Luận văn Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS

ã chỉ đạo cho phòng Tổ chức Nhân sự phối hợp với các phòng, ban khác trong Công ty thực hiện công tác phân tích công việc để đảm bảo sự phân công rõ ràng trong nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn giữa những người lao động làm các công việc khác nhau, để giúp cho người lao động hiểu rõ mình cần phải thực hiện những nhiệm vụ và trách nhiệm gì. - Đây là lần đầu tiên Công ty PV-INCONESS tổ chức thực hiện công tác phân tích công việc kể từ khi chính thức được thành lập và đi vào hoạt động. Mặc dù ra đời trên cơ sở kế thừa Công ty INCONESS đã có lịch sử gần 4 năm hoạt động nhưng trước đây công tác phân tích công việc tại Công ty INCONESS không được thực hiện đầy đủ, hoàn thiện. Hơn nữa, Công ty PV-INCONESS đã có những sự đổi thay, điều chỉnh so với Công ty INCONESS để cho phù hợp với hoàn cảnh mới, với yêu cầu của thực tế nên tất yếu dẫn đến các công việc của Công ty cũng có những đổi mới. Do đó phòng Tổ chức Nhân sự xác định công tác phân tích công việc cần được thực hiện cho tất cả các công việc trong Công ty để mỗi người lao động nắm rõ được mình cần phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì, có những quyền hạn nào; ngoài ra có thể làm cơ sở phục vụ cho các công tác khác của quản lý nhân sự trong Công ty. Thực hiện chỉ đạo của Tổng Giám đốc Công ty, phòng Tổ chức Nhân sự đã có công văn đề nghị các Trưởng phòng, ban khác trong Công ty thực hiện công tác phân tích công việc cho tất cả các công việc trong phòng, ban mình. Trong đó có hướng dẫn, tại mỗi công việc cần nêu rõ người lao động cần phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì và có những quyền hạn nào. - Các Trưởng phòng, ban chủ yếu bằng kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ, bằng sự hiểu biết về các công việc, bằng kinh nghiệm bản thân trong lĩnh vực của phòng, ban mình; một phần kết hợp với thông qua hàng ngày làm việc cùng người lao động trong phòng, ban mình nên có thể quan sát quá trình thực hiện công việc của họ và có thể có những trao đổi, thảo luận ngắn, không mang tính chính thức với họ để bổ sung thông tin về: những nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện, thực hiện chúng như thế nào, phạm vi quyền hạn ra sao... từ đó các Trưởng phòng, ban trực tiếp viết văn bản phân tích công việc, cụ thể là bản phân công công việc/nhiệm vụ. Có thể nói mỗi phòng, ban bao gồm Trưởng phòng ban, Phó phòng ban và các tổ (như đã trình bày tại phần 2.1.4), bản phân công công việc/nhiệm vụ của mỗi phòng, ban được viết cho Trưởng, Phó phòng, ban và các tổ của phòng, ban đó. - Sau khi Trưởng phòng, ban đã xây dựng được bản phân công công việc/nhiệm vụ, văn bản này có thể được đưa cho người lao động đọc và đề xuất ý kiến đóng góp. Trên thực tế, hầu hết các phòng, ban đều không làm việc này. - Các Trưởng phòng, ban giao bản phân công việc/nhiệm vụ cho phòng Tổ chức Nhân sự; sau đó phòng Tổ chức nhân sự trình Tổng Giám đốc Công ty duyệt. Sau khi được Tổng Giám đốc thông qua, bản phân công công việc/nhiệm được gửi tới các phòng, ban và lưu lại tại tổ chức nhân sự. Như vậy: - Công tác phân tích công việc đã được các phòng, ban thực hiện theo ý kiến chỉ đạo của Tổng Giám đốc thông qua phòng Tổ chức Nhân sự, với mục đích của phân tích công việc là giúp người lao động nắm được mình có những nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn gì. Ngoài ra, phòng Tổ chức Nhân sự chưa xác định rõ sẽ ứng dụng kết quả phân tích công việc vào công tác quản lý nhân sự cụ thể nào khác. - Người chịu trách nhiệm thực hiện phân tích công việc được phòng Tổ chức Nhân sự giao cho các Trưởng phòng, ban chứ không phải nhân viên của phòng Tổ chức Nhân sự hoặc các chuyên gia phân tích công việc thuê bên ngoài Công ty. Các Trưởng phòng, ban thường là những người có kiến thức sâu sắc về chuyên môn nghiệp vụ, có kinh nghiệm làm việc lâu năm trong lĩnh vực của phòng, ban mình. Họ là người giám sát, quản lý trực tiếp, phân công công việc, nhiệm vụ cho từng người lao động trong phòng, ban mình, yêu cầu người lao động thực hiện công việc như thế nào và phải đạt kết quả ra sao; hàng ngày, Trưởng phòng, ban có thể làm việc cùng người lao động nên họ dễ dàng quan sát quá trình làm việc và tiếp xúc trực tiếp với người lao động hơn. Vì vậy Trưởng phòng, ban là người hiểu rõ nhất về các công việc của phòng, ban mình. Đó là ưu điểm của việc các Trưởng phòng, ban là người thực hiện phân tích công việc vì khi đó các thông tin trong văn bản phân tích công việc đảm bảo chính xác, đầy đủ và sát thực hơn. Hơn nữa như thế còn tiết kiệm thời gian, do trong cùng một khoảng thời gian các phòng, ban khác nhau có thể cùng tiến hành viết văn bản phân tích công việc cho phòng, ban mình. Tuy nhiên,các Trưởng phòng, ban là những người có chuyên môn không thuộc lĩnh vực nhân sự, họ không có hoặc rất hạn chế về kiến thức, kỹ năng phân tích công việc, như: lựa chọn phương pháp thu thập thông tin, thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin hay kỹ năng viết văn bản phân tích công việc... Công ty cũng không có sự đào tạo, phòng Tổ chức Nhân sự không có hướng dẫn cho các Trưởng phòng, ban về phân tích công việc. - Các Trưởng phòng, ban không tiến hành lựa chọn phương pháp thu thập thông tin, và cũng không có phương pháp thu thập thông tin rõ ràng. Quá trình thu thập thông tin và xử lý thông tin hầu như không có. Các Trưởng phòng, ban viết bản phân công công việc/nhiệm vụ chủ yếu dựa vào sự hiểu biết của mình về các công việc, chứ không có sự thu thập thông tin từ người lao động, nếu có cũng chỉ là những cuộc nói chuyện, thảo luận ngắn mang tính không chính thức với người lao động. - Bản phân công công việc/nhiệm vụ được viết cho các Trưởng, Phó phòng, ban và các tổ mà không phân tích cho từng người lao động là hợp lý, việc này giúp Công ty tiết kiệm thời gian và chi phí. Vì một tổ gồm những người lao động có cùng chức danh công việc, nên có thể coi phân tích công việc tại Công ty đã được tiến hành cho từng chức danh công việc. - Việc lấy ý kiến của người lao động trước khi trình Tổng Giám đốc duyệt bản phân công công việc/nhiệm vụ cũng chỉ mang tính chất hình thức nhiều hơn. Hầu hết các phòng, ban không đưa cho người lao động để họ đọc và đóng góp ý kiến; nếu có thì người lao động chỉ đọc qua và tán thành, họ không dành thời gian đọc và suy nghĩ thực sự sâu sắc về văn bản này. Nói chung, đây là lần đầu tiên Công ty thực hiện công tác phân tích công việc nhưng đã không tiến hành xây dựng một quy trình chuẩn cho phân tích công việc. Cách thức phân tích công việc mà Công ty đã thực hiện là chưa hợp lý, còn thiếu nhiều hoạt động quan trọng của phân tích công việc, có những hoạt động chỉ mang tính hình thức và chưa chính quy. 2.2.2. Hệ thống văn bản phân tích công việc của Công ty Hiện nay Công ty đã xây dựng được hệ thống bản phân công công việc/nhiệm vụ cho Trưởng, Phó phòng, ban các tổ trong các phòng, ban. Bản phân công công việc/nhiệm vụ đã được hầu hết các phòng, ban trong Công ty xây dựng, như: Văn phòng tổng hợp, Tài chính kế toán, Tổ chức Nhân sự, Quản lý xây dựng, Vật tư kỹ thuật, Kế hoạch đầu tư và Ban Giải phóng mặt bằng. Ban Chỉ huy công trường chưa có nhân sự đảm nhiệm; phòng Bảo vệ, phòng Kinh doanh đang tiếp tục bổ sung lao động, còn nhiều biến động trong công việc cũng như nhân sự nên ba phòng, ban này chưa xây dựng được bản phân công công việc/nhiệm vụ cụ thể cho mình. Nói chung, bản phân công công việc/nhiệm vụ của Công ty là nêu ra những nhiệm vụ, trách nhiệm mà người lao động phải thực hiện. Sau đây em xin trình bày phần phân công công việc cho tổ IT (Information Technology) và tổ Hành chính Điện nước thuộc văn bản phân công công việc của Văn phòng Tổng hợp và phần phân công nhiệm vụ cho chức danh công việc Trưởng phòng Quản lý Xây dựng thuộc văn bản phân công nhiệm vụ của phòng Quản lý xây dựng: Phần phân công công việc cho tổ IT và Hành chính Điện nước: CÔNG TY CP ĐT PV-INCONESS CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VĂN PHÒNG TỔNG HỢP Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Nội, ngày 26 tháng 12 năm 2007 PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC Kính gửi: Ông Tổng Giám đốc Căn cứ Công văn số: 151/CV-TCNS ngày 26/11/2007 về việc Kiện toàn bộ máy các phòng chức năng; Căn cứ Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng tổng hợp. Trên cơ sở đó Văn phòng Tổng hợp kiện toàn, ổn định bộ máy và phân công ra các tổ sau: ............................................................................................................................. 9. Tổ IT: Tôn Thiện Sơn, Nguyễn Đức Thọ - Quản lý, lưu trữ thông tin của Công ty trên máy chủ: thiết lập hệ thống quản lý thông tin nội bộ trên máy, chia tài liệu thông tin thành folder riêng để quản lý, khi các phòng, ban yêu cầu sao chép tài liệu phải trình bày nội dung, mục đích sử dụng, tuỳ tính chất, mức độ quan trọng của tài liệu và nhu cầu phục vụ công việc để cung cấp; các tài liệu quan trọng, mật và tuyệt mật thì không được sao chụp trừ khi có chỉ thị trực tiếp của Tổng Giám đốc; - Dữ liệu thông tin của Công ty là bí mật Doanh nghiệp, do đó phụ trách IT phải nhận thấy được tầm quan trọng trong việc bảo mật, gìn giữ hệ thống dữ liệu thông tin và phải chịu trách nhiệm cá nhân trước Công ty, trước pháp luật về việc quản lý, lưu trữ dữ liệu thông tin của Công ty; phải cài đặt mã bảo vệ cho hệ thống dữ liệu tránh bị mất hoặc bị xâm nhập, sao chép khi có sự cố; phối hợp với các phòng, ban để lưu trữ văn bản, tài liệu liên quan đến kế hoạch đầu tư, sản xuất kinh doanh trên máy chủ của Công ty; - Quản lý trang Web của Công ty, cập nhật thông tin thường xuyên cho trang Web: phải thường xuyên cập nhật thông tin kinh tế, xã hội, thị trường để tạo sự phong phú, sinh động cho trang Web, thường xuyên làm mới trang Web bằng thông tin nóng, mới, thu hút số lượng người cập nhật, phải biến trang Web thành một cơ quan ngôn luận, quảng bá thương hiệu của Công ty; - Chịu trách nhiệm về kỹ thuật liên quan đến việc mua sắm trang thiết bị máy văn phòng: máy tính, máy in, máy Fax, máy chiếu, máy photo, máy điện thoại...: khi mua sắm trang thiết bị máy văn phòng phải chịu trách nhiệm kiểm tra, so sánh mức giá của các nhà cung cấp để có sự lựa chọn hợp lý; kiểm tra chất lượng của trang thiết bị trước khi mua, khi nhà cung ứng bàn giao sản phẩm; khi mua sắm trang thiết bị tài sản văn phòng theo đề xuất của phòng, ban hoặc theo sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc phải có tờ trình cụ thể, chỉ được mua khi có sự phê duyệt của Tổng Giám đốc bằng văn bản (trừ trường hợp khẩn cấp hoặc cần thiết, có thể thực hiện theo mệnh lệnh miệng nhưng sau đó phải có tờ trình bằng văn bản); sau khi nhận bàn giao hàng hoá thì IT có trách nhiệm nhập hàng hoá vào danh mục tài sản của Công ty, lên chế độ bảo hành bảo dưỡng định kỳ; - Sửa chữa, bảo dưỡng trang thiết bị máy văn phòng: Lập sổ theo dõi trang thiết bị máy văn phòng để xây dựng định mức bảo trì, bảo dưỡng kịp thời giảm độ khấu hao của máy; khi máy có hiện tượng hỏng hóc phải yêu cầu các phòng, ban hoặc cá nhân mô tả chi tiết để sửa chữa, nếu không tự khắc phục được phải gọi người sửa chữa nhưng phải biết được nguyên nhân hỏng hóc của máy hoặc bộ phận cần thay hoặc cần sửa để đảm bảo về giá thành và chất lượng sửa chữa; - Cài đặt hệ thông thông tin mạng, đảm bảo thông tin mạng nội bộ hoạt động thường xuyên, liên tục; hệ thống điện thoại tổng đài, kết nối thông tin nội bộ phải đảm bảo không bị gián đoạn, luôn duy trì sự phối hợp thông tin liên lạc giữa các phòng, ban trong Công ty, giữa Công ty với các đối tác; - Hướng dẫn người lao động Công ty sử dụng, giữ gìn trang thiết bị máy văn phòng: chịu trách nhiệm hướng dẫn người lao động các phòng, ban sử dụng trang thiết bị máy văn phòng, hướng dẫn cách sử dụng cụ thể, chi tiết (quy trình vận hành, sử dụng, bảo dưỡng) theo chất lượng, cấu tạo kỹ thuật của từng loại thiết bị; có quyền nhắc nhở người lao động của Công ty về ý thức sử dụng và gìn giữ trang thiết bị máy văn phòng; - Thực hiện các công việc khác do Chánh, Phó Văn phòng giao. ............................................................................................................................. 13. Tổ Hành chính Điện nước: Đinh Văn Điều, Nguyễn Văn Thắng - Phụ trách hệ thống điện, nước cho hệ thống văn phòng và nhà nghỉ của Công ty; - Thường xuyên kiểm tra hệ thống điện, nước; - Thực hiện các công việc khác do Chánh, Phó Văn phòng giao. ............................................................................................................................. Nơi nhận: CÔNG TY CP ĐẦU TƯ PV-INCONESS - Như trên; T/L TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY - BLĐ Cty (B/c);                                                CHÁNH VĂN PHÒNG - Lưu VP, TCNS. LÊ THUỲ LINH Phần phân công nhiệm vụ cho Trưởng phòng Quản lý Xây dựng: CÔNG TY CP ĐT PV-INCONESS CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Phòng Quản lý Xây dựng Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Nội, ngày 22 tháng 12 năm 2007 PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ Kính gửi: TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY Căn cứ vào công văn số 151/CV-TCNS ngày 26/11/2007, của phòng Tổ chức Nhân sự về việc Kiện toàn bộ máy các phòng, ban chức năng; Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của phòng Quản lý Xây dựng; Phòng Quản lý Xây dựng phân công ra như sau: 1. Trưởng phòng Quản lý Xây dựng Trách nhiệm: - Có trách nhiệm quản lý và giao nhiệm vụ, điều động nhân sự hoàn    thành công việc thuộc chức năng nhiệm vụ của phòng tại Công ty cũng    như tại hiện trường dự án. - Chỉ đạo nhân viên trong phòng thực hiện các công tác nghiệp vụ về    giám sát, nghiệm thu, hoàn công trong lĩnh vực của phòng. - Được Tổng Giám đốc uỷ quyền quan hệ với các cơ quan chức năng    hữu quan trong phạm vi công việc. - Chịu trách nhiệm về tiến độ thực hiện và chất lượng công việc của    phòng trước Tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốc phụ trách khối    chuyên môn. - Thực hiện các công việc khác do Tổng Giám đốc và các Phó Tổng    Giám đốc giao. Quyền hạn: - Đề nghị Văn phòng đại diện, yêu cầu các bộ phận chuyên môn cung   cấp hồ sơ, tài liệu cho phòng để phục vụ công tác nghiệp vụ. - Tham mưu cho Tổng Giám đốc và/hoặc Phó Tổng Giám đốc những    vấn đề liên quan đến lĩnh vực của phòng. .................................................................................................................... Nơi nhận: - Như Kính gửi; CÔNG TY CP ĐẦU TƯ PV-INCONESS - BLĐ Cty (B/c); T/L. TỔNG GIÁM ĐỐC - Lưu VP, TCNS. TRƯỞNG PHÒNG QUẢN LÝ XÂY DỰNG Nguyễn Anh Tuấn Như vậy: - Hệ thống văn bản phân tích công việc của Công ty chưa được xây dựng đầy đủ. Không phải tất cả mọi phòng, ban đều đã viết bản phân công công việc/nhiệm vụ cho phòng, ban mình. - Các phòng, ban cũng chưa xây dựng đủ ba văn bản phân tích công việc, còn thiếu hai văn bản rất quan trọng là bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Bản phân công công việc/nhiệm vụ xác định chức danh công việc, tên tổ; chủ yếu nêu ra tại mỗi chức danh công việc, tổ có những nhiệm vụ, trách nhiệm, miêu tả thực hiện như thế nào và có đề cập tới quyền hạn của người lao động. Nhưng còn thiếu nhiều thông tin khác, như: các mối quan hệ trong thực hiện công việc, các phương tiện, máy móc sử dụng khi làm việc, điều kiện làm việc... - Các nhiệm vụ, trách nhiệm của người lao động được nêu ra đã có sự sắp xếp theo thứ tự ưu tiên về mức độ quan trọng. Tuy nhiên, sự phân loại thông tin trong bản phân công công việc/nhiệm vụ còn hạn chế, sự sắp xếp thông tin vẫn không tránh khỏi những chỗ lộn xộn, thiếu hợp lý vì không phân biệt rõ giữa nhiệm vụ, trách nhiệm với quyền hạn của người lao động. Ví dụ, phần nhiệm vụ, trách nhiệm thứ bảy trong phần phân công công việc cho Tổ IT gồm có: + Nhiệm vụ, trách nhiệm: “Hướng dẫn người lao động Công ty sử dụng, gìn giữ trang thiết bị máy văn phòng.” + Quyền hạn: “có quyền nhắc nhở người lao động về ý thức sử dụng và gìn giữ trang thiết bị máy văn phòng.” Hoặc ví dụ, phần nhiệm vụ, trách nhiệm trong phân công nhiệm vụ cho Trưởng phòng Quản lý Xây dựng lại có phần quyền hạn: “Được Tổng Giám đốc uỷ quyền quan hệ với các cơ quan chức năng hữu quan trong phạm vi công việc” Trong khi phần quyền hạn của Trưởng phòng Quản lý Xây dựng lại có phần nhiệm vụ, trách nhiệm: “Tham mưu cho Tổng Giám đốc và/hoặc Phó Tổng Giám đốc những vấn đề liên quan đến các lĩnh vực của phòng.” Bên cạnh đó, ta cũng thấy có phần phân công công việc/nhiệm vụ đã đề cập tới tiêu chuẩn thực hiện công việc nhưng chưa được viết tách bạch, nhiều thông tin trong phần miêu tả về nhiệm vụ, trách nhiệm của người lao động thuộc về tiêu chuẩn thực hiện công việc. Ví dụ, phần nhiệm vụ, trách nhiệm thứ ba trong phân công công việc cho Tổ IT có nêu: “Quản lý trang Web Công ty, cập nhật thông tin thường xuyên cho trang Web.” Còn tiếp theo là: “Trang Web phải phong phú, sinh động, thu hút người cập nhật”, nhưng đây lại là tiêu chuẩn thực hiện công việc, chứ không phải là nhiệm vụ, trách nhiệm. Hoặc ví dụ, trong phần nhiệm vụ, trách nhiệm thứ sáu có nêu: “cài đặt hệ thống thông tin mạng nội bộ.” Còn tiếp theo là: “Đảm bảo thông tin mạng nội bộ hoạt động thường xuyên liên tục, hệ thống điện thoại tổng đài, kết nối thông tin nội bộ phải đảm bảo không gián đoạn”, nhưng đây cũng là tiêu chuẩn thực hiện công việc, chứ không phải là nhiệm vụ, trách nhiệm. - Có những phần phân công công việc/nhiệm vụ thông tin nêu ra quá sơ sài, chung chung, không nêu cụ thể người lao động phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể gì, như phần phân công nhiệm vụ cho Trưởng phòng Quản lý Xây dựng, đặc biệt là phần phân công công việc cho Tổ Hành chính Điện nước. Ngược lại, có những phần phân công công việc/nhiệm vụ được viết quá tỉ mỉ. Tất nhiên việc miêu tả chi tiết mỗi nhiệm vụ, trách nhiệm cần được thực hiện như thế nào là một việc rất tốt nhưng Công ty đã sử dụng ngôn từ có phần rắc rối, phức tạp, dẫn đến sự miêu tả dài dòng không cần thiết, không đảm bảo sự ngắn gọn, súc tích và cô đọng của văn bản phân công công việc/nhiệm vụ, như phần phân công công việc cho Tổ IT. - Về mặt hình thức, Công ty không có mẫu văn bản phân tích công việc thống nhất cho các phòng, ban, dẫn đến cách thức trình bày văn bản phân tích công việc của các phòng, ban có phần khác nhau. Ví dụ: Văn phòng Tổng hợp đặt tên cho văn bản của mình là: “Phân công công việc”; trong khi phòng Quản lý Xây dựng lại đặt tên là: “Phân công nhiệm vụ”. Phần phân công công việc/nhiệm vụ của các chức danh công việc, các tổ trong một phòng, ban được trình bày chung trong một văn bản, khi gửi cho người lao động, chỉ cần gửi một bản là người lao động có thể nắm được mình và những người khác trong phòng, ban cần thực hiện những gì. Nhưng bản phân công công việc/nhiệm vụ chỉ nêu ra nhiệm vụ, trách nhiệm, nếu có đầy đủ các thông tin liên quan đến công việc thì việc trình bày chung như trên làm cho văn bản trở nên quá dài, phức tạp, khiến người đọc khó theo dõi. Nói chung, văn bản phân tích công việc của Công ty chưa đầy đủ, hợp lý về mặt nội dung cũng như hình thức. 2.2.3. Ảnh hưởng của phân tích công việc chưa đầy đủ tới thực hiện công việc của người lao động và các hoạt động quản lý nhân sự khác tại Công ty Công tác phân tích công việc tiến hành chưa đầy đủ đã có những ảnh hưởng rất lớn mang tính chất không tích cực tới sự hiệu quả trong thực hiện công việc của người lao động và các công tác khác của quản lý nhân sự. Việc ứng dụng các thông tin trong bản phân công công việc/nhiệm vụ nhằm phục vụ cho các hoạt động quản lý nhân sự khác của Công ty hầu như chưa có. Với sự thực hiện công việc của người lao động Bản phân công công việc/nhiệm vụ được gửi tới các phòng, ban; các phòng, ban phổ biến văn bản này tới những người lao động của mình, nên người lao động có thể nắm được, hiểu rõ mình và những người khác làm những nhiệm vụ gì, làm như thế nào, giới hạn quyền hạn ra sao. Như vậy trong thực hiện công việc của người lao động giảm thiểu được những trường hợp chồng chéo, đùn đẩy nhiệm vụ, trách nhiệm hoặc là thực hiện những việc vượt quá quyền hạn cho phép của mình. Nhưng có phần phân công công việc/nhiệm vụ nêu ra thông tin không rõ ràng, chung chung, như phần phân công công việc cho Tổ Hành chính Điện nước nêu trên, làm cho người lao động có những sự lúng túng nhất định trong thực hiện công việc, họ thực hiện công việc theo những nhiệm vụ phát sinh hàng ngày hoặc theo sự phân công của người quản lý trực tiếp. Hiện tại, tiền lương của Công ty được trả theo thời gian, không tính đến kết quả thực hiện công việc, Công ty có áp dụng chương trình khuyến khích tài chính: “Tiền thưởng”. Tiền thưởng được chi trả không định kỳ, áp dụng khi người lao động hoàn thành công việc một cách xuất sắc, vượt mức công việc được giao, có đề xuất, sáng kiến trong quá trình thực hiện công việc... Nhưng do bản phân công công việc/nhiệm vụ không nêu ra các tiêu chuẩn thực hiện công việc, người lao động không biết kết quả thực hiện công việc của mình như thế nào được đánh giá là chưa hoàn thành, hoàn thành, hoàn thành xuất sắc công việc nên phần nào đã không động viên, khuyến khích được người lao động cố gắng, nỗ lực hết mình để thực hiện công việc tốt hơn. Nhưng nói chung đội ngũ lao động của Công ty là những người trẻ tuổi có sự năng động, nhiệt tình của tuổi trẻ, có chí cầu tiến nên họ luôn có ý thức trong thực hiện công việc của mình. Với các hoạt động quản lý nhân sự khác - Với tuyển dụng nhân sự Công tác tuyển dụng nhân sự đang được thực hiện nhiều tại Công ty trong thời gian này, vì nhân sự của Công ty có nhiều biến động và Công ty đang tích cực tuyển lao động bổ sung vào vị trí còn thiếu. Năm 2008, Công ty có kế hoạch tuyển 160 lao động, chủ yếu ở các vị trí: công nhân xây dựng; công nhân trồng cỏ, chăm sóc cỏ sân golf; công nhân vận hành các loại máy trên sân golf; công nhân lắp đặt hệ thống ống nước; công nhân điện; nhân viên bảo vệ; nhân viên caddie; nhân viên lễ tân; nhân viên thu ngân... Với những vị trí tuyển dụng này, đối tượng Công ty hướng tới là lao động trình độ phổ thông tại địa bàn hai dự án ở Ninh Bình nên thông báo tuyển mộ chỉ nêu ra vị trí, số lượng cần tuyển. Ngoài ra, Công ty có thể tuyển một số lao động chuyên môn: kỹ sư xây dựng, nhân viên kinh doanh..., thông báo tuyển mộ được đăng trên báo và Website của Công ty. Phần quảng cáo tuyển mộ nhân sự thường không mô tả cụ thể các nhiệm vụ, trách nhiệm của công việc mà trình bày tóm tắt những thông tin rất cơ bản về công việc, đảm bảo ngắn gọn để thu hút người đọc và tiết kiệm chi phí quảng cáo. Sau đây là một mục quảng cáo tuyển mộ của Công ty đăng trên báo giấy: Bảng 2.8: Thông báo tuyển mộ Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS có lĩnh vực kinh doanh chính là đầu tư xây dựng, bất động sản và du lịch dịch vụ. Hiện nay, Công ty đang đầu tư vào hai dự án tại Ninh Bình: Dự án Trung tâm liên hiệp du lịch và thể thao sân golf 54 lỗ hồ Yên Thắng và Dự án Khu du lịch sinh thái hồ Đồng Thái, với tổng diện tích gần 3000ha, tổng mức đầu tư trên 3000 tỷ đồng Công ty cần tuyển 02 kỹ sư Kinh tế Xây dựng, làm việc tại Hà Nội – Ninh Bình: Mô tả công việc: - Lập dự toán công trình, bóc tách khối lượng, kiểm tra hồ                                 sơ quyết toán;                    - Lập và phân tích các dự án đầu tư, quản lý dự án đầu tư;                    - Tham gia lập hồ sơ thầu, quản lý nhà thầu và thi công. Yêu cầu: Tốt nghiệp Đại học, sử dụng thành thạo các phần mền chuyên ngành                 xây dựng và tin học văn phòng, có một năm kinh nghiệm trở lên. Quyền lợi: - Lương thoả thuận;                   - Các chế độ chính sách BHXH, BHYT theo quy định Nhà nước;                   - Môi trường làm việc chuyên nghiệp, có cơ hội thăng tiến và phát                     huy tính năng động trong công việc. Hồ sơ gồm có: Sơ yếu lý lịch, đơn xin việc ứng viên tự viết, các bằng cấp                           chứng chỉ, Giấy khai sinh, Bản mô tả kinh nghiệm làm việc. Địa điểm nộp hồ sơ: Phòng Tổ chức Nhân sự, Công ty PV-INCONESS, tầng 6, toà                                     nhà Viglacera, Mễ Trì, Từ Liêm, Hà Nội. Liên hệ: Chị Nhung, Phòng Tổ chức Nhân sự, ĐT: (04) 553 7221                                                                            DĐ: 098 4083 651                                                                            Email: nhungdp@pv-inconess.com.vn (Nguồn: Phòng Tổ chức Nhân sự) Ta thấy phần mô tả công việc trong thông báo tuyển mộ của Công ty nêu ra ngắn gọn những nhiệm vụ chính của công việc. Phần này chủ yếu do các phòng, ban cần tuyển người lao động tự viết nên, họ có thể chắt lọc từ những thông tin trong bản phân công công việc/nhiệm vụ của phòng, ban mình. Do bản phân công công việc/nhiệm vụ của Công ty chưa có phần yêu cầu của công việc đối với người thực hiện nên khi Công ty cần tuyển dụng người lao động ở vị trí nào thì sẽ xây dựng yêu cầu tuyển mộ và tiêu thức tuyển chọn ở vị trí đó. Phần này cũng chủ yếu do phòng, ban cần tuyển người lao động dựa vào kinh nghiệm, hiểu biết của mình về công việc cần tuyển người, trong sự kết hợp với phòng Tổ chức Nhân sự và theo xu hướng chung của thị trường tuyển dụng để xác định nên. Quá trình tuyển chọn của Công ty gồm có: + Sàng lọc qua hồ sơ xin việc: dựa vào các thông tin trong hồ sơ xin việc như các loại bằng cấp, chứng chỉ, kinh nghiệm làm việc... để nhân viên tuyển dụng lựa chọn những ứng viên vào vòng phỏng vấn.