Luận văn Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đức Phương

các bảng chi tiết số phát sinh, lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác. Sơ đồ 1.10. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Báo cáo tài chính Sổ nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiết Sổ nhật ký đặc biệt Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Ghi chú: : Ghi hàng ngày. : Ghi cuối tháng. : Đối chiếu, kiểm tra. 1.5.4. Hình thức Chứng từ ghi sổ. - Đặc điểm của hình thức này là tách rời viềc ghi sổ theo thứ tự thời gian và việc ghi sổ theo hệ thống trên hai loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trước khi ghi vào sổ cái phải được phân loại để ghi vào chứng từ ghi sổ. - Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ. + Căn cứ vào các chứng từ gốc lập ra các chứng từ ghi sổ, ghi rõ quan hệ đối ứng của nghiệp vụ kinh tế để giảm số lần ghi sổ. Thông thường, cứ 5 ngày hay 10 ngảy lập chứng từ ghi sổ một lần theo từng nhóm chứng từ gốc cùng loại. + Đối với từng nghiệp vụ kinh tế cùng loại phát sinh nhiều lần có thể lập bảng tổng hợp chứng từ gốc hoặc báo cáo quỹ để giảm chứng từ ghi sổ phải lập. + Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập, đánh số thứ tự và ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. + Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã đăng ký ở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ lấy số liệu để ghi sổ cái các tài khoản. + Các nghiệp vụ kinh tế cần ghi vào sổ kế toán chi tiết căn cứ vào các chứng từ đính kèm theo chứng từ ghi sổ để ghi vào các sổ chi tiết có liên quan. + Cuối tháng, căn cứ vào các số liệu ở các sổ chi tiết, kế toán lập các bảng chi tiết số phát sinh. + Cuối tháng, căn cứ vào số liệu ở các sổ cái, kế toán lập bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản. Sơ đồ 1.11. Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Bảng cân đối số phát sinh Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Báo cáo tài chính Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi chú: : Ghi hàng ngày. : Ghi cuối tháng. : Đối chiếu, kiểm tra. 1.5.5. Hình thức kế toán máy. - Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính: Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo một nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức theo quy định trên đây. - Các loại sổ: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. - Trình tự ghi sổ: + Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. + Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nạp vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ… + Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. + Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. + Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Sơ đồ 1.12. Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy. SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Phần mềm kế toán MÁY VI TÍNH Ghi chú: : Nhập số liệu hàng ngày. : In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm. : Đối chiếu, kiểm tra. CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH ĐỨC PHƯƠNG. 2.1. Đặc điểm chung của Công ty TNHH Đức Phương. 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH Đức Phương. Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH ĐỨC PHƯƠNG. Tên giao dịch: DUCPHUONG COMPANY LIMITED. Tên viết tắt: DUCPHUONGCO.,LDT. Địa chỉ trụ sở chính: 291 Hoàng Văn Thụ - TP. Nam Định. Văn phòng đại diện của công ty tại Hà Nội : Mỹ Đình – Từ Liêm – Hà Nội. Điện thoại: 04.7685373 Fax: 04.7685372 Mã số thuế : 0600003563 Vốn điều lệ: 7.500.000.000đ (Bẩy tỷ năm trăm triệu đồng VN). Công ty TNHH Đức Phương là một doanh nghiệp được thành lập năm 1994 do UBNN tỉnh Nam Hà ( nay là tỉnh Nam Định ) cấp giấy phép theo số 688/QĐ – UB. Hiện nay trụ sở chính của Công ty đóng tại 291 Hoàng Văn Thụ, TP Nam Định. Qua thời gian hoạt động, do nhu cầu phát triển của thị trường và để mở rộng đối tượng khách hàng Công ty đã mở rộng quy mô hoạt động của mình. Công ty mở thêm một chi nhánh ở TP hồ Chí Minh và đặt văn phòng đại diện tại xã Mỹ Đình, huyện Từ Liêm, TP Hà Nội. Công ty đã được Bộ công nghiệp cấp công văn số 2462/CV – CNCL cho phép đầu tư sản xuất, lắp ráp phụ tùng gồm: khung, giảm xóc, động cơ xe gắn máy tại TP Hồ Chí Minh, đảm bảo thực hiện được yêu cầu của điều 3 công văn số 48/TB – VPCP ký ngày 05/06/2001. Là một doanh nghiệp chuyên sản xuất, lắp ráp và tiêu thụ xe gắn máy tại thị trường Việt Nam, công ty đã không ngừng đầu tư đổi mới mua sắm trang thiết bị, đổi mới công nghệ. Riêng lĩnh vực sản xuất, lắp ráp xe gắn máy hai bánh các loại, hầu hết các xưởng sản xuất, lắp ráp linh kiện đều có công nghệ tiên tiến của Thái Lan – Hàn Quốc – Trung Quốc. Công ty đã có xưởng lắp ráp động cơ và xưởng sản xuất khung xe máy được phép đánh số động cơ và số khung sản xuất trong nước mang ký hiệu Công ty TNHH Đức Phương. Bên cạnh đó, công ty đã được Bộ công nghiệp và Cục đăng kiểm Việt nam ký cho phép bảo hộ bản quyền tại Cục Sở Hữu Công Nghiệp Việt nam. Đây là một dấu hiệu góp phần quan trọng để nâng cao uy tín và mở rộng thị trường của công ty. Hiện nay, các chi nhánh của công ty đã ổn định và hoạt động có hiệu quả. Công ty tổ chức sắp xếp bộ máy quản lý nói chung và kế toán nói riêng gọn nhẹ và hợp lý, phân công công việc cho cán bộ, công nhân viên tuỳ theo năng lực và trình độ của họ dể họ có thể phát huy được chuyên môn của mình. Vì thế mà mọi cán bộ công nhân viên đều cảm thấy gắn bó và có trách nhiệm trong công việc xây dựng, phát triển công ty. Cùng với quá trình phát triển, công ty luôn thay đổi quy cách làm ăn, cộng thêm thiết bị công nghệ mới, công ty đã cho ra đời những sản phẩm đạt tiêu chuẩn đáp ứng kịp thời nhu cầu xe máy giá rẻ của người Việt Nam đặc biệt là các vùng nông thôn. Hiện nay, công ty còn sản xuất loại xe máy có tính thời trang, mẫu mã luôn thay đổi (chỉ sản xuất với số lượng ít) để đáp ứng cho nhu cầu của những người dân có thu nhập cao. Bằng những thay đổi nội lực của mình công ty đã ký kết được những hợp đồng lớn đảm bảo thời gian, chất lượng, giá cả hợp lý nên thu hút được rất nhiều khách hàng. Sản phẩm của công ty đã và đang sản xuất gồm các loại xe gắn máy hai bánh như: Romatic, Fairy, Damsel, Warm, Honcity… Năm 2006 công ty đã đầu tư sản xuất, lắp ráp các loại linh kiện, phụ tùng xe gắn máy với tỷ lệ nội địa hóa 28,89% đạt tiêu chuẩn chất lượng cao. Ngoài ra, công ty còn lắp ráp xe máy dạng IKD, sơn các mặt hàng phục vụ công nghiệp và tiêu dùng. Kết quả đã lắp ráp và tiêu thụ 56.000 xe các loại. 2.1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất và quy trình công nghệ của Công ty TNHH Đức Phương. 2.1.2.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh trong Công ty. * Sơ đồ tổ chức sản xuất. Từ nguồn nguyên liệu đầu vào như thép, nhôm… được đưa qua phân xưởng gia công áp lực, phân xưởng nội địa hoá, phân xưởng cơ khí để tiến hành phay, cắt, tiện, bào để tạo khuôn mẫu đầu tiên của sản phẩm. Sản phẩm này sẽ tiếp tục được cắt, gọt, đột dập, đúc để tạo thành một số chi tiết hoàn chỉnh như moay ơ, côn - xilanh, giảm xóc,… sau đó các bán thành phẩm này được chuyển qua các phân xưởng lắp ráp giảm xóc, phân xưởng lắp ráp động cơ và phân xưởng khung kết hợp với các bán thành phẩm nhập từ bên ngoài để lắp ráp thành giảm xóc, khung, động cơ hoàn chỉnh. Riêng khung sau khi được sơn ( chủ yếu là bộ phận đồ nhựa ) mới được chuyển qua phân xưởng lắp ráp. Tại phân xưởng lắp ráp, xe thành phẩm mới được lắp ráp hoàn chỉnh và sau khi được tiến hành chạy thử, kiểm tra chất lượng sản phẩm thông qua bộ phận KCS mới được nhập kho. Sơ đồ 2.1. Sơ đồ tổ chức sản xuất. PX I Nguyên vật liệu Phân xưởng cơ khí Phân xưởng nội địa hoá PX II PX III Phân xưởng lắp ráp Phân xưởng sơn Phân xưởng gia công áp lực Ghi chú: PX I : Phân xưởng giảm xóc. PX II : Phân xưởng khung. PX III : Phân xưởng động cơ. * Chức năng nhiệm vụ của từng phân xưởng. - Phân xưởng gia công áp lực, phân xưởng cơ khí và phân xưởng nội địa hoá: Thực hiện các thao tác cắt, phay, bào… tạo khuôn mẫu sản phẩm và tiếp tục tiến hành cắt, gọt, đột dập,… để tạo một số chi tiết sản phẩm hoàn chỉnh. - Phân xưởng giảm xóc: Từ các khuôn mẫu sản phẩm của bộ giảm xóc sẽ được lắp ráp thành giảm xóc hoàn chỉnh tại đây. - Phân xưởng khung: Cũng giống như phân xưởng giảm xóc, từ các chi tiết hoàn chỉnh của bộ khung sẽ được lắp ráp tạo thành khung hoàn chỉnh. Sau khi được đánh số khung, sau đó qua các khâu trà tẩy sẽ được chuyển sang phân xưởng sơn (chủ yếu là bộ phận đồ nhựa). - Phân xưởng động cơ: Lắp ráp động cơ hoàn chỉnh và thực hiện đánh số động cơ. - Phân xướng lắp ráp: Lắp ráp xe máy hoàn chỉnh. 2.1.2.2. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất kinh doanh. Công ty TNHH Đức Phương sản xuất xe gắn máy hai bánh với quy trình công nghệ gần như khép kín từ việc chế tạo khung, động cơ, giảm xóc cộng thêm các bán thành phẩm nhập từ bên ngoài để lắp ráp thành xe máy hoàn chỉnh. Sản phẩm xe máy được cấu thành bởi hơn 120 chi tiết. Công ty phải mua từ bên ngoài tới 70% linh kiện, còn lại do công ty sản xuất. Có thể mô tả quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty như sau: Sơ đồ 2.2. Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty. LK II LK I NVL LK sản xuất LK mua Giảm xóc Động cơ Khung Đánh số Sơn Xe thành phẩm Ghi chú: LK : Linh kiện. LK I : Linh kiện động cơ. LK II: Linh kiện xe. NVL: Nguyên vật liệu (nhôm nội địa, sơn, thép…) dùng để sản xuất một số linh kiện mà công ty có thể sản xuất được như: Nắp máy, Xi lanh… 2.1.3. Đặc điểm công tác quản lý tại Công ty TNHH Đức Phương. 2.1.3.1. Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty TNHH Đức Phương. * Sơ đồ khối về bộ máy tổ chức của Công ty. Sơ đồ 2.3. Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty TNHH Đức Phương. Giám đốc Phó Giám Đốc kinh doanh Phó Giám Đốc chi nhánh Ban bảo vệ Phòng KCS + thí nghiệm Phòng hành chính Phòng kế toán tài vụ Phòng kế hoạch vật tư sản xuất Phòng kế hoạch kinh doanh tiêu thụ Phòng kỹ thuật Phân xưởng sản xuất Ghi chú: : Quan hệ chỉ đạo. 2.1.3.2. Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của từng bộ phận trong Công ty. Để đảm bảo cho tổ chức quản lý sản xuất có hiệu quả, công ty tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ, với chế độ một thủ trưởng. - Giám đốc: Là người trực tiếp quản lý và điều hành đơn vị, thực hiện quy chế về quản lý về kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật, vật tư, tài chính lao động tiền lương… đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động sản xuất kinh doanh và các mặt quản lý khác. - Phó giám đốc kinh doanh chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề về giá cả, phương thức thanh toán với khách hàng, đề xuất các biện pháp đẩy mạnh, tìm kiếm, ký kết các hợp đồng mới cho công ty. - Phó giám đốc chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh điều hành mọi hoạt động của tài chính. Phụ đốc cho phó giám đốc chi nhánh đó là các quản đốc phân xưởng (đốc công). - Phòng kỹ thuật cùng với hoạt động quản lý ở các phòng ban, ở các phân xưởng sản xuất là người chịu trách nhiệm mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình như: bố trí từng tổ, đội sản xuất sao cho phù hợp khả năng, trình độ của họ. Thường xuyên tổ chức quản lý, phân công, giám sát hướng dẫn kỹ thuật của công nhân và tình hình thực hiện kế hoạch của đơn vị mình… - Phòng kế hoạch kinh doanh tiêu thụ: là tập hợp của hai phòng kế hoạch và cung tiêu với nhiệm vụ xây dựng kế hoạch sản xuất tiêu thụ ngắn hạn và dài hạn. Mặt khác còn phải đảm bảo cung cấp đầy đủ và kịp thời các thông tin cần thiết để cân đối giữa vật tư, lao động với máy móc thiết bị. - Phòng kế hoạch vật tư, sản xuất có nhiệm vụ xây dựng các định mức về kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, quy cách từng mặt hàng. Ngoài ra còn quản lý mặt an ninh theo dõi sử dụng máy móc, thiết bị sửa chữa, bảo quản máy, kiểm tra chất lượng sản phẩm trên từng công đoạn sản xuất. - Phòng kế toán tài vụ: có nhiệm vụ tổ chức chỉ đạo thực hiện công tác kế toán tài chính, thống kê chi tiết sản lượng từng tháng, quý, năm. Tổ chức kiểm tra tài sản, kiểm soát kho, quản lý những tài liệu kế toán, chấp hành đúng quy chế, thể lệ của bộ tài chính và pháp luật. - Phòng tổ chức hành chính: Là bộ phận được tổng hợp từ các ban, tổ chức lao động tiền lương và hành chính quản trị. Nhiệm vụ của bộ phận này là bố trí sắp xếp lao động trong công ty về số lượng trình độ nghiệp vụ, tay nghề phù hợp với công việc từng phòng ban, từng phân xưởng. Ngoài ra còn thực hiện các công việc hành chính như mua văn phòng phẩm, văn thư, y tế, hội nghị, tiếp khách… - Phòng KCS có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi nhập kho công ty. - Ban bảo vệ: làm nhiệm vụ bảo vệ an toàn tài sản công ty, theo dõi việc đi làm đầy đủ đúng giờ của cán bộ công nhân viên. Tất cả các phòng ban, phân xưởng của công ty đều có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, phối hợp với nhau để hoàn thành kế hoạch của công ty nhằm không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, giữ chữ tín với khách hàng, nâng cao uy tín của công ty trên thị trường, tạo thế cạnh tranh để công ty đứng vững và phát triển trong nền kinh tế thị trường. * Mối quan hệ của bộ máy quản lý trong Công ty. + Quan hệ giữa các phòng ban với giám đốc Đây là mối quan hệ giữa lãnh đạo với cấp dưới theo chức năng của mình. Các ban phải chuẩn bị đầy đủ cơ sở lý luận về chế độ nguyên tắc và các vấn đề liên quan để báo cáo lên cho giám đốc. Các phòng có thể tham mưu cho giám đốc về các việc như: ký kết các hợp đồng kinh tế, tiêu chuẩn kỹ thuật… + Quan hệ giữa các phòng ban với nhau: Là mối quan hệ hợp tác phân phối để giải quyết công việc một cách đầy đủ và nhanh gọn. Các nhân viên của các phòng ban trao đổi trực tiếp với nhau để giải quyết những vướng mắc; trưởng ban, trưởng phòng thống nhất với nhân viên để trao đổi, giải quyết. 2.1.4. Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trong ba năm gần đây. Một số chỉ tiêu tài chính của công ty các năm 2008, 2009, 2010 thể hiện qua bảng sau: Bảng 2.1. BẢNG MỘT SỐ CHỈ TIÊU TÀI CHÍNH NĂM 2008, 2009, 2010 Đơn vị tính : đồng VN STT Chỉ tiêu 2008 2009 2010 1 Doanh thu 6.486.991.158 7.697.712.631 8.195.428.403 2 Lợi nhuận trước thuế 175.168.855 248.812.998 312.948.382 3 Số lượng công nhân viên 162 198 218 4 Thu nhập bình quân theo đầu người 1.827.500 2.185.000 2.764.300 5 Nộp ngân sách Nhà nước 53.047.279 69.381.957 78.512.096 Tổng doanh thu từ năm 2008 đến năm 2010 có chiều hướng tăng, năm 2008 tổng doanh thu là 6.486.991.158 đồng đến năm 2010 tổng doanh thu tăng lên là 8.195.428.403 đồng tức là tăng lên 1.708.437.250 đồng, tương ứng với tỷ lệ tăng 26,34%. Lợi nhuận trước thuế của doanh nghiệp từ năm 2008 là 175.168.855 đồng, năm 2010 là 312.948.382 đồng tăng 137.779.527 đồng, tương ứng với tỷ lệ tăng 78,66%. Thu nhập bình quân trên đầu người năm 2010 tăng lên so với năm 2008 là 936.800, tương ứng với tỷ lệ tăng 51,26%. Mức đóng góp với nhà nước năm 2010 so với năm 2008 đã tăng lên 25.464.817 đồng, tương ứng với tỷ lệ tăng 48%. 2.1.5. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Đức Phương. 2.1.5.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán. Trong bất kỳ một đơn vị kinh tế nào, có thể là doanh nghiệp, đơn vị hành chính sự nghiệp hay đơn vị quản lý ngân sách… đều cần sự quản lý điều hành bằng một hệ thống công cụ cần thiết, trong đó có hạch toán kế toán. Kinh tế càng phát triển thì thông tin kế toán càng trở nên quan trọng và cần thiết không chỉ đối với các nhà quản lý mà còn đối với cả các nhà cung cấp, đầu tư, ngân hàng, Nhà nước … Việc tổ chức tốt bộ máy kế toán sẽ giúp cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời tình hình tài sản, nguồn vốn và sự biến động của chúng, cũng như tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị. Chính vì thế, bộ máy kế toán tại công ty TNHH Đức Phương được tổ chức khá rõ ràng khoa học phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Trong những năm qua, phòng kế toán đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, cung cấp kịp thời và nhanh chóng thông tin kế toán cho giám đốc và một số phòng ban liên quan. Tại Công ty TNHH Đức Phương công tác hạch toán kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung. Kế toán trưởng sẽ kiểm tra và tổng hợp tất cả các chứng từ và sổ sách do các kế toán viên trong công ty lập. Và căn cứ vào đó để lập lên Báo cáo tài chính và cung cấp các thông tin cần thiết cho giám đốc. Bộ máy kế toán của công ty TNHH Đức Phương được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.4. Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty TNHH Đức Phương. Kế toán trưởng kiêm kế toán chi phí giá thành Kế toán vật tư Thủ quỹ Ktoán thanh toán và công nợ Kế toán thuế Kế toán TSCĐ và tiền lương 2.1.5.2.Quyền hạn, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán. Phòng kế toán trong công ty có 6 nhân viên, mỗi nhân viên đều phải thực hiện những nhiệm vụ chung của bộ máy kế toán trong quá trình hạch toán theo quy định của Nhà nước, được phân công bố trí nhiệm vụ như sau: - Kế toán trưởng: Là người đứng đầu phòng kế toán (trưởng phòng kế toán). Chức năng của kế toán trưởng tại Công ty TNHH Đức Phương là tham mưu cho giám đốc trong công tác kế toán tài chính của Công ty nhằm sử dụng đồng vốn hợp lý đúng mục đích, đúng chế độ của Nhà nước, đảm bảo cho quá trình kinh doanh của công ty được duy trì liên tục đạt hiệu quả cao. Chịu trách nhiệm điều hành, hướng dẫn, tổ chức thực hiện và kiểm tra công tác hạch toán kế toán, thống kê của công ty. Đồng thời hướng dẫn, cụ thể hoá kịp thời các chế độ, chính sách, quy định tài chính của Nhà nước và của Bộ tài chính cho các kế toán viên. Kế toán trưởng chịu sụ chỉ đạo trực tiếp của giám đốc và có trách nhiệm, quyền hạn theo quy định của pháp luật. Nhiệm vụ chính của kế toán trưởng tại Công ty TNHH Đức Phương là kế toán tổng hợp, tổng hợp số liệu đã được duyệt để lên sổ tổng hợp, giám sát và kiểm tra công tác hạch toán của các kế toán viên khác, tổng hợp giá thành, xác định kết quả kinh doanh, đồng thời phân phối lợi nhuận và trích lập các quỹ theo chế độ kế toán hiện hành. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm lập các báo cáo tài chính. - Kế toán vật tư: Tổ chức kế toán vật tư theo phương pháp thẻ song song. Hàng tuần nhận chứng từ nhập, xuất vật tư, sau khi kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng từ sẽ tiến hành tính toán, phản ánh số liệu vào sổ kế toán chi tiết. Đồng thời làm nhiêm vụ theo dõi các chi nhánh của công ty ở Nam Định và Thành phố Hồ Chí Minh. - Kế toán TSCĐ và tiền lương: có nhiệm vụ theo dõi tình thình tăng giảm tài sản cố định trong kỳ kế toán. Đồng thời căn cứ vào ngày công lao động kế toán tính toán chính xác, đầy đủ kịp thời tiền lương, các khoản trích theo lương và các khoản khác có liên quan cho cán bộ, công nhân viên. - Kế toán thuế: có nhiệm vụ theo dõi, tổng hợp tất cả các Hóa đơn GTGT đầu vào và Hóa đơn GTGT đầu ra, rồi lập báo cáo thuế. Sau đó thực hiện nghĩa vụ nộp thuế cho nhà Nước. - Kế toán thanh toán làm nhiệm vụ thu chi quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, theo dõi tình hình thanh toán của công ty với khách hàng, hạch toán đầy đủ công tác bán hàng nhằm kịp thời cung cấp số liệu cho công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành, xác định kết quả kinh doanh của đơn vị. - Thủ quỹ có nhiệm vụ quản lý tiền mặt, thực hiện việc thu chi tiền mặt, thanh toán tiền lương cho cán bộ, công nhân viên. 2.1.5.3. Mối quan hệ của phòng kế toán trong bộ máy quản lý của Công ty. Với đặc điểm tổ chức sản xuất và kinh doanh của Công ty, phòng kế toán giữ vai trò quan trọng thực hiện đầy đủ chức năng kế toán của mình, phản ánh và giám đốc quá trình hình thành và vận động của tài sản. Công tác kế toán thực hiện đầy đủ các giai đoạn của quá trình hạch toán từ khâu nhập chứng từ, ghi sổ kế toán để lập báo cáo kế toán. Phòng kế toán luôn được sự quan tâm và giúp đỡ của ban giám đốc và các phòng ban khác trong Công ty. 2.1.6. Đặc điểm công tác kế toán tại Công ty TNHH Đức Phương. Đáp ứng nhu cầu xử lý và cung cấp thông tin nhanh, chính xác, kịp thời, sát với tình hình thị trường. Công ty áp dụng hình thức ghi sổ kế toán “Nhật ký chung” trên máy vi tính và không mở các sổ Nhật Ký đặc biệt. Sơ đồ 2.5. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký chung. Bảng cân đối số phát sinh Chứng từ kế toán (Hóa đơn GTGT, PNK, PXK) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết NVL Bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn SỔ CÁI (TK 152, 133, 621…) BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: : Ghi hàng ngày. : Ghi cuối tháng. : Đối chiếu, kiểm tra. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào các số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Các nghiệp vụ phát sinh đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng, căn cứ vào số liệu trên sổ cái kế toán lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết), số liệu trên sổ cái được dùng để lập báo cáo tài chính. * Đặc điểm của báo cáo tài chính. - Báo cáo tài chính của công ty được lập theo từng tháng nộp cho giám đốc công ty để kiểm soát tình hình kinh doanh của công ty bao gồm 2 báo cáo – Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh. - Báo cáo tài chính của công ty còn được lập theo năm để nộp cho các cơ quan chức năng. Báo cáo phản ánh một cách tổng quát toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn, đánh giá khái quát kết quả sản xuất kinh doanh và tình hình tài chính của công ty trong 1 năm bao gồm: + Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01 - DN). + Báo cáo kết quả kinh doanh (Mẫu số B02 - DN). + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03 - DN). + Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09 - DN). - Báo cáo tài chính của công ty nộp cho chi cục thuế huyện Từ Liêm vào ngày 31/3 năm tài chính tiếp theo. * Chế độ, chính sách kế toán Công ty đang áp dụng. - Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 hàng năm. - Kỳ kế toán áp dụng: theo năm. - Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng Chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 26/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. - Hình thức ghi sổ kế toán: Nhật ký chung. - Hình thức kê khai, nộp thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ. - Công ty sử dụng đơn vị ĐồngViệt nam để ghi chép kế toán, nếu trường hợp nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ, khi hạch toán sẽ được quy đổi theo tỷ giá do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố. - Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Tài sản cố định của công ty bao gồm tài sản cố định hữu hình, và tài sản cố định vô hình. Tài sản cố định được đánh giá theo nguyên giá và khấu hao luỹ kế. Công ty sử dụng phương pháp khấu hao đường thẳng để tính khấu hao TSCĐ (theo thông tư số 203/2009/TT-BTC ban hành ngày 20/10/2009). - Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được tính theo giá gốc; Giá hàng xuất kho và hàng tồn kho được tính theo phương pháp tính giá thực tế đích danh; hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. * Hệ thống tài khoản. - Công ty đang sử dụng: TK111, 112, 133,141, 131, 152, 153, 211, 214, 333, 338, 421, 511, 621, 622,627, 641, 711, 811, 821, 911…. 2.2. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đức Phương. 2.2.1.Đặc điểm của nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đức Phương. - Nguyên liệu, vật liệu là đối tượng lao động – đó là những tư liệu vật chất được dùng vào sản xuất để chế tạo thành sản phẩm mới hoặc thực hiện các dịch vụ hay sử dụng cho bán hàng, cho quản lý doanh nghiệp. - Được mua sắm bằng nguồn vốn lưu động. - Nó chỉ được tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định. Sau chu kỳ sản xuất kinh doanh giá trị được bảo tồn và chuyển dịch toàn bộ vào sản phẩm. Là một công ty tham gia vào lĩnh vực sản xuất hàng tiêu dùng, mặt hàng sản xuất của Công ty TNHH Đức Phương là các phụ tùng lắp ráp xe gắn máy. Do đặc thù riêng của từng sản phẩm nên chủng loại vật liệu ở Công ty rất đa dạng và phức tạp, sự biến động của nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên, do đó đòi hỏi sự chú trọng trong việc lựa chọn phương pháp quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Công ty TNHH Đức Phương là một công ty cơ khí nên vật liệu nhập, xuất kho thường có một khối lượng lớn, giá trị lớn. Vật liệu của Công ty được nhập kho chủ yếu do mua ngoài, hoặc tự gia công. Đồng thời vật liệu trong Công ty được xuất dùng cho nhiều mục đích. Để đảm bảo tiến độ sản xuất, vật liệu cần phải được cung cấp một cách kịp thời đảm bảo về mặt số lượng và chất