Luận văn Hoàn thiện công tác Xây dựng và ban hành văn bản ở Tổng công ty Mía đường I

t mía đường phía Bắc (từ Huế trở ra), có quan hệ gắn bó với nhau về lợi ích kinh tế, tài chính, công nghệ, cung ứng, tiêu thụ, dịch vụ, thông tin, đào tạo nghiên cứu tiếp thị hoạt động trong ngành Mía - đường. Tổng công ty do Bộ Trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn quyết định thành lập theo uỷ quyền của Thủ tướng chính phủ nhằm tăng cường tích tụ, tập trung, phân công chuyên môn hoá và hợp tác để thực hiện nhiệm vụ Nhà nước giao; nâng cao khả năng và hiệu quả kinh doanh của các đơn vị thành viên và của Tổng công ty, đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế. Tổng công ty có nhiệm vụ kinh doanh mía đường theo quy hoạch và mục tiêu kế hoạch phát triển ngành mía đường của Nhà nước bao gồm xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển, chuẩn bị đầu tư, tạo nguồn vốn và thực hiện đầu tư, cung ứng giống cây trồng, vật tư, thiết bị, trồng trọt, khuyến nông, nghiên cứu ứng dụng, chuyển giao công nghệ; chế biến, các sản phẩm từ đường và sau đường, tiêu thụ sản phẩm, xuất nhập khẩu; liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong nước và nước ngoài; tiến hành các hoạt động kinh doanh khác phù hợp với chính sách và luật pháp của Nhà nước. Tổng công ty cùng với chính quyền địa phương chăm lo phát triển kinh tế - xã hội ở các địa bàn có đơn vị thành viên, ở các vùng có điều kiện phát triển trồng mía, chú ý đến các vùng dân tộc ít người và vùng kinh tế mới. Góp phần xoá đói giảm nghèo, thực hiện phủ xanh đất trống đồi trọc, cải tạo môi trường môi sinh. Tổng công ty có nghĩa vụ nhận và sử dụng có hiệu quả, bảo toàn phát triển vốn Nhà nước giao, bao gồm cả vốn đầu tư và doanh nghiệp khác: nhận, sử dụng có hiệu quả tài nguyên, đất đai và các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu kinh doanh và nhiệm vụ khác được Nhà nước giao. Tổng công ty phải có trách nhiệm trả các khoản nợ phải thu, ghi trong bảng cân đối tài sản của Tổng công ty tại thời điểm thành lập của Tổng công ty. - Các khoản tín dụng quốc tế mà tổng công ty sử dụng theo quyết định của Chính phủ: - Các khoản tín dụng do Tổng công ty trực tiếp vay hoặc các khoản tín dụng đã được tổng công ty bảo lãnh cho các đơn vị thành viên vay theo hợp đồng bảo lãnh, nếu các đơn vị này không có khả năng trả. Xem xét, phê duyệt phương án do Tổng giám đốc đề nghị về việc giao vốn và các nguồn lực khác cho các đơn vị thành viên và phương án điều hoà vốn và các nguồn lực khác và các đơn vị thành viên; kiểm tra giám sát việc thực hiện các phương án đó: kiểm tra, giám sát mọi hoạt động trong Tổng công ty trong đó có việc sử dụng bảo toàn phát triển vốn và các nguồn lực được giao. Tổng công ty quyết định mục tiêu kế hoạch, hàng năm của Tổng công ty và báo cáo Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, ngoài ra Tổng công ty còn tổ chức xét duyệt, thẩm định và trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt kế hoạch đầu tư, dự án đầu tư, hợp tác đầu tư với bên nước ngoài bằng vốn do Tổng công ty quản lý, bên cạnh đó Tổng công ty còn ban hành giám sát thực hiện các tiêu chuẩn kỹ thuật, các định mức kinh tế - kỹ thuật, kể cả đơn giá tiền lương, tiêu chuẩn sản phẩm và đơn giá định mức trong xây dựng chuyên ngành, phí lưu thông trong sản xuất nhập khẩu, nhãn hiệu hàng hoá của ngành và quốc gia . Ban hành danh mục và khung giá xuất nhập khẩu vật tư, nguyên liệu, phụ liệu thiết bị, phụ tùng, sản phẩm, dịch vụ quan trọng để áp dụng cho từng thời kỳ theo đề nghị của Tổng giám đốc. Tổng công ty mía đường I hoạt động kinh doanh và khai thác triệt để thị trường trong nước. Phối hợp giữa các doanh nghiệp trong Tổng công ty nhanh chóng tiếp cận và tiêu thụ sản phẩm ra thị trường nước ngoài. Nhằm bảo toàn và phát triển vốn Nhà nước, tạo việc làm và đảm bảo đời sống cho người lao động trong công ty. 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động trong Tổng công ty Cơ cấu tổ chức, quản lý và điều hành Tổng công ty được tổ chức theo qui định của luật doanh nghiệp Nhà nước và điều lệ Tổng công ty Nhà nước phê chuẩn. Căn cứ vào đặc thù, tiêu chí, danh mục phân loại doanh nghiệp Nhà nước và Tổng công ty Nhà nước theo tinh thần Nghị quyết lần thứ 3 Ban chấp hành Trung ương Đảng khoá IX, việc sắp xếp các doanh nghiệp phải đặt trên phương diện toàn ngành bởi ngành mía đường có tính chất thống nhất cao về sản xuất và thị trường . Đã thể hiện tính qui mô, vai trò quản lý, chủ đạo ngành trên cơ sở phân công hợp lý có qui mô vừa tập trung, vừa phù hợp với năng lực quản lý điều hành. Đảm bảo hiệu quả chung cho toàn ngành, giữ vững ổn định cuộc sống người lao động, bình ổn giá cả thị trường. Ban chấp hành Trung ương quyết định sát nhập các công ty đường Nhà nước, địa phương bao gồm cả các công ty cổ phần và liên doanh chia là 2 Tổng Công ty khu vực đó là: (Tổng công ty mía đường I và Tổng công ty mía đường II). Hội đồng quản trị thực hiện các chức năng quản lý hoạt động của tổng công ty, chịu trách nhiệm về sự phát triển của Tổng công ty theo nhiệm vụ Nhà nước giao. Tổng giám đốc chịu trách nhiệm về mọi lĩnh vực hoạt động và toàn quyền quyết định trong phạm vi Tổng công ty. Việc truyền lệnh ra quyết định, chỉ thị vẫn theo tuyến đã quy định, người lãnh đạo ở các bộ phận chức năng (phòng ban chuyên môn) Tổng công ty không ra mệnh lệnh trực tiếp, chỉ thị cho đơn vị thành viên cấp dưới. Các bộ phận chức năng có nhiệm vụ nghiên cứu, chuẩn bị quyết định cho lãnh đạo Tổng công ty quản lý, điều hành các đơn vị thành viên của Tổng công ty. Đồng thời các bộ phận chức năng có nhiệm vụ theo dõi, giám sát đôn đốc hoặc hướng dẫn các đơn vị thành viên trong công việc thi hành các mệnh lệnh quyết định lãnh đạo Tổng công ty. Bên cạnh đó, mô hình cơ cấu trực tuyến chức năng để Tổng công ty quản lý linh hoạt, chủ động trong điều hành công việc và phát huy được trí tuệ, năng lực của đội ngũ chuyên gia, nhằm tập hợp đội ngũ chuyên gia của nhiều bộ phận chức năng để nghiên cứu, phát triển để có kế hoạch đầu tư mở rộng, đầu tư chiều sâu vào các dự án trong và ngoài nước. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Tổng công ty: Hội đồng quản trị Tổ giúp việc cho HĐQT Ban kiểm soát Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Văn phòng Phòng Tổ chức lao động Phòng Tài chính Kế toán Phòng Kế hoạch Đầu tư Phòng Kinh doanh Xuất nhập khẩu Phòng Kỹ thuật Phòng Điều tiết sản lượng & Giá cả 3.1. Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị thực hiện các chức năng quản lý hoạt động của Tổng Công ty, chịu trách nhiệm về sự phát triển của Tổng Công ty theo nhiệm vụ Nhà nước giao. Xem xét, phê duyệt phương án do Tổng giám đốc đề nghị về việc giao vốn và các nguồn lực khác cho các đơn vị thành viên và phương án điều hoà vốn và các nguồn lực khác giữa các đơn vị thành viên, kiểm tra giám sát việc thực hiện các phương án đó. Hội đồng quản trị thông qua đề nghị của Tổng giám đốc để trình Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn phê duyệt chiến lược phát triển dài hạn, kế hoạch 5 năm của Tổng công ty; quyết định mục tiêu kế hoạch hàng năm của Tổng công ty và báo cáo Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, để Tổng giám đốc giao cho các đơn vị thành viên. Hội đồng quản trị đối với nhân sự trong bộ máy quản lý và điều hành Tổng công ty: - Quyết định tổng biên chế bộ máy quản lý, điều hành và kinh doanh của Tổng công ty và điều chỉnh khi cần thiết. - Ban hành nội qui bảo mật trong kinh doanh, các thông tin kinh tế nội bộ, bảo vệ bí mật Nhà nước theo qui định của pháp luật do Tổng giám đốc trình để thống nhất áp dụng trong toàn thể Tổng công ty. Hội đồng quản trị có 5 thành viên do Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm theo điều 32 luật doanh nghiệp Nhà nước. Hội đồng quản trị gồm một số thành viên chuyên trách, trong đó có chủ tịch hội đồng quản trị, một thành viên kiêm trưởng ban kiểm soát, một thành viên kiêm Tổng giám đốc và hai thành viên kiêm nhiệm là chuyên gia trong lĩnh vực mía đường, công nghiệp chế biến thực phẩm kinh tế, tài chính, quản trị kinh doanh, pháp luật. 3.2. Ban kiểm soát Ban kiểm soát có 5 thành viên trong đó một thành viên hội đồng quản trị làm trưởng ban và 4 thành viên khác do hội đồng quản trị quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật: gồm một thành viên là chuyên viên kế toán, một thành viên là đại hội đại biểu công nhân viên chức Tổng Công ty giới thiệu và một thành viên do Tổng cục trưởng tổng cục quản lý vốn và tài sản Nhà nước tại doanh nghiệp giới thiệu. - Ban kiểm soát không được tiết lộ kết quả kiểm tra, giám sát, khi chứ được hội đồng quản trị cho phép, phải chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật nếu cố ý bỏ qua hoặc bao che những hành vi phạm pháp. 3.3. Tổng giám đốc Tổng giám đốc là người có quyền điều hành cao nhất trong Tổng công ty. Kiến nghị hội đồng quản trị có phương án điều chỉnh vốn. Các nguồn lực khác khi phân giao lại cho các đơn vị thành viên và điều chỉnh khi có sự thay đổi nhiệm vụ của các đơn vị thành viên. Xây dựng và trình hội đồng quản trị duyệt tổng biên chế bộ máy quản lý và kinh doanh của Tổng công ty; thành lập và trực tiếp chỉ đạo bộ máy giúp việc; kiểm tra việc thực hiện biên chế bộ máy quản lý và kinh doanh của đơn vị thành viên: trình hội đồng quản trị phê duyệt điều lệ, quy chế tổ chức và hoạt động của đơn vị thành viên do Tổng giám đốc đơn vị thành viên xây dựng: duyệt phương án thành lập, tổ chức lại giải thể các đơn vị trực thuộc đơn vị thành viên do giám đốc đơn vị thành viên trình. 3.4. Bộ máy giúp việc của Tổng công ty Tổng công ty có 7 phòng chuyên môn, nghiệp vụ và một trung tâm do Tổng giám đốc Tổng công ty thành lập. Các phòng, trung tâm Tổng công ty thực hiện chức năng tham mưu giúp việc tổng giám đốc trong điều hành hoạt động của Tổng công ty. 3.4.1. Văn phòng Nhằm tham mưu, giúp việc Tổng giám đốc Tổng công ty trong các lĩnh vực tổng hợp báo cáo, tiếp nhận và phân phối công văn, tài liệu đi và đến của Tổng công ty, tiếp và đón khách vào làm việc tại Tổng công ty; bố trí và sắp xếp chương trình, lịch làm việc, hội họp của Tổng công ty; thi đua; khen thưởng; y tế và quản trị văn phòng ở cơ quan Tổng công ty. 3.4.2. Phòng kế toán tài chính Công tác, tham mưu, giúp việc cho Tổng công ty trong các lĩnh vực tài chính, kế toán, tiền lương, quỹ đầu tư phát triển giúp công ty hạch toán được nguồn vốn, có kế hoạch chi tiêu phát triển có hiệu quả. Kiểm toán nội bộ và thống kê ở cơ quan Tổng công ty và các đơn vị thành viên của Tổng công ty 3.4.3. Phòng Kinh doanh Xuất nhập khẩu - Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong công tác lập và triển khai thực hiện kế hoạch và tổ chức thực hiện kinh doanh các loại vật tư, máy móc thiết bị, phụ tùng thay thế và dịch vụ xuất nhập khẩu phục vụ ngành mía đường và đáp ứng nhu cầu xã hội . - Đảm bảo quá trình kinh doanh có hiệu quả, bảo toàn vốn, tiết kiệm chi phí, đem lại lợi ích về kinh tế, chính trị cho Tổng công ty mía đường I. - Nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước, tích cực tìm kiếm khách hàng, hoàn thành công tác quảng cáo, tiếp thị, tổng hợp thông tin thương mại, nắm bắt nhanh cơ hội kinh doanh, giữ vững và phát triển thị trường nội địa, đẩy mạnh hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, tìm kiếm và chiếm lĩnh các thị trường mới, đảm bảo tăng cường được sức mạnh cạnh tranh và uy tín của công ty. 3.4.4. Phòng Kế hoạch đầu tư Giúp việc cho tổng giám đốc Tổng công ty trong các lĩnh vực xây dựng tổng hợp kế hoạch sản xuất, kinh doanh, đầu tư, liên doanh, liên kết kinh tế, xây dựng cơ bản, theo dõi và quản lý liên doanh của cơ quan Tổng công ty và các đơn vị thành viên Tổng công ty. 3.4.5. Phòng Tổ chức lao động Tham mưu, giúp việc tổng giám đốc trong các lĩnh vực về tổ chức quản lý, đổi mới doanh nghiệp, cán bộ và đào tạo nhân lực, lao động và tiền lương, cử cán bộ đi học tập, công tác nước ngoài và làm thủ tục cho khách hàng và các đơn vị Tổng công ty. 3.4.6. Phòng Kỹ thuật Tham mưu, giúp việc Tổng giám đốc Tổng công ty trong các lĩnh vực nghiên cứu khoa học công nghệ mía đường , tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp, môi trường của cơ quan Tổng công ty và các đơn vị thành viên Tổng công ty. 3.4.7. Phòng Điều tiết sản lượng và Giá cả Nghiên cứu nhu cầu thị trường để có phương án giúp Tổng giám đốc điều tiết sản lượng sản xuất và điều chỉnh giá cả cho phù hợp với thị trường. 4. Những thành quả đạt được trong sản xuất và kinh doanh của Tổng Công ty Biểu 3 Báo cáo tài chính của Tổng công ty Mía đường trong các năm 2000 – 2002. TT Tiêu chí Đơn vị Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 1 Vốn Nhà nước Triệu đồng 193.256,8 181.822,4 183.722,4 + Dn Nhà nước Triệu đồng 142.349,8 63.990,4 65.890,4 + Cty cổ phần Triệu đồng - 66.925,0 66.925,0 + Liên doanh Triệu đồng 50.907,0 50.907,0 50.507,0 2 Doanh số thuần Triệu đồng 526.554,8 922.512,8 1.083.650,1 + Dn Nhà nước Triệu đồng 439.585,8 297.788,8 336.601,0 + Cty cổ phần Triệu đồng - 432.304,0 480.095,0 + Liên doanh Triệu đồng 86.969,0 192.420,0 266.954,0 3 Kim ngạch xuất khẩu USD - 2.958.482,0 374.034,0 + Cty cổ phần USD - 554.000,0 374.034 + Liên doanh USD - 2.404.482 - 4 Lợi nhuận trước thuế Triệu đồng (71.341,5 (185.627,9 (10.554,9) + Dn Nhà nước Triệu đồng (61.364,5 (119.289,9 (56.308,9) + Cty cổ phần Triệu đồng - (20.750) 38.550 + Liên doanh Triệu đồng (9.577,0) (45.588) 7.204 5 Lợi nhuận sau thuế Triệu đồng (71.341,5) (185.627,9) (10.554,9) + Dn Nhà nước Triệu đồng (61.764,5) (199.289,9) (56.308,9) + Cty cổ phần Triệu đồng - (20.750,0) 58.550 + Liên doanh Triệu đồng (9.577,0) (45.588,0) 7,204 6 Nợ khó đòi Triệu đồng 4.979,0 4.140,8 3.860 + Dn Nhà nước Triệu đồng 1.012,9 173,8 - + Liên doanh Triệu đồng 3.967,0 3.967,0 3,860 7 Lỗ cấp dồn Triệu đồng (Nguồn: Phòng Kế toán Tài chính) Tình hình kinh doanh của Tổng công ty ở bảng số liệu trên cho thấy kết quả doanh thu liên tục tăng và ngày càng củng cố, chiếm lĩnh thị trường và lòng tin của người tiêu dùng. Qua bảng báo cáo kết quả cho thấy năm 2000 lượng đường của Tổng công ty đạt 1000 tấn và đến năm 2002 Tổng công ty đã chỉ đạo các đơn vị thành viên dừng lỗ, bắt đầu làm ăn có lãi. Có được những thành tích như vậy Tổng công ty đã không ngừng đổi mới trang thiết bị kỹ thuật tiên tiến, hiện đại theo kịp với khu vực. Tổng công ty tạo điều kiện nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên và đưa ra các chính sách nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất tối đa trong những năm tới. Có được những thành tích như vậy, là nhờ một phần đóng góp đáng kể của công tác văn bản. Bởi vì , các kế hoạch quản lý, chiến lược kinh doanh của Tổng công ty đều do Tổng giám đốc khai triển thành văn bản rồi đưa xuống cấp dưới thực hiện. Nếu không có văn bản thì việc quản lý, điều hành kinh doanh cũng như giao dịch rất bất tiện và không có hiệu quả . Văn bản có một ý nghĩa to lớn trong Tổng công ty Mía đường I nói riêng và các tổ chức cơ quan nói chung . II. Thực trạng công tác xây dựng và ban hành văn bản tại Tổng Công ty Mía Đường I Trong những năm gần đây cùng với sự phát triển kinh tế xã hội, sự phát triển công nghệ thông tin đã góp phần cho sự phát triển chung, nâng cao trình độ nhận thức trong toàn xã hội và các thành phần kinh tế, đồng thời việc mở rộng quan hệ, hội nhập quốc tế và khu vực dó là xu thế tất yếu của thời đại, công tác thông tin và truyền đạt truyền đạt thông tin qua các phương tiện, trong đó các văn bản quản lý, chỉ đạo, giao dịch là phương tiện không thể thiếu. Để đáp ứng với tình hình phát triển chung của đất nước, để phục vụ cho công tác lãnh đạo chỉ đạo điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty, công tác xây dựng & ban hành văn bản của Tổng công ty được lãnh đạo chú trọng quan tâm và ngày càng được hoàn thiện một cách chặt chẽ do đó công tác này trong những năm gần đây đã góp phần đem lại hiệu quả thiết thực cho công tác chỉ đạo sản xuất kinh doanh của Tổng công ty thể hiện trong những kết quả của công tác xây dựng văn bản sau: 1. Công tác xây dựng văn bản Dưới đây là quy trình xây dựng văn bản mà hiện nay Tổng công ty đang thực hiện: 1.1. Sáng kiến xây dựng văn bản Tổng công ty Mía đường là một cơ quan trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn. Nên quy mô rất rộng lớn và các công tác quản lý, điều hành sản xuất hầu hết đều phải có văn bản đẻ tiện cho việc quản lý của Tổng giám đốc. Mặc dù vậy, Tổng công ty không quan tâm đến các khâu của xây dựng văn bản.Ví Dụ, trước khi xây dựng một văn bản phải: Đề xuất văn bản và lập kế hoạch xây dựng. Từ đó mới biết được nhu cầu thực tiễn cụ thể của các phòng ban cần gì? Mà cần phải làm như thế nào? cho phù hợp nội dung mà các phòng ban đề xuất nhằm mục đích phản ánh đúng nhu cầu quản lý và hoạt động của cơ quan. Hơn nữa, có như vậy văn bản mới khả thi và có hiệu quả thiết thực. Nhưng ở Tổng công ty việc các phòng ban muốn trình cấp trên một văn bản đề nghị công việc gì đấy, thì trưởng phòng trực tiếp giao cho nhân viên phòng mình xây dựng văn bản và sau đó đưa đi duyệt mà không cần đề xuất và lập kế hoạch cụ thể cho từng văn bản. 1.2. Phân công xây dựng văn bản Sau công đoạn đề xuất văn bản và lập kế hoạch thì việc tiếp theo là xây dựng văn bản dự thảo. Các phòng ban xác định lại nội dung, thể thức, thể loại văn bản để chuẩn bị viết dự thảo văn bản lần thứ nhất: Phác thảo lại nội dung ban đầu; xây dựng đề cương chi tiết; tham gia ý kiến của thủ trưởng, các chuyên gia; tổ chức thảo luận nội dung phác thảo; chỉnh lý phác thảo theo nội dung, thể thức. ở công đoạn này bộ phận văn phòng hoặc thư ký Tổng giám đốc có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra và đôn đốc. Nhưng ở Tổng công ty Mía đường chưa làm tốt khâu này cho tất cả các văn bản mà mới chỉ sử dụng cho các văn bản cá biệt, văn bản quan trọng khác mà thôi. Nếu Tổng công ty quán triệt cho các phòng ban đến khâu này thì sẽ giúp công tác xây dựng văn bản được nhanh chóng, chính xác và đồng thời làm cho công tác ngày một hiệu quả hơn 1.3. Lấy ý kiến tham gia xây dựng và thẩm định dự thảo Hiện nay, Tổng công ty cũng quan tâm đến việc lấy ý kiến tham gia và thẩm định nhằm xây dựng văn bản đúng với tính chất và nội dung của từng loại văn bản đề ra. Việc thẩm định dự thảo văn bản thông thường do các chánh, phó văn phòng thẩm định.Tổng giám đốc, phó Tổng giám đốc hoặc Hội đồng quản trị thẩm định các văn bản cá biệt, văn bản quan trọng khác. Ngoài ra, có những văn bản phụ thuộc vào quyền hạn và chức vụ của các cấp. Điều đó giúp cho việc chuẩn bị thông qua và ban hành văn bản được thẩm định theo các phương diện như: Sự cần thiết ban hành văn bản; sự phù hợp với đường lối chính sách của Đảng; tính hợp hiến, hợp pháp; tính thống nhất đồng bộ của văn bản trong hệ thống pháp luật hiên hành cùng với tính khả thi; kỹ thuật soạn thảo văn bản (từ ngữ, câu chữ, tiêu đề, văn phong, thể thức…) được chặt chẽ và chính xác. Mặc dù, Tổng công ty có chú trọng đến công tác này nhưng quá trình thực hiện vẫn còn nhiều thiếu xót và hạn chế ở khâu lấy ý kiến tham gia xây dựng văn bản. Tổng công ty mới chỉ quan tâm đến việc lấy ý kiến cho văn bản cá biệt hoặc văn bản quan trọng khác còn văn bản thông thường thì bỏ qua công đoạn này. Tổng công ty cần quan tâm lấy ý kiến cho tất cả các văn bản sẽ góp phần vào công tác quản lý được tốt hơn.. 1.4. Trình Lãnh đạo xem xét và thông qua Tuỳ theo từng loại văn bản mà được đưa đúng tuyến để Lãnh đạo công ty xem xét và thông qua. Việc trình và thông qua văn bản ở Tổng công ty được chia theo chức vụ và quyền hạn, ví dụ như các văn bản thông thường thì các trưởng, phó phòng xem xét, thông qua. Còn những văn bản cá biệt hoặc những văn bản quan trọng khác của Tổng công ty thì qua chánh văn phòng chỉnh sửa rồi mới trình lên cho cấp trên xem lại và thông qua. Công đoạn này văn phòng Tổng công ty đã làm tương đối tốt và có trách nhiệm nhưng vẫn còn thiếu xót vì không có hồ sơ trình ký mà chỉ đưa thẳng văn bản đến tay lãnh đạo xem xét. 1.5. Nhận xét Ưu điểm: - Nội dung văn bản tương đối rõ ràng, không có sự hiểu nhầm giữa mọi người. - Việc xây dựng văn bản cá biệt được kiểm tra, đôn đốc. - Chức năng và quyền hạn giữa các cấp được phân định rõ ràng khi duyệt từng loại văn bản. - Văn bản được đưa đúng cấp, không vượt tuyến. Nhìn chung Tổng công ty Mía đường I đã thực hiện khá đầy đủ các khâu trong công tác xây dựng văn bản theo đúng trách nhiệm, quyền hạn của mình và thực hiện đúng các nguyên tắc, quy trình của Nhà nước đề ra. Nhược điểm: - Tổng công ty chưa quan tâm khâu sáng kiến và lập kế hoạch cho văn bản. Thể thức văn bản còn sai nhiều , không chú ý quan tâm đến tiêu đề và gạch chân theo qui định. - Văn bản thông thường chưa được coi trọng. - Văn bản không có hồ sơ trình ký khi đưa đi xem xét, duyệt. 2. Công tác ban hành văn bản Tổng công ty Mía đường I ban hành khoảng 7 văn bản trong một ngày. Các văn bản này đều do các phòng ban biên soạn trong đó có các loại văn bản: Các loại văn bản hành chính thông thường có tên loại: Báo cáo, thông báo, biên bản, tờ trình, đề án, vv... Ví dụ: Thông báo về việc để xe tại Tổng công ty. Các văn bản cá biệt gồm: Nội qui, Quyết định, Nghị quyết. Ví dụ: Quyết định chính thức cho anh Nguyễn Văn Hùng làm bảo vệ. Các loại văn bản chuyên môn: Tờ khai, hoá đơn, giấy thanh toán, vv… Qua các nội dung trên đây về ban hành văn bản tại Tổng công ty Mía đường I, cho thấy Tổng công ty đã đạt được những yêu cầu cơ bản trong công tác xây dựng và ban hành văn bản. Nhưng bên cạnh đó vẫn bộc lộ một số những thiếu xót, hạn chế khi ban hành qua một số trình tự dưới đây: 2.1. Đánh máy và thực hiện các thủ tục văn thư Sau khi văn bản dự thảo được cấp trên thông qua. Văn bản chính thức được hợp lệ chuẩn bị cho ban hành. Từ đây văn bản được đưa xuồng cho văn thư kiểm tra lại thể thức, ngôn ngữ và chữ ký của văn bản xem còn sai sót gì, kiểm tra xong văn thư cho nhân bản theo yêu cầu công việc. Lúc này nhân viên văn thư mới được đóng dấu để khẳng định giá trị pháp lý của văn bản. Trong khi đóng dấu văn thư thực hiện đúng theo quy định nhà nước. Sau khi công việc trên được hoàn tất thì đăng ký vào sổ văn bản đày đủ, chính xác, gọn gầng, rõ ràng vào từng cột cần thiết như Số, ký hiệu. Ngày tháng, trích yếu nội dung, nơi gửi, nơi nhận…). Qui trình thì như vậy nhưng trước lúc văn thư cho nhân bản không kiểm tra lại thể thức, ngôn ngữ mà nhân bản luôn và đóng dấu. Cho nên thể thức văn bản của Tổng công ty vẫn còn sai sót. 2.2. Chuyển giao công văn Dựa vào tính chất, nội dung văn bản mà Tổng công ty cho công bố văn bản theo luật định. Văn thư hoặc người có trách nhiệm giải quyết văn bản, khi chuyển giao văn bản thì cán bộ chịu trách nhiệm phải phân loại các văn bản theo các mức độ mật khác nhau như: “Tuyệt mật”; “Tối mật”; hay là “Mật” để có phương hướng giải quyết nhanh chóng, kịp thời. Nhưng trên thực tế thì ở văn phòng Tổng Công ty chưa thực sự làm tốt công tác phân loai này. Cán bộ chịu trách nhiệm giải quyết gửi văn bản theo đúng tuyến, không vượt cấp và phải đúng địa chỉ đơn vị được nhận. - Văn bản nội bộ của Tổng công ty được văn thư đăng ký vào sổ riêng, có số đăng ký riêng và can bộ các phòng ban hoặc đơn vị trực thuộc khi nhận văn bản nọi bộ văn thư yêu cầu ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản và lưu văn bản giống như các văn bản khác. Tuy nhiên những văn bản quan trọng khi gửi đi ra ngoài hoặc trong nội bộ Tổng công ty đều không kèm theo phiếu gửi để tiện kiểm tra, theo dõi trên mỗi phiếu gửi mà việc này đã gây khó khăn cho việc giám sát kiểm tra việc thực hiện của các đơn vị nhận văn bản vì không có số thứ tự và đơn vị nhận văn bản. - Khi tất cả các công đoạn trên được hoàn tất thì văn thư sắp xếp lưu trữ văn bản: Mỗi văn bản lưu ít nhất là 02 bản. Một bản để lập hồ sơ và theo dõi công việc, một bản chính được lưu trữ ở văn thư để tra tìm và phục vụ cho lưu trữ khi cần thiết. - Khi văn bản đã được hoàn thành đều lập hồ sơ đưa vào lưu trữ theo quy định của Nhà nước. 2.3.Nhận xét Ưu điểm - Tổng công ty đã đóng dấu theo đúng qui định của Nhà nước. - Tổ chức lưu trữ văn bản tốt. - Văn bản nội bộ được đăng ký vào sổ riêng. - Gải quyết văn bản đúng tuyến, không vượt cấp. Nhược điểm - Nhân viên không kiểm tra lại văn bản trước khi đem nhân bản. - Các văn bản mật khi gửi đi không kèm theo phiếu gửi và ghi số thứ tự. - Không chú trọng đến cách phân loại văn bản mật. 3. Các qui định về xây dựng và ban hành văn bản Đối với Tổng công ty Mía đường I việc xây dựng và ban hành văn bản vẫn chưa có một qui định rõ ràng về công việc soạn thảo văn bản , mà nó mới chỉ được thực hiện thông qua việc chỉ đạo chung của văn phòng . Do đó các phòng ban khi soạn thảo văn bản chưa xác định được các bước đi thống nhất trong việc soạn thảo. Cũng vì lý do này mà dẫn đến còn nhiều sai sót trong soạn thảo văn bản. Thể thức không thống nhất, thông tin chưa chính xác. Văn phòng chưa là nơi tổ chức và quản lý được tất cả hệ thống văn bản. Ví dụ: - việc văn phòng Tổng công ty giao cho các phòng khác xây dựng các văn bản thông thường dẫn đến không thống nhất về thể thức, nên văn bản chưa được chất lượng. Hay các văn bản mật khi đem gửi không kèm theo phiếu ghi đơn vị nhận hoặc số thứ tự. Qua một số ví dụ này cho thấy Tổng công ty thực hiện các công đoạn này không nghiêm túc. Ngoài công tác ban hành văn bản tổng công ty còn có công tác huỷ bỏ văn bản. Tổng công t