Luận văn Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần phân phối máy tính VietPC chi nhánh Thanh Hóa

vào các thông báo của cơ quan thuế. - Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi từng khoản thuế , phí và lệ phí phải nộp và đã nộp. c. Phương pháp kế toán: ( Xem phụ lục số 14 ) 3.6. Kế toán xác định kết quả: 3.6.1. Chứng từ sử dụng: - Hoá đơn thuế GTGT ( mẫu 01 GTKT – 3LL) - Phiếu xuất kho ( mẫu 02 – VT ) - Báo cáo bán hàng 3.6.2. Tài khoản sử dụng: TK 911 : Xác định kết quả kinh doanh và các tài khoản khác liên quan như: TK 421, TK 511, TK 521, TK 531, TK 532, TK 632, TK 641, TK 642 3.6.3. Nguyên tắc kế toán TK 911: - Kết quả hoạt động kinh doanh phải được kế toán chi tiết theo từng loại hoạt động ( hoạt động sản xuất, hoạt động kinh doanh, thương mại, dịch vụ, hoạt động tài chính …) - Các khoản doanh thu và thu nhập được kết chuyển vào tài khoản này là số doanh thu thuần và thu nhập thuần. 3.6.4. Phương pháp kế toán xác định KQKD: ( Xem phụ lục số 15 ) CHƯƠNG II: THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CHI NHÁNH VIETPC THANH HOÁ. 1. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CÔNG TY CỔ PHẦN PHÂN PHỐI MÁY TÍNH VIETPC - CHI NHÁNH THANH HOÁ. 1.1. Sự hình thành và phát triển chi nhánh VietPC Thanh Hoá: 1.1.1.Quá trình hình thành của chi nhánh: - Năm 1998 Trung tâm tin học Bách khoa là tiền thân của VietPC sau nay đã ra đời. - Năm 1999 thành lập công ty TNHH tin học và phát triển công nghệ - Ngày 9/6/2003 hợp nhất các công ty, Trung tâm, chi nhánh và hình thành Hệ thống VietPC đáp ứng các yêu cầu về phát triển máy tính thương hiệu Việt Nam và cung cấp các giải pháp công nghệ thông tin trên toàn miền Bắc. - Tháng 9 năm 2003, Chi nhánh VietPC Thanh Hóa được thành lập: Tên chi nhánh : Chi nhánh VietPC Thanh Hoá Địa chỉ : 53 Cao Thắng - P.Lam Sơn - TP. Thanh Hoá Điện thoại : 037.721036 Fax: 722902 1.1.2. Tình hình tài chính và nhân sự của công ty: Năm 2003 - 2004 công ty đang chập chững và mò mẫm tìm hướng đi đúng . + Vốn : Ban đầu chỉ có 1.200.000.000.000 + Nhân viên: Số nhân viên ban đầu chỉ có 9 người, số nhân viên có trình độ kỹ thuật nghiệp vụ rất ít, kinh nghiệm về công nghệ thông tin còn yếu kém. Năm 2005 đến nay: + Vốn: Công ty đã và đang thu hút các thành viên tham gia đóng cổ phần và huy động nguồn vốn vay từ NSNN, ngân hàng và các doanh nghiệp khác... làm cơ sở thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của công ty sau này.Hiện tại vốn và nguồn vốn của công ty đang giảm dần. + Nhân viên: Công ty tuyển dụng thêm một số nhân viên có trình độ kỹ thuật tay nghề cao, đồng thời tạo điều kiện, tổ chức bồi dưỡng đào tạo nhân viên với yêu cầu trình độ công nghệ thông tin cao. Cải thiện đời sống cho công nhân viên. Đến nay công ty đã đi vào giữ vững ổn định SXKD và tiếp tục quá trình hoạt động SXKD của mình và đặc biệt chú trọng vào nguồn vốn của công ty. Tổng hợp tình hình kinh doanh của công ty (Xem phụ lục số 16) 2. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CHI NHÁNH VIETPC THANH HÓA: Tổ chức bộ máy quản lý của chi nhánh được thành lập theo mô hình trực tuyến chức năng. Đứng đầu chi nhánh là giám đốc chi nhánh chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động của chi nhánh. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của chi nhánh VietPC Thanh Hóa. GIÁM ĐỐC Phòng tổ chức HC Phòng tài chính KT Phòng kỹ thuật Phòng KD máy tính thiết bị Trong đó: 2.1 .Giám đốc chi nhánh : + Có trách nhiệm kết hợp chặt chẽ với ban Giám đốc công ty và ban chấp hành Đảng Uỷ và Tổ Chức Công Đoàn triển khai nhiệm vụ, kế hoạch kinh doanh, tổ chức bộ máy, công tác cán bộ, giải quyết khó khăn và đưa chi nhánh đi vào ổn định kinh doanh. + Giám đốc chi nhánh trực tiếp điều hành công tác cán bộ, tổ chức kinh doanh và quản lý tài chính của công ty. 2.2. Phòng tổ chức hành chính: + Giúp giám đốc tổ chức bộ máy quản lý các bộ phận, cơ sở vật chất phương tiện, tổ chức phục vụ hoạt động cho nhân viên và cơ sở làm việc cho nhân viên của chi nhánh. + Đề xuất các phương án tổ chức bộ máy quản lý, sắp xếp quản lý, sử dụng lao động. 2.3. Phòng kinh doanh máy tính thiết bị: + Giúp giám đốc trong việc tìm nguồn hàng, tìm đối tác kinh doanh, tìm hiểu và mở rộng thị trường tiêu thụ các mặt hàng theo nhiệm vụ đã được phân cấp. + Xây dựng kế hoạch tháng, quý, năm, lập phương án kinh doanh, phương án khai thác cơ sở vật chất, kho tàng đảm bảo có hiệu quả. 2.4. Phòng kỹ thuật: Giúp công ty trong việc sửa chữa, bảo hành, bảo trì máy tính thiết bị và cài đặt phần mềm... 2.5. Phòng kế toán tài chính: Giúp giám đốc trong khâu quản lý tài chính toàn chi nhánh, tổ chức hạch toán đầy đủ, kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng pháp lệnh thống kê kế toán của Nhà nước. Định kỳ, báo cáo kết quả kinh doanh và tình hình tài chính của chi nhánh cho giám đốc và cơ quan quản lý cấp trên theo yêu cầu của Nhà nước. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức quản lý, quy mô, địa bàn hoạt động bộ máy kế toán của chi nhánh được tổ chức theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán. a. Chức năng của phòng tài chính kế toán chi nhánh VietPC Thanh Hoá: + Tổ chức, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện toàn bộ các thu thập, xử lý thông tin kế toán ban đầu. + Cung cấp thông tin về tình hình tài chính đầy đủ, chính xác, kịp thời cho giám đốc và cơ quan chủ quản. + Đánh giá tình hình và kết quả sản xuất kinh doanh, từ đó đề ra biện pháp, quyết định đúng đắn phù hợp với đường lối của Công ty. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại chi nhánh VietPC Thanh Hoá. KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán ngân hàng, công nợ, theo dõi kinh doanh Thủ quỹ, tiền mặt, Hiện nay, đội ngũ kế toán làm việc tại phòng Tài chính - Kế toán của chi nhánh gồm có 3 người, trong đó chức năng, nhiệm vụ của từng người được phân công như sau: + Kế toán trưởng là người đứng đầu bộ máy kế toán, có nhiệm vụ chỉ đạo hướng dẫn, kiểm tra toàn bộ hoạt động tài chính của công ty. Tham mưu cho giám đốc các vấn đề về tài chính kế toán. + Tthủ quỹ, tiền mặt lập phiếu thu, chi tiền mặt theo lệnh, từ đó căn cứ vào các phiếu thu, chi kèm theo chứng từ hợp lệ, hợp pháp để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt, đối chiếu số dư trên sổ quỹ với số tiền hiện có tại quỹ, cuối mỗi ngày đồng thời có trách nhiệm quản lý việc thu chi tiền mặt trong công ty + Kế toán Ngân hàng, công nợ, theo dõi kinh doanh có nhiệm vụ giao dịch với các ngân hàng, quản lý theo dõi các khoản tiền vay, tiền lãi vay, đôn đốc thanh toán đúng kỳ hạn, thường xuyên đối chiếu số dư tiền gửi với số liệu của Ngân hàng. Đồng thời theo dõi tình hình công nợ phải trả và tình hình thanh toán các khoản nợ theo từng chủ nợ nhằm thực hiện tốt kỷ luật thanh toán và theo dõi việc mua hàng và tiêu thụ, đánh giá kết quả kinh doanh. Riêng kế toán tiền lương được thực hiện ở phòng tổ chức hành chính, không làm ở phòng Tài chính - Kế toán. . b. Hình thức kế toán áp dụng tại chi nhánh Viet PC Thanh Hoá: * Công ty áp dụng hình thức nhật ký chứng từ ( Xem phụ lục số 17) * Hệ thống tài khoản công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán hiện hành do Bộ Tài chính ban hành theo QĐ 1114 TCQĐ/CĐKT ngày 1/1/1995. * Kỳ kế toán trong năm bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào 31/12 hàng năm. * Đơn vị tiền tệ sử dụng: VND * Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. * Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ. * Các báo cáo tài chính vận dụng: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính. * Phần mềm kế toán máy mà công ty sử dụng là : SAS 3. TÌNH HÌNH CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CHI NHÁNH VIET PC THANH HOÁ: 3.1. Kế toán bán hàng ở công ty: 3.1.1. Kế toán tổng hợp bán hàng: a. Chứng từ kế toán: + Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho, tồn kho. + Hoá đơn GTGT ( Hoá đơn mua bán hàng hoá ) b. Tài khoản sử dụng: Kế toán tổng hợp bán hàng ở chi nhánh Viet PC Thanh Hoá đựơc thực hiện trên TK 156 - hàng hoá. TK 156 "hàng hoá" được mở các TK cấp 2: + TK 1561 - trị giá mua hàng hoá gồm: TK 1561 MTTB - Máy tính thiết bị TK 1561 DV - dịch vụ + TK 1562 - chi phí mua hàng gồm: TK 1562 MTTB - Máy tính thiết bị TK 1562 DV - dịch vụ * Hệ thống sổ: Sổ chi tiết TK 156, TK 1331, TK 331 ( Xem phụ lục số 18 - 20 ) c. Phương pháp kế toán: Ví dụ 1: Tại chi nhánh VietPC Thanh Hoá trong tháng 12/2005 có tài liệu kế toán như sau: Số dư đầu kỳ của TK 156(1): số lượng: 1 chiếc, đơn giá 100.000đ Số dư đầu kỳ của TK 156(2): 2.000 Ngày 5/6/2005 mua bàn phím ( Keyboard ) lần 1 nhập kho 2 chiếc, đơn giá mua ( không bao gồm thuế GTGT ) là 110.000đ/chiếc, thuế GTGT 5%. Công ty chưa thanh toán tiền, hàng nhập đủ theo hoá đơn. Chi phí vận chuyển công ty đã chi bằng tiền mặt là 5.000. Lần 2 nhập kho 6 chiếc, nhập đủ theo hóa đơn, đơn giá mua (không bao gồm thuế GTGT: 105.000đ/chiếc, thuế GTGT 5%) công ty đã thanh toán bằng tiền mặt. Chi phí vận chuyển công ty đã thanh toán bằng tiền mặt là 10.000 + Bút toán 1: Nợ TK 156(1): 220.000 Nợ TK 1331: 11.000 Có TK 331: 231.000 + Bút toán 2: Nợ TK 156 (1): 630.000 Nợ TK 1331: 31.500 Có TK 111: 661.500 + Bút toán 3: Nợ TK 156(2): 5. 000 + 10.000 Có TK 111: 15. 000 * Các phương thức bán hàng: - Kế toán bán buôn qua kho: + Bán trực tiếp qua kho: Tham gia quá trình này phải có mặt đại diện của ba bên: Thủ kho làm nhiệm vụ giao dịch chính (xuất hàng), nhân viên kế toán viết đơn, người mua nhận hàng * Chứng từ: Hoá đơn bán hàng (GTGT), phiếu xuất kho, thẻ kho, phiếu thu tiền mặt. * Tài khoản sử dụng TK 111, 156 (1), 632, 511, 3331 Công ty có số liệu tổng hợp (1 tháng là 1 lần) nên họ không cần lập chứng từ ghi sổ theo từng lần xuất kho mà theo dõi qua số chi tiết của từng số hoá đơn. - Kế toán bán lẻ hàng hoá + Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng thì nhân viên lập hoá đơn GTGT hoặc bán lẻ hàng hoá thì lên bảng kê bán lẻ hàng hoá. + Hàng hoá xuất bán lẻ được theo dõi trên phiếu xuất kho ghi làm 3 liên. Liên 3 giao cho người bán hàng ở cửa hàng bán lẻ. Người bán hàng mang về cửa hàng và vào số liệu hàng nhập kho cửa hàng trên thẻ cửa hàng. + Cuối ngày nộp tiền cho thủ quỹ theo mẫu giấy nộp tiền: Ví dụ: Ngày 11/12/2005 Chị Xuân tại cửa hàng 53 - Cao Thắng bán cho anh Hùng - Công an tỉnh Thanh Hoá. 2 USB 128 Kingtơn đơn giá: 199.000đ/c. 1 Ram 256 đơn giá: 220.000đ/c. 1 Mouse mitsumi đơn giá: 50.000đ/c 2 cáp ổ cứng đơn giá: 33.400đ/c Tổng số tiền chưa thuế là: 734.800 đ, thuế GTGT 5% đã thanh toán bằng tiền mặt cho kế toán, kế toán ghi: Nợ TK 111: 771.540 Có TK 511: 734.800 Có TK 3331: 36.740 + Sau đó nhân viên bán hàng thu tiền theo đúng số tiền đã ghi trên hoa đơn và đồng thời giao cho khách hàng, lúc này đã được coi là tiêu thụ. Cuối ngày nhân viên bán hàng nộp tiền cho thủ quỹ. 3.1.2. Kế toán chi tiết bán hàng : Việc tổ chức kế toán chi tiết tình hình biến động hàng hóa của Công ty là cần thiết và có tác dụng rất lớn trong việc quản lý và cung cấp những thông tin kinh tế kịp thời chính xác về hàng hóa ở mỗi thời điểm, để giúp đỡ lãnh đạo Công ty có biện pháp kịp thời, hợp lý giảm số hàng hóa tồn đọng hay tăng cường cung ứng phân phối đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của thị trường. Kế toán chi tiết hàng hóa ở chi nhánh VietPC Thanh Hoá được tiến hành theo phương pháp ghi thẻ song song. Cụ thể tình hình hạch toán như sau ( Xem phụ lục số 21 ) a. Ở kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập-xuất-tồn kho hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng - Căn cứ lập thẻ kho: Thủ kho căn cứ vào các chứng từ do phòng kế toán đưa xuống để tiến hành nhập-xuất kho hàng hóa theo đúng số lượng ghi trong chứng từ. Cuối ngày thủ kho phân loại, kiểm tra chứng từ theo từng loại hàng hóa rồi ghi vào số lượng nhập - xuất - tồn vào từng thẻ kho tương ứng. - Phương pháp ghi thẻ: Căn cứ vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành lập thẻ kho gồm các cột: chứng từ nhập (số, ngày), chứng từ xuất (số, ngày), số lượng nhập, xuất, cột tồn kho .Thủ kho ghi các chỉ tiêu tương ứng với các cột ghi số lượng thực nhập, thực xuất và rút ra số lượng tồn. Mỗi mặt hàng được mở một thẻ kho. b. Ở phòng kế toán Kế toán tiến hành theo dõi hàng hóa cả về mặt hiện vật lẫn giá trị. Dựa trên các chứng từ ban đầu là phiếu nhập, phiếu xuất và thực hiện quản lý hàng hóa thông qua máy vi tính. Kế toán chi tiết hàng hóa ở Công ty ( do kế toán theo dõi kinh doanh đảm nhiệm ) sử dụng sổ chi tiết hàng hóa và bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn hàng hóa. * Sổ chi tiết hàng hóa: + Căn cứ vào các chứng từ liên quan đến nhập kho, xuất kho hàng hóa + Nội dung: Theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn của hàng hóa và được lập cho từng loại hàng hoá, theo từng tháng. +Phương pháp lập: Hàng ngày kế toán theo dõi kinh doanh nhận được các chứng từ liên quan đến nhập - xuất kho hàng hóa của phòng do mình phụ trách sẽ nhập các dữ kiện của chứng từ vào máy theo chỉ tiêu số lượng. Ngôn ngữ lập trình sẽ tự động vào sổ chi tiết, tự tính chỉ tiêu giá trị ( trị giá thực tế của hàng xuất kho ). Tại thời điểm cuối tháng tính số lượng tồn kho cho mỗi loại hàng hóa. Ở dòng tồn đầu kỳ, số liệu được lấy từ dòng tồn cuối kỳ của sổ chi tiết vật tư kỳ trước liền kề. Kế toán chỉ nhập số liệu của chứng từ theo từng thứ hàng hóa, từng lô hàng tương ứng. Công việc tính toán được thực hiện trên máy tính. Cụ thể qua mẫu bảng ( Xem phụ lục số 22 ). Việc quản lý hàng hoá ở công ty được áp dụng theo phương pháp KKTX. Để đảm bảo yêu cầu quản lý, cứ cuối tháng công ty lại tiến hành kiểm kê kho 1 lần ( nhưng chỉ phản ánh về mặt lượng). Mẫu bảng cụ thể ( Xem phụ lục số 23 ) 3.2. Kế toán doanh thu bán hàng: 3.2.1. Chứng từ kế toán sử dụng: Hiện nay để hạch toán doanh thu bán hàng công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo quyết định: 1141/QĐ 1/11/1995 và thông tư số 10 ngày 20/3/1997 của Bộ Tài Chính về “ Chế độ kế toán doanh nghiệp”. Bao gồm: - Phiếu xuất kho ( mẫu 02-VT ) - Hoá đơn GTGT ( mẫu 01 GTKT – 3LL) Trình tự luân chuyển chứng từ : Dựa vào các điều khoản ký kết trong hợp đồng, phòng kinh doanh viết phiếu xuất kho. Kế toán theo dõi kinh doanh sẽ lập hoá đơn GTGT làm 3 liên ( Lưu lại một liên). Khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. Nếu khách hàng trả bằng tiền mặt, kế toán tiền mặt sẽ viết phiếu thu sau đó khách hàng cầm hoá đơn xuống kho làm thủ tục nhận hàng. Lúc này, sau khi kiểm tra hoá đơn, thủ kho xuất hàng cho người mua, giữ lại một liên để ghi thẻ kho. Khách hàng giữ lại một liên (đỏ). Thủ kho sẽ chuyển liên còn lại cho phòng kế toán. 3.2.2. Tài khoản sử dụng: TK 511 MTTB - Doanh thu bán hàng hoá (máy tính thiết bị) TK 511 DV - Doanh thu bán hàng hoá (dịch vụ) 3.2.3. Phương pháp kế toán: Trong trường hợp khi khách hàng thanh toán kế toán viết phiếu thu, phiếu thu được lập thành 2 liên: + Liên 1: Lưu làm chứng từ gốc cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ + Liên 2: Giao cho người nộp tiền Dư cuối tháng = dư trong tháng + tổng số tiền thu - tổng số tiền chi Số dư cuối tháng phải trùng với số tiền thực tế có tại két của công ty. * Trình tự vào máy tính: ( Xem phụ lục số 24 - 25 ) Ví dụ 2: Giá bán 4 keyboard cho khách hàng (không có thuế GTGT) là 150.000đ/ chiếc, thuế suất thuế GTGT là 5%, khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt. Nợ TK 111: 630.000 Có TK 511: 600.000 Có TK 33311: 30.000 3.3. Kế toán giá vốn hàng tiêu thụ: Trong quá trình tiêu thụ hàng hóa ở Chi nhánh VietPC Thanh Hoá , để phản ánh trị giá vốn của hàng xuất bán, kế toán sử dụng tài khoản 632 " Giá vốn hàng bán". Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, khi doanh thu bán hàng được phản ánh, ghi nhận thì đồng thời máy tính cũng sẽ tự động tính ra trị giá vốn của hàng xuất bán theo phương pháp thực tế đích danh ( với điều kiện là khi ghi nhận hàng hoá nhập kho trong kỳ kế toán phải phản ánh theo từng lô hàng và số lương nhập cũng như đơn giá nhập của từng lô ) và số liệu này được đưa vào "Bảng kê chi tiết TK 632" theo định khoản: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 156 - Hàng hóa Cuối kỳ hạch toán, máy tính sẽ tổng hợp giá vốn hàng bán trên "Bảng kê chi tiết TK 632" lấy số liệu lên bảng “Tổng hợp phát sinh của TK 632" ( Xem phụ lục số 26 ) Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên việc quản lý thuế đầu vào, đầu ra được chia thành hai mảng rõ rệt. Khi bán hàng kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT để vào bảng kê hoá đơn hàng hoá dịch vụ bán ra theo mẫu ( Xem phụ lục số 27 ) Cuối tháng, căn cứ vào bảng kê hóa đơn bán hàng lấy dòng tổng cộng ở cột số lượng, tiền vốn, doanh thu của mỗi loại hàng hóa tương thích lên các dòng cột tương ứng số tổng hợp doanh thu đồng thời đối chiếu số tổng cộng của bảng tổng hợp doanh thu đối chiếu với phát sinh TK 5111, hai số liệu này phải trùng nhau. Việc hạch toán thuế, xác định số thuế phải nộp Nhà nước do kế toán thuế thực hiện. Chi nhánh Viet PC Thanh Hoá luôn để giá cả bán lẻ không biến động nhiều so với thị trường nên áp dụng giá vốn hàng hoá theo phương pháp nhập trước - xuất trước (NTXT). Những lô hàng, mặt hàng nào nhập kho trước thì xuất ra quầy bán trước. Ví dụ 3: Ngày 10/12/2005, xuất bán keyboard cho khách hàng, số lượng 4 chiếc; giá mua thực tế xuất kho tính theo phương pháp NTXT. Lấy số liệu ở ví dụ 1 ta tính được giá thực tế xuất kho của 4 chiếc Keyboard là: Giá thực tế xuất kho = 1*100.000 +2*110.000 + 1*105.000 = 425.000 Nợ TK 632: 425.000 Có TK 156 (1): 425.000 * Sơ đồ hạch toán ( Xem phụ lục số 28 ) 3.4. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu: 3.4.1. Kế toán hàng bán bị trả lại: Trường hợp hàng bị trả lại vì lý do phẩm chất kém, căn cứ vào giấy tờ liên quan doanh nghiệp sẽ trả lại tiền cho bên mua, kế toán ghi: Ví dụ 4: Ngày 18/12/2005, cửa hàng nhận được một biên bản hàng bán bị trả lại. Khách hàng muốn trả một keyboard do hàng bị lỗi mà khách hàng mua ngày 10/12/2005. Kế toán ghi: Bút toán 1: Nợ TK 531 (theo doanh thu bán hàng): 150.000 Nợ TK 3331 7.500 Có TK 111 157.500 Bút toán 2: Khi nhập lại hàng về kho, kế toán ghi: Nợ TK 156 (theo giá trị hàng xuất kho): 150.000 Có TK 632: 150.000 Bút toán 3: Kế toán bán hàng lập chứng từ ghi sổ và điều chỉnh giảm doanh thu, kết quả bán hàng theo định khoản: Nợ TK 511: 150.000 Có TK 531: 150.000 3.4.2. Hạch toán chiết khấu thương mại: Khi bán hàng qua kho, hàng hoá bán với số lượng lớn phải cho khách hàng được hưởng chiết khấu thương mại theo thoả thuận với khách hàng. Ví dụ 5: Do khách hàng mua với số lượng lớn ở ví dụ 3 nên VietPC Thanh Hóa đã chiết khấu cho khách hàng là 1% tổng giá thanh toán của 4 keyboard, thuế GTGT 5%, đã trả cho khách hàng bằng tiền mặt. + Bút toán 1: Nợ TK 521: 6.300 Nợ TK 3331: 315 Có TK 111: 6.615 + Bút toán 2: Số tiền chiết khấu thương mại đã chấp nhận cho khách hàng để xác định doanh thu thuần trong kỳ Nợ TK 511: 6.300 Có TK 521: 6.300 3.4.3. Hạch toán giảm giá hàng bán: Nếu khách hàng mua với số lượng lớn, công ty tiến hành bớt giá cho khách hàng một số tiền nhất định trên giá bán và được lấy từ chi phí bán hàng có kèm theo biên bản và giảm cả thuế GTGT cho khách hàng đối với những mặt hàng có liên quan đến thuế và cần giải quyết điều chỉnh ngay. Ví dụ 6: Do khách hàng mua với số lượng lớn ở ví dụ 3 nên khách hàng được giảm 0,5% tổng giá thanh toán, thuế GTGT 5%, Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt. Nợ TK 532: 3.150 Nợ TK 3331: 157,5 Có TK 111: 3.307,5 Cuối kỳ kinh doanh kết chuyển giảm giá hàng bán để xác định doanh thu thuần: Nợ TK 511: 3.150 Có TK532: 3.150 3.5.Kế toán chi phí bán hàng: Hàng ngày, hàng tháng, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán liên quan đến chi phí bán hàng (CPBH) để lập chứng từ ghi sổ và vào sổ đăng ký chứng từ đồng thời đồng thời vào sổ chi tiết TK 641 theo số hoá đơn và phiếu chi. Cuối tháng sẽ tổng hợp từng loại chi phí để vào sổ cái rồi kết chuyển sang TK 911. CPBH bao gồm: - Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương cho nhân viên bộ phận bán hàng. - Chi phí về tiếp khách và các chi phí bằng tiền khác. * Phương pháp kế toán: ( Xem phụ lục số 29) * Hệ thống sổ và trình tự vào máy tính : Công ty không mở sổ chi thiết cho từng TK 6411, 6412,... mà chỉ mở sổ chi tiết chung cho TK 641. Sổ chi tiết TK 641 ( Xem phụ lục số 30 ) Ví dụ 7: Bảng tổng hợp chi phí bán hàng trong tháng 12/2005: - Tiền lương: 10.000 - Các khoản trích theo lương 19% trên tiền lương phải trả - Chi phí quảng cáo, tiếp thị chi bằng tiền mặt : 5.000 Kế toán ghi: Nợ TK 641: 16.900 Có TK 334: 10.000 Có TK 338: 1.900 Có TK 111: 5.000 3.6. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp : Chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty Cổ phần phân phối Máy tính VietPC - chi nhánh Thanh Hoá chủ yếu là khoản chi phí về: nhân viên quản lý, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí về các khoản phải nộp Nhà nước (thuế môn bài, thuế nhà đất,thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT phương pháp trực tiếp), và các chi phí bằng tiền khác. Để theo dõi khoản chi phí này, kế toán sử dụng TK 642- chi phí quản lý doanh nghiệp. * Hệ thống sổ: Ở công ty, kế toán không mở sổ chi tiết TK cấp 2 để theo dõi mà cuối tháng căn cứ vào số liệu đối ứng trên các sổ chi tiết TK 642 để vào bảng tổng hợp TK 642. ( Xem phụ lục số 31 ) * Phương pháp kế toán : ( Xem phụ lục số 32 ) Ví dụ 8: Bảng tổng hợp chi phí quản lý doanh nghệp trong tháng 12/2005: - Tiền lương: 30.000 - Các khoản trích theo lương 19% trên tiền lương phải trả - Chi phí khác chi bằng tiền mặt : 8.000 Kế toán ghi: Nợ TK 642: 43.700 Có TK 334: 30.000 Có TK 338: 5.700 Có TK 111: 8.000 3.7. Kế toán xác định kết quả kinh doanh tại chi nhánh Viet PC Thanh Hoá . Kết quả kinh doanh (KQKD) bao gồm kết quả của hoạt động sản xuất, kinh doanh, kết quả hoạt động tài chính và kết quả hoạt động khác. KQKD là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh và của các hoạt động khác của doanh nghiệp sau một thời kỳ nhất định biểu hiện bằng tiền lãi hay lỗ. * Phương pháp kế toán và ghi sổ xác định kết quả kinh doanh được thể hiện ( Xem phụ lục số 33 ) Theo quy định hiện hành, kế toán xác định kết quả kinh doanh được xác định theo công thức sau: Tổng LN trước thuế = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán - Các khoản giảm trừ - Doanh thu HĐTC - Chi phí tài chính - Chi phí bán hàng - Chi phí QLDN + Thu nhập khác - Chi phí khác Tại chi nhánh Viet PC Thanh Hoá kết quả hoạt động kinh doanh được phản ánh trên TK 911. * Khi phân bổ chi phí thu mua cho mặt hàng Keyboard bán ra trong kỳ: Chi phí mua phân bổ cho hàng xuất kho = Chi phí mua hàng còn trong kỳ + Chi phí mua của hàng nhập trong kỳ x Trị giá mua của hàng xuất trong kỳ Trị giá mua hàng còn đầu kỳ + Trị giá mua hàng nhập trong kỳ = 2.000 + 5.000 + 10.000 = 7.605 100.000 + 220.000 + 630.000 Kế toán ghi: Nợ TK 632: 7.605 Có TK 156(2): 7.605 Từ đây, kết hợp với ví dụ 3 ta sẽ tính được giá vốn của hàng xuất bán = 425.000 + 7.605 = 432.605. Cuối kỳ kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Ví dụ9: Lấy số liệu từ ví dụ 1 đến ví dụ 8 VietPC Thanh Hoá đã xác định kết quả kinh doanh trong tháng 12/2005 như sau: + Kết chuyển doanh thu thuần: Nợ TK 511: 600.000 Có TK 911: 600.000 + Kết chuyển các khoản giảm trừ: Nợ TK 521: 6.300 Nợ TK 531: 150.000 Nợ TK 532: 3.150 Có TK 911: 159.450 + Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911: 432.605 Có TK 632: 432.605 + Kết chuyển các khoản chi phí: Nợ TK 911: 60.600 Có TK 641: 16.900 Có TK 642: 43.700 Vậy tổng lợi nhuận trước thuế (6/2005) = 600.000 + 6.300 + 150.000 + 3.150 - 432.605 - 60.600 = 266.245 ( lãi ) + Kết chuyển lãi: Nợ TK 911: 266.245 Có TK 421: 266.245 Kế toán xác định kết quả kinh doanh tiến hành theo dõi số liệu trên sổ chi tiết TK 911 và sổ cái TK 911 ( Xem phụ lục số 34). Hàng quý, kế toán tiến hành lên báo cáo giá vốn + doanh số mặt hàng để trình kế toán trưởng và ban giám đốc xác nhận. CHƯƠNG III: MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CHI NHÁNH VIETPC THANH HOÁ 1. ĐÁNH GÍA TÌNH HÌNH QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN Ở CHI NHÁNH VIETPC THANH HOÁ : Trong điều kiện hiện nay, khi mà Nhà nước ta đã xoá bỏ chế độ bao cấp và chuyển sang cơ chế thị trường, đã có nhiều Doanh nghiệp tư nhân không tồn tại được, làm ăn thua lỗ khi phải tự kinh doanh, tự chủ về tài chính, dẫn đến phải phá sản hay giải thể. Song Chi nhánh VietPC Thanh Hoá lại không phải là một trong số đó. Chi nhánh VietPC Thanh Hoá là một trong số ít Doanh nghiệp tư nhân đã khắc phục được khó khăn ban đầu và ngày càng lớn mạnh. Đạt được kết quả đó phải kể đến công lao lãnh đạo công ty đã đưa ra được những giải pháp kinh tế có hiệu quả để hoà nhập với nền kinh tế thị trường. Với đặc trưng kinh doanh nhập khẩu các mặt hàng: thiết bị điện máy, đồ điện tử, hoá chất... tiêu thụ nội địa, công ty hiện đang phải chịu sự cạnh tranh quyết liệt của các DNTM khác đặc biệt là các doanh nghiệp kinh doanh máy tính khác trong nước. Tuy nhiên bằng sự năng động, công ty vẫn đang duy trì và phát triển được thị phần của mình. Tuy nhiên, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả ở công ty cũng không tránh khỏi một số vấn đề tồn tại cần được hoàn thiện. Trải qua quá trình thực tập tại công ty, được tiếp xúc và tìm hiểu tình hình thực tế công tác kế toán của công ty, đi sâu nghiên cứu công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả, em nhận thấy công tác kế