Luận văn Hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty cao su Sao Vàng

ô hình, thuê tài chính Kế toán xây dựng cơ bản dở dang và sửa chữa lớn tài sản cố định. Kế toán về huy động vốn : theo dõi tình hình huy động vốn của cán bộ công nhân viên, theo dõi biến động tài khoản tạm ứng và phải thu khác Kế toán tiền lương: tính lương phải trả cho công nhân viên và theo dõi tình hình các khoản tạm ứng của công nhân viên. Kế toán thành phẩm, tập hợp chi phí và tính giá thành: có nhiệm tập hợp chi phí sản xuất sản phẩm , tính ra giá thành sản phẩm . Kế toán theo dõi tiêu thụ bán hàng: có nhiệm vụ theo dõi, xác định doanh thu, kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Kiểm toán nội bộ : có nhiệm vụ kiểm toán các nghiệp vụ kế toán trong công ty, lập báo cáo cho giám đốc . Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán các xí nghiệp thành viên Kế toán trưởng Phó phòng Kế toán (Kiêm kế toán Tổng hợp) Phó phòng Kế toán (kiêm kế toán tiêu thụ) Kế toán vật tư Kế toán TS CĐ Kế toán tiền mặt Kế toán XD CB, SCL TSCĐ Kế toán huy động vốn Kế toán chi phí, giá thành Kế toán tiền lương Thủ quĩ Kế toán ngân hàng Kế toán tiêu thụ 2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán Tại công ty cao su Sao Vàng, phương pháp hạch toán hàng tồn kho mà công ty áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp này phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty cũng như yêu cầu của công tác quản lí của công ty. Phương pháp tính thuế GTGT được công ty áp dụng là phương pháp khấu trừ. Về hệ thống chứng từ, công ty đã đăng kí sử dụng hầu hết các chứng từ trong hệ thống chứng từ kế toán thống nhất do Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 1141-TC /QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995. Về cơ bản,công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT và một số quyết định khác. Hệ thống tài khoản của công ty được chi tiết đến tài khoản cấp 2 và cấp 3. ã Sổ sách kế toán Công ty cao su Sao Vàng là một doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh , trình độ quản lí cao và bộ máy kế toán được chuyên môn hoá, do đó hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty là hình thức “ Nhật kí chứng từ”. Hệ thống sổ sách kế toán của công ty trong phần hành kế toán nguyên vật liệu bao gồm hệ thống sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Hệ thống sổ tổng hợp bao gồm: Bảng kê: Dựa vào chứng từ gốc và các bảng phân bổ, kế toán ghi vào bảng kê Nhật kí chứng từ: kế toán căn cứ vào chứng từ, các bảng kê, sổ chi tiết có liên quan kế toán để ghi chép nhật kí chứng từ . Sổ cái : cuối kì , kế toán tập hợp số liệu trên các nhật kí chứng từ để vào các sổ cái có liên quan. Hệ thống sổ chi tiết của công ty bao gồm các sổ chi tiết như sổ chi tiết thanh toán với người bán, bảng tập hợp chi tiết phiếu nhập, phiếu xuất... Sơ đồ ghi sổ kế toán tại công ty cao su Sao Vàng theo hình thức nhật kí chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Nhật kí chứng từ Bảng kê Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra III. thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty cao su Sao Vàng 1. Đặc điểm, phân loại và tính giá nguyên vật liệu tại công ty cao su Sao Vàng. 1.1. Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại công ty 1.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty cao su Sao Vàng Công ty cao su Sao Vàng là một doanh nghiệp chuyên sản xuất và chế biến các sản phẩm bằng cao su với quy mô lớn nên chủng loại và số lượng nguyên vật liệu của công ty rất đa dạng và phong phú từ các loại vật liệu chiếm tỉ trọng lớn là các loại cao su như cao su loại 1, cao su loại 2, cao su Buna...,hay các loại hoá chất, vải mành, dây thép tanh.., đến các loại nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng nhỏ như xăng công nghệ, nhựa thông, chất xúc tiến... Nguyên vật liệu của công ty được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, chủ yếu gồm hai nguồn chính là mua trong nước và nhập khẩu. Nguồn trong nước chủ yếu được cung cấp bởi các tỉnh miền Trung và miền Nam nhưng chỉ là cao su thiên nhiên. Còn lại công ty phải nhập từ nước ngoài do nguồn trong nước chưa có hoặc không đảm bảo chất lượng. Nguồn nhập chủ yếu của công ty là Triều Tiên, Đài Loan, Trung Quốc, Bỉ.... Các nguyên vật liệu thuộc hàng hoá chất của công ty có tính chất lí, hoá rất khác nhau, rất dễ cháy, dễ bị hư hao, dễ bị tác động bởi thời tiết. Những điều kiện này đòi hỏi cần phải có những biện pháp hợp lí để bảo quản tốt nguyên vật liệu. Hiện nay, dựa vào đặc điểm lí hoá của nguyên vật liệu cũng như để tiện cho quá trình quản lí, theo dõi, hệ thống kho bãi của công ty gồm những kho sau: - Kho cao su : dùng để dự trữ các loại cao su như cao su Buna EPT, cao su L1, cao su L2... - Kho hoá chất: gồm kho hoá chất 1 chứa các loại hoá chất là nguyên vật liệu chính và kho hoá chất 2 dùng để chứa các loại nguyên vật liệu phụ. - Kho bán thành phẩm: là kho dùng để dự trữ các loại bán thành phẩm được nhập kho từ quá trình sản xuất. -Kho vải: đây là kho dùng để chứa các loại vải mành, vải phin- là các loại nguyên vật liệu chính cho quá trình sản xuất. - Kho kim khí: chứa phụ tùng thay thế - Kho chứa nhiên liệu : bao gồm kho than và kho xăng dầu - Kho tạp phẩm:chứa các loại vật liệu phụ phục vụ cho quá trình sản xuất. Việc phân chia kho bãi một cách hợp lí theo tính chất hoá lí và chức năng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất đã góp phần giúp cho việc bảo quản, sử dụng nguyên vật liệu được tiến hành một cách hiệu quả. 1.1.2. Phân loại nguyên vật liệu Do chủng loại nguyên vật liệu tại công ty cao su Sao Vàng rất đa dạng, phong phú nên việc phân loại nguyên vật liệu rất quan trọng cho việc hạch toán nguyên vật liệu. Dựa vào vai trò và công dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất, công ty phân loại nguyên vật liệu tại công ty thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu hình thành nên sản phẩm hoàn thành, bao gồm các loại : + Cao su các loại: cao su L1, L2, L3, cao su Buna EPT 4969... + Hoá chất: như chất xúc tiến D, lưu huỳnh, bột silica... + Vải mành: vải phin trắng 3454, vải mành Poly Amit... + Tanh các loại: tanh 0,75, tanh ô tô... - Nguyên vật liệu phụ: gồm: than đen, nhựa thông, lưu huỳnh,... -Nhiên liệu: bao gồm xăng dầu, than đốt lò, củi đốt... - Phụ tùng thay thế - Nguyên vật liệu khác bao gồm phế liệu thu hồi - Bán thành phẩm 1.2. Tính giá nguyên vật liệu tại công ty cao su Sao Vàng 1.2.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho Nguyên vật liệu nhập kho của công ty chủ yếu là mua ngoài từ hai nguồn chính là nhập khẩu và mua trong nước. - Đối với nguyên vật liệu mua trong nước : giá trị nguyên vật liệu nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn của người bán(không bao gồm thuế GTGT) cộng (+) chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến quá trình mua nguyên vật liệu trừ đi (-) các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá nguyên vật liệu. - Đối với nguyên vật liệu nhập mua từ nước ngoài: công ty nhập khẩu thông qua hai hình thức, đó là nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu thông qua ủy thác. + Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu trực tiếp: Giá nguyên vật liệu nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn của người bán + Thuế nhập khẩu + Chi phí mua thực tế - khoản chiết khấu thương mại, giảm giá nguyên vật liệu + Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu thông qua uỷ thác: Giá nguyên vật liệu nhập kho = giá mua trên hoá đơn của đơn vị nhận uỷ thác chuyển đến + Hoa hồng uỷ thác nhập khẩu + chi phí thu mua khác - Đối với nguyên vật liệu tự sản xuất: nguyên vật liệu công ty tự sản xuất là các bán thành phẩm. Giá nhập kho của bán thành phẩm chính là giá thành bán thành phẩm, bao gồm chi phí nguyên vật liệu chính và chi phí nguyên vật liệu phụ xuất dùng để sản xuất bán thành phẩm. - Đối với phế liệu nhập kho : giá nhập kho được xác định dựa trên giá ước tính hoặc giá bán trên thị trường. 1.2.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Do nghiệp vụ Nhập – xuất nguyên vật liệu ở công ty cao su Sao Vàng phát sinh với tần suất lớn và khối lượng Nhập – Xuất nhiều, nên tại công ty giá nguyên vật liệu xuất kho được xác định theo phương pháp bình quân cả kì dự trữ. Giá bình quân của 1 đơn vị nguyên vật liệu xuất kho Giá trị thực tế vật liệu tồn kho đầu kì + Giá trị thực tế vật liệu nhập kho trong kì = Số lượng vật liệu thực tế tồn kho đầu kì + Số lượng vật liệu thực tế nhập kho trong kì Căn cứ vào giá đơn vị bình quân tính được ở cuối kì và số lượng nguyên vật liệu xuất kho trong kì, kế toán xác định được giá thực tế nguyên vật liệu xuất trong kì: Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho = Số lượng nguyên vật liệu xuất kho trong kì X Giá đơn vị bình quân Ví dụ : tính giá xuất kho cho loại cao su L1 trong tháng 10/2003 như sau -Tồn đầu tháng 10 là với lượng thực tế là: 13.539,7 kg với giá thực tế là 107.940.022 đồng - Số lượng vật liệu thực tế nhập trong kì là 55.500kg với giá thực tế là: 441.048.827 đồng áp dụng công thức tính giá đơn vị bình quân cả kì dự trữ, ta có giá bình quân của một kg cao su L1 là: Giá bình quân của 1 kg cao su L1 xuất kho 107.940.022 + 441.048.827 = 13.539,7 + 55.500 Vậy, giá bình quân 1 kg cao su L1 xuất kho là 7952 đồng/kg Việc tính giá theo phương pháp này cho phép kế toán tính giá xuất nguyên vật liệu một cách đơn giản và giảm nhẹ khối lượng công việc cho kế toán nhưng công việc hạch toán dồn vào cuối kì gây ảnh hưởng đến việc lập báo cáo kế toán. 2. Đặc điểm công tác hạch toán nguyên vật liệu . Xuất phát từ đặc điểm thực tế của nguyên vật liệu, công ty đã xây dựng hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ sách phù hợp với điều kiện thực tế của mình. ã Về hệ thống chứng từ: trong phần hành kế toán nguyên vật liệu, công ty sử dụng những chứng từ thuộc loại 2- Hàng tồn kho theo quyết định số 1141-TC /QĐ/CĐKT và một số quyết định khác của Bộ tài chính như Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ,... ã Từ những đặc điểm thực tế của nguyên vật liệu tại công ty, hệ thống tài khoản tổng hợp được sử dụng trong hạch toán nguyên vật liệu tại công ty như sau: Công ty sử dụng Tài khoản 152-‘nguyên vật liệu ’để theo dõi tình hình biến động nhập- xuất – tồn của nguyên vật liệu. Tài khoản 152 tại công ty được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 và cấp 3 như sau: TK 152: nguyên vật liệu 1521 : Bán thành phẩm 15211: Bán thành phẩm cao su 15212: Bán thành phẩm tại Xuân Hoà 12513: bán thành phẩm Xuân Hoà tại công ty 1522: nguyên vật liệu chính 1523: Nguyên vật liệu phụ 1524: Nhiên liệu 15241: Nhiên liệu các loại 15242: Nhiên liệu là than 1525: Phụ tùng thay thế 1527: Van các loại 1528: Phế liệu phế phẩm Ngoài ra, công ty còn sử dụng các TK khác có liên quan như : TK 111. 112, 621, 627, 641, 642... ã Về hệ thống sổ sách kế toán: Hệ thống sổ sách kế toán của công ty trong phần hành kế toán nguyên vật liệu bao gồm hệ thống sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Hệ thống sổ tổng hợp bao gồm: Bảng kê: Công ty sử dụng bảng kê số 4, số 5. Nhật kí chứng từ: trong phần hành kế toán nguyên vật liệu, công ty sử dụng nhật kí chứng từ số 1, 2, 5, 6, 7... Sổ cái : cuối kì , kế toán tập hợp số liệu trên các nhật kí chứng từ để vào các sổ cái có liên quan: bao gồm các sổ cái TK 152, 151, 331... Hệ thống sổ chi tiết của công ty bao gồm các sổ chi tiết như sổ chi tiết thanh toán với người bán, bảng tập hợp chi tiết phiếu nhập( phiếu xuất)... Sơ đồ ghi sổ kế toán nguyên vật liệu theo hình thức nhật kí chứng từ tại công ty cao su Sao Vàng Chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu Sổ số dư Tập hợp chi tiết phiếu nhập Sổ chi tiết TK 331 Thẻ kho Tập hợp chi tiết phiếu xuất Bảng phân bổ nguyên vật liệu NK – CT 1, 2,6 Bảng kê 4, 5 NK – CT số 5 Sổ cái TK 152 NK – CT số 7 Báo cáo tài chính NKCT số 10 Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 3. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cao su Sao Vàng 3.1.Thủ tục, chứng từ nhập, xuất kho vật liệu 3.1.1. Thủ tục, chứng từ nhập kho Nguyên vật liệu nhập kho tại công ty chủ yếu do mua ngoài. Việc mua nguyên vật liệu được thực hiện thông qua hợp đồng mua bán do Giám đốc kí duyệt. Phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS) và Phòng kĩ thuật cao su sẽ kiểm tra chất lượng, quy cách vật liệu nhập kho thông qua việc thành lập Ban kiểm nghiệm. Ban kiểm nghiệm có trách nhiệm lập “Biên bản kiểm nghiệm”. Những vật liệu không đúng quy cách sẽ được trả lại cho nhà cung cấp. Biểu số 1 Bộ công nghiệp Công ty cao su Sao Vàng Biên bản kiểm nghiệm Ngày 04 tháng 10 năm 2003 Số : 4527 Căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng số 1478 ngày 04 tháng 10 năm 2003 của công ty cao su Việt Trung Ban kiểm nghiệm gồm: Ông, bà trưởng ban Ông, bà Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách, phẩm chất Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất 1 Cao su L1 Chọn mẫu Kg 10.000 10.000 0 ý kiến của ban kiểm nghiệm: hàng đủ tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng. Đại diện kĩ thuật (kí, họ tên) Thủ kho (Kí, họ tên) Trưởng ban (Kí, họ tên) Nguyên vật liệu sau khi kiểm tra chất lượng được nhập kho. Dựa trên hoá đơn Giá trị gia tăng của người bán cùng các chứng từ có liên quan khác, Phòng kế hoạch vật tư lập “Phiếu nhập kho”; gồm 2 liên: Liên 1: Giữ lại phòng kế hoạch vật tư Liên 2: Dùng để luân chuyển nội bộ đây là căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho. Sau đó liên này được chuyển về phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Biểu số 2 Bộ công nghiệp Công ty cao su Sao Vàng Phiếu nhập kho Ngày 04/10/2003 M 027 Số : 34918 Nợ : TK 1522 Có : TK 331 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Văn Thọ Đơn vị: Công ty cao su Việt Trung Theo HĐ GTGT số 1478 ngày 04 tháng 10 năm 2003 của công ty cao su Việt Trung Nhập tại kho cao su STT Tên, nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Cao su L1 Kg 10.000 10.000 7900 79.000.000 Cộng 79.000.000 Người viết phiếu (kí, họ tên) Người giao hàng (kí, họ tên) Thủ kho (kí, họ tên) Kế toán (kí, họ tên) Thủ trưởng đơn vị nhập (kí, họ tên) * Trường hợp bán thành phẩm tự sản xuất hoặc phế liệu nhập kho Khi các bán thành phẩm hoặc phế liệu nhập kho, phòng kế hoạch vật tư cũng lập Phiếu nhập kho như các trường hợp khác dựa trên báo cáo về bán thành phẩm nhập kho hoặc phế liệu thu hồi của các đơn vị. * Đối với trường hợp vật liệu xuất kho dùng không hết: Cuối kì các xí nghiệp sẽ lập “Báo cáo vật tư” sau đó gửi về phòng kế toán. Biểu số 3 xí nghiệp cao su số 1 Báo cáo vật tư Tháng 10 năm 2003 STT Tên vật tư Đơn vị tính Tồn đầu kì Lĩnh Sử dụng Tồn cuối kì 1 Cao su TN L1 Kg 0 1400 1200 200 2 Cao su TN L3 Kg 700 0 700 0 Cộng cao su TN 700 1400 1900 200 3 Cao su TH SBR 1712 Kg 50 105 40 115 4 Cao su TH SBC 1502 Kg 420 0 0 420 5 Cao su TH Buna EPT Kg 90 0 0 90 6 Cao su TH EP 57C Kg 280 0 20 160 .... ... Người lập biểu Giám đốc xí nghiệp (kí, họ tên) (kí, họ tên) Do nguyên vật liệu sử dụng không hết tại công ty cao su Sao Vàng không được gửi trả về kho của công ty mà giữ lại kho của xí nghiệp nên không lập phiếu nhập kho. Báo cáo vật tư có chức năng tương tự như “Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ” theo mẫu 07-VT ban hành theo quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT của Bộ tài chính . Cuối kì, kế toán tập hợp các phiếu nhập kho và Báo cáo vật tư của các xí nghiệp, phân loại chứng từ theo loại sản phẩm sản xuất và nguồn nhập để lập Bảng “Tập hợp chi tiết phiếu nhập kho” (Biểu số 4). 3.1.2.Thủ tục, chứng từ xuất kho Tại công ty cao su Sao Vàng, nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, ngoài ra còn để tiêu dùng nội bộ hoặc xuất bán ra ngoài. Tuỳ từng trường hợp mà công ty sử dụng loại chứng từ phù hợp. ã Đối với vật liệu xuất kho dùng cho hoạt động sản xuất: để kiểm soát được mức tiêu hao nguyên vật liệu, phòng Kế hoạch vật tư sẽ lập “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức”. Phiếu này được lập trên hạn mức được duyệt trong tháng do Phòng kĩ thuật cao su lập cho từng loại vật liệu, từng xí nghiệp. Trong đó: Hạn mức được duyệt = Số lượng sản phẩm sản xuất theo kế hoạch trong tháng X Định mức sử dụng vật tư cho 1 đơn vị sản phẩm Số lượng thực xuất trong tháng được thủ kho ghi căn cứ vào hạn mức được duyệt và số thực xuất cho từng lần. Phiếu xuất vật tư theo hạn mức được lập làm 2 liên: Một liên được giữ lại ở bộ phận sử dụng vật tư. Một liên giao cho thủ kho giữ. Cuối tháng, thủ kho thu cả hai phiếu, sau đó chuyển 1 liên về Phòng kế hoạch vật tư, 1 liên về Phòng Tài chính kế toán để kế toán vật liệu ghi sổ. Trường hợp chưa hết tháng mà hạn mức được duyệt đã lĩnh hết, thì số xin lĩnh thêm được ghi vào dưới phiếu đó chứ không lập phiếu khác. Biểu số 5 Bộ công nghiệp Công ty cao su Sao Vàng Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức Tháng 10/2003 Số : 3780 Nợ : TK 621 Có : TK 1522 Tên đơn vị: XN cao su 1 Tên vật tư: cao su TH Buna EPT 4969 Ngày Nhu cầu Thực lĩnh kí nhận Số lượng đơn giá Thành tiền 420 30.976,5 13.010.130 03/10/03 125 10/10/03 112 21/10/03 102 27/10/03 79 Cộng 418 12.948.177 Phụ trách bộ phận sử dụng (Kí, họ tên) Trưởng phòng kế hoạch vật tư (Kí, họ tên) Thủ kho (Kí, họ tên) ã Khi có nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu không dùng cho hoạt động sản xuất, Phòng kế hoạch vật tư sẽ lập phiếu xuất kho trên cơ sở đơn xin xuất của bộ phận sử dụng vật tư. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại Phòng kế hoạch vật tư. Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào cột đơn giá, thành tiền và ghi sổ kế toán. Liên 3: Giao cho nhận để ghi sổ kế toán tại bộ phận sử dụng. Biểu số 6 Bộ công nghiệp Công ty cao su Sao Vàng Phiếu xuất kho Ngày 15/ 10/2003 M 028 Số : 2502 Nợ : TK 1368 Có : TK 1522 Họ tên người nhận hàng: Tên đơn vị: Công ty cao su Thái Bình Lí do xuất kho: điều chuyển nội bộ Xuất tại kho : cao su S T T Tên, quy cách, phẩm chất vật tư đơn vị tính Số lượng đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Cao su L3 Kg 78593 78.593 8.236 647.271.201 2 Cao su TH SBR 1712 Kg 3.850 3.850 10.456 40.254.746 ... Cộng 687.525.949 Người nhận (Kí, họ tên) Thủ trưởng đơn vị nhận (Kí, họ tên) Phòng kế hoạch vật tư (Kí, họ tên) Thủ kho (Kí, họ tên) Kế toán (Kí, họ tên) ãĐối với vật liệu xuất dùng không hết kì trước để lại kho của xí nghiệp: đến kì này, kế toán dựa vào “Báo cáo vật tư” kì trước của các xí nghiệp để đưa vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kì này. ã Khi cần vận chuyển vật liệu từ kho này sang kho khác trong công ty hoặc từ kho của xí nghiệp này sang kho của xí nghiệp khác, công ty sử dụng “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do phòng kế hoạch vật tư lập thành 3 liên: Liên 1: Được lưu tại phòng kế hoạch vật tư. Liên 2: Dùng để vận chuyển hàng. Liên 3: Dùng để làm căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán . .Biểu số 7 Bộ công nghiệp Công ty cao su Sao Vàng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Ngày 25/ 10/2003 Liên 1: Lưu Căn cứ vào lệnh điều động số 107 ngày 20 tháng10năm 2003 của .... Họ tên người vận chuyển: Nguyễn Đức Quyết Phương tiện vận chuyển: ô tô Xuất tại kho: kho cao su Nhập tại kho: Kho xí nghiệp 2 S T T Tên, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số đơn vị tính Số lượng đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Cao su L1 Kg 7570 7570 7952 60.196.640 2 Cao su L3 Kg 5789 5798 8.236 47.752.328 Cộng 107.948.968 Xuất, ngày 25 tháng 10 năm 2003 Nhập, ngày 25tháng 10 năm 2003 Người viết phiếu (kí, họ tên) Thủ kho xuất (kí, họ tên) Người vận chuyển (kí, họ tên) Thủ kho nhập (kí, họ tên) ã Đối với trường hợp xuất bán vật liệu: Căn cứ vào hợp đồng hoặc thoả thuận với khách hàng, Phòng tiếp thị và bán hàng sẽ viết “Lệnh xuất kho ” Biểu số 8 Bộ công nghiệp Công ty cao su Sao Vàng Lệnh xuất kho Ngày CAPut!’/ 10/2003 Mã: 064 Số : 3128 Thuế GTGT : 10% Mã số: M154 Họ tên người nhận hàng: Lê Lan Phương Đơn vị bán hàng: Xuất tại kho : Kho bán thành phẩm STT Tên hàng và quy cách Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Cao su BT P 41S Kg 2500 11.570 28.925.000 Cộng 28.925.000 Tiền Thuế GTGT: 2.892.500 Tổng tiền thanh toán: 31.817.500 Người nhận (kí, họ tên) Người viết phiếu (kí, họ tên) Thừa lệnh thủ trưởng đơn vị (kí, họ tên) Sau đó, lệnh xuất kho được chuyển sang Phòng tài chính kế toán để kế toán thanh toán lập hoá đơn giá trị gia tăng. Hoá đơn giá trị gia tăng được lập làm 3 liên: Liên 1: Lưu tại phòng kế toán để ghi sổ kế toán . Liên 2: Giao cho khách hàng. Liên 3: Dùng thanh toán . Biểu số 9 Hoá đơn giá trị gia tăng Liên 2 : Giao cho khách AB/2003T Ngày 24 tháng 10 năm 2003 No : 038291 Số: 38291 Đơn vị bán hàng: công ty cao su Sao Vàng Địa chỉ: 231 đường Nguyễn Trãi TK số : 710A0013 NH công thương khu vực Đống Đa- Hà Nội Điện thoại: MS: Họ tên người mua: công ty Phương Nam Địa chỉ: Số TK: Hình thức thanh toán: MS: STT Tên hàng, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng đơn giá Thành tiền 1 Cao su BT P 41S Kg 2500 11570 28.925.000 Cộng tiền hàng :28.925.000 đ Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 2.892.500 đ Tổng tiền thanh toán: 31.817.500đ Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi mốt triệu tám trăm mười bảy nghìn năm trăm đồng chẵn. Người mua hàng (kí, họ tên) Kế toán trưởng (kí, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (kí, họ tên) Cuối tháng, kế toán tiến hành tập hợp các Phiếu xuất kho, Báo cáo vật tư kì trước của các xí nghiệp (đối với vật liệu xuất dùng không hết kì trước), để in ra “ Tập hợp chi tiết phiếu xuất”( Biểu số 10) 3.2. Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đang áp dụng tại công ty: Tại công ty cao su Sao Vàng, do số lượng và chủng loại nguyên vật liệu lớn, các nghiệp vụ xuất nhập nguyên vật liệu phát sinh nhiều nên công ty áp dụng phương pháp “ Sổ số dư” để kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Tại kho, thủ kho mở Thẻ kho (Biểu số 11) để theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn cho từng loại vật liệu ở từng kho về mặt số lượng. Mỗi loại vật liệu được theo dõi trên một thẻ kho. Mỗi thẻ kho được mở trên một tờ hoặc một số tờ tuỳ vào số lượng nghiệp vụ phát sinh. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ nhập- xuất của từng loại vật liệu, thủ kho tiến hành ghi thẻ kho. Mỗi chứng từ được ghi vào thẻ kho trên một dòng dựa trên cơ sở số lượng thực nhập, thực xuất. Cuối tháng, thủ kho tính ra số tồn kho trên từng thẻ kho rồi gửi về phòng tài chính kế toán. Tại phòng tài chính kế toán, định kỳ, kế toán vật liệu xuống kho để kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Kế toán sẽ phân loại và định khoản cho từng chứng từ rồi nhập số liệu vào máy vi tính. Cuối tháng, máy sẽ tính đơn giá cho từng loại vật liệu từ đó kế toán sẽ ghi vào cột đơn giá và thành tiền của các chứng từ. Căn cứ vào thẻ kho nhận được từ thủ kho, cuối kì, kế toán lập “Sổ số dư”. “ Sổ số dư” (biểu số 12) của công ty được mở theo tháng cho từng kho và chi tiết theo từng loại vật liệu về mặt giá trị và số lượng. Sổ số dư của công ty không chỉ theo dõi số dư cuối tháng mà còn theo dõi cả tình hình nhập - xuất - tồn trong tháng. Kế toán lấy số liệu tồn đầu tháng, tổng nhập- xuất trong tháng và tồn cuối tháng trên thẻ kho để ghi vào “Sổ số dư” về mặt số lượng. Giá trị nguyên vật liệu nhập- xuất - tồn được tính dựa trên số lượng nhập- xuất -tồn kho và đơn giá của từng loại vật liệu. Như vậy, Sổ số dư của công ty về hình thức tuy mang tên “Sổ số dư” nhưng về bản chất lại là Sổ đối chiếu luân chuyển. Ngoài ra, kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty không lập “Phiếu giao nhận chứng từ ” và “Bảng luỹ kế nhập –xuất – tồn”. Điều này gây khó khăn cho công tác đối chiếu và làm mất thời gian cho công tác kế toán. Qua đó ta có thể thấy, phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu của công ty tuy mang tên là Sổ số dư nhưng không thực hiện đúng theo quy định của chế độ kế toán. Biểu số 11 Bộ công nghiệp Công ty cao su Sao Vàng Thẻ kho Lập ngày 1 tháng 10 năm 2003 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: cao su L2 Đơn vị tính: kg Kho :cao su Tờ số 1 Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Xác nhận của kế toán Số phiếu Ngày Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Tồn đầu tháng 20.000 2/10 1780 Xuất cho XN 2 1350 18.650 8/10 1678 Nhập của cty Sao Mai Anh 5.440 24.090 9/10 1815 Xuất cho XN 3 2760 21.330 14/10 1847 Xuất cho XN 1 5890 15.440 ... ... ... ... Cộng 38.440 50.483 Tồn cuối tháng 7957 4. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty cao su Sao Vàng Tại công ty cao su Sao Vàng, hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh, kiểm tra và giám sát các đội tượng kế toán có nội dung kinh tế ở dạng tổng quát( theo chỉ tiêu giá trị). 4.1. Hạch toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu tại công ty cao su Sao Vàng 4.1.1. Trường hợp mua ngoài chưa thanh toán Đây là nghiệp vụ thường xuyên phát sinh nhất trong giai đoạn cung cấp nguyên vật liệu tại công ty. Để hạch toán và theo dõi nghiệp vụ này, công ty sử dụng Báo cáo chi tiết tài khoản 331 theo từ