Luận văn Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí

phản ánh giá trị NVL xuất kho trong tháng theo giá thực tế và theo giá hạch toán và phân bổ giá trị NVL xuất dùng cho các đối tượng sử dụng hàng tháng. Cuối tháng, từ các sổ chi tiết, các nhật ký chứng từ liên quan kế toán tiến hành ghi vào nhật ký chứng từ số 5, 6, bảng kê số 3, sổ Cái TK 152; Từ bảng phân bổ số 2 tiến hành ghi vào bảng kê số 4, 5, 6 và nhật ký chứng từ số 7 Sơ đồ 1.11 sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán NVL Theo hình thức Nhật ký chứng từ. Chứng từ gốc NKCT liên quan Sổ chi tiết TK 331 NKCT số 5, 6 Bảng kê số 3 Bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 4, 5, 6 NKCT số 7 Sổ Cái TK 152, 153 Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu VI. Phân tích tình hình sử dụng NVL cho sản xuất 1/ Mục đích, yêu cầu và nhiệm vụ của phân tích Muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành đều đặn, liên tục thì phải thường xuyên đảm bảo cho nó các loại vật liệu đủ về số lượng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất. Đây là một vấn đề bắt buộc mà nếu thiếu thì không có quá trình sản xuất sản phẩm được. Doanh nghiệp sản xuất cần phải có NVL mới tồn tại được.Vì vậy đảm bảo NVL cho sản xuất là một tất yếu khách quan, một điều kiện chung cho mọi nền sản xuất xã hội. 2/ Nội dung phân tích a. Phân tích tình hình cung cấp NVL: Cung cấp nguyên vật liệu là giai đoạn quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, nếu nguyên vật liệu cung cấp không đầy đủ sẽ gây gián đoạn sản xuất. Vì vậy, việc cung cấp nguyên vật liệu đủ về số lượng và kịp thời là yếu tố để đảm bảo sản xuất ổn định. Cung cấp vật tư theo số lượng: cung cấp đủ về số lượng không nên quá thừa hoặc thiếu. Tỷ lệ % hoàn Số lượng vật liệu thựcnhập trong kỳ thành kế hoạch = tương ứng Số lượng vật liệu loại i cần mua Cung cấp nguyên vật liệu không chỉ đòi hỏi cung cấp đủ về số lượng, kịp thời mà còn cần phải bảo đảm về chất lượng của vật liệu. Để phân tích chỉ tiêu chất lượng vật liệu có thể sử dụng chỉ tiêu sau: Σ Mil Sik Σ Mik Sik I chất lợng : Σ Mil Σ Mik Trong đó: Mik, Mil: khối lượng NVL từng loại theo cấp bậc chất loại i kỳ thực tế và kỳ kế hoạch. Sik: đơn giá NVL từng loại theo cấp bậc chất lượng loại i kỳ kế hoạch. Cung cấp NVL ngoài yêu cầu về chất lượng, số lượng, thì yêu cầu về chủng loại, về tính đồng bộ, kịp thời về tiến độ và nhịp điệu cung ứng vật liệu cũng rất cần thiết. Khi phân tích các chỉ tiêu này, có thể so sánh giữa kỳ kế hoạch và kỳ thực tế. b. Phân tích tình hình dự trữ nguyên vật liệu: Phân tích tình hình dự trữ vật liệu là so sánh số lượng vật tư thực tế đang dự trữ theo từng loại với số lượng vật tư cần dự trữ. Nếu dự trữ cao quá sẽ gây ứ đọng vốn. Nếu dự trữ quá thấp, không bảo đảm cho sản xuất - kinh doanh liên tục. Do vậy, mục tiêu của dự trữ vật tư là lưuôn phải kết hợp hài hoà: vừa đảm bảo sản xuất kinh doanh được thường xuyên, đều đặn, vừa đảm bảo sử dụng tiết kiệm vốn. Bên cạnh đó, chúng ta có thể sử dụng chỉ tiêu hệ số đảm bảo để xem xét tình hình cung ứng và dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất: Lượng NVL dự trữ đầu kỳ và nhập trong kỳ Hệ số đảm bảo = Lượng NVL cần dùng trong kỳ c. Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu: Việc phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu vào sản xuất phải được tiến hành thường xuyên định kỳ. Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu được tiến hành bằng cách so sánh tổng mức nguyên vật liệu sử dụng thực tế với kế hoạch. Tuy nhiên, muốn biết mức sử dụng nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm là tiết kiệm hay lãng phí thì cần liên hệ với kết quả sản xuất. 2.2 Phân tích tình hình biến động tổng mức chi phí NVL cho sản xuất sản phẩm Để sản xuất sản phẩm, các doanh nghiệp phần lớn phải sử dụng nhiều loại NVL.Do vậy, tổng mức chi phí NVL cho sản xuất sản phẩm phụ thuộc vào các nhân tố sau: -Khối lượng sản phẩm hoàn thành. -Kết cấu về khối lưuợng sản phẩm. -Định mức tiêu hao NVL cho một đơn vị sản phẩm -Đơn giá NVL Phân tích tình hình sử dụng NVL qua các công đoạn sản xuất: Quá trình sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp thường phải trải qua nhiều công đoạn sản xuất. NVL phục vụ cho quá trình này có thể cung cấp dần cho từng công đoạn sản xuất của dây truyền sản xuất. Cứ qua mỗi công đoạn sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp được hoàn chỉnh thêm một bước.Trong quá trình chế biến ở từng công đoạn sản xuất, phế liệu, phế phẩm cũng sinh ra làm hao hụt NVL. Bởi vậy cần phải phân tích tình hình sử dụng NVL trong quá trình sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp gồm nhiều công đoạn nối tiếp nhau mà mức độ sử dụng là tiết kiệm hay vuợt mức chi ở mỗi công đoạn sản xuất đó. 3.Phương pháp phân tích a/ Phươngpháp so sánh So sánh là một phương pháp đựơc sử dụng phổ biến trong phân tích để xác định xu hướng mức biến động của chỉ tiêu phân tích.Vì vậy,để tiến hành so sánh phải giải quyết những vấn đề cơ bản nh xác định gốc để so sánh, điều kiện và mục tiêu để so sánh. Xác định gốc để so sánh phụ thuộc vào mục đích cụ thể của phân tích Khi nghiên cứu nhịp độ biến động của các chỉ tiêu về NVL, số gốc để so sánh là trị số của chỉ tiêu ở kỳ truớc. Khi đánh giá mức độ biến động so với các mục tiêu đã dự kiến, trị số sẽ được so sánh với mục tiêu đề ra. áp dụng phương pháp này cần đảm bảo yêu cầu sau: -Đảm bảo tình thống nhất về phương pháp tính các chỉ tiêu -Đảm bảo tính thống nhất về đơn vị tính các chỉ tiêu cả về số lượng thời gian và giá trị. Mục tiêu so sánh trong phân tích đánh giá tình hình quản lý, sử dụng NVL là xác định mức biến động tuyệt đối và mức biến động tương đối cùng xu hướng biến động của chỉ tiêu phân tích. b/ phuơng pháp liên hệ Mọi kết quả sản xuất đều có mối liên hệ với nhau giữa các mặt các bộ phận. Để lượng hoá các mối liên hệ đó, ngoài phương pháp so sánh trong phân tích đánh giá tình hình quản lý và sử dụng NVL còn sử dụng phương pháp liên hệ, phổ biến là liên hệ cân đối. Liên hệ cân đối có cơ sở là sự cân bằng giữa hai mặt của các yếu tố liên quan đến nhau nh: giữa nguồn mua sắm và tình hình sử dụng các loại vật tư. Mối liên hệ vốn có về mặt lượng của các yếu tố dẫn đến sự cân bằng cả về mức biến động ( chênh lệch ) về lưuợng giữa các mặt của các yếu tố . Chương II: Thực trạng công tác hạch toán NVL tại công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí I/ Đặc điểm tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh tại công ty DCC & ĐLCK. 1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Công ty DCC & ĐLCK là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động hạch toán độc lập dưới sự chỉ đạo của tổng công ty máy và thiết bị công nghiệp thuộc bộ công nghiệp. Tiền thân của công ty là Nhà máy dụng cụ cắt gọt kim loại được thành lập ngày 25/3/1968 theo quyết định số 74QĐ/KB - Bộ công nghiệp nặng. Sau hơn 2 năm hoạt động để phù hợp với tính chất và nhiệm vụ sản xuất, ngày17/8/1970 nhà máy được đổi tên thành nhà máy dụng cụ cắt số 1 theo quyết định số 216C-KB - Bộ công nghiệp. Qua hơn 10 năm hoạt động, công ty trở thành nhà máy lớn với 15 phân xưởng và hơn 1000 công nhân viên, sản xuất được nhiều loại dụng cụ cắt với quy trình công nghệ phức tạp đảm bảo chủ yếu cho việc cung cấp cho ngành cơ khí cả nước, phục vụ xuất khẩu và nhiều ngành nghề khác. Khi chuyển sang cơ chế thị trường, để phù hợp với nền kinh tế thị trường, tự chủ trong kinh doanh, nhà máy đổi tên thành Công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí - thuộc tổng công ty máy và thiết bị công nghiệp. Tên giao dịch là CUTTING AND MEASRING TOOLS COMPANY, viết tắt là DUFCO. Công ty có trụ sở chính ở số 26 đường Nguyễn Trãi phường Thượng Đình - quận Thanh Xuân Hà Nội. Nhiệm vụ chính của công ty: chuyên sản xuất và kinh doanh các loại dụng cụ cắt gọt kim loại và phi kim loại, phụ tùng kim khí, thiết bị công tác phục vụ các ngành: dầu khí, chế biến lương thực, thực phẩm, xây dựng và các ngành kinh tế khác. Danh mục sản phẩm của công ty bao gồm: - Dụng cụ cắt: Bàn zen, taro, mũi khoan các loại dao phay, dao tiện, lưỡi ca máy, dao cắt tôn. - Sản phẩm xuất khẩu: Thanh trượt, bộ ròng rọc, cam 2 lỗ, gá kẹp, máy mài, cắm tăm lẻ. - Sản phẩm khác: Bộ neo cầu, dao cắt tấm lợp, xích các loại, dao cắt biến kẹo. Tổng khối lượng sản phẩm cuả công ty hàng năm đạt khoảng 200 tấn /năm. Do mới chuyển đổi từ thời kì bao cấp sang nền kinh tế thị trường, trong điều kiện công nghệ còn thấp thiết bị sử dụng đã quá lâu sản phẩm làm ra chất lượng chưa cao so với hàng ngoại nhập và giá bán còn chưa hợp lý, tình hình tiêu thụ của công ty gặp rất nhiều khó khăn. Đứng trước tình hình này ban lãnh đạo công ty đề xuất thay đổi loại hình công ty thành công ty cổ phần, đề xuất này đang được Bộ công nghiệp xem xét. Hy vọng rằng khi chuyển đổi loại hình công ty, công ty DCC & ĐLCK sẽ làm ăn tốt hơn và phát triển không ngừng. 2. Đặc điểm quy mô và tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh tại công ty DCC&ĐLCK Hiện nay tổng số cán bộ công nhân viên của công ty là 433 nưgời, trong đó: + Khối phân xưởng là 227 người . + Khối phòng ban là 168 người. + Khối dịch vụ là 17 người + Khối lao động thiếu việc 21 người Trong tổng số 433 cán bộ công nhân viên thì số lao động ở trình độ đại học là 66 người trong đó 48 lao động là kĩ sư cơ khí, 15 lao động là cử nhân kinh tế và chuyên môn. Số lao động ở trình độ trung cấp là 37 người, trình độ sơ cấp là 73 người. Bộ máy cuả công ty hoạt động theo chế độ một thủ trưởng. Các phó giám đốc, quản đốc, sử dụng quyền thủ trưởng mà giám đốc phân cho để thống nhất mọi hoạt động trong mọi công việc được giao. Tại các phòng ban đều có trưởng phòng và phó phòng phụ trách hoạt động của phòng ban mình tại các phân xưởng có quản đốc và phó quản đốc phụ trách điều hành sản xuất trong phân xưởng mình. Nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban như sau: - Giám đốc: là người đại diện của nhà nước, lãnh đạo toàn bộ mọi hoạt động của công ty theo chính sách, pháp luật cuả nhà nước, đảm bảo cho hoạt động của đơn vị đạt hiệu quả cao nhất và chịu trách nhiệm trước nhà nước, trước cấp trên về kết qủa hoạt động sản xuất của công ty. - Phó giám đốc là người giúp đỡ giám đốc trong quản lý xí nghiệp, thay mặt giám đốc khi giám đốc khi giám đốc đi vắng. Có ba phó giám đốc: + Phó giám đốc kỹ thuật: có nhiệm vụ chỉ đạo, quản lý các phòng: Phòng thiết kế; phòng công nghệ; thư viện; phòng cơ điện; phòng KCS; phòng kiến thiết cơ bản. + Phó giám đốc sản xuất: có nhiệm vụ quản lý các phân xưởng: PX khởi phẩm; PX cơ khí I; PX cơ khí II; PX cơ điện; bộ phận mạ; PX bao gói. + Phó giám đốc kinh doanh: Phụ trách các phòng cung tiêu (phòng vật tư); phòng hành chính quản trị (HCQT); phòng y tế ; cửa hàng giới thiệu sản phẩm - Phòng thiết kế: Có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất để thiết kế các sản phẩm mới hoặc hiệu chỉnh các sản phẩm cũ theo yêu cầu, khả năng sản xuất của công ty. - Phòng công nghệ: Sau khi có bản vẽ nhận được từ phòng thiết kế, phòng công nghệ lập quy trình công nghệ, chuẩn bị dụng cụ đồng thời phòng cũng có nhiệm vụ theo dõi công nghệ trong quá trình sản xuất, đánh giá mức độ phù hợp của nó cũng nhưư xem xét các vấn đề sửa đổi. Thư viện: Có nhiệm vụ lưu trữ các hồ sơ kĩ thuật. Phòng cơ điện: Có nhiệm vụ lập kế hoạch sửa chữa, quản lý hồ sơ kĩ thuật các thiết bị, thiết kế các chi tiết thay thế, quản lý trạm biến thế, phân phối điện. Phân xưởng khởi phẩm: Nhận vật liệu từ kho, tiến hành rèn, rập, ca, cắt, tiện, ...tạo phôi Phân xưởng cơ khí I: Sản xuất các loại mũi khoan, taro và các sản phẩm cơ khí khác. Phân xưởng cơ khí II: sản xuất các loại dao phay, dao xoáy, dao chuốt, dao tiện, lưỡi ca và các sản phẩm cơ khí khác. Phân xưởng cơ điện: Sửa chữa các máy móc, thiết bị theo kế hoạch của phòng cơ điện, sửa chữa sản xuất, sửa chữa các chi tiết phục vụ cho việc sửa chữa sản xuất các loại mặt hàng. Bộ phận mạ: Chỉ dùng để mạ thử nghiệm . Bộ phận bao gói: Có nhiệm vụ sản xuất các bao bì, túi nilong chống gỉ sản phẩm và bao gói sau đó vận chuyển về kho. Phòng cung tiêu: (phòng vật tư ) có nhiệm vụ mua tất cả các vật liệu chính như sắt thép, vật liệu phụ như các loại hoá chất, than, các loại tạp phẩm và các trang thiết bị khác phục vụ toàn bộ công ty. Phòng hành chính quản trị: Thảo công văn, nhận, gửi , lưu trữ các giấy tờ, tài liệu, quản lý tài sản, vốn khu vực hành chính như bàn ghế..., trông giữ xe cho cán bộ công nhân viên, quản lý trường mầm non, vệ sinh công cộng trong công ty đồng thời quản lý trạm y tế. Cửa hàng giới thiệu sản phẩm: Do phó giám đốc kinh doanh quản lý. Phòng tài vụ: Hoạt động dưới sự quản lý của kế toán trưởng. Phòng bảo vệ: hoạt động dưới sự điều hành của giám đốc 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí được tóm tắt theo sơ đồ sau: Sơ đồ Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp kiêm kế toán TSCĐ Phó kế toán trưởng Các nhân viên kinh tế phân xưởng Thủ quỹ kiêm tạm ứng Kế toán thanh toán với người bán và vật liệu Kế toán lương và bảo hiểm xã hội Kế toán thanh toán về tiền mặt và tiền gửi ngân hàng,và phải thu khách hàng Kế toán giá thành kiêm kế toán kho thành phẩm Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong phòng kế toán như sau: * Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác kế toán tài chính của công ty, giám sát phụ trách chung các hoạt động cuả phòng tài chính, chỉ đạo thực hiện phương thức hạch toán, tạo các nguồn vốn cho công ty, tham mưu tình hình tài chính, thông tin kịp thời cho giám đốc về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. * Phó phòng kế toán: Là người giúp kế toán trưởng, chịu trách nhiệm chỉ đạo quản lý trực tiếp công tác tổ chức kế toán thống kê của công ty đồng thời thay thế kế toán trưởng khi kế toán trưởng vắng mặt. Phó phòng trực tiếp hướng dẫn mọi nghiệp vụ hạch toán cho các thành phần trong đơn vị, thường xuyên có có kế hoạch kiểm tra chấn chỉnh công tác kế toán. * Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội: Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu hạch toán về lao động, thời gian lao động, kết quả lao động vào các sổ sách cần thiết đúng chế độ, đúng phương pháp. Đồng thời, kế toán tiền lương và BHXH có trách nhiệm giám sát, kiểm tra quyết toán tiền lương, thậng BHXH và các khoản phụ cấp, phân bổ tiền lương vào các đối tượng chi phí sản xuất và tình giá thành sản phẩm xem có hợp lý, hợp pháp hay không. * Kế toán vật liệu: Định kỳ vào sổ sách các hoá đơn, chứng từ có liên quan đến việc nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu. Hàng tháng, kế toán vật liệu báo cáo tình hình nhập xuất tồn kho qua đó phân tích tình hình thu mua, sử dụng, dự trữ, quản lý vật tư rồi đề xuất các biện pháp chấn chỉnh nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả và hiệu năng quản lý. * Kế toán TSCĐ: Kế toán TSCĐ có nhiệm vụ tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về số lượng hiện trạng và giá trị TSCĐ trong công ty, tính toán và phân bổ khấu hao hàng tháng vào chi phí sản xuất theo đúng nguyên tắc chế độ hướng dẫn, tính toán xác định số khấu hao phải nộp ngân sách, số phải trả nợ ngân hàng bằng nguồn khấu hao TSCĐ, đôn đốc tình hình thu nộp và thanh toán đó. * Kế toán giá thành và kho thành phẩm: Có trách nhiệm tổ chức ghi chép phản ánh, hạch toán kế toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quản lý kho thành phẩm và kho tiêu thụ sản phẩm hàng hoá. * Kế toán thanh toán với người bán: Có nhiệm vụ kiểm tra các hoá đơn, chứng từ rồi tiến hành tổ chức ghi chép, phản ánh, hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong phạm vi đối tượng thanh toán vào các loại sổ sách chi tiết liên quan. Theo định kì, kế toán thanh toán với người bán lập báo cáo tập hợp toàn bộ thuế GTGT đầu vào để đưa cho kế toán tiêu thụ lên báo cáo thuế GTGT. * Thủ quỹ: Căn cứ vào các chứng từ thu chi của kế toán thanh toán chuyển sang, thủ quỹ tiến hành kiểm tra tình hợp lý, hợp pháp, tính chuẩn xác con số sủa chúng trước khi thực hiện nghiệp vụ thu chi. * Các nhân viên kinh tế phân xưởng: Hàng tháng, hàng quý các nhân viên kế toán phải đối chiếu phân ngang với nhau và đối chiếu với phân xưởng để lên tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất tại công ty Ngoài ra, nhân viên kinh tế phân xưởng còn nhiệm vụ quản lý nhân viên lao động của phân xưởng. Nhân viên kinh tế phân xưởng chịu sự chỉ đạo của kế toán trưởng, có nhiệm vụ thông tin kịp thời cho kế toán trưởng các tình huống đột xuất ở phân xưởng để có biện pháp xử lý kịp thời. II/ Thực tế công tác hạch toán NVL tại công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí 1. Đặc điểm tổ chức hệ thống sổ kế toán tại công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí Để phù hợp với đặc điểm là một doanh nghiệp có quy mô vừa, trình độ của kế toán khá cao, hiện nay công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí đang áp dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Theo hình thức này, sổ sách dùng để hạch toán tổng hợp tại công ty gồm có: - Sổ chi tiết TK 331: “Phải trả người bán”: Sổ này được mở chi tiết để theo dõi tình hình công nợ và thanh toán đối với người bán, người nhận thầu về cung cấp vật tư, lao vụ và các dịch vụ khác. - Sổ chi tiết TK 141 - Nhật ký chứng từ số 5: Ghi có TK 331, dùng để hạch toán tổng hợp công nợ của doanh nghiệp đối với người cung cấp vật tư hàng hoá, lao động dịch vụ .Việc ghi nhật ký chứng từ số 5 được tiến hành vào cuối tháng trên cơ sở số liệu tổng cộng cuối tháng ở sổ chi tiết TK331. - Nhật ký chứng từ số 10: - Nhật ký chứng từ số 1 - Nhật ký chứng từ số 2 - Bảng phân bổ số 2: Phản ánh giá trị vật liệu xuất dùng trong các tháng theo giá thực tế và phân bổ cho các đối tượng sử dụng trong tháng -Bảng kê số 4, 5, 6 .... Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo hình thức nhật ký chứng từ tại công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí Chứng từ gốc NKCT số 1, 2 Sổ chi tiết TK 331 NKCT số 5, 6 Bảng kê số 3 Bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 4, 5, 6 NKCT số 7 Sổ Cái TK 152 Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 2. Đặc điểm, phân loại, đánh giá NVL tại công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí 2.1 Đặc điểm vật liệu và tình hình bảo quản, thực hiện kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu. Công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí là một trong những doanh nghiệp lớn cung cấp sản phẩm cơ khí cho cả nước. Do đặc điểm sản phẩm của công ty quy định nên bên cạnh NVL chính là thép, hợp kim còn có nhiều loại khác như xăng, dầu, than, hoá chất các loại ... Với đặc điểm về vật liệu như vậy, công ty đã thiết kế một hệ thống kho tàng để bảo quản vật liệu, tránh hao mất mát. Cụ thể, NVL chính được chứa trong các kho chuyên dùng (kho kim khí ), các vật tư được sắp xếp ngăn nắp, bảo vệ tốt. Các loại hoá chất được chứa trong các kho phụ tùng nhiên liệu hoá chất, các kho này phải được đặc biệt quan tâm, đảm bảo luôn thông thoáng, khô ráo và thường xuyên được kiểm tra, xử lý các hiện tượng bất thường (nếu có ). Do đặc thù của sản phẩm nên chi phí NVL đặc biệt là NVL chính chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành, hiện nay chi phí này chiếm tới 80% tổng chi phí vật liệu dùng vào sản xuất. Để có thể hạ thấp chi phí, sử dụng tiết kiệm vật liệu nhằm giảm giá thành sản phẩm, công ty quản lý chặt chẽ cả một quá trình từ thu mua đến dự trữ vật liệu. Về tình hình thu mua: Vật liệu của công ty được mua chủ yếu từ các đơn vị trong nước. Các nhà cung cấp lớn của công ty là công ty cơ khí Hà Nội, tổng công ty kim khí Hà Nội, viện luyện kim đen ...Đối với các đơn vị này, công ty có kế hoạch mua vật liệu cho cả năm và gửi đến đơn vị cung cấp yêu cầu về số lượng, chủng loại, quy cách, phẩm chất...bên cạnh một số nguồn hàng trong nước thì một số vật liệu công ty phải nhập nước ngoài, chủ yếu là từ châu Âu và Hàn Quốc. Hiện nay do thị truờng đầu vào rất phong phú, dồi dào nên số lưuợng vật liệu tồn kho không nhiều, nó được xây dựng dựa trên kế hoạch tiêu thụ sản phẩm. Phân loại, đánh giá vật liệu * Phân loại: Với sự đưa dạng phong phú của vật liệu để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chính xác, đảm bảo công việc được thực hiện dễ dàng khoa học không tốn nhiều thời gian công sức công ty đã tiến hành phân loại vật liệu trên cơ sở công dụng của nó đối với quá trình sản xuất sản phẩm. Theo cách này vật liệu được chia thành: vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, thiết bị và vật liệu XDCB, phế liệu thu hồi. - NVL chính: Là các đối tượng lao động sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất chủ yếu của sản phẩm, bao gồm: Các loại thép, hợp kim. - Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu có tác dụng phụ trợ trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm tăng chất lượng của sản phẩm, hoặc phục vụ cho nhu cầu quản lý, nhu cầu kỹ thuật.Vật liệu bao gồm: hoá chất, dầu mỡ, tạp phẩm (như bút, giẻ lau, nhựa ), vòng bi, dây đai ... - Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất, kinh doanh như: gỗ than, xăng, dầu ... -Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ của doanh nghiệp gồm: thép, vòng bi, phụ tùng điện... - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản. - Phế liệu: Là những vật liệu thu lại được sau quá trình SXKD để sử dụng lại hay bán ra ngoài. * Đánh giá vật liệu: Tính giá vật liệu là một trong những vấn đề quan trọng trong việc tổ chức hạch toán, nhằm xác định giá trị vật liệu để ghi sổ kế toán. Cũng như các doanh nghiệp khác công ty DCC & ĐLCK vật liệu được tính như sau: - Đối với vật liệu nhập trong kì: Nguyên vật liệu của công ty đuợc nhập chủ yếu từ hai nguồn là mua ngoài và vật liệu gia công chế biến. Tuỳ từng trường hợp mà kế toán có cách hạch toán khác nhau. + Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho: Vật liệu mua ngoài của công ty chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị vật liệu nhập kho. Do công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên trị giá thực tế vật liệu nhập kho không bao gồm phần thuế GTGT. Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển bốc dỡ, bảo quản, thuê kho bãi... Thông thường chi phí này khoảng 10% giá trị thực tế vật liệu. + Đối với vật liệu nhập ngoài Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá trên hoá đơn + Chi phí thu mua + Thuế nhập khẩu +Đối với vật tư chế biến hoặc thuê ngoài gia công chế biến nhập kho: ở doanh nghiệp có một số vật liệu sau khi mua vào sẽ được tiếp tục gia công chế biến rồi mới nhập kho để phục vụ cho sản xuất Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá thực tế vật liệu xuất chế biến + Chi phí chế biến - Đối với vật liệu xuất trong kì: Do có nhiều loại vật liệu, giá cả lại thường xuyên biến động, nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên nên doanh nghiệp áp dụng phương pháp giá hạch toán để tính giá đối với vật liệu xuất trong kì. Giá hạch toán là loại giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập xuất tồn kho vật liệu trong khi chưa tính được giá thực tế của nó, phương pháp hệ số giá cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp về NVL trong công tác tính giá, nên công việc được tiến hành nhanh chóng và không phụ thuộc vào số lượng danh điểm vật liệu. Tuy vậy vi phương pháp này đòi hỏi kế toán phải tổ chức tỉ mỉ, khối lượng công việc dồn nhiều vào cuối kì kế toán đồng thời phải xác định được giá hạch toán một cách khoa học, đòi hỏi doanh nghiệp có đội ngũ kế toán có trình độ tay nghề cao. GTT vật liệu tồn đầu kỳ + GTT vật liệu nhập trong kì Hệ số giá = GHTvật liệu tồn đầu kỳ + GHT vật liệu nhập trong kỳ GTT xuất trong kỳ = Hệ số giá x GHT vật liệu xuất trong kỳ 3/ Hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty DCC & ĐLCK Để có thể giảm bớt khối lượng công việc đang làm, đồng thời kết hợp chặt chẽ việc ghi chép của thủ kho với hạch toán ở phòng kế toán, kế toán chi tiết NVL tại công ty được thực hiện theo phương pháp sổ số dư Phương pháp này là một bước cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu, theo phương pháp này ở kho chỉ hạch toán về mặt số lượng còn ở phòng kế toán chỉ hạch toán về mặt giá trị, xoá bỏ ghi chép trùng lắp, tạo điều kiện kiểm tra thường xuyên có hệ thống giữa kế toán và thủ kho, công việc ghi sổ được dàn đều trong kì, không bị dồn vào cuối kì. Tuy vậy do chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết số liệu hiện hành và tìn hình tăng giảm từng thứ vật liệu về mặt hiện vật nhiều khi phải xem số lượng trên thẻ kho và việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa thủ kho và kế toán nhiều khi gặp khó khăn, do đó đòi hỏi đội ngũ kế toán có trình độ cao. 3.1. Thủ tục nhập và xuất kho a/ Thủ tục nhập kho Khi nhận đựơc hoá đơn của người (mẫu biểu số 1) bán gửi tới, phòng kế hoạch cung ứng phải kiểm tra đối chiếu với từng hợp đồng hoặc kế hoạch thu mua để quyết định có nhận hàng hay không. Trước khi nhập kho phòng KCS tiến hành kiểm tra vật liệu về mặt chất lượng xem có đáp ứng yêu cầu đặt ra hay không, phòng tài vụ kiểm tra về mặt số lượng vật tư. Kết quả được ghi vào “Biên bản kiểm nghiệm vật tư” (mẫu biểu số 2). Nếu vật tư đáp ứng được các yêu cầu đặt ra trong hợp đồng thì căn cứ vào hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm vật tư lập “Phiếu nhập kho” thành 2 bản và giao cho thủ kho, (mẫu biểu số 3). Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật liệu, ghi số lượng thực nhập rồi cùng người giao hàng ký nhận vào 2 bản. Nếu phát h