Luận văn Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần bánh kẹo Hải Hà

cho việc : - Đảm bảo tái sản xuất sức lao động và không ngừng nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động . - Làm cho năng suất lao động không ngừng được tăng cao. - Đảm bảo tính đơn giản, dễ hiểu. Xét trong mối liên hệ với giá thành sản phẩm, tiền lương là một bộ phận quan trọng của chi phí. Vì vậy, việc phân bổ chính xác tiền lương vào giá thành sản phẩm, tính đúng, tính đủ và thanh toán kịp thời tiền lương cho người lao động sẽ góp phần hoàn thành kế hoạch sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng năng suất lao động, tăng tích lũy và cải thiện đời sống cho người lao động. Quỹ BHXH Theo khái niệm của tổ chức lao động Quốc tế ( ILO – International Labour Organization) : “ Bảo hiểm xã hội được hiểu là sự bảo vệ của xã hội đối với các thành viên của mình thông qua một loạt các biện pháp công cộng để chống lại tình trạng khó khăn về tài chính do bị mất hoặc giảm thu nhập gây ra bởi ốm đau, mất khả năng lao động, tuổi già, tàn tật…thêm vào đó Bảo hiểm xã hội bảo vệ, chăm sóc sức khòe, chăm sóc y tế cho cộng đồng và trợ cấp cho các gia đình khó khăn”. Như vậy, ngoài tiền lương thì người công nhân còn được trợ cấp xã hội, khoản này chủ yếu được chi từ quỹ BHXH. Theo điều 149 – Bộ luật lao động, quỹ BHXH được hình thành từ các nguồn sau: * Người sử dụng lao động đóng góp 15% tổng quỹ lương của những người tham gia BHXH trong đơn vị, trong đó có 10% để chi trả các chế độ hưu trí, tử tuất, và 5% để chi trả cho các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp. * Người lao động đóng góp 5% để chi trả cho các chế độ hưu trí, tử tuất. * Nhà nước đóng góp và hỗ trợ thêm để đảm bảo thực hiện chế độ BHXH đối với người lao động. Ngoài ra, còn có các nguồn khác…. Quỹ BHYT BHYT thực chất là bảo trợ cho người tham gia BHYT về các khoản như: khám chữa bệnh, tiền viện phí, thuốc thang …Người tham gia BHYT sẽ được hỗ trợ một phần kinh phí. Quỹ BHYT được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số lương của công nhân viên chức phát sinh trong tháng. Tỷ lệ trích BHYT hiện hành là 3%, trong đó 2% tính vào chi phí kinh doanh và 1% tính vào thu nhập của người lao động. Quỹ này do cơ quan BHXH quản lý và trợ cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế. Vì vậy các cơ quan doanh nghiệp phải nộp hết 3% cho cơ quan BHXH để phục vụ, chăm sóc cho cán bộ công nhân viên. Quỹ KPCĐ Để có nguồn kinh phí cho hoạt động công đoàn, hàng tháng doanh nghiệp còn phải trích theo tỷ lệ quy định với tổng quỹ tiền lương, tiền công và phụ cấp ( Phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực, phụ cấp thu hút, phụ cấp độc hại…) thực tế phải trả cho người lao động, kể cả lao động hợp đồng tính vào chi phí kinh doanh để hình thành KPCĐ. KPCĐ là quỹ tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp theo chế độ hiện hành, KPCĐ được tính theo tỷ lệ quy định 2% trên tổng số tiền lương. Kinh phí này do doanh nghiệp xác lập và chi tiêu theo chế độ quy định : 1% nộp cho cấp trên, 1% chi tiêu cho công đoàn đơn vị. Nhìn chung, ở các doanh nghiệp do còn tồn tại trong nền kinh tế thị trường, lợi nhuận được coi là mục tiêu hàng đầu nên việc tiết kiệm chi phí tiền lương là một nhiệm vụ quan trọng. Trong đó cách thức trả lương được lựa chọn sau khi nghiên cứu thực tế các loại công việc trong doanh nghiệp là biện pháp cơ bản nhất, có hiệu quả cao để tiết kiệm khoản chi phí này. Thông thường trong doanh nghiệp thì các phần việc phát sinh đa dạng với quy mô lớn nhỏ khác nhau. Vì vậy, các hình thức trả lương hiện nay được các doanh nghiệp áp dụng linh hoạt, phù hợp với mỗi hoàn cảnh cụ thể để có được hiệu quả kinh tế cao nhất. 2.2.3. Phương pháp hạch toán Tại các doanh nghiệp sản xuất, chi phí tiền lương là một bộ phận công việc phức tạp trong hạch toán chi phí kinh doanh. Việc hạch toán chính xác chi phí tiền lương có vai trò quan trọng trong việc xác định giá thành và giá bán thành phẩm, đồng thời là căn cứ xác định các khoản phải nộp cho Ngân sách Nhà nước và cho các cơ quan phúc lợi xã hội. Do vậy, để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý thì hạch toán tiền lương phải tuân thủ các nguyên tắc nhất định. * Tài khoản sử dụng Để hạch toán tiền lương, kế toán sử dụng TK 334 “ Phải trả công nhân viên” Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, phụ cấp, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên. Kết cấu TK 334 như sau: Bên nợ : + Các khoản đã trả cho công nhân viên về tiền công, tiền lương, tiền ăn ca, tiền thưởng, tiền phụ cấp…. + Các khoản đã khấu trừ vào lương của công nhân viên gồm: tiền tạm ứng chi chưa hết, phần kết chuyển lương công nhân viên đi vắng chưa lĩnh. Bên có : + Các khoản phải trả cho công nhân viên gồm tiền lương, tiền công, tiền phụ cấp, tiền thưởng, ăn ca. + Trợ cấp BHXH phải trả cho công nhân viên và các khoản khác phải trả cho công nhân viên. Số dư bên có: Phản ánh các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác còn phải trả công nhân viên. Trường hợp cá biệt TK 334 có thể có số dư bên nợ phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số phải trả về tiền lương, tiền thưởng, và các khoản khác còn phải trả. * Trình tự hạch toán Trình tự hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu thể hiện qua sơ đồ : SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THANH TOÁN VỚI CÔNG NHÂN VIÊN TK 141,138,133 TK 334 TK 622 Các khoản khấu trừ vào Lương trả cho thu nhập của người CNTTSX lao động TK 335 TK 111,112 Lương phép thanh toán các khoản phải trả CNV bằng tiền TK 338(8) TK623,627,641,642,241 Kết chuyển tiền lương Lương phải trả CNV CNV đi vắng chưa lĩnh TK 512 TK 431(1) Thanh toán lương bằng Thưởng thi đua sản phẩm, hàng hóa TK 333(1) TK338(3) thuế BHXH phải trả trực tiếp cho CNV * Hàng tháng căn cứ vào kết quả lao động, tính ra tổng số tiền lương phải trả cho người lao động: Nợ TK 241: Chi phí nhân công bộ phận XDCB, sửa chữa lớn, sửa chữa nâng cấp TSCĐ Nợ TK 622 (Chi tiết đối tượng): Chi phí công nhân trực tiếp sản xuất. Nợ TK 623(1): Phải trả lao động trực tiếp sử dụng máy thi công Nợ TK 627(1): Phải trả nhân viên quản lý phân xưởng Nợ TK 641(1): Chi phí nhân viên bán hàng Nợ TK 642(1): Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp Có TK 334: Tổng số thù lao phải trả * Khi tính trước chi phí tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất: Nợ TK 622: Trích trước lương phép tính vào chi phí nhân công trực tiếp Có TK 335: Trích trước lương phép của công nhân trực tiếp sản xuất theo kế hoạch * Tính số tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả: Nợ TK 335: Phải trả công nhân trực tiếp sản xuẩt Nợ TK 627,641, 642: Phải trả cho bộ phận quản lý phân xưởng, bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp. Có TK 334: Tổng số lương phép phải trả người lao động trong kỳ * Tính số tiền thưởng phải trả công nhân viên: Nợ TK 431(1): Thưởng thi đua từ quỹ khen thưởng Có TK 334: Tổng số tiền thưởng phải trả công nhân viên * Số BHXH phải trả trực tiếp cho công nhân viên trong kỳ (ốm đau, thai sản, tai nạn lao động…) Nợ TK 338: Ghi giảm quỹ BHXH Có TK 334: ghi tăng số phải trả người lao động * Hàng tháng tính trích BHXH, BHYT và KPCĐ theo tỷ lệ quy định: Nợ TK 241: Phần tính vào chi phí XDCB, mua sắm hay sửa chữa TSCĐ Nợ TK 622: Phần tính vào chi phí nhân công trực tiếp Nợ TK 623(1): Phần tính vào chi phí sử dụng máy thi công Nợ TK 627(1): phần tính vào chi phí sản xuất chung Nợ TK 641(1): phần tính vào chi phí bán hàng Nợ TK 642(1): phần tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 334: phần trừ vào thu nhập của người lao động Có TK 338: Tổng số KPCĐ, BHXH, BHYT phải trích - 3382: Trích KPCĐ - 3383: Trích BHXH - 3384: Trích BHYT * Số tiền ăn ca phải trả cho người lao động trong kỳ: Nợ TK 241: Phải trả bộ phận lao động thực hiện công tác XDCB, sửa chữa lớn, Sửa chữa nâng cấp TSCĐ Nợ TK 622 (chi tiết đối tượng): Phải trả công nhân trực tiếp sản xuất Nợ TK 623(1): Phải trả lao động trực tiếp sử dụng máy thi công Nợ TK 627(1-chi tiết phân xưởng): Phải trả nhân viên quản lý phân xưởng Nợ TK 641(1): Phải trả nhân viên bán hàng, tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ Nợ TK 642(1): Phải trả nhân viên quản lý doanh nghiệp Nợ TK 431(2): Số chi tiền ăn ca vượt mức quy định Có TK 334: Tổng số tiền ăn ca phải trả * Các khoản khấu trừ vào thu nhập người lao động: Nợ TK 334: Tổng số các khoản khấu trừ Có TK 333(5): Thuế thu nhập cá nhân phải nộp Có TK 141: Số tạm ứng trừ vào lương Có TK 138: Các khoản bồi thường vật chất, thiệt hại… * Khi thanh toán thù lao(tiền công, tiền lương…), BHXH, tiền thưởng cho công nhân viên chức: Nợ TK 334: Các khoản đã thanh toán Có TK 111: Trả bằng tiền mặt Có TK 112: Thanh toán bằng tài khoản qua ngân hàng * Nếu thanh toán bằng vật tư, hàng hóa: BT1) Ghi nhận giá vốn vật tư, hàng hóa: Nợ TK 632: Ghi tăng giá vốn hàng hóa bán trong kỳ Có TK liên quan(152,153,154,155,156…) BT2) Ghi nhận giá thanh toán: Nợ TK 334: Tổng giá thanh toán (cả thuế GTGT) Có TK 512: giá thanh toán không có thuế GTGT Có TK 3331: thuế GTGT đầu ra phải nộp * Khi nộp BHXH, KPCĐ cho cơ quan quản lý hay mua thẻ BHXH cho người lao động: Nợ TK 338 (3382,3383,3384): ghi giảm số phải nộp Có TK liên quan (111, 112…) * Chỉ tiêu kinh phí công đoàn để lại doanh nghiệp: Nợ TK 338(2): Ghi giảm kinh phí công đoàn Có TK 111,112… Ghi giảm số tiền * Cuối kỳ kế toán kết chuyển số tiền công nhân viên đi vắng chưa lĩnh: Nợ TK 334: Ghi giảm số phải trả người lao động Có TK 338(8): ghi tăng số phải trả khác * Phản ánh số vượt chi về KPCĐ, BHXH nếu được cấp bù: Nợ TK 111, 112: Số tiền cấp bù đã nhận Có TK 338(3382,3383): Số tiền được cấp bù Để hạch toán các khoản trích theo lương, kế toán sử dụng TK 338: “Phải trả, phải nộp khác”. Tài khoản này dùng phản ánh các khoản phải trả, phải nộp cho cấp trên, cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội về KPCĐ, BHXH, BHYT, các khoản khấu trừ và lương theo quyết định của tòa án, giá trị tài sản thừa chờ xử lý, các khoản vay mượn tạm thời, nhận ký quỹ cược ngắn hạn, các khoản thu hộ, giữ hộ… Kết cấu TK 338 như sau: - Bên nợ: + Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ + Các khoản đã chi về KPCĐ + Xử lý giá trị tài sản thừa + Các khoản đã trả, đã nộp khác - Bên có: + Các khoản phải nộp, phải trả hay thu hộ + Giá trị tài sản thừa chờ xử lý + Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được hoàn lại - Số dư có: Phản ánh số tiền còn phải trả, phải nộp hay giá trị tài sản thừa chờ xử lý Trường hợp cá biệt có số dư bên nợ: Phản ánh số tiền thừa, nộp thừa, vượt chi chưa được thanh toán Khi hạch toán các khoản trích theo lương kế toán cần sử dụng 3 tài khoản chi tiết sau: TK 3382: Kinh phí công đoàn TK 3383: Bảo hiểm xã hội TK 3384: Bảo hiểm y tế * Trình tự hạch toán Trình tự hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu thể hiện qua sơ đồ : SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TK 334 TK 338(2,3,4) TK 622,627 19% trích vào chi phí BHXH thực tế phải trả TK 641,642 TK 111,112 TK 334 Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ 6% trừ lương CNV Chi tiền KPCĐ TK 111,112 Mua thẻ BHXH Số chi vượt được cấp bù BHXH đã chi được TT * Khi trích BHXH, BHYT, KPCĐ(19%) tính vào chi phí của các đối tượng sử dụng: Nợ TK 241: Tiền lương công nhân viên xây dựng nhà xưởng Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp Nợ TK 623(1): phần tính vào chi phí sử dụng máy thi công Nợ TK 627(1): phần tính vào chi phí sản xuất chung Nợ TK 641(1): phần tính vào chi phí bán hàng Nợ TK 642(1): phần tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 334: 6% trừ vào thu nhập của người lao động Có TK 338: 25% tổng số BHXH, BHYT, KPCĐ phải trích - 3382: Trích KPCĐ(2%) - 3383: Trích BHXH(20%) - 3384: Trích BHYT(3%) * Khi nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho các cơ quan có thẩn quyền Nợ TK 338(3382,3383,3384): ghi giảm số phải nộp Có TK liên quan(111,112) * Khi dùng quỹ BHXH để trợ cấp cho công nhân viên trong trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động… Nợ TK 3383: BHXH Có TK 334: phải trả công nhân viên * Khi chi cho hoạt động công đoàn tại doanh nghiệp: Nợ TK 3382: 1% kinh phí công đoàn Có TK liên quan (111,112); Tiền Việt nam * Trường hợp số đã trả nộp về KPCĐ, BHXH (kể cả số vượt chi) lớn hơn số phải trả, phải nộp được hoàn lại hay được cấp bù: Nợ TK liên quan (111,112): số tiền được cấp bù đã nhận Có TK 338 (3382, 3383): Số tiền được cấp bù. 2.2.4. Hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán Công tác kế toán trong một đơn vị hạch toán, đặc biệt là trong các doanh nghiệp thường nhiều và phức tạp không chỉ thể hiện ở số lượng các phần hành, mà còn ở mỗi phần hành kế toán cần thực hiện. Do vậy, đơn vị hạch toán cần phải sử dụng nhiều loại sổ khác nhau, trong đó các loại sổ được liên hệ với nhau một cách chặt chẽ theo trình tự hạch toán của mỗi phần hành. Mỗi hệ thống sổ kế toán được xây dựng là một hình thức sổ nhất định mà doanh nghiệp cần phải áp dụng để có thể thực hiện công tác kế toán. Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và điều kiện kế toán sẽ hình thành cho doanh nghiệp mình một hình thức sổ kế toán khác nhau. Trên thực tế doanh nghiệp có thể lựa chọn một tring năm hình thức sổ kế toán sau: - Hình thức Nhật ký – sổ cái - Hình thức Chứng từ - ghi sổ - Hình thức Nhật ký – chứng từ - Hình thức Nhật ký chung - Hình thức Kế toán máy 1.2.7.1. Hình thức Nhật ký – sổ cái Được áp dụng đối với những đơn vị có ít tài khoản sử dụng, ít lao động kế toán, khối lượng nghiệp vụ phát sinh không nhiều, trình độ kế toán thấp. Các loại sổ kế toán thuộc hình thức Nhật ký – sổ cái: - Sổ Nhật ký – sổ cái - Sổ, thẻ kế toán chi tiết 1.2.7.2.Hình thức Chứng từ - ghi sổ Hình thức này thích hợp với mọi loại hình quy mô đơn vị sản xuất kinh doanh và đơn vị quản lý cũng như đơn vị hành chính sự nghiệp. Kết cấu đơn giản nên phù hợp với cả điều kiện lao động kế toán thủ công và lao động kế toán máy. Các loại sổ kế toán thuộc hình thức Chứng từ - ghi sổ : - Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái - Sổ, thẻ kế toán chi tiết 1.2.7.3. Hình thức Nhật ký – chứng từ Hình thức này phức tạp về kết cấu, quy mô sổ lớn về số lượng và loại, đa dạng kết cấu giữa các đối tượng trên loại sổ nhật ký chính và sổ phụ( bảng kê, phân bổ…) nên khó vận dụng phương tiện máy vi tính vào xử lý số liệu kế toán, đòi hỏi trình độ kế toán cao và quy mô hoạt động doanh nghiệp lớn. Các loại sổ kế toán thuộc hình thức Nhật ký – chứng từ : - Nhật ký – chứng từ - Bảng kê - Sổ cái - Sổ, thẻ kế toán chi tiết 1.2.7.4. Hình thức Nhật ký chung Nhật ký chung là sổ nhật ký chủ yếu, quản lý toàn bộ số liệu kế toán của đơn vị trong một niên độ kế toán, sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh không phân biệt đối tượng nào, theo thứ tự thời gian và ghi kết chuyển vào số liệu của các nhật ký đặc biệt để quản lý chung. Các loại sổ kế toán thuộc hình thức Nhật ký chung: - Sổ Nhật ký chung - Sổ cái - Sổ, thẻ kế toán chi tiết 2.3. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ NĂM 2008 2.3.1. Tổ chức công tác kế toán của Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà 2.3.1.1. Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, công tác kế toán được thực hiện tại phòng tài vụ của Công ty, bao gồm tất cả các công việc từ xử lý chứng từ, ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp, lập và phân tích báo cáo cho tới việc hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc công tác kế toán ở các xí nghiệp thành viên. Phương thức tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty là phương thức trực tuyến tham mưu nghĩa là kế toán trưởng là người đứng đầu bộ máy kế toán, trực tiếp điều hành các kế toán viên; đồng thời giữa kế toán trưởng và các kế toán viên còn có mối quan hệ tham mưu lẫn nhau. Sơ đồ : Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty CP bánh kẹo Hải Hà Kế toán trưởng Kế toán vật tư công cụ dụng cụ Kế toán tiền mặt, TGNH, tạm ứng Kế toán TSCĐ và XDCB Kế toán Tiền lương và giá thành Kế toán tiêu thụ thành phẩm Thủ quỹ KT huy động vốn & thanh toán công nợ Kế toán tại các Xí nghiệp thành viên và chi nhánh Phòng kế toán tài chính (Tài vụ) bao gồm 8 người, trong đó có 6 người theo dõi các phần hành kế toán, 1 kế toán trưởng và 1 thủ quỹ, cụ thể như sau: Kế toán trưởng là người chỉ đạo, phụ trách chung các hoạt động của phòng kế toán tài chính, đồng thời kiêm kế toán tổng hợp. Phó phòng kế toán tài chính phụ trách về kế toán TSCĐ và XDCB. Phó phòng kế toán tài chính theo dõi sự biến động, tình hình sửa chữa tài sản cố định và các công trình đầu tư XDCB. Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tạm ứng là người có nhiệm vụ tổ chức hạch toán chi tiết và tổng hợp tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt, theo dõi tình hình thanh toán tạm ứng, thanh toán nội bộ và bên ngoài Công ty; hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi ngân hàng. Kế toán vật tư là người chịu trách nhiệm hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến việc xuất nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, nhiên liệu… Định kỳ đối chiếu với thủ kho về mặt hiện vật. Kế toán tiền lương và giá thành là người tập hợp và phân bổ chi phícho từng loại sản phẩm, tính giá thành cho từng loại sản phẩm sản xuất trong kỳ, lập bảng thanh toán tiền lương cho văn phòng công ty. Hạch toán chi tiết, tổng hợp tiền lương, BHXH; theo dõi tình hình lập và sử dụng quỹ tiền lương. Kế toán huy động vốn và thanh toán công nợ là người chịu trách nhiệm theo dõi chi tiết tình hình huy động vốn và tình hình thanh toán công nợ với từng đói tượng nhà cung cấp, khách hàng. Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh là người chịu trách nhiệm hạch toán quá trình bán hàng, lên doanh thu, theo dõi giá vốn, theo dõi các khoản chiết khấu, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại. Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm quản lý việc nhập xuất quỹ tiền mặt. hàng ngày tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ quỹ với số liệu trên sổ kế toán tiền mặt. Ngoài ra tại các xí nghiệp cũng có từ 2 đến 3 kế toán, đó là nhân viên thống kê và thủ kho. Họ có nhiệm vụ thu thập các chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại các xí nghiệp, ghi thẻ kho, lập báo cáo chi tiết hàng tồn kho sau đó chuyển lên phòng kế toán tài chính để hạch toán. 2.3.1.2. Hình thức kế toán được áp dụng trong doanh nghiệp: Công ty sử dụng phần mềm kế toán VC 2001. Đây là phần mềm do Công ty thuê chuyên gia thiết kế cho phù hợp với đặc điểm hạch toán kế toán tại Công ty. Trong phòng tài vụ, máy tính của các kế toán viên được kết nối với nhau và có một máy chủ của kế toán trưởng theo dõi toàn bộ các máy còn lại trong phòng. Quy trình chung của kế toán máy đựoc khái quát qua sơ đồ sau: Dữ liệu đầu vào khai báo thôgn tin do máy yêu cầu Máy xử lý thông tin Dữ liệu đầu ra các sổ kế toán chi tiết tổn hợp, BCTC theo yêu cầu của kế toán Sơ đồ: Quy trình chung của kế toán máy 2.3.1.3. Thực trạng công tác kế toán của Công ty Cổ phần bánh kẹo Hải Hà: Niên độ kế toán tại Công ty bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 theo năm dương lịch. Kỳ kế toán theo quý. Để quản lý hàng tồn kho Công ty áp dụng hạch toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên và hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song. Giá trị hàng tồn kho được xác định theo giá thực tế. Phương pháp xác định giá xuất hàng tồn kho là phương pháp bình quân gia quyền. Công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Tài sản cố định được xác định nguyên giá theo giá thực tế. Công ty tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng(đối với những TSCĐ là nhà cửa, vật kiến trúc); khấu hao theo phương pháp số dư giảm dần có điều chỉnh(đối với TSCĐ là dây chuyền máy móc công nghệ và các phần mềm máy tính) theo quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 cảu Bộ tài chính. Công ty trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm hàng tháng với mức trích 3% tính trên quỹ lương làm cơ sở đóng BHXH. Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Các loại thuế khác Công ty phải hạch toán là thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân, thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu, thuế xuất khẩu và các loại thuế khác. * Ước tính kế toán: Việc lập báo cáo tài chính tuân thủ theo các Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các quy định hiện hành khác về kế toán Việt Nam yêu cầu Bana giám đốc phải cso những ước tính và giả định ảnh hưởng đến số liệu báo cáo về công nợ, tài sản và việc trình bày các khoản công nợ và tài sản tiềm tàng tại ngày lập báo cáo tài chính cũng như các số liệu báo cáo về doanh thu và chi phí trong suốt năm tài chính. Kết quả hoạt động kinh doanh thực tế có thể khác với các ước tính, giả định đặt ra. * Hàng tồn kho Hàng tồn kho được xác định trên cơ sở giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí lao động trực tiếp và chi phí sản xuất chung, để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Giá gốc của hàng tồn kho được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền. Giá trị thuần có thể thực hiện được được xác định bằng giá bán ước tính trừ các chi phí để hoàn thành cùng chi phí tiếp thị, bán hàng và phân phối phát sinh. Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. * Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang là giá trị của thành phẩm kém phẩm chất được xuất tái chế đang còn tồn tại các xí nghiệp sản xuất tại thời điểm 31/12/2008 và đầu duôi trong quá trình sản xuất chưa được đưa vào tái chế lại. * Tài sản cố định hữu hình và khấu hao Tài sản cố định hữu hình được trình bày theo nguyên giá trừ giá trị hao mòn lũy kế. Nguyên giá TSCĐ hữu hình bao gồm giá mua và toàn bộ các chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Nguyên giá TSCĐ hữu hình do tự làm, tự xây dựng bao gồm chi phí xây dựng, chi phí sản xuất thực tế phát sinh cộng chi phí lắp đặt và chạy thử. Một số TSCĐ là nhà cửa, vật kiến trúc, phương tiện vận tải và máy móc thiết bị được xác định theo giá trị được đánh giá lại theo biên bản xác định lại giá trị của doanh nghiệp tại thời điểm 01/01/2003. TSCĐ hữu hình được khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính, một số TSCĐ là máy móc thiết bị được khấu hao theo phương pháp số dư giảm dần có điều chỉnh. Thời gian điều chỉnh cụ thể như sau: Nhà xưởng, vật kiến trúc 5 – 25 năm Máy móc và thiết bị 3 – 8 năm Thiết bị văn phòng 3 – 7 năm Phương tiện truyền dẫn 5 – 10 năm * Tài sản cố định vô hình và khấu hao Tài sản cố định vô hình của Công ty là phần mềm máy vi tính được ghi nhận ban đầu theo giá mua và được khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính. Đây là giá trị của các chương trình phần mềm kế toán và kinh doanh trên máy vi tính tại Văn phòng Công ty. Nguyên giá của các TSCĐ vô hình này là 95 triệu đồng, đựơc tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng trong thời gian 3 năm. * Chi phí xây dựng cơ bản dở dang Các tài sản đang trong quá trình xây dựng phục vụ mục đích sản xuất, cho thuê, quản trị hoặc cho bất kỳ mục đích nào khác được ghi nhận theo giá gốc. Chi phí này bao gồm chi phí dịch vụ và chi phí lãi vay có liên quan phù hợp với chính sách kế toán của công ty. Việc tính khấu hao của các tài sản này đựợc áp dụng giống như với các tài sản khác, bắt đầu từ khi tài sản ở vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. * Các khoản trả trước dài hạn Chi phí trả trước dài hạn bao gồm khoản trả trước tiền thuê đất, chi phí thuê kho và các khoản chi phí trả trước dài hạn khác. Tiền thuê đất thể hiện số tiền thuê đất đã được trả trước. Tiền thuê đất trả trước được phân bổ vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo phương pháp đường thẳng tương ứng với thời gian thuê trong vòng 45 năm. Chi phí thuê kho trả trước cho năm 2008 được thanh toán trước trong năm 2007. Các khoản chi phí dài hạn khác bao gồm công cụ, dụng cụ xuất phục cụ sản xuất kinh doanh được coi là có khả năng đem lại lợi ích kinh tế trong tương lai cho Công ty với thời hạn từ 1 năm trở lên. Các chi phí này được vốn hóa dưới hình thức các khoản trả trước dài hạn và được phân bổ vào báo cáo kết quả hoạt động sản xuẩt kinh doanh, sử dụng phương pháp đường thẳng trong vòng 2 năm theo các quy định kế toán hiện hành. * Ghi nhận doanh thu Doanh thu được ghi nhận khi kết quả giao dịch được xác định một cách đáng tin cậy và Công ty có khả năng thu được các lợi ích kinh tế từ giao dịch này. Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi giao hàng và chuyển quyền sở hữu cho người mua. Lãi tiền gửi được ghi nhận trên cơ sở dồn tích, được xác định trên số dư các tài khoản tiền gửi và lãi suất áp dụng. * Ngoại tệ Các nghiệp vụ phát sinh bằng các loại ngoại tệ được chuyển đổi theo tỷ giá tại ngày phát sinh nghiệp vụ. Chênh lệch tỷ giá phát sinh từ các nghiệp vụ này được hạch toán vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Số dư các tài sản bằng tiền và công nợ phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ tại ngày kết thúc niên độ kế toán được chuyển đổi tỷ giá theo ngày này. Chênh lệch tỷ giá phát sinh do đánh giá lại các tài khoản này được hạch toán vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Lãi chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại các số dư tại ngày kết thúc niên độn kế toán không đựoc dùng đ