Luận văn Hiện đại hóa công tác lưu trữ ở cơ quan kho bạc nhà nước

hí-Tuyên truyền; - Phòng Tài vụ; - Phòng Quản trị. Từ những nhiệm vụ trên có thể thấy Văn phòng giữ vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động của cơ quan KBNN, đặc biệt trong công tác tham mưu, tổng hợp. Văn phòng là nơi thu thập, xử lý và đảm bảo thông tin tổng hợp (nhất là thông tin trong văn bản) phục vụ cho hoạt động quản lý của Lãnh đạo KBNN, đồng thời kết nối và điều phối hoạt động của toàn cơ quan KBNN. Trong công tác lưu trữ, Văn phòng giữ vai trò là đầu mối thu thập, tiếp nhận và bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của các đơn vị trong cơ quan KBNN, sau đó theo nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của đơn vị, cá nhân, Văn phòng cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ trở lại cho cá nhân, đơn vị để phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm toán và các nhu cầu chính đáng khác. Vì vậy, có thể thấy mối quan hệ giữa Văn phòng với các đơn vị khác trong cơ quan KBNN làm mối quan hệ qua lại khăng khít, ảnh 40 hưởng và phụ trợ lẫn nhau. Từ đó việc hiện đại hóa công tác lưu trữ không chỉ phục vụ riêng cho hoạt động của công tác văn phòng mà cho hoạt động chung của cả cơ quan KBNN. Hình 2.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng thuộc KBNN (Nguồn: Cơ quan Kho bạc Nhà nước) 2.2. Thực trạng hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN giai đoạn từ năm 2014 đến năm 2019 2.2.1. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ 2.2.1.1. Về tổ chức bộ máy làm công tác lưu trữ Tại cơ quan KBNN, việc quản lý công tác văn thư và công tác lưu trữ được tổ chức thành một phòng riêng biệt, độc lập với các phòng khác và chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo của Lãnh đạo Văn phòng. Theo Quyết định số 1045/QĐ- KBNN ngày 30/9/2015 của Tổng Giám đốc KBNN quy định nhiệm vụ, quyền hạn của các phòng thuộc Văn phòng, thì phòng Hành chính-Lưu trữ có những nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu, xây dựng các văn bản hướng dẫn chế độ, quy định, quy trình nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ áp dụng trong hệ thống KBNN. Phòng Quản trị Phòng Tài vụ BAN LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG Phòng Báo chí- Tuyên truyền Phòng Hành chính- Lưu trữ Phòng Thư ký- Tổng hợp 41 - Hướng dẫn, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ trong hệ thống KBNN. - Nghiên cứu, đề xuất ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ. - Thực hiện nhiệm vụ văn thư tại cơ quan KBNN: + Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; + Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân theo quy định; + Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi phát hành; ghi số và ngày tháng ban hành; nhân bản; đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật (nếu có); + Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; + Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng văn bản lưu; + Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức, viên chức và hợp đồng lao động cơ quan KBNN; + Bảo quản, sử dụng con dấu cơ quan KBNN và các loại dấu khác được giao quản lý. - Thực hiện nhiệm vụ lưu trữ tại cơ quan KBNN: + Hướng dẫn công chức, viên chức, hợp đồng lao động cơ quan KBNN lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan; + Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ theo quy định; + Phân loại, chính lý, xác định giá trị tài liệu, sắp xếp, thống kê hồ sơ, tài liệu; + Phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ; + Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan KBNN; + Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo quy định; + Rà soát hồ sơ, tài liệu hết giá trị và làm thủ tục tiêu hủy theo quy định. - Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ. 42 - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao. 2.2.1.2. Về bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ Phòng Hành chính-Lưu trữ hiện có 04 biên chế, bao gồm 01 Trưởng phòng phụ trách chung, 01 người phụ trách công tác văn thư, 02 người phụ trách công tác văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ. Trong đó 01 người trình độ thạc sĩ chuyên ngành Tài chính-Ngân hàng, 02 người có trình độ đại học chuyên ngành Lưu trữ-Quản trị văn phòng và 01 người trình độ đại học chuyên ngành Văn thư. Bảng 2.1. Trình độ kiến thức của biên chế phòng Hành chính-Lưu trữ cơ quan KBNN Đơn vị tính: Người Nội dung Số lượng Tỷ lệ 1. Trình đô chuyên môn, nghiệp vụ - Trên đại học 1 25% - Đại học 3 75% 2. Trình độ quản lý nhà nước: - Chuyên viên chính 1 25% - Chuyên viên 2 50% - Cán sự 1 25% 3. Trình độ ngoại ngữ - Đại học ngoại ngữ 1 25% - Chứng chỉ Tiếng Anh C 2 50% - Chứng Chỉ Tiếng Anh B 1 25% 4. Trình độ tin học theo Thông tư 03/2014/TT-BTTTT 4 100% (Nguồn: Cơ quan Kho bạc Nhà nước) 43 Qua bảng số liệu cho thấy 100% biên chế phòng Hành chính-Lưu trữ đều có kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ, trình độ quản lý nhà nước, kiến thức tin học, ngoại ngữ phù hợp để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Đây có thể coi là một thế mạnh khi thực hiện hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN. Nhưng có một thực tế là những năm gần đây, biên chế phòng Hành chính-Lưu trữ luôn có sự biến động và thay đổi, theo chiều hướng giảm dần, thể hiện ở biểu đồ 2.1. Đơn vị tính: người Biểu đồ 2.1. Số nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan KBNN giai đoạn 2014-2019 (Nguồn: Cơ quan Kho bạc Nhà nước) Biểu đồ cho thấy, giai đoạn từ năm 2014 đến năm 2019, phòng Hành chính-Lưu trữ đã giảm 4 người (chiếm tỉ lệ 50%) công chức của phòng, nguyên nhân là 03 công chức đến tuổi nghỉ hưu theo chế độ của Nhà nước và 01 công chức chuyển vị trí công tác khác. Trên cơ sở phân công nhiệm vụ của lãnh đạo phòng Hành chính-Lưu trữ, biên chế làm công tác lưu trữ sẽ kiêm nhiệm công tác văn thư. Việc biên 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 năm 2014 năm 2015 năm 2016 năm 2017 năm 2018 năm 2019 44 chế làm kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ nên không thể đầu tư thời gian cho công tác lưu trữ, dẫn tới việc thực hiện một số nghiệp vụ hoạt động lưu trữ chưa thực sự đạt hiệu quả tốt nhất. Mặt khác do khối lượng công việc của phòng khá nhiều, đặc biệt công việc liên quan đến công tác văn thư, trong khi đó biên chế nên phòng phải thường xuyên bố trí công chức làm thêm ngoài giờ nhằm đảm bảo hoàn thành hết các công việc trong ngày. 2.2.2. Việc ban hành các văn bản quản lý về công tác lưu trữ Xác định được ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ nói riêng, ngày 28/9/2005, Tổng Giám đốc KBNN ban hành Quyết định số 554/QĐ-KBNN về việc phê duyệt Đề án ‘Hoàn thiện công tác văn thư-lưu trữ trong hệ thống KBNN” (sau đây gọi là Đề án 554), trong đó tập trung vào một số nội dung công việc chính sau: - Hệ thống hóa và hoàn thiện các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác văn thư-lưu trữ. - Kiện toàn tổ chức, biên chế làm công tác văn thư-lưu trữ. - Tập huấn, bồi dưỡng công chức, viên chức là lãnh đạo phụ trách công tác văn thư-lưu trữ và công chức, viên chức trực tiếp làm công tác văn thư-lưu trữ trong hệ thống KBNN. - Củng cố và hệ thống kho lưu trữ của toàn hệ thống. - Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư-lưu trữ. - Bố trí kinh phí triển khai thực hiện Đề án. Đề án 554 ra đời đã góp phần giúp cho hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư-lưu trữ tại các đơn vị KBNN dần đi vào nề nếp, thực hiện thống nhất và đúng với các quy định của Nhà nước; nhận thức của công chức, viên chức đặc biệt là các cấp lãnh đạo tại các đơn vị trong toàn hệ thống KBNN về công tác văn thư-lưu trữ cũng được thay đổi. Triển khai Đề án 554, trên cơ sở căn cứ các quy định hiện hành của Nhà nước và BTC về công tác lưu trữ, KBNN đã kịp thời ban hành đầy đủ 45 các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ áp dụng cho toàn hệ thống KBNN cũng như cho cơ quan KBNN, tạo cơ sở pháp lý để từng bước nâng cao chất lượng, hiệu lực, hiệu quả trong hoạt động quản lý. Bảng 2.2. Danh mục các văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ do KBNN ban hành T T Tên loại văn bản Số, ký hiệu Ngày, tháng, năm Trích yếu văn bản 1 Quyết định 554/QĐ- KBNN 28/9/2005 Phê duyệt Đề án “Hoàn thiện công tác văn thư-lưu trữ trong hệ thống KBNN” 2 Công văn 818/KBNN- VP 20/4/2007 Hướng dẫn chỉnh lý hồ sơ, tài liệu trong hệ thống KBNN 3 Công văn 819/KBNN- VP 20/4/2007 Hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị trong hệ thống KBNN 4 Công văn 522/KBNN- VP 14/3/2008 Hướng dẫn về kho lưu trữ trong hệ thống KBNN 5 Công văn 1259/KBNN -VP 24/6/2008 Hướng dẫn quy trình nghiệm thu hồ sơ, tài liệu thuê chỉnh lý 6 Công văn 1393/KBNN -VP 14/7/2008 Hướng dẫn công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành 7 Quyết định 943/QĐ- KBNN 12/11/2008 Ban hành quy trình quản lý hồ sơ tại cơ quan KBNN 8 Công văn 970/KBNN- VP 15/6/2009 Hướng dẫn bổ sung tiêu chuẩn chủ yếu của kho lưu trữ 46 9 Công văn 971/KBNN- VP 15/6/2009 Triển khai công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong hệ thống KBNN 10 Công văn 1089/KBNN -VP 01/7/2009 Hướng dẫn thực hiện trang bị giá để tài liệu lưu trữ 11 Công văn 1026/KBNN -VP 20/6/2011 Hướng dẫn định hướng công tác lưu trữ hệ thống KBNN 12 Công văn 1778/KBNN -TVQT 23/9/2012 Hướng dẫn kinh phí thực hiện công tác lưu trữ 13 Quyết định 929/QĐ- KBNN 27/9/2012 Ban hành Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan KBNN 14 Công văn 1993/KBNN -TVQT 27/9/2013 Thực hiện công tác lưu trữ, chỉnh lý tài liệu 15 Quyết định 768/QĐ- KBNN 22/9/2014 Ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của hệ thống KBNN 16 Quyết định 858/QĐ- KBNN 15/10/2014 Ban hành Quy chế bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy tài liệu kế toán của hệ thống KBNN trong điều kiện vận hành TABMIS 17 Công văn 588/KBNN- VP 23/3/2015 Hướng dẫn thẩm định tài liệu hết giá trị tại KBNN tỉnh, huyện 18 Quyết định 1269/QĐ- KBNN 11/11/2015 Ban hành Quy chế công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN 19 Quyết định 3175/QĐ- KBNN 19/7/2016 Ban hành Quy chế mẫu công tác văn thư, lưu tại KBNN 47 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương 20 Quyết định 3176/QĐ- KBNN 19/7/2016 Ban hành Quy chế mẫu công tác văn thư, lưu trữ tại KBNN quận, huyện, thị xã, thành phố 21 Công văn 623/KBNN- VP 22/02/2017 Hướng dẫn bảo quản và tiêu hủy hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản dưới 05 năm của hệ thống KBNN 22 Công văn 6436/KBNN -VP 21/12/2018 Hướng dẫn thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu tại KBNN cấp huyện (Nguồn: Cơ quan Kho bạc Nhà nước) Qua bảng thống kê cho thấy, KBNN đã xây dựng và ban hành một hệ thống văn bản khá đầy đủ, quy định những điều cơ bản liên quan đến hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ cũng như việc QLNN về công tác lưu trữ trong hệ thống KBNN. Nhờ có hệ thống các văn bản hướng dẫn công tác lưu trữ một cách đầy đủ, khoa học, nên công tác lưu trữ ở cơ quan KBNN và hệ thống KBNN đã đi vào khuôn khổ, góp phần quan trọng vào sự phát triển chung của cả hệ thống. Tuy nhiên, trong thực tế khi triển khai áp dụng tại cơ quan KBNN, một số văn bản đã nảy sinh những hạn chế, bất cập, cụ thể như: - Quyết định số 768/QĐ-KBNN ngày 27/09/2014 của Tổng Giám đốc KBNN về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến tại các đơn vị KBNN (sau đây gọi là Quyết định số 768/QĐ-KBNN), sau một thời gian áp dụng cho thấy, thời hạn bảo quản của một số hồ sơ, tài liệu có thời gian bảo quản tương đối lâu dài như chứng từ kế toán tăng từ 15 48 năm lên 25 năm, dẫn đến tăng áp lực về kho lưu trữ. Nhiều hồ sơ, tài liệu phát sinh do thay đổi cơ cấu tổ chức mới chưa được quy định thời hạn bảo quản, khiến cho công chức, viên chức cơ quan KBNN gặp khó khăn trong việc xác định giá trị của tài liệu. - Một số hướng dẫn tại Công văn số 1393/KBNN-VP ngày 14/7/2008 của KBNN về việc hướng dẫn công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành (sau đây gọi là Công văn số 1393/KBNN-VP), không còn phù hợp với quy định của Nhà nước, cần sửa đổi như: + Đối với viết bìa hồ sơ, mẫu bìa hồ sơ hiện nay được thiết kế và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ của Bộ Khoa học và công nghệ. Tuy nhiên bìa hồ sơ quy định tại Công văn số 1393/KBNN-VP vẫn theo mẫu cũ theo quy định từ năm 2002 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. + Đối với việc biên mục hồ sơ: Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan (sau đây gọi là Thông tư 07/2012/TT- BNV), quy định “Việc viết mục lục văn bản chỉ áp dụng đối với tài liệu bảo quản vĩnh viễn”, trong khi đó công văn số 1393/KBNN-VP quy định “việc viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc với những hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm trở lên)”. Ngoài ra, các văn bản hướng dẫn về chỉnh lý tài liệu, tiêu hủy hết giá trị, kinh phí chỉnh lý được ban hành khá lâu, hiện nay có những điểm mới chưa được cập nhật, bổ sung, thay thế gây lúng túng cho công chức lưu trữ khi trực tiếp thực hiện nghiệp vụ lưu trữ. 2.2.3. Việc thực hiện các nghiệp vụ hoạt động lưu trữ Về cơ bản, các hoạt động ngiệp vụ của công tác lưu trữ đã được cán bộ làm công tác lưu trữ của cơ quan KBNN thực hiện một cách đầy đủ và được 49 quy định cụ thể trong Quy chế công tác lưu trữ cơ quan KBNN ban hành kèm theo Quyết định số 1269/QĐ-KBNN ngày 11/11/2015 của Tổng Giám đốc KBNN (sau đây gọi là Quy chế công tác lưu trữ cơ quan KBNN năm 2015) 2.2.3.1. Hoạt động thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan - Nguồn thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan KBNN bao gồm tài liệu của 14 đơn vị Vụ, Cục và đơn vị sự nghiệp thuộc KBNN. - Thành phần hồ sơ, tài liệu thu thập vào kho lưu trữ cơ quan KBNN rất đa dạng và phong phú, phản ánh tương đối rõ nét các mặt hoạt động của cơ quan trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao từ năm thành lập đến nay. Cụ thể các nhóm tài liệu sau đây: + Nhóm tài liệu về kế hoạch tổng hợp: tài liệu về công tác quản lý, điều hành ngân quỹ, quỹ ngoại tệ tập trung; công tác thống kê tổng hợp, quy hoạch, chiến lược dài hạn phát triển KBNN; mở và sử dụng tài khoản của các đơn vị KBNN; mua, bán ngoại tệ và công bố tỷ giá hạch toán, định mức tồn ngân quỹ, điều chuyển vốn...; + Nhóm tài liệu kế toán gồm: Tài liệu chung về kế toán; kế hoạch báo cáo công tác kế toán, kế toán về kế toán giao dịch và kế toán thanh toán; dự toán và quyết toán thu chi NSNN của các đối tượng trong phạm vi quản lý; chứng từ kế toán...; + Nhóm tài liệu về huy động vốn, phát hành, quản lý và sử dụng trái phiếu, tín phiếu, công trái...; + Nhóm tài liệu về kiểm soát chi gồm tài liệu về kiểm soát chi NSNN; thanh toán vốn đầu tư, vốn sự nghiệp và chi thường xuyên của KBNN; tài liệu về thanh toán vốn đầu tư các dự án đầu tư, chương trình mục tiêu quốc gia...; + Nhóm tài liệu về quản lý kho, quỹ, quản lý tiền mặt, vàng, bạc, giấy tờ có giá và tài sản...; + Nhóm tài liệu về công tác thanh tra, kiểm soát và giải quyết khiếu nại tố cao trong hệ thống KBNN; 50 + Nhóm tài liệu về công tác tổ chức cán bộ, đào tạo bồi dưỡng cán bộ và thi đua khen thưởng trong hệ thống KBNN; + Nhóm tài liệu về công tác tài vụ quản trị: tài liệu về dự toán, quyết toán, kế hoạch tài chính; công tác quản lý tài chính, tài sản và công tác xây dựng cơ bản trong hệ thống KBNN; + Nhóm tài liệu về công tác hành chính văn phòng: quy chế làm việc của KBNN; chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác của KBNN; tài liệu về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan KBNN và hệ thống KBNN...; + Nhóm tài liệu về CNTT: các dự án mua trang bị, mua sắm, lắp đặt thiết bị CNTT phục vụ hoạt động của KBNN; + Nhóm tài liệu về lĩnh vực báo chí, tuyên tuyền; + Nhóm tài liệu về hoạt động của tổ chức Đảng, Công đoàn và Đoàn Thanh niên KBNN. - Lưu trữ cơ quan KBNN đã tiến hành 04 đợt thu thập hồ sơ, tài liệu về kho lưu trữ được hình thành từ năm 1990 đến năm 2015 với số lượng 2.138 mét hồ sơ, tài liệu. Tuy nhiên, từ năm 2016 đến nay, công tác thu thập hồ sơ, tài liệu không được tiến hành thường xuyên, tính đến thời điểm 31/12/2019, còn khoảng 500 mét hồ sơ, tài liệu đang lưu giữ tại các phòng làm việc của các Vụ, Cục cơ quan KBNN, chi tiết theo Biểu đồ 2.2. Biểu đồ 2.2. Số lư Qua biểu đồ cho ta thấy, số l lưu trữ cơ quan có xu hư nhân là do cán bộ, công chức, vi liệu để thuận tiện cho việc khai thác, cung cấp thông tin, phục vụ các đo thanh tra, kiểm tra của Thanh tra Chính phủ, Kiểm toán Nh một số cơ quan chuyên môn khác. Trung b đón tiếp từ 4-6 đoàn ki thông tin trong văn bản l Lưu trữ hạn chế nên không th 0 50 100 150 200 250 300 350 400 450 500 năm 2016 51 Đơn v ợng tài liệu lưu trữ tồn đọng chưa thu th kho lưu trữ cơ quan (Nguồn: Cơ quan Kho b ượng hồ sơ tài liệu chưa thu ớng tăng dần, năm sau gấp đôi năm tr ên chức các đơn vị thuộc KBNN giữ lại t à nư ình mỗi năm, tại cơ quan KBNN ểm tra đến làm việc, nên hoạt động khai thác số liệu, à khá lớn. Mặt khác, do biên chế phòng Hành chính ể tiến hành thu thập hồ sơ, tài li năm 2017 năm 2018 năm 2019 ị tính: mét ập vào ạc Nhà nước) thập vào kho ước. Nguyên ài àn ớc, BTC và - ệu theo từng 52 năm, mà tổ chức thu thập theo đợt, để tập trung nhân lực trong một thời gian nhất định, tránh ảnh hưởng tới hoạt động chung của phòng. Biên chế ít cũng ảnh hướng tới việc tiến hành đánh giá khối hồ sơ, tài liệu có thời hạn đang bảo quản trong kho từ nhiều năm về trước, để có thể thực hiện quy trình tiêu hủy đối với hồ sơ, tài liệu không còn giá trị bảo quản, giải phóng kho tàng phục vụ cho các đợt thu thập tiếp theo. Một số loại hình tài liệu trên các vật mang tin khác như băng ghi âm, ghi hình, tài liệu ghi âm đặc biệt là tài liệu lưu trữ điện tử chưa được thu thập vào Lưu trữ cơ quan, cho dù tại Quy chế lưu trữ của cơ quan KBNN ban hành năm 2015 đã hướng dẫn việc thu thập, bảo quản loại hình hồ sơ, tài liệu này. Nguyên nhân là do kho lưu trữ cơ quan chưa có hệ thống cơ sở dữ liệu hạ tầng CNTT và các trang thiết bị kỹ thuật thiết yếu để đáp ứng yêu cầu bảo quản khối hồ sơ, tài liệu này theo quy định của pháp luật. 2.2.3.2. Chỉnh lý tài liệu Trên cơ sở các đợt thu thập, hồ sơ tài liệu, cơ quan KBNN đã tiến hành thuê đơn vị chỉnh lý khoa học khối hồ sơ, tài liệu được thu thập về kho lưu trữ cơ quan, kết quả của các đợt chỉnh lý như sau: Bảng 2.3. Số lượng hồ sơ, tài liệu đã chỉnh lý khoa học Đơn vị tính: Mét Giai đoạn Số lượng hồ sơ, tài liệu Trong đó Tài liệu hành chính Tài liệu kế toán Năm 1990-2004 1.004,5 704,5 300 Năm 2005-2006 230 100 130 Năm 2007-2009 234,63 167,88 66,75 Năm 2010-2015 668,87 428,87 240 (Nguồn: Cơ quan Kho bạc Nhà nước) 53 Hồ sơ tài liệu của cơ quan KBNN được chỉnh lý theo nguyên tắc: không phân tán phông lưu trữ; khi phân loại, chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hồ sơ, tôn trọng sự hình thành của tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập); tài liệu sau khi chỉnh lý phải phán ánh được các hoạt động của cơ quan KBNN. Tài liệu cơ quan KBNN sau khi được chỉnh lý đã đáp ứng yêu cầu: phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh; xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu; hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; lập công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ để phục vụ việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu. Kết quả của các đợt chỉnh lý cũng là cơ sở để cơ quan KBNN lựa chọn, lập Mục lục hồ sơ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn giao nộp vào Trung Tâm Lưu trữ Quốc gia III những năm tới đây. Tuy nhiên, việc thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý còn một số hạn chế như chưa có kế hoạch chỉnh lý, chưa ứng dụng cơ sơ dữ liệu quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu bằng máy tính; công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu chủ yếu bằng mục lục hồ sơ in thành quyển, nên khi tìm kiếm, tra cứu tài liệu lưu trữ thường mất nhiều thời gian. 2.2.3.3. Xác định giá trị tài liệu Nhận thức được ý nghĩa quan trọng của việc xác định giá trị tài liệu, sau khi Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; tiếp đó là Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của BTC quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của ngành Tài chính; trên cơ sở quy định của pháp luật, KBNN đã ban hành Quyết định số 768/QĐ-KBNN quy định thời gian lưu trữ cần thiết đối với hồ sơ, tài liệu hình thành trong tất cả các hoạt động nghiệp vụ của các đơn vị trong toàn hệ thống KBNN. 54 Biểu đồ 2.3. Tỷ lệ thời hạn bảo quản hồ sơ của cơ quan KBNN (Nguồn: Cơ quan Kho bạc Nhà nước) Biểu đồ cho thấy, tài liệu bảo quản có thời hạn của KBNN chủ yếu là tài liệu có thời hạn bảo quản từ 70 năm trở xuống, chiếm tỉ lệ khoảng 80% số hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan KBNN. Tỉ lệ 20% còn lại là hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn. Việc xác định giá trị tài liệu của cơ quan KBNN đã đạt được các yêu cầu đó là: xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn tính bằng số lượng năm; xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan KBNN đã được thành lập để tham mưu cho Tổng Giám đốc KBNN trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và lập danh mục tài liệu hết giá trị cần loại hủy. Hội đồng xác định giái trị tài liệu do Tổng Giám đốc KBNN quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng gồm: Phó Tổng Giám đốc: Chủ tịch Hội đồng; Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu: Ủy viên; 80% 20% Có thời hạn Vĩnh viễn 55 Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị: Ủy viên; Cán bộ trực tiếp làm công tác lưu trữ của cơ quan: Thư ký. Phương thức làm việc của Hội đồng: Hội đồng thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải ghi vào biên bản cuộc họp để trình Tổng Giám đốc KBNN quyết định; Hội đồng tự giải thể khi việc tiêu hủy tài liệu được hoàn thành. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Tổng Giám đốc KBNN quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử. và lựa chọn tài liệu hết giá trị để tiêu hủy. Đối với danh mục tài liệu hết giá trị cần loại hủy, trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Tổng Giám đốc KBNN đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy. Hồ sơ đề nghị thẩm định gồm: công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị; danh mục tài liệu hết giá trị; bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Trên cơ sở ý kiến thẩm định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Tổng Giám đốc KBNN ra quyết định việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị chỉ được thực hiện sau khi có quyết định bằng văn bản của Tổng Giám đốc KBNN. Thực hiện theo hướng dẫn của Công văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị và quy định tại Luật Lưu trữ, tính đến thời điểm 31/12/2018, cơ quan KBNN đã tiến hành tiêu hủy 180 mét hồ sơ, tài liệu hết giá trị loại ra sau chỉnh lý. Về công tác xác định giá trị để giao nộp tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử của cơ quan KBNN vẫn chưa được tiến hành, một phần nguyên nhân là do khối hồ sơ, tài liệu này vẫn phải giữ lại 56 Lưu trữ cơ quan để thuận lợi cho việc phục vụ số liệu cho công tác thanh tra, kiểm toán và nhu cầu khai thác của cán bộ, công chức trong cơ quan. 2.2.3.4. Hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ Thành phần hồ sơ, tài liệu lưu trữ bảo quản trong kho lưu trữ cơ quan KBNN chủ yếu là tài liệu giấy với số lượng 1.590 mét giá tài liệu, tương đương với 35.506 hồ sơ, trong đó tài liệu bảo quản vĩnh viễn có 5.616 hồ sơ; tài liệu bảo quản có thời hạn là 29.890 hồ sơ. Trong kho lưu trữ cơ quan còn đang tập kết hơn 200 mét hồ sơ, tài liệu hết giá trị loại ra sau chỉnh lý từ các năm 2007 đến 2015, chờ làm thủ tục tiêu hủy. Kho Lưu trữ cơ quan KBNN đã được bố trí đủ thiết bị để bảo quan an toàn khối hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong kho. Tuy nhiên, kho lưu trữ được đặt tại tầng hầm 2 trụ sở cơ quan, dễ xảy ra tình trạng ngập úng trong mùa mưa bão, ẩm thấp trong mùa đông, gây mất an toàn cho tài liệu lưu trữ. Một số biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu như chống nấm mốc, chống côn trùng, khử trùng, khử axit...vẫn chưa áp dụn