thực, cẩn thận, có trách nhiệm trong công việc, kinh nghiệm một năm trở lên. - Kế toán kho: Chức năng tham mưu cho kế toán trưởng quản lý, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được phân công. Nhiệm vụ: Mở sổ theo dõi tài sản cố định, thuê tài sản , trích khấu hao tài sản cố định hàng tháng, theo dõi Nhập- Xuất- Tồn hàng hoá, thành phẩm, tập hợp chi phí mua hàng; Mở sổ chi tiết theo dõi Nhập – Xuất – Tồn của từng loại hàng hoá, thành phẩm, phân theo lô ( theo yêu cầu đặc thù của công ty), sổ chi tiết phải trả nhà cung cấp. Yêu cầu vị trí: Trình độ cao đẳng chuyên ngành kế toán và quản trị kinh doanh; Kỹ năng: nắm vững nghiệp vụ kế toán, tính hợp lý, hợp lệ của các nghiệp vụ kế toán phát sinh, nắm vững chế độ, chuẩn mực kế toán; Sử dụng tốt vi tính (Word, Excel, phần mềm kế toán), trung thực, cẩn thận, có trách nhiệm cao trong công việc; Kinh nghiệm một năm trở lên. 3.1.4.2. Hệ thống chứng từ, sổ kế toán, hình thức kế toán doanh nghiệp đang áp dụng. Hệ thống chứng từ được sử dụng trong quá trình hạch toán của doanh nghiệp gồm có: - Phiếu xuất kho - Phiếu nhập kho - Hoá đơn GTGT - Ngoài ra doanh nghiệp sử dụng những chứng từ để phù hợp với quá trình quản lý và tính chất đặc thù của doanh nghiệp như: Đề nghị báo giá, giấy đề nghị cấp NVL, Dự trù cung ứng NVL, lệnh sản xuất, biên bản kiểm nghiệm vật tư, biên bản kiểm kê vật tư. Hình thức sổ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng là hình thức nhật ký chung. Hàng ngày, khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán căn cứ vào chứng từ liên quan tiến hành vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian. Sau đó, căn cứ vào nhật ký chung, lấy số liệu để vào sổ cái. Sơ đồ 3.4: Quy trình hạch toán theo hình thức nhật ký chung Sổ nhật ký đặc biệt Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp Chi tiết Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Quan hệ đối chiếu : Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ 3.1.4.3. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho của doanh nghiệp Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, xác định giá xuất kho và trị giá hàng tồn kho cuối kỳ theo phương pháp bình quân gia quyền. 3.1.5. Tình hình cơ bản của công ty 3.1.5.1. Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty. Về tình hình tài sản: để tiến hành sản xuất – kinh doanh mỗi doanh nghiệp đều phải có một lượng tài sản nhất định như tiền, nhà cửa, vật kiến trúc, nguyên vật liệu... Tài sản này tham gia vào quá trình SX kinh doanh với hình thái biểu hiện bằng tiền. Qua bảng 3.1 ta thấy tình hình tài sản của công ty có sự biến động đáng kể, tổng tài sản năm 2008 tăng 1,93% so với năm 2007 tương ứng với 438.399.083 đồng. Nguyên nhân có sự tăng này là do: Thứ nhất, do có sự tăng lên của tài sản ngắn hạn. Tài sản ngắn hạn năm 2008 tăng so với năm 2007 là 699.347.073 đồng tương ứng với 9,46%. Qua bảng 3.1 cho thấy, trong tài sản ngắn hạn thì hàng tồn kho của công ty năm 2008 tăng so với năm 2007 là 1.569.827.084 tương ứng với 41,93% là do khủng hoảng kinh tế nói chung, bên cạnh đó do đặc thù của một công ty sản xuất các sản phẩm Dược, nguồn nguyên liệu thì phần lớn là nhập khẩu từ các nước nên để đảm bảo cho sản xuất công ty luôn dự trữ một lượng lớn nguyên vật liệu. Hàng tồn kho tăng khá mạnh, tuy nhiên đến năm 2008 các khoản phải thu ngắn hạn đã đến hạn nên công ty đã thu về được 2.123.437.194 đồng, tương ứng với 31,46%, mặc dù vậy thì lượng tiền và các khoản tương đương tiền vẫn không tăng thậm chí còn bị giảm là do công ty phải mua nguyên liệu dự trữ. Thứ hai, do có sự giảm của tài sản dài hạn 260.947.990 đồng, tương ứng với 1,7%. Tài sản dài hạn giảm là do tài sản cố định giảm, năm 2008 công ty không mua mới TSCĐ, nên TSCĐ bị giảm do hao mòn. Về tình hình nguồn vốn: Nhìn vào bảng số liệu 3.2 ta thấy nợ phải trả của công ty giảm trong năm 2008 với mức giảm bằng 143.189.869 đồng tương ứng với 1,21% là do chính sách vay vốn của công ty là giảm các khoản nợ ngắn hạn và dài hạn, đồng thời trả các khoản phải trả khách hàng cũng được thanh toán bớt. Trong cả hai năm thì nguồn vốn chủ sở hữu luôn chiếm tỷ trọng lớn và xu thế tăng 5,34% tương ứng với 581.588.952 đồng. Điều đó cho thấy tính tự chủ về tài chính của công ty là cao. Bảng 3.1: Tình hình tài sản của công ty qua 2 năm 2007-2008 Chỉ tiêu 2007 2008 So sánh Giá trị (đ) Cơ cấu ( %) Giá trị (đ) Cơ cấu ( %) Giá trị (đ) Cơ cấu ( %) A. TÀI SẢN NGẮN HẠN 7.394.472.872 32,56 8.093.819.945 34,97 699.347.073 109,46 I. Tiền và các khoản tương đương tiền 202.478.888 2,74 142.142.569 1,76 (60.336.319) 70,20 II. Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn III. Các khoản phải thu ngắn hạn khác 3.097.997.035 41,90 974.559.841 12,04 (2.123.437.194) 31,46 IV. Hàng tồn kho 3.743.637.094 50,63 5.313.464.178 65,65 1.569.827.084 141,93 V. Tài sản ngắn hạn khác 350.359.855 4,74 1.663.653.357 20,55 1.313.293.502 174,84 B. TÀI SẢN DÀI HẠN 15.314.589.739 67,44 15.053.641.749 65,03 (260.947.990) 98,30 I. Các khoản phải thu dài hạn II. Tài sản cố định 15.314.589.739 100 15.053.641.749 100 (260.947.990) 98,30 Tổng tài sản 22.709.062.611 100 23.147.461.694 100 438.399.083 101,93 (Nguồn từ phòng Kế toán – Tài chính) Bảng 3.2: Tình hình nguồn vốn của công ty qua 2 năm 2007-2008 Chỉ tiêu 2007 2008 So sánh Giá trị (đ) Cơ cấu ( %) Giá trị (đ) Cơ cấu ( %) Giá trị (đ) Cơ cấu ( %) A. NỢ PHẢI TRẢ 11.821.554.346 52,06 11.678.364.477 50,45 (143.189.869) 98,79 I. Nợ ngắn hạn 5.439.554.346 46,01 5.698.364.477 48,79 258.810.131 104,76 II. Nợ dài hạn 6.382.000.000 53,99 5.980.000.000 25,83 (402.000.000) 93,70 B. VỐN CHỦ SỞ HỮU 10.887.508.265 47,94 11.469.097.217 100 581.588.952 105,34 I. Vốn chủ sở hữu 10.887.508.265 100 11.469.097.217 100 581.588.952 105,34 II. Nguồn kinh phí và quỹ khác Tổng nguồn vốn 22.709.062.611 100 23.147.461.694 100 438.399.083 101,93 43 (Nguồn từ phòng Kế toán – Tài chính) 3.1.5.2. Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty Kết quả SXKD được xác định trên cơ sở doanh thu trừ chi phí, thể hiện kết quả của các hoạt động của công ty. Tình hình kết quả SXKD qua hai năm 2007-2008 được thể hiện qua bảng 3.3. Qua bảng ta thấy, kết quả SXKD của công ty năm 2008 đều tăng so với năm 2007, chỉ riêng có doanh thu hoạt động tài chính và chi phí bán hàng giảm. Năm 2007 doanh thu đạt 7.579.037.064 đồng, sang năm 2008 doanh thu tăng lên đạt 11.898.446.518 đồng như vậy năm 2008 doanh thu tăng thêm 4.319.409.454 đồng, tương ứng với 56,99% so với năm 2007. Nguyên nhân doanh thu năm 2008 tăng so với năm 2007 là trong năm 2008 công ty có thêm khách hàng mới đặt với số lượng nhiều đó là Công ty Dược Nam Hà. Việc tăng doanh thu còn do nguyên nhân trong năm 2008 giá của nguyên liệu đầu vào cao hơn, lương của nhân công cũng cao hơn so với năm 2008, từ đó làm cho giá bán tăng, dẫn đến doanh thu tăng. Chi phí bán hàng năm 2008 giảm so với năm 2007; cụ thể năm 2007 chi phí bán hàng là 76.865.126 đồng, đến năm 2008 chi phí giảm xuống còn 34.868.168 đồng, như vậy so với năm 2007 chi phí bán hàng giảm 54,64% tương ứng với 41.996.958 đồng. Điều này cho thấy có sự không hợp lý trong các khoản mục chi phí, cụ thể là: doanh thu tăng lên, một phần là do giá bán tăng, phần khác là do trong năm 2008 công ty có thêm khách hàng là công ty Dược Nam Hà; nhưng nếu chi phí bán hàng giảm hơn một nửa, trong khi chi phí quản lý tăng lên điều đó chứng tỏ công tác bán hàng vẫn chưa được chú trọng, hơn nữa công ty vẫn chưa chính thức mở rộng quy mô trong năm 2008 vậy mà chi phí quản lý tăng điều này cho thấy công ty đang phẩn bổ các khoản mục chi phí là chưa hợp lý, tốc độ giảm của chi phí bán hàng là 54,64%, trong khi tốc độ tăng của chi phí quản lý là 44,28%; qua đây tôi thấy công ty nên có sự điều chỉnh lại cơ cấu chi phí cho phù hợp để mang lại kết quả cao trong kinh doanh. Bảng 3.3: Kết quả sản xuất kinh doanh của nhà máy qua 2 năm 2007-2008 Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 So sánh Giá trị (đ) Giá trị (đ) Giá trị (đ) Cơ cấu ( %) 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 7.579.037.064 11.898.446.518 4.319.409.454 156,99 2. Các khoản giảm trừ 4.778.208 3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 7.579.037.064 11.893.668.310 4.314.631.246 156,93 4. Giá vốn hàng bán 6.972.714.098 10.470.632.936 3.497.918.838 150,17 5. Lợi nhuận về bán hàng và cung cấp dịch vụ 606.322.966 1.423.035.374 816.712.408 234,70 6. Doanh thu hoạt động tài chính 38.158.296 967.284 (37.191.012) 2,53 7. Chi phí tài chính 201.120.634 414.346.813 213.226.179 206,02 - Trong đó chi phí lãi vay 200.501.434 299.150.288 98.648.854 149,20 8. Chi phí bán hang 76.865.126 34.868.168 (41.996.958) 45,36 9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 67.191.986 298.521.454 231.329.468 444,28 10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 299.303.516 676.266.223 376.692.707 255,95 11. Thu nhập khác 12. Chi phí khác 85.088 13. Lợi nhuận khác (85.088) 14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 299.218.428 676.266.223 377.047.795 266,01 15. Chi phí thuế thu nhập hiện hành 41.890.580 94.677.271 52.786.691 266,01 16. Lợi nhuận sau thuế 257.327.848 581.588.952 324.261.104 266,01 45 (Nguồn từ phòng Kế toán- Tài chính) 3.1.5.3. Tình hình lao động của công ty Lao động là nhân tố quan trọng hàng đầu, là tài sản quý giá của mỗi doanh nghiệp. Số lượng lao động và chất lượng lao động nó quyết định kết quả sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Tình hình lao động của công ty được thể hiện trong bảng 3.4. Nhìn vào bảng ta thấy năm 2008 số lượng và chất lượng cán bộ công nhân viên của công ty đều tăng. Về số lượng tổng lao động tăng 5 người tương ứng với 3,88%. Về chất lượng, năm 2008 lao động có trình độ đại học tăng 1 người tương ứng với 6,67%, lao động có trình độ cao đẳng tăng 2 người tương ứng với 28,57%, lao động có trình độ trung cấp tăng 2 người tương ứng với 11,11%. Xét theo quá trình sản xuất lao động gián tiếp tăng thêm 2 người tương ứng với 4,76%, lao động trực tiếp tăng 3 người tương ứng với 3,45%. Bảng 3.4: Tình hình lao động của công ty qua 2 năm 2007-2008 Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 So sánh Số lượng ( người) Cơ cấu(%) Số lượng ( người) Cơ cấu(%) Số lượng ( người) Cơ cấu(%) Tổng số CBCNV 129 100 134 100 5 103,88 1. Trình độ chuyên môn - Đại học 15 11,63% 16 11,94% 1 106,67 - Cao đẳng 7 5,43% 9 6,72% 2 128,57 - Trung cấp 18 13,95% 20 14,93% 2 111,11 - Lao động phổ thông 89 68,99% 89 66,42% 0 100,00 2. Theo quá trình sản xuất - Lao động gián tiếp 42 32,56% 44 32,84% 2 104,76 - Lao động trực tiếp 87 67,44% 90 67,16% 3 103,45 ( Nguồn từ phòng kế toán – Tài chính) Như vậy, nhìn chung về mặt số lượng thì tổng số lao động của toàn công ty là không lớn, và so với nhu cầu thực tế thì công ty đang thiếu lao động, tuy nhiên do công tác tuyển dụng đòi hỏi công nhân phải có bằng về ngành dược, tối thiểu là sơ cấp nên trên địa bàn lực lượng lao động nhiều nhưng vẫn không đủ điều kiện để thi tuyển. Về trình độ lao động lao động phổ thông giữ ở mức ổn định, lao động có trình độ đại học, cao đẳng, trung cấp có xu hướng tăng. Trong quá trình sản xuất lao động trực tiếp tăng nhưng tốc độ tăng chậm hơn so với tốc độ tăng lao động gián tiếp. Nguyên nhân là do bắt đầu từ năm 2008 công ty thành lập bộ phận KCS chuyên kiểm tra tất cả đầu vào và đầu ra của quá trình sản xuất , lao động của bộ phận này được lấy từ các phân xưởng sản xuất gồm những người có kinh nghiệm. 3.2. Đặc điểm, quá trình thu mua và phân loại nguyên vật liệu 3.2.1. Đặc điểm của nguyên vật liệu Đặc điểm nguyên vật liệu của công ty TNHH Dược phẩm và thương mại Thành Công cũng mang những đặc điểm chung của nguyên vật liệu trong các đơn vị sản xuất. Nguyên vật liệu thuộc tài sản lưu động là đối tượng lao động và là một yếu tố cơ bản trong quá trình sản xuất kinh doanh, là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm mới. Tuy nhiên, do tính chất đặc thù của ngành dược nên nguyên vật liệu cũng có những đặc điểm riêng: Thời gian sử dụng, chất lượng bị giảm dần theo thời gian, và chịu ảnh hưởng rất lớn của điều kiện thời tiết, độ ẩm và môi trường xung quanh. Nguyên vật liệu của công ty chia làm hai loại: Nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ. Nguyên vật liệu chính: Tuỳ theo từng sản phẩm sản xuất, công thức pha chế và quy trình sản xuất ứng với từng sản phẩm mà sẽ phân biệt nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ; Ví dụ: Dextrose, các loại Vitamin, các loại canxi, gelatin, tinh dầu cá… Nguyên vật liệu phụ: là những tá dược đi kèm để tăng tính hấp dẫn của sản phẩm như: các loại màu, hương vani…và các vật tư. Tất cả các loại nguyên liệu từ khi bắt đầu mua về đến khi đưa vào sử dụng luôn luôn phải đạt yêu cầu sạch sẽ, đảm bảo chất lượng tốt. 3.2.2. Quá trình thu mua nguyên vật liệu Quá trình mua hàng gồm có: mua hàng trong nước và mua hàng nhập khẩu ( nước ngoài). Việc mua hàng nước ngoài phức tạp hơn việc mua hàng trong nước, nó đòi hỏi phải tuân thủ chặt chẽ các điều kiện thương mại quốc tế. Nhân viên nhập khẩu đòi hỏi chuyên môn cao, có trình độ và là người chuyên trách. Quy trình này được xác định theo từng quy trình nhỏ như sau: Xác định nhu cầu mua hàng: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất từng tháng và dự trù mua vật tư, phụ trách vật tư phòng kinh doanh có trách nhiệm lập dự kiến kế hoạch vật tư theo tháng dựa trên định mức tiêu hao nguyên liệu do công ty quy định theo từng thời điểm nhất định. Căn cứ vào kế hoạch mua hàng quý/ tháng, định mức tồn kho tối thiểu, cán bộ phụ trách mua hàng lập phiếu yêu cầu mua vật tư; chuyển cho phòng kế toán tài chính để kiểm tra, cân đối nguồn tài chính đáp ứng cho quá trình nhập hàng và trình giám đốc công ty phê duyệt. PHIẾU YÊU CẦU MUA VẬT TƯ số:……… Người yêu cầu:………………… Đơn vị:………………………… STT Tên vật tư, qui cách ĐVT MĐ Ngày cần Ngày… tháng… năm… Người lập(Ký, ghi rõ họ tên) Người phê duyệt(Ký, ghi rõ họ tên) Phê duyệt: Giám đốc công ty xem xét yêu cầu mua vật tư, tham khảo thêm ý kiến của các phòng ban nếu cần. Nếu đồng ý, ký phê duyệt và chuyển lại cho phòng kinh doanh thực hiện. Nếu không đồng ý, phê thẳng vào phiếu yêu cầu chuyển lại cho bộ phận thực hiện hoặc trao đổi trực tiếp với bộ phận liên quan. Chọn yêu cầu báo giá, chào mẫu: Sau khi phiếu yêu cầu mua vật tư được phê duyệt, cán bộ phụ trách mua hàng chọn từ 3-5 nhà cung cấp trong danh sách được phê duyệt ( trừ trường hợp nhà cung cấp độc quyền). Phụ trách mua hàng gửi yêu cầu báo giá chào mẫu cho nhà cung cấp. Hình thức gửi yêu cầu báo giá chào mẫu có thể bằng fax, bằng thư điện tử, hoặc qua điện thoại. ĐỀ NGHỊ BÁO GIÁ Số:…….. Người gửi:………………………………………………………………………. Điện thoại:………………………………………………………………………. Fax:………………………………………………………………………………… Nhằm thực hiện kế hoạch sản xuất công ty chúng tôi đang có nhu cầu mua một số vật tư, thiết bị với nội dung số lượng và chất lượng cụ thể như sau: STT Tên hàng/qui cách vật tư Ký hiệu Hãng SX SL Đề nghị quý công ty báo giá cho chúng tôi những mặt hàng trên đây và cung cấp những thông tin về hình thức, thời gian giao hàng, thanh toán và bảo hành. Yêu cầu có Catalogue..............Kèm theo Rất mong nhận được báo giá của quý công ty trước : ngày ... tháng ...Năm Trân trọng cảm ơn./ Ngày ... tháng ... năm ... Giám đốc công ty Nếu không có trong danh sách được phê duyệt, tìm và đánh giá nhà cung cấp mới. Xem xét lựa chọn: Sau khi nhận được chào giá và mẫu theo hàng từ nhà cung cấp, cán bộ phụ trách mua hàng xem xét và phối hợp với các bộ phận liên quan ( nếu cần) đánh giá khả năng đáp ứng của nhà cung cấp về chất lượng, đánh giá hồ sơ chào hàng về khả năng giá cả, tiến độ giao hàng, hình thức thanh toán. Chọn ra nhà cung cấp thích hợp nhất; trình ban giám đốc công ty. Đối với hàng hoá là nguyên liệu cho sản xuất, đặc biệt trong việc nhập khẩu cần phải có quá trình kiểm tra chất lượng mẫu ( kiểm nghiệm). Đối với nguyên liệu nhập khẩu, cần thuê kiểm nghiệm bên ngoài có đủ năng lực ( viện kiểm nghiệm quốc gia). Hợp đồng hoặc đặt hàng: Sau khi phiếu chào hàng của nhà cung cấp được phê duyệt, phụ trách mua đàm phán, soạn thảo hợp đồng/ đơn đặt hàng hoặc thư đặt hàng với nhà cung ứng. Những điều quan trọng của hợp đồng như giá cả, hình thức thanh toán, thời hạn giao hàng địa điểm giao hàng, chứng từ cần thiết phải được quy định rõ ràng và cụ thể trong hợp đồng. Hai bên tiến hành thoả thuận và ký kết hợp đồng. Hợp đồng đã ký được chuyển cho các phòng ban ban liên quan thực hiện, lưu tại phòng kế toán để làm cơ sở thanh toán. Mua hàng nhập khẩu cần lưu ý trong việc thoả thuận và lựa chọn phương thức thanh toán: bằng thư tín dụng, trực tiếp, hay thanh toán qua ngân hàng để đảm bảo việc chuẩn bị, làm thủ tục và đặc biệt là thời điểm nhận hàng đảm bảo yêu cầu sản xuất. Nhận và kiểm tra vật tư mua vào: Phụ trách mua vật tư theo dõi, đốc thúc thực hiện hợp đồng của nhà cung cấp theo như hợp đồng của nhà cung cấp đã ký. Khi nhận được thông tin giao hàng thông báo cho các bộ phận liên quan thực hiện như: phòng kế toán, phòng kinh doanh, phòng kiểm nghiệm vật tư và thủ kho, KCS cùng thủ kho chịu trách nhiệm kiểm tra nguyên vật liệu, vật tư mua về. - Căn cứ để kiểm tra đối với hàng mua trong nước: Hợp đồng mua hàng và chuẩn mực; kiểm tra phiếu giao hàng hoặc phiếu mua hàng; kiểm tra từng mẫu từng mẫu mã vật tư xem có ghi rõ tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá; tài liệu kỹ thuật có liên quan. - Căn cứ để kiểm tra đối với hàng mua nhập khẩu: Cần kiểm tra các hồ sơ liên quan, kiểm tra chứng từ nhập xuất hàng hoá, chứng từ chứng nhận chất lượng hàng hoá. Khi nhận vật tư đầu vào, KCS phối hợp với bộ phận kho kiểm tra vật tư đầu vào, và ghi biên bản giao nhận hàng hoá. Đối với nguyên vật liệu, vật tư không đạt yêu cầu nhân viên KCS lập phiếu sản phẩm không hợp, rồi kiểm tra tại cơ sở nhà cung cấp: Trong trường hợp cần thiết, cán bộ phụ trách mua hàng sẽ phối hợp cùng với cán bộ kỹ thuật, cán bộ KCS đến cơ sở của nhà cung cấp để tiến hành kiểm tra chất lượng hàng hoá, giám sát quá trình cấp vật tư, Kết quả kiểm tra sẽ được lập thành biên bản. Nhập kho thanh toán: Thủ kho, KCS và kế toán tiến hành nhập kho hàng đạt yêu cầu, làm thủ tục nhập kho và sắp xếp theo quy định của kho. Sau khi nhập hàng, kế toán tiến hành thanh toán theo hợp đồng đã thống nhất. Đối việc nhập khẩu: kế toán thanh toán bằng l/c theo mẫu của ngân hàng, hoặc thanh toán bằng chuyển tiền: Nộp hồ sơ chuyển tiền theo mẫu ngân hàng quy định, nộp tiền vào tài khoản, thanh toán phí chuyển tiền, gửi giấy chuyển tiền của ngân hàng cho người bán để họ chuẩn bị giao hàng. Đối với vấn đề thuê tàu vận chuyển thì tuỳ theo mua hàng theo hình thức nào mà người chịu trách nhiệm thuê tàu thuộc về bên mua hàng hay bên bán hang. Trường hợp thuộc về bên mua hàng, công ty cử người của phòng kinh doanh tiến hành: hỏi cước phí vận tải của hàng tàu, chọn hàng có cước phí rẻ hơn phù hợp với yêu cầu trong hợp đồng, mua bảo hiểm cho hàng hoá trong trường hợp người mua chịu trách nhiệm thuê tàu vận chuyển. Khi mua bảo hiểm nhân viên kinh doanh cần lưu ý: lựa chọn điều kiện phù hợp với mức phí bảo hiểm thấp nhất, thanh toán bảo hiểm hợp lệ, tiến hành thanh toán l/c: kiểm tra bộ chứng từ người bán gửi qua ngân hàng nếu phù hợp với yêu cầu l/c thì chấp nhận thanh toán và đề nghị ngân hàng ký hậu đơn để nhận hàng. Nếu chứng từ không phù hợp thì từ chối thanh toán và yêu cầu người bán gửi hồ sơ chứng từ phù hợp. Quy trình mua hàng trên được thể hiện ở sơ đồ 3.5, Nguyên vật liệu mua về được nhập kho nguyên vật liệu (Bắc Ninh). Kho nguyên vật liệu yêu cầu cần phải rộng rãi, mỗi loại nguyên vật liệu được sắp xếp theo từng khu vực. Tuy nhiên thực tế cho thấy có nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau nên có những loại nguyên vật liệu lẽ ra phải được bảo quản ở điều kiện riêng thì vẫn để chung trong cùng một kho với các loại nguyên liệu khác, do đó làm giảm thời gian sử dụng của các loại nguyên vật liệu này. Nhu cầu về mua Kết thúc Xác định hàng cần mua Kiểm tra Chọn nhà cung ứng trong danh sách Xem xét Yêu cầu báo giá, mẫu Kiểm nghiệm, lựa chọn Duyệt Hợp đồng đặt hàng trong nước Làm thủ tục hải quan Kiểm nghiệm vật tư Đánh giá, bổ sung Duyệt Nhập khẩu Lưu kho, thanh toán, cập nhật hồ sơ Sơ đồ 3.5: Tiến trình thực hiện quy trình mua hàng 3.2.3. Phân loại nguyên vật liệu Để thuận tiện cho quá trình quản lý và hạch toán nguyên vật liệu đạt hiệu quả cao, công ty tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo vai trò, vị trí và thành phần, tác dụng của NVL