Luận văn Hoàn thiện hệ thống kế toán trách nhiệm tại công ty cổ phần chứng khoán Sài Gòn Hà Nội

đồ trên cho thấy, công ty có 9 trung tâm chi phí. Toàn bộ các trung tâm chi phí này đều thuộc trung tâm chi phí dự toán. Cụ thể: (1) Ban giám đốc (2) Phòng kế toán tài chính (3) Phòng công nghệ thông tin (4) Phòng kế hoạch và phát triển thị trƣờng (5) Phòng nhân sự và đào tạo (6) Phòng hành chính (7) Phòng phân tích (8) Phòng kiểm soát nội bộ (9) Văn phòng hội đồng quản trị Toàn bộ chín trung tâm trách nhiệm này đều không trực tiếp tạo ra doanh thu. Chi phí phát sinh tại các trung tâm chi phí này là chi phí quản lý. Sản phẩm mà các trung tâm này tạo ra chủ yếu là sự quản lý, hỗ trợ và kiểm soát hoạt động kinh doanh tại công ty, các báo cáo định kỳ… BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ TOÁN TÀI CHÍNH PHÒNG KẾ HOẠCH VÀ PHÁT TRIỂN THỊ TRƢỜNG PHÒNG CÔNG NGHỆ THÔN G TIN PHÒNG NHÂN SỰ VÀ ĐÀO TẠO PHÒNG HÀNH CHÍNH PHÒNG PHÂN TÍCH PHÒNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ 36 2.2.1.2 Trung tâm doanh thu Nguồn doanh thu chính của công ty chủ yếu từ các dịch vụ nhƣ Môi giới chứng khoán, Tƣ vấn tài chính, Tự doanh chứng khoán và các dịch vụ hỗ trợ vốn cho nhà đầu tƣ, đƣợc gọi là trung tâm doanh thu của công ty. Hiện tại các trung tâm doanh thu đƣợc phân cấp quản lý theo sơ đồ sau: Hình 2.2.1.2 Sơ đồ các Trung tâm doanh thu của công ty Nhƣ vậy, công ty hiện có bốn trung tâm doanh thu gồm: (1) Phòng Môi giới chứng khoán (2) Phòng Tƣ vấn tài chính và bảo lãnh phát hành (3) Phòng Tự doanh (4) Phòng Nguồn vốn 2.2.1.3 Trung tâm lợi nhuận Công ty hiện có trụ sở chính tại Hà Nội và hai chi nhánh đặt tại TP.HCM và Đà Nẵng. Công ty phân cấp thành ba trung tâm lợi nhuận, đƣợc thể hiện theo sơ đồ sau: Hình 2.2.1.2 Sơ đồ các Trung tâm lợi nhuận của công ty TỔNG CÔNG TY HỘI SỞ CHÍNH CHI NHÁNH TP.HCM CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG MÔI GIỚI CHỨNG KHOÁN PHÒNG TỰ DOANH PHÒNG TƢ VẤN PHÒNG NGUỒN VỐN 37 Công ty phân cấp thành ba trung tâm lợi nhuận gồm: (1) Hội sở chính đặt tại Hà Nội (2) Chi nhánh TP. HCM (3) Chi nhánh Đà Nẵng Trong ba trung tâm lợi nhuận trên thì Hội sở chính có cơ cấu tổ chức lớn nhất, kế đến là Chi nhánh TP. HCM và nhỏ nhất là Chi nhánh Đà Nẵng. 2.2.1.4 Trung tâm đầu tƣ Bộ máy hoạt động của công ty theo mô hình tổng công ty. Cao nhất là Tổng giám đốc, vì vậy Ban Tổng giám đốc chính là Trung tâm đầu tƣ của công ty. Công ty chỉ có một trung tâm đầu tƣ, đây là nơi có quyền lực cao nhất, quyết định toàn bộ các hoạt động tổ chức kinh doanh của công ty. 2.2.2 Quá trình thu thập số liệu tại các trung tâm trách nhiệm Hiện tại, bộ phận kế toán quản trị vẫn trực thuộc phòng kế toán toán tài chính. Nội dung kế toán quản trị cũng do nhân viên kế toán tài chính kiêm nhiệm, cụ thể do kế toán tổng hợp của công ty thực hiện. Do đó, ngay từ đầu để thuận lợi cho việc thu thập, xử lý số liệu và thực hiện các báo cáo kế toán quản trị, bộ máy kế toán đã xây dựng hệ thống tài khoản kế toán chi tiết đến từng trung trách nhiệm. Thông thƣờng công tác thu thập số liệu và đánh giá hiệu quả hoạt động từng trung tâm trách nhiệm đƣợc thực hiện định kỳ hàng tháng sau khi phòng kế toán tài chính đã chốt số liệu của tháng đó. Ngƣời thực hiện kế toán quản trị sẽ căn cứ vào sổ cái chi tiết tài khoản doanh thu, chi phí thực tế phát sinh theo tháng đƣợc chi tiết theo từng phòng ban để thu thập các số liệu liên quan đến từng trung tâm trách nhiệm. Đồng thời kết hợp với các số liệu nhƣ kế hoạch doanh thu, chi phí theo tháng của từng phòng ban (đã đƣợc cung cấp từ đầu năm tài chính) để lập các báo cáo đánh giá. Để thuận tiện cho công tác quản lý cũng nhƣ tổng hợp và kết xuất dữ liệu, mỗi trung tâm trách nhiệm đều đƣợc gắn liền với một mã số, cụ thể: + Đối với các Trung tâm chi phí: Ban giám đốc: “01” 38 Phòng kế toán tài chính: “08” Phòng công nghệ thông tin: “06” Phòng kế hoạch và phát triển thị trƣờng: “04” Phòng nhân sự và đào tạo: “15” Phòng hành chính “02” Phòng phân tích “09” Phòng kiểm soát nội bộ “13” Văn phòng Hội đồng quản trị: “12” + Đối với các Trung tâm doanh thu: Phòng môi giới “07” Phòng tƣ vấn “05” Phòng nguồn vốn “10” Phòng tự doanh “03” Sau đây, luận văn sẽ trình bày cụ thể việc thu thập các số liệu liên quan đến từng trung tâm chi phí vào tháng 11 năm 2010 tại công ty CP Chứng khoán Sài Gòn Hà Nội nhƣ sau: 2.2.2.1 Các trung tâm chi phí Theo nhƣ sơ đồ hệ thống kế toán trách nhiệm của công ty, công ty hiện có 9 trung tâm chi phí. Mỗi trung tâm chi phí đều đƣợc đặt một mã số riêng để thuận tiện cho việc theo dõi và xử lý số liệu kế toán cũng nhƣ kết xuất dữ liệu để lập các báo cáo quản trị theo từng trung tâm chi phí. Trong quá trình hoạt động, chi phí phát sinh tại các trung tâm này đều đƣợc kế toán hạch toán chi tiết theo từng trung tâm. Mỗi trung tâm chi phí, ban quản trị đều có những quan điểm đánh giá và phƣơng pháp đánh giá trách nhiệm quản trị bộ phận khác nhau. Sau đây, luận văn sẽ trình bày cụ thể về những quan điểm và phƣơng pháp đánh giá trách nhiệm quản trị của từng tâm chi phí tại Công ty CP Chứng khoán Sài Gòn Hà Nội nhƣ sau: a. Tiêu chí đánh giá trách nhiệm quản lý của các trung tâm chi phí Trách nhiệm quản lý của các trung tâm chi phí tại công ty đƣợc đánh giá cả hai mặt đó là hiệu quả và hiệu năng. Cụ thể: 39 - Đối với Ban giám đốc Về mặt hiệu quả: Quan điểm đánh giá chính là trung tâm có thực hiện được các mục tiêu đề ra như đạt được kế hoạch về lợi nhuận, điều hành công ty hiệu quả giúp đời sống nhân viên ngày càng được nâng cao, chất lượng dịch vụ của công ty ngày càng đa dạng và chất lượng,...hay không? Về mặt hiệu năng: được đánh giá thông qua việc thực hiện dự toán chi phí. - Đối với Phòng kế toán tài chính Về mặt hiệu quả: đó là mức độ hoàn thành các nhiệm vụ kể trên một cách đúng thời hạn, đồng thời phải tuân thủ và thực hiện đúng các chuẩn mực kế toán và chính sách thuế. Và điều quan trọng là thực hiện các nghiệp vụ thanh toán đúng theo quy chế tài chính và quy định chi tiêu nội bộ của công ty để không làm thất thoát tài sản của công ty. Về mặt hiệu năng: được đánh giá thông qua việc thực hiện dự toán chi phí. - Đối với Phòng công nghệ thông tin Về mặt hiệu quả: mức độ hoàn thành tốt được kế hoạch được đặt ra và hạn chế đến mức tối đa các rủi ro về hệ thống như đường truyền hoạt động ổn định, lưu trữ dữ liệu, bảo mật thông tin khách hàng, ... Về mặt hiệu năng: được đánh giá thông qua việc thực hiện dự toán chi phí. - Đối với Phòng kế hoạch và phát triển thị trƣờng Về mặt hiệu quả: mức độ hoàn thành tốt kế hoạch của phòng đã đặt ra. Về mặt hiệu năng: được đánh giá thông qua việc thực hiện dự toán chi phí. - Đối với Phòng nhân sự và đào tạo Về mặt hiệu quả: làm thế nào để đào tạo và duy trì được đội ngũ cán bộ nhân viên ổn định và chuyên nghiệp. Xây dựng môi trường làm việc và văn hóa doanh nghiệp phù hợp với định hướng phát triển của Công ty. Về mặt hiệu năng: được đánh giá thông qua việc thực hiện dự toán chi phí. - Đối với Phòng hành chính Về mặt hiệu quả: mức độ hoàn thành tốt công việc được giao. Về mặt hiệu năng: được đánh giá thông qua việc thực hiện dự toán chi phí. 40 - Đối với Phòng phân tích: đƣợc chia thành hai mảng Về mặt hiệu quả: đó là mức độ chính xác của các Báo cáo, các buổi hội thảo và lời khuyến nghị đầu tư đối với diễn biến của thị trường chứng khoán. Việc phân tích càng chính xác đối với diễn biến của thị trường sẽ thu hút sự chú ý của Nhà đầu tư đồng thời cũng hỗ trợ cho hoạt động tự doanh của công ty. Về mặt hiệu năng: : được đánh giá thông qua việc thực hiện dự toán chi phí. - Đối với Phòng kiểm soát nội bộ Về mặt hiệu quả: đó là mức độ hoàn thành trách nhiệm trong việc giám sát các hoạt động của các phòng ban nhằm hạn chế đến mức thấp nhất các rủi ro xảy ra, đặc biệt là việc thất thoát tài sản và việc vi phạm các quy định của các cơ quan Nhà nước. Về mặt hiệu năng: : được đánh giá thông qua việc thực hiện dự toán chi phí. - Đối với Văn phòng Hội đồng quản trị Về mặt hiệu quả: đó là mức độ hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Về mặt hiệu năng: : được đánh giá thông qua việc thực hiện dự toán chi phí. b. Phƣơng pháp đánh giá trách nhiệm quản trị của các trung tâm chi phí Toàn bộ 9 trung tâm chi phí tại công ty CP Chứng khoán Sài Gòn Hà Nội hầu hết là trung tâm chi phí quản lý, chỉ có Phòng phân tích là trung tâm chi phí phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh của công ty. Do đó, những trung tâm chi phí này đều đƣợc xem là trung tâm chi phí dự toán. Để đánh giá trách nhiệm quản trị của các cấp quản lý cũng nhƣ việc đo lƣờng thành quả hoạt động của các trung tâm chi phí, công ty đã sử dụng các phƣơng pháp định tính, định lƣợng để đo lƣờng cả hai mặt hiệu quả và hiệu năng của các trung tâm chi phí này. Do đặc thù công việc của các trung tâm này là trung tâm chi phí quản lý, nên sản phẩm đầu ra của các trung tâm này không thể lƣợng hoá đƣợc về mặt giá trị đó chỉ là những báo cáo, những sản phẩm vô hình. Do đó, khi đánh giá trách nhiệm quản trị cũng nhƣ đo lƣờng kết quả hoạt động của từng trung tâm chi phí này, công 41 ty áp dụng đánh giá hiệu quả quản lý dựa trên hai chỉ tiêu cơ bản sau: - Các trung tâm này có hoàn thành đƣợc các nhiệm vụ đƣợc giao không? Để đánh giá về mặt hiệu quả. - Chi phí thực tế phát sinh có vƣợt quá chi phí dự toán hay không? Để đánh giá về mặt hiệu năng. Sau đây, luận văn sẽ trình bày một cách cụ thể hơn việc đánh giá trách nhiệm quản trị cũng nhƣ việc đo lƣờng kết quả hoạt động của từng trung tâm chi phí từ việc thu thập dữ liệu, tổng hợp và áp dụng các phƣơng pháp đánh giá trách nhiệm quản trị của từng trung tâm chi phí nhƣ sau: - Ban giám đốc: Chi phí phát sinh của Ban giám đốc gồm: Các khoản chi phí từ tiền lƣơng tiền công nhƣ tiền lƣơng và chi phí BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, tiền ăn giữa ca,... Chi phí vật tƣ, đồ dùng: chi phí công cụ dụng cụ chờ phân bổ, văn phòng phẩm và các khoản chi về vật liệu khác để phục vụ cho công tác quản lý,... Chi về tài sản là các chi phí liên quan đến việc khấu hao tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình,... Chi phí dịch vụ mua ngoài đó là các khoản chi phi chung đƣợc phân bổ theo các phòng ban nhƣ điện nƣớc, điện thoại,... Chi phí bằng tiền khác gồm chi phí công tác, quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng, hội nghị, tiếp khách,... Những chi phí trên, hàng năm đều đã đƣợc lên kế hoạch chi phí và chi tiết theo từng tháng để phục vụ cho công tác theo dõi và đánh giá biến động chi phí của từng phòng ban. Kết thúc một kỳ kế toán (tháng, quý, năm) kế toán quản trị sẽ thu thập các số liệu thực tế phát sinh trong một kỳ kế toán thông qua các tài khoản chi phí chi tiết theo từng khoản mục chi phí và lọc theo Ban giám đốc để tiến hành lên bảng đánh giá việc Thực hiện kế hoạch trong một kỳ kế toán. Bảng đánh giá việc Thực hiện kế hoạch trong kỳ kế toán của Ban giám đốc thể hiện Chênh lệch giữa chi phí thực tế phát sinh và chi phí dự toán ban đầu. Ban giám 42 đốc sẽ có trách nhiệm giải trình về những khoản chênh lệch do chi phí thực tế phát sinh cao hơn so với kế hoạch đặt ra. (Phụ lục 1: Bảng đánh giá thực hiện kế hoạch của BGĐ) - Phòng kế toán tài chính: các khoản chi phí phát sinh gồm Chi phí nhân viên quản lý nhƣ tiền lƣơng tiền công, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, tiền ăn giữa ca,.. Chi phí vật tƣ, đồ dùng nhƣ vật liệu, văn phòng phẩm, chi phí công cụ dụng cụ,... Chi về tài sản gồm các khoản khấu hao TSCĐ, bảo hiểm,... Chi dịch vụ mua ngoài nhƣ điện nƣớc, điện thoại, ... Chi phí bằng tiền khác ( công tác, quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng, hội nghị, tiếp khách) Sau khi kết thúc một kỳ kế toán, kế toán quản trị thực hiện thu thập các khoản chi phí thực tế phát sinh liên quan đến phòng kế toán tài chính thông qua các tài khoản chi tiết theo từng phòng ban. Từ đó, kế toán quản trị tiến hành cập nhật các số liệu vào Bảng đánh giá thực hiện kế hoạch để so sánh chênh lệch giữa chi phí thực tế phát sinh và chi phí dự toán trong kỳ. (Phụ lục 2: Bảng đánh giá thực hiện kế hoạch của Phòng kế toán tài chính) - Phòng công nghệ thông tin: các chi phí phát sinh tại phòng công nghệ thông tin gồm: Chi phí nhân viên quản lý nhƣ tiền lƣơng tiền công, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, tiền ăn giữa ca,.. Chi phí vật tƣ, đồ dùng nhƣ vật liệu, văn phòng phẩm, chi phí công cụ dụng cụ,... Chi về tài sản gồm các khoản khấu hao TSCĐ, bảo hiểm,... Chi dịch vụ mua ngoài nhƣ điện nƣớc, điện thoại, ... Chi phí bằng tiền khác ( công tác, quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng, hội nghị, tiếp khách) Kết thúc một kỳ kế toán (tháng, quý, năm) kế toán quản trị sẽ thu thập các số 43 liệu thực tế phát sinh trong một kỳ kế toán thông qua các tài khoản chi phí chi tiết theo từng khoản mục chi phí và lọc theo từng phòng ban mà cụ thể là Phòng công nghệ thông tin để tiến hành lên bảng đánh giá việc Thực hiện kế hoạch trong một kỳ kế toán. Bảng đánh giá việc Thực hiện kế hoạch trong kỳ kế toán của Phòng công nghệ thông tin thể hiện Chênh lệch giữa chi phí thực tế phát sinh và chi phí dự toán ban đầu. Phòng công nghệ thông tin sẽ có trách nhiệm giải trình về những khoản chênh lệch do Chi phí thực tế phát sinh cao hơn so với kế hoạch đặt ra. . (Phụ lục3: Bảng đánh giá thực hiện kế hoạch của Phòng công nghệ thông tin) - Phòng kế hoạch và phát triển thị trƣờng: chi phí phát sinh tại Phòng kế hoạch và phát triển thị trƣờng ngoài các khoản chi phí quản lý nhƣ các phòng khác, còn có một khoản chi phí tƣơng đối quan trọng đó chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động quảng cáo, phát triển thị trƣờng, cụ thể các chi phí phát sinh thƣờng xuyên gồm: Chi phí nhân viên quản lý nhƣ tiền lƣơng tiền công, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, tiền ăn giữa ca,.. Chi phí vật tƣ, đồ dùng nhƣ vật liệu, văn phòng phẩm, chi phí công cụ dụng cụ,... Chi về tài sản gồm các khoản khấu hao TSCĐ, bảo hiểm,... Chi dịch vụ mua ngoài nhƣ điện nƣớc, điện thoại, ... Chi quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại,... Khi kết thúc một kỳ kế toán, kế toán quản trị thực hiện thu thập các số liệu chi phí thực tế phát sinh liên quan đến phòng Kế hoạch và phát triển thị trƣờng để cập nhật số liệu chi phí thực tế phát sinh và so sánh với chi phí dự toán của phòng ban này, đồng thời từ đó có thể đánh giá đƣợc tình hình kiểm soát chi phí trong quá trình hoạt động của phòng ban này. (Phụ lục 4: Bảng đánh giá thực hiện kế hoạch của Phòng Kế hoạch và phát triển thị trường) - Phòng nhân sự và đào tạo: cũng tƣơng tự nhƣ các trung tâm chi phí quản lý trên, chi phí phát sinh tại Phòng nhân sự và đào tạo chủ yếu gồm: 44 Chi phí nhân viên quản lý nhƣ tiền lƣơng tiền công, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, tiền ăn giữa ca,.. Chi phí vật tƣ, đồ dùng nhƣ vật liệu, văn phòng phẩm, chi phí công cụ dụng cụ,... Chi về tài sản gồm các khoản khấu hao TSCĐ, bảo hiểm,... Chi dịch vụ mua ngoài nhƣ điện nƣớc, điện thoại, ... Chi phí bằng tiền khác nhƣ công tác, quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng, hội nghị, tiếp khách. Khi kết thúc kỳ kế toán, kế toán quản trị cũng tiến hành lọc dữ liệu liên quan các khoản chi phí phát sinh trong kỳ thông qua các sổ chi tiết của từng khoản mục chi phí của Phòng nhân sự và đào tạo. Từ đó, cập nhật thông tin chi phí thực tế phát sinh của phòng này và so sánh chi phí dự toán thông qua Bảng đánh giá kế hoạch thực hiện trong kỳ. Qua bảng đánh giá này, sẽ cho thấy tình hình kiểm soát chi phí của phòng nhân sự và đào tạo. (Phụ lục 5: Bảng đánh giá thực hiện kế hoạch của Phòng Nhân sự và đào tạo) - Phòng hành chính: cũng tƣơng tự nhƣ phòng nhân sự và đào tạo, chi phí phát sinh tại Phòng hành chính gồm: Chi phí nhân viên quản lý nhƣ tiền lƣơng tiền công, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, tiền ăn giữa ca,.. Chi phí vật tƣ, đồ dùng nhƣ vật liệu, văn phòng phẩm, chi phí công cụ dụng cụ,... Chi về tài sản gồm các khoản khấu hao TSCĐ, bảo hiểm,... Chi dịch vụ mua ngoài nhƣ điện nƣớc, điện thoại, ... Chi phí bằng tiền khác nhƣ công tác, quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng, hội nghị, tiếp khách. Khi kết thúc kỳ kế toán, kế toán quản trị cũng tiến hành lọc dữ liệu liên quan các khoản chi phí phát sinh trong kỳ thông qua các sổ chi tiết của từng khoản mục chi phí của Phòng hành chính. Từ đó, cập nhật thông tin chi phí thực tế phát sinh của phòng này và so sánh với chi phí dự toán thông qua Bảng đánh giá kế hoạch 45 thực hiện trong kỳ. (Phụ lục 6: Bảng đánh giá thực hiện kế hoạch của Phòng Hành chính) - Phòng phân tích : chi phí phát sinh của Phòng phân tích chủ yếu gồm: Chi phí nhân viên quản lý nhƣ tiền lƣơng tiền công, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, tiền ăn giữa ca,.. Chi phí vật tƣ, đồ dùng nhƣ vật liệu, văn phòng phẩm, chi phí công cụ dụng cụ,... Chi về tài sản gồm các khoản khấu hao TSCĐ, bảo hiểm,... Chi dịch vụ mua ngoài nhƣ điện nƣớc, điện thoại, ... Chi phí bằng tiền khác nhƣ chi phí công tác, quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng, hội nghị, tiếp khách. Sau khi kết thúc một kỳ kế toán, kế toán quản trị thực hiện thu thập các khoản chi phí thực tế phát sinh liên quan đến phòng kế phân tích thông qua các tài khoản chi tiết theo từng phòng ban. Từ đó, kế toán quản trị tiến hành cập nhật các số liệu chi phí thực tế và so sánh với chi phí dự toán của Phòng phân tích thông qua Bảng đánh giá thực hiện kế hoạch. (Phụ lục 7: Bảng đánh giá thực hiện kế hoạch của Phòng Phân tích) - Phòng kiểm soát nội bộ: cũng tƣơng tự nhƣ các trung tâm chi phí quản lý trên, chi phí phát sinh tại Phòng nhân sự và đạo tạo chủ yếu gồm: Chi phí nhân viên quản lý nhƣ tiền lƣơng tiền công, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, tiền ăn giữa ca,.. Chi phí vật tƣ, đồ dùng nhƣ vật liệu, văn phòng phẩm, chi phí công cụ dụng cụ,... Chi về tài sản gồm các khoản khấu hao TSCĐ, bảo hiểm,... Chi dịch vụ mua ngoài nhƣ điện nƣớc, điện thoại, ... Chi phí bằng tiền khác nhƣ công tác, quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng, hội nghị, tiếp khách. Khi kết thúc kỳ kế toán, kế toán quản trị cũng tiến hành lọc dữ liệu liên quan các khoản chi phí phát sinh trong kỳ thông qua các sổ chi tiết của từng khoản mục 46 chi phí của Phòng kiểm soát nội bộ. Từ đó, cập nhật thông tin chi phí thực tế phát sinh của phòng này và so sánh chi phí dự toán thông qua Bảng đánh giá kế hoạch thực hiện trong kỳ. Qua bảng đánh giá này, sẽ cho thấy tình hình kiểm soát chi phí của phòng kiểm soát nội bộ. (Phụ lục 8: Bảng đánh giá thực hiện kế hoạch của Phòng Kiểm soát nội bộ) - Văn phòng Hội đồng quản trị: cũng tƣơng tự nhƣ các trung tâm chi phí quản lý trên, chi phí phát sinh tại Văn phòng HĐQT chủ yếu gồm: Chi phí nhân viên quản lý nhƣ tiền lƣơng tiền công, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, tiền ăn giữa ca,.. Chi phí vật tƣ, đồ dùng nhƣ vật liệu, văn phòng phẩm, chi phí công cụ dụng cụ,... Chi về tài sản gồm các khoản khấu hao TSCĐ, bảo hiểm,... Chi dịch vụ mua ngoài nhƣ điện nƣớc, điện thoại, ... Chi phí bằng tiền khác nhƣ công tác, quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng, hội nghị, tiếp khách. Khi kết thúc kỳ kế toán, kế toán quản trị cũng tiến hành lọc dữ liệu liên quan các khoản chi phí phát sinh trong kỳ thông qua các sổ chi tiết của từng khoản mục chi phí của Văn phòng HĐQT. Từ đó, cập nhật thông tin chi phí thực tế phát sinh của phòng này và so sánh với chi phí dự toán thông qua Bảng đánh giá kế hoạch thực hiện trong kỳ. Qua bảng đánh giá này, sẽ cho thấy đƣợc khả năng kiểm soát chi phí của Văn phòng HĐQT. (Phụ lục 9: Bảng đánh giá thực hiện kế hoạch của Văn phòng HĐQT) Nhƣ vậy, qua phần trình bày cách thu thập dữ liệu, xử lý và đánh giá việc Thực hiện kế hoạch của 9 trung tâm chi phí trên nhằm trả lời cho câu hỏi “Chi phí thực tế phát sinh có vƣợt quá chi phí dự toán hay không?” . Đây chính là việc đánh giá về mặt hiệu năng hoạt động của các Trung tâm chi phí. Bên cạnh thực hiện đánh giá trách nhiệm quản lý của các trung tâm chi phí thông qua tiêu thức định lƣợng, công ty còn thực hiện đánh giá hiệu quả hoạt động của các phòng ban thông qua bản đánh giá xếp loại từng phòng ban. 47 (Phụ lục 10: Đánh giá xếp loại phòng ban) Thông qua bảng đánh giá này câu hỏi “Các trung tâm này có hoàn thành đƣợc các nhiệm vụ đƣợc giao không?” sẽ đƣợc trả lời nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động của các trung tâm chi phí của công ty. Đây chính là việc đánh giá về mặt hiệu quả hoạt động của các Trung tâm chi phí. 2.2.2.2 Các trung tâm doanh thu Hoạt động chính của công ty là môi giới chứng khoán, tƣ vấn bảo lãnh phát hành, hỗ trợ các dịch vụ tài chính cho nhà đầu tƣ và tự doanh chứng khoán. Căn cứ vào chức năng kinh doanh trên, công ty hiện tại có bốn trung tâm doanh thu gồm: phòng Môi giới chứng khoán, phòng Tƣ vấn, phòng Nguồn vốn và cuối cùng là phòng Tự doanh. a. Tiêu chí đánh giá trách nhiệm quản lý của các trung tâm doanh thu - Phòng môi giới: Có thể nói, phòng Môi giới là bộ phận mang lại nguồn thu chính cho hoạt động kinh doanh của công ty. Nguồn thu đó có đƣợc thông qua phí giao dịch chứng khoán của nhà đầu tƣ. Do đó, để đánh giá trách nhiệm quản lý của phòng môi giới nhà quản trị đánh giá trên cả hai mặt: Về mặt hiệu quả: được đánh giá thông qua số lượng tài khoản chứng khoán của nhà đầu tư mở và phí giao dịch chứng khoán thu được từ nhà đầu tư thực tế đạt được so với kế hoạch đặt ra, chất lượng dịch vụ mà phòng này phục vụ cho khách hàng như thế nào?.. Về mặt hiệu năng: được đánh giá thông qua việc so sánh giữa chi phí thực tế phát sinh với chi phí dự toán. - Phòng tƣ vấn: Phòng tƣ vấn là phòng ban thứ hai mang lại nguồn doanh thu cho công ty. Nguồn doanh thu có đƣợc từ các hợp đồng tƣ vấn cổ phần hoá, tƣ vấn phát hành thêm,... Thông qua các hợp động tƣ vấn này có thể hỗ trợ cho phòng môi giới mở thêm các tài khoản chứng khoán, ký các hợp đồng quản lý số cổ đông. Cũng tƣơng tự nhƣ phòng Môi giới, hàng năm khi gần kết thúc năm tài chính 48 Phòng Tƣ vấn sẽ lập kế hoạch kinh doanh của năm tiếp theo để trình lãnh đạo phê duyệt. Trong bảng kế hoạch này đề cập đến nhiều vấn đề nhƣ: số hợp đồng tƣ vấn ký kết mới, doanh thu tƣ vấn trong năm sẽ đạt đƣợc và doanh thu này đƣợc chi tiết theo từng mảng tƣ vấn,... Để đánh giá trách nhiệm quản lý của Phòng tƣ vấn, ban quản trị đánh giá trên cả hai mặt: Về mặt hiệu quả: Khi đánh giá hiệu quả hoạt động của phòng tư vấn nhà quản trị sẽ căn cứ vào số lượng hợp đồng tư vấn ký được, phí tư vấn thu được trong kỳ và sự hỗ trợ đối với phòng môi giới trong việc ký các hợp đồng quản lý sổ cổ đông và mở tài khoản giao dịch chứng khoán.. Về mặt hiệu năng: được thực hiện thông qua việc so sánh giữa chi phí thực tế phát sinh với chi phí dự toán ban đầu. - Phòng nguồn vốn: Về mặt hiệu quả: để đánh giá hiệu quả hoạt động của phòng nguồn vốn nhà quản trị sẽ căn cứ vào cách điều tiết nguồn vốn của phòng này. Nguồn vốn của công ty càng ổn định không bị mất cân đối trong quá trình hoạt động kinh doanh thì hiệu quản lý của phòng này càng cao. Đồng thời, nguồn thu có được từ Phòng nguồn vốn thông qua các hoạt động hỗ trợ khách hàng càng cao thì phòng ban này càng được đánh giá cao. Về mặt hiệu năng: được thực hiện thông qua việc so sánh giữa chi phí thực tế phát sinh với chi phí dự toán ban đầu. - Phòng tự doanh: Về mặt hiệu quả: để đánh giá hiệu quả hoạt động của phòng tự doanh, nhà quản trị sẽ dựa vào khoản lợi nhuận thực tế thu được từ việc đầu tư của Phòng tự doanh so với kế hoạch đặt ra ban đầu. Về mặt hiệu năng: được thực hiện thông qua việc so sánh giữa chi phí thực tế phát sinh với chi phí dự toán ban đầu. b. Phƣơng pháp đánh giá trách nhiệm quản trị của các trung tâm doanh thu 49 - Đối với phòng môi giới: đây là trung tâm doanh thu có chức năng cung cấp dịch vụ nên để đánh giá trách nhiệm quản trị của trung tâm doanh thu này ngoài việc sử dụng thƣớc đo định lƣợng bằng cách so sánh giữa doanh thu thực tế đạt đƣợc so với doanh thu kế hoạch ra trong kỳ, ban quản trị còn sử dụng các bảng thăm dò ý kiến để đánh giá chất lƣợng dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Cụ thể: Đối với thƣớc đo định lƣợng: doanh thu phát sinh trong kỳ của phòng môi giới gồm: Doanh thu hoạt động môi giới chứng khoán. Doanh thu bảo lãnh, đại lý phát hành chứng khoán. Doanh thu lƣu ký chứng khoán và quản lý sổ cổ đông. Doanh thu repo+ dịch vụ hỗ trợ nhà đầu tƣ. Mỗi khoản doanh thu trên, kế toán đều mở một tài khoản chi tiết để theo dõi để thuận tiện cho thực hiện các báo cáo. Cuối kỳ kế toán, kế toán quản trị tiến hành thu thập các số liệu doanh thu thực tế phát sinh của phòng Môi giới và cập nhật các số liệu kế hoạch doanh thu vào Bảng đánh giá thực hiện kế hoạch của phòng Môi giới nhằm so sánh giữa doanh thu thực hiện với doanh thu kế hoạch trong kỳ. (Phụ lục 11: Bảng đánh giá thực hiện kế hoạch của Phòng Môi giới) Sau khi cập nhật và tính toán đƣợc tỷ lệ %