Luận văn Hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty In Nông Nghiệp và Công Nghiệp Thực Phẩm

ộ Văn Hoá Thông Tin cấp giấy phép số 03/QĐ công nhận Xí nghiệp in nông nghiệp I được hành nghề in. - Ngày 27/4/1992 Bộ Nông Nghiệp và Công Nghiệp Thực Phẩm ra quyết định số 104 NNKH/QĐ cho phép Xí nghiệp in nông nghiệp I lập luận chứng kinh tế kỹ thuật, mở rộng cơ sở vật chất kỹ thuật, bổ sung đầu tư chiều sâu, mua thiết bị máy móc. Trong giai đoạn này xí nghiệp đã xây mới toà nhà 5 tầng để thay thế cho nhà xưởng cấp bốn dột nát cũ kỹ để lại từ hồi chiến tranh. Xí nghiệp cũng từng bước đầu tư đổi mới công nghệ, mua máy móc thiết bị hiện đại để in tem nhãn cao cấp trên giấy hộp bìa cứng và dập hộp. Do vậy, xí nghiệp đã tăng dần được sản lượng in các ấn phẩm phục vụ ngành, đáp ứng ngày càng tốt hơn nhiệm vụ được giao. - Căn cứ quyết định số 15/CP ngày 2/3/1993 của Chính Phủ về quyền hạn trách nhiệm quản lý nhà nước của Bộ, cơ quan ngang Bộ; Căn cứ qui chế thành lập và giải thể doanh nghiệp của NĐNN 338/HĐBT ngày 20/11/1991 của HĐBT ( nay là Chính Phủ ); Căn cứ thông báo số 81/TB ngày 22/3/1993 của văn phòng Chính phủ về ý kiến của Thủ tướng chính phủ cho phép thành lập lại các doanh nghiệp nhà nước, Xí nghiệp In Nông Nghiệp I được đổi tên thành Xí nghiệp In Nông Nghiệp và Công Nghiệp Thực Phẩm trực thuộc Bộ nông nghiệp và công nghiệp thực phẩm ( nay là Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn ). - Ngày 1/1/2002 Xí nghiệp in nông nghiệp và công nghiệp thực phẩm được đổi tên thành Công ty In Nông Nghiệp và Công Nghiệp Thực Phẩm. Với chặng đường gần 40 năm xây dựng và trưởng thành Công ty In Nông Nghiệp và Công Nghiệp Thực Phẩm đã gặp không ít những khó khăn nhất là khi nền kinh tế chuyển sang cơ chế thị trường công ty phải tự hạch toán kinh doanh. Công ty đã không ngừng cố gắng vượt lên những khó khăn thử thách, hoà nhịp với nền kinh tế thị trường và đã vươn lên đạt được nhiều thành tựu to lớn. Với những thành công đạt được, năm 1995 tập thể công ty được Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn tặng cờ thi đua đơn vị suất sắc, được tặng bằng khen của Thủ tướng chính phủ; Năm 1996 công ty được nhà nước tặng thưởng huân chương lao động hạng ba, cũng trong năm 1996 công ty đạt danh hiệu xanh-sạch-đẹp, an toàn lao động và được Tổng liên đoàn lao động tặng bằng khen. Hiện nay công ty vẫn đang tiếp tục đầu tư vốn, công nghệ, đào tạo cán bộ quản lý và công nhân lành nghề để tiếp tục khẳng định vị trí của mình trên thị trường đồng thời phát huy vai trò chủ đạo của kinh tế nhà nước trong nền kinh quốc dân. 2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất và qui trình công nghệ chế tạo sản phẩm 2.1.2.1. Đặc điểm qui trình công nghệ. Xuất phát từ đặc điểm của ngành in nói chung, của công ty nói riêng, sản phẩm sản xuất phải trải qua nhiều khâu gia công liên tiếp, trong chu trình khép kín theo trình tự nhất định. Mỗi sản phẩm từ khi bắt đầu sản xuất đến khi hoàn thành phải trải qua qui trình công nghệ sau : - Sắp chữ điện tử: Dựa trên các yêu cầu của tài liệu cần in, bộ phận kỹ thuật sẽ tiến hành bố trí các trang in, tranh ảnh, dòng cột, kiều chữ, kích thước chữ, độ đậm nhạt, màu sắc,... - Chụp ảnh tách màu: Đối với những trang in cần màu sắc (ngoài màu đen) phải được đem đi chụp tách màu điện tử. Mỗi màu được chụp ra riêng một bản thành bốn màu chủ yếu: đen, xanh, đỏ, vàng. Trên cơ sở đó, phòng kỹ thuật sẽ có nhiệm vụ bố trí tất cả các loại chữ, hình ảnh có cùng một màu vào các tấm in trên cùng một trang in. - Chế bản trang in: Trên cơ sở các tấm phim chế bản, bộ phận chế bản có nhiệm vụ chế bản khuôn in nhôm hoặc kẽm sau đó đem phơi bản và dửa bản để trang in không bị nhoè, bẩn hoặc lỗi. - In thử: Khi nhận được chế bản khuôn in do bộ phận chế bản chuyển sang, lúc này sẽ tiến hành in thử theo chế bản khuôn in đó. - Máy xén giấy cứng và mền: Xén giấy đã in thử theo kích thước từng nhãn. - In màu: Sau khi in thử thấy các nhãn đã đạt yêu cầu, các mẫu in sẽ được tiến hành in hàng loạt theo số lượng đặt hàng của khách hàng. - Máy xén thành phẩm: Xén giấy đã in màu. - Máy dập hộp: Đối với những sản phẩm dập hộp được bộ phận bế hộp dập thành hộp như yêu cầu của khách hàng. - Kiểm tra: Tiến hành kiểm tra chất lượng về màu sắc, kích cỡ, độ chính xác về in chữ và kích cỡ hộp để loại bỏ những sản phẩm không đạt yêu cầu. - Bao gói thành phẩm: Sản phẩm sau khi hoàn thành sẽ được bao gói để nhập kho thành phẩm hoặc giao cho khách hàng. Tài liệu cần in Sắp chữ điện tử Chụp ảnh tách màu In thử Xén giấy cứng, mềm In màu Chế bản in opset Xén thành phẩm Kiểm tra Bao gói hộp cứng Nhập kho thành phẩm Sơ đồ 16: Qui trình công nghệ sản xuất của Công ty In NN và CNTP 2.1.2.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất sản phẩm. Công ty In NN và CNTP là một doanh nghiệp vừa, chuyên in các tài liệu, sách báo phục vụ ngành Nông Nghiệp, in vẽ bản đồ và các loại bao bì, tem nhãn cao cấp trên các loại giấy theo qui trình công nghệ khép kính với các loại máy móc chuyên dùng trên loại nguyên liệu chính là giấy và mực in. Sản phẩm của công ty được sản xuất hàng loạt theo số lượng của đơn đặt hàng, chu kỳ sản xuất ngắn, qui mô sản xuất trung bình. Xuất phát từ đặc điểm trên qui trình tổ chức sản xuất của Công ty In NN và CNTP như sau: Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, phòng kế hoạch sẽ dựa trên sự phức tạp, số lượng, yêu cầu chất lượng,.....của sản phẩm cần in để tính toán chi phí cho đơn đặt hàng đó dựa trên một số định mức chi phí mà công ty xây dựng được. Sau đó căn cứ thêm vào mức lợi nhuận mong muốn, công ty thoả thuận về giá cho đơn đặt hàng đó. Mô hình sản xuất của công ty gồm ba phân xưởng sản xuất, trong đó gồm nhiều tổ đội sản xuất đảm nhận các chức năng nhiệm vụ cụ thể khác nhau nhằm phù hợp với qui trình công nghệ. Cụ thể: - Phân xưởng chế bản in: có nhiệm vụ chế bản khuôn in. - Phân xưởng in: trong phân xưởng in có nhiều tổ máy in cùng đảm nhận công việc in ấn sản phẩm. - Phân xưởng thành phẩm: có nhiệm vụ hỗ trợ cho phân xưởng in các khâu công việc trước và sau khi in. Nó bao gồm 4 tổ là: Tổ tuyển chọn, Tổ máy xén và bao gói, Tổ bế hộp, Tổ phục vụ thành phẩm. Khách hàng Phòng kế hoạch Phòng kỹ thuật sản xuất Phân xưởng chế bản in Phân xưởng in gồm các tổ in Phân xưởng thành phẩm Tổ tuyển chọn Tổ máy xén và bao gói Tổ bế hộp Tổ phục vụ thành phẩm Phòng kinh doanh Sơ đồ 17: Qui trình tổ chức sản xuất tại Công ty In NN và CNTP 2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý Công ty In NN và CNTP tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến - chức năng với bộ máy quản lý gọn nhẹ theo chế độ một thủ trưởng. - Đứng đầu công ty là Giám đốc: Giám đốc quản lý điều hành và chịu trách nhiệm với cơ quan quản lý, khách hàng và cán bộ công nhân viên về toàn bộ hoạt động của công ty, quyết định các phương án sản xuất kinh doanh, phương án đầu tư và phát triển năng lực sản xuất của công ty. Giúp việc cho Giám đốc có hai Phó giám đốc và hệ thống các phòng ban. - Phó giám đốc kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động tiêu chuẩn hoá sản phẩm, đo lường, kiểm tra chất lượng sản phẩm, nghiên cứu các đề xuất ngắn hạn và dài hạn nhằm đổi mới, nâng cao chất lượng sản phẩm. - Phó giám đốc kinh doanh: chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề về giá cả, thanh toán với khách hàng, đề xuất các giải pháp mở rộng thị trường, ký kết các hợp đồng mới cho công ty. Dưới Ban giám đốc là hệ thống các phòng ban giúp việc: - Phòng kế toán - tài vụ: Thực hiện hạch toán đầy đủ kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Ghi chép, thu thập, tính toán, xử lý và hệ thống hoá số liệu. Cung cấp các thông tin, các báo cáo kế toán giúp Giám đốc phân tích các hoạt động kinh tế của công ty. Phòng kế toán- tài vụ còn có nhiệm vụ báo cáo thống kê tình hình thực hiện các nghĩa vụ và chỉ tiêu tài chính của công ty với cơ quan chức năng. - Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ thiết kế kỹ thuật các mẫu in ban đầu và bản in. Ngoài ra, phòng còn nghiên cứu ứng dụng khoa học kỹ thuật, phát minh sáng chế để cải tạo sản phẩm, làm sản phẩm ngày càng có chất lượng cao. Phòng cũng quản lý về mặt sử dụng máy móc thiết bị, sửa chữa bảo quản máy móc, kiểm tra chất lượng sản phẩm trên từng công đoạn sản xuất. - Phòng kế hoạch vật tư : Phòng tiến hành lập kế hoạch sản xuất theo đơn đặt hàng, tính toán chi phí, xây dựng đơn giá sản phẩm giúp ký kết hợp đồng và thực hiện sản xuất. Phòng cũng chịu trách nhiệm cung ứng vật tư, nguyên vật liệu đảm bảo sản xuất không bị giới hạn hay gián đoạn. Phòng kinh doanh: Lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch giá thành, đề ra những biện pháp thực hiện kế hoạch đó. Sau đó có nhiệm vụ cân đối lại. Đồng thời phòng tiếp nhận các hợp đồng mua bán hàng hoá, hợp đồng dịch vụ in ấn, đặt kế hoạch tiêu thụ sản phẩm. - Phòng tổ chức hành chính: Theo dõi, đôn đốc thực hiện nề nếp, nội qui của cán bộ công nhân viên. Tổng hợp ngày công của cán bộ công nhân viên, quản lý tổ chức lao động, hồ sơ lao động, thực hiện qui chế tiền lương, tiền thưởng, giải quyết chế độ chính sách cho người lao động. Ngoài ra phòng còn thực hiện công việc hành chính như: mua văn phòng phẩm, y tế, hội nghị,.. - Phòng cơ điện: Là bộ phận phụ trách điện cho phân xưởng sản xuất trong toàn công ty cũng như điện sử dụng cho các phòng ban chức năng. Tất cả các phòng ban, phân xưởng của công ty đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau cùng phối hợp hoạt động để hoàn thành kế hoạch đã đặt ra của công ty. Có thể khẳng định bộ máy tổ chức quản lý gọn nhẹ với sự phân công nhiệm vụ rõ ràng, chặt chẽ là một trong những thế mạnh của công ty. Giám đốc Phó giám đốc kỹ thuật Phó giám đốc kinh doanh P.Cơ điện P.Kế hoạch vật tư P.Kỹ thuật sản xuất P.Kế toán tài vụ P.Kinh doanh P.Tổ chức hành chính Bộ phận trực tiếp sản xuất Phân xưởng chế bản in Phân xưởng in Phân xưởng thành phẩm Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng Sơ đồ 18: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty In NN và CNTP 2.1.4. Đặc điểm hoạt động kinh doanh Công ty In NN và CNTP là một doanh nghiệp nhà nước hạch toán kinh doanh độc lập, tự chủ về kinh tế tài chính, có tư cách pháp nhân. Công ty thuộc Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn. Với nhiệm vụ ban đầu là in, vẽ bản đồ địa hình nông nghiệp nay chuyển sang chuyên in tem nhãn bao bì cho ngành nông nghiệp. Ngoài ra trong nền kinh tế thị trường hiện nay công ty còn nhận các đơn đặt hàng của khách hàng trên thị trường về in nhãn bao bì hàng hoá. Các khách hàng của công ty chủ yếu ở thị trường miền Bắc như: Xí nghiệp nước khoáng Quang Hanh, Công ty thuốc lá Thăng Long, Công ty bánh kẹo Hải Châu,… Sản phẩm của công ty dựa trên hai loại nguyên vật liệu chủ yếu là giấy và mực in các loại. Ngoài ra còn có một số loại nguyên vật liệu phụ như: Axeton, Amiang, dầu pha mực,…Nguồn cung cấp nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là thị trường trong nước như: Công ty giấy Việt Trì, Công ty giấy Bãi Bằng,...ngoài ra cũng có một số nhà cung cấp nước ngoài. Để việc thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp được nhanh chóng, thuận lợi công ty có mở tài khoản và thư tín dụng tại Ngân hàng đầu tư và phát triển chi nhánh tại Hà Nội, Ngân hàng ngoại thương Việt Nam. Mục tiêu và chiến lược kinh doanh của công ty trong thời gian tới: - Đảm bảo chất lượng ổn định và hoàn thành hợp đồng đúng thời hạn. - Đáp ứng tối thiểu 70-80% nhu cầu sản lượng in trong ngành đồng thời mở rộng thi trường in. - Đội ngũ cán bộ quản lý được đào tạo tốt, công nhân có tay nghề cao. - Phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận nhằm thực hiện 100% các hợp đồng được cam kết, thoả mãm tốt nhất mong muốn của khách hàng. - Thường xuyên thu thập thông tin, định kỳ xem xét hiệu lực của hệ thống quản lý để có quyết định và hành động phù hợp với thực tế. - Xây dựng và duy trì mối quan hệ hợp tác cùng có lợi giữa công ty với người cung ứng, khách hàng nhằm đáp ứng các yêu cầu của quá trình sản xuất kinh doanh, đảm bảo tính linh hoạt của thị trường và nhu cầu mong đợi của khách hàng. - Tiếp tục đầu tư, bổ sung nguồn vốn để chuẩn bị tiến tới cổ phần hoá. Bước vào thế kỷ 21 với tư duy mạnh dạn đổi mới cung cách quản lý, đầu tư có chiều sâu vào máy móc thiết bị, xây dựng một chiến lược phát triển lâu dài. Công ty đã thực sự khẳng định được vị trí của mình trên thị trường, có khả năng cạnh tranh cao và đáp ứng ngày càng cao về mặt chất lượng của sản phẩm ngành in. Có thể khái quát kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong các năm gần đây qua một số chỉ sau: Đơn vị:1000đ Chỉ tiêu 2001 2002 2003 1. Doanh thu thuần bán hàng 20 996 734 23 954 118 25 642 716 2. Giá vốn hàng bán 14 874 527 16 262 417 20 418 192 3. Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 1 852 635 2 002 179 2 553 232 4. Tổng lợi nhuận trước thuế 1 852 635 2 184 052 2 451 142 5. Các khoản nộp ngân sách 1 179 242 1 305 462 1 542 359 6. Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu 6.0% 6.2% 6.5% 7. Tỷ suất lợi nhuận trên tổng tài sản 10.15% 12.4% 14.32% Biểu số 1: Một số chỉ tiêu về hoạt động kinh doanh Chỉ tiêu 2001 2002 2003 1. Số lượng lao động (người) 108 116 131 2. Thu nhập bình quân (1000đ) 2 056 727 2 578 509 2 756 770 3. Trang in opset (tr trang) 790.840 1 068.77 1 125.006 4. Trang bế hộp (tr trang) 145.803 240.184 260.718 5. Dán hộp (nghìn hộp) 21 006789 25 529 411 31 509 845 Biểu số 2: Một số chỉ tiêu về lao động sản xuất Qua hai bảng trên ta thấy: Về doanh thu thuần bán hàng: Năm 2002 so với năm 2001 tăng 14,08%, năm 2003 so với năm 2001 tăng 22,13%. Doanh thu tăng chủ yếu do khối lượng sản phẩm tiêu thụ tăng, còn giá bán sản phẩm ít thay đổi. Điều này cho thấy sản phẩm của công ty đã đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, đồng thời chứng minh được một phần tính đúng đắn hướng đi của chiến lược kinh doanh mà công ty đã hoạch định Về chỉ tiêu lợi nhuận: Doanh thu tăng cũng là một nguyên nhân làm cho lợi nhuận tăng. Nhưng một nguyên nhân quan trọng khác là do công ty đã thực hiện tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ Giá thành sản phẩm, bố trí lao động sản xuất hợp lý làm năng suất lao động tăng. Từ đó làm lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh tăng nhanh. Cụ thể lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh năm 2002 so với năm 2001 tăng 8,07%, năm 2003 so với năm 2002 tăng 27,52%. Năm 2002 và 2003 ngoài hoạt động sản xuất công ty còn có các hoạt động kinh doanh khác mang lại thu nhập cho công ty làm tổng lợi nhuận trước thuế tăng. Chỉ tiêu tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu hàng năm tăng (năm 2002 so với năm 2001 tăng 2%, năm 2003 so với năm 2002 tăng 3%) cho thấy hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty những năm gần đây rất tốt, ổn định và có sự phát triển qua các năm. Tỷ suất lợi nhuận trên tổng tài sản hàng năm cũng tăng nhanh (năm 2002 so với năm 2001 tăng 2,25% năm 2003 so với năm 2002 tăng 1,92%) cho thấy công ty ngày càng quản lý sử dụng tài sản một cách hợp lý và có hiệu quả hơn. Với quan điểm đầu tư cho phát triển sản xuất, mở rộng quy mô sản xuất. Song song với việc đầu tư máy móc thiết bị mới công ty tuyển thêm lao động. Số lượng lao động của công ty năm 2002 so với năm 2001 tăng thêm 8 người (tăng 7,4% ), năm 2003 so với năm 2002 tăng thêm 15 người (tăng 12,93%). Tương ứng với sự đầu tư máy móc thiết bị, lao động cho sản xuất sản lượng sản phẩm sản xuất của công ty tăng nhanh đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Việc sản xuất kinh doanh có hiệu quả và do sự quan tâm của lãnh đạo công ty nên thu nhập của cán bộ công nhân viên trong công ty ngày càng tăng. Như vậy tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trong thời gian gần đây rất tốt. Khối lượng sản phẩm sản xuất tăng, thu hút thêm được nhiều lao động, thu nhập của cán bộ công nhân viên cũng được tăng lên. Công ty làm ăn có lãi và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với nhà nước. 2.1.5. Tổ chức bộ máy kế toán và lao động kế toán Công ty In NN và CNTP áp dụng hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ, bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung một cấp, doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Theo hình thức này toàn bộ công tác kế toán tài chính trong công ty đều được thực hiện tại phòng kế toán, từ khâu ghi sổ kế toán chi tiết, tập hợp chứng từ, báo cáo kế toán, lưu trữ và kiểm tra kế toán. Chỉ bố trí các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ giám sát ghi chép ban đầu như lập bảng chấm công, theo dõi kiểm tra tình hình thực hiện nhiệm vụ sản xuất để báo cáo khen thưởng, kỷ luật kịp thời. Phòng kế toán tài chính của công ty có 5 nhân viên chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc. Để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý ở công ty là tinh giảm, gọn nhẹ nên hầu hết các nhân viên kế toán đều phải kiêm nhiệm một số phần hành kế toán khác nhau. Cụ thể bộ máy kế toán của công ty được tổ chức như sau: Kế toán trưởng: Trực tiếp phụ trách phòng kế toán, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi hoạt động tài chính của công ty, chịu trách nhiệm về nguyên tắc tài chính đối với cơ quan cấp trên, với thanh tra kiểm toán nhà nước, kế toán trưởng còn tham gia ký hợp đồng kinh tế, xây dựng kế hoạch tài chính cho công ty, lập quyết toán và Báo cáo tài chính nộp cho cấp trên. Đồng thời kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp và kế toán tài sản cố định. Một kế toán vật liêu - công cụ dụng cụ kiêm kế toán vốn - quĩ: Theo dõi tình hình nhập, xuất vật tư, tình hình tăng, giảm và sử dụng vốn - quĩ của công ty. Một kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương kiêm kế toán chi phí giá thành: Phân bổ tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ và các khoản khác có liên quan cho công nhân viên chức theo chế độ nhà nước ban hành, đồng thời tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Một kế toán tiêu thụ kiêm kế toán thanh toán: Theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm và tình hình thanh toán của công ty với khách hàng, với nhà cung cấp. Thủ quĩ: Chịu trách nhiệm quản lý và bảo quản toàn bộ lượng tiền mặt, theo dõi chi tiết nội dung tăng giảm tiền mặt của công ty, thường xuyên đối chiếu với kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và cung cấp số liệu để tiến hành phân tích, nắm bắt kịp thời tình hình thanh toán của công ty. Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, kế toán tài sản cố định Kế toán vật tư- công cụ dụng cụ và kế toán vốn-quĩ Kế toán tiêu thụ và kế toán thanh toán Kế toán tiền lương và kế toán chi phí giá thành sản xuất Thủ quĩ Quan hệ tác nghiệp Quan hệ chỉ đạo Sơ đồ 19: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty In NN và CNTP 2.1.6. Hệ thống chứng từ sổ sách và hình thức tổ chức sổ hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty In NN và CNTP Để hạch toán chi phí sản xuất công ty sử dụng các chứng từ kế toán gồm: - Chứng từ phản ánh về lao động sống: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH - Chứng từ phản ánh chi phí vật tư: + Bảng phân bổ chi phí nguyên vật liệu chính, công cụ dụng cụ + Bảng phân bổ chi phí nguyên vật liệu phụ - Chứng từ phản ánh chi phí khấu hao tài sản cố định: Bảng tính và phân bổ khấu hao. - Chứng từ phản ánh chi phí dịch vụ mua ngoài: + Hoá đơn mua hàng + Các chứng từ chi tiền: Phiếu chi, Giấy báo nợ, chứng từ phản ánh chi bằng tiền tạm ứng. - Chứng từ phản ánh các khoản thuế, phí, lệ phí doanh nghiệp đã nộp, phải nộp (được tính vào chi phí kinh doanh). + Hoá đơn giá trị gia tăng + Hoá đơn thu phí, lệ phí - Các chứng từ phản ánh chi khác bằng tiền mặt + Phiếu chi tiền + Giấy thanh toán tiền tạm ứng Do công ty áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo nguyên tắc kê khai thường xuyên vào hạch toán chi phí sản xuất nên các tài khoản công ty sử dụng gồm: TK621, 622, 627, 154. Các tài khoản này được chi tiết cho từng đối tượng hạch toán chi phí (cụ thể là cho từng đơn đặt hàng), ngoài ra công ty còn sử dụng các tài khoản 111, 112, 331,....để hạch toán các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình sản xuất. Hệ thống sổ sách kế toán công ty sử dụng hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm gồm: hệ thống sổ chi tiết, hệ thống sổ tổng hợp. - Hệ thống sổ chi tiết: Xây dựng hệ thống sổ chi tiết cho các loại chi phí sản xuất và phục vụ việc tính giá thành bao gồm các sổ chi tiết cho các tài khoản: + Sổ chi tiết TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp + Sổ chi tiết TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp + Sổ chi tiết TK 627: Chi phí sản xuất chung + Sổ chi tiết TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang + Bảng tính giá thành Các sổ này được mở chi tiết theo từng đối tượng hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm là các đơn đặt hàng cụ thể. - Hệ thống sổ tổng hợp của công ty gồm: CTGS, Sổ đăng ký CTGS, Sổ cái các TK621, 622, 627, 154, Báo cáo giá thành. Sau đây là sơ đồ trình tự cách chuyển sổ được sử dụng để hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty In NN và CNTP Chứng từ gốc, Bảng tổng hợp chứng từ gốc Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương Sổ chi tiết TK621 Sổ chi tiết TK622 Sổ chi tiết TK627 Bảng kê chi phí vật tư Bảng phân bổ CPSXC Sổ chi tiết TK154 CTGS Sổ đăng ký CTGS Sổ cái TK621, 622, 627, 154 Bảng tổng hợp chi phí sản xuất Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày(hoặc định kỳ) Ghi cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 20: Trình tự hạch toán chi phí sản xuất tại Công ty In NN và CNTP 2.2. Tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty In nông nghiệp và công nghiệp thực phẩm 2.2.1. Tổ chức hạch toán chi phí sản xuất 2.2.1.1. Đối tượng và phương pháp hạch toán Chi phí sản xuất gắn liền với việc sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn trong quá trình sản xuất. Quản lý chi phí sản xuất thực chất là việc quản lý sử dụng tài sản sao cho hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả trong quá trình sản xuất. Qui trình công nghệ tại Công ty In NN và CNTP là qui trình công nghệ phức tạp bao gồm nhiều bước nối tiếp nhau theo một trình tự nhất định. Việc sản xuất chủ yếu dựa vào các hợp đồng in ấn ký kết với khách hàng nên chủng loại sản phẩm đa dạng, chu kỳ sản xuất ngắn, xen kẽ. Trong cùng một kỳ hạch toán công ty có thể sản xuất nhiều loại sản phẩm theo đơn đặt hàng khác nhau. Xuất phát từ đặc điểm đó, đối tượng hạch toán chi phí được xác định là đơn đặt hàng. Theo đó các chi phí liên quan trực tiếp tới từng đơn đặt hàng như CPNVLTT, CPNCTT khi phát sinh được tập hợp theo từng đơn đặt hàng riêng. Đối với các chi phí phát sinh chung cho toàn phân xưởng sản xuất như chi phí khấu hao máy móc thiết bị, chi phí nhân viên phân xưởng,...thì tập hợp chung cho toàn công ty rồi phân bổ theo tiêu thức hợp lý vào cuối kỳ. Là doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng, công ty áp dụng phương pháp hạch toán chi phí theo công việc. Kỳ tập hợp chi phí ở phân xưởng in được xác định là hàng tháng. 2.2.1.2. Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp * Đặc điểm CPNVLTT Tại Công ty In NN và CNTP, CPNVLTT chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí (70-80%). Nguyên vật liệu hình thành nên CPNVLTT bao gồm nhiều loại khác nhau. Căn cứ vào vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, vật liệu trong công ty được chia thành vật liệu chính và vật liệu phụ. Nguyên vật liệu chính là những vật liệu trực tiếp cấu thành nên hình thái vật chất chủ yếu của sản phẩm. Tại công ty Công ty In NN và CNTP chi phí nguyên vật liệu chính chiếm tỷ trọng từ 80-85% trong tổng chi phí nguyên vật liệu và bao gồm 2 loại là giấy và mực in. Trong đó giấy và mực lại gồm nhiều loại khác nhau, mỗi loại lại có tiêu chuẩn kỹ thuật riêng. Chẳng hạn giấy Bãi Bằng, giấy Việt Trì, giấy Ivory 230g/m279*118,... Mực có mực đỏ sen Eco, mực đỏ sen Nhật, mực nhũ vàng Anh,... Vật liệu phụ được sử dụng kết hợp với vật liệu chính nhằm góp phần hoàn thiện và nâng cao chất lượng sản phẩm. Do đặc điểm của nghành in, ngoài vật liệu chính là giấy và mực thì không thể thiếu được một số vật liệu phụ như: dầu pha mực, cồn, dầu bóng, hoá chất các loại,... Ngoài các loại nguyên vật liệu mua ngoài sử dụng cho trực tiếp chế tạo sản phẩm như trên, tại Công ty In NN và CNTP còn phát sinh các khoản chi phí gia công thuê ngoài láng bóng, ép nhũ sản phẩm, chi phí chế bản phim, tách màu điện tử. Do yêu cầu chất lượng sản phẩm nên giấy phải được đi láng bóng trước khi in, phim phải đem đi chế bản điện tử nhằm nâng cao chất lượng màu sắc và thẩm mỹ của sản phẩm. Khi phát sinh các khoản chi phí gia công thuê ngoài kế toán tập hợp vào CPNVLTT. Khi phát sinh các khoản CPNVLTT, kế toán căn cứ vào mức xuất dùng trực tiếp cho từng đơn đặt hàng để hạch toán cho đơn đặt hàng đó. Các chi phí được phân bổ trực tiếp gồm: chi phí nguyên vật liệu chính, chi phí chế bản phim, chi phí gia công láng bóng sản phẩm. Tuy nhiên có một số chi phí phát sinh không thể định mức cho từng đơn hàng mà phải tiến hành phân bổ gián tiếp thông qua tiêu thức phân bổ là chi phí nguyên vật liệu chính. Do chi phí nguyên vật liệu chính chiếm tỷ trọng lớn trong tổng CPNVLTT (80-85%) nên việc công ty sử dụng tiêu thức này để phân bổ chi phí nguyên vật liệu là khá hợp lý. * Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng TK621-CPNVLTT để tập hợp CPNVLTT. Tài khoản này được chi tiết theo từng đơn hàng, từng sản phẩm trong đơn (trong trường hợp đơn đặt hàng có nhiều loại sản phẩm).Ví dụ trong tháng 2/2004 công ty tiến hành sản xuất theo 4 đơn đặt hàng nên tài khoản 621được mở chi tiết thành: TK621-ĐH20, TK621-ĐH21, TK621-ĐH22, TK6