Luận văn Hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước Chi Lăng tỉnh Lạng Sơn

Tổng Giám đốc Kho bạc Nhà nước giao. 2.1.4 Vai trò của Kho bạc Nhà nước Chi Lăng đối với kiểm soát chi thường xuyên qua Kho bạc Nhà nước Kho bạc Nhà nước nói chung giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong khâu thanh toán và quyết toán chi tiêu ngân sách nhà nước. Kho bạc Nhà nước trở thành “trạm gác cổng cuối cùng của chu trình quản lý ngân sách” được nhà nước giao nhiệm vụ kiểm soát trước khi đồng vốn của Nhà nước ra khỏi quỹ ngân sách nhà nước. Thực hiện nhiệm vụ này, Kho bạc Nhà nước Chi Lăng nói riêng luôn chủ động bố trí vốn để chi trả đầy đủ, kịp thời và chính xác cho các cơ quan, đơn vị theo lệnh của cơ quan tài chính, yêu cầu đơn vị rút dự toán kinh phí trên cơ sở dự toán ngân sách nhà nước đã được duyệt và dự toán kinh phí đã được phân phối và thông báo. Mặt khác, Kho bạc Nhà nước Chi Lăng thường xuyên cải tiến quy trình và thủ tục cấp phát, thanh toán, mở rộng hình thức thanh toán liên Kho Bạc, cải tiến chế độ kế toán, ứng dụng rộng rãi công nghệ thông tin trong xử lý nghiệp vụ, từng bước thực hiện cơ chế thanh toán trực tiếp cho người thụ hưởng NSNN hoặc cung cấp hàng hoá, dịch vụ theo tính chất của từng khoản chi. Kho bạc Nhà nước Chi Lăng thực hiện công tác hạch toán, kế toán các khoản chi thường xuyên ngân sách nhà nước theo đúng mục lục Ngân sách nhà nước, đồng thời cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của cơ quan tài chính và lãnh đạo chính quyền các cấp, phối hợp với cơ quan tài chính trong việc bố trí, sắp xếp các nhu cầu chi, bảo đảm không gây khó khăn cho đơn vịsử dụng ngân sách và công tác điều hành Ngân sách cũng được thông thoáng. Kho bạc Nhà nước Chi Lăng không đơn thuần là người xuất, nhập quỹ ngân sách nhà nước theo lệnh, mà còn có trách nhiệm quản lý và điều hành quỹ Ngân sách nhà nước. 38 Kho bạc Nhà nước là người chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, hợp lệ của các khoản chi. Luật pháp giao Kho bạc Nhà nước nhiệm vụ kiểm tra việc sử dụng kinh phí Ngân sách nhà nước cấp cho các cơ quan, đơn vị, bảo đảm đúng mục đích, chế độ, tiêu chuẩn, định mức. Trong quá trình kiểm tra, nếu phát hiện được cơ quan, đơn vị sử dụng kinh phí sai mục đích, không có hiệu quả, Kho bạc Nhà nước được phép từ chối thanh toán và phải chịu trách nhiệm về quyết định của mình. Như vậy việc kiểm tra và xử lý của Kho bạc Nhà nước không những hạn chế được tình trạng thất thoát, lãng phí quỹ Ngân sách nhà nước, mà còn đảm bảo cho việc sử dụng Ngân sách nhà nước tiết kiệm, có hiệu quả. Thông qua việc thực hiện nhiệm vụ cấp phát, thanh toán các khoản chi NSNN, Kho bạc Nhà nước còn tiến hành tổng hợp, phân tích, đánh giá tình hình chi Ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước theo từng nhiệm vụ chi và từng cấp ngân sách. Từ đó rút ra kết quả, tồn tại và nguyên nhân giúp cơ quan hữu quan hoàn thiện cơ chế cấp phát, thanh toán các khoản chi Ngân sách nhà nước qua Kho Bạc Nhà Nước. 2.1.5 Kết quả chi thường xuyên Ngân sách Nhà nước qua Kho bạc Nhà nước Chi Lăng Bảng 2.1: Số liệu chi NSNN qua KBNN Chi Lăng từ năm 2013 đến 2016: Đơn vị tính: triệu đồng Nội dung Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Chi thường xuyên 387.933 446.096 437.687 456.665 Tổng chi NSNN 400.181 467.182 461.820 496.071 Tỷ lệ chi thường xuyên 96,94 95,49 94,77 92,06 ( Nguồn KBNN Chi Lăng) Qua bảng số liệu ta thấy: Khoản mục chi thường xuyên NSNN chiếm một tỷ trọng lớn (trên 90%) trong tổng chi NSNN tại địa bàn huyện Chi Lăng. Năm 2013 là 387.933 triệu đồng, chiếm 96,94%, năm 2014 là 446.096 triệu đồng, chiếm 95,49%, năm 2015 là 437.687 triệu đồng chiếm 94,77%, năm 2016 là 456.665 triệu đồng chiếm 92,06%. Đáng lưu ý qua bảng trên ta thấy tỉ lệ chi thường xuyên NSNN tại địa bàn huyện Chi lăng giảm dần nhưng 39 tổng chi NSNN vẫn tăng do huyện cắt giảm chi thường xuyên để chi cho đầu tư phát triển. Bảng 2.2: So sánh chi thường xuyên qua các năm từ 2013 đến 2016 Đơn vị tính: triệu đồng Nội dung chi Năm 2014 so với năm 2013 Năm 2015 so với năm 2014 Năm 2016 so với năm 2015 Chênh lệch Tỷ lệ (%) Chênh lệch Tỷ lệ (%) Chênh lệch Tỷ lệ (%) Chi NS TW 6.240 120,60 1.145 103,13 122 100,32 Chi NS địa phương NS tỉnh 3.207 112,25 2.888 109,82 295 101,02 NS huyện 32.112 111,37 -12.643 95,92 15.713 105,29 NS xã 16.602 130,95 203 100,28 2.848 104,04 Tổng chi NS địa phương 51.921 118,19 -5.362 98,85 34.252 107,42 Tổng chi thường xuyên 58.161 119,36 -8.409 98,11 18.978 102,00 ( Nguồn KBNN Chi Lăng) Nhìn chung tình hình chi NSNN có xu hướng tăng qua các năm, đây cũng là một tất yếu vì kinh tế xã hội càng phát triển thì nhu cầu chi tiêu của nền kinh tế cũng được nâng cao, mặt khác năm 2013 mức lương cơ bản tăng từ 1.050.000 đồng lên 1.150.000 đồng, năm 2016 mức lương cơ bản tăng từ 1.150.000 đồng lên 1.210.000 đồng. Tuy nhiên năm 2015 so với năm 2014 có giảm là do nguồn thu của huyện không đạt kết quả cao nên không tăng chi NSNN được và nguồn chi thường xuyên cũng ít hơn năm 2014. Do vậy việc cấp phát NSNN cũng tăng lên đáng kể. Chi thường xuyên NSTW năm 2014 so với năm 2013 tăng 6.240 triệu đồng, tương ứng tăng 20,60%, năm 2015 so với năm 2014 tăng 1.145 triệu đồng, tương ứng tăng 3,13%, năm 2016 so với năm 2015 tăng 122 triệu đồng, tương ứng tăng 0,32% Chi thường xuyên NS địa phương năm 2014 so với năm 2013 tăng 51.921 triệu đồng, tương ứng tăng 18,19%, năm 2015 so với năm 2014giảm 5.362 triệu đồng, tương ứng giảm 1,15%, năm 2016 so với năm 2015 tăng 34.252 triệu đồng, tương ứng tăng 7,42%. 40 Tổng chi thường xuyên cũng thay đổi nhưng theo chiều hướng tăng cụ thể năm 2014 so với năm 2013 tăng 58.161 triệu đồng, tương ứng tăng 19,36%, năm 2015 so với năm 2014 giảm 8.409 triệu đồng, tương ứng giảm 1,89%, năm 2016 so với năm 2015 tăng 18.978 triệu đồng, tương ứng tăng 2%. Ta thấy tốc độ chi qua các năm trên địa bàn huyện tăng qua các năm tuy nhiên khoảng cách không quá lớn. Năm 2015 chi NSNN có so với năm 2014 có giảm là do nguồn thu của địa bàn huyện bị giảm so với các năm nên không bổ sung thêm ngoài dự toán giao đầu năm nên tỉ lệ chi ít hơn năm trước. 2.2 Thực trạng công tác kiểm soát chi thường xuyên Ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước Chi Lăng trong thời gian qua Kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN Chi Lăng là việc KBNN Chi Lăng tiến hành kiểm tra, kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ chi thường xuyên NSNN. Kiểm tra, kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ về con dấu và chữ ký của Thủ trưởng và kế toán ĐVSDNS. Kiểm tra, kiểm soát các điều kiện chi theo chế độ quy định (đã có trong dự toán chi NSNN hàng năm được giao, đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức. Các khoản chi phải được thủ trưởng đơn vị sử dụng Ngân sách chuẩn chi, các khoản chi phải có đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ). Vì vậy, các quy định về kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN đang được thực hiện ở Kho bạc Nhà nước Chi Lăng dựa trên hai thông tư chính là: Bộ Tài chính (2012), Thông tư 161/2012/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 02/10/2012 quy định chế độ kiểm soát, thanh toán khoản chi Ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước, NXB Tài chính, Hà Nội. [6] Bộ Tài chính (2016), Thông tư số 39/2016/TT-BTC ngày 01/3/2016 của Bộ tài chínhsửu đổi bổ sung một số điều của Thông tư 161/2012/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 02/10/2012quy định chế độ kiểm soát, thanh toán khoản chi Ngân sáchnhà nước qua Kho bạc Nhà nước, NXB Tài chính, Hà Nội. [7] 2.2.1 Kiểm soát các khoản chi thanh toán cho cá nhân Tại KBNN Chi Lăng, nội dung chi thanh toán cho cá nhân bao gồm: Tiền lương, tiền công, phụ cấp lương, học bổng học sinh, sinh viên, tiền thưởng, phúc lợi tập 41 thểđược phản ánh từ mục 6001 đến mục 6449 của mục lục NSNN hiện hành (nhóm mục chi thanh toán cá nhân). KBNN Chi Lăng thực hiện kiểm soát các khoản chi thuộc nhóm mục chi này như sau: Kiểm soát các khoản chi lương và phụ cấp lương. Căn cứ chi: Khoản chi có trong dự toán NSNN được giao: Đầu năm, đơn vị sử dụng NSNN gửi Kho Bạc dự toán chi NSNN năm được duyệt trong đó có khoản chi về lương và phụ cấp lương, bảng đăng ký biên chế quỹ lương được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt (Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn duyệt cho đơn vị sử dụng NSNN cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân huyện Chi Lăng duyệt cho đơn vị cấp huyện, đơn vị trung ương đóng trên địa bàn tỉnh do cơ quan chủ quản cấp trên duyệt ví dụ như: Chi cục Thuế huyện Chi Lăng do Cục Thuế tỉnh Lạng Sơn phê duyệt, Trường THPT do sở Giáo dục và đào tạo duyệt Trong năm khi có sự thay đổi về biên chế, quỹ lương, đơn vị sử dụng NSNN phải bổ sung bảng đăng ký điều chỉnh đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Hàng tháng, khi nhận giấy rút dự toán NSNN kèm danh sách chi trả lương, phụ cấp lương và bảng tăng, giảm biên chế, quỹ lương (nếu có) do đơn vị sử dụng NSNN gửi đến, Kho bạc Nhà nước đối chiếu danh sách chi trả lương, phụ cấp lương với bảng đăng ký biên chế quỹ lương năm hoặc bảng đăng ký điều chỉnh, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp với giấy rút dự toán, kiểm tra số dư dự toán, tồn quỹ ngân sách Nếu chưa đủ điều kiện thanh toán do hồ sơ chưa đầy đủ, sai các yếu tố trên chứng từ thì trả lại hồ sơ và hướng dẫn đơn vị hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định. Nếu phát hiện chi không đúng chế độ, tồn quỹ ngân sách, số dư dự toán không đủ cấp phát thì từ chối cấp phát, thông báo và trả hồ sơ cho đơn vị. Nếu đủ điều kiện cấp phát, KBNN thực hiện cấp thanh toán cho đơn vị để chi trả cho người được hưởng (trường hợp đầu năm, đơn vị chưa được giao dự toán, Kho Bạc chỉ cấp tạm ứng cho đơn vị. Khi ĐVSDNS được giao dự toán, Kho bạc thực hiện thanh toán tạm ứng cho đơn vị và thu hồi dự toán đã ứng). Kiểm soát các khoản thanh toán cho các cá nhân thuê ngoài: Căn cứ vào dự toán NSNN được cấp có thẩm quyền giao, nội dung thanh toán theo hợp đồng kinh 42 tế, hợp đồng lao động, giấy rút dự toán NSNN của đơn vị, KBNN thực hiện thanh toán trựctiếp cho người được hưởng hoặc cấp qua đơn vị để thanh toán cho người được hưởng. Kiểm soát chi thu nhập tăng thêm từ nguồn kinh phí tiết kiệm của đơn vị tự chủ: Trong năm, sau khi thực hiện quý trước, nếu xét thấy đơn vị có khả năng tiết kiệm được kinh phí, thủ trưởng đơn vị căn cứ vào số kinh phí dự kiến tiết kiệm được, lập giấy rút dự toán NSNN để tạm chi thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức trong đơn vị theo quý. Kết thúc năm ngân sách, sau khi đơn vị xác định được chính xác số thực tiết kiệm, căn cứ vào đề nghị thanh toán tạm ứng (phần tạm ứng chi thu nhập tăng thêm) của đơn vị, Kho Bạc làm thủ tục thanh toán phần chi thu nhập tăng thêm cho đơn vị và thu hồi phần kinh phí đã tạm ứng. Hồ sơ kiểm soát chi: Gửi 02 Giấy rút dự toán (thanh toán); 01 bảng kê thanh toán ghi chi tiết từng nội dung chi theo mẫu quy định. Tùy theo từng nội dung chi, khách hàng gửi kèm theo các tài liệu, chứng từ sau: Đối với các khoản chi tiền lương, các khoản đóng góp, chi cho cán bộ xã đương chức: danh sách những người hưởng lương, danh sách những người hưởng tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng, danh sách cán bộ xã, đương chức (gửi lần đầu và gửi khi có bổ sung, điều chỉnh). Chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan hành chính thực hiện: Danh sách cán bộ được hưởng, bảng tính thu nhập tăng thêm chi tiết đến từng hệ số, từng cá nhân. Các khoản thanh toán khác cho cá nhân khác: danh sách theo từng lần thanh toán. Đối với thanh toán cá nhân thuê ngoài: hợp đồng thuê khoán, thanh lý (Biên bản nghiệm thu), hợp đồng (nếu có). 43 Quy trình nghiệp vụ kiểm soát chi qua KBNN Chi Lăng như sau: Thanh toán cho cá nhân có tài khoản tại Ngân hàng Chuyển trả (nếu có)Bước 1 Bước 6 Bước 8 Bước 7 Bước 9 Trao đổi (nếu có Bước 2 Bước3 Bước 4 Bước 5 Sơ đồ 2.2 Quy trình kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN Chi Lăng bằng hình thức thanh toán song phương điện tử Bước 1: Cán bộ kiểm soát chi thường xuyên tiếp nhận hồ sơ, chứng từ Trong bước này cán bộ KSC kiểm tra sơ bộ toàn bộ hồ sơ, chứng từ, tiến hành phân loại hồ sơ, chứng từ, nếu có sai sót thì cán bộ KSC hướng dẫn ĐVSDNS lập lại, bổ sung hồ sơ còn thiếu, lập phiếu giao nhận hồ sơ và thực hiện cam kết thời gian xử lý công việc. Sau khi hoàn thành tiếp nhận, phân loại hồ sơ, cán bộ KSC kiểm tra số dư tài khoản dự toán của ĐVSDNS, kiểm tra hồ sơ, chứng từ có hợp lệ, hợp pháp hay không, kiểm tra nội dung chi phù hợp với tiêu chuẩn, định mức chế độ của cấp có thẩm quyền quy định và quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị. Kiểm soát mẫu dấu, chữ ký của chủ tài khoản, Kế toán trưởng trên giấy rút dự toán với bản đăng ký mẫu dấu, chữ ký được lưu qua KBNN Chi Lăng. Kiểm tra hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định đối với từng khoản chi. Kế toán viên Kế toán viên bảo quản lưu trữ Giám đốc (người ủy quyền) Kế toán trưởng (người ủy quyền) Đơn vị sử dụng NSNN Ngân hàng Thương mại Đơn vị, Người thụ hưởng 44 Kiểm soát việc tuân thủ thanh toán không dùng tiền mặt. Nếu hồ sơ đáp ứng đầy đủ điều kiện chi NSNN theo quy định, KTV thực hiện hạch toán kế toán, ký chứng từ và chuyển toàn bộ hồ sơ, chứng từ cho KTT (hoặc người được uỷ quyền) theo quy định. Nếu khoản chi không đủ điều kiện chi NSNN theo quy định (sai chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi, không đúng đối tượng, mục đích theo dự toán được duyệt, hồ sơ còn thiếu hoặc phải hoàn chỉnh, bổ sung), Kế toán viên lập thông báo từ chối thanh toán trình lãnh đạo KBNN Chi Lăng ký gửi cho đơn vị sử dụng ngân sách. Đây là bước quan trọng nhất của quy trình KSC NSNN qua KBNN Chi Lăng, trong bước này cán bộ KSC đã tiến hành kiểm soát các điều kiện của các khoản chi phải có trong dự toán được duyệt, đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước và quy chế chi tiêu của đơn vị, được Thủ trưởng ĐVSDNS chuẩn chi và đầy đủ hồ sơ quy định từng khoản chi. Bước 2: Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) kiểm soát, ký chứng từ Sau khi kiểm soát xong, cán bộ KSC trình Kế toán trưởng hồ sơ, chứng từ, kế toán trưởng kiểm tra và sẽ ký trên chứng từ, đồng thời ký trên chương trình Tabmis sau đó chuyển lại cho kế toán viên. Bước 3: Kế toán viên giao diện sang chương trình thanh toán song phương điện tử Kế toán viên thực hiện thanh toán trên chương trình Tabmis, chạy giao diện Tabmis sang chương trình thanh toán song phương điện tử chuyển lại chứng từ cho Kế toán trưởng ký trên chương trình TTSPĐT. Bước 4: Kế toán trưởng kiểm soát, ký duyệt trên chương trình thanh toán song phương điện tử Kế toán trưởng ký duyệt trên chương trình thanh toán song phương điện tử, sau đó chuyển chứng từ cho kế toán viên mang trình giám đốc hoặc người được uỷ quyền ký. Bước 5: Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) ký Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) xem xét. Nếu đủ điều kiện thì ký chứng từ giấy, chương trình TTSPĐT và chuyển cho KTV. Trường hợp Giám đốc (hoặc người 45 được uỷ quyền) không đồng ý tạm ứng hay thanh toán, thì chuyển trả hồ sơ, chứng từ cho KTV. KTV KBNN lập thông báo từ chối thanh toán trình lãnh đạo KBNN ký gửi cho đơn vị sử dụng ngân sách . Bước 6: Thực hiện thanh toán Chứng từ đã được ký trên chương trình thanh toán song phương, giao diện chuyển cho Thanh toán viên của ngân hàng, thanh toán viên nhận được lệnh chuyển đúng theo tên, tài khoản và số tiền cho người thụ hưởng. Bước 7: Trả tài liệu, chứng từ cho đơn vị sử dụng ngân sách Giám đốc trả lại chứng từ cho KTV, KTV thực hiện đóng dấu trên các liên chứng từ, trả lại liên báo nợ cho khách hàng. Các tài liệu, chứng từ trả lại khách hàng bao gồm chứng từ báo nợ cho khách hàng, các hồ sơ, tài liệu khác có liên quan. Bước 8: Lưu trữ hồ sơ, chứng từ: Tài liệu, chứng từ lưu qua KBNN Chi Lăng bao gồm: Liên chứng từ kế toán. Bảng kê chứng từ thanh toán, Quyết định phê duyệt kết quả lựa chon nhà thầu, hợp đồng, nghiệm thu (nếu có). Dự toán chi NSNN (lưu riêng từng đơn vị để tiện theo dõi, cuối năm đóng thành tập riêng theo từng đơn vị). Danh sách những người hưởng lương, phụ cấp (lưu cùng với quy chế chi tiêu của đơn vị). Danh sách phê duyệt chỉ tiêu biên chế của cấp có thẩm quyền. Quyết định giao quyền tự chủ, đơn vị sự nghiệp (nếu có). Tất cả các hồ sơ lưu qua KBNN phải là bản gốc hoặc bản chính. Đối với trường hợp thanh toán bằng tiền mặt, KTV đóng dấu kế toán lên các liên chứng từ, chuyển các liên chứng từ chi tiền cho thủ quỹ theo đường nội bộ. 46 Bước 9: Trao đổi (nếu có) Trường hợp Kế toán viên lưu trữ mã phát hiện kế toán viên bàn giao chứng từ chưa đầy đủ so với liệt kê thì chuyển trả lại, trao đổi để kế toán viên hoàn thiện đầy đủ trước khi đóng chứng từ lưu trữ. Trường hợp người thụ hưởng không có tài khoản tại Ngân hàng, đơn vị sử dụng Ngân sách thực hiện rút tiền mặt tại quỹ theo quy trình như sau Bước 5 Bước 1 Bước 6 Bước 4 Bước 1 Bước 8 Bước 7 Bước 2 Bước 3 Sơ đồ 2.3 Quy trình kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN Chi Lăng bằng hình thức rút tiền mặt. Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ, kiểm soát hồ sơ Kế toán viên tiếp nhận hồ sơ, chứng từ từ ĐVSDNS mang đến và nhập vào hệ thống Tabmis và trình Kế toán trưởng ký chứng từ giấy và trên chương trình Tabmis. Bước 2: Kế toán trưởng kiểm soát, ký chứng từ Sau khi Kế toán viên kiểm tra, nhập chứng từ vào chương trình Tabmis, trình Kế toán trưởng ký và kiểm soát các chứng từ, hồ sơ. Bước 3: Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) ký Kế toán viên Kế toán bảo quản lưu trữ Giám đốc Kế toán trưởng Đơn vị sử dụng NSNN Thủ quỹ 47 Khi Kế toán trưởng ký, kiểm soát sau đó đưa chứng từ cho Kế toán viên mang trình giám đốc hoặc người ủy quyền ký chứng từ giấy. Bước 4: Thủ quỹ tiếp nhận chứng từ, kiểm soát chứng từ Thủ quỹ nhận và kiểm soát chứng từ chi tiền mặt (ngày, tháng chứng từ, họ tên, địa chỉ người lĩnh tiền, đối chiếu thông tin trên giấy CMND, số tiền bằng số và bằng chữ có khớp nhau không). Bước 5: Chi tiền mặt tại quỹ Thủ quỹ lập bảng kê chi tiền, nhập sổ quỹ trên máy, chi tiền cho khách hàng và yêu cầu khách hàng ký vào bảng kê chi và chứng từ rút dự toán NSNN, thủ quỹ ký vào chức danh “thủ quỹ” và đóng dấu “đã chi tiền” lên bảng kê và liên chứng từ chi rút dự toán NSNN, sau đó trả 01 liên chứng từ chi cho khách hàng. Thủ quỹ trả các liên chứng từ còn lại cho kế toán viên theo đường nội bộ. Bước 6,7: Giám đốc, thủy quỹ trả lại chứng cho Kế toán viên Kế toán viên nhận chứng từ từ giám đốc hoặc người ủy quyền, thủ quỹ để tách chứng từ lưu theo quy định về lưu trữ. Bước 8: Lưu hồ sơ, chứng từ Kế toán viên bảo quản lưu trữ hồ sơ theo quy định theo quyết định số 858/QĐ-KBNN của Kho bạc Nhà nước Về việc ban hành Quy chế bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy tài liệu kế toán của hệ thống Kho bạc Nhà nước trong điều kiện vận hành TABMIS. Hiện nay, KBNN Chi Lăng thực hiện theo cơ chế 1 cửa, mỗi kế toán viên thực hiện quản lý theo từng nhóm đơn vị giao dịch. Qua KBNN Chi Lăng đến thời điểm năm 2016 có 157 đơn vị sử dụng ngân sách phải kiểm soát với số lượng cán bộ kiểm soát chi là 07 cán bộ, công việc được chia đều cho các cán bộ kiểm soát chi, đồng thời phải đảm nhiệm thêm công tác hạch toán kế toán các khoản chi NSNN nên việc KSC theo quy định như hiện nay là rất khó đem lại hiệu quả cao. Kiểm soát chi lương, phụ cấp của đơn vị sự nghiệp vẫn còn không đúng, tính sai chế độ cho CBCC, nguyên nhân cơ bản: 48 Một là do kế toán đơn vị giao dịch cố ý làm sai, qua mắt cán bộ kiểm soát chi KBNN. Hai là cán bộ kiểm soát chi vẫn dựa trên tinh thần tin tưởng Kế toán đơn vị giao dịch, không kiểm soát chặt chẽ gây thất thoát quỹ NSNN. 2.2.2 Kiểm soát các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn Các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn qua KBNN Chi Lăng bao gồm: Chi thanh toán dịch vụ công cộng, chi mua vật tư văn phòng, chi thông tin, tuyên truyền, liên lạc, chi hội nghị, công tác phí... Kho bạc Chi Lăng căn cứ vào nhóm mục chi nghiệp vụ chuyên môn trong dự toán NSNN được cấp có thẩm quyền giao, các chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi nghiệp vụ chuyên môn cho từng lĩnh vực, giấy rút dự toán NSNN của đơn vị sử dụng NSNN và các hồ sơ, chứng từ có liên quan (trừ các khoản thanh toán văn phòng phẩm, công tác phí, cước điện thoại được đơn vị thực hiện chế độ tự chủ khoán theo quy chế chi tiêu nội bộ) nếu đủ điều kiện thì thực hiện thanh toán cho đơn vị. Khi dự toán nhóm mục chi nghiệp vụ chuyên môn không đủ để chi, đơn vị sử dụng NSNN có thể chi từ dự toán của nhóm mục chi khác (dự toán của nhóm mục chi khác có thể chi cho tất cả các mục) song phải hạch toán đúng mục chi. Đối với cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện chế độ tự chủ, KBNN Chi Lăng căn cứ vào chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu được quy định tại quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị để kiểm soát. Trường hợp đơn vị thực hiện chế độ tự chủ quyết định chi vượt quá mức chi quy định tại quy chế chi tiêu nội bộ nhưng không vượt quá mức chi do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành, thì KBNN chấp nhận thanh toán khi có văn bản đề nghị của thủ trưởng đơn vị. Hồ sơ kiểm soát chi: Dự toán chi NSNN năm được duyệt hoặc điều chỉnh (nếu có). Hợp đồng kinh tế với đơn vị gia công hoặc đơn vị cung cấp hàng hoá. Trường hợp mua sắm có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên phải có quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm-thu thanh lý. 49 Trường hợp mua sắm có giá trị nhỏ hơn 20 triệu đồng không phải đấu thầu thì hồ sơ chứng từ chỉ cần giấy rút dự toán và bảng kê chứng từ kèm theo. Đối với các khoản chi mua sắm đồ dùng, trang bị phương tiện, dụng cụ làm việc. Quy trình kiểm soát thực hiện qua KBNN Chi Lăng giống như chi thanh toán cho cá nhân. 2.2.3 Kiểm soát chi mua đồ dùng, trang thiết bị, phương tiện làm việc, mua sắm sửa chữa tài sản và xây dựng nhỏ Đối tượng kiểm soát bao gồm: các khoản chi mua sắm, sửa chữa tài sản cố định (vô hình hoặc hữu hình) như: bằng sáng chế, phần mềm máy tính, ô tô, tàu thuyền, máy vi tính, máy phô tô, trang thiết bị kỹ thuật chuyên dùng có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên; các khoản chi xây dựng nhỏ như: trụ sở, vật tư văn phòng, đường điện, cấp thoát nước... Đây cũng là một khoản chi tương đối lớn qua Kho bạc Nhà nước Chi Lăng nhưng lại có nhiều vấn đề khó khăn trong công tác kiểm soát. Do yêu cầu công việc ngày càng nhiều, để đạt hiệu quả cao trong công tác đòi hỏi phải có nhiều phương tiện làm việc, nhu cầu chi tiêu cho mua sắm tài sản phục vụ cho công tác chuyên môn ngày càng tăng. Cùng với nó, chi cho sửa chữa thường xuyên và sửa chữa lớn tài sản cố định là nhu cầu thiết yếu tại bất kỳ đơn vị nào để đảm bảo cho công việc được diễn ra bình thường. Tuy nhiên, đây là các khoản chi không thuộc hạng mục ưu tiên, việc cấp kinh phí thường được dồn vào những tháng cuối năm ngân sách khi mà Bộ, các cấp, các ngành cân đối xong vốn ngân sách, còn dư nguồn thì chuyển vốn xuống, cấp ồ ạt cho các đơn vị cấp dưới, việc chi tiêu của các đơn vị trở nên bị động, dẫn đến mua sắm bừa bãi, trong thời gian ngắn nên công việc sửa chữa không hoàn tất được tiến độ theo kế hoạch. Việc các đơn vị rút tiền nhiều vào cuối năm cũng như tìm mọi cách hoàn thiện chứng từ để được thanh toán vốn gây nhiều khó khăn cho KBNN Chi Lăng trong việc kiểm soát, thanh toán. Mặc dù nhóm mục chi này chưa có hệ thống, định mức quy định cụ thể xong có thể thấy trong thời gian qua KBNN Chi Lăng đã kiểm soát các khoản chi này rất chặt chẽ, không gây thất thoát. 50 Hồ sơ chứng từ liên quan đến từng khoản chi gồm: Đối với công tác xây dựng nhỏ: Hợp đồng mua bán hàng hoá, dịch vụ, biên bản nghiệm thu (thanh lý) hợp đồng; quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu hoặc chỉ định thầu (đối với khoản mua sắm, sửa chữa có giá trị lớn phải thực hiện đấu thầu theo quy định), chứng từ khác có liên quan. Đối với cải tạo, sửa chữa bao gồm: Thiết kế dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo qui định; Giấy phép về cải tạo, sửa chưa của cơ quan có thẩm quyền (nếu có); Hồ sơ giám định về tình trạng kỹ thuật thiệt hại, hỏng hóc và mức độ phải cải tạo sửa chữa của cơ quan chức năng giám định, kiểm tra đối với các tài sản cố định phải cải tạo, sửa chữa hoặc thay thế; Hồ sơ thủ tục dự thầu hoặc đấu thầu cải tạo, sửa chữa các công trình và hạng mục công trình có giá trị từ 500 triệu đồng trở lên và được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt kết quả đấu thầu; Hợp đồng kinh tế giữa A và B; Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành giữa A và B và xác nhận của cơ quan tư vấn (nếu có). Căn cứ giấy rút dự toán và các hồ sơ chứng từ có liên quan do đơn vị sử dụng NSNN gửi đến, Kho bạc Nhà nước kiểm tra, kiểm soát hồ sơ, chứng từ chi nếu đủ điều kiện thì làm thủ tục thanh toán trực tiếp bằng chuyển khoản hoặc thanh toán bằng tiền mặt qua đơn vị sử dụng NSNN để chi trả cho đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ. Trường hợp các khoản chi chưa đủ điều kiện thanh toán trực tiếp, KBNN Chi Lăng thực hiện cấp phát tạm ứng cho đơn vị sử dụng NSNN. Sau khi th