Luận văn Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty gạch granite Tiên Sơn

phó giám đốc, giám đốc còn trực tiếp chỉ đạo các phòng ban: phòng tổ chức hành chính, phòng tài chính_ kế toán, phòng kinh doanh, phòng kế hoạch. Phó giám đốc: là người giúp việc trực tiếp cho giám đốc, trực tiếp chỉ đạo về mặt nghiệp vụ, hoạt động của các phòng ban: phòng kỹ thuật thí nghiệm, phân xưởng sản xuất, phân xưởng cơ điện. Các phòng ban trong công ty có chức năng nhệm vụ khác nhau nhưng có mối liên hệ mật thiết, hỗ trợ nhau, phục vụ cho mục tiêu chung của công ty. Đứng đầu các phòng ban là trưởng phòng và phó phòng chịu sự lãnh đạo trực tiếp của ban giám đốc đồng thời cũng có vai trò trợ giúp ban giám đốc chỉ đạo các hoạt động sản xuất kinh doanh thông suốt. Tại công ty hiện tại có các phòng ban sau: Phòng tài chính_kế toán : có chức năng ghi sổ và hạch toán tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty, lập và tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính theo tháng, quý, năm; lập các báo cáo tài chính theo quy định chung của nhà nước để nộp cho cơ quan có thẩm quyền; lập các báo cáo quản trị để phục vụ cho nhu cầu quản trị nội bộ tại doanh nghiệp ; thực hiện kế toán theo quy định của nhà nước và điều lệ hoạt động của tổng công ty, công ty. Phòng tổ chức hành chính: có chức năng xây dựng định mức lao động, xây dựng chính sách trả luơng cho người lao động, xây dựng nội quy và thoả ước lao động tập thể thực hiện công tác tuyển dụng lao động, cho thôi việc, thuyên chuyển, bổ nhiệm miễn nhiệm đối với cán bộ công nhân viên; xây dựng kế hoạch và thực hiện chính sách đào tạo bồi dưỡng nâng cao tay nghề cho người lao động. Phòng kinh doanh: thực hiện các công việc về thương mại, nghiên cứu thị trường và đề ra chiến lược kinh doanh của công ty, xây dựng và thực hiện các chính sách bán hàng khuyến mại nhằm tăng doanh số bán hàng, xây dựng các chính sách dịch vụ sau bán hàng. Phòng kế hoạch: có chức năng lập kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản và theo dõi thực hiện đầu tư xây dựng cơ bản; lập kế hoạch cung cấp các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất đầy đủ, kịp thời, đúng số lượng và chất lượng, chủng lại vật liệu, phụ tùng thiết bị, nhiên liệu; phân tích đánh giá việc thực hiện các kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu và làm các báo cáo định kỳ về việc thực hiện kế hoạch trình nên giám đốc công ty. Phòng kỹ thuật thí nghiệm: tổ chức xây dựng và hoàn thiện các quy trình công nghệ sản suất các loại sản phẩm của công ty để đảm bảo tính ổn định cho sản xuất; chủ trì công tác quản lý kỹ thuật, nghiên cứu áp dụng và chuyển giao các kỹ thuật công nghệ mới, các sáng kiến cải tiến kỹ thuật phục vụ sản xuất; tổ chức thực hiện công tác thẩm định về mặt kỹ thuật công nghệ đối với các dự án của công ty; tổ chức thực hiện công tác kiểm tra, phân tích thành phần hoá và các tính chất cơ lý của nguyên liệu đầu vào cho sản xuất; tổ chức công tác thí nghiệm và nghiên cứu chế tạo mẫu sản phẩm mới, sản phẩm có giá trị kinh tế cao. Phân xưởng sản xuất: có chức năng tổ chức sản xuất có hiệu quả gạch ốp tường, gạch lát nền theo kế hoạch của công ty giao cho; đảm bảo về mặt số lượng, chất lượng, quy cách, mẫu mã; chịu trách nhiệm quản lý bảo quản và sử dụng có hiệu quả tài sản cố định, nguyên vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng, công cụ lao động sản xuất, thành phẩm chưa nhập kho; giữ bí mật về công nghệ trong quá trình sản xuất. Phân xưởng cơ điện: tổ chức thực hiện công tác bảo dưỡng, sửa chữa hệ thống thiết bị máy móc trong toàn công ty; tổ chức vận hành an toàn hệ thống trạm nguồn (gồm : trạm ga, dầu, điện, nước, khí nén), hệ thống thiết bị lọc bụi; tổ chức gia công các chi tiết phụ tùng thay thế trong quá trình sửa chữa; tổ chức nghiên cứu phát huy và áp dụng sáng kiến cải tiến kỹ thuật trong công tác sửa chữa và quản lý máy móc thiết bị, tăng chất lượng sản phẩm . Tổ xuất khẩu: lập kế hoạch đặt hàng xuất khẩu và giám sát quá trình sản xuất hàng xuất khẩu, tham mưu cho giám đốc về các kế hoạch tiềm năng và đánh giá khả năng hợp tác của khách hàng. Ban KCS : tổ chức thực hiện công tác kiểm tra số lượng, chất lượng các loại vật tư, phụ tùng, thiết bị, nguyên liệu, nhiên liệu đầu vào cho sản xuất; tổ chức thực hiện công tác kiểm tra số lượng, chất lượng các loại sản phẩm nhập_xuất kho công ty; tham gia công tác chọn mẫu sản phẩm trước khi sản xuất . 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán a. Đặc điểm tổ chức bộ máy hạch toán Để tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, gọn nhẹ, có hiệu quả, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung để phù hợp với đặc điểm tổ chức và qui mô sản xuất kinh doanh của công ty . Hình thức tổ chức này giúp cho việc kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo công ty đối với hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung, công tác kế toán nói riêng. Đặc biệt mô hình này cho phép việc trang bị các phương tiện, thiết bị xử lý thông tin tiên tiến, hiện đại, đồng thời giúp cho việc phân công và chuyên môn hoá công tác kế toán được dễ dàng. Hiện nay công việc kế toán của công ty được xử lý trên máy vi tính với chương trình phần mền Fast Accouting của công ty phần mền tài chính kế toán Fast. Để xử lí, tính toán trên máy tính có hiệu quả, công ty có đội ngũ kế toán không chỉ hiểu biết sâu về nghiệp vụ kế toán mà còn sử dụng thành thạo phần mền kế toán này. Ngoài ra để trợ giúp cho việc lập các bảng biểu, báo cáo kế toán công ty còn sử các phần mền khác như: Microsoft Word, Microsoft Excel. Bộ máy kế toán của công ty gồm: Kế toán trưởng; nhân viên kế toán ngân hàng; nhân viên kế toán tổng hợp; nhân viên kế toán vật tư, nguyên liệu ; nhân viên kế toán tiền mặt, thanh toán nội bộ; nhân viên kế toán tiêu thụ_thành phẩm và bán hàng. Bộ máy kế toán của công ty có thể khái quát qua sơ đồ sau đây: Sơ đồ 8: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty gạch granite Tiên Sơn Kế toán tổng hợp Kế toán vật tư nguyên liệu Kế toán tiền mặt và thanh toán nội bộ Kế toán tiêu thụ thành phẩm và bán hàng Kế toán thanh toán với ngân hàng Kế toán trưởng Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận như sau: + Trưởng phòng - Giúp giám đốc công ty tổ chức, chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kinh tế tài chính công tác kế toán thống kê, công tác thông tin và hạch toàn kinh tế theo các qui định hiện hành của nhà nước, tổng công ty. Làm nhiệm vụ kiểm soát viên kinh tế tài chính của nhà nước tại đơn vị. - Phụ trách phòng tài chính_kế toán. Phân công và chỉ đạo trực tiếp công việc, chỉ đạo nghiệp vụ tài chính_kế toán của các nhân viên kế toán, thống kê tại đơn vị. Tham gia ý kiến, đề xuất các trường hợp khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển và tuyển dụng nhân viên kế toán tại đơn vị. - Chủ trì nghiên cứu và xây dựng các qui định, các qui chế về quản lí kinh tế , tài chính, kế toán, thống kê để áp dụng tại đơn vị phù hợp với các qui tắc hiện hành của nhà nước và tổng công ty . - Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh để tổ chức, hướng dẫn và kiểm tra việc lập các dự toán: chi phí sản xuất, chi phí mua hàng, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp các định mức kinh tế kỹ thuật và các hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản, hoạt động bất thường khác. Giám sát việc thanh quyết toán để đảm bảo hiệu quả trong sản xuất kinh doanh, đầu tư xây dựng cơ bản và bảo toàn phát triển vốn. - Ký duyệt trước khi trình giám đốc công ty các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, báo cáo nhanh theo yêu cầu quản lý của tổng công ty, báo cáo thống kê gửi ra ngoài đơn vị. Ký các tài liệu liên quan đến công tác tài chính _kế toán , các chứng từ, sổ sách kế toán (phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, phiếu nhập_xuất vật tư, thành phẩm, các bảng thanh quyết toán,…) + Kế toán tổng hợp - Kiểm tra đối chiếu các phần hành kế toán - Theo dõi quản lý và hạch toán tài sản cố định. Theo dõi và hạch toán chi phí đầu tư xây dựng cơ bản. - Là người tổng hợp lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, báo cáo nhanh theo quy định của nhà nước và tổng công ty . - Là người thay mặt trưởng phòng giám sát chi đạo các nhân viên khác trong phòng thực hiện công tác nghiệp vụ của mình. + Kế toán vật tư, nguyên liệu - Theo dõi và hạch toán toàn bộ quá trình nhập vật tư, nguyên liệu, nhiên liệu, công cụ lao động trên các nội dung: số lượng, chất lượng, giá trị. - Nhận quản lý chứng từ mua hàng (hoá đơn, hợp đồng,..) cập nhật theo dõi công nợ phải trả. - Kết hợp cùng kế toán công nợ phải thu, thành phẩm giúp trưởng phòng ban hành các cơ chế chính sách bán hàng trình giám đốc công ty . - Làm công tác ghi chép, quyết toán, lập báo cáo thuế giá trị gia tăng . - Quản lý kho vật tư, nguyên liệu, nhiên liệu theo chức năng kế toán vật tư . - Lập báo cáo quản trị của phần công việc mình phụ trách. - Làm các công việc khác được giao. + Kế toán tiền mặt, thanh toán nội bộ - Nhận và quản lý hoá đơn liên quan đến phần thanh toán, tiền mặt. - Theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ thanh toán liên quan đến tiền mặt. Kiểm tra theo dõi về tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. - Quyết toán các chi phí khoán hàng tháng cho phòng kinh doanh . - Đối chiếu với thủ quỹ và kiểm soát quỹ theo chức năng của kế toán tiền mặt. - Lập báo cáo quản trị theo công việc mình phụ trách. + Kế toán tiêu thụ, thành phẩm và kế toán bán hàng - Theo dõi và hạch toán toàn bộ quá trình nhập_xuất thành phẩm và bán thành phẩm. Quản lý hoá đơn bán hàng . - Theo dõi, đôn đốc và quản lý công nợ phải thu. - Tham gia kiểm soát việc tuân thủ quy chế tiêu thụ sản phẩm và các quy định của tổng công ty, của nhà nước. - Quản lý kho thành phẩm theo chức năng kế toán kho thành phẩm - Lập báo cáo quản trị theo phần việc mình phụ trách. + Kế toán theo dõi tiền gửu của công ty tại ngân hàng Theo dõi toàn bộ các khoản vay ngân hàng. Lập kế hoạch vay, trả nợ vốn vay ngăn, trung, dài hạn. Tính lãi vay định kỳ để hạch toán chi phí. Trực tiếp quan hệ với các ngân hàng để vay vốn, trả nợ vay phục vụ sản xuất kinh doanh. b. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán Vì bộ máy kế toán ở công ty gạch granite Tiên Sơn được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung nên mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được gửi về phòng tài chính_kế toán để kiểm tra, xử lí và ghi sổ kế toán . Cùng với sự phát triển của công ty, số lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngày càng nhiều, đa dạng. Để phù hợp với đặc điểm, qui mô sản xuất kinh doanh và điều kiện sử dụng máy tính của mình, công ty đã lựa chọn hình thức ghi sổ Nhật ký chung. Kỳ kế toán của công ty theo từng quý, các sổ tổng hợp của công ty lập theo từng quý và năm, các sổ chi tiết lập theo tháng, quý, năm. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán căn cứ vào các thông tin ban dầu trên hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi,… để ghi các sổ tổng hợp và chi tiết. Do công ty áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung nên đơn vị sử dụng các loại sổ sách như: sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản có liên quan, các bảng phân bổ ( chi phí, tiền lương và các khoản trích theo lương,…). Ngoài hệ thống sổ sách tổng hợp công ty còn sử dụng nhiều sổ chi tiết để theo dõi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị phù hợp với yêu cầu quản trị nội bộ như: sổ chi tiết các tài khoản 621, 627, 641, 642; sổ chi tiết các tài khoản 131, 331, 334, 338, 335, 112, 311, 341, 342,… Bên cạnh hệ thống sổ sách công ty còn sử dụng nhiều loại chứng từ để giúp cho việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp thời, chính xác, tránh để xảy ra sai phạm, thất thoát. Hệ thống chứng từ của công ty gồm các loại như: hoá đơn bán hàng , phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất điều chuyển, phiếu thu, phiếu chi , biên bản bàn giao vật tư, biên bản kiểm nghiệm, bảng chấm công, các bảng phân bổ chi phí, phiếu xin tạm ứng, biên bản đánh giá lại tài sản cố định, giấy báo có, giấy báo nợ của ngân hàng, giấy xin cấp vật tư nguyên liệu cho sản xuất, hợp đồng mua hàng , … Hệ thống báo cáo tại công ty gồm có hai loại : Hệ thống báo cáo tài chính theo qui định của nhà nước, hệ thống báo cáo quản trị phục vụ cho mục đích quản trị nội bộ tại đơn vị . Hệ thống báo cáo tài chính của công ty gồm có các loại báo cáo: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính . Hệ thống báo cáo quản trị tại đơn vị gồm có các loại như: bảng kê nhập_xuất_tồn vật tư nguyên liệu, bản đối chiếu công nợ với khách hàng, bảng cân đối phát sinh các tiểu khoản, bảng kê các loại chi phí, báo cáo tồn kho, bảng kê tình hình thanh toán với ngân hàng, báo cáo về sản lượng sản xuất, báo cáo kết quả tiêu thụ, báo cáo về tình hình hàng bán bị trả lại, báo cáo về tình hình chiết khấu cho khách hàng, báo cáo về số lượng gạch bị vỡ trong quá trình vận chuyển, báo cáo về tình hình thanh toán với cán bộ công nhân viên, báo cáo tồn quỹ tiền mặt, báo cáo về kết quả tiêu thụ tại các đại lý của công ty, báo cáo về kế hoạch tiêu thụ trong kỳ tới, báo cáo về chính sách bán hàng, chính sách giá cả của công ty, báo cáo về tình hình xuất khẩu hàng hoá của công ty, bảng kê tình hình tạm ứng cho công nhân viên, báo cáo về tình hình hao phí vật tư nguyên liệu trong sản xuất,… Hệ thống tài khoản sử dụng tại công ty được xây dựng dựa trên hệ thống tài khoản chung do nhà nước công bố và dựa trên nhu cầu quản trị nội bộ tại đơn vị. Hệ thống tài khoản được chi tiết hoá thành các tiểu khoản để tiện cho việc theo dõi và lập báo cáo quản trị phục vụ cho nhu cầu quản lí tại đơn vị . Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung áp dụng tại công ty gạch granite Tiên Sơn có thể khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 9: Hạch toán theo hình thức Nhật ký chung tại công ty Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng; Dối chiếu II. đặc điểm nguyên vật liệu và yêu cầu quản lý vật liệu 1. Đặc điểm phân loại nguyên vật liệu Để phục vụ cho quá trình sản xuất công ty sử dụng rất nhiều loại vật liệu với khối lượng lớn. Mỗi loại vật liệu được sử dụng có chức năng, công dụng và tính chất hoá học khác nhau. Do vậy, để phục vụ cho việc quản lý, bảo quản và sử dụng vật liệu, công ty tiến hành phân loại thành từng nhóm khác nhau và được mã hoá trên máy tính như sau: Mã vật tư Tên vật tư NL Nhóm nguyên liệu chính ME Nhóm men MA Nhóm màu DG Nhóm nhiên liệu (gồm dầu và gas) VLP Nhóm vật liệu phụ PT Nhóm phụ tùng khác Ngoài cách phân loại như trên, trong quá trình chi tiết tài khoản 152 đơn vị còn phân loại nguyên vật liệu như sau: -Nguyên vật liệu chính: cao lanh, đất sét,... Nguyên vật liệu phụ: men, màu,... Nhiên liệu: điện, dầu, gas,... Phụ tùng: Modun, ống kẽm, bi sứ,... Thiết bị xây dựng cơ bản Phụ tùng khác 2. Đặc điểm tính giá vật liệu: Vật liệu nhập kho ở công ty được tính theo giá thực tế. Công ty chỉ có trường hợp vật liệu nhập do mua ngoài, không thực hiện gia công chế biến vật liệu. Công ty là doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho không có thuế GTGT. Công ty tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Việc tính toán được thực hiện trên máy tính như sau: Đến cuối tháng dựa trên số lượng và giá trị tồn đầu tháng, số lượng và giá trị nguyên vật liệu nhập trong tháng từ đó máy tính sẽ tự động tính ra giá đơn vị bình quân của nguyên vật liệu xuất ra trong tháng. Tính theo phương pháp này cho phép xác định chính xác giá trị vật liệu xuất kho, song phương pháp này có nhược điểm là công việc kế toán dồn vào cuối tháng. 3. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là yếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp. Giá trị nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh, vì vậy quản lý tốt khâu thu mua, dự chữ và sử dụng vật liệu là điều kiện cần thiết để bảo đảm chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu trước hết doanh nghiệp phải xây dựng được hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm cho nguyên vật liệu. Hệ thống danh điểm và số danh điểm phải rõ ràng, chính xác tương ứng với quy cách, chủng loại của nguyên vật liệu. Để quá trình sản xuất kinh doanh liên tục và sử dụng vốn tiết kiệm thì doanh nghiệp phải dự trữ nguyên vật liệu ở một mức độ hợp lý. Do vậy, doanh nghiệp phải xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm nguyên vật liệu, tránh việc dự trữ quá nhiều huặc quá ít một loại nguyên vật liệu nào đó. Định mức tồn kho nguyên vật liệu còn là cơ sở để xây dựng kế hoạch thu mua nguyên vật liệu và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp. Để bảo quản tốt nguyên vật liệu dữ trữ, giảm thiểu hư hao, mất mát doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kho tàng, bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, bố trí nhân viên thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý nguyên vật liệu tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập xuất kho, tránh việc bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và kế toán vật tư. III. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Tại công ty nguyên vật liệu được hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song như sau: 1. Chứng từ sử dụng Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, đơn vị sử dụng các chứng từ gốc ( đó là các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ) căn cứ trên các chứng từ này kế toán lập các bảng kê, các sổ sách sau. Tại kho thì thủ kho mở thẻ kho để theo dõi chi tiết nguyên vật liệu nhập xuất kho về mặt số lượng. Còn tại phòng kế toán, kế toán nguyên vật liệu lập các bảng kê phiếu nhập, bảng kê phiếu xuất nguyên vật liệu, bảng tổng hợp nhập xuất tồn, sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu để theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị nguyên vật liệu nhập xuất kho. 2. Nội dung hạch toán a. Tại kho Hiện nay, vật liệu mua về được bảo quản trong các kho theo từng loại: kho nguyên liệu, kho men màu, kho nhiên liệu, kho các vật tư khác. Tại mỗi kho, thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật tư ở từng kho. Hàng ngày, khi có các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho vật liệu, thủ kho kiểm tra số lượng thực nhập, thực xuất với số lượng ghi trên các phiếu nhập, phiếu xuất vật liệu và xác nhận số lượng thực nhập, thực xuất lên các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Căn cứ vào các chứng từ này, thủ kho ghi vào thẻ kho vật liệu có liên quan, cuối ngày tính ra số tồn và ghi vào thẻ kho. Hằng ngày huặc định kỳ thủ kho chuyển toàn bộ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho lên phòng kế toán . Cuối tháng thủ kho cộng tổng nhập, tổng xuất vật liệu trong tháng và số tồn cuối tháng của từng danh điểm vật liệu để đối chiếu với bảng tổng hợp nhập, xuất tồn do kế toán vật liệu lập, nếu có sự chênh lệch sẽ tìm nguyên nhân, xử lý ngay. Vì vậy, mặc dù công ty chỉ tiến hành tổng kiểm kê xác định số vật liệu thực tế tồn kho hai lần trong năm vào 30/06 và 31/12 nhưng chưa có trường hợp thừa thiếu vật liệu xảy ra. Tháng 01/2003 thủ kho K01 căn cứ vào phiếu nhập kho số 08 ngày 08/01/2003 ( biểu 10 ), phiếu xuất kho số 15 ngày 08/01/2003 ( biểu 16 ) và các phiếu xuất kho số 25 ngày 09/01/2003, số 27 ngày 10/01/2003 trong tháng của vật liệu này để lập thẻ kho vật liệu này như sau: Biểu 01: thẻ kho Ngày lập thẻ: tháng 1 năm 2003 Tờ số: Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Bột cao lanh xương Đơn vị tính: Kg Mã số: NL 1001 STT Chứng từ Trích yếu Ngày N-X Số lượng Ký xác nhận KT SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ 31.000 08 08/01 Nhập vật tư của công ty KSYB 08/01 100.000 131.000 15 08/01 xuất vật tư cho PXSX 08/01 15.000 116.000 25 09/01 xuất vật tư cho PXSX 09/01 20.000 96.000 27 10/01 xuất vật tư cho PXSX 10/01 35.000 61.000 Tổng cộng 100.000 70.000 61.000 b. Tại phòng kế toán Công ty hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song và mở các sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng danh điểm nguyên vật liệu về cả mặt số lượng và chất lượng. Hàng ngày, khi có nghiệp vụ nhập kho, xuất kho vật liệu, kế toán vật liệu lập các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Đồng thời kế toán cũng tiến hành ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu để theo dõi. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm từ các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho do thủ kho chuyển lên kế toán vật liệu lập và in các bảng kê phiếu nhập kho, bảng kê phiếu xuất kho . Các bảng kê này được lập cho tất cả các loại vật liệu theo trình tự thời gian của các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và kẹp cùng chứng từ này. Các bảng kê này có tác dụng liệt kê một cách có hệ thống các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho phát sinh trong kỳ và tính ra tổng giá trị vật liệu nhập, tổng giá tri vật liệu xuất trong kỳ, đối chiếu với bảng kê tổng hợp nhâp_xuất_tồn ( về giá trị nhập kho, xuất kho trong kỳ) và đối chiếu với sổ cái TK 152 ( về tổng phát sinh nợ, và tổng phát sinh có) ( nhưng chỉ đối chiếu được số tổng cộng, không đối chiếu được theo từng danh điểm vật tư ). Phiếu nhập kho số 08 (biểu 10) nhập cao lanh xương, phiếu xuất kho số 15 (biểu 16) xuất vật liệu này cho sản xuất và các phiếu nhập kho, xuất kho khác được kế toán vào các bảng kê phiếu nhập kho, bảng kê phiếu xuất kho trong tháng 01/2003 như sau: Biểu 02: Bảng kê phiếu nhập Từ ngày 01/01/2003 đến ngày 31/01/2003 Chứng từ Diễn giải Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày Số 01/01 01 Nhập men màu 1, Frit FAT 2161 Kg 50000 10985 549250000 2, Frit SBT 0003 Kg 3000 26786 80358000 Cộng 629608000 03/01 05 Nhập Modun PSKD1432-Modun_C200HSCPU21E Bộ 1 32120000 32120000 PSKD1487-Modun CMD3-233OT Bộ 1 65987000 65987000 Cộng 108107000 … … 08/01 08 Nhập bột cao lanh xương của công ty KSYB NL1001-Bột cao lanh xương Kg 100000 603 60300000 Cộng 60300000 …. …. Tổng cộng 9456789000 Biểu 03: Bảng kê phiếu xuất Từ ngày 01/01/2003 đến ngày 31/01/2003 Chứng từ Diễn giải đơn vị Số lượng đơn giá Thành tiền Ngày Số 02/01 PX01 Xuất dầu cho xe nâng komatsu DG1001-Dầu diezen lít 150 4250 637500 Cộng 637500 02/01 PX02 Xuất vật liệu cho sản xuất NL1003-Đất sét Trúc Thôn Kg 20000 476 9520000 NL1005-Feldspar Văn Bàn Kg 5000 423 2115000 Cộng 11635000 ….. …. 08/01 PX15 Xuất vật liệu cho sản xuất NL1001-Bột cao lanh xương Kg 15000 603 9045000 Cộng 9045000 …. …. Tổng cộng 9098350000 Ngoài hai bảng kê trên, cuối kỳ ( tháng, quý, năm) kế toán vật liệu lập bảng kê tổng hợp nhập_ xuất_tồn. Bảng kê này tập hợp tất cả các vật liệu nhưng có chia thành từng nhóm. Việc lập bảng kê này được tiến hành như sau: Tháng đầu tiên của năm, kế toán vật liệu vào số dư đầu kỳ với tất cả các danh điểm vật liệu, việc này chỉ thực hiện một lần, các tháng tiếp theo máy sẽ tự chuyển từ số dư cuối tháng trước sang. Khi phát sinh nghiệp vụ nhập xuất, đồng thời với việc lập các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, số lượng và giá trị nhập kho, xuất kho của từng danh điểm vật liệu sẽ được lưu vào máy tính. Cuối kỳ, khi nhập mã vật liệu ta sẽ có số liệu về tổng số lượng và giá trị nhập kho, xuất kho trong kỳ của loại vật liệu đó. Căn cứ vào đó kế toán lập bảng kê tổng hợp nhập_xuất_tồn. Bảng kê tổng hợp nhâp_xuất_tồn là căn cứ để đối chiếu với thẻ kho về số lượng vật liệu nhập xuất trong tháng, trong quý và đối chiếu với sổ cái TK 152 cuối quý, đồng thời có thể đối chiếu với các bảng kê phiếu nhập kho, bảng kê phiếu xuất kho khi cần thiết. Từ các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho phát sinh trong tháng, kế toán lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn cuối tháng như sau: Biểu 04: Bảng tổng hợp nhập_xuất_tồn Từ ngày 01/01/2003 đến ngày 31/01/2003 STT Mã VT Tên vật tư Đơn vị Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT Nhóm NL chính Kg 9450857520 4120456000 4689457000 8881856520 1 NL1001 Cao lanh xương Kg 31000 18693000 100000 60300000 70000 42210000 61000 36783000 2 NL1002 Đôlômit Thanh Hoá Kg 9800 5233200 12000 6408000 15000 8010000 6800 3631200 3 NL1003 Đất sét Trúc Thôn Kg 120000 57120000 500000 238000000 400000 190400000 220000 104720000 4 NL1004 Bi sứ nội Kg 10929 5515300 110032 52781500 116748 55012300 4213 3284500 … … … ME Nhóm men Kg 1 ME1001 Men 302/2A3 Kg 98270 123586900 98270 123586900 2 ME1003 Men 391/7/Co Kg 48900 26003000 10000 5317600 20000 10635170 38900 20689030 3 ME1004 Frit F603 Kg 53808 4280070 42760 3399420 11048 880650 … … … 38 ME1037 Frit G1229 Kg 8700 2319379 10000 2760000 18700 5079379 … … … Cộng tháng 18426379149 9120789000 11926721000 15620447149 Tóm lại, hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song tại công ty gạch granite Tiên Sơn được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 10: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty gạch granite Tiên Sơn Thẻ kho Phiếu nhập kho Bảng tổng hợp nhâp_xuất_tồn Kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho Bảng kê phiếu xuất kho Bảng kê phiếu nhập kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, kế toán công ty còn sử dụng sổ chi tiết ngu