Luận văn Hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm với việc tăng cường quản lý doanh nghiệp tại Công ty cổ phần xây dựng số 7

tư các trang thiết bị xây dựng tiên tiến, bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý của các cấp và công nhân kỹ thuật các chuyên ngành, sắp xếp tổ chức bộ máy trong toàn công ty một cách khoa học. 1.3. Đặc điểm quy trình công nghệ - Khi tiếp nhận thông báo mời thầu Công ty chuẩn bị hồ sơ dự thầu Sơ đồ 5: Lưu đồ đấu thầu: Tiếp nhận thông báo Mua hồ sơ Nộp hồ sơ Chuẩn bị hồ sơ Tổ chức thực hiện Không trúng thầu Trúng thầu Lưu hồ sơ Đàm phán Ký kết HĐKT - Nếu trúng thầu Công ty sẽ tổ chức thực hiện theo qui trình công nghệ sau: Sơ đồ 6: qui trình công nghệ sản xuất : Nhận mặt bằng thi công Thi công phần khung BTCT Thi công phần móng CT Xây thô công trình Kiểm tra & nghiệm thu Bàn giao & quyết toán CT Hoàn thiện công trình Lắp đặt hệ thống điện nước & các tbị khác 1.4. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh. Nếu trúng thầu, sau khi ký kết hợp đồng kinh tế giữa chủ đầu tư và nhà thầu công ty sẽ tổ chức và điều hành sản xuất theo sơ đồ 1: “ Sơ đồ tổ chức hiện trường” + Giám đốc công ty: Là người đại diện đơn vị thầu, ký kết hợp đồng kinh tế với chủ đầu tư, có trách nhiệm trước chủ Đầu tư, thủ trưởng cấp trên và pháp luật Nhà nước. + Chủ nhiệm công trình: Là chỉ huy Công trường, được Giám đốc trực tiếp giao nhiệm vụ và dưới sự chỉ đạo của Ban giám đốc công ty. Chủ nhiệm công trình có trách nhiệm tổ chức và quản lý công trường thực hiện nhiệm vụ kế hoạch sản xuất, các biện pháp cần thiết nhằm bảo đảm yêu cầu về chất lượng, kỹ thuật, an toàn lao động và tiến độ thi công. Giúp việc cho Chủ nhiệm công trình có các cán bộ, nhân viên nghiệp vụ: * Bộ phận kế hoạch, kỹ thuật, quản lý chất lượng, an toàn lao động: Gồm các kỹ sư xây dựng, kỹ sư điện, kỹ sư cấp thoát nước có trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra việc thi công công trình. Bộ phận này có nhiệm vụ sau: - Chuẩn bị các tài liệu hoàn thành để nghiệm thu kỹ thuật các hạng mục công trình và các công việc giai đoạn… Cùng với cán bộ kinh tế làm tài liệu thanh quyết toán các giai đoạn và toàn công trình. Các nhân viên trắc đạt cũng ở trong tổ kỹ thuật để thực hiện các công việc phục vụ kỹ thuật thi công. - Cán bộ KCS thường xuyên ở công trường, theo dõi chất lượng tham gia trong Ban nghiệm thu kỹ thuật, giúp lãnh đạo công ty giám sát chất lượng thi công. - Cán bộ an toàn: Là thường trực của Ban an toàn công trường, thường xuyên cùng với cán bộ kỹ thuật và các an toàn viên, vệ sinh viên thực hiện nội quy, hướng dẫn và kiểm tra mọi người thực hiện nội quy an toàn của công trường, đồng thời xử lý các vi phạm nội quy an toàn lao động và phòng cháy nổ. * Bộ phận tài chính kế toán - Kế toán giúp chủ nhiệm làm các tài liệu kinh tế của công trình (tính toán khối lượng thanh quyết toán các phần việc, công đoạn và toàn bộ, thống kê báo cáo khối lượng giá trị thực hiện, dự thảo các hợp đồng khoán cho các đội, tổ), tập hợp các chứng từ liên quan đến công trình để đưa lên phòng kế toán. Cuối kỳ nhân viên kế toán đội có trách nhiệm lên phòng kế toán của công ty để đối chiếu số liệu và chỉnh sửa số liệu khi có sai sót qua đó khớp đúng số liệu với kế toán tổng hợp và kế toán các phần hành có liên quan. - Tổ hành chính, y tế chăm lo đời sống ăn ở, sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên của toàn công trường. Cán bộ hành chính: lo mua sắm các trang bị phục vụ ăn, ở công trường như: lán trại, nhà ăn, nhà bếp, nước sinh hoạt, các hoạt động văn hoá… - Cán bộ y tế: Công trường bố trí 01 cán bộ y tế chăm sóc sức khoẻ, phát thuốc thông thường, sơ cứu khi có tai nạn lao động xảy ra, hướng dẫn, kiểm tra vệ sinh môi trường. Tổ chức hợp đồng với các cơ quan y tế, bệnh viện để khám sức khoẻ định kỳ cho cán bộ công nhân công trường *Bộ phận vật tư, kho tàng, bảo vệ:- Mua và chuyên chở về công trường vật tư, thiết bị theo kế hoạch sản xuất bảo quản và cấp phát vật tư theo kế hoạch và phiếu xuất được chủ nhiệm công trình duyệt. - Các nhân viên bảo vệ: bảo vệ tài sản, vật tư, thiết bị, tuần tra chống phá hoại và gây mất trật tự xã hội trong công trường. *Các đơn vị sản xuất: - Tổ thi công cơ giới 1: Thực hiện thi công phần ép cọc, cẩu cốp pha, cốt thép bằng cẩu kato, bơm bê tông bằng máy bơm Mishubishi… - Tổ thi công cơ giới 2: Vận hành máy thăng, máy bơm, máy trộn bê tông, hệ thống điện thi công và sinh hoạt. Thực hiện các công việc sửa chữa nhỏ tại công trường. - Tổ cốt thép thực hiện công việc gia công lắp dựng các cấu kiện kim loại, các cấu kiện cốt thép. - Tổ cốp pha: Gia công lắp đặt cốp pha tại hiện trường. Bảo quản sửa chữa và lắp dựng cốp pha tại hiện trường - Các tổ nề - bê tông: Các tổ hợp hỗn hợp gồm thợ nề, thợ bê tông…hiện các công việc bê tông, xây, trát, ốp lát, granitô, công tác đất - Tổ hoàn thiện - sơn bả: Thực hiện các công việc về sơn bả hoàn thiện. - Tổ mộc: gia công lắp dựng của gỗ và các phần việc về mộc hoàn thiện - Tổ thi công điện, nước: thi công lắp đặt điện trong và ngoài nhà, cấp thoát nước trong và ngoài nhà, điện nước phục vụ thi công. - Ngoài lực lượng biên chế thường xuyên của công trường, công ty còn điều động các loại thợ khác đến phục vụ tại công trường như: + Thợ lái cần cẩu Kato trực thuộc đội thi công cơ giới của công ty + Lái xe ôtô của công ty và một số xe điều động của công ty + Thợ lái máy ủi, máy xúc trực thuộc đội thi công cơ giới của công ty Sơ đồ 7:Sơ đồ tổ chức hiện trường: Kế toán CT Tổ thi công cơ giới Giám đốc Công ty XD số 7 Giám sát thi công Chủ nhiệm công trình (P.chủ nhiệm CT) Các phòng ban nghiệp vụ: KHKT, KTTC, TCHC Các kỹ sư XD Kỹ sư điện Kỹ sư cấp thoát nước CB vtư, kho tàng, bảo vệ CB an toàn, hành chính, y tế Tổ mộc Tổ hoàn thiện Tổ TC điện nước Tổ Bê tông 1 Tổ Bê tông 2 Tổ nề 1 Tổ nề 2 Tổ cô pha Tổ cốt thép 1.5. Đặc điểm tổ chức quản lý Là một Công ty cổ phần nên tổ chức của Công ty cũng mang đặc điểm của một công ty cổ phần mặt khác do đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản và sản phẩm xây dựng nên việc tổ chức bộ máy quản lý cũng có những đặc điểm riêng. Bộ máy quản lý công ty gồm có: Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Giám đốc Ban kiểm soát Phó giám đốc, kế toán trưởng Các phòng ban chuyên môn Các đội thi công Sơ đồ 8:Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý: Giám đốc Công ty PGĐ Công ty (kỹ thuật thi công) Các đội xây dựng I Kế toán trưởng (phụ trách phòng KH TC) PGĐ Công ty (kỹ thuật điện nước) Phòng Tổ chức Phòng kế hoạch Tài chính Phòng kỹ thuật Xưởng mộc nội thất Đội thi công cơ giới Các đội lắp máy điện,nước 1-2 Đại hội đông cổ đông Ban kiểm soát Hội đồng quản trị * Bộ máy quản lý chung thực hiện các chức năng: Chỉ đạo phối hợp hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty về lập dự toán chỉ đạo thiết kế, xây dựng, thi công. Điều hành các hoạt động sản xuất, các chiến lược kinh doanh và chính sách nhân sự trong công ty. Thiết lập các mối quan hệ đối ngoại, liên kết với các cơ quan, tổ chức kinh tế. Xác định kết quả của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty *Các đội thi công: Có trách nhiệm triển khai và hoàn thành khối lượng nhiệm vụ công việc (do ban chỉ huy công trường chỉ đạo), thi công bảo đảm chế độ an toàn quy trình quy phạm, chịu sự kiểm tra giám sát của các ban ngành quản lý nội bộ Công ty. 1.6. Công tác quản lý tài chính và nhân sự: Quản lý tài chính có nghĩa là quản lý sử dụng vốn, quản lý chi phí, mà để quản lý tốt được vốn và chi phí thì phải thực hiện công tác kế toán tài chính tốt. Hiện nay công tác kế hoạch hoá tài chính ở các doanh nghiệp Nước ta nói chung còn yếu. Tại công ty cổ phần xây dựng số 7, từ khi nền kinh tế Nước ta chuyển đổi sang cơ chế thị trường, việc lập kế hoạch tài chính thường dựa vào tình hình thực hiện của năm trước và dự báo nhu cầu thị trường năm kế hoạch. Do vậy việc tổng hợp các kế hoạch tài chính đã đề ra phụ thuộc rất lớn vào sự dao động của thị trường. Hàng năm Công ty đã xây dựng các kế hoạch tài chính, kế hoạch xác định vốn, kế hoạch chi phí và giá thành, kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch lợi nhuận, kế hoạch khấu hao TSCĐ. Với các công trình, công ty còn sử dụng giá dự toán để quản lý chi phí thực tế phát sinh trong kỳ. Căn cứ vào giá trúng thầu và mặt bằng giá tại thời điểm thi công, công ty trích đơn giá giao khoán các công tác xây lắp trên cơ sở đó xây dựng mức khoán chi phí sản xuất cho từng công trình. Công ty quản lý chặt chẽ về mặt kĩ thuật chất lượng, an toàn lao động và quản lý tài chính . Để quản lý chất lượng, công ty hiện đang áp dụng tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001-2000 nhằm phấn đấu nâng cao hiệu quả công việc và đảm bảo yêu cầu về điều kiện làm việc đối với người lao động. Về mặt nhân sự, các cán bộ kỹ thuật và kế toán trong công ty đều có trình độ đại học, có chuyên môn dày dạn và nhiều kinh nghiệm. 1.7.Tổ chức kế toán: a.Bộ máy kế toán của công ty: bao gồm: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán lao động tiền lương và tiền mặt Kế toán ngân hàng và thanh toán công nợ Thủ quỹ Kế toán tài sản cố định Sơ đồ 9: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán như sau: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thu chi Kế toán TSCĐ Kế toán ngân hàng Thủ quỹ Kế toán công trình Các nhân viên kế toán Đội Quan hệ chỉ đạo Quan hệ chuyên môn b. Tổ chức công tác kế toán: Công ty sử dụng chứng từ kế toán theo mẫu 7 Bộ Tài Chính ban hành kèm theo quyết định số1141TC/QĐ/CĐKT. Chứng từ và một số chứng từ theo quyết định số 54/TCT ngày 20/2/1991BTC. Về tài khoản kế toán tổng hợp được áp dụng theo chế độ kế toán hiện hành theo quyết định số1141/Công ty/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995. Chế độ báo cáo gồm: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và thuyết minh báo cáo tài chính theo phương pháp trực tiếp. Về tổ chức ghi sổ và luân chuyển chứng từ, do máy vi tính ra đời làm giảm đi rất nhiều công việc của một kế toán nên để phù hợp với việc sử dụng máy vi tính, Công ty đã áp dụng hình thức Nhật ký chung. Với hình thức này Công ty đã có các loại sổ sau: + Các thẻ, sổ chi tiết. + Sổ Nhật ký chung + Sổ cái TK. Sơ đồ 10:Trình tự ghi sổ và hạch toán theo hình thức Nhật ký chung được thể hiện qua sơ đồ sau: Chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ (thẻ) chi tiết Nhật ký chuyên dùng Nhật ký chung sổ cái Bảng tổng hợp các chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.Thực trạng hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty cổ phần xây dựng số 7: 2.1 Đối tượng và phương pháp hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: 2.1.1.Đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành sản phẩm: Đối với Công ty cổ phần xây dựng số 7, do tính chất công việc chủ yếu là sản xuất công nghiệp xây dựng và sản phẩm làm ra là các công trình, mà đặc điểm nổi bật của loại sản phẩm này là thời gian thi công dài (hàng tháng, hàng năm) và giá trị lớn nên để tiện cho công tác hạch toán và quản lý chi phí trong công ty thì đối tượng hạch toán chi phí là các công trình. Trong trường hợp công trình lớn và công ty có khả năng thực hiện hoặc bên chủ đầu tư có yêu cầu thì công ty tổ chức hạch toán chi phí của công trình đó theo hạng mục công trình. Công việc hạch toán này được thực hiện theo nguyên tắc: chi phí phát sinh ở công trình (hạng mục công trình) nào thì tập hợp cho công trình (hạng mục công trình) đó. Đối với chi phí phát sinh dùng chung cho nhiều công trình thì Công ty tiến hành phân bổ theo tiêu thức thích hợp. Để tiện cho công tác tính toán giá thành thì đối tượng tính giá thành trong công ty là công trình và hạng mục công trình hoàn thành. Nhưng do các công trình thường được xây dựng trong thời gian dài (kéo dài khoảng 2-3 năm) tức là các phần việc hoàn thành theo công trình hay hạng mục công trình thường không khớp với các kỳ kế toán, mặt khác yêu cầu đặt ra là công ty phải xem xét lại số liệu để có kế hoạch chi phí cho kì sau và có kinh phí tiếp tục tiến hành công việc cho kì sau nên hết 3 tháng Công ty lại tính giá thành cho phần việc đã hoàn thành để thanh toán với chủ đầu tư. Như vậy, kế toán của công ty xác định đối tượng tính giá thành là các công trình, hạng mục công trình đã hoàn thành hoặc là các giai đoạn công việc đã hoàn thành, khối lượng xây lắp có tính dự toán riêng đã hoàn thành trong trường hợp công trình và hạng mục công trình chưa thực sự hoàn thành tại thời điểm cuối kỳ, khi mà cần phải xác định kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ 2.1.2.Phương pháp hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Để hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, kế toán công ty sử dụng các tài khoản 621,622,623,627,154... các tài khoản trên được dùng để tập hợp chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí máy thi công, chi phí sản xuất chung và được mở chi tiết cho từng công trình của từng đội. Tài khoản 154 được dùng để tập hợp chi phí sản xuất phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm. * Tại công ty cổ phần xây dựng số 7 bất kỳ công trình nào trước khi bắt đầu thi công cũng phải lập dự toán thiết kế để thực hiện đấu thầu và làm cơ sở để các bên ký kết hợp đồng kinh tế. Các dự toán xây dựng công trình cơ bản được lập theo từng hạng mục công trình và được phân tích theo từng khoản mục chi phí. Do đối tượng tập hợp chi phí là từng công trình và hạng mục công trình, công ty sử dụng phương pháp tập hợp chi phí theo công trình và từng hạng mục công trình. Các chi phí liên quan trực tiếp đến khối lượng công việc nào thì tập hợp trực tiếp cho khối lượng đó. Đối với các loại chi phí gián tiếp như chi phí sản xuất chung (chi phí nhân viên giám sát công trình) thì sẽ tiến hành phân bổ chi phí đó theo tiêu thức nhất định cho từng công trình và hạng mục công trình sau đó tập hợp tương tự như các loại chi phí trực tiếp khác. * Phương pháp tính giá thành sản phẩm là một phương pháp, hệ thống phương pháp được sử dụng để tính giá thành của đơn vị sản phẩm, như vậy nó mang tính thuần tuý về kỹ thuật tính toán chi phí cho từng đối tượng tính giá thành. Do đối tượng tính giá thành của công ty là công trình, hạng mục công trình hoàn thành, nên phương pháp tính giá thành được sử dụng thường là phương pháp trực tiếp (giản đơn), và phương pháp tổng cộng chi phí. - Phương pháp trực tiếp: theo phương pháp này, giá thành sản phẩm hoàn thành được tính theo công thức sau: Giá thành thực tế của khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao = Chi phí sản xuất dở dang đầu kì + Chi phí sản xuất phát sinh trong kì - Chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ Phương pháp này được áp dụng với các phần công việc còn dở dang của kỳ trước, và được tiếp tục hoàn thiện trong kỳ sau: - Phương pháp tổng cộng chi phí: Theo phương pháp này, giá thành sản phẩm hoàn thành được xác định bằng cách cộng chi phí sản xuất của các bộ phận, các phần công việc hoàn thành, các hạng mục công việc hoàn thành để tạo nên một công trình hoàn thiện. Giá thành thực tế của khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao = Z1 + Z2 + …. + Zn Trong đó Z1, Z2, …, Zn là chi phí sản xuất của các bộ phận… Phương pháp này được áp dụng để tính giá thành cho các công việc hoàn thành trong kỳ và tính giá thành cho toàn bộ một công trình lớn với nhiều hạng mục công trình nhỏ mà các hạng mục nhỏ đã hoàn thành và tập hợp xong chi phí. Cùng với tài khoản 154, tài khoản 632 được dùng để phản ánh giá vốn của thành phẩm tiêu thụ trong kỳ hay giá tổng thể công trình hoàn thành trong kỳ bàn giao. Ngoài ra để phục vụ cho việc kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm kế toán còn sử dụng các tài khoản có liên quan như tài khoản 111,112, 152, 211, 214, 334, 338, 1368, 336, 511, 642, 911... Sơ đồ 11: kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở công ty Cổ phần xây dựng số 7 TK 152, 153 TK621-( Chi tiết theo CT) TK 154 (Chi tiết theo CT) TK 152, 138 Chi phí NVL trực tiếp Kết chuyển, phân bổ Nhập kho phế liệu chi phí NVL trực tiếp thu hồi,các khoản bồi thường phải thu TK 111 112, 334 TK 622( Chi tiết theo CT) CP nhân công Kết chuyển phân bổ trực tiếp chi phí nhân công trực tiếp TK 632 TK 623 (Chi tiết theo CT) Giá thành thực tế sản phẩm xây lắp hoàn Chi phí máy thi Kết chuyển phân bổ thành bàn giao công chi phí MTC TK 627 (Chi tiết theo CT) Chi phí sản xuất chung Kết chuyển,phân bổ chi phí SX chung TK 214 Chi phí khấu hao TSCĐ TK 111,112,331 TK 133 Chi phí dịch vụ mua ngoài bằng tiền khác Thuế GTGT 2.2 Hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: 2.2.1.Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Thực tế, để xây dựng công trình cần sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau, có tính năng công dụng khác nhau và được sử dụng cho từng mục đích khác nhau. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là loại chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành (thường từ 60% - 70%) có thể coi đây là bộ phận chiếm tỷ trọng cao nhất trong giá thành sản phẩm xây lắp, do vậy yêu cầu hạch toán đầy đủ và chính xác giá thành công trình xây dựng cũng đồng nghĩa với việc tính chính xác chi phí vật chất trong thi công, đó cũng là cơ sở để tìm ra biện pháp tiết kiệm chi phí và thực hiện các biện pháp giảm giá thành sản phẩm. Để xây dựng công trình, các loại nguyên vật liệu mà công ty Vinaconex hay dùng là: cát, đá, sỏi, xi măng, gạch, sơn, kính… mỗi loại lại được phân ra thành nhiều loại khác như: xi măng có loại xi măng dùng để xây, trát, ngoài ra còn có loại riêng dùng để ốp gạch hoặc cát có cát đen, cát vàng…Tuỳ theo yêu cầu thẩm mỹ và kỹ thuật, khi thi công người ta sẽ dùng những loại vật liệu khác nhau. Như vậy có thể thấy lượng nguyên vật liệu mà một công trình cần sử dụng là rất lớn và chủng loại cũng nhiều. Yêu cầu đặt ra là làm thế nào để quản lý được nguyên vật liệu tránh hao phí, mất mát. Tại Công ty cổ phần xây dựng số 7, khi trúng thầu công trình, phòng Kế hoạch- Kỹ thuật căn cứ vào bản vẽ thiết kế thi công của từng hạng mục công trình, công trình, để tính khối lượng xây lắp theo từng loại công việc và từ đó tính định mức dự toán xây dựng cơ bản và định mức nội bộ theo tiến độ để yêu cầu cấp vật tư cho thi công trình. Công tác mua vật tư hàng hoá trong công ty có thể do đội sản xuất trực tiếp mua hoặc do công ty đứng ra mua nhập kho sau đó, khi đội có nhu cầu sử dụng thì xuất dùng. Vật tư của công ty mua có thể giao thẳng tới công trình hoặc nhập kho để dự trữ. Vật tư sử dụng cho thi công công trình bao gồm: vật tư nhận từ kho của công ty, vật tư công ty mua đưa thẳng tới chân công trình và vật tư do đội khác chuyển qua. 2.2.1.1.Khi đội sản xuất trực tiếp mua vật tư: Để đáp ứng nhu cầu kiểm soát chi phí vật tư có hiệu quả trong xây dựng, mặt khác do các công trình thi công được phân bổ ở nhiều nơi nên để thuận lợi và đảm bảo cung ứng vật tư một cách kịp thời, công ty áp dụng chế độ khoán gọn vật tư cho các đội sản xuất. Dựa trên cơ sở định mức được đưa ra, các đội tự tìm nguồn cung ứng vật liệu bên ngoài và tiến hành mua vật liệu: đội trưởng đội thi công hoặc các nhân viên quản lý viết giấy xin tạm ứng trình lên giám đốc duyệt. Khi xin tạm ứng ghi rõ ràng, đầy đủ nội dung cần tạm ứng, và phải thanh toán kịp thời và đầy đủ, phảI có chứng từ kèm theo hoá đơn hợp lý, hợp lệ. Thời hạn thanh toán không quá 30 ngày kể từ ngày nhận tạm ứng và khi đã thanh toán lần tạm ứng trước mới được tạm ứng lần sau. Khi đó đội căn cứ vào kế hoạch mua vật tư lập giấy đề nghị tạm ứng kèm theo phiếu báo giá gưỉ lên giám đốc theo mẫu sau: Công ty cổ phần xây dựng số Địa chỉ: Số 2- Ngõ 475-Nguyễn Trãi Thanh Xuân- Hà Nội Mẫu số 03 - T Ban hành theo QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính Giấy đề nghị tạm ứng Hà Nội, ngày 15 tháng 12 năm 2005 Số 151 Kính gửi: Giám đốc Công ty CP xây dựng số 7 –Vinaconex No7 Tên tôi là: Nguyễn Văn Sơn Địa chỉ: Tổ nề Đề nghị tạm ứng số tiền là: 11.000.000 đồng (Mười một triệu đồng chẵn) Lý do xin tạm ứng: Mua bột bả cho công trình Nhà làm việc trung tâm tin học và thống kê kho bạc Nhà nước Thời hạn thanh toán: Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người đề nghị (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Sau khi giấy đề nghị tạm ứng được duyệt, kế toán tiền mặt căn cứ vào giấy tạm ứng hoặc theo lệnh của kế toán trưởng lập phiếu chi. Phiếu chi được lập thành 3 liên: liên 1:lưu; liên 2: người xin tạm ứng giữ; liên 3: chuyển cho thủ quỹ chi tiền và ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán tiền mặt. Giấy tạm ứng và phiếu chi là cơ sở để kế toán tiền mặt vào sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tạm ứng, sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK111, 141. Phiếu chi được lập theo mẫu: Phiếu chi Ngày 15 tháng 12 năm 2005 Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Văn Sơn Địa chỉ: Tổ nề Lý do chi: mua bột bả Số tiền: 11000.000đ (Mười một triệu đồng chẵn) Kèm theo 01 chứng từ gốc Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) Người lập phiếu ( Ký, họ tên) Khi giao tiền tạm ứng kế toán Công ty ghi: Nợ TK141 - Chi tiết anh Sơn (tổ nề): 11.000.000đ Có TK 111 : 11.000.000đ Khi vật tư do đội mua về đến chân công trình: Đội trưởng phụ trách công trình, thủ kho công trình cùng nhân viên làm công việc thu mua tiến hành kiểm tra vật tư về số lượng, chất lượng, chủng loại và nhận hàng. Kế toán đội căn cứ vào hoá đơn, biên bản giao nhận hàng hoá ghi vào bảng theo dõi chi tiết vật tư. Kí hiệu ES/2005B Hoá đơn (GTGT) Số 0004341 Ngày15/12/2005 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần ATA Đơn vị mua hàng: Nguyễn Thanh Sơn Địa chỉ: Vinaconex No7 Hình thức thanh toán: Tiền mặt Tên hàng hoá dịch vụ: bột bả Đơn giá: … Số lượng: … Tổng giá trị trước thuế: 9.096.000đ Thuế VAT (10%):909.600đ Tổng giá trị sau thuế: 10.005.600 đ Số tiền bằng chữ:… Nhân viên kế toán tại đội sản xuất căn cứ vào các chứng từ gốc, và các chi phí vật liệu phát sinh thực tế trong kỳ liên quan đến công trình để lập bảng kê chi tiết vật tư có mẫu như sau: Bảng theo dõi chi tiết vật tư Công trình Nhà làm việc trung tâm tin học và thống kê kho bạc Nhà Nước Tháng 12 năm 2005 STT Chứng từ Tên vật tư Đơn vị sl Đơn vị bán Thuế VAT Giá trị HH trước thuế GT HH sau Thuế SH NT … … …... … ….. … ……. ….. …… … 2 33178 15/12 Bột bả …. … CT CP ATA 909.600 9.096.000 10.005.600 3 70596 18/12 Gạch … … CT TNHH Lâm phương 1.332.000 13.320.000 14.652.000 … …. …... … …... ……. …... ……. …… Tổng 11.807.600 138.580.500 150.388.100 Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) Người lập phiếu ( Ký, họ tên) Đến hạn thanh toán tạm ứng, kế toán đội cầm hoá đơn lên Công ty thanh toán. Kế toán Công ty sau khi xem xét hoá đơn và đối chiếu với giấy xin tạm ứng ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 621 – TT tin học kho bạc Nhà nước :9.096.000đ Nợ TK 133 - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ : 909.600đ Có TK 141 - anh Sơn :10.005.600đ Các nghiệp vụ này sẽ được ghi tiếp vào sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 621. 2.2.1.2.Vật tư do công ty tiến hành mua: Do tính chất công việc và yêu cầu quản lý, Công ty đã tiến hành giao khoán việc mua vật tư cho đội sản xuất, nhưng vì yêu cầu dự trữ vật tư trong doanh nghiệp và dự phòng cho sự biến động giá cả trên thị trường công ty vẫn đứng ra mua một số loại vật tư, công cụ dụng cụ dùng nhiều lần hoặc có thể sử dụng cho nhiều công trình như: giàn, giáo, cốp pha, xà gồ… dự trữ ở kho của mình. Các đội sản xuất khi có nhu cầu sử dụng có thể đề nghị xuất ở kho công ty. Khi mua vật tư nhập kho công ty, vật tư được theo dõi trên thẻ kho. Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán vật tư. Đối với vật tư công ty đứng ra mua chuyển giao luôn cho đội sản xuất: lúc này, công ty đứng ra ký hợp đồng mua bán hàng hoá, sau đó thông báo cho đội sản xuất. Đến thời hạn, các đội cử người đi lĩnh vật tư về công trường. Khi vật liệu về đến chân công trình, đội trưởng, người bán và nhân viên kế toán đội căn cứ vào hợp đồng mua bán đã ký kết để cùng lập biên bản giao nhận hàng hoá, đồng thời nhân viên kế toán đội ghi vào bảng theo dõi chi tiết vật tư và mang biên bản giao nhận hàng hoá lên phòng kế toán của Công ty. Nhân viên kế toán trên công ty sẽ đối chiếu biên bản giao nhận hàng hoá, cùng hoá đơn và hợp đồng đã ký kết để tiến hành thanh toán với người bán. Nếu thanh toán bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu chi tiền Nếu thanh toán bằng chuyển khoản kế toán Ngân hàng lập Uỷ nhiệm chi chuyển cho Ngân hàng thanh toán chịu trách nhiệm thanh toán cho người bán Nếu thanh toán bằng tiền vay Ngân hàng, kế toán Ngân hàng lập khế ước vay ngắn hạn rút vốn vay và uỷ nhiệm chi. Trên cơ sở chứng từ gốc như: hoá đơn giá trị gia tăng, Uỷ nhiệm chi, biên bản giao nhận hàng hoá, khế ước vay ngắn hạn, phiếu chi…kế toán ghi sổ Nhật ký chung, Sổ Cái tài khoản tương ứng. Có thể tham khảo một số chứng từ sau: Cuối tháng 12/2005, phòng kế toán công ty nhận được một số chứng từ sau từ kế toán của công trình nhà làm việc trung tâm tin học và thống kê kho bạc Nhà Nước : Chứng từ số 70596 ngày 18/12/2005 mua gạch của công ty TNHH Lâm Phương giá trị hàng hoá trước thuế là 13.320.000đ. thuế VAT 10% là 1.332.000đ Chứng từ số 33178 ngày 19/12/2005 mua cửa cuốn của công ty CPXD An Phát, trị gía trước thuế là 49.677.00 đ ,thuế VAT 10%, thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn Ngân h