Luận văn Hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH thương mại và xây dựng Phương Linh

-5.5kw Cái 01 8.650.000 8.650.000 3 Quạt LTN7-22kw, gián tiếp Cái 01 31.450.000 31.450.000 Cộng tiền hàng: 92.500.000 Thuế suất GTGT: 10% x 50% Tiền thuế GTGT: 4.625.000 Tổng cộng tiền thanh toán 97.125.000 Số tiền viết bằng chữ: Chín mươi bảy triệu một trăm hai mươi lăm ngàn đồng chẵn./. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký,ghi rõ họ tên) ( Ký,ghi rõ họ tên) (ký, đóng dâu, ghi rõ họ tên) b) Quy trình xử lý nghiệp vụ Hiện nay, Công ty đang hạch toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp mở thẻ song song. Ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận được các chứng từ nhập- xuất thành phẩm, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn để ghi vào cột số tồn trên thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ - xuất để phân loại theo từng thứ thành phẩm cho phòng kế toán. Biểu 2.6 Công ty TNHH TM & XD Phương Linh Địa chỉ: Tổ 2, Cụm 5, Khương Đình, Thanh Xuân, Hà Nội Mẫu số: 06 - VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) ( Trích) THẺ KHO Từ ngày 01/12/2009 đến ngày 31/12/2009 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hóa: Quạt LTN5-5.5K Mã số: LTN55.5K Đơn vị tính: Cái Ngày N, X Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của KT SH nhập SH xuất Ngày tháng Nhập Xuất Tồn 01/12 Tồn kho 01/12/09 10 10/12 PX649 10/12 Xuất bán 1 9 16/12 PX655 16/12 Xuất bán 1 8 ... … … ... ... ... 31/12 PX670 31/12 Xuất bán 2 1 31/12 PX675 31/12 Xuất bán 1 0 31/12 Cộng SPS 0 10 31/12 Tồn kho 31/12/09 0 Ở phòng kế toán: Khi kế toán nhận được chứng từ nhập, xuất của thủ kho gửi lên, kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ và căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho rồi nhập vào máy. Cuối tháng đối chiếu với số liệu của thủ kho. Quy trình vào máy nghiệp vụ nhập - xuất kho đươc thực hiện trên phần mềm kế toán được thực hiện như sau: *)Đối với nghiệp vụ nhập kho thành phẩm: Chứng từ gốc làm căn cứ nhập liệu vào máy là Phiếu xuất kho mà thủ kho chuyển lên cho kế toán có đầy đủ các chữ ký của những người có trách nhiệm liên quan. Kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của Phiếu nhập kho trước khi nhập liệu vào máy. Quy trình nhập liệu được thể hiện qua ví dụ sau: Ngày 31/12/2009, Anh Trần Văn Dương ở tổ lắp ráp- Xưởng Quang Minh bàn giao nhập kho các thành phẩm sau đây: Quạt LTN12, gián tiếp không động cơ; số lượng: 1 cái Quạt LTN10, gián tiếp không động cơ; số lượng: 1 cái Quạt HTN7, 3Kw gián tiếp; số lượng : 2 cái Thủ kho nhận đủ số thành phẩm trên và đã làm thủ tục nhập kho đồng thời khi vào phiếu Nhập kho số 365 ngày 31/12/2009. Mẫu Phiếu nhập kho ở biểu 2.2 Căn cứ vào Phiếu nhập kho sau khi được kiểm tra, đối chiếu thì kế toán nhập liệu chứng từ này như sau: Từ giao diện màn hình chính chọn phần “Phiếu nhập kho”. Nhấn phím F4 để vào màn hình nhập liệu mới. Xuất hiện màn hình nhập liệu như sau: Màn hình 2.8 Trích màn hình phiếu nhập kho (nội bộ) Tại ô “loại phiếu nhập”: chọn loại 4- Nhập kho thành phẩm Tại ô “ Mã khách”: đánh mã TOLR( tổ lắp ráp) khi ô “ địa chỉ” sẽ tự động lên do đã mã hóa trước Tại ô “ Người giao hàng” : Căn cứ trên phiếu nhập kho đánh “ Trần Văn Dương” Tại ô “ Diễn giải’: nêu nội dung nghiệp vụ là “ Nhập kho quạt LTGTKDCN12, LTGTKDCN10, HTN73K” Tại ô “ Số PN” : Đánh số phiếu nhập trên phiếu nhập kho “ PN365” Tại ô “ Ngày pn” : Căn cứ ở phiếu nhập kho “ 31/12/2009” Tại ô “ Mã kho nhập’: Đánh “KTP” Tại ô “ Mã hàng” : Đánh mã hàng tương ứng đã được khai báo trước đó LTGTKDCN12 : Quạt LTN12, gián tiếp, không động cơ, LTGTKDCN10: Quạt LTN10, gián tiếp, không động cơ; HTN73K: Quạt HTN7, 3Kw gián tiếp Tại ô “Mã kho” : KTP Tại ô “ Số lượng” : Căn cứ vào số lượng thực nhập trên Hóa đơn để phản ánh tương ứng với các mã hàng Tại ô “ TK nợ” : 1552 Tại ô “ TK có” : 1541 Kiểm tra định khoản đã khai báo trước đó; một số ô đã được mặc định sẽ tự động chuyển sang ô trống khác chỉ cần dùng Enter hoặc tab để di chuyển tới các ô. Kết thúc tại ô “ Nhận” : ấn Enter => Sau khi cập nhật xong phần mềm sẽ tự động lên các sổ: Thẻ kho, Sổ chi tiết thành phẩm, Tổng hợp nhập xuất tồn, Tổng hợp hàng nhập kho ,... Sổ tổng hợp( Sổ nhật ký chung, sổ cái TK 155, 154). *) Đối với nghiệp vụ xuất kho thành phẩm Thành phẩm xuất kho để bán: Sau khi có lệnh yêu cầu xuất kho, thủ kho có nhiệm vụ làm thủ tục xuất kho. Sau đó thủ kho gửi Phiếu xuất kho (liên 2) lên cho kế toán vật tư kiểm tra và làm căn cứ vào máy. Sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ; kế toán nhập liệu vào máy trình tự theo ví dụ sau đây: Ngày 31/12/2009, Công ty xuất bán cho Công ty CP Kỹ thuật nhiệt năng số thành phẩm sau: Quạt LTN8-30kw, gián tiếp, có van gió; số lượng: 1 cái Quạt LTN5-5.5Kw, số lượng: 1 cái Quạt LTN7-22kw, gián tiếp; số lượng: 1 cái Công ty đã bàn giao đầy đủ cho anh Tuấn của Công ty Nhiệt năng và viết phiếu xuất kho số 675 ngày 31/12/2009 Mẫu Phiếu xuất kho ở biểu 2.3 Căn cứ vào Phiếu xuất kho sau khi được kiểm tra, đối chiếu thì kế toán nhập liệu chứng từ này như sau: Từ giao diện màn hình chính chọn phần “Phiếu xuất kho”. Nhấn phím F4 để vào màn hình nhập liệu mới. Xuất hiện màn hình nhập liệu như sau: Màn hình 2.9 Trích màn hình phiếu xuất kho Tại ô “ Loại phiếu xuất” : Chọn loại 9- Xuất khác Tại ô “ Mã khách” : Nhấn F5 để tìm tên Tại ô “ Địa chỉ” : Máy tự động lên nếu được khai báo khi khai báo mã khách hàng Tại ô “ Người nhận hàng” : Anh Tuấn Tại ô “ Diễn giải’: Xuất kho bán cho Cty CP Kỹ thuật Nhiệt Năng Tại ô “ Số Px”: PX 675 Tại ô “ Ngày Px”: 31/12/2009 Tại ô “ Mã kho” : KTP Tại ô “ Mã kho nhập”: Bỏ qua Tại ô “ Mã hàng” : Ấn F5 để tìm mã LTGTN8V30K : Quạt LTN8, gián tiếp, có van gió. LTN555K : Quạt LTN5-5.5Kw LTGTN722K : Quạt LTN7-22kw Tại ô “ Mã kho” : KTP Tại ô “Số lượng” : Đánh số lượng từng mặt hàng ghi trên phiếu xuất Tại ô “ TK nợ ” : 632 Tại ô “ TK có ” : 1552 Có một số ô đã được mặc định nên chỉ cần enter là tự động nhảy. Bước cuối cùng là nhấn nút “lưu” sau khi đã kiểm tra, đối chiếu với Phiếu xuất kho =>Sau khi cập nhật xong phần mềm sẽ tự động lên các sổ: Thẻ kho, Sổ chi tiết thành phẩm, Tổng hợp nhập xuất tồn, Tổng hợp hàng xuất kho,... Sổ tổng hợp( Sổ nhật ký chung, sổ cái TK 155, 632). Xuất thành phẩm cho chi nhánh: Khi có yêu cầu xuất thành phẩm do chi nhánh chuyển tới và được thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Thủ kho tiến hành làm thủ tục xuất kho rồi chuyển cho kế toán. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để nhập dữ liệu vào máy theo ví dụ sau đây: Ngày 20/12/2009, Công ty xuất thành phẩm vào cho chi nhánh ở TP.HCM giao cho Chị Trần Thị Cẩm Nhung theo phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Số PN: 72989, Ngày 20/12/2009 những thành phẩm sau: Quạt HTN5-0.37 kw, Trung quốc; số lượng: 4 cái Quạt HTN8- 7.5kw; số lượng: 1 cái Quạt LT5-7.5 kw,gián tiếp; số lượng: 1 cái Quạt LT7-18.5 kw,gián tiếp; số lượng: 1 cái Quạt LT inox N5- 7.5k, gián tiếp; số lượng: 3 cái Mẫu phiếu Xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ở biểu 2.4 Căn cứ vào Phiếu nhập kho sau khi được kiểm tra, đối chiếu thì kế toán nhập liệu chứng từ này như sau: Từ giao diện màn hình chính chọn phần “Phiếu xuất kho”. Nhấn phím F4 để vào màn hình nhập liệu mới. Xuất hiện màn hình nhập liệu như sau: Màn hình 2.10: Trích màn hình Phiếu xuất kho Tại ô “ Loại phiếu xuất” : Chọn loại 3- Xuất điều chuyển kho Tại ô “ Người nhận hàng” : Trần Thị Cẩm Nhung Tại ô “ Diễn giải’: Xuất điều chuyển kho vào kho CN Hồ Chí Minh Tại ô “ Số Px”: PX72989 Tại ô “ Ngày Px”: 20/12/2009 Tại ô “ Mã kho” : KTP Tại ô “ Mã kho nhập”: KCN Tại ô “ Mã hàng” : Ấn F5 để tìm mã ` HTN50.07TQ: Quạt HTN5-0.37 kw, Trung quốc; HTN87.5K: Quạt HTN8- 7.5kw; LTGTN57.5K: Quạt LT5-7.5 kw,gián tiếp; LTN718.5K: Quạt LT7-18.5 kw Tại ô “ Mã kho”: Đánh mã KTP (Kho thành phẩm) Tại ô “Số lượng” : Đánh số lượng từng mặt hàng ghi trên phiếu xuất Tại ô “ TK nợ ” : 157 Tại ô “ TK có ” : 1552 Có một số ô đã được mặc định nên chỉ cần enter là tự động nhảy. Bước cuối cùng là nhấn nút “ lưu” sau khi đã kiểm tra, đối chiếu với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. => Sau khi cập nhật xong phần mềm sẽ tự động lên các sổ: Thẻ kho, Sổ chi tiết thành phẩm, Tổng hợp nhập xuất tồn, Tổng hợp hàng xuất kho, ...Sổ tổng hợp( Sổ nhật ký chung, sổ cái TK 155, 157) Biểu 2.7 ( Trích) SỔ CHI TIẾT THÀNH PHẨM Tháng 12 năm 2009 Tên sản phẩm: Quạt LTN5-5.5K Đơn vị tính: Cái Mã số: LTN55.5K Kho : KTP – Kho thành phẩm Đơn vị tính : Đồng Chứng từ Diễn giải TK Đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày SL TT SL TT SL TT Tồn 01/12/2009 6.205.828,2 10 62.058.282 PXK 649 10/12 Xuất bán cho Cty thép Hòa Phát 1311 1 9 PXK 655 16/12 Xuất bán cho Cty Giấy Việt Trì 1311 1 8 … … ... ... ... ... ... ... PXK 670 31/12 Xuất bán cho Cty DV suất ăn CN 1111 2 1 PXK 675 31/12 Xuất bán cho Cty kỹ thuật nhiệt năng 1311 1 0 Cộng - 10 62.058.282 31/12 Tồn cuối kỳ - - Biểu 2.8 ( Trích) TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN Kho: 162 Trường Chinh Từ ngày 01/12/2009 đến ngày 31/12/2009 Đơn vị tính: đồng STT Mã vật tư Tên vật tư Đvt Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL Giá trị SL Giá trị SL Giá trị SL Giá trị 1 LTGTKDCN12 Quạt LTN12, gián tiếp không động cơ Cái 2 13.945.762 4 41.666.422 6 55.612.184 2 LTGTKDCN10 Quạt LTN10 gián tiếp không động cơ Cái 2 14.449.574 4 43.472.369 4 38.614.629 2 19.307.314 3 LTGTN830K Quạt LTN8-30 kw, gián tiếp, có van gió Cái 1 6.140.114 1 6.140.114 4 LTGTN722K Quạt LTN7-22kw, gián tiếp Cái 1 3.771.323 1 3.771.323 5 LTN5-5.5K Quạt LTN5-5.5K Cái 10 62.058.282 10 62.058.282 6 HTGTN80.75K Quạt HT N8-0.75 kw, gián tiếp Cái 2 12.168.748 2 12.168.748 7 HTGTN73K Quạt HT N7-3 kw, gián tiếp Cái 3 12.314.412 3 12.314.412 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 57 671.062.941 236 2.767.130.846 256 2.966.040.322 37 472.153.465 2.2.1.5 Kế toán tổng hợp thành phẩm Doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho thep phương pháp kê khai thường xuyên nên để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của thành phẩm kế toán sử dụng chủ yếu TK 155- Thành phẩm. Bên cạnh đó còn sử dụng các TK khác như: 157, 154, 632... Tất cả các chứng từ kế toán liên quan đến việc nhập xuất thành phẩm đều được tập hợp và phân loại tại phòng kế toán. Kế toán vật tư có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn, hợp lý trên chứng từ và định kỳ vào máy để hạch toán. Cuối tháng sau khi tính giá thành thực tế của thành phẩm và giá vốn hàng bán thì các số liệu liên quan đến giá trị thành phẩm nhập và xuất kho mới được lên sổ sách kế toán. Biểu 2.9 Công ty TNHH TM & XD Phương Linh Địa chỉ: Tổ 2, Cụm 5, Khương Đình, Thanh Xuân, Hà Nội Mẫu số S03b-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) (Trích)SỔ CÁI TÀI KHOẢN ( Dùng cho hình thức Nhật ký chung) Năm: 2009 Tên tài khoản: Thành phẩm TK: 155 Đơn vị: Đồng Số dư đầu kỳ: 671.062.941 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu NT Trang sổ Thứ tự dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 ... ... ... ... ... ... ... ... PX 72989 20/12/2009 Xuất cho chi nhánh TP.HCM 3/4 78 157 112.252.815 ... ... ... ... ... ... ... ... PN 365 31/12/2009 Nhập kho thành phẩm-TOHT 4/4 101 1541 29.494.305,75 PX 675 31/12/2009 Xuất bán cho Cty CP kỹ thuật Nhiệt Năng 4/4 102 632 36.854.877 ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng số phát sinh trong tháng ` 2.767.130.846 2.966.040.322 Số dư nợ cuối kỳ 472.153.465 - Sổ này có 4 trang, đánh số từ số 01 đến trang 4 2.2.2 Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH TM & XD Phương Linh 2.2.2.1 Các phương thức bán hàng và thanh toán Hiện nay Phương Linh đang trưng bày sản phẩm ở Showroom- Hà Nội, chi nhánh ở TP. HCM. Doanh nghiệp đang áp dụng phương thức bán hàng trực tiếp chủ yếu là thu tiền ngay. Khách hàng có thể đến mua tại cửa hàng đối với những sản phẩm đã được thiết kế trước hoặc đặt hàng qua điện thoại và phòng kinh doanh gửi lệnh yêu cầu sản xuất. Sản phẩm hoàn thành sẽ được chuyển về Kho thành phẩm ở 162- Trường Chinh. Khách hàng mua hàng có thể thanh toán 100% số tiền hàng hoặc đặt cọc một tiền khoản tiền sau khi ký hợp đồng và thanh toán số còn lại sau khi bàn giao hàng. Khách hàng mua sản phẩm của Phương Linh có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển tiền qua ngân hàng bằng hình thức chuyển khoản (ủy nhiệm chi, séc chuyển khoản... ) 2.2.2.2 Tổ chức kế toán doanh thu bán hàng a) Các chứng từ kế toán sử dụng Hóa đơn GTGT (Mẫu 01-GTKT-3LL) Các chứng từ thanh toán (Phiếu thu, giấy báo Có ngân hàng, Bảng sao kê của ngân hàng...) b) Tài khoản kế toán sử dụng Để phản ánh doanh thu bán hàng và thanh toán; doanh nghiệp đã sử dụng những tài khoản chủ yếu sau: TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK 512: Doanh thu nội bộ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp Và các tài khoản thanh toán khác (TK 111,112,131...) c) Quy trình xử lý số liệu Khách hàng mua hàng trực tiếp tại Showroom ở Hà Nội, sau khi nghiệm thu và bàn giao hàng cho khách hàng mà khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì bộ phận kế toán bán hàng ở trung tâm sẽ xuất Hoá đơn GTGT cho khách hàng. Hàng hóa của doanh nghiệp thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là giá bán chưa có thuế GTGT. Đối với chi nhánh, Công ty căn cứ vào Bảng kê hóa đơn hàng hóa bán ra do chi nhánh chuyển để lập Hóa đơn GTGT phản ánh hàng hóa tiêu thụ nội bộ gửi cho chi nhánh. Căn cứ vào Hóa đơn GTGT, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng nội bộ theo giá bán nội bộ chưa có thuế GTGT. Định kỳ căn cứ vào Hóa đơn GTGT, kế toán nhập dữ liệu vào máy để hạch toán. Từ đây máy sẽ tự động lên các sổ chi tiết, sổ cái, và các báo cáo liên quan. Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Khi đó căn cứ vào Phiếu thu hoặc giấy báo Có của ngân hàng để nhập dữ liệu máy để máy hạch toán. Hóa đơn sử dụng là Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại quyển gốc (Liên tím) Liên 2: Giao cho khách hàng (Liên đỏ) Liên 3: Lưu nội bộ (Liên xanh) Trường hợp khách hàng mua hàng chưa thanh toán Căn cứ nhập liệu là Hóa đơn GTGT phản ánh nghiệp vụ bán hàng phát sinh và thực sự hoàn thành. Từ giao diện màn hình chính chọn phần “Hóa đơn bán hàng cho nhiều kho”. Tiếp theo, nhấn phím F4 để vào màn hình nhập liệu mới hoặc kích chuột vào ô “tạo mới” ở phía dưới màn hình. Định khoản đối với nghiệp vụ bán hàng chưa thu tiền là: Nợ TK 1311(1312) Có TK 5112 Có TK 333111 Quy trình nhập liệu được thực hiện qua ví dụ sau: Ví dụ: Ngày 31/12/2009 Công ty xuất bán cho Công ty CP kỹ thuật Nhiệt Năng những thành phẩm sau (Giá bán chưa thuế VAT): Tên hàng hóa, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Quạt LTGTN8-30 kw, có van gió Cái 01 52.400.000 52.400.000 Quạt LTN5-5.5kw Cái 01 8.650.000 8.650.000 Quạt LTGTN7-22kw Cái 01 31.450.000 31.450.000 Kế toán đã viết Hóa đơn số 61734 ngày 31/12/2009 và khách hàng đã chấp nhận thanh toán. Thuế suất VAT của các mặt hàng trên là 5%. Mẫu hóa đơn đã trình bày ở biểu 2.5 Căn cứ vào Hóa đơn sau khi được kiểm tra, đối chiếu và giao cho khách hàng liên 2 thì kế toán thực hiện việc nhập liệu chứng từ này như sau: Màn hình 2.11 Trích màn hình Hóa đơn bán hàng cho nhiều kho Theo nội dung hóa đơn ví dụ trên: Tại ô “ Mã khách’: Nhấn phím F5 để tìm tên khách hàng. Xuất hiện mã khách KH149 và mặc định địa chỉ, MST của Công ty (do khai báo từ đầu). Tại ô “Người mua”: Đánh tên người mua theo HĐ Tại ô “ Diễn giải” : Nhập nội dung “ Xuất bán cho ...” VD: “ Xuất bán cho Công ty CP Kỹ Thuật Điện Năng. Tại ô “ Số hóa đơn”: Căn cứ vào Số trên HĐ VD: 0061734 Tại ô “ Số seri” : Căn cứ trên HĐ để nhập vào VD: RY/2009B Tại ô “ Ngày hạch toán” : Là ngày nhập chứng từ vào máy VD: 31/12/2009 Tại ô “ Ngày lập hđ” : Căn cứ vào ngày trên hóa đơn VD: 31/12/2009 Tại ô “ Mã nx( tk nợ)” : Nếu khách hàng trả tiền mặt thì vào 1111 ; còn nếu nợ hoặc chuyển khoản thì đánh 1311. VD: 1311. Tại ô “ Diễn giải thuế” : Đánh tên nhóm hàng như Quạt li tâm, quạt hướng trục, hệ thống hút lọc bụi... VD: Quạt li tâm. Tại ô “ Mã hàng” : Ấn F5 để tìm mã VD: LTGTN8V30K Tại ô “ kho”: Đánh mã KTP (Kho thành phẩm) Tại ô “Số lượng” : Đánh số lượng từng mặt hàng ghi trên hóa đơn Tại ô “Giá bán” : Đánh giá bán trên hóa đơn theo từng mặt hàng Tại ô “ Mã thuế” : Nếu thuế suất 10% đánh mã là 10; nêu thuế suất 5% thì đánh mã là 05... VD: HĐ trên đánh mã là 05 Có một số ô đã được mặc định nên chỉ cần enter là tự động nhảy. Bước cuối cùng là nhấn nút “ lưu” sau khi đã kiểm tra, đối chiếu với HĐ. => Sau khi nhập HĐ GTGT vào máy số liệu sẽ lên các sổ sau: - Các sổ chi tiết: sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua, Sổ chi tiết TK 3331 ... Cuối tháng có sổ báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng. - Sổ Nhật ký chung, các sổ nhật ký chuyên dùng (Sổ Nhật ký bán hàng) - Sổ cái các TK liên quan: Sổ cái TK511, TK131, TK3331.. Xem, in các sổ kế toán và báo cáo liên quan - Cách thứ nhất: Vào thanh tiêu đề ở trên cùng(Cho phép xem chi tiết hóa) + Vào “tổng hợp” => “Báo cáo nhật ký chung” => chọn “ Sổ Nhật ký chung”, “ Sổ Nhật ký bán hàng”, “ Sổ cái một tài khoản”: Để xem, in sổ Nhật ký chung, Nhật ký bán hàng, Sổ cái TK 511, 131, 3331. + Vào “tổng hợp” => “Báo cáo công nợ” => Lựa chọn loại sổ cần xem như sổ chi tiết thanh toán với người mua + Vào “ Bán hàng” => “ Báo cáo bán hàng” => lựa chọn sổ liên quan đến bán hàng như Sổ Nhật ký bán hàng, sổ chi tiết bán hàng… - Cách thứ hai(cho phép xem nhanh): Chọn loại báo cáo trên giao diện màn hình. +Xem, in Nhật ký chung, Nhật ký bán hàng, sổ cái của một tài khoản vào “Báo cáo nhật ký chung”=> lựa chọn loại sổ (Màn hình 2.6, 2.7) + Xem, in Sổ liên quan đến công nợ, ta vào phần “ Báo cáo công nợ” Sau đây trích một số sổ chủ yếu liên quan đến kế toán bán hàng: + Sổ chi tiết bán hàng (Biểu 2.10) + Sổ Nhật ký bán hàng (Biểu 2.11) + Sổ Cái TK 511(Biểu 2.12); TK 512(Biểu 2.13) Biểu 2.10 (Trích) SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Tháng 12/2009 Tên sản phẩm: Quạt LTN5-5.5kw Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải TK Đối ứng Doanh thu Thuế GTGT Các khoản giảm trừ doanh thu Số Ngày Số lương Đơn giá Thành tiền Thuế Hàng trả lại Giảm giá HD 65533 10/12 Xuất bán cho Cty CP Thép Hòa Phát 1311 1 8.900.000 8.900.000 445.000 HD 65549 16/12 Xuất bán cho Cty CP Giấy Việt Trì 1311 1 8.900.000 8.900.000 445.000 ... ... ... ... ... ... ... ... HD 44600 30/12 Xuất bán cho Cty TNHH STĐ Bình Nam 1311 2 18.095.238 9.047.619 904.762 HD 61729 31/12 Xuất bán cho Cty TNHH DV suất ăn CN Phương 1111 2 17.800.000 8.900.000 890.000 HD 61734 31/12 Xuất bán cho Cty CP Kỹ thuật Nhiệt năng 1311 1 8.650.000 8.650.000 432.500 Cộng phát sinh 10 98.966.667 4.948.333 Doanh thu thuần 98.966.667 Giá vốn hàng bán 62.058.280 Lãi gộp 36.908.387 Biểu 2.11 Công ty TNHH TM & XD Phương Linh Địa chỉ: Tổ 2, Cụm 5, Khương Đình, Thanh Xuân, Hà Nội Mẫu số S03a3-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) (Trích) SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG Từ ngày 01/12/2009 đến ngày 31/12/2009 Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Phải thu của người mua (ghi Nợ) Ghi có các tài khoản Số Ngày tháng Hàng hóa Thành phẩm Dịch vụ A B C D 1 2 3 4 HĐ 155061 03/12/2009 Xuất bán cho Công ty Doanh Ngân 11.550.000 ... ... ... ... HĐ 61734 31/12/2009 Xuất bán cho Cty CP Kỹ Thuật Nhiệt Năng 97.125.000 ... ... ... ... Cộng 3.229.037.788 Ngày …. tháng ... năm … Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng Biểu 2.12 Công ty TNHH TM & XD Phương Linh Địa chỉ: Tổ 2, Cụm 5, Khương Đình, Thanh Xuân, Hà Nội Mẫu số S03b-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) (Trích) SỔ CÁI TÀI KHOẢN ( Dùng cho hình thức Nhật ký chung) Năm: 2009 Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK: 511 Đơn vị: Đồng Số dư đầu kỳ: 0 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh SH NT Trang sổ Thứ tự dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 PT 510 03/12/2009 Cty TNHH SX & TM Intech- t. toán tiền hàng HĐ 6551 (03/12/09) 1/5 1 1111 13.700.000 ... ... ... ... ... ... ... ... HĐ 61734 31/12/2009 Xuất bán- Cty Kỹ thuật nhiệt năng- KH 149 5/5 107 1311 92.500.000 HĐ 61735 31/12/2009 Xuất bán- Cty CP XNK & SXTM Âu Mỹ- KH335 5/5 108 1311 25.714.290 HĐ 61736 31/12/2009 Xuất bán- Cty TNHH Trường Quang II- KH 193 5/5 109 1311 31.000.000 PKT 1270 31/12/2009 K/c Doanh thu bán hàng 511-> 911 5/5 110 911 3.427.410.970 Cộng số phát sinh trong tháng 3.427.410.970 3.427.410.970 Số dư cuối kỳ - Sổ này có 5 trang, đánh số từ số 01 đến trang 5 Ngày …. tháng ... năm … Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Biểu 2.13 Công ty TNHH TM & XD Phương Linh Địa chỉ: Tổ 2, Cụm 5, Khương Đình, Thanh Xuân, Hà Nội Mẫu số S03b-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI TÀI KHOẢN ( Dùng cho hình thức Nhật ký chung) Năm: 2009 Tên tài khoản: Doanh thu nội bộ TK: 512 Đơn vị: Đồng Số dư đầu kỳ: 0 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh SH NT Trang sổ Thứ tự dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 HĐ 61711 30/12/2009 Hàng xuất bán cho CN tháng 12/2009-CNHCM 1/1 1 1361 99.479.521 HĐ 61726 31/12/2009 Hàng xuất bán trong CN tháng 12/09-CNHCM 1/1 2 1361 33.650.000 PKT 1271 31/12/2009 K/c doanh thu bán hàng nội bộ 1/1 3 911 133.129.521 Cộng số phát sinh trong tháng 133.129.521 133.129.521 Số dư cuối kỳ -Sổ này có 1 trang, đánh số từ số 01 đến trang 1 Ngày …. tháng ... năm … Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Trường hợp khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Căn cứ để phản ánh nghiệp vụ bán hàng đã thanh toán là Hóa đơn GTGT, phiếu thu hoặc giấy báo Có của ngân hàng. Khi nhập liệu vào máy, đầu tiên thao tác như trường hợp bán hàng chưa thu tiền để phản ánh qua định khoản: Nợ TK 1311(1312) Có TK 5112 Có TK 333111 Việc treo qua TK 131 nhằm tránh nhập liệu trùng chứng từ. Sau đó nghiệp vụ thanh toán được thực hiện ở phần giao dịch kế toán “ Thu tiền” hoặc “ ngân hàng”. Nhấn F4 để tạo mới. Định khoản nghiệp vụ này như sau: Nợ TK 1111, 1121 Có TK 1311(1312) VD: Ngày 31/12/2009, Công ty TNHH Dịch vụ suất ăn công nghiệp Phương Nam thanh toán tiền hàng theo Hoá đơn GTGT 62729 ngày 31/12/2009. Kế toán thanh toán đã nhận đủ số tiền thanh toán như trên Hoá đơn. Biểu 2.14 PHIẾU THU Số: 566 Ngày 31/12/2009 Người nộp tiền: Anh Đức Địa chỉ: Cty Dịch vụ suất ăn công nghiệp Phương Nam Lý do nộp tiền: Thanh toán tiền hàng theo HĐ 62729 ngày 31/12/2009 Số tiền: 18.690.000 đồng. (Viết bằng chữ): Mười tám triệu sáu trăm tám chín mươi ngàn đồng chẵn Kèm theo .... chứng từ gốc:..... Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp tiền Thủ quỹ 2.2.2.3 Tổ chức kế toán phải thu khách hàng Các sản phẩm của Phương Linh chủ yếu được sản xuất theo các đơn đặt hàng, số lượng ít và thời gian sản xuất kéo dài từ 1 tuần trở lên. Để đảm bảo tiến độ giao hàng, các đơn đặt hàng phải gối đầu nhau, đan xen lẫn nhau. Nhằm tránh việc ứ đọng vốn, tăng khả năng thanh toán; việc bán chịu sản phẩm không nhiều. Chỉ với những bạn hàng quen thuộc, có uy tín và có mối quan hệ làm ăn qua lại với nhau; Công ty mới cho phép kéo dài hơn thời gian thu tiền hàng. Các khoản phải thu đều là các khoản phải thu ngắn hạn, không có các khoản phải thu dài hạn. Cuối tháng, kế toán và khách hàng gửi bảng đối chiếu công nợ giữa hai bên để kiểm tra lại và chốt số dư công nợ vào cuối tháng. Các chứng từ sử dụng: Hợp đồng thương mại, Phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT… Tài khoản sử dụng: TK 131- Phải thu của khách hàng Ngoài ra Công ty còn mở ra 2 TK chi tiết: TK 1311- Phải thu của khách hàng ngắn hạn; TK 1312- Phải thu của khách hàng dài hạn. Biểu 2.1 (Trích)SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Tài khoản 1311- Phải thu khách hàng ( Ngắn hạn) Khách hàng: CTy CP Kỹ thuật nhiệt năng Từ ngày 01/12/2009 đến ngày 31/12/2009 Đơn vị tính: đồng Số dư đầu kỳ : 30.000.000 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh trong kỳ Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có UNC 69 10/12/2009 Cty Nhiệt năng t.toán tiền hàng 1121 30.000.000 HD 44553 18/12/2009 /2009 Cty Nhiệt năng mua quạt 5112 78.050.000 Thuế VAT 33311 3.902.500 UNC 121 18/12/2009 Cty Nhiệt năng t.toán tiền hàng 1121 51.952.500 HD 44599 30/12/2009 Cty Nhiệt năng mua quạt 5112 34.500.000 Thuế VAT 33311 4.625.000 HD 61734 31/12/2009 Cty Nhiệt năng mua quạt 5112 92.500.000 Thuế VAT 33311 4.625.000 Cộng số phát sinh trong tháng 215.617.500 81.952.000 Số dư Nợ cuối kỳ 103.665.000 Biểu 2.16 Công ty TNHH TM & XD Phương Linh Địa chỉ: Tổ 2, Cụm 5, Khương Đình, Thanh Xuân, Hà Nội Mẫu số S03b-DN (Ban