Luận văn Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long

của Công ty gồm 9 người : 1 kế toán trưởng và 8 kế toán viên phụ trách từng phần hành kế toán. Bộ máy được tổ chức như sơ đồ 16 Sơ đồ 16 : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán tiền mặt, tiền gửi tiền vay Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành Kế toán thanh toán tiền lương, BHXH Kế toán vật tư TSCĐ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Kế toán đội -Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm toàn bộ công tác tài chính của công ty, chịu trách nhiệm lãnh đạo cả về công tác tổ chức, chuyên môn và các hoạt động của phòng. Kế toán trưởng là người trợ thủ đắc lực cho giám đốc. Tất cả các sổ sách và chứng từ đều phải có sự kiểm tra, phê duyệt của kế toán trưởng. -Kế toán tổng hợp: là người giúp việc cho kế toán trưởng. Căn cứ vào bảng kê, bảng phân bổ để ghi vào sổ nhật kí chung, cuối kì căn cứ vào sổ nhật kí chung ghi vào sổ cái. Đồng thời kế toán tổng hợp còn phải lập các báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước và lập các báo cáo quản trị theo yêu cầu quản trị nội bộ của công ty. -Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay: Theo dõi quản lý quỹ tiền mặt , tiền gửi của toàn đơn vị, theo dõi các khoản tiền vay (vay ngân hàng, vay cá nhân, vay các tổ chức…), tiền lãi vay. Cung cấp cho kế toán tổng hợp biết về số dư các tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay tại các công trình theo các thời điểm. -Kế toán thanh toán tiền lương và BHXH: theo dõi các khoản công nợ phải trả công nhân viên trong công ty, tính lương cho người lao động, tính các khoản trích theo lương, theo dõi thanh toán các khoản tiền tạm ứng cho nhân viên phòng VT- TB mua NVL, CCDC... -Kế toán vật tư, TSCĐ: theo dõi tình hình nhập xuất nguyên vật liệu, tình hình tồn kho nguyên vật liệu…tính toán chính xác số lượng, giá trị nguyên vật liệu theo chủng loại đưa vào sử dụng cho các công trình là cơ sở cho việc tính giá thành công trình. Đồng thời còn theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ và tính khấu hao TSCĐ. -Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành: tập hợp các chi phí phát sinh trong quá trình thi công một công trình từ các kế toán đội để thực hiện định kỳ cuối năm tập hợp chi phí và tính giá thành cho từng công trình -Kế toán thống kê ở các đội XDCT: ở các đội không có bộ máy kế toán riêng mà chỉ có các nhân viên kinh tế. Họ có nhiệm vụ tập hợp đầy đủ toàn bộ hoá đơn, chứng từ chi phí phát sinh thực tế, lập các bảng kê tại xí nghiệp chuyển cho phòng tài vụ để vào sổ và hạch toán.Theo dõi và giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng nguyên vật liệu, nhân công và các chi phí khác tại công trường theo quy định của công ty. Theo dõi các khoản chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lí để báo cáo với phòng kế toán Công ty để tập hợp tính giá thành. Tổ chức hạch toán cho các công trình trực thuộc công ty do phòng kế toán thực hiện. Tuỳ theo quy mô từng công trình mà phòng TC – KT sẽ cử một hoặc nhiều kế toán viên đến phụ trách công trình đó. Kế toán công trường chịu trách nhiệm thiết lập các chứng từ ghi chép ban đầu, tập hợp chứng từ ở công trường rồi chuyển cho kế toán Công ty theo định kì hoặc theo từng công trình, hạng mục công trình khi hoàn thành. Phòng kế toán Công ty sẽ tổng hợp tài liệu từ các đội trực thuộc, lập sổ sách kế toán, tính giá thành sản phẩm, xác định lãi, lỗ toàn Công ty, chịu trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước. 5.2. Chế độ kế toán hiện hành tại công ty - Niên độ kế toán của Công ty trùng với năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm; kì kế toán : tháng - Đơn vị tiền tệ được sử dụng : VNĐ - Hình thức sổ kế toán sử dụng: Theo thiết kế sẵn của phần mềm ACER soft, kế toán sử dụng hình thức Nhật kí chung - Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định được áp dụng theo quyết định 206/2003/QĐ- BTC ngày 12/12/2003 - Phương pháp kế toán hàng tồn kho (HTK) : Nguyên tắc hạch toán tổng hợp HTK theo phương pháp kê khai thường xuyên - Chế độ chứng từ, chế độ báo cáo tài chính, chế độ sổ kế toán, chế độ tài khoản được thực hiện theo chế độ quy định hiện hành và căn cứ đặc điểm riêng của Công ty Quy trình ghi sổ kế toán của công ty được thể hiện qua sơ đồ 17 sau: Sơ đồ 17: Quy trình ghi sổ kế toán tại công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Thành Long. Bảng tổng hợp chi tiết (N- X-T) NVL Sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ gốc Máy tính Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối Số phát sinh Báo cáo kế toán : Ghi hàng ngày : Ghi cuối kì : Quan hệ đối chiếu II – THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VỚI VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG Việc thực hiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long được thực hiện bởi đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ nên công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty được tổ chức rất khoa học. Quá trình tổ chức chứng từ, tổ chức hạch toán chi tiết, tổ chức hạch toán tổng hợp, ghi chép, lập báo cáo được lựa chọn theo hình thức phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu, trình độ nhân viên kế toán của công ty và quy định chung của Nhà nước. 1- Đặc điểm, phân loại và tính giá NVL tại công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long. 1.1- Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long 1.1.1- Đặc điểm nguyên vật liệu Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực XDCB, một lĩnh vực mà sản phẩm là những công trình, hạng mục công trình, vật kiến trúc có quy mô lớn, phức tạp, mang tính đơn chiếc, thời gian thi công kéo dài, giá trị công trình lớn… Do vậy, ngay từ ngày mới thành lập, Thành Long đã áp dụng hình thức phổ biến ở các doanh nghiệp xây lắp hiện nay là cơ chế khoán gọn khoản mục phí. Nhưng sau một thời gian, cơ chế khoán gọn khoản mục phí của công ty đã bộc lộ những hạn chế như không kiểm soát chung từ chi phí, không kiểm soát được một số khoản công nợ, ảnh hưởng tới việc tập hợp chi phí sản xuất cũng như hạch toán kế toán chi phí sản xuất. Mặt khác, trong thời gian hoạt động vừa qua Thành Long cũng đã tìm được một số nhà cung cấp vật liệu xây dựng với giá rẻ, chất lượng đảm bảo. Chính vì lí do đó, công ty đã chuyển từ hình thức khoán gọn các khoản mục chi phí chuyển sang hình thức công ty chỉ khoán cho các đội công trình chi phí nhân công và chi phí máy thi công còn công ty sẽ chủ động lo NVL cho các công trình. Việc tìm nguồn mua NVL và đảm bảo cung ứng cho thi công được thực hiện bởi phòng vật tư – thiết bị. Các đội thi công chỉ thực hiện thi công đúng thiết kế đồng thời nếu phát sinh một số khoản chi phí vật tư phụ, giá trị thấp, chi phí lặt vặt có thể cho phép các đội tự mua, tự chi và thanh quyết toán với kế toán thanh toán trên cơ sở hoá đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lệ. Vì các công trình hiện nay đều tập trung ở khu vực miền Trung, xa trụ sở công ty cho nên hầu hết NVL mà công ty mua phục vụ cho công trình đều được cung cấp bởi các công ty VLXD ở các tỉnh. Đối với mỗi công trình, công ty sẽ cử hai hoặc nhiều hơn cán bộ phòng vật tư – thiết bị xuống phụ trách việc cung ứng NVL cho công trình đồng thời sẽ chịu trách nhiệm quản lý kho công trình. Tuỳ theo quy mô từng công trình mà phòng tài vụ sẽ cử một hoặc nhiều kế toán viên đến phụ trách công trình đó. Kế toán công trường sẽ thường trực ở công trình chịu trách nhiệm thiết lập các chứng từ ghi chép ban đầu, tập hợp chứng từ ở công trường rồi chuyển cho kế toán Công ty theo định kì hoặc theo từng công trình, hạng mục công trình khi hoàn thành. Chính sự thay đổi này đã làm cho NVL được cung ứng ổn định, chất lượng và giá cả đảm bảo, NVL được mua ở các tỉnh (nơi thi công) nên đẫ giảm được chi phí vận chuyển, giảm được giá thành công trình một cách đáng kể. Nguyên vật liệu của công ty tuy có làm thủ tục nhập kho nhưng vì NVL của ngành XDCB nên khối lượng lớn, khá cồng kềnh có lúc tập kết ở công trình hàng trăm m3 mỗi loại như cát vàng, cát đen, sỏi nên không thể có kho để dự trữ mà hầu hết đều chứa ở các bãi tạm không có điều kiện bảo quản đảm bảo. Chính vì vậy, việc mất mát hao hụt, hư hại NVL là điều không tránh khỏi Nguyên vật liệu mà công ty sử dụng tuy đa dạng, số lượng lớn nhưng vẫn mang những đặc điểm chung của nguyên vật liệu như : chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm… Hơn nữa, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm từ 60% - 70%. Vì vậy công tác quản lí và kế toán nguyên vật liệu tương đối phức tạp, khối lượng công việc lớn và có ý nghĩa vô cùng quan trọng. 1.1.2. Phân loại nguyên vật liệu Nguyên vật liệu sử dụng trong công ty có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong điều kiện đó, đòi hỏi công ty phải phân loại NVL thì mới tổ chức tốt việc quản lí và hạch toán NVL Trong thực tế của công tác quản lí và hạch toán ở công ty, công ty sử dụng cách phân loại theo vai trò và tác dụng của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh. Theo đặc trưng này, NVL ở công ty được phân ra các loại sau đây: Nguyên liệu và vật liệu chính (NVLC): là nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm. Danh từ nguyên liệu ở đây dùng để chỉ đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp. Nguyên vật liệu chính tại công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long bao gồm: xi măng, sắt thép, gạch, cát vàng, cát đen, nhựa đường… Vật liệu phụ (NVLP) là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh, được sử dụng kết hợp với NVLC để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kĩ thuật, nhu cầu quản lí. Vật liệu phụ mà công ty sử dụng như : vôi, ve, sơn, cồn… Nhiên liệu là những thứ dùng để tạo nhiệt năng. Nhiên liệu trong công ty sử dụng chủ yếu là các loại dầu phục vụ cho máy thi công hoạt động như xăng, dầu, dầu diezen… Phụ tùng thay thế là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ Nguyên vật liệu, thiết bị xây dựng cơ bản: là những loại vật tư công ty sử dụng phục vụ cho hoạt động XDCB 1.2- Tính giá nguyên vật liệu tại công ty Công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, nguyên vật liệu tại công ty được tính theo giá thực tế đích danh. 1.2.1- Tính giá nguyên vật liệu nhập kho Khi công ty chúng thầu một công trình xây dựng, dựa trên hợp đồng giao nhận thầu, phòng kế hoạch lập thiết kế thi công và cải tiến kỹ thuật nhằm hạ giá thành và sau khi được phòng tài chính thông qua, kế hoạch thi công sẽ được giao cho các đội công trình thực hiện. Phòng vật tư -thiết bị tìm nguồn và chịu trách nhiệm về chất lượng vật tư, cung cấp, có trách nhiệm theo dõi, giám sát việc xuất nhập vật tư cho công trình. Giá thực tế Giá mua ghi Chi phí Chiết khấu thương vật liệu = trên hoá đơn + thu - mại, giảm giá hàng nhập của người bán mua mua (nếu có) Giá vật tư nhập kho được tính như sau: Do đặc điểm ngành xây dựng cơ bản, nguyên vật liệu nhập kho tại công trình thường có khối lượng lớn cồng kềnh như đá, cát sỏi, xi măng nên khi Công ty mua được các nhà cung cấp giao tận kho công trường và công ty thỏa thuận với nhà cung cấp là sẽ tính mọi khoản chi phí thu mua vào giá bán ghi trên hóa đơn và nhà cung cấp sẽ có trách nhiệm vận chuyển, bảo quản vật tư đến kho công trình. Như vậy, giá của các loại NVL mua ngoài được tính bằng giá mua thực tế chưa có thuế ghi trên hoá đơn. Ví dụ : Ngày 05/10/2005 Công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long mua 100 m3 cát vàng với đơn giá chưa có thuế là 76.000đ/m3 và 50 m3 đá dăm với đơn giá chưa có thuế là 99.000đ/m3 theo hoá đơn GTGT số 1478 của công ty Vạn Phúc cho thi công công trình đường ven sông Lam, gói thầu Đ6 (Km17-Km18+500), tỉnh Nghệ An. Vì vậy, giá thực tế của lượng hàng nhập kho: - Cát vàng: 100 x 76.000 = 7.600.000 (đ) - Đá dăm: 50 x 99.000 = 4.950.000 (đ) 1.2.2- Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Đối với NVL do công ty cung cấp, khi có nhu cầu xuất NVL cho thi công, đội trưởng sẽ sử dụng phiếu xin lĩnh vật tư để xuất vật tư. Nguyên vật liệu xuất kho để thi công tại Công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long được tính theo giá thực tế đích danh tức là giá xuất đúng bằng giá nhập của NVL đó. Phương pháp này có ưu điểm là công tác tính giá NVL được thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá NVL xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô NVL Ví dụ : Ngày 12/10/2005 công ty xuất 100 m3 cát vàng và 50 m3 đá dăm đã mua ngày 05/10/2005 cho sản xuất: Giá xuất của lô hàng này là: 100 x 76.000 + 50 x 99.000 = 12.550.000(đ) 2- HẠCH TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG 2.1-Thủ tục, chứng từ nhập – xuất nguyên vật liệu tại công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long 2.1.1- Thủ tục và chứng từ nhập NVL Đối với NVL mua ngoài - NVL do phòng vật tư – thiết bị của Công ty mua và cung ứng cho các đội căn cứ vào kế hoạch xây dựng và các hợp đồng. Khi đó, phòng vật tư - thiết bị sẽ tính toán nhu cầu, số lượng NVL rồi lập bảng dự trù vật tư và kế hoạch mua NVL sau đó trình cho BGĐ duyệt. Căn cứ vào bảng dự trù vật tư , cán bộ phòng vật tư - thiết bị sẽ nhận tiền tạm ứng đi mua. Khi NVL được chuyển về kho công trình, phòng KCS sẽ tiến hành kiểm nghiệm đối với những lô NVL lớn để nhập kho công trường. Ban kiểm nghiệm sẽ tiến hành lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hoá”(Bảng 3) nếu đạt tiêu chuẩn thì dựa vào "Hoá đơn GTGT" (Bảng 2) để thủ kho làm "Phiếu nhập kho" (Bảng 4). Để thống nhất trong việc quản lý và sử dụng thì mọi nhu cầu nhập - xuất NVL của các đội đều phải làm thủ tục nhập - xuất tại phòng vật tư - thiết bị. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên: Liên 1: Giữ lại phòng vật tư - thiết bị Liên 2: Dùng để luân chuyển nội bộ đây là căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho. Sau đó liên này được chuyển về phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Kế toán công ty còn dựa vào các hoá đơn, chứng từ lập “Bảng chi tiết tạm ứng” (Bảng 5), “Tờ kê khai thanh toán hoá đơn, chứng từ, phiếu nhập kho” (Bảng 6) và sau đó định kỳ lập bảng kê thanh toán tiền tạm ứng để mua NVL NVL của công ty mua hầu hết là mua chịu nhà cung cấp, để quản lý số phải trả nhà cung cấp, công ty còn sử dụng “Báo cáo chi tiết TK 331 theo từng nhà cung cấp” ( Bảng 7) Đối với NVL thu hồi trong quá trình thanh lý: phòng VTTB- máy móc cũng lập phiếu nhập kho như các trường hợp khác dựa trên số NVL thu hồi Đối với NVL nhập về không qua kho mà xuất thẳng tới chân công trình thì công ty vẫn tiến hành các thủ tục hình thức như trường hợp mua NVL về nhập kho. Đối với trường hợp NVL xuất dùng không hết nhập lại kho công trường thì cuối kỳ, kế toán đội sẽ lập “Báo cáo vật tư” sau đó gửi về phòng kế toán công ty (Bảng 8) Bảng 2 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 05 tháng 10 năm 2005 Họ tên người bán hàng: Công ty Vạn Phúc Số hoá đơn: 1478 Địa chỉ: Tài khoản Điện thoại Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hải Tên đơn vị: Công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long Địa chỉ: 8B/2 Láng Hạ- Ba Đình- Hà Nội Số TK Hình thức thanh toán đvt: đồng STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 Cát vàng m3 100 76.000 7.600.000 2 Đá dăm m3 50 99.000 4.950.000 Cộng 12.550.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% thuế GTGT 1.255.000 Tổng cộng tiền thanh toán 13.805.000 Cộng tiền viết bằng chữ: Mười ba triệu tám trăm linh năm ngàn đồng chẵn. TT đơn vị KT trưởng Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Bảng 3 CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Ngày 05 tháng 10 năm 2005 Số : 4527 Căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng số 1478 ngày 05 tháng 10 năm 2005 của công ty Ban kiểm nghiệm gồm: Ông, bà trưởng ban Ông, bà Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách, phẩm chất Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất 1 Cát vàng Chọn mẫu m3 100 100 0 2 Đá dăm Chọn mẫu m3 50 50 0 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: hàng đủ tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng 4 Công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long Địa chỉ: 8B/2 Láng Hạ - Thành Công - Ba Đình – Hà Nội PHIẾU NHẬP KHO Ngày 05 tháng10 năm 2005 Số: 052142 Nợ: TK 152 Có: TK 141 - Họ tên người giao hàng: Nguyễn Văn Hải - Theo hoá đơn số 1478 ngày 5 tháng 10 năm 2005 - Nhập tại kho: Công trình đường ven sông Lam, gói thầu Đ6 (Km17-Km18+500), tỉnh Nghệ An đvt: đồng STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Cát vàng m3 100 100 76.000 7.600.000 2 Đá dăm m3 50 50 99.000 4.950.000 Tổng cộng 12.550.000 Nhập, ngày 5 tháng 10 năm 2005 Phụ trách cung tiêu Người giao Thủ kho (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) hàng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng 5 SỔ CHI TIẾT TẠM ỨNG TK 141 Tháng 10/2005 đvt: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1. Số dư đầu kỳ 3.000.000 2. Số phát sinh 0200 02/10 - Xuất tiền mặt tạm ứng cho Nguyễn Văn Hải (phòng vật tư) để mua NVL 111 30.000.000 052142 05/10 - Mua 100 m3 cát vàng cho công trình 1521 7.600.000 052142 -Thuế GTGT 133 760.000 052142 - Mua 50 m3 đá dăm cho công trình 1521 4.950.000 052142 - Thuế GTGT 133 495.000 098546 06/10 - Mua xi măng Hoàng Thạch cho công trình 1521 41.150.000 098546 - Thuế GTGT 133 4.115.000 - Cộng phát sinh 30.000.000 59.070.000 3. Số dư cuối kỳ 26.070.000 Bảng 6 TỜ KÊ KHAI THANH TOÁN HOÁ ĐƠN CHỨNG TỪ, PHIẾU NHẬP KHO Đơn vị : đội thi công công trình đường ven sông Lam, gói thầu Đ6 (Km17-Km18+500), tỉnh Nghệ An Tháng 10 năm 2005 Hoá đơn Phiếu nhập Tổngsố tiền Ghi Có TK 141 Ghi Nợ các TK Đối tượng sử dụng Số HĐ NT Số PN NT 152 621 133 1478 05/10 052142 05/10 8.360.000 7.600.000 0 760.000 Công trình đường ven sông Lam, 1587 098546 06/10 45.265.000 41.150.000 0 4.115.000 Công trình đường ven sông Lam Cộng 53.625.000 48.750.000 0 4.875.000 Bảng 7 BÁO CÁO CHI TIẾT TK 331 THEO TỪNG NHÀ CUNG CẤP Từ ngày 01/10/2005 đến 31/10/2005 Đối tượng : công ty Vạn Phúc Loại tiền : VNĐ Hoá đơn Diễn giải TK đối ứng P S Nợ P S Có Số Ngày tháng Số dư đầu kì 456.623.101 1482 06/10 Nhập thép – VAT 10% 152 22.020.000 133 2.202.000 1482 06/10 Nhập cát vàng – VAT 10% 152 3.800.000 133 380.000 1482 06/10 Nhập đá dăm - VAT 10% 152 1.980.000 133 198.000 ...... ......... ......................... ........... ………. …………… ….. ……. ………………. …… ……… …………… 7867 15/10 Thanh toán hoá đơn số 1482 111 20.000.000 …… …… ………………. ……. ………. ……………. Cộng phát sinh 231.000.000 584.000.000 Dư cuối kì 809.623.101 Bảng 8 KHO CÔNG TRÌNH ĐƯỜNG VEN SÔNG LAM BÁO CÁO VẬT TƯ THÁNG 10 NĂM 2005 STT Tên vật tư Đơn vị tính Tồn đầu kì Lĩnh Sử dụng Tồn cuối kì 1 Đế cống D 1.500 VC CK 0 14 2 12 2 Đai cống D 1.500 VC Bộ 10 21 0 31 ……………………….. ….. ….… …… …… ……. 2.1.2- Thủ tục và chứng từ xuất NVL Xuất NVL cho sản xuất Trong quá trình thi công khi có nhu cầu về nguyên vật liệu phụ trách các đội, tổ công trình căn cứ vào kế hoạch xây dựng đã được duyệt viết giấy đề nghị lĩnh nguyên vật liệu. Giám đốc và phụ trách phòng kế hoạch vật tư, phòng kế toán sẽ căn cứ vào nhu cầu thực tế, dự toán nguyên vật liệu và phiếu đề nghị xuất nguyên vật liệu để ký duyệt lệch xuất nguyên vật liệu. - Khi tiến hành xuất NVL nhân viên cung ứng sẽ lập “ Phiếu xuất kho” (Bảng 9) Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, đặt giấy than viết 1 lần có nội dung kinh tế giống nhau. Liên 1: Lưu ở bộ phận cung ứng (phòng nguyên vật liệu) Liên 2: Thủ kho vào thẻ kho chuyển cho kế toán nguyên vật liệu vào sổ kế toán lưu tại phòng kế toán Liên 3: Người nhận nguyên vật liệu giữ - Trường hợp NVL không nhập qua kho mà xuất thẳng cho công trình, công ty vẫn tiến hành các thủ tục như trường hợp mua NVL về nhập kho Xuất cho nội bộ các đội công trình Công ty sử dụng “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” (Bảng 10). Phiếu này công ty ít sử dụng bởi đặc thù của ngành xây dựng là vật liệu mua về dùng luôn cho công trình không dư trữ, mặt khác các công trình của công ty thường rất xa nhau nên công ty chỉ sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ khi kết thúc một công trình mà NVL vẫn còn thừa hoặc lý do đột xuất thì xuất sang các công trình khác. Phiếu này do phòng kế hoạch vật tư lập thành 3 liên: Liên 1: Được lưu tại phòng kế hoạch vật tư. Liên 2: Dùng để vận chuyển hàng. Liên 3: Dùng để làm căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán . Bảng 9 Công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long Địa chỉ: 8B/2 Láng Hạ - Thành Công - Ba Đình – Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO Ngày 12 tháng 10 năm 2005 Số:005216 Nợ: TK 621 Có: TK 152 - Họ và tên người nhận hàng: Lê Anh Tâm - Địa chỉ ( bộ phận): Tổ làm đường - Lý do xuất kho: Thi công công trình đường ven sông Lam, gói thầu Đ6 (Km17-Km18+500), tỉnh Nghệ An - Xuất tại kho: Công trường đường ven sông Lam, gói thầu Đ6 (Km17-Km18+500), tỉnh Nghệ An đvt: đồng STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Cát vàng m3 100 100 76.000 7.600.000 2 Đá dăm m3 50 50 99.000 4.950.000 Cộng 12.550.000 Xuất, ngày 12 tháng 10 năm 2005 Phụ trách bộ Phụ trách Người nhận Thủ kho phận sử dụng cung tiêu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng 10 CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ Ngày 20/ 11/2005 Liên 1: Lưu Căn cứ vào lệnh điều động số 107 ngày 20 tháng 11 năm 2005 của .... Họ tên người vận chuyển: Nguyễn Đức Quyết Phương tiện vận chuyển: ô tô Xuất tại kho: kho công trình đường ven sông Lam, gói thầu Đ6 (Km17-Km18+500), tỉnh Nghệ An Nhập tại kho: Kho công trình đường nối QL 47- QL 48, tỉnh Nghệ An, gói thầu Đ4 (Km18-Km23) đvt: đồng S T T Tên, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số đơn vị tính Số lượng đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Đế cống D 1.500 VC CK 12 12 152.000 1.824.000 2 Đai cống D1.500 VC Bộ 31 31 130.000 4.030.000 Cộng 5.854.000 Xuất, ngày 20 tháng 11 năm 2005 Nhập, ngày 15 tháng 11 năm 2005 Người viết phiếu (kí, họ tên) Thủ kho xuất (kí, họ tên) Người vận chuyển (kí, họ tên) Thủ kho nhập (kí, họ tên) 2.2- Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đang áp dụng tại công ty Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và theo QĐ 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 của Bộ trưởng Bộ tài chính, các chứng từ kế toán về vật tư hàng hoá bao gồm : Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá Ngoài các chứng từ bắt buộc phải sử dụng trên Công ty còn sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn : như "Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa" Công tác kế toán chi tiết NVL tại Công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long được tiến hành theo phương pháp thẻ song song. Quy trình được thể hiện qua sơ đồ 18 Sơ đồ 18: Hạch toán chi tiết NVL tại công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long Phiếu nhập Phiếu xuất Sổ kế toán chi tiết NVL Bảng tổng hợp chi tiết (N-X-T) NVL Sổ kế toán tổng hợp NVL Thẻ kho Chú thích : Ghi hàng ngày : Quan hệ đối chiếu : Ghi cuối kỳ Theo phương pháp này thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất NVL để ghi “Thẻ kho” (mở theo từng danh điểm trong từng kho). Kế toán NVL cũng dựa trên chứng từ nhập, xuất NVL để ghi số lượng và tính thành tiền NVL nhập, xuất vào “ Sổ kế toán chi tiết vật liệu” (mở tương ứng với thẻ kho). Cuối kì, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên “ Sổ kế toán chi tiết vật liệu” với “Thẻ kho” tương ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ “ Sổ kế toán chi tiết vật liệu”, kế toán lấy số liệu để ghi vào “ Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật liệu” theo từng danh điểm, từng loại NVL để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu. Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm NVL kịp thời, chính xác. VD: Trên cơ sở phiếu nhập, xuất thủ kho vào "Thẻ kho"( Bảng 11). Còn kế toán chi tiết vào"Sổ chi tiết NVL" (Bảng 12). Cuối tháng đối chiếu giữa sổ chi tiết và thẻ kho, sau đó vào “Bảng tổng hợp Nhập – Xuất - Tồn” (Bảng 13) Bảng 11 Công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long Tên kho:kho của Công trình đường ven sông Lam, gói thầu Đ6 (Km17-Km18+500), tỉnh Nghệ An THẺ KHO Ngày lập thẻ: ngày 31 tháng 10 năm 2005 Tờ số - Tên, nhãn hiệu, quy cách