Luận văn Hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại công ty xây dựng số I

ị giao khoán hạch toán và chịu trách nhiệm giám sát kỹ thuật, chất lượng công trình. Trường hợp khoán khoản mục chi phí, đơn vị nhận khoán không được phân cấp quản lý tài chính, không mở Sổ kế toán riêng. Để phản ánh quan hệ với đơn vị nhận khoán, kế toán sử dụng TK 141-“Tạm ứng”. TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN TẠI ĐƠN VỊ GIAO KHOÁN TK 111, 112, 152 TK 141 TK 621, 622, 623, 627 Tạm ứng tiền vật tư cho đơn vị nhận khoán Thu hồi tạm ứng thừa Thuế GTGT Khi nhận bản quyết toán tạm ứng TK 133 Sơ đồ 1.6: Trình tự hạch toán đơn vị giao khoán IV- SỔ SÁCH KẾ TOÁN HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM XÂY LẮP 1.Một số vấn đề về tổ chức sổ hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong doanh nghiệp xây lắp Để phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình quản lý tài sản và sử dụng vốn nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho việc lập báo cáo tài chính, các doanh nghiệp xây lắp bắt buộc phải mở đầy đủ các sổ, ghi chép, quản lý, bảo quản và lưu trữ sổ kế toán theo đúng quy định của chế độ kế toán. Doanh nghiệp xây lắp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ của kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật để lựa chọn một hình thức sổ kế toán phù hợp và nhất thiết phải tuân thủ mọi nguyên tắc cơ bản của sổ kế toán đó. Các doanh nghiệp co thể áp dụng 1 trong 4 hình thức sổ kế toán sau: hình thức Nhật ký chung, hình thức Nhật ký sổ cái, hình thức Chứng từ ghi sổ, hình thức Nhật ký Chứng từ. 2. Tổ chức hạch toán theo hình thức nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số hiệu trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm được thực hiện trên hệ thống các bảng phân bổ, sổ chi tiết tài khoản, hệ thống sổ tổng hợp như Nhật ký chung và sổ Cái các TK 621, TK 622, TK 623, TK 627, TK 154 và thẻ tính giá thành sản phẩm V. VẬN DỤNG TẠI MỘT SỐ QUỐC GIA 1. Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp theo chuẩn mực kế toán quốc tế Chuẩn mực kế toán quốc tế (International Acounting Standard - IAS) do Uỷ Ban xây dựng các chuẩn mực kế toán quốc tế ban hành, là những quy định, hướng dẫn về nguyên tắc, nội dung, phương pháp kế toán tài sản, vốn chủ sở hữu, công nợ, chi phí, doanh thu mà thông tin được trình bày trên các Báo cáo tài chính, được nhiều quốc gia thừa nhận. Nó có thể áp dụng ngay ở những quốc gia đã có đầy đủ những điều cần thiết và ở các quốc gia chưa phát triển. Chuẩn mực kế toán quốc tế được đưa ra nhằm xoá đi sự cách biệt về kế toán giữa các quốc gia, tạo ra ngôn ngữ kế toán chung, thể hiện các quy định mang tính phổ biến, hài hoà giữa các quốc gia trong việc lập và trình bày Báo cáo tài chính, có khả năng so sánh cao và được công nhận lẫn nhau. 2. Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp theo kế toán Mỹ - Phân loại chi phí : Trong kế toán chi phí và tính giá thành của Mỹ, chi phí được phân thành 2 loại chi phí cố định và chi phí biến đổi. Chi phí cố định gồm các khoản chi có tính độc lập không phụ thuộc vào số lượng sản xuất . Chi phí biến đổi gồm các khoản chi biến đổi theo sản lượng sản xuất và tiêu thụ. Tổng chi phí để sản xuất và tiêu thụ một sản lượng trong kỳ được xác định: Tổng chi phí = Tổng định phí + Tổng biến phí trong kỳ trong kỳ trong kỳ Tổng chi phí trong kỳ cũng chính là tổng giá thành của sản phẩm được sản xuất và tiêu thụ trong kỳ. Chi phí sản xuất là các chi phí liên quan đến quá trình sản xuất sản phẩm bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung. Chi phí sản phẩm cấu thành nên giá thành sản phẩm được bù đắp khi sản phẩm được tiêu thụ. Tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm đối với hệ thống kế toán Mỹ, việc xác định và quy nạp các khoản mục chi phí cho các đối tượng chịu chi phí được linh hoạt lựa chọn 1 trong 3 hệ thống sau : + Kế toán chi phí thực tế + Kế toán chi phí thông dụng + Kế toán chi phí định mức Việc tổ chức tập hợp chi phí và tính giá thành ứng dụng một trong 2 hệ thống sau: + Kế toán chi phí và tính giá thành theo công việc + Kế toán chi phí và tính giá thành theo quá trình sản xuất Như vậy, kế toán chi phí và tính giá thành theo hệ thống kế toán Mỹ được dựa trên quan điểm với mọi khoản chi đều tạo nên giá thành , nó đi vào mặt định lượng của hao phí để xác định mức bù đắp để thực hiện quá trình tái sản xuất. Việc phân loại chi phí thành chi phí sản phẩm và chi phí chung của kỳ cho thấy việc bù đắp hao phí phải gắn liền với quá trình tạo ra và thực hiện giá trị của các đầu ra trong từng thời kỳ nhất định. Mặt khác với việc linh hoạt lựa chọn hệ thống kế toán chi phí thông dụng, chi phí định mức có tác dụng khống chế các khoản chi tiêu đươch hợp lý, không bị lạm dụng vì những hiện tượng tiêu cực, xuyên tạc. Đồng thời nó có tác dụng kiểm soát chi phí, cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý. 3. Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp theo kế toán Pháp Hệ thống kế toán Pháp bao gồm 2 bộ phận kế toán tổng quát và kế toán và kế toán phân tích. Trong kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xuất phát từ quan điểm giá thành sản phẩm bao gồm tất cả các khoản chi về đầu vào nhằm mục đích tạo ra đầu ra tương ứng nên nội dung và phương pháp hạch toán chi phí và tính giá thành có đặc thù biểu hiện những quan hệ kinh tế pháp lý của nền kinh tế thị trường phát triển cao. Chi phí được phân chia thành 3 hình thức khác nhau: + Các chi phí có thể đưa thẳng vào chi phí sản xuất như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp. + Các chi phí có thể đưa thẳng vào mỗi bộ phận hoạt động như chi phí nhân công trực tiếp cho mỗi bộ phận. + Các chi phí gián tiếp có tính chất chung cần phải phân chia trước kh đưa vào chi phí của các bộ phận. Phân biệt giá thành, giá phí là khái niệm sử dụng để xác định các hao phí vật chất mà doanh nghiệp phải bỏ ra để thực hiện các giai đoạn khác nhau của quá trình tái sản xuất. Tương ứng với các giai đoạn sản xuất và giai đoạn tiêu thụ có các loại: Giá phí tiếp liệu, giá phí sản xuất, giá phí phân phối. Giá thành sản phẩm là khái niệm sử dụng để xác định những hao phí vật chất dùng cho việc sản xuất và tiêu thụ sản phẩm mà phải bù đắp bằng doanh thu bán hàng. Giá thành = Giá phí sản xuất + Giá phí phân phối Tổ chức tập hợp chi phí Để tập hợp chi phí sản xuất trong kế toán của Pháp ở doanh nghiệp, mỗi bộ phân, chức năng được tổ chức thành các trung tâm phát triển. Các trung tâm là đối tượng tập hợp các chi phí gián tiếp sau đó phân phối chi phí này vào giá phí và giá thành. Trình tự hạch toán Các chi phí trực tiếp được đưa thẳng vào các loại giá phí hoặc có thể đưa thẳng một phần vào giá thành. Các chi phí gián tiếp được phân bổ cho các trung tâm, sau đó phân bổ vào các loại giá phí và giá thành. Như vậy, kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành của Pháp với quan điểm giá thành sản phẩm là toàn bộ hao phí sản xuất và tiêu thụ sản phẩm được bù đắp bằng doanh thu bán hàng nên nội dung cấu thành giá thành sản phẩm phản ánh đầy đủ hao phí mà doanh nghiệp phải bù đắp - điều kiện tiên quyết để thực hiện quá trình tái sản xuất. Mặt khác, việc tổ chức hạch toán chi phí theo các chi phí tính toán phân tích, theo từng loại giá phí để từ đó xác định giá thành sản phẩm phù hợp cho việc quản lý chi phí theo nội dung và chức năng. Qua đó kiểm soát chặt chẽ việc phát sinh và sử dụng chi phí gắn liền với yêu cầu tiết kiệm. Đồng thời với việc hạch toán chi phí theo các trung tâm nó tạo điều kiện để tạo điều kiện kiểm tra và đánh giá hoạt động của từng bộ phận trong mối quan hệ chung của daonh nghiệp tạo sản phẩm với hao phí thấp nhất. Trong kế toán Pháp, Mỹ chi phí được phân thành hai loại chính: Chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất. Chi phí sản xuất bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí lao động trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Về cơ bản, nội dung cách phân loại trên thống nhất với cách phân loại theo khoảng mục chi phí trong giá thành sản phẩm của kế toán Việt Nam. Tuy nhiên, kế toán Pháp lại có sự khác biệt nhất định, chi phí được chia thành: Chi phí kinh doanh, chi phí tài chính và chi phí bất thường. CHƯƠNG II THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM XÂY LẮP TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ I I - TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 1. Bộ máy quản lý của Công ty 1.1. Giới thiệu chung 1.1.1 Đặc điểm chung của Công ty Công ty Xây dựng số I tiền thân là Công ty Kiến trúc khu Nam Hà Nội được thành lập ngày 5/8/1958 trực thuộc Bộ kiến trúc. Ngày 18/3/1977 Công ty chính thức đổi tên là Công ty Xây dựng số I trực thuộc Bộ xây dựng. Nhiệm vụ chính của Công ty trong giai đoạn này là xây dựng các công trình phúc lợi như Cung văn hoá lao động Hữu nghị Việt Xô, Bệnh viện Thụy Điển. Để phục vụ công tác xây dựng ngày càng phát triển của thủ đô, ngày 31/8/1983 Tổng Công ty Xây dựng Hà Nội được thành lập và từ đó cho đến nay Công ty Xây dựng số I chịu sự quản lý của cơ quan cấp trên là Tổng Công ty Xây dựng Hà Nội. Công ty có tư cách pháp nhân thực hiện hạch toán độc lập. Công ty có con dấu riêng và tài khoản riêng tại Ngân hàng Đầu tư và phát triển Hà Nội, Ngân hàng Công thương Ba Đình Hà Nội, Sở giao dịch Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam. Công ty Xây dựng số I bao gồm nhiều xí nghiệp trực thuộc có qui mô lớn. Để đáp ứng nhu cầu ngày càng lớn của xây dựng, theo đề nghị của Công ty. Tổng Công ty Xây dựng Hà Nội lần lượt ra quyết định tách 3 xí nghiệp trực thuộc Công ty thành Công ty trực thuộc Tổng Công ty. - Năm 1984 tách Xí nghiệp 104 thành Công ty Xây dựng số II - Năm 1986 tách Xí nghiệp 106 thành Công ty Xây dựng Tây Hồ - Năm 1992 tách Xí nghiệp hoàn thiện thành Công ty Xây dựng số 5 Qua hơn 40 năm xây dựng và trưởng thành, Công ty luôn là một đơn vị mạnh và nhận được nhiều huân chương lao động của Nhà nước. Ngày 21/08/1979 nhận được huân chương lao động hạng ba Ngày 15/08/1983 nhận được huân chương lao động hạng hai Ngày 17/11/1985 nhận được huân chương lao động hạng nhất Ngày 21/09/1994 theo QĐ số 1219 Công ty Xây dựng số I được công nhận là hạng một của Bộ Xây dựng. - Tên Công ty hiện nay : Công ty Xây dựng số I - Tên giao dịch quốc tế : Construction Company No1 (CC1) - Trụ sở chính : 59 Quang Trung - Hai Bà Trưng - Hà Nội - Điện thoại liên hệ : 04 9459537 - Fax : 84 - 48228838 - Email : CCI - HACC@FPT.VN Từ khi thành lập đến này, Công ty đã thi công và bàn giao nhiều công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp có giá trị cao, đúng tiến độ. Công ty ngày càng có uy tín trên thị trường, đóng góp một phần không nhỏ cho ngân sách Nhà nước, nâng cao đời sống người lao động. Dưới dây là bảng số liệu phản ánh tình hình tăng trưởng và phát triển của Công ty trong 3 năm trở lại đây: TT Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 1 Tổng giá trị SXKD (1.000đ) 194.040.724 315.744.690 513.782.400 2 Tổng công nhân viên 2.329 3.439 5.100 3 Tổng quỹ lương 23.099.085 35.413.492 67.625.131 4 Lương bình quân (người/tháng) 826.502 858.134 1.104.985 5 Tổng doanh thu 117.731.344 185.222.099 501.399.400 6 Tổng đã nộp NSNN 9.487.958 15.182.946 24.705.820 7 Tổng phải nộp NSNN 7.070.516 9.217.280 14.998.441 8 Lãi thực hiện 814.697 1.747.142 2.842.961 9 Lợi nhuận thực hiện trên vốn chủ sở hữu 5 11.46 30.23 10 Nguyên giá tài sản cố định 12.136.405 20.737.763 33.744.263 11 Tổng vốn phục vụ SXKD 46.073.628 76.885.769 125.109.211 Biểu 2.1: Bảng số liệu về tình hình tăng trưởng và phát triển của Công ty Nguồn số liệu: Báo cáo tài chính các năm 2001, 2002, 2003 1.1.2. Nhiệm vụ hoạt động kinh doanh của Công ty * Kinh doanh xây dựng theo qui hoạch và kế hoạch phát triển của Tổng Công ty và Bộ xây dựng, bao gồm các công trình công nghiệp, công trình dân dụng, sản xuất cấu kiện, bao gồm các loại cho xây dựng. * Đầu tư kinh doanh phát triển nhà, máy móc thiết bị, vật liệu xây dựng, các ngành hàng khác theo qui định của pháp luật, kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn. * Tư vấn xây dựng các khu dân vư, khu đô thị, khu công nghiệp và các công trình kỹ thuật hạ tầng bao gồm: lập dự án, quản lý dự án, khảo sát xây dựng, thiết kế, thẩm định thiết kế, tổng dự toán, giám sát thi công, trang trí nội ngoại thất. * Sản xuất vật liệu xây dựng: gạch ngói, cấu kiện bê tông, phụ kiện kim loại cho xây dựng. * Sản xuất đồ mộc xây dựng và dân dụng * Kinh doanh vật tư và vật liệu xây dựng * Lắp đặt các thiết bị cơ - điện - nước công trình, thiết bị dân dụng, công nghiệp, điện máy, điện lạnh, gia nhiệt và sửa chữa điện các loại. 1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Bộ máy quản lý được sắp xếp bố trí một cách logic khoa học, tạo điều kiện cho Công ty quản lý chặt chẽ các mặt kinh tế kỹ thuật ở từng xí nghiệp, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh liên tục, đem lại hiệu quả cao. Bộ máy quản lý của Công ty gồm: * Ban giám đốc:+ Giám đốc Công ty + 3 phó giám đốc:Phó Giám đốc kinh tế Phó Giám đốc kế hoạch tiếp thị Phó Giám đốc kỹ thuật thi công. Mỗi một phòng ban có chức năng riêng biệt, song đều có chức năng tham mưu giúp việc cho Ban giám đốc trong quản lý và điều hành công việc. * Phòng Tài chính kế toán: Có nhiệm vụ tham mưu tài chính cho Giám đốc, phản ánh chung thực tình hình tài chính của Công ty, tổ chức giám sát, phân tích các hoạt động kinh tế đó giúp Giám đốc nắm bắt tình hình tài chính cụ thể của Công ty và xây dựng về qui chế phân cấp công tác tài chính kế toán của Công ty. * Phòng tổ chức Lao động - Tiền Lương - Hành Chính - Y tế: Có nhiệm vụ tham mưu cho cấp Đảng uỷ và Giám đốc Công ty về các lĩnh vực như xây dựng phương án mô hình tổ chức sản xuất, công tác quản lý cán bộ, quản lý lao động tiền lương, chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động. * Phòng kế hoạch tiếp thị: Có chức năng lập kế hoạch sản xuất kinh doanh (SXKD), giao kế hoạch, kiểm tra các đơn vị thực hiện kế hoạch, đồng thời tiếp cận thị trường tìm kiếm các dự án, tham gia đấu thầu các công trình, giúp giám đốc soạn thảo hợp đồng giao khoán chi phí sản xuất cho các đơn vị trực thuộc. * Phòng kỹ thuật thi công: Có trách nhiệm giám sát chất lượng, an toàn, tiến độ thi công các công trình của toàn Công ty, tham gia nghiên cứu, tính toán các công trình đấu thầu, chủ trì xem xét các sáng kiến cải tiến, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, tổ chức hướng dẫn đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ của phòng với các đơn vị trực thuộc. Ngoài ra Công ty còn 12 Xí nghiệp và các đơn vị trực thuộc chịu sự lãnh đạo trực tiếp của ban giám đốc Công ty, dưới các đơn vị trực thuộc lại phân ra các bộ phận chức năng: kỹ thuật, tài vụ, lao động, tiền lương, an toàn, các đội sản xuất. Trong các đội sản xuất lại phân thành các tổ sản xuất chuyên môn hoá như tổ sắt, tổ mộc, tổ nề, tổ lao động. Đứng đầu các Xí nghiệp là các Giám đốc điều hành chịu trách nhiệm trước Công ty về hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ SẢN XUẤT Ở CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ I GIÁM ĐỐC CÔNG TY Kế toán trưởng Phó giám đốc Kinh tế Phó giám đốc KHTT Phó giám đốc KTTCCĐ Phòng Tài chính kế toán Phòng Tổ chức LĐTL - HC-Y tế Phòng kế hoạch tiếp thị Phòng Kỹ thuật thi công Các đơn vị trực thuộc Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lý sản xuất ở Công ty Xây dựng số 1 2. Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại Công ty 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán Công ty xây dựng số I là một Công ty có qui mô sản xuất lớn, có địa bàn hoạt động rộng với nhiều đơn vị trực thuộc. Để có thể tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp với sự phân cấp quản lý tài chính của Công ty, ban lãnh đạo cùng với phòng Tài chính kế toán lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán nửa tập trung nửa phân tán. Tiến hành công các kế toán theo hình thức Nhật ký chung và kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. Đứng đầu kế toán Công ty là kế toán trưởng. Phòng kế toán Công ty được đặt dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng. Các bộ phận kế toán của xí nghiệp đều đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của trưởng phòng Kế toán các xí nghiệp. Đối với các xí nghiệp, đơn vị trực thuộc hạch toán độc lập hạn chế. Bộ phận này có nhiệm vụ thu thập xử lý các chứng từ ban đầu sau đó tổ chức hạch toán chi tiết tổng hợp và lập báo cáo định kỳ gửi về phòng Kế toán của Công ty theo qui định. Kế toán Công ty kiểm tra và duyệt báo cáo quyết toán để làm căn cứ hạch toán tổng hợp toàn Công ty. Đối với các đội, kế toán là một bộ phận trực thuộc kế toán Công ty. Bộ phận này hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng công trình. Cuối tháng gửi số liệu đã hạch toán về phòng kế toán Công ty. Kế toán ở đội xây dựng chỉ phải phân bổ các chi phí tiền lương, bảo hiểm xã hội (BHXH) cho từng người. Phòng kế toán Công ty gồm 7 người và tổ chức theo cơ cấu sau: Đứng đầu kế toán Công ty là kế toán trưởng. Phòng kế toán Công ty được đặt dưới sự chỉ đạo về mặt nghiệp vụ của kế toán trưởng. Các bộ phận kế toán của xí nghiệp đều đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của trưởng phòng kế toán các xí nghiệp. * Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ chỉ đạo, tổ chức hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong Công ty. Tổ chức lập báo cáo theo yêu cầu của tổ chức quản lý, tổ chức nhân viên phân công trách nhiệm cho từng người. Giúp Giám đốc Công ty chấp hành các chính sách chế độ về quản lý và sử dụng tài sản, chấp hành kỷ luật và chế độ lao động, tiền lương, tín dụng, và các chính sách tài chính. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc, cấp trên và Nhà nước về các thông tin kế toán. * Phó kế toán trưởng: Giữ vai trò trợ lý giúp đỡ Kế toán trưởng phụ trách công tác tổng hợp kế toán tài chính. * Kế toán tổng hợp: Làm nhiệm vụ tổng hợp chi phí, tính giá thành, kết chuyển lãi lỗ, kiểm tra báo cáo tài chính các đơn vị, kiểm tra sổ sách, đôn đốc việc lập báo cáo, xử lý các bút toán chưa đúng. * Kế toán thu vốn: Dựa vào biên bản quyết toán để làm thủ tục thu vốn. * Kế toán doanh thu: Xác định doanh thu của đơn vị từng quý. * Kế toán thuế: Kê khai thuế để làm nhiệm vụ với Nhà nước. * Kế toán vật tư: Có nhiệm vụ tổng hợp các chứng từ để ghi sổ về vật liệu để hạch toán vào máy lên báo cáo. Cuối kỳ kiểm tra số liệu, đối chiếu, kiểm kê vật liệu, công cụ dụng cụ. * Thủ quĩ: Quản lý tiền mặt dựa trên chứng từ hợp lệ để ghi sổ. * Kế toán TSCĐ: Hàng tháng tiến hành trích khấu hao TSCĐ theo qui định của Nhà nước, chịu trách nhiệm phán ánh số lượng hiện trạng và giá trị TSCĐ hiện có. Phản ánh kịp thời hao mòn TSCĐ trong quá trình sử dụng. * Kế toán theo dõi công nợ với khách hàng: Kiểm tra, đối chiếu sổ sách với các đơn vị, tiến hành nhập số liệu phát sinh hàng tháng về công nợ với khách hàng để cuối kỳ lên báo cáo. * Kế toán BHXH: Chịu trách nhiệm theo dõi các khoản BHXH, thanh toán các khoản chế độ hàng tháng, cuối quí tổng hợp quyết toán với đơn vị cấp trên. * Kế toán thanh toán và ngân hàng: Theo dõi các khoản thanh toán nội bộ, thanh toán các khoản có liên quan đến công nợ, căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để viết phiếu thu chi. Lập kế hoạch tín dụng, kế hoạch về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Kế toán trưởng Phó kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thu vốn, DT vốn Kế toán vật tư , Thủ quỹ Kế toán thanh toán, ngân hàng Kế toán theo dõi công nợ Bộ phận kế toán các Xí nghiệp, các đội, Ban chủ nhiệm công trình SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán 2.2. Tổ chức công tác kế toán Là một đơn vị trực thuộc Bộ xây dựng, nên Công ty áp dụng chế độ kế toán mới từ tháng 10/1994 theo dự thảo lần thứ tư của vụ chế độ kế toán Bộ tài chính. Trong quá trình áp dụng thử nghiệm kế toán mới, Công ty đã gặp phải một số khó khăn như phải xây dựng một hệ thống sổ kế toán, chuyển số dư tài khoản kế toán cũ sang tài khoản kế toán mới. Hiện nay, công tác kế toán của Công ty đã ổn định việc tổ chức ghi chép hạch toán hợp lý, thông tin cung cấp kịp thời, chính xác, phục vụ có hiệu quả yêu cầu quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp và của các đơn vị cấp trên. Đối với phần hành kế toán hàng tồn kho, Công ty Xây dựng số I áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, trị giá vốn vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho được tính theo giá thực tế, hình thức kế toán Nhật ký chung, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Kỳ kế toán Công ty gửi lên Tổng Công ty là Quý, kỳ kế toán nộp báo cáo tài chính gửi lên Cơ quan Thuế là năm. 2.2.1. Vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ được sử dụng tại Công ty xây dựng số I bao gồm: - Chứng từ lao động và tiền lương gồm có: Sổ lương, Bảng chấm công, Bảng tính lương và thanh toán tiền lương. - Chứng từ về tài sản cố định gồm có: Thẻ tài sản cố định... - Chứng từ sử dụng theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến tiền tệ gồm có: Phiếu thu ( Mẫu 01- TT- BB ) Phiếu chi ( Mẫu 02- TT- BB ) Giấy báo nợ, có của Ngân hàng Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng ( Mẫu 03- TT- HD ) Giấy thanh toán tiền tạm ứng ( Mẫu 04- TT- BB ) Biên lai thu tiền ( Mẫu 05- TT- HD ) Bảng kê thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. - Chứng từ về hàng tồn kho gồm có: Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01/VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. - Chứng từ về bán hàng gồm có: Hoá đơn giá trị gia tăng ( Mẫu số B1 GTGT- 3LL) được lập thành 3 liên: Liên 1 lưu giữ tại phòng kế toán Liên 2 giao cho khách hàng Liên 3 dùng để thanh toán. Hoá đơn giá trị gia tăng được lập ở mỗi phòng ban và mỗi phòng ban có trách nhiệm tổng hợp và theo dõi trên mỗi bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra, mỗi khách hàng được giữ trên một dòng. Sau đó gửi về phòng kế toán, phòng kế toán có trách nhiệm tổng hợp bảng kê hoá đơn, chứng từ dịch vụ bán ra. Chất lượng công tác hạch toán ban đầu có ý nghĩa quan trọng đối với chất lượng công tác kế hoạch sau này. Chính vì vậy Công ty luôn chấp hành đúng hệ thống chứng từ và sổ sách của Bộ Tài Chính. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết nhập số liệu nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung trên máy, sau đó căn cứ vào số liệu ghi sổ Nhật ký chung máy sẽ tự động lên các nghiệp vụ phát sinh vào sổ kế toán chi tiết liên quan. 2.2.2. Vận dụng chế độ tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản Công ty được mở theo quyết định 1141 TC/CĐKT. Ngoài ra, để phục vụ cho việc theo dõi chi tiết, phần lớn các tài khoản được mở thành các tài khoản cấp II, cấp III, và chi tiết cho từng đối tượng. Ví dụ tài khoản 112 được mở thành các tài khoản như TK 11211, 11212... (TK1121 là tài khoản tiền gửi ngân hàng, TK 11211 là tài khoản tiền gửi ngân hàng đầu tư) để theo dõi chi tiết tình hình giao dịch, thanh toán tại các ngân hàng mà Công ty có quan hệ. 2.2.3. Vận dụng chế độ sổ kế toán Để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung. Sổ kế toán bao gồm sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp. Sổ kế toán chi tiết Các sổ chi tiết mà Công ty sử dụng bao gồm: Sổ quỹ tiền mặt Sổ kho Sổ chi tiết vật liệu, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Sổ chi tiết thanh toán với người mua Sổ chi tiết bán hàng Sổ chi phí sản xuất kinh doanh Sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng Sổ lương Bảng tính giá thành sản phẩm Những sổ kế toán chi tiết trên sử dụng theo mẫu của Bộ Tài chính ban hành theo Quyết định số 1177/TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996 và Quyết định số 144/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/1996. Sổ kế toán tổng hợp Để phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế thường xuyên phát sinh tại Công ty và để tiện cho việc theo dõi chính xác các tài khoản thường xuyên có biến động, Công ty đã lựa chọn hình thức sổ kế toán Nhật ký chung. Với hình thức sổ kế toán này, Công ty đã sử dụng sổ Nhật ký đặc biệt, đó là Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền. Như vậy, với sổ kế toán tổng hợp, Công ty sử dụng 4 sổ kế toán : Nhật ký chung, Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, sổ Cái. Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty Khi có một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, một chứng từ kế toán được lập, kế toán căn cứ vào sổ Nhật ký chi tiền, Nhật ký thu tiền. Nếu có liên quan đến các sổ kế toán chi tiết khác thì ngoài việc vào sổ nhật ký, kế toán đồng thời vào các sổ kế toán chi tiết. Nghiệp vụ thu tiền, chi tiền chỉ được ghi chép vào sổ Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, không ghi chép vào Nhật ký chung nữa. Công việc này được kế toán thực hiện từ một đến hai ngày một lần. Sau đó cứ 5 ngày một lần, kế toán căn cứ vào số liệu đã ghi trong sổ nhật ký đặc biệt để ghi vào sổ Cái các tài khoản có liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ kế toán. Cuối mỗi quý, kế toán cộng số liệu trên sổ cái các tài khoản. Đồng thời, căn cứ vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết. Căn cứ vào bảng tổng hợp chi tiết, sổ Cái, kế toán tiến hành đối chiếu các số liệu trên 2 hệ thống sổ (sổ tổng hợp và sổ chi tiết). Căn cứ vào sổ Nhật ký, sổ Cá