Luận văn Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp bia Quang Trung

Kế toán tổng hợp Sổ chi tiết NVL Thẻ kho (3) (4) (5) (1) Chứng từ xuất (2) Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi đối chiếu : Quan hệ đối chiếu Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo sự chính xác của thông tin, có thể cung cấp thông tin thường xuyên cả về giá trị và hiện vật của từng loại vật liệu nhập, xuất, tồn. Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lắp về chỉ tiêu số lượng. Ngoài ra việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối kỳ, do vậy hạn chế khả năng kịp thời của kế toán. Phạm vi áp dụng: Thích hợp ở các doanh nghiệp sử dụng ít chủng loại nguyên vật liệu, khối lượng nhập, xuất ít, phát sinh không thường xuyên, áp dụng với kế toán được chuyên môn hoá và đã sử dụng kế toán máy vi tính. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Nguyên tắc ghi sổ: * ở kho: Nhiệm vụ của thủ kho giống như phương pháp thẻ song song. * ở phòng kế toán: Kế toán nguyên vật liệu theo dõi sự biến động nhập, xuất, tồn của NVL cả về giá trị và hiện vật trên sổ đối chiếu luân chuyển. Sổ này được mở cho cả năm, mỗi loại NVL ghi một dòng. Trình tự hạch toán: * ở kho: Trình tự ghi chép giống như phương pháp thẻ song song. * ở phòng kế toán: Kế toán NVL hàng ngày hoặc đầu kỳ sau khi nhận được chứng từ do thủ kho chuyển đến ghi đơn giá, thành tiền. Sau đó tiến hành phân loại chứng từ làm hai loại phiếu nhập và phiếu xuất rồi lên bảng kê nhập, xuất NVL. Cuối kỳ, dựa trên số liệu của bảng kê nhập và bảng kê xuất NVL vào sổ đối chiếu luân chuyển cho từng loại nguyên vật liệu cả về hiện vật và giá trị. Mỗi loại NVL ghi trên một dòng, sau đó tính ra số tồn cả về hiện vật và giá trị cho từng loại NVL trên sổ đối chiếu luân chuyển. Kế toán NVL lập kế hoạch đối chiếu với thủ kho về hiện vật, với kế toán tổng hợp về giá trị. Nếu có chênh lệch do nhầm lẫn, phải tiến hành tìm nguyên nhân và điều chỉnh. Quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Bảng kê nhập Chứng từ nhập (2) (3) Kế toán tổng hợp Sổ đối chiếu luân chuyển (1) Thẻ kho (4) (4) (1) (3) Chứng từ xuất Bảng kê xuất (2) Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối kỳ : Quan hệ đối chiếu Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản, dễ làm, khối lượng ghi chép có giảm bớt so với phương pháp ghi thẻ song song. Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng, việc kiểm tra đối chiếu số lượng giữa kho và phòng kế toán chỉ được tiến hành vào cuối kỳ, vì vậy hạn chế khả năng của kế toán. Mặt khác công tác kế toán thường dồn vào cuối kỳ nên việc lập báo cáo không kịp thời. Do đó nếu có sai sót khó có thể phát hiện được. Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại nguyên vật liệu phong phú đa dạng, mật độ nhập, xuất không nhiều, hệ thống kho tàng phân tán, lao động kế toán không đủ để thực hiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày. Phương pháp này thường được áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp giá hạch toán. Phương pháp sổ số dư. Phương pháp sổ số dư là phương pháp tổ chức kế toán chi tiết hàng tồn kho khi doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo giá hạch toán. Đặc điểm nổi bật của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho vơí việc ghi chép của phòng kế toán. Trên cơ sở kết hợp đó, ở kho chỉ hạch toán về mặt số lượng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về mặt giá trị của nguyên vật liệu, xoá bỏ việc ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời. Theo phương pháp này công việc hạch toán được tiến hành như sau: Nguyên tắc ghi chép: * ở kho: Thủ kho chỉ ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của nguyên vật liệu về hiện vật trên thẻ kho. Cuối kỳ lấy số liệu trên thẻ kho vào sổ số dư và giao cho phòng kế toán. * ở phòng kế toán: Kế toán nguyên vật liệu chỉ theo dõi sự biến động nhập, xuất, tồn của nguyên vật liệu về mặt giá trị trên bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn. Trình tự hạch toán: * ở kho: Ngoài những công việc giống hai phương pháp trên. Định kỳ sau khi ghi thẻ song, thủ kho phải tập hợp toán bộ chứng từ nhập, xuất kho nguyên vật liệu phát sinh trong ngày (hoặc trong kỳ) theo từng nhóm nguyên vật liệu nhất định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ, lập phiếu giao nhận chứng từ trong đó kê rõ số lượng, số hiệu các chứng từ của từng nguyên vật liệu, lập riêng cho phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Phiếu này sau khi lập xong được đính kèm với các tập phiếu nhập kho và xuất kho để giao cho kế toán. Cuối kỳ, thủ kho tính ra số tồn trên thẻ kho cho từng nhóm nguyên vật liệu, lấy số tồn cuối kỳ ghi trên thẻ kho vào sổ số dư về mặt hiện vật rồi chuyển sổ số dư cho kế toán nguyên vật liệu. Sổ số dư do kế toán lập cho từng kho, mở theo năm. Trên sổ số dư, nguyên vật liệu được sắp xếp theo từng thứ, nhóm, loại. * ở phòng kế toán: Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu và phiếu giao nhận chứng từ do thủ kho chuyển đến, kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ liên quan. sau đó ghi đơn giá cho từng chứng từ. Tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập, xuất kho theo từng nhóm nguyên vật liệu và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ đã được tính giá , kế toán ghi vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn cho từng khoảng thời gian tương ứng. Cuối kỳ tính ra số tồn cuối kỳ của từng loại nguyên vật liệu trên bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn và sau khi nhận sổ số dư do thủ kho chuyển đến, kế toán nguyên vật liệu tính thành tiền cho từng loại nguyên vật liệu tồn kho và tính ra tổng giá trị tồn kho trên sổ số dư. Số tồn kho cuối kỳ trên bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn được tiến hành đối chiếu với cột " số tiền " trên sổ số dư và với bảng kê tính giá nguyên vật liệu của kế toán tổng hợp( nếu doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán) Quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư. Bảng giao nhận chứng từ nhập Chứng từ nhập (2) Sổ số dư (1) (5) (3) Bảng luỹ kế nhập xuất, tồn kho NVL Thẻ kho (4) (6) Kế toán tổng hợp (5) (1) (3) Phiếu giao nhận chứng từ xuất Chứng từ xuất (2) Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối kỳ :Quan hệ đối chiếu Ưu điểm: Phương pháp này tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng. Kế toán thực hiện việc kiểm tra thường xuyên đối với việc ghi chép của thủ kho trên thẻ kho và kiểm tra thường xuyên việc bảo quản hàng trong kho của thủ kho. Có thể cung cấp thông tin kịp thời cho người quản lý về giá trị nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn. Nhược điểm: Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị, nên muốn biết số hiện có và tình hình tăng, giảm từng thứ nguyên vật liệu về mặt hiện vật phải xem số liệu trên thẻ, gây khó khăn cho việc đối chiêú, kiểm tra sai sót, nếu có nhầm lẫn, sai sót thường khó phát hiện. Phạm vi áp dụng: Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn, nhiều chủng loại nguyên vật liệu, mật độ nhập xuất cao, trình độ nhân viên kế toán cao. Phương pháp này chỉ sử dụng khi kế toán chi tiết vật liệu tồn kho theo giá hạch toán. Theo xu hướng hiện nay, phương pháp thẻ song song ngày càng được áp dụng phổ biến. Trong điều kiện công tác kế toán ngày càng hiện đại hoá, các doanh nghiệp sản xuất đang dần dần chuyển từ kế toán thủ công sang kế toán trên máy, các phần kế toán trên máy giúp kế toán có thể sử lý một khối lượng công việc khổng lồ trong thời gian ngắn. Điều đó khắc phục được nhược điểm khối lượng ghi chép lớn của phương pháp thẻ song song. Đồng thời ưu điểm trong việc ghi chép đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu của phương pháp thẻ song song rất phù hợp với kế toán máy và được kế toán máy phát huy. Phương pháp thẻ song song trở thành xu hướng áp dụng phổ biến của các doanh nghiệp hiện nay vì phần lớn các doanh nghiệp ghi chép kế toán chi tiết vật liệu theo giá thực tế. Phần II Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp bia- quang trung I. Một số đặc điểm và tình hình chung của Xí nghiệp bia Quang Trung. 1. Quá trình hình thành của xí nghiệp Kể từ khi nước ta chuyển đổi nền kinh tế từ tập chung bao cấp sang nền kinh tế nhiều thành phần hoạt động theo cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước, đã làm thay đổi rất nhiều trong cơ chế hoạt động của nhiều doanh nghiệp. Các doanh nghiệp không còn sản xuất kinh doanh theo chỉ tiêu do Nhà nước quy định nữa, mà mọi thành phần kinh tế hoàn toàn bình đẳng với nhau trong cạnh tranh trước Pháp luật. Điều này đỏi hỏi các nhà doanh nghiệp phải hết sức chủ động và sáng tạo trong công việc của mình để có thể tồn tại và phát triển được. Trước sức ép cạnh tranh của cơ chế thị trường, các doanh nghiệp muốn tồn tại phải biết nhận thức và vận dụng được các quy luật cơ bản của thị trường. Trước tình hình đó và sự nhạy bén, năng động của các cấp lãnh đạo tỉnh Hà Tây, công ty lương thực tỉnh Hà Tây và Viện khoa học công nghệ nhận thấy nhu cầu tiêu dùng nước giải khát đặc biệt là mặt hàng bia trở thành một nhu cầu trong đời sống của người dân. Qua một thời gian tìm hiểu và nghiên cứu địa bàn hoạt động cũng như dây truyền sản xuất. Ngày 28/12/1993 UBND tỉnh Hà Tây đã ra Quyết định số 333 thành lập công ty Liên doanh sản xuất bia Quang Trung. Công trình đầu tư liên doanh được khởi công xây dựng với tổng số vốn đầu tư xây dựng ban đầu là 3.127.950.000 đồng. Sau khi thiết bị xây lắp hoàn thành. Công trình công nghệ sản xuất bia được đưa vào hoạt động với hiệu quả 2 triệu lít/ năm. Sản phẩm được kiêm tra chất lượng và vệ sinh theo quy định của Nhà nước, đứng vững trên thị trường và phát triển trong cạnh tranh. Đến năm 1998, do bên liên doanh rút vốn kinh doanh và trước thực lực của công ty. UBND tỉnh quyết định thành lập xí nghiệp chế biến kinh doanh lương thực bia - nước giải khát Quang Trung, ngày 01/06/1998 và đến nay gọi là xí nghiệp bia Quang Trung. Xí nghiệp bia Quang Trung với nhiệm vụ chính là kinh doanh chế biến lương thực bia - nước giải khát đảm bảo chất lượng, đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng và phù hợp với cơ chế thị trường. 2. Chức năng, nhiệm vụ của xí nghiệp Xí nghiệp bia Quang Trung là một đơn vị trực thuộc công ty lương thực Hà Tây, chịu sự chỉ đạo, quản lý hoạt động theo Điều lệ, quy chế của công ty và mọi quy định của Pháp luật. Xí nghiệp được phân cấp quản lý kinh tế tài chính ở mức độ cao, có con dấu để giao dịch, có tài khoản thu, chi tại NH, được công ty uỷ quyền quản lý và sử dụng vốn, tài sản, cơ sở vật chất, kỹthuật, lao động... phù hợp với năng lực sản xuất kinh doanh, được chủ động quản lý và sử dụng số vốn và tài sản đã được công ty uỷ quyền để hoàn thành nhiệm vụ công ty được giao cho. Xí nghiệp phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty, trước Pháp luật về việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, mục đích, kết quả kinh doanh, bảo toàn và phát triển vốn, nộp thuế và các khoản khác đúng, đủ theo quy định của nhà nước. 3. Quá trình phát triển của Xí nghiệp Mặc dù mới được thành lập không lâu, nhưng Xí nghiệp bia Quang Trung cũng như nhiều doanh nghiệp khác còn gặp nhiều khó khăn, nhất là trong thời kỳ mở cửa kinh tế, xí nghiệp đã gặp phải sự cạnh tranh rất quyết liệt của các đơn vị sản xuất bia trong và ngoài tỉnh và cả của các loại bia ngoại. Tuy nhiên, xí nghiệp cũng có rất nhiều thuận lợi, vị trí của xí nghiệp nằm trên trục đường Tô Hiệu phường Quang Trung, thị xã Hà Đông tỉnh Hà Tây, cửa ngõ của Thủ đô nên thuận lợi trong công tác khai thác nguyên vật liệu và tiêu thụ sản phẩm hiện tại và tương lai, cũng như nắm bắt được nhanh nhạy các chính sách chế độ, thông tin kinh tế thị trường. Do đó Ban lãnh đạo xí nghiệp đã có quyết định đúng đắn là phải thực hiện phương án vừa sản xuất vừa đầu tư có trọng điểm. Với những kinh nghiệm sẵn có, cho đến nay xí nghiệp đẫ đạt được một số kết quả nhất định, sản lượng bia tăng dần qua các năm, thu nhập của công nhân viên được đảm bảo. Ngoài ra xí nghiệp còn luôn quan tâm đến việc nâng cao trình độ nghề nghiệp cho cán bộ công nhân viên, giúp họ phát huy hết năng lực của mình. Xí nghiệp tìm mọi biện pháp khắc phục tình trạng thiếu vốn, mở rộng thị trường tiêu thụ, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất, từng bước đưa hoạt động sản xuất vào ổn định và phát triển. Cho đến nay bằng giá cả và chất lượng sản phẩm, bia của xí nghiệp đã đựơc thị trường chấp nhận, đủ khả năng để tồn tại trên thị trường trong thế cạnh tranh. Dưới đây là một số tổng hợp về tình hình của xí nghiệp trong 3 năm 1998, 1999, 2000. Năm Sản lượng sản xuất tiêu thụ (lít) Doanh thu tiêu thụ Nộp ngân sách Nhà nước 1998 2450.000 672.9512.000 1.549.671.090 1999 2618.000 6.961.000.000 986.000.000 2000 1470.000 3.852.219.600 322.956.000 Cùng với sự phát triển và đi lên của nền kinh tế đất nước kinh tế của HàTây cũng đang trên đà phát triển, đã có nhiều dự án đầu tư ở trong nước và nước ngoài vào tỉnh, do đó xí nghiệp nắm bắt kịp thời thị hiếu của người tiêu dùng. Luôn quan tâm đến các biện pháp nâng cao chất lượng sản phẩm đủ sức để cạnh tranh trên thị trường và tiêu thụ nhiều sản phẩm hơn. II. đặc điểm tổ chức kinh doanh và bộ máy quản lý của xí nghiệp: Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh Quy trình công nghệ sản xuất bia là một quy trình sản xuất phức tạp, Xí nghiệp bia Quang Trung đã sử dụng nguyên vật liệu chính là Malt (mầm đại mạch), hoa viên, cao hoa, gạo tẻ... Tuy nhiên nếu chỉ có Malt thì giá thành sản phẩm sẽ cao do nguyên liệu Malt phải nhập ngoại. Để tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm có thể dùng gạo để thay thế một phần Malt, chất lượng sản phẩm bia phụ thuộc vào tỷ lệ phôi trộn giữa Malt và gạo tẻ. Hiện nay xí nghiệp sản xuất hai loại sản phẩm là bia hơi và bia chai. Dây chuyền để sản xuất bia hơi và bia chai là một, do đó nếu mẻ nấu bia hơi chờ chiết vào tẹc, mẻ nấu bia chai thì chiết vào chai. Quy trình công nghệ sản xuất tại Việt Nam có thể chia thành các giai đoạn như sau: * Giai đoạn nấu và ủ men. - Đưa nguyên liệu Malt, gạo vào xay nghiền: gạo nghiền thành bột và nước, hơi hoá (86 độ trong 30 phút), dịch hoá (75 độ trong 30 phút), đun sôi (100 độ trong 45 phút). Malt nghiền bột và nước trọn cháo gạo đun sôi. Thực hiện quá trình thuỷ phân đạm (52 độ trong 30 phút), đường hoá (65 độ trong 45 phút). Sau đó lọc đường để lấy đường nha ban đầu, sản phẩm phụ là bã bia dùng cho chăn nuôi - Chuyển dịch nha sang nồi đun hoa được lượng dịch đường rồi cho cao hoa vào đun sôi đủ thông số kỹ thuật thì chuyển sang nồi lạnh. - Mạch nha được đưa vào nồi lạnh nhanh sau đó đẩy vào tẹc lên men. Trong tẹc lên men, người ta cho sẵn men theo tỷ lệ quy định (2%) sau đó cho dịch nha vào, quá trình vi sinh diễn ra. Quá trình này chia làm 2 giai đoạn: Lên men chính và lên men phụ. - Giai đoạn lên men chính với thời gian khoảng 5 - 7 ngày giữ ở nhiệt độ 140C rồi chuyển sang lên men phụ 5 ngày đối với bia hơi, 7 ngày đối với bia chai. * Giai đoạn chiết và lọc Sau khi quá trình lên men đạt được ở thời gian và tiêu chuẩn quy định cho sản phẩm ở giai đoạn lên men qua bộ lọc để lấy sản phẩm trong là bia và loại bơ bã men. Ngay từ đầu khi đưa nguyên liệu chính vào sản xuất đã xác định được mẻ bia hơ, mẻ bia chai. Nếu là mẻ bia hơi thì sau khi qua bộ phận lọc đã cho thành phẩm là bia hơi. Nếu là mẻ bia chai thì sau khi qua bộ phận lọc thì bia được chuyển sang bộ phận chiết và thanh trùng để ra thành phẩm bia chai. Ta có sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất bia như sau: Gạo Nghiền Trộn bột + nước Hồi hoá Dịch hoá Nồi hơi hoá Đun sôi Thuỷ phân đạm Đường hoá Lọc Bã bia Nồi đun hoa Lạnh sơ bộ Lạnh nhanh Lên men Lọc bia Nạp co2 Chiết bia chai Thanh trùng Máy lạnh Men Chiết bia hơi Rửa chai Malt Nghiền Bột + nước Trộn cháo gạo Dán nhãn Thành phẩm 7 Tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp Cũng như nhiều đơn vị sản xuất kinh doanh khác, bộ máy quản lý của Xí nghiệp Bia Quang Trung được tổ chức theo hình thức chế độ một thủ trưởng, với mô hình trực tuyến chức năng. Giám đốc là người có trách nhiệm tổ chức điều hành mọi hoạt động của Xí nghiệp, là người chịu trách nhiệm trước Xí nghiệp cũng như việc bản toàn và phát triển vốn của Xí nghiệp. Để phụ giúp Giám đốc có các phó giám đốc, trực tiếp giao nhiệm vụ phụ trách các văn phòng, các hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp , đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các công việc mà giám đốc giao cho. Các phòng ban chức năng thực hiện nhiệm vụ theo chức năng tham mưu cho giám đốc trong hoạt động sản xuất kinh doanh chịu sự chỉ đạo và điều hành của Giám đốc. Cụ thể là: - Phòng Tổ chức Hành chính: bao gồm các bộ phận: hành chính tổ chức, y tế, bảo vệ .... có nhiệm vụ quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, bố trí, sắp xếp, tuyển chọn lao động, quản lý con dấu của Xí nghiệp, xét duyệt, bình bầu, khen thưởng thi đua, bảo vệ tài sản của Xí nghiệp . - Phòng Kế toán Tài chính: Theo dõi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp dưới hình thái tiền tệ, là công cụ quan trọng quản lý kinh tế, quản lý Xí nghiệp . Phòng ban này tham mưu đắc lực cho lãnh đạo Xí nghiệp thông qua quản lý tình hình mua sắm, xuất nhập vật tư, thiết bị, tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, tình hình tiêu thụ và kết quả ... để lập báo cáo kế toán kịp thời và chính xác. Ngoài ra, còn tham mưu cho Ban giám đốc trong vấn đề điều hành Xí nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế. - Ngoài ra, Xí nghiệp còn có các phòng ban khác như: Phòng Kinh doanh, Phòng Bảo vệ, Xưởng sản xuất... Tổng số cán bộ và công nhân trong Xí nghiệp là 72 người, trong đó có 14 người thuộc bộ phận quản lý và 58 người thuộc bộ phận sản xuất. Để thực hiện công tác sản xuất kinh doanh, Xí nghiệp luôn coi trọng công tác tổ chức sắp xếp bộ máy lãnh đạo, mô hình quản lý nhằm tránh sự chồng chéo, cồng kềnh làm giảm hiệu quả kinh doanh của Xí nghiệp . Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp Bia Quang Trung ban Giám đốc Phòng Kế toán Tài chính Phòng Tổ chức Hành chính Phòng Kinh doanh Phòng Bảo vệ Quầy bán lẻ Các đại lý Xưởng bia III. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Xí nghiệp 1. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở Xí nghiệp Bộ máy kế toán của Xí nghiệp được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Phòng Kế toán chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán và chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Ban giám đốc Xí nghiệp . Xí nghiệp có một phòng kế toán với 4 người chịu trách nhiệm ở các khâu khác nhau. - Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm về tình hình tài chính của Xí nghiệp , và làm công việc kế toán tổng hợp. Kế toán trưởng có quyền yêu cầu, giám sát và giao nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên kế toán, đôn đốc, giám sát việc sử dụng vốn của Phòng Kinh doanh, phân tích, đánh giá thuyết minh số liệu của các báo cáo tài chính kế toán. - Kế toán kho hàng: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại vật tư, hàng hoá trong quá trình sản xuất kinh doanh, lập báo cáo kinh doanh, báo cáo tồn kho vật tư theo niên độ kế toán. - Kế toán tiền lương - tài sản cố định: Có nhiệm vụ theo dõi quản lý tình hình tăng giảm tài sản cố định trong Xí nghiệp , tính toán phân bổ khấu hao hàng tháng, theo dõi ghi chép các nghiệp vụ về thanh lý, nhượng bán TSCĐ, đồng thời tính tiền lương phù hợp cho từng công nhân viên. - Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ tình hình chi tiền mặt, thanh toán với ngân hàng và ngân sách nhà nước, thực hiện chế độ báo cáo theo qui định. Với tình hình tổ chức công tác kế toán tập trung như trên, bộ máy kế toán của Xí nghiệp gọn nhẹ, đảm bảo tính thống nhất, đầy đủ và cung cấp kịp thời các thông tin, số liệu giúp Ban giám đốc trong việc quản lý tài chính, theo dõi kết quả hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp . Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp Kế toán trưởng Kế toán kho hàng Kế toán TL-TSCĐ Kế toán Thanh toán 2. Chứng từ và sổ kế toán: (Hệ thống sổ kế toán và chứng từ sổ kế toán). Trong xí nghiệp kế toán sử dụng chứng từ và sổ kế toán sau: + Sổ kế toán tổng hợp: Bao gồm sổ cái các tài khoản (ghi theo hệ thống tài khoản) dùng để hạch toán tổng hợp, mỗi một tài khoản được phản ánh trên một vài trang sổ và sổ đăng ký các chứng từ ghi sổ đã lập . + Các sổ và thẻ hạch toán chi tiết tương ứng với từng tài khoản cấp 1 cần mở chi tiết như sổ công nợ, sổ chi tiết tiền mặt, sổ TSCĐ, sổ vật tư, sổ tổng hợp chi phí sản xuất, sổ tiền gửi NH. Hình thức kế toán áp dụng của xí nghiệp Xí nghiệp bia Quang Trung áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Niên độ kế toán là một năm (từ 01/01 đến 31/12) đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là VNĐ. Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác theo tỉ giá công bố tại Ngân Hàng Nhà nước Việt Nam. Để đảm bảo độ chính xác của thông tin kế toán, kịp thơì xử lý khối lượng công việc và nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ kế toán , Xí nghiệp đã áp dụng kế toán máy vào vào công tác kế toán. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng kê chứng từ gốc, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết, sổ quỹ, sổ ngân hàng... Vào máy tính lập chứng từ ghi sổ, ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và vào sổ cái. Đối chiếu số liệu giữa sổ cái và sổ chi tiết, cuối tháng cộng sổ rút sổ số dư, lên bảng cân đối phát sinh và lập báo cáo tài chính theo qui định. Trình tự hạch toán vật liệu trên hệ thống sổ kế toán của hình thức chứng từ ghi sổ Sổ kế toán chi tiết NVL Chứng từ gốc Cập nhật trên máy tính (Chứng từ ghi sổ) Sổ đăng ký chi tiết (Sổ đăng ký CT ghi sổ) Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu Sổ cái tài khoản 152 Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Đối chiếu số liệu : Ghi cuối tháng IV. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp bia quang trung 1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại xí nghiệp. Sản phẩm của công ty là các loại bia ( bia hơi, bia chai Quang Trung), nguyên vật liệu của xí nghiệp như Malt, gạo tẻ, khí co2, đường... được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, tạo nên sự phong phú và đa dạng về chủng loại vật liệu ở đây, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí để sản xuất ra sản phẩm(70% trong giá thành). Sản xuất bia có tính chất thời vụ, lượng sản phẩm bia được tiêu thụ nhiều hơn vào mùa hè, mùa đông thì ít hơn. Do vậy mà việc mua nguyên vật liệu đầu vào cũng rất khó khăn, mà nguyên vật liệu cũng có theo mùa chính vì thế xí nghiệp phải dựa vào kinh nghiệm và số liệu điều tra phân tích về tình hình số lượng sản phẩm bán ra cũng như nguyên vật liệu để dự trữ đáp ứng kịp thời dây chuyền sản xuất, đáp ứng kịp thời nhu cầu của xã hôị. Từ những đặc điểm đã nêu trên của nguyên vật liệu cho thấy những khó khăn trong việc bảo quản nhập - xuất và hạch toán chi tiết vật liệu. Muốn quản lý một khối lượng chủng loại như vậy đòi hỏi phải thực hiện đồng bộ nhiều biện pháp quản lý ỏ tất cả các khâu. Có như vậy mới đảm bảo cung cấp một cách đầy đủ và đúng chất lượng vật liệu cho quá trình sản xuất tạo điều kiện cho xí nghiệp hoạt động được liên tục. 2. Phân loại nguyên vật liệu Xí nghiệp tiến hành phân loại nguyên vật liệu như sau: + Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng chủ yếu tham gia vào quá trình sản xuất, nguyên vật liệu chính là cơ sở hình thành nên thực thể sản phẩm. Do xí nghiệp sản xuất bia nên nguyên vật liệu chính rất đa dạng và phong phú, bao gồm: malt, cao, gạo tẻ, hoa viên, khí co2, đường. + Vật liệu phụ: Tuy không cấu thành nên thực thể sản phẩm song nó cũng có tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất. Vật liệu phụ bao gồm: dầu lạnh, bột lọc... + Nhiên liệu: Than... + Phế liệu thu hồi: Ga CO2 thu hồi sau sản xuất bia + Công cụ, dụng cụ: nhãn mác, chụp chai, vỏ chai. Việc phân loại vật liệu như trên nói chung là phù hợp với các đặc điểm của vật liệu trong xí nghiệp. Nó có vai trò quan trọng trong kế toán vật liệu giúp kế toán vật liệu theo dõi, phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của từng thứ, loại vật liệu. Từ đó giúp kế toán và lãnh đạo quản lý vật liệu một cách khoa học, hợp lý và chặt chẽ. 3. Đánh giá vật liệu: Như chúng ta đã biết thước đo cơ bản và chủ yếu của kế toán là thước đo giá trị. Tất cả các đối tượng kế toán phải được biểu hiện bằng tiền trên cơ sở đó kế toán mới thực sự phản ánh theo dõi giám đốc tài sản và mọi sự biến động của nó. Đánh giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để thể hiện giá trị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. Nguyên vật liệu là tài sản lưu động ở TK152" NVL" theo chế độ kế toán hiện hành vật liệu được đánh giá theo giá thành thực tế của vật liệu nhập kho. Đối với vật liệu nhập kho Vật liệu chủ yếu dùng cho sản xuất kinh doanh ở xí nghiệp bia Quang Trung được mua ngoài dưới hình thức: Giao nhận tại kho của xí nghiệp. Vì vậy trị giá vốn của nguyên vật liệu là giá mua đã được thoả thuận giữa hai bên theo hợp đồng kinh tế. Nguyên vật liệu của xí nghiệp chủ yếu nhập từ nước ngoài như malt nên giá thực tế phải chịu thuế nhập khẩu. Với đặc điểm là nghành sản xuất bia cho nên phải chịu thuế tiêu thụ đặc biệt ( bia chai 75%, bia hơi 50%) . Chính vì vậy giá ghi trên hoá đơn không tính thuế VAT. Nếu giao nhận tại kho của bên bán thì giá th