Luận văn Hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Công ty Công trình giao thông 116

Phòng kế toán kết hợp với phòng kinh tế - kế hoạch và phòng kỹ thuật để lập kế hoạch sản xuất, lập định mức giao khoán, tính giá thành kế hoạch. Ngoài ra phòng kế toán còn kết hợp chặt chẽ với các đội trong công tác hạch toán chi phí và kiểm tra, giám sát tính hợp lý và hợp pháp của chứng từ sử dụng. 2.1.4.2. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán hiện hành tại Công ty Công ty CTGT 116 là một DNNN nên về cơ bản Công ty thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước về việc hạch toán trong các đơn vị xây lắp và thực hiện nghĩa vụ tài chính với Nhà nước và các tổ chức liên quan. * Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty - Kỳ kế toán: Doanh nghiệp lập báo cáo tài chính theo quý. Năm tài chính gồm 12 tháng, bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. - Công ty thực hiện tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Đơn vị tiền tệ: Việt Nam đồng - Việc hạch toán hàng tồn kho thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính giá xuất vật tư: Nhập trước xuất trước. - Phương pháp khấu hao TSCĐ là phương pháp khấu hao đều (khấu hao theo đường thẳng) * Tổ chức hệ thống tài khoản: Để phù hợp với những đặc điểm của doanh nghiệp xây lắp, nhìn chung Công ty cũng sử dụng hầu hết các tài khoản của một doanh nghiệp xây lắp, đặc trưng là: TK 141, 154, 621, 622, 627, 331,… Công ty không sử dụng TK 611, 641. Ngoài ra Công ty còn mở một số TK dùng riêng theo đối tượng được sử dụng. Ví dụ: TK 152 được chi tiết thành 1521-vật liệu chính; 1522-vật liệu phụ; 1523-nhiên liệu; 1534-phụ tùng, 1528-nguyên vật liệu khác hay TK 141 được chi tiết thành 1411-tạm ứng cá nhân; 1412-tạm ứng đội… * Tổ chức hệ thống chứng từ: Từ năm 2006 trở về trước Công ty áp dụng danh mục chứng từ theo quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ra ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp. Từ năm 2007 Công ty áp dụng danh mục chứng từ theo quyết định số 15/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006. Hệ thống chứng từ về cơ bản giống các DNNN khác, ngoài ra do đặc thù của doanh nghiệp xây lắp nên còn có thêm một số chứng từ đặc trưng. Dựa vào đặc điểm của tổ chức bộ máy kế toán, hệ thống chứng từ được lập kế hoạch và luân chuyển theo quy trình: + Xác định danh mục chứng từ + Tổ chức lập và tiếp nhận chứng từ + Tổ chức kiểm tra chứng từ: tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ. + Sử dụng chứng từ cho lãnh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toán + Luân chuyển chứng từ sử dụng cho ghi sổ kế toán + Bảo quản, lưu trữ và huỷ chứng từ Ngoài các chứng từ bắt buộc áp dụng theo đúng mẫu của Bộ tài chính thì các chứng từ hướng dẫn cũng được thiết kế theo mẫu chung mà Bộ tài chính đưa ra. Việc lập, luân chuyển và lưu trữ chứng từ cũng được thực hiện đầy đủ và chính xác. * Tổ chức hệ thống sổ: (Sơ đồ 2.9) Do quy mô tổ chức lớn, loại hình kinh doanh phức tạp, có trình độ quản lý và trình độ kế toán cao, công tác kế toán được thực hiện cả bằng thủ công và bằng máy vi tính nên hình thức sổ mà hiện tại Công ty đang áp dụng là hình thức Nhật ký chứng từ. Với hình thức này, bộ sổ kế toán gồm: + Sổ kế toán chi tiết. + Sổ nhật ký chuyên dùng. + Nhật ký chứng từ. + Sổ cái. + Sổ hạch toán chi tiết (vật liệu, tiền lương, bảo hiểm, công nợ, thu chi quỹ, sổ khách hàng, sổ thu tiền khách hàng tài khoản 131). Hệ thống sổ kế toán tổng hợp của Công ty được lập, ghi sổ và bảo quản theo đúng quy định của Nhà nước, trình tự và thời gian ghi sổ cũng được tuân thủ chính xác và đầy đủ. Tuy nhiên với hệ thống sổ chi tiết, do để phù hợp với yêu cầu thực tế của công tác tổ chức hạch toán nên cũng có một số điểm khác biệt. * Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty tuân theo quyết định 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000; thông tư 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 và thông tư 105/2003/TT-BTC của Bộ Tài chính và mới nhất từ năm 2005 là sửa đổi theo thông tư số 23/2005/TT-BTC ngày 30/03/2005 của bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn 6 chuẩn mực kế toán đợt 3. Và bắt đầu năm 2007 Công ty đã áp dụng theo quyết định số 15/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006. Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty lập hàng quý gồm: + Bảng cân đối kế toán (Mẫu B01_DN) + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu B02_DN) + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu B03_DN) + Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu B09_DN) Ngoài ra, trong hồ sơ quyết toán năm còn kèm theo: + Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. + Bảng thuế GTGT được khấu trừ, được hoàn lại, được miễn giảm, thuế GTGT của hàng bán nội địa. + Bảng theo dõi tình hình tăng, giảm vốn chủ sở hữu, TSCĐ. + Bảng theo dõi các khoản phải thu, phải trả. Sau khi lập các báo cáo này được gửi đến Cục thuế Hà Nội, nộp cho cấp trên là Tổng Công ty xây dựng công trình giao thông I, và gửi tới các cơ quan quản lý, cơ quan thống kê, ngân hàng, cơ quan thuế, các đơn vị liên quan khác. Sơ đồ 2.9. Quy trình ghi sổ kế toán tại Công ty CTGT 116 Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ cái Báo cáo tài chính Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.2. THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CTGT 116 2.2.1. Đặc điểm chi phí sản xuất tại Công ty CTGT 116 Chi phí sản xuất kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hoá mà doanh nghiệp bỏ ra trong một kỳ kinh doanh nhất định. Chi phí về lao động sống là những chi phí về tiền lương, thưởng, phụ cấp và các khoản trích theo lương của người lao động. Chi phí lao động vật hoá là những chi phí về sử dụng các yếu tố tư liệu lao động, đối tượng lao động dưới các hình thái vật chất, phi vật chất, tài chính và phi tài chính. Việc quản lý chi phí sản xuất không chỉ đơn thuần là quản lý số liệu phản ánh tổng hợp chi phí mà phải dựa trên cả các yếu tố chi phí riêng biệt để phân tích toàn bộ chi phí sản xuất của từng công trình, hạng mục công trình hay theo nơi phát sinh chi phí. Dưới các góc độ xem xét khác nhau, theo những tiêu chí khác nhau thì chi phí sản xuất cũng được phân loại theo các cách khác nhau để đáp ứng yêu cầu thực tế của quản lý và hạch toán.Với Công ty CTGT 116, căn cứ vào ý nghĩa của chi phí trong giá thành sản phẩm chi phí được phân theo khoản mục. Cách phân loại này dựa vào công dụng chung của chi phí và mức phân bổ chi phí cho từng đối tượng. Theo đó, chi phí sản xuất gồm 4 khoản mục sau: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp Chi phí sử dụng máy thi công Chi phí sản xuất chung 2.2.1.1. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Với Công ty CTGT 116, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn, khoảng 65 – 70% trong tổng chi phí nên có vai trò rất lớn trong việc hình thành nên giá thành sản phẩm. Chi phí NVL trực tiếp ở đây bao gồm toàn bộ chi phí về NVL chính, phụ, nhiên liệu, phụ tùng tham gia trực tiếp vào việc xây dựng các công trình và hạng mục công trình, như: đất, đá, cát, sỏi, nhựa đường, xi măng, giàn giáo, ván khuôn, sơn, đinh, ve, que hàn, các chất phụ gia khác,… Do chiếm tỷ trọng lớn nên việc quản lý nguyên vật liệu sao cho có hiệu quả giảm chi phí NVL nhưng vẫn đảm bảo chất lượng thi công các công trình là rất quan trọng. Nguồn cung cấp nguyên vật liệu cho công trình bao gồm nguyên vật liệu do các đội sản xuất tự mua ngoài, do Phòng vật tư của Công ty cấp phát hoặc do chủ đầu tư giao. Tuy nhiên do đặc điểm hầu hết các công trình hiện nay được khoán gọn cho các đội sản xuất nên vật tư cũng chủ yếu là do các đội tự mua, chuyển thẳng đến chân công trình và sử dụng ngay. Cũng do đặc điểm này mà tỷ lệ chi phí vận chuyển, lưu kho của NVL chiếm tỷ lệ rất nhỏ, chi phí NVL trực tiếp được tính bằng giá trị NVL ghi trên hoá đơn (không bao gồm thuế GTGT) và chi phí thu mua, chi phí vận chuyển, bốc dỡ. Trường hợp giá trị nguyên vật liệu quá lớn thì Phòng vật tư phải cử cán bộ xuống ký hợp đồng thu mua sau đó cấp phát cho các đội hoặc nếu là vật tư đặc biệt thì bên chủ đầu tư (Bên A) sẽ đảm nhận cung cấp cho bên thi công để đảm bảo chất lượng công trình. 2.2.1.2. Chi phí nhân công trực tiếp Chi phí nhân công là khoản thù lao lao động Công ty phải trả cho người lao động trực tiếp thi công công trình. Khoản chi phí này bao gồm: lương chính, lương phụ, phụ cấp lương của công nhân trực tiếp tham gia xây lắp công trình. Ngoài ra, khác với chế độ, khoản mục chi phí này còn bao gồm các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, KPCĐ của công nhân trực tiếp xây lắp. Nó bao gồm cả tiền lương của lao động thuộc biên chế Nhà nước, lao động hợp đồng dài hạn và hợp đồng ngắn hạn. Tỷ lệ của khoản mục chi phí này trên tổng chi phí sản xuất sản phẩm xây lắp không lớn, khoảng từ 8 – 15% nhưng tỷ lệ này thường biến động bởi các điều kiện của công trình thi công và tính chất của từng loại sản phẩm. Do đặc điểm của ngành xây dựng là mang tính thời vụ, số lượng công trình lớn, địa điểm thi công cố định nên ngoài lực lượng lao động thuộc danh sách Công ty còn phải thuê thêm lao động ngoài Công ty. Chính sách này có ưu điểm là đáp ứng yêu cầu về tính cơ động, linh hoạt, khai thác được hết tiềm năng của lực lượng lao động. Nguyên tắc hạch toán chi phí NCTT: Chi phí NCTT phát sinh cho công trình, hạng mục công trình nào thì được kế toán tập hợp trực tiếp cho công trình, hạng mục công trình đó. Đối với lao động thuộc biên chế Nhà nước hoặc lao động hợp đồng dài hạn thì Công ty áp dụng hình thức lương sản phẩm, mức lương, các khoản trích theo lương và phụ cấp theo quy định của Nhà nước được xác định dựa trên Hợp đồng giao khoán và Bảng chấm công. Đối với công nhân hợp đồng ngắn hạn thì tiền công căn cứ vào đơn giá tiền công thoả thuận trong Hợp đồng lao động và Biên bản nghiệm thu khối lượng khoán gọn. 2.2.1.3. Chi phí sử dụng máy thi công Chi phí sử dụng máy thi công là loại chi phí đặc thù trong lĩnh vực xây lắp, chi phí này bao gồm toàn bộ chi phí của đội xe máy thi công do Công ty quản lý và chi phí thuê xe máy bên ngoài phục vụ cho hoạt động xây lắp. Các chi phí này bao gồm: chi phí nhiên liệu, động lực phục vụ cho ca xe, ca máy, tiền lương, phụ cấp của công nhân trực tiếp điều khiển vận hành máy, khấu hao máy thi công và tiền thuê máy thi công bên ngoài,… Trong điều kiện khoa học công nghệ hiện đại ngày càng phát triển thì việc tăng cường sử dụng máy móc, thiết bị trong thi công và xây dựng công trình giúp giải phóng sức lao động, tăng năng suất lao động, đẩy nhanh tiến độ thi công và hạ giá thành sản phẩm. Tỷ lệ của loại chi phí này chiếm khoảng 13 – 20% trong tổng chi phí sản xuất của Công ty và ngày càng có xu hướng tăng lên. Chi phí máy thi công tại công trình nào thì thường được tập hợp riêng cho công trình đó, ngoài ra chi phí máy thi công không tập hợp trực tiếp cho từng công trình thì phân bổ gián tiếp cho mỗi công trình. - Chi phí nhân công điều khiển MTC: Công nhân điều khiển máy phải là những công nhân có trình độ và kinh nghiệm để đáp ứng được yêu cầu phức tạp của việc vận hành máy. Công nhân điều khiển MTC được hưởng lương sản phẩm. Do đó việc hạch toán chi phí công nhân điều khiển máy cũng tương tự như việc hạch toán chi phí nhân viên quản lý đội. - Chi phí NVL phục vụ hoạt động của MTC: NVL sử dụng cho máy thi công chủ yếu là nhiên liệu do các đội tự mua để chạy máy như xăng, dầu,… Chi phí NVL phục vụ hoạt động của MTC được hạch toán tương tự như chi phí NVL trực tiếp. - Chi phí khấu hao MTC: Chi phí khấu hao MTC phục vụ công trình nào được tính trực tiếp vào công trình đó theo thời gian ghi trong yêu cầu điều động MTC cho các đội. Công ty tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp khấu hao đường thẳng: = Mức khấu hao MTC Nguyên giá TSCĐ x Tỷ lệ khấu hao trong tháng 12 - Chi phí khác bằng tiền và chi phí dịch vụ mua ngoài: Chi phí này thường phát sinh khi thi công các công trình ở xa, Công ty không đáp ứng được nhu cầu về MTC nên phải thuê ngoài. 2.2.1.4. Chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung là các chi phí liên quan đến việc quản lý công trình và toàn bộ hoạt động sản xuất chung của đội xây dựng. Chi phí sản xuất chung có vai trò rất quan trọng đối với quá trình thi công, nó vừa có vai trò là chi phí chế biến lại vừa là điều kiện để quá trình sản xuất của các đội được thực hiện. Các khoản chi phí sản xuất chung phát sinh khá thường xuyên, đa dạng. Tuy nhiên việc quản lý chi phí sản xuất chung đối với Công ty nói chung và các đội xây dựng nói riêng là rất quan trọng sao cho giảm thiểu được các chi phí không cần thiết đặc biệt là các chi phí phục vụ cho hoạt động hành chính của đội. Chi phí sản xuất chung của Công ty gồm chi phí tiền lương, các khoản trích theo lương và phụ cấp của cán bộ quản lý gián tiếp đội sản xuất, chi phí NVL, chi phí công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác phục vụ công việc thi công tại các đội sản xuất. Nguyên tắc hạch toán: Đối với những khoản mục chi phí phục vụ trực tiếp cho một công trình, hạng mục công trình thì được tính luôn cho công trình, hạng mục công trình đó. Còn đối với những khoản mục chi phí sản xuất chung liên quan đến nhiều đối tượng thì được tập hợp chung sau đó phân bổ cho từng công trình, hạng mục công trình theo những tiêu thức thích hợp. - Chi phí tiền lương của nhân viên quản lý các đội gồm có lương sản phẩm, các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ, tiền ăn ca và các khoản phụ cấp khác theo quy định của Nhà nước; các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp điều khiển máy thi công. Ngoài ra, khác với quy định của chế độ kế toán, các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp xây lắp không tính vào khoản mục này mà tính thẳng vào chi phí nhân công trực tiếp. Nhân viên quản lý đội gồm đội trưởng, kế toán đội và các nhân viên kỹ thuật hưởng lương theo sản phẩm. Sau khi tập hợp đủ chi phí nhân viên quản lý đội, kế toán sẽ tiến hành phân bổ cho từng công trình này như sau: + Đối với đội trưởng và kế toán đội thì tiền lương được phân bổ theo chi phí nhân công trực tiếp phát sinh cho từng công trình. Ta có công thức phân bổ: Lương NCTT phát sinh Lương nhân viên cho từng công trình Tổng số tiền lương nhân quản lý đội phân bổ = x viên quản lý đội cho từng công trình Lương NCTT phát sinh cho toàn đội + Đối với nhân viên kỹ thuật, do các công trình thi công thường diễn ra trong thời gian dài nên các nhân viên kỹ thuật thường được phân công trực tiếp. Do đó tiền lương nhân viên kỹ thuật phát sinh cho công trình nào được tập hợp trực tiếp cho công trình đó. - Chi phí NVL phục vụ quản lý đội: Chi phí này chủ yếu là văn phòng phẩm, phát sinh không nhiều, được tập hợp tương tự như chi phí NVL trực tiếp. - Chi phí khấu hao là giá trị khấu hao máy móc phục vụ cho công tác quản lý của các đội sản xuất tại công trường. Công ty áp dụng phương pháp khấu hao đều hay khấu hao theo đường thẳng theo quyết định 206/2003/QĐ-BTC ban hành ngày 12 tháng 12 năm 2003 của Bộ Tài chính. - Chi phí công cụ dụng cụ: Công cụ dụng cụ phục vụ cho thi công của các đội bao gồm CCDC phân bổ một lần và nhiều lần. + Đối với CCDC phân bổ một lần: là những CCDC phục vụ thi công có giá trị nhỏ như cuốc, xẻng, dao xây…đội tự tiến hành mua và theo dõi giá trị sử dụng tính vào chi phí sản xuất chung. + Đối với CCDC phân bổ nhiều lần: kế toán của Công ty sẽ theo dõi giá trị CCDC và lập Bảng phân bổ giá trị CCDC phân bổ trong kỳ cho công trình. - Chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác bao gồm chi phí điện nước, ăn trưa, xăng xe, tiếp khách, bảo hiểm công trình và bảo hiểm con người… 2.2.2. Đối tượng và phương pháp tập hợp chi phí sản xuất * Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất: Xác định đối tượng tập hợp chi phí sản xuất là công việc đầu tiên và quan trọng nhất của công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp. Chọn được đối tượng tập hợp hợp lý thì việc tập hợp chi phí sản xuất sẽ dễ dàng, khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán. Trong khi đó, Công ty Công trình giao thông 116 mang đầy đủ nét đặc thù của một doanh nghiệp xây lắp: tính chất sản xuất phức tạp, quy trình công nghệ liên tục, thời gian sản xuất sản phẩm kéo dài, sản phẩm mang tính đơn chiếc theo đơn đặt hàng trước, việc tổ chức sản xuất được phân chia thành nhiều công trường, nhiều khu vực thi công. Vì vậy, đối tượng tập hợp chi phí sản xuất của Công ty là từng công trình, hạng mục công trình. * Phương pháp tập hợp chi phí sản xuất: Phương pháp tập hợp chi phí sản xuất của doanh nghiệp xây lắp là một phương pháp hay hệ thống các phương pháp được sử dụng để tập hợp và phân loại các chi phí sản xuất trong phạm vi giới hạn của công trình, hạng mục công trình. Thực chất, khi vận dụng các phương pháp hạch toán chi phí sản xuất trong công tác kế toán hàng ngày chính là việc kế toán mở các thẻ (hoặc sổ) chi tiết hạch toán chi phí sản xuất theo từng đối tượng đã xác định, phản ánh các chi phí phát sinh có liên quan đến đối tượng, hàng tháng tổng hợp chi phí theo từng đối tượng. Vậy, phương pháp tập hợp chi phí sản xuất tại Công ty CTGT 116 là chi phí phát sinh liên quan trực tiếp đến công trình nào thì được tập hợp riêng cho công trình đó. Trong trường hợp chi phí phát sinh liên quan đến nhiều công trình sẽ được kế toán tập hợp chung rồi phân bổ cho các công trình theo những tiêu thức phân bổ thích hợp. Cuối kỳ, khi đã có đầy đủ số liệu, chứng từ liên quan, kế toán chi phí giá thành sẽ tiến hành tập hợp chi phí sản xuất, làm cơ sở tính giá thành sản phẩm. 2.2.3. Quy trình hạch toán chi phí sản xuất tại Công ty CTGT 116 Việc hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của Công ty được áp dụng nhất quán cho các công trình không phụ thuộc vào quy mô cũng như khối lượng sản xuất. Mỗi năm Công ty có hàng chục công trình được khởi công xây dựng với thời gian kéo dài tới vài năm. Do đó việc hạch toán đầy đủ, chính xác chi phí sản xuất có vai trò quan trọng để tính giá thành sản phẩm và hạch toán lãi, lỗ của Công ty. Để làm rõ thực tế này, em xin trình bày quy trình hạch toán điển hình đó là công trình Đường Tránh – Cao Bằng. Công trình được khởi công xây dựng bắt đầu từ tháng 3 năm 2004 và dự kiến hoàn thành vào cuối năm 2007. Công trình này Công ty đã khoán cho Đội 164 thực hiện. * Quy trình khoán gọn ở Công ty Khoán gọn là đặc điểm của hầu hết các doanh nghiệp xây lắp. Với Công ty CTGT 116, sau khi trúng thầu Công ty cũng thực hiện việc khoán gọn cho các đội sản xuất. - Hạch toán ở đơn vị giao khoán (ở Công ty) Công ty theo dõi các đội thông qua TK 1412-chi tiết cho từng đội. Sau khi đội lập Bảng kê vay chi phí và gửi lên Công ty, Giám đốc Công ty cùng các Phòng ban có chức năng sẽ xem xét và thông qua. Nếu được chấp nhận xét duyệt thì đội sẽ tiến hành xin tạm ứng. Kế toán Công ty ghi bút toán: Nợ TK 141.2-đội 164 Có TK 111, 112: tạm ứng bằng tiền mặt, TGNH Có TK 152: tạm ứng bằng NVL Trong quá trình thi công nếu đội thấy chi phí thực tế vượt mức xin tạm ứng thì đội tiến hành làm đơn xin tạm ứng tiếp. Và kế toán Công ty ghi thêm bút toán tạm ứng bổ sung tương tự như bút toán trên. Nếu số tạm ứng cho đội còn thừa, đội sẽ giữ lại để thi công lần sau hoặc được hoàn ứng theo bút toán: Nợ TK 111, 112, 152 Có TK 141.2-đội 164 Cuối mỗi kỳ, sau khi tập hợp đủ chứng từ liên quan đến các chi phí phát sinh, kế toán ghi: Nợ TK 621, 622, 623, 627 Có TK 141.2-đội 164 - Hạch toán ở đơn vị nhận khoán (ở đội 164) Ở đội không tổ chức hạch toán riêng, kế toán đội chỉ có nhiệm vụ theo dõi và tập hợp chứng từ liên quan sau đó gửi về phòng kế toán của Công ty để hạch toán. Sự liên hệ giữa kế toán đội và kế toán Công ty vô cùng chặt chẽ. 2.2.3.1. Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí. Chính vì vậy việc hạch toán đúng, đủ nguyên vật liệu có tầm quan trọng rất lớn trong việc xác định lượng tiêu hao vật chất trong sản xuất thi công, đảm bảo tính chính xác tình hình sử dụng nguyên vật liệu đối với từng công trình, hạng mục công trình, làm cơ sở cho việc cung cấp thông tin và lập dự toán. Do đặc điểm của Công ty CTGT 116 là địa bàn thi công trải rộng trên cả nước nên kho vật liệu không chỉ ở Công ty mà còn có các kho tại các công trường. Và khi đã áp dụng hình thức khoán gọn cho các đội sản xuất thì vật liệu thi công chủ yếu tập trung tại kho ở các công trường do các đội tự mua. Công ty CTGT 116 đang sử dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, đây là phương pháp theo dõi thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán. Công ty sử dụng TK 621-Chi phí NVL trực tiếp để tập hợp chi phí NVL trực tiếp cho từng công trình. - Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT, Phiếu chi tiền mặt,… - Sổ chi tiết sử dụng: + Sổ chi tiết theo dõi tình hình sử dụng NVL + Sổ chi tiết TK 621 - Sổ tổng hợp sử dụng: + Bảng kê số 4, 5, 6 + Nhật ký chứng từ số 7 + Sổ cái TK 621 Đầu tiên, đội 164 sẽ xem xét nhu cầu thi công, lập kế hoạch vay chi phí, sau đó lập Bảng kê vay chi phí và trình lên Ban Giám đốc. Đội làm Hợp đồng mua vật tư (hay phiếu báo giá) sau đó đội làm công văn đề nghị vay gửi lên Công ty nếu được duyệt thì sẽ tiến hành xin tạm ứng và tự mua vật tư. Phòng Kỹ thuật sẽ bóc tách khối lượng vật tư trong dự toán, sau đó đề nghị Giám đốc phê duyệt tạm ứng. Số tiền được duyệt tạm ứng sẽ được cấp bởi thủ quỹ tại Phòng Tài chính kế toán của Công ty. Giấy đề nghị tạm ứng (Bảng 2.5) được lập trên cơ sở Hợp đồng kinh tế (Bảng 2.4) đã có trước. Kế toán tiền mặt dựa vào Giấy đề nghị tạm ứng viết phiếu chi lập thành 3 liên: liên 1 lưu, liên 2 giao cho người xin tạm ứng và liên 3 giao cho thủ quỹ để ghi sổ quỹ. Nếu số tiền mua vật tư lớn thì phải thông qua uỷ nhiệm chi (ngân hàng trực tiếp trả tiền cho người bán). Công ty là người mua trực tiếp sau đó giao cho đội: Trình tự hạch toán: - Công ty tự mua nguyên vật liệu: Nợ TK 152: giá trị NVL mua vào Nợ Tk 133: Thuế GTGT đầu vào Có TK 331: Phải trả người bán Khi thanh toán cho nhà cung cấp, kế toán ghi bút toán: Nợ TK 331: Phải trả người bán Có TK 311: Vay ngắn hạn Có TK 112: Nếu dùng TGNH Sau đó kế toán ghi bút toán tạm ứng vật tư đã mua về cho đội: Nợ TK 141.2-đội 164 Có TK 152 - Nếu số tiền mua vật tư nhỏ lẻ hay mua phụ tùng thì kế toán định khoản: Nợ TK 141.2-đội 164 Có TK 111: Trả tiền trực tiếp Cuối kỳ, sau khi tập hợp đầy đủ chứng từ do kế toán đội gửi lên, kế toán Công ty định khoản như sau: Nợ TK 621-Đường Tránh Có TK 141.2 Bảng 2.4. Hợp đồng kinh tế Công ty TNHH nhựa đường CalTex VN Chi nhánh Cao Bằng CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số 06-06/HĐKT Độc lập - Tự do - Hạnh phúc HỢP ĐỒNG KINH TẾ (V/V:Mua bán nhựa đường phục vụ thi công) -Căn cứ vào luật Thương Mại nước CHXHXNVN ban hành ngày 14/06/2005 -Căn cứ vào khả năng và nhu cầu của hai bên Hôm nay, ngày 27 tháng 11 năm 2006 chúng tôi gồm: BÊN A:CHI NHÁNH CT NHỰA ĐƯỜNG CALTEX VN TẠI CAO BẰNG Mã số thuế:5000220195 Đại diện: Ông Nguyễn Văn Bình Chức vụ Giám Đốc Tài khoản: tại ngân hàng NN v& PTNT tỉnh Cao Bằng BÊN B: CÔNG TY CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 116 Điện thoại: 04-8544280 Fax: 04-8541441 Mã số thuế: 0500238120 Tài khoản: 421101-01-0002 tại Ngân hàng NN & PTNT Thanh Xuân Nam, Hà Tây Đại diện: Ông Nguyễn Văn Chế Chức vụ: Giám Đốc Sau khi bàn bạc 2 bên thống nhất ký kết hợp đồng mua nhựa đường với các điều khoản sau: Điều 1: Tên hàng, số lượng và giá cả 1.1.Tên hàng: Bên A đồng ý bán,bên B đồng ý mua nhựa đường của bên A để phục vụ cho việc thi công công trình của bên B 1.2. Số lượng: 3.500 kg nhựa đường Đơn giá chưa thuế: 5.500 đồng/kg Thuế GTGT: 10% Thành tiền trước thuế: 19.250.000 đồng Thuế GTGT: 1.925.000 đồng Tổng cộng: 21.175.000 đồng. 1.3 Chất lượng hàng hóa: theo đúng tiêu chuẩn của ngành nghề xây dựng. Điều 2: Phương thức và thời hạn thanh toán tiền Điều 3: Điều kiện giao nhận hàng Điều 4: Trách nhiệm và quyền lợi của hai bên Hợp đồng được lập thành 06 bản, bên A giữ 02 bản, bên B giữ 04 bản có giá trị pháp lý ngang nhau ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Bảng 2.5. Giấy đề nghị tạm ứng TỔNG CÔNG TY XDCTGT I Công ty CTGT 116 GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Tên tôi là: Trần Ngọc Lâm Đơn vị công tác: Đội 164 Đề nghị ông: Giám đốc Công ty CTGT 116 Cho vay số tiền (Bằng số): 21.175.000 Viết bằng chữ: Hai mươi mốt triệu một trăm bảy mươi lăm nghìn đồng chẵn. Lý do sử dụng: Vay trả tiền mua nhựa đường Thời hạn thanh toán: Ngày 28 tháng 11 năm 2006 Giám đốc Kế toán trưởng Đội trưởng đội 164 Người xin tạm ứng Bảng 2.6. Hoá đơn GTGT Mẫu số 02 Ký hiệu AA/2006T HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Số: 180945 Liên 2: Khách hàng Ngày 03 tháng 12 năm 2006 Đơn vị bán hàng: Chi nhánh CT Nhựa đường Caltex VN tại Cao Bằng Địa chỉ: Thị xã Cao Bằng Tên khách hàng: Công ty CTGT 116 Địa chỉ: Thanh Xuân – Hà Nội TT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Nhựa đường Kg 3500 5500 19.250.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% Cộng tiền hàng : 19.250.000 Tiền thuế GTGT : 1.925.000 Tổng cộng tiền thanh toán : 21.175.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi mốt triệu một trăm bảy mươi lăm nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Khi có tiền tạm ứn