Luận văn Hoàn thiện dự toán ngân sách tại công ty phân bón miền nam

đ−ợc thiết kế cho mục đích quản lý chung nên về mặt hình thức thì các biểu mẫu nμy rất bao quát, r−ờm rμ có nhiều chỉ tiêu không cần thiết cho việc quản lý tại Công ty, về mặt nội dung thì các biểu mẫu nμy phản ánh một cách tổng quan chứ ch−a thể hiện đ−ợc cụ thể tình hình thực tế tại Công ty. Ví dụ: Công ty Phân bón Miền Nam tính Quỹ tiền l−ơng dựa trên Doanh thu. Tuy nhiên, để có thể áp dụng chung cho tất cả các đơn vị trực thuộc nên trong biểu Kế hoạch 63 lao động tiền l−ơng Chỉ tiêu sản xuất kinh doanh dùng lμm căn cứ tính l−ơng đ−ợc thiết kế gồm một loạt các chỉ tiêu cụ thể để các doanh nghiệp đều có thể lựa chọn nh−: Tổng Doanh thu, Tổng chi, Lợi nhuận, Tổng các khoản phải nộp ngân sách. Cách thiết kế nμy lμm cho mẫu biểu trở nên bao quát vμ r−ờm rμ. Mặt khác, trong kế hoạch nμy còn có chỉ tiêu Tỷ lệ % tiền l−ơng bình quân. Tỷ lệ nμy do Phòng Kế toán – Thống Kê tính bình quân dựa trên tỷ lệ % tiền l−ơng trên doanh thu của các loại sản phẩm do Tổng Công ty Hoá chất Việt Nam ban hμnh. Theo cách tính trên thì chỉ tiêu nμy không giúp ích gì cho công tác quản lý tại Công ty Phân bón Miền Nam. - Do thiếu khâu thu thập thông tin lμm căn cứ lập các báo cáo dự toán nên các số liệu dự toán của kỳ tr−ớc th−ờng đ−ợc dùng để −ớc tính cho kỳ kế hoạch. Điều nμy dẫn đến các chỉ tiêu dự toán không phản ánh chính xác tiềm năng của Công ty. - Công ty không tính đến yếu tố tr−ợt giá trong năm kế hoạch nên khi dự toán doanh thu Công ty dựa vμo số l−ợng sản phẩm tiêu thụ vμ giá bán thực tế tại thời điểm lập dự toán. Việc xác định giá bán nh− trên lμ ch−a hợp lý vμ gây nên sai lệch trong việc dự tính doanh thu nhất lμ trong giai đoạn lạm phát tăng cao nh− hiện nay. - Công ty dự toán số l−ợng sản phẩm sản xuất đúng bằng số l−ợng sản phẩm tiêu thụ, số l−ợng thμnh phẩm tồn kho cuối kỳ đúng bằng số l−ợng thμnh phẩm tồn kho trong Công ty tại mọi thời điểm vμ bằng số l−ợng thμnh phẩm tồn kho đầu kỳ. Tuy nhiên, theo đặc điểm ngμnh phân bón thì việc tiêu thụ sản phẩm trong Công ty tại từng thời điểm lμ không giống nhau trong khi đó năng lực sản xuất tối đa thì luôn cố định. Nếu không dựa trên tình hình tiêu thụ vμ năng lực sản xuất tối đa tại các Xí nghiệp để dự toán l−ợng sản phẩm tồn kho cuối kỳ một cách hợp lý thì có thể dẫn đến tình trạng thiếu hμng hoặc tồn động hμng hoá lμm phát sinh chi phí kho bãi không cần thiết. - Công ty dự toán chi phí nguyên vật liệu dựa trên định mức l−ợng nguyên vật liệu vμ đơn giá của từng loại nguyên vật liệu. Định mức l−ợng nguyên vật liệu đã đ−ợc xây dựng vμ kiểm nghiệm qua các năm nên t−ơng đối chính xác. Trong khi đó, đơn giá nguyên vật liệu lại dựa trên giá thực tế tại thời điểm lập dự toán. 64 Cách tính đơn giá nguyên vật liệu nh− trên lμ không hợp lý vì giá cả nguyên vật liệu có thể có nhiều biến động trong năm kế hoạch. - Chi phí nhân công đ−ợc xây dựng dựa theo doanh thu vμ tỷ lệ % tiền l−ơng trên doanh thu do Tổng Công ty quy định nh− hiện nay lμ ch−a hợp lý. Tiền l−ơng phản ánh công sức ng−ời lao động bỏ ra để sản xuất nên sản phẩm vì vậy cách tính l−ơng dựa trên doanh thu vμ đơn giá tiền l−ơng do Tổng Công ty quy định nh− hiện nay không phản ánh đ−ợc giá trị lao động bỏ ra cũng nh− không khuyến khích ng−ời lao động sản xuất. Qua khảo sát thực tế cho thấy, do thiếu nhân lực cùng với việc không đ−ợc quan tâm hỗ trợ đúng mức nên các thông tin, số liệu của dự toán không đ−ợc cập nhật, phân tích, điều chỉnh kịp thời, chỉ khi nμo đến thời hạn nộp báo cáo, các phòng ban, các Xí nghiệp mới dμnh thời gian để lập kế hoạch vμ chủ yếu dựa vμo kế hoạch dự toán của năm tr−ớc. Nhìn chung, hệ thống các kế hoạch hiện tại của Công ty không thể phục vụ cho mục đích quản lý mμ chỉ nhằm tuân thủ theo chỉ thị lập kế hoạch hμng năm của Tổng Công ty Hoá Chất Việt Nam. 65 KếT LUậN CHƯƠNG 2 Công ty Phân Bón Miền Nam đang trong quá trình xây dựng vμ đổi mới toμn diện cả về trình độ sản xuất lẫn công tác quản lý. Dù đã cố gắng đổi mới ở nhiều khía cạnh nh−ng Ban lãnh đạo Công ty vẫn ch−a dμnh sự quan tâm đúng mức đến công tác dự toán ngân sách. Hiện tại, Công ty có lập dự toán ngân sách theo sự chỉ đạo của Tổng Công ty Hoá Chất Việt Nam, đã xây dựng đ−ợc mô hình vμ quy trình dự toán. Tuy nhiên, do không xuất phát từ nhu cầu quản lý nên việc dự toán ngân sách chỉ h−ớng đến mục đích báo cáo chỉ tiêu kế hoạch vμ −ớc tính lợi nhuận cho đơn vị quản lý cấp trên chứ ch−a quan tâm đến khía cạnh phục vụ cho yêu cầu quản lý trong Công ty nên còn một số yếu điểm nh−: Công ty lập dự toán theo mô hình thông tin phản hồi nh−ng thực chất lại lμ mô hình thông tin từ trên xuống. Vì vậy, các chỉ tiêu dự toán th−ờng mang nặng tính áp đặt từ trên xuống vμ không phản ánh đ−ợc tình hình thực tế tại Công ty gây tâm lý bất bình cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Mặt khác, do sự phân cấp khá cao trong quản lý cộng với số l−ợng khá đông các phòng ban vμ đơn vị trực thuộc nên dự toán theo mô hình hiện nay lμm tốn khá nhiều chi phí vμ không đảm bảo đ−ợc tiến độ thời gian. Công ty đã có quy trình dự toán ngân sách. Tuy nhiên quy trình dự toán nμy ch−a đ−ợc xây dựng một cách khoa học nên ch−a hoμn thiện mμ còn một số hạn chế nh−: xây dựng dự toán dựa trên một mục tiêu ch−a chắc chắn, ch−a quan tâm đến việc theo dõi, đánh giá dự toán, ch−a cụ thể hoá ai lμm việc gì, bộ phận nμo lập những dự toán nμo, thiếu nhân sự có trình độ vμ nhận thức đúng đắn về dự toán ngân sách, thiếu khâu nghiên cứu các nhân tố có ảnh h−ởng đến dự toán. Các báo cáo dự toán đ−ợc lập theo các biểu mẫu do Tổng Công ty Hoá Chất Việt Nam quy định nên hệ thống các báo cáo dự toán ngân sách ch−a đầy đủ, còn thiếu nhiều dự toán quan trọng nh−: dự toán phải thu, phải trả, dự toán tiền, dự toán tồn kho, dự toán bảng cân đối kế toán... Mặt khác, hệ thống các báo cáo dự toán ngân sách về mặt hình thức thì r−ờm rμ khó theo dõi, về nội dung thì lại còn nhiều thiếu sót vμ khá sơ l−ợc, chỉ phản ánh một cách tổng quan tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty trong năm kế hoạch. Nhìn chung hệ thống các báo 66 cáo dự toán ngân sách hiện tại của Công ty khó có thể phục vụ cho công tác quản lý thực tế tại Công ty một cách có hiệu quả. Công ty cần hoμn thiện công tác dự toán ngân sách hơn để dự toán ngân sách thực sự trở thμnh một công cụ quản lý hiệu quả hỗ trợ tích cực cho nhμ quản lý trong việc nâng cao năng lực canh trạnh của toμn Công ty. 67 CHƯƠNG 3: HOμN THIệN CÔNG TáC Dự TOáN TạI CÔNG TY PHÂN BóN MIềN NAM 3.1 Sự cần thiết phải hoμn thiện công tác dự toán ngân sách tại Công ty Phân Bón Miền Nam. Trong điều kiện n−ớc ta đang b−ớc đầu gia nhập tổ chức Th−ơng mại thế giới (WTO), thì việc các doanh nghiệp nâng cao tính cạnh tranh để tồn tại lμ một việc lμm thiết thực. Đặc biệt các doanh nghiệp nhμ n−ớc, từ tr−ớc đến nay vốn bị xem lμ kém năng động, sống dựa vμo ngân sách nhμ n−ớc thì nay cμng phải nỗ lực gấp nhiều lần trong cuộc cạnh tranh sống còn nμy. Không lμ một ngoại lệ, Công ty Phân Bón Miền Nam cũng đang trong giai đoạn hoμn thiện mình ở nhiều khía cạnh để đứng vững trên thị tr−ờng nội địa vμ v−ơn ra thị tr−ờng thế giới khi hội nhập. Dự toán ngân sách lμ một công cụ quản lý có hiệu quả. Nếu đ−ợc xây dựng khoa học vμ sát với thực tế, dự toán ngân sách sẽ mang lại nhiều lợi ích vμ góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh của Công ty. Qua nghiên cứu vμ khảo sát thực tế cho thấy hệ thống dự toán ngân sách hiện tại của Công ty ch−a hoμn thiện nên ch−a thể phát huy đ−ợc vai trò vμ chức năng của nó. Dự toán ngân sách lμ một việc lμm mất khá nhiều thời gian vμ công sức nh−ng những lợi ích mμ nó mang lại rất lớn. Công ty Phân Bón Miền Nam cần thiết phải hoμn thiện việc lập dự toán vì những lý do sau: Công ty Phân Bón Miền Nam lμ một Công ty có quy mô lớn với 7 đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc vμ lμ nơi lμm việc của hơn 1060 công nhân viên nên hμng ngμy các nhμ quản trị phải tốn rất nhiều thời gian để đối phó với những vấn đề xảy ra đột xuất, những vấn đề không đ−ợc l−ờng tr−ớc. Công ty sẽ chủ động hơn trong việc giải quyết các vấn đề xảy ra trong nội bộ doanh nghiệp cũng nh− chủ động hơn trong việc đối đầu với những nguy cơ vμ thách thức trên th−ơng tr−ờng nếu có thể dự toán đ−ợc tình hình hoạt động vμ tình hình tμi chính của Công ty. Từ đó góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của Công ty so với các Công ty khác trong ngμnh. 68 Công ty ch−a đánh giá đúng năng lực của từng Xí nghiệp cũng nh− trách nhiệm của từng bộ phận trong việc thực hiện các mục tiêu chung của Công ty. Vì vậy, cần tổ chức tốt công tác dự toán để lμm cơ sở, th−ớc đo đánh giá hiệu quả hoạt động nhằm phát huy mặt tích cực, hạn chế tiêu cực của từng bộ phận giúp nâng cao năng lực cạnh tranh toμn Công ty. Hiện nay, đã sự thay đổi trong cơ chế quản lý kinh tế của nhμ n−ớc, vai trò của cơ quan quản lý cấp trên không còn ảnh h−ởng mạnh mẽ đến tình hình hoạt động vμ tình hình tμi chính của Công ty nên các báo cáo dự toán không nhất thiết phải hoμn toμn mang tính kế hoạch, thi đua mμ cần phù hợp với thực tế hơn để có thể trợ giúp cho các quyết định quản trị. Những lý do trên đã tạo nên sự cần thiết phải hoμn thiện công tác dự toán ngân sách tại Công ty. 3.2 Quan điểm vμ mục tiêu hoμn thiện. 3.2.1 Quan điểm hoμn thiện Hiện tại, Công ty có lập dự toán ngân sách nh−ng các báo cáo dự toán ngân sách nμy còn nhiều điểm yếu nên ch−a phát huy đ−ợc vai trò vμ tác dụng của nó. Vì vậy, các báo cáo dự toán ngân sách sẽ đ−ợc hoμn thiện trên cơ sở kế thừa có chọn lọc hệ thống báo cáo dự toán ngân sách cũ. Tiến hμnh hoμn thiện dự toán ngân sách trên cơ sở huy động nguồn lực từ các cấp quản trị cho đến những nhân viên thừa hμnh công việc. Hoμn thiện các báo cáo dự toán ngân sách dựa trên cơ sở phân tích các nhân tố bên trong vμ bên ngoμi có ảnh h−ởng trực tiếp đến tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Hoμn thiện hệ thống các báo cáo dự toán ngân sách dựa trên quan điểm cân đối giữa lợi ích vμ chi phí. 3.2.2 Mục tiêu hoμn thiện Đảm bảo nâng cao hiệu quả hoạt động vμ hiệu quả quản lý của Công ty Dự toán ngân sách sau khi đ−ợc hoμn thiện phải có khả năng truyền đạt kế hoạch vμ mục tiêu kinh doanh của Ban lãnh đạo đến các bộ phận trong Công ty. Đảm bảo các nguồn lực trong Công ty đ−ợc phân bổ vμ điều phối một cách hợp lý. 69 Nâng cao chất l−ợng của việc lập dự toán để đảm bảo các thông tin trên báo cáo dự toán phản ảnh đúng tiềm năng Công ty nhằm lμm cơ sở cho việc ra các quyết định quản trị, giúp dự đoán tr−ớc tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty, lμm tiêu chuẩn cho việc đánh giá kết quả thực hiện công việc tại các bộ phận trong toμn Công ty. Đảm bảo huy động đ−ợc mọi nguồn lực trong Công ty tham gia vμo việc xây dựng dự toán ngân sách. Nâng cao tinh thần vμ nhận thức rõ tầm quan trọng của việc lập dự toán đối với mỗi thμnh viên thực hiện dự toán. 3.3 Hoμn thiện công tác dự toán ngân sách tại Công ty Phân Bón Miền Nam. 3.3.1 Các nguyên tắc cần tuân thủ khi hoμn thiện dự toán ngân sách. - Công tác dự toán ngân sách phải đ−ợc thực hiện liên tục. Dự toán ngân sách không phải lμ việc lμm đ−ợc thực hiện đều đặn mỗi năm một lần vμo cuối năm hiện tại mμ công tác dự toán ngân sách phải đ−ợc thực hiện liên tục trong năm. Cần th−ờng xuyên theo dõi việc thực hiện dự toán, xem xét, so sánh kết quả thực tế đạt đ−ợc với các chỉ tiêu dự toán để có những điều chỉnh kịp thời lμm cho dự toán phản ánh đúng với tình hình thực tế hơn. - Lập dự toán cần dựa trên nguyên tắc đảm bảo tính linh hoạt của dự toán ngân sách. Do dự toán hμm chứa yếu tố không chắc chắn nên việc xây dựng dự toán trên nguyên tắc đảm bảo tính linh hoạt lμ rất cần thiết để có thể điều chỉnh nhanh chóng vμ dễ dμng khi có những thay đổi ngoμi dự kiến. - Công tác lập dự toán phải đảm bảo nguyên tắc thận trọng, không nóng vội. Để có những báo cáo dự toán có tính chính xác vμ thực tế cao, yêu cầu thông tin phục vụ cho công tác lập dự toán phải có tính thực tế vμ phù hợp. Vì vậy, nên cho các bộ phận có liên quan một khoảng thời gian cần thiết để thu thập đầy đủ các thông tin hữu ích. - Công tác lập dự toán phải thu hút đ−ợc mọi bộ phận, mọi ng−ời cùng tham gia vμo việc lập dự toán. Lập dự toán không chỉ lμ công việc riêng của các cấp lãnh đạo mμ cần có sự hợp tác vμ phối hợp của tất cả các bộ phận, các phòng ban để khi các chỉ tiêu dự toán đ−ợc đ−a ra thì nó lμ phù hợp nhất cho từng bộ phận, từng phòng ban. 70 3.3.2 Hoμn thiện quy trình lập dự toán ngân sách. Để dự toán ngân sách ngμy cμng hoμn chỉnh vμ phù hợp với thực tế, Công ty cần hoμn thiện hơn quy trình lập dự toán ngân sách. Qua nghiên cứu thực tiễn, tác giả nhận thấy quy trình dự toán ngân sách tại Công ty Phân Bón Miền Nam nên đ−ợc thực hiện theo 3 giai đoạn. Mỗi giai đoạn gồm các b−ớc cụ thể sau: Giai đoạn I: Chuẩn bị dự toán ngân sách B−ớc 1: Xác định mục tiêu chung của toμn Công ty. ở b−ớc nμy Giám đốc Công ty cần phải xác định rõ mục tiêu chung của Công ty trong năm kế hoạch thông qua cuộc họp với Tr−ởng các phòng ban vμ giám đốc các đơn vị trực thuộc. Mục tiêu phải đ−ợc xây dựng dựa trên tình hình thực tế tại Công ty vμ mang tính phát triển. Mục tiêu cần đ−ợc cụ thể hoá thμnh các số liệu cụ thể. Ví dụ, trong năm 2008, dựa vμo năng lực thực tế của công ty vμ tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây Công ty có thể đặt ra mục tiêu lμ đạt mức lợi nhuận tăng ít nhất lμ 10% so với năm 2007. B−ớc 2: Chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự toán ngân sách. Để thực hiện tốt các mục tiêu đã đề ra ở b−ớc 1, Ban lãnh đạo Công ty cần phân công cụ thể những cá nhân ở từng xí nghiệp, từng phòng ban chịu trách nhiệm về việc lập dự toán ngân sách cho bộ phận mình. Ngoμi ra, Ban lãnh đạo cần tiến hμnh thμnh lập riêng một bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách. Bộ phận nμy sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức chỉ đạo, tổng hợp, xem xét, kiểm tra toμn bộ các báo cáo dự toán ngân sách để đảm bảo các báo cáo dự toán ngân sách phản ánh đúng tiềm năng tại Công ty. Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách đ−ợc đặt trong Phòng Kế Toán - Thống Kê, thuộc bộ phận Kế toán quản trị. B−ớc 3: Soạn thảo các mẫu biểu. Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ tiến hμnh soạn thảo các biểu mẫu cần thiết cho công tác dự toán ngân sách của toμn Công ty nhằm tạo sự thống nhất về các chỉ tiêu, cách lập dự toán trong toμn công ty. 71 B−ớc 4: Đánh giá việc chuẩn bị dự toán Cuối cùng, bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ tiến hμnh rμ soát vμ đánh giá lại việc chuẩn bị để đảm bảo rằng các báo cáo dự toán ngân sách sẽ mang lại cho Công ty thông tin hữu ích vμ chính xác nhất. Giai đoạn II: Soạn thảo ngân sách B−ớc 1: Thu thập thông tin Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách cần tiến hμnh thu thập, phân tích vμ xử lý các thông tin có liên quan cần thiết cho việc dự toán ngân sách bao gồm những thông tin bên trong vμ bên ngoμi có ảnh h−ởng đến việc lập dự toán ngân sách nh−: - Những thông tin bên trong cần nghiên cứu gồm: mục tiêu vμ chính sách kinh doanh của Công ty nh− doanh thu, lợi nhuận, thị phần, chính sách giá, chiết khấu, thanh toán, năng lực sản xuất kinh doanh cho phép của các đơn vị. Ngoμi ra, bộ phận chuyên trách về dự toán còn phải chú ý đến các yếu tố khác có liên quan đến sản phẩm nh−: loại sản phẩm sản xuất, ph−ơng pháp sản xuất...; nhân tố con ng−ời nh−: trình độ, số l−ợng, tinh thần trách nhiệm; số liệu trong quá khứ của Công ty: doanh thu, chi phí, lợi nhuận, tiền mặt vμ khấu hao TSCĐ - Những thông tin bên ngoμi gồm: cơ cấu kinh tế, chính sách kinh tế, lạm phát, lãi suất, mức thuế vμ tỷ giá hối đoái, các quy định về môi tr−ờng, sự khác nhau về thói quen sử dụng sản phẩm ở từng địa ph−ơng, các nhân tố có liên quan đến khách hμng, nhμ cung cấp, các đối thủ cạnh tranh. Bên cạnh đó, các cá nhân ở từng phòng ban chịu trách nhiệm về việc lập dự toán ngân sách cho bộ phận mình cũng cần thu thập các thông tin có liên quan để phục vụ tốt nhất cho công tác soạn thảo dự toán ngân sách ở phận mình. Giám đốc các Xí nghiệp vμ tr−ởng các phòng ban chức năng có liên quan có trách nhiệm hợp tác vμ cung cấp các thông tin thích hợp cho bộ phận lập dự toán ngân sách. B−ớc 2: Cung cấp biểu mẫu cho các bộ phận. Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ cung cấp các biểu mẫu dự toán cho các bộ phận có liên quan, cụ thể lμ cung cấp cho các cá nhân đ−ợc phân công chịu trách nhiệm lập dự toán ở các bộ phận nμy. Các cá nhân nμy sẽ tiến 72 hμnh soạn thảo dự toán ngân sách cho bộ phận mình vμ gửi về cho bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sau khi hoμn thμnh. Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ tiến hμnh kiểm tra, điều chỉnh(nếu cần thiết) vμ tổng hợp tất cả các báo cáo dự toán lại để hoμn thμnh các báo cáo dự toán ngân sách cho toμn Công ty. B−ớc 3: Xét duyệt dự toán ngân sách Sau khi hoμn thμnh các báo cáo dự toán ngân sách, Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ báo cáo cho Ban lãnh đạo Công ty xem xét tính hợp lý của dự toán ngân sách trong cuộc họp về dự toán ngân sách với sự tham gia đầy đủ của giám đốc các Xí nghiệp, tr−ởng các phòng ban liên quan. Sau khi bản thảo dự toán ngân sách đ−ợc duyệt nó sẽ trở thμnh dự toán ngân sách chính thức của Công ty vμ sẽ đ−ợc công bố toμn Công ty để các Xí nghiệp, Phòng ban theo đó mμ tổ chức thực hiện. Giai đoạn 3: Theo dõi dự toán ngân sách Trong quá trình hoạt động, bộ phận chuyên trách về dự toán cần phải theo dõi, so sánh vμ phân tích th−ờng xuyên sự khác nhau giữa kết quả thực tế đạt đ−ợc với các chỉ tiêu số liệu trên báo cáo dự toán. Sau đó, tiến hμnh xem xét vμ điều chỉnh kịp thời các chỉ tiêu số liệu cho các báo cáo dự toán ngân sách để lμm căn cứ lập dự toán ngân sách ở các kỳ tiếp theo. 3.3.3 Hoμn thiện mô hình dự toán ngân sách. Để các báo cáo dự toán ngân sách phản ảnh đúng tiềm lực của Công ty nh−ng không mất quá nhiều thời gian vμ chi phí, Công ty nên áp dụng mô hình truyền thông tin từ cấp d−ới lên. Theo mô hình nμy, thông tin về các chỉ tiêu dự toán sẽ bắt đầu từ các Xí nghiệp vμ các phòng ban cụ thể nh− sau: Các Xí nghiệp phải tự đánh giá về năng lực sản xuất, tình hình sử dụng máy móc thiết bị, tình hình nhân sự, mức sản xuất tối đa để lập dự toán sản xuất vμ dự toán các chi phí phát sinh tại đơn vị vμ trình lên các Phòng ban chức năng tại Công ty. Các Phòng ban chức năng sẽ xem xét, góp ý vμ gửi trở lại cho các Xí nghiệp để sửa đổi, bổ sung (nếu cần thiết). Các báo cáo dự toán của các Xí nghiệp sau khi sửa đổi, bổ sung sẽ đ−ợc các phòng ban chức năng chuyển lên bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách xem xét 73 Phòng Kinh Doanh có trách nhiệm lập dự toán tiêu thụ, dự toán tiêu thụ sau khi hoμn chỉnh sẽ đ−ợc chuyển đến bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách để xem xét. Phòng Sản Xuất có trách nhiệm phối hợp với các Xí nghiệp để lập Dự toán Sản Xuất. Dự toán sản xuất sau khi hoμn thμnh sẽ đ−ợc chuyển đến bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách xem xét. Phòng Kế Toán – Thống Kê sẽ kết hợp với Phòng Kinh Doanh, Phòng Tổng Hợp, Phòng Sản Xuất vμ các Xí nghiệp để lập các báo các dự toán còn lại nh−: Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, Dự toán chi phí nhân công trực tiếp, Dự toán chi phí sản xuất chung, Dự toán giá thμnh sản phẩm, Dự toán thμnh phẩm tồn kho, Dự toán đầu t− vμ xây dựng, Dự toán chi phí bán hμng, Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, Dự toán tiền. Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Dự toán bảng cân đối kế toán. Tất cả các dự toán sau khi hoμn thμnh sẽ đ−ợc chuyển đến bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách xét duyệt. Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ tiến hμnh kiểm tra, xem xét vμ yêu cầu điều chỉnh (nếu cần thiết). Các báo cáo dự toán ngân sách sau khi đ−ợc bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách chấp nhận sẽ đ−ợc bộ phận nμy trình bμy trong một cuộc họp để báo cáo về dự toán ngân sách với thμnh phần tham dự lμ Ban giám đốc Công ty, Tr−ởng các phòng ban chức năng vμ cá nhân ở các phòng ban trực tiếp tham gia vμo việc lập dự toán ngân sách, giám đốc các Xí nghiệp. Báo cáo dự toán ngân sách đ−ợc thông qua sẽ trở thμnh dự toán ngân sách chính thức trong Công ty. Nếu báo cáo dự toán còn những v−ớng mắc sẽ đ−ợc đ−a ra phân tích bμn luận để có đ−ợc sự thống nhất ngay trong cuộc họp. Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ phối hợp với các phòng ban chức năng để tiến hμnh điều chỉnh dự toán ngân sách theo những kết quả đã đ−ợc thống nhất trong cuộc họp. Dự toán ngân sách sau khi điều chỉnh sẽ đ−ợc trình lại cho Ban Giám Đốc. 74 3.3.4 Hệ thống các báo cáo dự toán ngân sách. Hệ thống dự toán ngân sách mới bao gồm các báo cáo dự toán ngân sách sau đây: - Dự toán tiêu thụ - Dự toán thu tiền - Dự toán sản xuất - Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Dự toán chi phí nhân công trực tiếp - Dự toán chi phí sản xuất chung - Dự toán giá thμnh sản phẩm - Dự toán hμng tồn kho - Dự toán đầu t− vμ xây dựng - Dự toán chi phí bán hμng, chi phí quản lý doanh nghiệp - Dự toán tiền - Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Dự toán bảng cân đối kế toán Mối quan hệ giữa các báo cáo dự toán ngân sách: 75 3.3.5 Kỳ dự toán ngân sách. Hiện nay, Công ty lập dự toán mỗi năm một lần. Số liệu thể hiện trên các báo cáo dự toán đều lμ số liệu tổng hợp cho cả năm tμi chính nên rất ngắn gọn vμ dễ nhìn. Tuy nhiên, tình hình sản xuất kinh doanh ở Công ty tại từng thời điểm th−ờng không giống nhau nên những số liệu tổng hợp nμy th−ờng không phản ánh tình hình thực tế của Công ty tại từng thời điểm hay từng khoảng thời gian ngắn. Để báo cáo dự toán ngân sách sát với thực tế hơn, Công ty nên chia nhỏ kỳ dự toán ngân sách. Dựa vμo đặc điểm của ngμnh Phân Bón lμ hoạt động kinh doanh sẽ tăng giảm theo mùa vụ nên dự toán ngân sách nên lập chi tiết cho từng quý vμ sau đó tổng hợp dự toán ngân sách các quý lại thμnh dự toán ngân sách năm. Ngoμi ra, dự toán ngân sách quý vμ dự toán ngân sách năm của Công ty sẽ th−ờng xuyên đ−ợc điều chỉnh cho phù hợp hơn với tình hình thực tế. Dự toán CP BH &QLDN Dự toán tiêu thụ Dự toán sản xuất Dự toán HTK Dự toán CPNCTT Dự toán CP SXC Dự toán thu tiền Dự toán báo cáo KQKD Dự toán Bảng CĐKT Dự toán tiền mặt Dự toán giá thμnh Dự toán CP NVLTT Dự toán ĐT vμ XD Sơ đồ 3.1: Mối quan hệ giữa các báo cáo dự toán ngân sách 76 3.3.6 Hoμn thiện các báo cáo dự toán ngân sách. Dự toán ngân sách lμ một hệ thống bao gồm nhiều báo cáo dự toán nh−: Dự toán tiêu thụ, Dự toán sản xuất; Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp; Dự toán chi phí nhân công trực tiếp; Dự toán chi phí sản xuất chung; Dự toán giá thμnh; Dự toán thμnh phẩm tồn kho; Dự toán đầu t− vμ xây dựng; Dự toán chi phí bán hμng; Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp; Dự toán tiền; Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Dự toán bảng cân đối kế toán. Nếu đ−ợc xây dựng một cách hợp lý vμ khoa học thì dự toán ngân sách sẽ lμ một công cụ đa chức năng của nhμ quản lý góp phần mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích nh−: truyền đạt kế hoạch vμ mục tiêu kinh doanh của các nhμ quản lý đến các bộ phận trong doanh nghiệp, dự báo đ−ợc các khó khăn về tμi chính trong một khoảng thời gian nhất định, phân bổ vμ điều phối các nguồn lực còn hạn chế trong doanh nghiệp vμ lμ th−ớc đo chuẩn trong việc kiểm tra vμ đánh giá việc thực hiện mọi hoạt động kinh doanh trong từng bộ phận của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để lập đ−ợc một hệ thống dự toán ngân sách chính xác, phản ánh đúng tiềm năng thực tế doanh nghiệp lμ một công việc khó khăn đối với các doanh nghiệp nói chung vμ đối với Công ty Phân Bón Miền Nam nói riêng. Tuy nhiên, nếu cân nhắc giữa lợi ích to lớn đạt đ−ợc với những khó khăn thì việc lập dự toán xứng đáng đ−ợc Công ty tập trung nhiều công sức hơn. Công ty Phân Bón Miền Nam đã xây dựng đ−ợc một số các báo cáo dự toán ngân sách. Tuy nhiên, các báo cáo dự toán nμy ch−a thực sự giúp ích cho công tác quản lý tại Công ty vì còn tồn tại một số hạn chế (nh− đã phân tích trong phần thực trạng).Vì vậy, tác giả xin chủ quan đề xuất một số ý kiến về việc hoμn thiện các báo cáo dự toán ngân sách tại Công ty nh− sau: 3.3.6.1 Dự toán tiêu thụ Trong suốt quá trình dự toán ngân sách thì Dự toán tiêu thụ lμ khâu quan trọng nhất vì Dự toán tiêu thụ lμ cơ sở để lập các báo cáo dự toán khác. Dự toán tiêu thụ luôn đ−ợc lập đầu tiên nên tính hợp lý vμ chính xác của nó quyết định phần lớn sự thμnh công của toμn bộ dự toán ngân sách. Dự toán tiêu thụ nếu phản ánh chính xác tình hình tiêu thụ của Công ty trong năm kế hoạch sẽ giúp Công ty tránh đ−ợc tình trạng thiếu hμng hoặc tồn kho quá nhiều. 77 Dự toán tiêu thụ bao gồm 2 phần: Phần I.A: Dự toán sản l−ợng - doanh thu theo từng kênh phâ