Luận văn Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty Dệt 10 – 10

uan đồng thuận với chức năng của phòng -Ngoài ra phòng còn phụ trách chức năng làm hàng mẫu (là chức năng của Phòng Kỹ thuật – cơ điện) và ký hợp đồng với nước ngoài (của Phòng Kinh doanh) -Về trình độ chung của phòng khá cao với 6 ĐH nhưng với NV6 Nguyễn Kim Hiệp trình độ ĐH được phân công lái xe sự phân công đó đã lãng phí năng lực,trình độ của nhân viên này. Phòng Hành chính y tế: Phụ trách tham mưu cho Ban lãnh đạo tất cả các công việc về hành chính, y tế và các công việc khác. Cụ thể: - Phụ trách khám chữa bệnh cho cán bộ công nhân viên trong Công ty. - Phụ trách phục vụ ăn uống cho công nhân viên, trông xe và vệ sinh công nghiệp. - Phụ trách các thiết bị thông tin, âm nhạc, chuẩn bị hậu trường cho các cuộc họp. - Phối hợp thực hiện với các phòng ban khác có liên quan cho công việc của mình. Phòng Đảm bảo chất lượng: Tham mưu cho Ban lãnh đạo các vấn đề thuộc lĩnh vực mình phụ trách. Phối hợp cùng các phòng ban khác theo sự chỉ đạo của cấp trên. Nhận xét: -Nói chung phòng đã đảm bảo khá tốt các nguyên tắc trong phân công trách nhiệm -Về trình độ chung của phòng là hơi thấp chỉ với 3 ĐH đặt ra vấn đề cho công tác tuyển dụng lao động trong thời gian tới. 2. Phân tích mối quan hệ giữa các phòng ban chủ yếu trong Công ty. Ta nghiên cứu chủ yếu mối quan hệ của năm phòng chức năng quan trọng của Công ty như sau: Phòng Tổ chức - bảo vệ, Phòng Kinh doanh, Phòng Tài vụ, Phòng Kế hoạch sản xuất và Phòng Kỹ thuật cơ điện. Phòng Kinh doanh: - Với Phòng Kế hoạch sản xuất: Nghiên cứu nhu cầu thị trường, ký kết các hợp đồng bán hàng, sau đó Phòng Kế hoạch sản xuất lên kế hoạch về sản xuất về nguyên vật liệu. Phòng Kinh doanh sẽ đi mua nguyên vật liệu nhập kho và tổ chức cấp phát để sản xuất. Phòng Kế hoạch sản xuất tổ chức cho các phân xưởng sản xuất, điều độ sản xuất sau đó giao cho Phòng Kinh doanh nhập kho thành phẩm và Phòng Kinh doanh sẽ đi giao theo các hoá đơn bán hàng đã ký kết. - Với Phòng Tài vụ: Sau khi nhận được nhu cầu nguyên vật liệu của Phòng Kế hoạch sản xuất, Phòng Kinh doanh chủ động tìm kiếm nguồn và thông tin sang Phòng Tài vụ nhận kinh phí để tổ chức đi mua và bàn giao hoá đơn về cho Phòng Tài vụ. Khi nhận được thành phẩm, Phòng Kinh doanh tổ chức bán hàng, nhận tiền và viết hoá đơn giao về cho Phòng Tài vụ. - Với Phòng Kỹ thuật cơ điện: Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, Phòng Kinh doanh sẽ thông báo các chỉ tiêu thông số kỹ thuật của sản phẩm cho Phòng Kỹ thuật cơ điện. Phòng Kỹ thuật cơ điện sẽ tính toán thông số thiết kế sản phẩm và đưa ra các chỉ tiêu kỹ thuật cuả sản phẩm để Phòng Kinh doanh trả lời khách hàng. Phòng Tài vụ: - Với Phòng Kế hoạch sản xuất: Sau khi Phòng Kế hoạch sản xuất lên Kế hoạch sản xuất kinh doanh chuyển cho Phòng Tài vụ. Phòng Tài vụ sẽ lên kế hoạch về nguồn vốn và huy động vốn, tổ chức cấp phát vốn khi các phòng ban, các bộ phận có yêu cầu. - Với Phòng Kinh doanh: Sau khi nhận được Kế hoạch sản xuất kinh doanh của Phòng Kế hoạch sản xuất, Phòng Kinh doanh lên phương án mua nguyên vật liệu và yêu cầu Phòng Tài vụ giao kinh phí để mua nguyên vật liệu và chuyển hoá đơn cho Phòng Tài vụ. Sau khi bán hàng, Phòng Kinh doanh có trách nhiệm thu tiền, lấy hoá đơn giao lại cho Phòng Tài vụ. - Với Phòng Kỹ thuật cơ điện: Hàng năm căn cứ vào KHSXKD của toàn Công ty, căn cứ vào thực trạng máy móc thiết bị và tình hình thực tế, Phòng Kỹ thuật cơ điện sẽ lên báo cáo về các công tác, hoạt động của mình như: vấn đề điện nước và nộp tiền điện nước, vấn đề sửa chữa bảo dưỡng, trung tiểu tu máy móc thiết bị, nhà xưởng, chế thử sản phẩm mới. Trong đó nêu lên dự trù kinh phí của các công tác và yêu cầu Phòng Tài vụ cấp kinh phí để chi trả. Sau khi Phòng Tài vụ xem xét tính hợp lý của báo cáo sẽ duyệt và cấp kinh phí cho Phòng Kỹ thuật cơ điện. Phòng Kỹ thuật cơ điện có trách nhiệm chi trả đúng theo báo cáo và gửi hoá đơn lên Phòng Tài vụ. - Với Phòng Hành chính y tế: hàng năm căn cứ vào KHSXKD và tình hình thực tế, Phòng Hành chính y tế sẽ lên kế hoạch về các công tác hoạt động của mình lên các báo cáo về các vấn đề như: khám chữa bệnh, kinh phí cho các buổi họp, kinh phí cho nhà ăn, cho công tác vệ sinh công nghiệp và cho công tác lái xe, bảo dưỡng xe. Yêu cầu Phòng Tài vụ xem xét và cấp kinh phí sau khi chi dùng Phòng Hành chính y tế có trách nhiệm báo cáo lại và chuyển hoá đơn lên Phòng Tài vụ. Với công tác trông xe, phí thu được bàn giao lại cho Phòng Tài vụ. Phòng Kế hoạch sản xuất: - Với Phòng Tài vụ: Phòng Kế hoạch sản xuất hàng năm căn cứ vào sự chỉ đạo của cấp trên lập KHSXKD chuyển cho Phòng Tài vụ để xem xét, duyệt và chuẩn bị vốn, có phương án huy động vốn khi cần thiết. Ngoài ra, Phòng Kế hoạch sản xuất còn lên các báo cáo thu chi của các hoạt động thuộc chức năng nhiệm vụ của mình yêu cầu Phòng Tài vụ xem xét cấp kinh phí, đồng thời chuyển lại hoá đơn. - Với Phòng Kinh doanh: Hàng năm căn cứ vào sự chỉ đạo của cấp trên. Phòng Kế hoạch sản xuất sẽ lên KHSXKD yêu cầu Phòng Kinh doanh mua NVL và tổ chức tiêu thụ, đồng thời cũng căn cứ vào báo cáo về tình hình thị trường, tình hình mua bán NVL, thành phẩm. Phòng Kế hoạch sản xuất sẽ lên kế hoạch tiến hành sản xuất và điều độ sản xuất, đồng thời giao thành phẩm cho Phòng Kinh doanh nhập kho và mang đi tiêu thụ khi có yêu cầu. - Với Phòng Tổ chức bảo vệ: Sau khi Phòng Kế hoạch sản xuất lên KHSXKD được cấp trên duyệt, Phòng Kế hoạch sản xuất sẽ chuyển KHSXKD lên Phòng Tổ chức bảo vệ để lên kế hoạch tuyển dụng, bố trí lao động sao cho hợp lý và đúng yêu cầu, đồng thời căn cứ vào năng lực cũng như nhiệm vụ của phòng mình yêu cầu, Phòng Tổ chức bảo vệ tiến hành bổ sung nhân sự, bố trí lại nhân sự cho hợp lý và yêu cầu Phòng Tổ chức bảo vệ chi trả lương, BHXH cho nhân viên khi cần thiết. - Với Phòng Kỹ thuật cơ điện: Sau khi nhận và phân tích KHSX trong cả năm, từng quý, từng tháng, Phòng Kỹ thuật cơ điện lên kế hoạch về máy móc thiết bị và chuyển cho Phòng Kế hoạch sản xuất để Phòng Kế hoạch sản xuất lên chiến lược đầu tư, đồng thời nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới và đưa ra các tiêu chuẩn kỹ thuật của các sản phẩm phù hợp với yêu cầu của Phòng Kế hoạch sản xuất triển khai xuỗng các phân xưởng để sản xuất. Phòng Kỹ thuật cơ điện: - Với Phòng Kế hoạch sản xuất hàng năm, Phòng Kế hoạch sản xuất căn cứ vào tình hình thực tế lên KHSXKD, Phòng Kỹ thuật cơ điện căn cứ vào đó mà chuẩn bị các điều kiện thuận lợi để tiến hành sản xuất như máy móc thiết bị, nhà xưởng, điện nước, đồng thời nghiên cứu chế thử sản phẩm mới theo yêu cầu của Phòng Kế hoạch sản xuất. - Với Phòng Kinh doanh: cùng phối hợp để trả lời các đơn hàng, chủ yếu là về phương diện kỹ thuật cho các khách hàng. - Với Phòng Tài vụ: căn cứ vào KHSXKD hàng năm và tình hình thực tế, Phòng Kỹ thuật cơ điện lên báo cáo về công tác của mình kèm dự trù kinh phí, yêu cầu Phòng Tài vụ phối hợp cùng thực hiện. Sau khi tiến hành chi trả, Phòng Kỹ thuật cơ điện gửi hoá đơn lên Phòng Tài vụ. Phòng Tổ chức bảo vệ: - Với Phòng Kế hoạch sản xuất: sau khi lên KHSXKD, Phòng Kế hoạch sản xuất chuyển lên cho Phòng Tổ chức bảo vệ tiến hành tuyển dụng, bố trí sắp xếp công việc cho nhân viên trong toàn Công ty, đồng thời báo cáo về tình hình lao động thực tế của Công ty để Phòng Kế hoạch sản xuất lên KHSX KD cho phù hợp và tổ chức phát lương, thưởng, BHXH... cho nhân viên Phòng Kế hoạch sản xuất căn cứ vào chức năng nhiệm vụ thực tế của từng nhân viên. - Với Phòng Tài vụ: lên báo cáo về nhân sự trong toàn Công ty cũng như từng phòng ban phân xưởng, đồng thời lên báo cáo về tổng quỹ lương, thưởng BHXH phải chi trả trong kỳ và yêu cầu Phòng Tài vụ xem xét cấp kinh phí. Phòng Tài vụ cũng lên báo cáo về nhân sự trong phòng trong kỳ để Phòng Tổ chức bảo vệ có cơ sở để chi trả lương, thưởng, BHXH... - Với Phòng Kỹ thuật cơ điện,Phòng Hành chính y tế, Phòng Đảm bảo chất lượng: các phòng này căn cứ vào năng lực, vào nhiệm vụ thực tế của mình lên kế hoạch về nhân sự trong kỳ báo cáo lên Phòng Tổ chức bảo vệ tiến hành điều phối nhân viên và có kế hoạch tổ chức thực hiện chi trả lương thưởng, BHXH cho các nhân viên trong phòng đảm bảo kịp thời và chính xác. 3. Tổ chức thông tin trong bộ máy quản lý của Công ty Ta có thể mô hình hoá sự trao đổi thông tin bằng sơ đồ Thông tin từ trên xuống: Những quyết định của Đại hội cổ đông sẽ được truyền đạt xuống Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát, sau đó Hội đồng quản trị cụ thể hoá các phương hướng của Đại hội cổ đông thành các văn bản cụ thể về phương án hoạt động kinh doanh, đầu tư phát triển, huy động vốn, tổ chức bộ máy quản lý, giám sát hoạt động của giám đốc, thẩm định các báo cáo tài chính... Các quyết định chỉ thị, mệnh lệnh mà Hội đồng quản trị đưa ra sẽ được truyền đạt một cách chính xác tới giám đốc và các phó giám đốc, lấy thông tin về các lĩnh vực hoạt động của Công ty từ các phòng ban chức năng đồng thời căn cứ trên những chỉ thị, mệnh lệnh của Hội đồng quản trị, giám đốc và các phố giám đốc giúp việc sẽ tiến hành phân tích và đưa ra các quyết định quản lý kinh doanh về các hoạt động sản xuất kinh doanh. Sau đó, các quyết định quản lý của giám đốc và các phó giám đốc sẽ được truyền đạt xuống các phòng ban chức năng và các bộ phận của Công ty, các phòng ban và các bộ phận đó chịu trách nhiệm truyền đạt thông tin tới các nhân viên mình phụ trách, đồng thời tổ chức thực hiện việc theo dõi ảnh hưởng của các quyết định quản lý tới hoạt động sản xuất, kinh doanh của bộ phận mình. Thông tin từ dưới lên: Các quyết định từ trên xuống tới từng nhân viên, từng bộ phận trong toàn Công ty sẽ có những ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh. Nếu trong quá trình thực hiện các quyết định này gặp trục trặc thì các nhân viên, bộ phận đó sẽ có trách nhiệm báo lại với các cấp quản lý cấp trên của mình, sau đó các cấp quản lý đó lại tổng hợp các báo cáo lại và thông báo cho các cấp cao hơn. Cứ như vậy, dòng thông tin ngược được phản hồi qua các cấp quản lý đến tận cấp quản lý cao nhất. Cuối cùng các vấn đề trục trặc phát sinh sẽ được phân công tới các bộ phận xử lý theo thẩm quyền và có các điều chỉnh thích hợp. Hiện nay, vấn đề thông tin đang rất được chú trọng trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Vấn đề thu thập thông tin chủ yếu là của các phòng ban trong từng lĩnh vực mà mình phụ trách. Các phòng ban sẽ theo dõi thu thập các thông tin, phân tích đánh giá và đưa ra các nhận xét, sau đó, thông tin tới các phòng ban có liên quan. Để đảm bảo cho vấn đề thông tin được nhanh chóng và thông suốt, Công ty đã trang bị cho tất cả các phòng ban của Công ty máy vi tính có nối mạng nội bộ, riêng Phòng Tài vụ đã có phần mềm kế toán quản lý để tiện cho việc thu thập và quản lý thông tin kế toán. Ngoài ra, tất cả các thiết bị phục vụ thông tin như điện thoại, fax cũng được trang bị đầy đủ. Cùng với sự phát triển của nhu cầu thông tin, Công ty đã lập một WebSite trên mạng InterNet tạo điều kiện dễ dàng cho các khách hàng cũng như các đối tác, nhà cung cấp... truy cập trao đổi thông tin cần thiết với Công ty. 4. Phân tích chất lượng đội ngũ cán bộ quản lý Công ty cổ phần dệt 10-10 Sau đây ta sẽ xem xét cụ thể về các bộ phận của bộ máy quản lý của Công ty và trình độ chuyên môn của mỗi cán bộ quản lý. Đội ngũ quản lý viên cấp cao: Tổng số có 9 người. Đây là số lượng cán bộ trong Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Ban Giám Đốc của Công ty.Cụ thể: - Hội đồng quản trị: Hiện nay có 6 người, trong đó có 1 chủ tịch, 1 phó chủ tịch và 4 thành viên. Về chức năng, trình độ, nhiệm vụ của các thành viên Hội đồng quản trị được thể hiện trong bảng sau(xem bảng 13) Như vậy, ta thấy các thành viên trong Hội đồng quản trị đều là những người có trình độ ĐH, tốt nghiệp tại một trường, thậm trí hai trường ĐH. Đây đều là những người có năng lực điều hành và kinh nghiệm quản lý tốt, có uy tín và phẩm chất tốt (tất cả trong số họ đều kiêm nhiệm những chức vụ quan trọng trong Công ty và của TP Hà nội), có trình độ và am hiểu luật pháp. Bảng 12: Hội đồng quản trị Stt Họ tên CB Chức danh Trình độ Kiêm nhiệm 1 Vũ Đình Liệu Chủ tịch Hội đồng quản trị ĐH TCKT Anh Pháp Bí thư Đảng uỷ, Giám đốc điều hành 2 Hoàng Thị Thuận Phó Chủ tịch Phó phòng Công nghiệp Sở Công nghiệp Hà Nội 3 Dương Văn Bình Thành viên ĐH KTQD Phó Giám đốc, Chủ tịch Công đoàn 4 Lưu Đoan Trang Thành viên ĐH TCKT Luật Phó GĐ, phó Chủ tịch Công Đoàn 5 Trần Kim Chính Thành viên ĐH Luật Trưởng Phòng Tổ chức bảo vệ 6 Nguyễn Văn Dũng Thành viên ĐH BK Trưởng Phòng Kỹ thuật cơ điện Ban kiểm soát: Hiện nay có 3 người, trong đó có 1 trưởng ban và 2 thành viên. Về chức năng và trình độ chuyên môn của các thành viên trong Ban kiểm soát được thể hiện trong bảng sau: bảng 13: Ban kiểm soát Stt Họ tên CB Chức danh Trình độ Kiêm nhiệm 1 Nguyễn Thị Phán Trưởng ban Đại học Chuyên viên cục vốn 2 Trần Thị Thuý Lan Thành viên Đại học Chuyên viên phòng Tổ chức cán bộ Sở Công nghiệp 3 Chu Thị Thu Thành viên Đại học Quản đốc phân xưởng May 2 Các thành viên trong Ban kiểm soát đều là những người có trình độ, năng lực cũng như kinh nghiệm trong điều hành và quản lý, đáp ứng yêu cầu của Ban kiểm soát về nhân sự. - Ban giám đốc: bảng 14: Ban giám đốc Stt Họ tên CB Chức danh Trình độ Kiêm nhiệm 1 Vũ Đình Liệu GĐ ĐH TCKT Chủ tịch Hội đồng quản trị, Bí thư Đảng uỷ 2 Dương Văn Bình PGĐ SX ĐH KTQD Chủ tịch Công đoàn, thành viên HĐQT 3 Lưu Đoan Trang PGĐ KD ĐH TCKT Phó Chủ tịch Công đoàn, thành viên HĐQT Ban Giám đốc có 3 người: 1 Giám đốc, 1 Phó Giám đốc kinh doanh, 1 Phó Giám đốc sản xuất. Qua nghiên cứu ta thấy các thành viên của đội ngũ quản lý viên cấp cao 100% cán bộ đều có trình độ ĐH trở lên, dày dạn trong quản lý và có nhiều kinh nghiệm trong quản lý điều hành tổ chức. Đội ngũ quản lý viên thừa hành Đội ngũ quản lý viên thừa hành gồm có 26 người với: 7 trưởng phòng, 6 quản đốc, 7 phó phòng và 6 phó quản đốc có trình độ từ trung cấp trở lên. Bảng 15: Đội ngũ quản lý viên thừa hành STT Loại cán bộ Tổng số lượng Trình độ Đại học Trung cấp 1 Trưởng phòng 7 7 - 2 Phó phòng 7 6 1 3 Quản đốc phân xưởng 6 6 - 4 Phó Quản đốc phân xưởng 6 1 5 Đội ngũ quản lý viên thực hiện (quản lý viên cấp thấp) Gồm có 46 người, trình độ từ PTTH tới ĐH, có 13 người có trình độ ĐH (bảng 17) Như vậy ta thấy tất cả các thành viên của bộ máy quản lý đều gồm những người có kinh nghiệm và năng lực quản lý còn trình độ thì có cả từ PTTH đến ĐH. Tỉ trọng giữa quản lý viên cấp cao và thừa hành là: 9/26 = 34,6% Tỷ trọng giữa quản lý viên cấp cao và tổng số lao động là: 9/440 = 2% Tỷ trọng giữa quản lý viên điều hành với tổng số lao động là: 26/440 = 6,6% Tỷ trọng giữa quản lý viên cấp thấp trong tổng số lao động là: 46/440 = 10,5% 5. Chế độ một thủ trưởng của Công ty a. Thực chất Chế độ một thủ trưởng Tức là quyền quyết định những vấn đề thuộc về kinh tế, kỹ thuật tổ chức, hành chính trong phạm vi doanh nghiệp và từng bộ phận được trao cho một người. Người đó có nhiệm vụ quản lý toàn diện các mặt hoạt động ở đơn vị mình, được trao cho những trách nhiệm, quyền hạn nhất định và chịu trách nhiệm hoàn toàn về những quyết định của mình. Mọi người trong Doanh Nghiệp và từng bộ phận phải nghiêm chỉnh phục tùng mệnh lệnh của thủ trưởng. b. Chế độ một thủ trưởng của Công ty Hiện nay, mô hình mà Công ty áp dụng vào bộ máy quản lý là mô hình chức năng với sự phân công chủ yếu như sau: - Giám đốc điều hành chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. - Phó Giám đốc kinh doanh phụ trách phần kinh doanh của Công ty. - Phó Giám đốc sản xuất phụ trách phần sản xuất của Công ty. - Các phòng ban chức năng tham mưu cho cấp trên trong những lĩnh vực quản lý thuộc các chức năng được phân công. - Các phân xưởng chịu trách nhiệm điều hành của Giám đốc. Nhưng thực tế hiện nay chế độ một thủ trưởng của Công ty đang bị vi phạm rất nghiêm trọng, thể hiện: - Tất cả các phòng của Công ty đều chịu sự điều hành của Ban Giám đốc, tức là của Giám đốc, Phó Giám đốc sản xuất và Phó Giám đốc kinh doanh. - Tất cả các phân xưởng đều chịu sự điều phối của các phòng ban chức năng. Hai điều này dẫn tới sự chồng chéo trong quản lý của bộ máy quản lý của Công ty. II. Đánh giá nhận xét về ưu nhược điểm 1. Ưu điểm của bộ máy quản lý của Công ty dệt 10-10 Thứ nhất: Về đội ngũ cán bộ quản lý của Công ty. Phải nói rằng Công ty có một đội ngũ quản lý viên khá tốt, thể hiện: - Hầu hết các cán bộ trong bộ máy đều là những cán bộ đã được đào tạo khá tốt, có trình độ đại học và một số ít là cao đẳng và trung cấp, có thâm niên, kinh nghiệm trong quản lý, từng nhiều năm hoạt động cùng với Công ty, nên am hiểu khá rõ về Công ty cũng như về khách hàng, thị trường, sản phẩm... của Công ty. Đó là điều kiện cho Công ty cạnh tranh thắng lợi trên thị trường trong cũng như ngoài nước. Ngoài ra, đội ngũ cán bộ quản lý viên của Công ty còn là những người có phẩm chất chính trị tốt, có tinh thần trách nhiệm và nhiệt tình công tác. Chính điều này đã phần nào tạo nên sự năng động và linh hoạt trong bộ máy quản lý, và đội ngũ cán bộ quản lý của Công ty đã từng hoạt động với nhau nhiều năm nên có một sự đoàn kết, thân thiết, tạo sự thẳng thắn trong góp ý phê bình cũng như tạo một động lực tinh thần lớn trong bộ máy quản lý và với toàn thể Công ty. Điều này đã giúp Công ty vững vàng trong những bước đi trong cơ chế thị trường đầy cơ hội và thách thức. Thứ hai: Công ty đã trang bị các điều kiện làm việc phục vụ công tác quản lý ở các phòng ban, bộ phận chức năng khá đầy đủ như máy điều hoà, hệ thống chiếu sáng... đặc biệt là hệ thống thông tin như điện thoại, máy vi tính, máy fax, tạo điều kiện gắn thông tin với bộ máy quản lý. Thứ ba: Các bộ phận trong bộ máy quản lý đã được bố trí gần với các phân xưởng tạo sự tin tưởng gần gũi giữa các cán bộ quản lý với người lao động, kết hợp với sự đảm bảo về chính sách, chế độ, chính sách thuê lao động, không sa thải lao động cũ, đồng thời tạo thêm nhiều công ăn việc làm cho công nhân đã làm cho người lao động trong Công ty gắn bó với Công ty hết lòng vì sự phát triển chung. 2. Nhược điểm của bộ máy quản lý Bên cạnh những mặt mạnh cùng những thành quả đạt được, bộ máy quản lý của Công ty CP dệt 10-10 vẫn còn những vướng mắc sau: Thứ nhất: Thiếu sự đồng bộ giữa đội ngũ cán bộ quản lý và đội ngũ cán bộ kỹ thuật. Về mặt trình độ chung của cán bộ nhân viên trong bộ máy quản lý tương đối cao, hầu hết các cán bộ đều có trình độ ĐH, chuyên môn nghiệp vụ khá, nhưng trình độ quản lý theo phong cách công nghiệp còn yếu. Ngoài ra, công tác tuyển dụng, đào tạo và bố trí lao động còn nhiều bất cập nên các cán bộ chuyên môn nơi thừa thì vẫn thừa, nơi thiếu vẫn thiếu, đặc biệt là cán bộ kỹ thuật ở các phân xưởng. Thể hiện: Hiện nay, Công ty chưa có đại tu mà mới chỉ có trung và tiểu tu máy móc thiết bị. Với những máy móc thiết bị hư hỏng nặng thì Công ty phải dừng hoạt động một thời gian, đặc biệt, Công ty chỉ có một chiếc máy văng sấy cũ kỹ hoạt động 24/24. Nếu máy ngừng hoạt động thì thiệt hại cho Công ty là rất lớn. Thứ hai: Việc bố trí phân công giữa các phòng ban chức năng hiện nay còn nhiều điểm chưa hợp lý dẫn tới hai vấn đề sau: - Chưa tạo được cơ chế tay ba trong quản lý. Xin đơn cử trường hợp trong lĩnh vực vật tư: Phòng Kinh doanh sau khi mua vật tư thì tổ chức giao nhận vào kho cũng thuộc chức năng của Phòng Kinh doanh, thậm chí đến cả cấp phát vật tư, Phòng Kinh doanh cũng kiêm luôn. Hay Phòng Kinh doanh bán hàng thì cũng trực tiếp làm công tác kho thành phẩm. Tình trạng này làm cho khó có thể không có sự quan liêu thất thoát trong quản lý. - Chưa tận dụng được khả năng chuyên môn của các phòng ban. Đơn cử trường hợp Phòng Kế hoạch sản xuất là Phòng Kế hoạch sản xuất nhưng phòng này còn có chức năng nhận và trả lời E-mail, hợp đồng mua hàng của khách hàng nước ngoài. Tuy trong thời gian này thì khách hàng nước ngoài là chưa nhiều và thông qua trung gian, nhưng trong thời gian tới, khi thị trường nước ngoài được mở rộng thì đây sẽ là một vấn đề rất bất hợp lý. Trong khi đó, Phòng Kinh doanh có hẳn một nhân viên chuyên lo vấn đề thủ tục XNK thì chỉ dùng khả năng chuyên môn của mình trong nhập khẩu vật tư từ Đài Loan về mà thôi. Hay cũng ở Phòng Kế hoạch sản xuất có riêng một nhân viên chuyên làm hàng mẫu cho nước ngoài trong khi Phòng Kỹ thuật cơ điện hoàn toàn có thể đảm đương được nhiệm vụ này. Thứ ba: Cơ cấu bộ máy quản lý được xác định là trực tuyến chức năng nhưng như trên sơ đồ bộ máy ta thấy: - Các phòng ban đều chịu sự chỉ đạo của cả GĐ và PGĐ kinh doanh, PGĐ sản xuất. Các phân xưởng lại chịu sự điều khiển của Giám Đốc. Chương 3 Một số biện pháp nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý tại Công ty dệt 10-10. 1. Biện pháp 1: Phân công lại chức năng nhiệm vụ cho các phòng a. Cơ sở đề ra biện pháp Nhằm đảm bảo các yêu cầu trong xây dựng bộ máy quản lý như tính linh hoạt, cân đối, hiệu quả, gắn với mục tiêu và triệt để thực hiện mục tiêu,....Trên cơ sở tính toán, xác định số lượng cán bộ công nhân viên mỗi phòng ban chức năng một cách chính xác và có khoa học, ta tiến hành phân công lại chức năng nhiệm vụ cho các phòng ban sao cho vừa có thể hòan thành nhiệm vụ, đảm bảo yêu cầu chức năng, giảm bớt tỷ lệ nhân viên quản lý, giảm chi phí quản lý đồng thời tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh. Như trên đã đề cập, hiện nay việc phân công ở các phòng ban của Công ty còn nhiều điểm chưa hợp lý, chưa có hiệu quả trong một số khâu quản lý, tình trạng chồng chéo trong quản lý. Để hạn chế điều này, rất cần có sự phân công lại chức năng nhiệm vụ cho các phòng. Ta cũng phải hiểu, hoàn thiện bộ máy quản lý, phân công lại các phòng ban chức năng không có nghĩa là giảm thiểu số phòng ban chức năng hay số người trong mỗi phòng ban sao cho ít nhất. Mà hoàn thiện bộ máy quản lý ở đây là phải đảm bảo phù hợp giữa chức năng, lĩnh vực quản lý và bộ phận quản lý, sao cho tất cả các chức năng và lĩnh vực quản lý đều có phòng ban, nhân viên phụ trách và mỗi một chức năng, một lĩnh vực quản lý chỉ có một phòng ban phụ trách, đồng thời phải đảm bảo cơ chế tay đôi, tay ba trong quản lý. b. Nội dung biện pháp Trên cơ sở như vậy thì biện pháp đề ra như sau: - Thứ nhất: Chuyển chức năng nhận vật tư nhập kho bảo quản, cấp phát từ Phòng Kinh doanh về Phòng Kế hoạch sản xuất. - Thứ hai: Chuyển chức năng thủ kho thành phẩm từ Phòng Kinh doanh về cho Phòng Tài vụ quản lý. c.Kết quả: Sau khi sắp xếp phân công lại các phòng ban ta có chức năng cụ thể của các phòng ban như sau: - Phòng Kỹ thuật cơ điện: + Cố vấn cho Ban lãnh đạo các vấn đề về sản phẩm như xây dựng chỉ tiêu kỹ thuật của sản phẩm, xây dựng quy trình công nghệ của sản phẩm, xây dựng định mức tiêu hao vật tư, đề xuất các biện pháp tiết kiệm vật tư. + áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất, áp dụng công nghệ mới vào sản xuất, phát huy sáng kiến trong chế tạo, chế thử sản phẩm mới. + Chuẩn bị các điều kiện cho tiến hành sản xuất như: máy móc thiết bị, nhà xưởng, điện nước,... + Các biện pháp đảm bảo môi trường. -Phòng Tài vụ: + Quản lý về tài chính các phòng ban chức năng, các đơn vị sản xuất. Kế toán giá cả trong tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh, xây dựng cơ bản, hành chính sự nghiệp,.... + Quản lý vốn bằng tiền, bảo đảm vốn bằng tiền, thực hiện thu chi rõ ràng, sử dụng có hiệu quản các nguồn vốn, lên kế hoạch thu chi hàng tháng, quý, năm,..... + Kiến nghị tham mưu với Ban lãnh đạo Công ty về các vấn đề thuế, kiểm tra, đánh giá tài sản trong toàn Công ty. + Chịu trách nhiệm toàn bộ công tác tính ghi chép tính toán só liệu, mở các sổ sách, thống kê tổ chức thông tin kịp thời các số liệu cần thiết cho Giám đốc, các Phó Giám đốc và các phòng ban có liên quan. + Quản lý giao nhận bảo quản và xuất kho thành phẩm đồng thời ghi sổ sách kế toán theo dõi. - Phòng Kinh doanh: + Mua vật tư theo yêu cầu của Phó Giám đốc kinh doanh và giao cho Phòng Kế hoạch sản xuất lưu kho. + Tham mưu cho Ban giám đốc, các vấn đề về thị trường trong và ngoài nước như nghiên cứu phát hiện nhu cầu thị trường, tổ chức đáp ứng nhu cầu, tổ chức các mạng lưới bán hàng, lên chính sách phân phối, chính sách giá cả, chính sách sản phẩm, chính sách Marketing +Lập chứng từ viết hoá đơn bán hàng theo dõi bán theo dõi doanh thu, quản lý hoạt động bán hàng, làm thủ tục XNK, nhận dịch và trả lời Emails các hoạt động nước ngoài + Vận chuyển hàng tới nơi tiêu thụ + Theo dõi đôn đốc công nợ trong và ngoài nước - Phòng Kế hoạch sản xuất + Xây dựng Kế hoạch sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện và theo dõi tiến độ thực hiện Kế hoạch sản xuất kinh doanh cho toàn Công ty cả dài hạn và ngắn hạn. Điều độ sản xuất lên kế hoạch gia công và thực hiệ kế hoạch gai công + Tổ chức nhận, lưu kho bảo quản từ Phòng Kinh doanh và cấp phát vật tư cho các phân xưởng sản xuất. + Thống kê số liệu về tồn kho, tiêu thụ, kiểm kê, tháng, quý, năm. lập báo cáo thống kê về tiến độ sản xuất. + Xây dựng chiến lược đầu tư xây dựng cơ bản, máy móc thiết bị, chuẩn bị tài liệu đấu thầu. - Mối quan hệ giữa các phòng giờ sẽ như sau: + Phòng Kinh doanh với Phòng Kế hoạch sản xuất: Phòng Kinh doanh sau khi điều tra nghiên cứu thị trường, cung cấp thông tin về thị trường cho Phòng Kế hoạch sản xuất để l