Luận văn Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty xây dựng số 9 Thăng Long

rung. Theo hình thức này, công ty tổ chức một phòng kế toán làm nhiệm vụ hạch toán chi tiết và tổng hợp, lập báo cáo tài chính, phân tích hoạt động kinh tế và kiểm tra công tác kế toán toàn công ty; ở các đội sản xuất không tổ chức bộ phận kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kế toán hoặc thống kê thu thập chứng từ. Theo định kỳ thì gửi về phòng kế toán công ty để hạch toán và lưu trữ. Phòng tài chính kế toán của công ty có 7 người: một kế toán trưởng, 5 cán bộ kế toán và 1 thủ quỹ. Các đội công trình có bố trí một cán bộ thống kê hoặc kế toán. - Kế toán trưởng: Thực hiện theo pháp lệnh kế toán trưởng, là người trực tiếp thông báo, cung cấp các thông tin kế toán cho ban giám đốc công ty, đề xuất các ý kiến về tình hình phát triển của công ty như chính sách huy động vốn, chính sách đầu tư vốn sao cho có hiệu quả. Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm chung về các thông tin do phòng kế toán cung cấp, là người thay mặt giám đốc công ty tổ chức công tác kế toán của công ty, thực hiện các khoản đóng góp với ngân sách nhà nước. - Kế toán tổng hợp: Là người tổng hợp các số liệu kế toán, đưa ra các thông tin cuối cùng trên cơ sở số liệu, sổ sách do kế toán các phần hành khác cung cấp. Kế toán tổng hợp ở công ty đảm nhận công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Đến kỳ báo cáo, xem xét các chỉ tiêu kế toán, lập báo cáo quyết toán tháng- quý- năm, lập sổ cái. Xem xét các chỉ tiêu kế toán có cân đối hay không và có trách nhiệm báo cáo với kế toán trưởng các báo biểu để kế toán trưởng ký và trình Giám đốc duyệt. - Kế toán tài sản ( kiêm cả kế toán vật liệu và TSCĐ ): Theo dõi sự biến động của TSCĐ, trích lập khấu hao, xác định nguyên giá các loại tài sản đang dùng, không cần dùng, chờ thanh lý để đề xuất những ý kiến trong đầu tư quản lý tài sản; theo dõi tình hình nhập-xuất hàng tồn kho nhiên vật liệu, theo dõi sự biến động của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ luân chuyển. - Kế toán ngân hàng: thực hiện các phần liên quan đến các nghiệp vụ ngân hàng, cùng thủ quỹ đi ngân hàng rút tiền, chuyển tiền, vay vốn tín dụng, kế toán ngân hàng kiêm công tác thanh toán với người tạm ứng, thanh toán cho người bán. - Kế toán lương và BHXH, KPCĐ, BHYT: Tính toán số lương phải trả cho từng cán bộ công nhân viên, trích BHXH, BHYT và KPCĐ của công nhân trên cơ sở tiền lương thực tế và tỷ lệ quy định hiện hành. Hàng tháng, lập bảng phân bổ tiền lương, kiểm tra bảng chấm công, theo dõi tình hình tăng giảm số lượng lao động. - Kế toán thuế: Tính toán số thuế của từng loại thuế mà doanh nghiệp phải chịu, quyết toán thuế và nộp thuế cho cơ thuế nhà nước. - Thủ quỹ kiêm kế toán tiền mặt: Quản lý quỹ tiền mặt của công ty, đi rút tiền ở ngân hàng về quỹ, đi lấy tiền của khách hàng trả bằng tiền mặt, theo dõi chi tiết tiền mặt của từng công trình về quỹ. Còn các kế toán đội: theo dõi các hoạt động kinh tế phát sinh ở đội sản xuất do mình phụ trách, thu thập các chứng từ kế toán phát sinh nộp lên cho phòng Tài chính-kế toán của công ty. Sơ đồ 3: Sơ đồ bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán vật tư kiêm TSCĐ Kế toán ngân hàng Kế toán thuế Kế toán tiền lương, BHXH Kế toán tổng hợp Thủ quỹ kiêm kế toán TM Kế toán các đội sản xuất Sơ đồ 7: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 2.1.3.2. Chế độ kế toán áp dụng trong công ty - Niên độ kế toán: bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 hàng năm. - Kỳ kế toán: ở công ty thường là 1 tháng. Cuối tháng, kế toán tiến hành khoá sổ 1 lần. - Hình thức kế toán: áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, xác định giá xuất kho theo phương pháp đích danh. 2.1.4. Sơ bộ về tài sản của của công ty. Để có được cái nhìn tổng quan về tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty xây dựng số 9 Thăng Long, có thể quan sát bảng dưới đây: Kết cấu tài sản và nguồn vốn của công ty xây dựng số 9 Thăng Long ( Thời điểm 31/12/2004) STT Chỉ tiêu Số đầu năm (1000 đ) Số cuối năm (1000 đ) A Tài sản 70 078 757 80 150 127 I TSLĐ 51 834 896 53 378 081 1 Tiền 1 295 810 103 216 2 Các khoản phải thu 24 991 527 22 834 914 3 Hàng tồn kho 20 497 271 26 702 943 4 Tài sản lưu động khác 5 050 288 3 737 008 II TSCĐ 18 243 861 26 772 046 1 Tài sản cố định 16 952 568 15 452 519 2 Chi phí XDCB dở dang 1 291 275 1 319 527 B Nguồn vốn 70 078 757 80 150 127 I Nợ phải trả 60 983 084 77 661 196 1 Nợ ngắn hạn 48 156 159 59 954 367 2 Nợ dài hạn 7 647 920 7 314 340 3 Nợ khác 5 179 005 3 370 351 II Nguồn vốn chủ sở hữu 9 095 673 9 511 069 2.1.5. Tình hình kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty trong thời gian qua. Sự tăng trưởng của công ty được thể hiện thông qua sự gia tăng đều đặn của các chỉ số doanh thu, lợi nhuận, vốn kinh doanh và thu nhập của người lao động (bảng dưới đây). Tuy quy mô sản xuất kinh doanh của công ty chưa lớn nhưng kết quả dưới đây là những dấu hiệu rất đáng khích lệ về một quá trình phát triển khá nhanh và đều của Công ty xây dựng số 9 Thăng Long. Một số chỉ tiêu về kết quả hoạt động của công ty xây dựng số 9 Thăng Long năm 2002-2004 STT Chỉ tiêu ĐVT Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 1 Sản lượng 1000đ 46 320 000 60 321 387 76 264 991 2 Doanh thu thuần 1000đ 34 295 653 43 492 569 67 708 134 3 Vốn kinh doanh bq 1000đ 41 572 083 55 367 814 67 080 545 4 Vốn cố định bình quân 1000đ 14 338 523 18 013 530 18 475 117 5 Vốn lưu động bình quân 1000đ 27 233 560 37 354 284 48 605 428 6 Tổng lợi nhuận trước thuế 1000đ 255 788 558 000 787 669 7 Thuế thu nhập DN 1000đ 63 497 139 500 220 547 8 Tổng lợi nhuận sau thuế 1000đ 191 841 418 500 567 122 9 Số lao động bình quân Người 371 401 386 10 Thu nhập bq đầu người/tháng 1000đ 1033 1100 1230 11 Tỷ suất lợi nhuận sau thuế/VKD % 0,418 0,722 0,845 Chỉ trong vòng 3 năm liên tiếp mà sản lượng của công ty đã tăng 65%; doanh thu tăng 97%; lợi nhuận sau thuế tăng 197%; thu nhập của người lao động tăng 19%. Nếu so sánh các tỷ lệ tăng của các chỉ tiêu cho thấy: tuy doanh thu và lợi nhuận của công ty tăng khá nhanh nhưng thu nhập của người lao động chưa được cải thiện tương xứng, nguyên nhân của tình trạng này là do công ty vẫn còn gặp nhiều khó khăn về vốn và đang thực hiện tích luỹ nội bộ để gia tăng đầu tư tài sản. Ngoài ra tuy rằng lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh của công ty là khá lớn ( năm 2004 là 3 188 000 đồng) nhưng tổng lợi nhuận của công ty khá khiêm tốn( 787 669 000), là vì phần lớn vốn kinh doanh trong kỳ của công ty là vốn vay ngân hàng và phải trả lãi khi sử dụng ( chi phí lãi vay được tính vào chi phí hoạt động tài chính và làm giảm tổng của doanh nghiệp xuống), do đó việc tìm ra một giải pháp huy động vốn khả quan hơn để tăng nhanh lợi nhuận của doanh nghiệp là thách thức rất lớn của công ty trong thời gian tới. 2.1.6. Những thuận lợi và khó khăn: 2.1.6.1. Thuận lợi: - Địa thế: nằm ngay trên đường cao tốc Thăng Long, thuận lợi cho công tác giao dịch với khách hàng, có uy tín với khách hàng và liên tục giành được những hợp đồng trong đấu thầu. - Có đội ngũ cán bộ, công nhân lành nghề và nhiệt tình với công việc, do nằm ở ven đô tiếp giáp với các vùng nông thôn nên có thể huy động được lực lượng lao động nông nhàn theo mùa vụ vào những công việc thủ công thuần tuý. - Được Tổng công ty thường xuyên quan tâm và tạo điều kiện để phát triển. 2.1.6.2. Khó khăn: - Số vốn ngân sách cấp cho công ty hàng năm quá ít, không đảm bảo được nhu cầu vốn cho sản xuất kinh doanh. - Hiện nay công ty đang hoạt động chủ yếu bằng vốn vay ngân hàng với lãi suất khá cao đã tạo ra một gánh nặng lớn cho chi phí, làm tăng hệ số nợ gây bất ổn cho tình hình tài chính của công ty. - Tại thời điểm hiện nay, giá nguyên vật liệu đang tăng rất nhanh mà công ty không có điều kiện về vốn để dự trữ dẫn đến công ty sẽ phải chịu nhiều thiệt thòi với những hợp đồng còn dang dở. - Công ty đang đứng trước một thách thức đó là phải nhanh chóng thanh toán các khoản nợ, liên tục làm ăn có lãi để đẩy nhanh tiến trình cổ phần hoá. 2.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty 2.2.1 Đặc điểm NVL tại công ty xây dựng số 9 Thăng Long. Công ty xây dựng số 9 Thăng Long là đơn vị xây dựng cơ bản, sản phẩm là các loại cầu cống, nhà xưởng, sân bay, có quy mô lớn, kết cấu phức tạp thời gian sử dụng dài, giá trị lớn. Vì vậy mà NVL sử dụng trong công ty nói chung rất đa dang, phong phú. Mỗi loại mang một đặc thù riêng. Có loại vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác được sử dụng ngay không qua chế biến như các loại cát, sỏi, đá...những loại vật liệu có giá trị cao như sắt, thép, xi măng.. nhưng đòi hỏi phải bảo quản tốt, để nơi thoáng mát, tránh ẩm ướt.. Có những loại vật liệu cồng kềnh gây khó khăn cản trở của việc vận chuyển... Chúng tham gia vào một chu kỳ sản xuất và giá trị của chúng được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị công trình. Chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng lớn khoảng 60%-70% trong toàn bộ chi phí và trong giá thành. Vì thế chỉ cần một thay đổi nhỏ về số lượng hay giá thành vật liệu cũng làm ảnh hưởng giá thành sản phẩm xây lắp. Mặt khác do sản phẩm của Công ty là các công trình xây dựng phục vụ trực tiếp cho xã hội mang tính lâu dài, đòi hỏi phải có chất lượng cao đảm bảo kỹ thuật. Do vậy NVL để thi công công trình phải được lựa chọn, bảo quản và sử dụng có hiệu quả, đúng tiêu chuẩn kỹ thuật về số lượng lẫn chất lượng. Đây là một yêu cầu quản lý cấp thiết đặt ra cho công ty. 2.2.2. Phân loại NVL ở công ty. Để có thể tiến hành xây dựng, thi công sửa chữa các sản phẩm xây dựng cơ bản, công ty phải sử dụng một khối lượng lớn vật liệu bao gồm nhiều loại vật liệu có một nội dung kinh tế và công dụng khác nhau. Điều đó đòi hỏi việc quản lý phải chặt chẽ và tổ chức hạch toán tổng hợp, hạch toán chi tiết với từng loại, từng thứ cũng như sự tiện lợi cho việc xác định cơ cấu vật liệu trong giá thành công trình. Xuất phát từ yêu cầu đó tại Công ty xây dựng số 9 Thăng Long đã phân loại NVL thành: -Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu để thi công xây dựng công trình, gồm có: Sắt, thép, xi măng, cát, đá, sỏi, phụ gia...Trong đó mỗi một NVL chính lại bao gồm các loại khác nhau. Cụ thể: + Thép gồm thép gai, thép trơn, thép góc, thép mẩu, thép ống.. . Thép gai gồm: thép gai phi 10(F10),F12,F13,F14,F16,F20,F25... .Thép góc gồm: thép góc bằng 100x100,thép góc bằng 125x125, thép góc bằng 60x60.. .Thép trơn gồm: thép trơn F5, F20A1, F71 .Thép 1 ly, thép ống F60, thép I 600, thép lưới 1 ly.. +Sắt gồm sắt A1, sắt A2.. +Xi măng gồm xi măng đen, xi măng trắng, xi măng Chin-pon PC 30, xi măng Chin-pon PC 40, xi măng Bỉm Sơn.. +Đá gồm: đá hộc, đá 1x2, đá 3x4, đá dăm. +Cát gồm: cát vàng, cát đen. + Phụ gia gồm: phụ gia chống ăn mòn Placccr, phụ gia siêu dẻo 2010, phụ gia 214-11, phụ gia chương nở, phụ gia SIKA NN, phụ gia SIKA R4, phụ gia SIPAZON.. -Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ làm tăng chất lượng công trình hoặc hoàn chỉnh, hoàn thiện công trình.. như: que hàn, oxy, đất đèn, dây thép buộc, đinh... và những vật liệu khác cần cho quá trình thi công. -Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình thi công, xây dựng công trình như xăng, dầu, ga.. cho các loại xe và máy thi công. +Xăng gồm: xăng A90, xăng A92,.. +Dầu gồm: dầu công nghiệp 90, dầu cs 46, dầu điezen, dầu HD 40 Hộp, dầu HD 50.. - Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng,chi tiết được sử dụng để thay thế, sữa chữa máy móc thiết bị phương tiện vận tải.. như xăm lốp ô tô, bu lông, vòng bi, mũi khoan, cáp, xéc măng.. -Vật liệu khác: Là các loại vật liệu đặc chủng( ngoài các vật liệu trên) của công ty hoặc phế liệu thu hồi. Gồm : lắp + ống gang, nut neo công tác, ống tạo lỗ dầm bê tông như ống ghen tạo lỗ dầm F55, ống ghen nối F55.. ở công ty còn có loại vật tư luân chuyển như ván khuôn, đà giáo, cọc ván thép... những loại vật tư này được sử dụng cho nhiều kỳ, nhiều công trình. Đối với vật tư luân chuyển, các đội phải có trách nhiệm bảo quản sử dụng và nhập lại Công ty 100%. Nếu làm mất mát, hư hỏng, Công ty sẽ trừ vào kinh phí đã đầu tư. 2.2.3 Đánh giá NVL ở công ty Đánh giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị NVL theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực, thống nhất, hạch toán NVL chính xác và đầy đủ. 2.2.3.1. Tính giá thực tế nhập kho NVL Nguồn cung cấp NVL của công ty chủ yếu là do mua ngoài. Ngoài ra còn có một số NVL công ty tự gia công. Tất cả các loại NVL dù khối lượng nhiều hay ít đều phải làm thủ tục nhập kho. * Đối với vật liệu mua ngoài: Trị giá vốn thực tế VL nhập kho = Giá mua trên hoá đơn (chua có thuế) + Chi phí thu mua (vận chuyển, bốc dỡ...) + Thuế nhập khẩu (nếu có) - Các khoản giảm trừ (nếu có) Công ty thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, vì vậy giá mua ở đây là giá mua chưa có thuế GTGT. VD: Theo HĐGTGT số 0048804 ngày 21/12/2004 mua thép F25 của Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Nguyễn Trãi: - Số lượng: 7027 kg - Đơn giá: 7820 kg - Thuế suất thuế GTGT: 5% - Chi phí vận chuyển thuê ngoài: 450.000 đ Trị giá vốn thực tế thép F25 được tính như sau: - Giá mua chưa có thuế: 7027 x 7820 = 54 951 140 đ - Thuế GTGT: 54 951 140 x 5% = 2 747 557 đ Giá công ty phải thanh toán với người bán khi mua thép F25: = 54 951 140 + 2 747 557 = 57 698 697 đ Vậy giá thực tế của thép F25 nhập kho: = 57 698 697 + 450 000 = 58 148 697 đ * Đối với vật liệu tự sản xuất: Trị giá vốn thực tế của VL nhập kho tự gia công = Giá VL xuất kho để gia công + Các chi phí tiền lương BHXH, khấu hao TS cho bộ phận gia công + Chi phí khác có liên quan (chính là giá thành sản xuất của vật tư tự gia công) VD: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 11 ngày 9/12/2004, xuất thép F32 cho đội 906 (ông Dung) để gia công lan can thép với số lượng là 6035 kg, đơn giá 8650 đ/kg. Tổng số tiền 52 202 750đ Chi phí điện hàn để gia công: 170 000 đ Chi phí tiền lương cho công nhân là: 3 250 000 đ Như vậy, trị giá lan can thép nhập kho được xác định như sau: 52 202 750 + 170 000 + 3 250 000 = 55 622 750 đ * Đối với vật liệu thu hồi nhập kho: Giá thực tế VL thu hồi nhập kho = Trị giá vốn thực tế của VL tại thời điểm xuất kho VD: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 09 ngày 08/12/2004 nhập thu hồi cầu Vân đồn, thép các loại, trong đó thép F25: - Số lượng: 540,5 kg - Đơn giá: (theo phiếu xuất cho đội XD 909): 7650 đ/kg Trị giá vốn thực tế VL thu hồi nhập kho: 540,5 x 7650 = 4 134 825 đ 2.2.3.2. Tính giá thực tế xuất kho của NVL: Xuất phát từ đặc điểm của công ty là công ty xây dựng, vật liệu sau khi hoàn tất thủ tục nhập kho thường là xuất thẳng tới nơi thi công công trình. Do vậy kế toán đã sử dụng phương pháp đích danh để tính trị giá vốn thực tế của VL xuất kho. Tức là khi xuất kho vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế của lô hàng đó để tính ra giá thực tế của VL xuất kho. VD: Ngày 29/12/2004m có phiếu xuất kho số 22 xuất thép F25 cho đội 902 chi phí thi công cầu Cửa Đạt – Thanh Hoá. - Số lượng: 7027 kg - Đơn giá: 7820 đ/kg Theo phiếu nhập kho số 15 ngày 21/12/2004 đơn giá của lô hàng này là 7820 đ/kg Như vậy trị giá vốn thực tế thép F25 xuất kho được kế toán xác định như sau: 7027 x 7820 = 54 951 140 đ 2.2.4. Thủ tục nhập, xuất vật liệu: 2.2.4.1. Thủ tục nhập kho vật liệu Khi nhận được dự án, hợp đồng thi công xây lắp giữa công ty và Tổng công ty; căn cứ vào các thông số kỹ thuật của hợp đồng, dựa vào bản thiết kế kỹ thuật mà phòng kỹ thuật dự trữ khối lượng vật tư tiêu hao. Sau đó chuyển cho phòng vật tư. Căn cứ vào đó, phòng vật tư lên kế hoạch mua sắm vật tư phục vụ công trình. Có hai hình thức thu mua là thu mua trực tiếp và thu mua gián tiếp. Theo hình thức thu mua trực tiếp: Cán bộ phòng vật tư trực tiếp xuống các đơn vị, tổ chức kinh tế nơi có nguồn vật liệu phù hợp với đặc điểm thi công xây dựng công trình để ký kết các hợp đồng mua vật liệu. Cán bộ phòng vật tư có trách nhiệm vận chuyển, bảo quản vật liệu về kho an toàn với chi phí vận chuyển do công ty chịu. Sau đó làm thủ tục nhập kho, hình thức này thường áp dụng với các loại vật tư có khối lượng không lớn như các loại phụ tùng thay thế. Theo hình thức thu mua gián tiếp: Công ty và đơn vị cung cấp ký hợp đồng kinh tế. Trong hợp đồng phải thoả thuận về loại vật liệu, kích thước, mẫu mã, số lượng, phương thức thanh toán, giá cả, địa điểm giao nhận. Căn cứ vào các điều khoản trong hợp đồng đơn vị bán sẽ chuyển giao vật liệu đến nơi quy định. Công ty phải chịu chi phí vận chuyển từ kho của người bán tới nơi giao NVL . Đây là hình thức mua chủ yếu đối với vật tư do đội tự mua bán với khối lượng lớn như cát, đá, sỏi, thép... Khi vật liệu về đến công ty, có một ban kiểm nghiệm kiểm tra số NVL đó về chất lượng, số lượng, chủng loại, quy cách. Kết quả kiểm tra được ghi vào Biên bản kiểm nghiệm vật tư. Căn cứ vào hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư, khi vật tư đã đủ các tiêu chuẩn như: đúng chủng loại, số lượng, chất lượng, kích cỡ thì phòng vật tư mới tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: + Liên 1: Lưu ở phòng vật tư + Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho + Liên 3: Giao cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Trong trường hợp vật tư nhập tại chân các công trình thì liên sau (liên 2) được chuyển cho cho kế toán vật tư vì công ty không ghi thẻ kho đối với nhập xuất tại các công trình. Căn cứ để viết phiếu nhập kho của vật tư nhập tại kho công ty là các hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp. Còn đối với phần vật tư do các đội tự mua, ngoài hoá đơn bán hàng, phòng vật tư còn phải căn cứ vào giấy nhận hàng đã có đầy đủ chữ ký của hai bên nhà cung cấp và đại diện các đội thi công để làm thủ tục nhập kho. Nhu cầu sản xuất Phòng kỹ thuật dựa vào bản thiết kế kỹ thuật dự trù khối lượng vật tư tiêu hao Phòng vật tư tổ chức thu mua nguyên vật liệu Đại diện phòng kỹ thuật, phòng vật tư và thủ kho kiểm tra và lập biên bản kiểm nghiệm vật tư Phòng vật tư căn cứ vào hoá đơn và biên bản kiểm nghiệm vật tư lập phiếu nhập kho Liên 1: lưu ở phòng vật tư Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho Liên 3: giao cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán Hoá đơn của người bán và phiếu XK được gửi cho phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán. Sơ đồ 8 : Thủ tục nhập kho NVL Mẫu số: 01 GTKT- 3LL GM/ 2004B 0048804 Hoá đơn giá trị gia tăng Liên 2: Giao khách hàng Ngày 21 tháng 12 năm 2004 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Nguyễn Trãi Địa chỉ: 22 Ngõ Kiến Thiết – Khâm Thiên - ĐĐ - Hà Nội Số tài khoản: 710B.12264 ( Ngân hàng công thương Đống Đa) MST : 01 0159112 Họ tên người mua hàng: Trần Minh Hoà Tên đơn vị: Công ty xây dựng số 9 Thăng Long Địa chỉ : Xuân Đỉnh-Từ Liêm-Hà Nội Hình thức thanh toán: TM/CK MS : 01 001 05905 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Thép f 10 Kg 15 643 7 970 124 674 710 2 Thép f 13 Kg 13 141 7 820 102 762 620 3 Thép f 25 Kg 7 027 7 820 54 951 140 Thép f 28 Kg 4 747 7 820 37 121 540 Cộng tiền hàng 319 510 010 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 15 975 500 Tổng cộng tiền thanh toán: 335 485 510 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm ba năm triệu, bốn trăm tám năm nghìn, năm trăm mười đồng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên ) Người bán hàng ( Ký, ghi rõ họ tên ) Người mua hàng ( Ký, ghi rõ họ tên ) Sau khi nhận được hoá đơn của Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Nguyễn Trãi bán cho Công ty xây dựng số 9 Thăng Long, vật liệu được chuyên chở về kho của công ty. Trước khi nhập vật tư Công ty thành lập ban kiểm nghiệm vật tư, sau khi kiểm tra vật tư đúng chất lượng, đủ số lượng, chủng loại, quy cách thì cán bộ phòng vật tư mới làm thủ tục nhập kho cùng thủ kho. Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày 21 tháng 12 năm 2004 Căn cứ vào hoá đơn số 0048804 ngày 21/12/2004 của Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Nguyễn Trãi ban kiểm nghiệm của Công ty xây dựng số 9 Thăng Long gồm: 1.Ông Ngô Ngọc Thắng : Đại diện phòng vật tư- Trưởng ban 2.Ông Nguyễn Viết Sơn : Đại diện phòng kỹ thuật - Uỷ viên 3. Bà Nguyễn Thị Hằng : Thủ kho-Uỷ viên Đã kiểm nghiệm số vật tư nhập kho do bà Hoà mua về. Số thứ tự Tên nhãn hiệu,quy cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách, phẩm chất Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất A B C D E 1 2 3 F 1 Thép f 10 Kg 15 643 15 643 0 đủ 2 Thép f 13 Kg 13 141 13 141 0 đủ 3 Thép f 25 Kg 7 027 7 027 0 đủ 4 Thép f 28 4 747 4 747 0 đủ Kết luận của ban kiểm nghiệm: Bà Hoà mua về số thép f10 là 15 643 kg ; f13 là 13 141 kg ; f25 là 7 027 kg, f28 là 4 747 kg do Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Nguyễn Trãi bán cho Công ty xây dựng số 9 Thăng Long đủ tiêu chuẩn nhập kho, không mất mát, thiếu hụt. Biên bản được lập thành hai bản. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban kiểm nghiệm ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm vật tư và hoá đơn mua hàng phòng vật tư làm thủ tục nhập sau: Phiếu nhập kho Mẫu số 01-VT Ngày 21 tháng 12 năm 2004 TheoQĐ:1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính Nợ TK152 Số:15 Có TK 331 Họ,tên người giao hàng : Nguyễn Tiến Ngọc – Phòng vật tư Theo HĐ số 0048804 ngày 21/12/2004 của Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Nguyễn Trãi Nhập tại kho: Công ty Số thứ tự Tên, nhãn hiệu, phẩm chất, quy cách vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép f 10 Kg 15 643 15 643 7 970 124 674 710 2 Thép f 13 Kg 13 141 13 141 7 820 102 762 620 3 Thép f 25 Kg 7 027 7 027 7 820 54 951 140 4 Thép f 28 4 747 4 747 7 820 37 121 540 Cộng 319 510 010 Cộng thành tiền ( bằng chữ): Ba trăm mười chín triệu năm trăm mười nghìn, không trăm mười đồng. Nhập ngày 21/12/2004 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) 2.2.4.2. Thủ tục xuất kho . Khi có nhu cầu về NVL cho thi công, các đội phải làm phiếu đề nghị xuất kho, đội trưởng ký xác nhận. Căn cứ vào phiếu đề nghị xuất kho vật tư và căn cứ vào biên bản giao khoán công trình hay hạng mục công trình, phòng vật tư lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên. - Liên 1: lưu ở phòng vật tư. - Liên 2: thủ kho nhận rồi chuyển lên phòng kế toán. - Liên 3:Do đội nhận vật tư giữ Đội trưởng nhận phiếu xuất kho từ phòng vật tư đem xuống kho để lĩnh NVL cho thi công. Thủ tục xuất kho được khái quát qua sơ đồ sau: Nhu cầu sản xuất Phòng vật tư lập phiếu xuất kho Liên 1: Phòng vật tư giữ để theo dõi Liên 2: Phòng kế toán giữ để hạch toán Liên 3: Đội nhận vật tư giữ Đề nghị của đội trưởng Sơ đồ 9 : Thủ tục xuất kho Phiếu đề nghị xuất kho Họ tên người đề nghị: ông Sáu Địa chỉ (bộ phận) : Đội trưởng đội XD 902 đề nghị xuất vật tư là thép các loại để thi công cầu Cửa Đạt – Thanh Hoá TT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 33 1 Thép f 10 kg 15 643 7 970 124 674 710 2 Thép f 113 kg 13 141 7 820 102 762 620 3 Thép f 25 kg 7 027 7 820 54 951 140 4 Thép f 28 kg 4 747 7 820 37 121 540 Ngày 30/12/2004 Giám đốc Phòng vật tư Người đề nghị (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) Từ phiếu đề nghị xuất kho, phòng vật tư viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho có thể lập riêng cho từng thứ NVL, hoặc chung cho nhiều loại NVL cùng loại, nhưng phải cùng kho và sử dụng cho cùng một công trình. Phiếu xuất kho Mẫu số 02-VT Ngày 29 tháng 12 năm 2004 QĐ:1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính Nợ :136 Số:22 Có :152 Họ,tên người nhận hàng: Anh Sáu Địa chỉ(Bộ phận):Đội XD 902 Xuất tại kho: Công ty Số thứ tự Tên, nhãn hiệu,phẩm chất, quy cách vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép f 10 kg 15 643 15 643 7 970 124 674 710 2 Thép f 13 kg 13 141 13 141 7 820 102 762 620 3 Thép f 25 kg 7 027 7 027 7 820 54 951 140 4 Thép f 28 kg 4 747 4 747 7 820 37 121 540 Cộng 319 510 010 Cộng thành tiền ( bằng chữ): Ba trăm mười chín triệu năm trăm mười ngàn không trăm mười đồng chẵn. Xuất ngày 29/12/2004 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho 2.2.5 Kế toán chi tiết vật liệu tại công ty. Để đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý NVL là đòi hỏi sự theo dõi chặt chẽ tình hình nhập – xuất – tồn của từng loại, từng thứ NVL về số lượng, chất lượng, quy cách và giá trị; Công ty xây dựng số 9 Thăng Long đã hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi sổ số dư. Trình tự hạch toán chi tiết NVL được tóm tắt qua sơ đồ sau: Thẻ kho (1) (1) Chứng từ xuất Chứng từ nhập (2) (2) Thẻ chi tiết NVL (3) Bảng kê xuất NVL Bảng kê nhập NVL (3) (3) (4) (4) (4) Bảng tổng hợp xuất NVL Bảng tổng hợp nhập NVL Bảng tổng hợp nhập-xuất- tồn (6) (5) (5) Sổ số dư Sơ đồ 10 : Trình tự ghi sổ theo phương pháp sổ số dư tại Công ty Việc hạch toán chi tiết NVL tại cô