Luận văn Hoàn thiện hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa tại công ty TNHH sản xuất công nghiệp Việt D.E.L.T.A

cuả doanh nghiệp đến với website đã mở trên mạng. Công ty Việt D.E.L.T.A chọn các website cổng thông tin thương mại điện tử B2B (hay còn gọi là sàn giao dịch thông tin thương mại điện tử B2B) trong và ngoài nước giúp công ty thúc đẩy và hỗ trợ phát triển kinh doanh như: chắp mối và giới thiệu bạn hàng, cung cấp thông tin, hướng dẫn và tư vấn cho công ty. Công việc tìm kiếm được các nhân viên trong công ty thực hiện qua các bước: Đăng nhập vào trang giao dịch trực tuyến, trang web mua bán hàng hóa. Click vào mục ”Đăng ký thông tin”( Registration form) trong “Cơ hội giao thương”( ETO). Điền đầy đủ các thông tin về: Tiêu đề cần bán (Title), Tên công ty (Company’s name), Địa chỉ ( Address), Người liên hệ (Contact), Điện thoại (Phone), Email, Website, Loại hình (Type): Mua (Buying), Bán (Sale), Tìm đối tác (Partner searching), Mời thầu (Biding), Sản phẩm (Products), Mô tả sản phẩm ( Description). Sau khi điền đầy đủ thông tin nhấp vào nút “Đăng ký” ( Register). Những thông tin do nhân viên Việt D.E.L.T.A cung cấp sẽ được Phòng biên tập thông tin doanh nghiệp của sàn giao dịch B2B biên tập để đưa lên website: Thông tin doanh nghiệp, mô tả sản phẩm và giá cả đầy đủ. Khi đăng ký trở thành doanh nghiệp thành viên của web, tùy theo từng web sẽ phân loại các doanh nghiệp thành viên ( VIP, Basic và Free,…tùy theo quy định từng web) nhằm phục vụ quyền lợi tốt hơn và phù hợp hơn với từng loại thành viên theo từng mức độ: Đăng số lượng sản phẩm trên gian hàng online, đăng tin chào mua, đăng tin chào bán, đăng tin cơ hội kinh doanh, được cung cấp thông tin chào hàng (mua / bán) mỗi tháng,… Cứ mỗi nhân viên ngoại thương sẽ được cung cấp một máy vi tính phục vụ cho việc đăng ký thông tin, gửi mail và kiểm tra mail thường xuyên. Địa chỉ các website B2B ở nước ngoài, ngoài trang web nổi tiếng www.alibaba.com , nhân viên công ty dễ dàng tìm thấy các trang web khác bằng cách vào thư mục www.google.com và tìm bằng từ khóa “B2B trade page” hoặc “B2B trade lead”…. để đăng ký. Hiện nay, ở Việt nam có một số sàn giao dịch Thương mại điện tử B2B mà công ty đăng ký tham gia làm thành viên như: , , , , .... 9.3 Gửi mail marketing đến khách hàng: Mail marketing là một hình thức mà nhân viên ngoại thương sử dụng để gửi đến cho khách hàng những thông tin về sản phẩm, về giá cả… nhằm thúc đẩy và đưa khách hàng đến quyết định thực hiện hợp đồng kinh doanh với công ty. Công việc này không kém phần quan trọng . Nó đòi hỏi nhân viên ngoại thương cần sự chính xác, ngắn gọn rõ ràng trong nội dung , thể hiện việc thực hiện một công việc kinh doanh của mình là nghiêm túc và có uy tín nhằm tạo lòng tin ở khách hàng. Trong mail , nhân viên ngoại thương không quên việc ký và ghi tên đầy đủ , chức vụ , công ty , địa chỉ , số điện thoại , fax , địa chỉ email… giúp người nhận có thể lựa chọn cách liên lạc với nhân viên ngoại thương theo cách thuận tiện nhất cho họ để biết thêm thông tin về sản phẩm. Trong quá trình liên lạc với nhân viên ngoại thương nhằm muốn biết rõ thêm về sản phẩm, có một vài khách hàng muốn sờ, ngắm sản phẩm một cách trực tiếp. Vì vậy nhân viên ngoại thương yêu cầu nhà cung cấp gửi hàng mẫu cho công ty; sau đó nhân viên gửi hàng mẫu đó cho khách hàng theo yêu cầu về: kích thước , trọng lượng , khối lượng… qua đường bưu điện hay dịch vụ chuyển phát nhanh. Phí chuyển mẫu phụ thuộc vào cuộc thương lượng giữa hai bên, nhưng đa phần là khách hàng chi trả. 9.4 Thương lượng, đàm phán và ký kết hợp đồng xuất khẩu: 9.4.1. Thương lượng và đàm phán: Sau khi tạo được lòng tin ở khách hàng cũng như hài lòng về mẫu hàng mà công ty đã gửi và dẫn đến ý định mua hàng , khách hàng sẽ tiến hành trả lời mail của nhân viên ngoại thương hoặc tìm cách liên lạc với nhân viên ngoại thương. Quá trình thương lượng và đàm phán về giá cả diễn ra sau khi khách hàng đồng ý mua hàng . Có nhiều cách đàm phán và thương lượng với khách hàng ở Việt D.E.L.T.A như : thương lượng qua mail, chat ; điện thoại , fax ; hoặc đối với những hợp đồng lớn và quan trọng khách hàng sẽ tổ chức một cuộc tham quan trực tiếp tại công ty , khi đó ban giám đốc cùng đại diện nhân viên ngoại thương sẽ trực tiếp đàm phán và thương lượng với khách hàng . Một trong những cách mà công ty Việt D.E.L.T.A thường áp dụng khi đàm phán với khách hàng là chat qua mail , chiếm tới 80% các cuộc đàm phán . Giai đoạn này đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc tạo lợi nhuận cho công ty nếu khách hàng chấp nhận giá công ty đưa ra và tiến hành thực hiện hợp đồng . Vì vậy nhân viên ngoại thương thường hết sức thận trọng trong quá trình thương lượng và đàm phán để vừa bán được sản phẩm với giá cao mà vừa không bị mất khách hàng. Công việc này đòi hỏi tận dụng khéo léo những thủ thuật giao tiếp trong kinh doanh ngoại thương. 9.4.2. Thực hiện hợp đồng: Sau khi khách hàng đồng ý với những thỏa thuận của hai bên về: hình thức giao hàng, giá cả hàng hóa… và quyết định mua hàng , nhân viên ngoại thương sẽ lập một hợp đồng theo mẫu của công ty với đầy đủ chi tiết các khoản mục và các điều kiện rồi gửi cho khách hàng qua mail hoặc qua fax. Nếu đồng ý các khoản mục trong hợp đồng, khách hàng (người mua) sẽ ký và scan rồi gửi lại qua mail hoặc fax cho công ty . Nhân viên ngoại thương sẽ dựa trên hợp đồng tiến hành các khâu kế tiếp. Nếu không chấp nhận hay không đồng ý khoản mục nào trong hợp đồng thì khách hàng và nhân viên ngoại thương sẽ tiếp tục thương lượng và đàm phán cho đến khi đạt được những thỏa thuận cùng có lợi cho đôi bên. 9.5 Kiểm tra thư tín dụng: 9.5.1 Giục người mua mở L/C hoặc thực hiện phần chuyển tiền trước: Tại Việt D.E.L.T.A , việc thanh toán thường được thực hiện theo hai cách như sau: chuyển tiền trước đặt cọc từ 30 – 50 % trị giá hợp đồng và bằng 100 % L/C trả ngay tùy từng trường hợp . Nếu chuyển trước thì nhân viên ngoại thương sẽ đôn đốc người mua chuyển tiền đúng hạn. Nếu hợp đồng quy định việc thanh toán bằng thư tín dụng (L/C) trước khi đến hạn mở L/C theo hợp đồng quy định , nhân viên ngoại thương có nhiệm vụ nhắc nhở người mua mở L/C theo đúng hạn hợp đồng .Và chỉ thực hiện hợp đồng khi nhận được L/C gốc từ ngân hàng thông báo. 9.5.2 Kiểm tra L/C: Việt D.E.L.T.A có thể nhận được L/C trực tiếp từ ngân hàng mở nhưng thường yêu cầu nhà nhập khẩu mở L/C và Việt D.E.L.T.A nhận L/C qua ngân hàng thông báo. Thông qua ngân hàng thông báo công ty có thể an tâm thực hiện hợp đồng. Nếu thanh toán bằng L/C , nhân viên ngoại thương Việt D.E.L.T.A thường yêu cầu nhà nhập khẩu gửi bảng nháp L/C để kiểm tra trước khi nhà nhập khẩu mở L/C . Việc kiểm tra này tránh được các sai sót phải tu chỉnh khi L/C mở mà các điều kiện không phù hợp hoặc có sai sót so với hợp đồng . Tuy nhiên khi nhận được bản gốc L/C từ ngân hàng thông báo thì nhân viên ngoại thương vẫn phải kiểm tra kỹ các nội dung của L/C nếu có nội dung nào không phù hợp thì phải yêu cầu nhà nhập khẩu tu chỉnh L/C . Các nội dung kiểm tra bao gồm : số L/C ; số tiền L/C ; loại tiền ; tên ,địa chỉ nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu; thời hạn giao hàng ; ngày hết hạn ,địa điểm hết hạn L/C và các nội dung khác . Bên cạnh đó nếu không nắm vững những quy định của L/C hoặc có những yêu cầu mà công ty mới gặp lần đầu thì nhân viên ngoại thương sẽ nhờ ngân hàng tư vấn và tham khảo kinh nghiệm của các đơn vị bạn. Khi các điều khoản gây bất lợi cho Việt D.E.L.T.A thì nhân viên ngoại thương phải thương lượng và yêu cầu nhà nhập khẩu tu chỉnh L/C . Việt D.E.L.T.A chỉ thực hiện hợp đồng khi nhận được các tu chỉnh từ ngân hàng thông báo. Khi các nội dung của L/C đã phù hợp với hợp đồng và khả năng thực hiện , Việt D.E.L.T.A sẽ tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo của quá trình giao hàng cho nhà nhập khẩu. 9.6 Chuẩn bị nguồn hàng: 9. 6.1.Tập trung hàng: Do đặc thù Việt D.E.L.T.A là công ty thương mại nên phương thức tạo nguồn hàng chủ yếu bằng cách ký hợp đồng thu mua từ các nhà sản xuất trong nước . Dựa trên cơ sở các điều kiện của L/C hay hợp đồng ngoại thương do bộ phận ngoại thương cung cấp , bộ phận huy động sẽ tiến hành giao dịch với nhà cung cấp (nhà sản xuất) và ký hợp đồng nội. Quá trình đàm phán của nhân viên huy động với nhà cung cấp trong nước diễn ra song song với quá trình đàm phán của bộ phận ngoại thương với khách hàng nước ngoài. Sau khi L/C đã mở , nhân viên huy động phụ trách mặt hàng sẽ ký hợp đồng với nhà cung cấp trong nước. 9. 6.2.Bao gói sản phẩm: Quá trình bao gói hàng do nhà cung cấp đảm nhiệm . Trong quá trình sản xuất , nhà cung cấp tiến hành đóng gói thành phẩm theo đúng quy định nêu trong hợp đồng . Nhân viên huy động Việt D.E.L.T.A sẽ giám sát quá trình bao gói hàng xuất khẩu khi nhà cung cấp tiến hành đóng gói bao bì cho hàng hóa. 9.6.3 Kẻ kí mã hiệu: Dựa vào L/C , Việt D.E.L.T.A sẽ yêu cầu nhà cung cấp kẻ ký mã hiệu theo đúng quy định . Việt D.E.L.T.A sẽ cung cấp các thông tin về ký mã hiệu cho nhà cung cấp . Đối với nhà cung cấp truyền thống , Việt D.E.L.T.A chỉ cần fax thông tin về ký mã hiệu cho nhà cung cấp khi nhân viên ngoại thương nhận đựơc yêu cầu và thông tin chi tiết về ký mã hiệu từ nhà nhập khẩu. 9.7 Kiểm tra hàng hóa: Để đảm bảo chất lượng hàng giao , Việt D.E.L.T.A phải kiểm tra chất lượng hàng trước khi giao . Việc kiểm tra được tiến hành ở hai cấp gồm cấp cơ sở và cấp cửa khẩu. 9.7.1. Đăng ký kiểm định hàng hóa: Việc kiểm tra chất lượng hàng hóa do nhân viên huy động phụ trách giám sát chất lượng hàng trong quá trình sản xuất tại cơ sở sản xuất . Đối với một số mặt hàng L/C hay Hợp đồng yêu cầu giám định chất lượng trước khi giao , Việt D.E.L.T.A mời cơ quan giám định kiểm tra chất lượng hàng. Để được kiểm định chất lượng hàng , nhân viên ngoại thương phải lập bộ hồ sơ yêu cầu giám định gửi đến cơ quan giám định yêu cầu kiểm định chất lượng cho lô hàng . Bộ hồ sơ đăng ký bao gồm : Đơn đăng ký theo mẫu của cơ quan kiểm định. Hợp đồng xuất khẩu. L/C (nếu có) Việt D.E.L.T.A fax tất cả các chứng từ yêu cầu qua cơ quan giám định để tiến hành đăng ký giám định cho lô hàng với các chỉ tiêu yêu cầu như trong L/C và Hợp đồng . Sau khi nhận được thông tin yêu cầu giám định từ công ty , cơ quan giám định sẽ cử người đến kho của nhà sản xuất lấy mẫu , việc lấy mẫu chỉ được tiến hành khi hàng hóa sản xuất xong đạt 2/3 số lượng của hợp đồng . Mẫu được niêm phong và kiểm định các chỉ tiêu yêu cầu. Việc giám định của cơ quan giám định còn thực hiện trong quá trình đóng hàng tại cảng . Khi đóng hàng tại cảng , công ty báo cho cơ quan giám định ngày giờ và địa điểm đóng hàng cụ thể , cơ quan giám định cử người theo dõi quá trình đóng hàng tại cảng theo đúng hàng đã đánh dấu khi chất lên xe. Sau khi có kết quả , Cơ quan kiểm định sẽ điện báo kết quả cho nhân viên ngoại thương phụ trách đơn hàng . Nếu kết quả đạt , công ty sẽ tiến hành làm thủ tục xuất hàng , nếu không đạt , phải tiến hành sản xuất , kiểm tra chất lượng và lấy mẫu lại. Sau khi có kết quả kiểm định đạt chất lượng , cơ quan giám định sẽ cấp giấy chứng nhận cho lô hàng sau khi công ty giao hàng xong và có B/L từ hãng tàu. Thời gian có kết quả giám định nhanh hay chậm tùy vào các chỉ tiêu yêu cầu . Nếu kiểm tra các chỉ tiêu thông thường như độ ẩm , tạp chất , hàm lượng chất chủ yếu , thì mất 3 ngày làm việc . Nếu kiểm vi sinh thì thời gian có kết quả từ 5 - 7 ngày làm việc . Do vậy nhân viên ngoại thương phải cân đối thời gian giao hàng mà yêu cầu giám định chất lượng Thông thường phải dự trù thời gian có kết quả 1 tuần trước khi giao hàng , nếu kết quả không đạt có thể kiểm lô hàng khác thay thế . Bên cạnh đó , nhân viên huy động sẽ cân đối thời gian giao hàng của hợp đồng nội sớm hơn hợp đồng ngoại ít nhất là 1 tuần để đảm bảo đầy đủ hàng cho quá trình thực hiện hợp đồng. 9.7.2 Kiểm dịch cho hàng xuất: Tất cả các lô hàng xuất khẩu nhà nhập khẩu yêu cầu , công ty đều phải kiểm dịch . Việc đăng ký kiểm dịch phải được tiến hành tí nhất 24 giờ trước khi xuất hàng , nếu xuất hàng vào ngày nghỉ thì phải làm công văn xin kiểm ngoài giờ . Bộ hồ sơ đăng ký gồm có : Giấy giới thiệu (nếu đăng ký lần đầu). Giấy đăng ký kiểm dịch theo mẫu ký và đóng dấu của đại diện Dn 1 bản. Hợp đồng ngoại bản chính. L/C (nếu thanh toán bằng L/C):1 bản copy 9.8 Liên hệ đại lý hãng tàu lấy Booking note: Do công ty Việt D.E.L.T.A chủ yếu xuất khẩu hàng theo điều kiện FOB nên sẽ không thực hiện việc thuê tàu . Nhưng nhân viên ngoại thương sẽ liên hệ với đại lý hãng tàu do khách hàng chỉ định để biết thông tin về lịch trình của tàu từ cảng Tp.HCM đến cảng đích và số chuyến trong tuần để lên kế hoạch xuất hàng. Sau khi nắm được lịch trình và số chuyến tàu chạy trong tuần, nhân viên ngọai thương sẽ liên hệ với hãng tàu xác nhận ngày xuất hàng để hãng tàu lấy Booking cho công ty. Trước khi giao hàng 1 tuần , nhân vên ngoại thương sẽ liên hệ với đại lý hãng tàu xác nhận ngày giao hàng . Hãng tàu sẽ fax Booking note cho công ty để xác định việc cung cấp dịch vụ của mình . Nhân viên ngoại thương sẽ kiểm tra nội dung của Booking note . Booking note là chứng từ để nhân viên giao nhận của công ty đổi container rỗng với hãng tàu tại cảng bốc hàng. 9.9 Làm thủ tục Hải quan và giao hàng cho phương tiện vận tải: Việc khai báo hoàn thành thủ tục Hải quan và giao hàng cho người vận tải do bộ phận giao nhận đảm trách. Trước ngày giao hàng một tuần , nhân viên ngọai thương thông báo kế hoạch giao hàng chi tiết về ngày giao hàng , số lượng hàng , số lượng container , loại container , cảng giao hàng và các chứng từ cần thiết khác cho nhân viên giao nhận . Dựa vào các thông tin cung cấp , nhân viên giao nhận lên kế hoạch khai báo Hải quan và giao hàng cho người vận tải. Nhân viên ngoại thương cung cấp các chứng từ liên quan đến lô hàng cho nhân viên giao nhận ít nhất 2 ngày trước khi giao hàng . Các chứng từ bao gồm : Booking note Commercial Invoice : 2 bản gốc Packing list : 2 bản gốc Hợp đồng xuất khẩu : 1 bản gốc 9.9.1 Đổi Booking note lấy container rỗng: Sau khi nhận bộ chứng từ từ nhân viên ngoại thương , nhân viên giao nhận phụ trách sẽ đi hạ bãi container chuẩn bị cho việc đóng hàng . Nhân viên giao nhận cầm Booking note đến văn phòng hãng tàu tại cảng để đóng dấu nhận container và hạ container rỗng đóng hàng . Khi đóng dấu nhận container , hãng tàu sẽ cung cấp cho nhân viên giao nhận “Lệnh cấp container” và “Container packing list” chi tiết về loại container , số container và tình trạng container. Đóng dấu nhận container xong nhân viên giao nhận sẽ đến Thương vụ cảng để đóng phí nâng hạ container , tiếp theo nhân viên giao nhận đến Điều độ cảng xuất trình số container để xin cấp container rỗng . Điều độ cảng sẽ cấp cho nhân viên giao nhận “Phiếu xếp dỡ hàng hóa” (gồm 2 liên) ghi chi tiết số cont lên phiếu xếp dỡ hàng . Nhân viên giao nhận sau khi được cấp phiếu xếp dỡ hàng sẽ đến hãng tàu để được cấp số seal hãng tàu . Hãng tàu sẽ giữ lại một liên của phiếu xếp dỡ hàng. Nếu đóng hàng ở bãi container , sau khi đóng phí xong nhân viên điều độ cảng sẽ tìm và hạ cont tại bãi container đóng hàng xuất theo sơ đồ của cảng . Nhân viên giao nhận sẽ ghi lại số cont và số seal và liên hệ với nhân viên điều độ để biết vị trí cont để tìm cont khi đóng hàng. Nếu đóng hàng ở kho , sau khi đóng phí nâng hạ bãi xong , nhân viên điều độ cảng sẽ hạ cont lên xe kéo cont do người xuất khẩu thuê để kéo cont về kho riêng đóng hàng. Tại công ty Việt D.E.L.T.A việc đăng ký hạ cont được tiến hành cùng lúc với khai Hải quan hay trước khi làm thủ tục Hải quan tùy theo closing time của mỗi lô , ngày đóng hàng và tùy vị trí của cảng đóng hàng . Thường nhân viên giao nhận sẽ kết hợp đăng ký khai Hải quan cho lô hàng cùng lúc với hạ bãi container rỗng. 9.9.2 Khai và nộp tờ khai hải quan: Thời gian quy định đối với khai và nộp tờ khai Hải quan hàng xuất chậm nhất là 8 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh. Việc lên tờ khai và nộp tờ khai cho Hải quan do bộ phận giao nhận của công ty đảm trách. Khai Hải quan được thực hiện thống nhất theo mẫu tờ khai Hải quan xuất khẩu HQ / 2002 – XK do Tổng cục Hải quan quy định. a)Lên tờ khai: Dựa vào hợp đồng xuất khẩu Commercial Invoice và Packing List , nhân viên giao nhận của công ty tiến hành lên tờ khai theo các mục : người xuất khẩu , người nhập khẩu, người ủy thác , loại hình , hợp đồng , nước xuất khẩu , cửa khẩu xuất , nước nhập khẩu, điều kiện giao hàng , phương thức thanh toán , tên hàng , mã số hàng hóa , lượng , đơn vị tính , đơn giá nguyên tệ , và trị giá nguyên tệ. Nhân viên giao nhận sau khi lên tờ khai Hải quan cùng với chứng từ tạo thành bộ hồ sơ Hải quan. _Bộ hồ sơ Hải quan thông thường gồm : Giấy giới thiệu: 1 bản Biên bản bàn giao hồ sơ: 1 bản Tờ khai Hải quan: 2 bản chính Commercial Invoice: 1 bản chính Packing list 1bản chính Hợp đồng xuất khẩu: 1 bản chính Tùy từng loại hàng mà bộ hồ sơ yêu cầu bổ sung các chứng từ khác . Nếu hàng đóng đồng nhất thì không cần packing list. Sau khi chuẩn bị xong bộ hồ sơ khai hải quan , nhân viên giao nhận của công ty sẽ khai hải quan cho lô hàng. b)Khai báo Hải quan: Nhân viên giao nhận của công ty tiến hành khai Hải quan và đăng ký kiểm hóa cho lô hàng sau khi chuẩn bị xong bộ hồ sơ Hải quan. Bộ hồ sơ Hải quan sẽ được nộp cho cơ quan Hải quan tại cửa khẩu xuất hàng. Bộ hồ sơ Hải quan được nộp cho cán bộ hải quan tiếp nhận hồ sơ. Cán bộ hải quan tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra sơ bộ, đăng ký tờ khai và quyết định hình thức, mức độ kiểm tra. Theo đó, cán bộ hải quan nhập mã số thuế xuất nhập khẩu của công ty để kiểm tra điều kiện cho phép mở tờ khai của công ty trên hệ thống (có bị cưỡng chế không) và kiểm tra ân hạn thuế, bảo lãnh thuế. + Nếu không được phép đăng ký tờ khai thì thông báo bằng phiếu yêu cầu nghiệp vụ cho nhân viên giao nhận biết, trong đó nêu rõ lý do không được phép đăng ký tờ khai. + Nếu được phép đăng ký tờ khai thì tiến hành kiểm tra sơ bộ hồ sơ hải quan. Nếu hồ sơ hợp lệ thì nhập thông tin tờ khai vào hệ thống máy tính. Sau khai nhập, thông tin sẽ được tự động sử lý (theo chương trình hệ thống quản lý rủi ro) và đưa ra lệnh hình thức, mức độ kiểm tra. Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra gồm một số tiêu chí cụ thể theo mẫu đính kèm, có 3 mức độ khác nhau (mức 1, 2, 3 tương ứng xanh, vàng, đỏ): _Mức (1) :miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ , miễn kiểm tra thực tế hàng hóa (luồng xanh - dành cho những doanh nghiệp được ưu tiên, không vi phạm pháp luật, chấp hành đầy đủ thủ tục và chính sách của Nhà nước.) _Mức (2) : kiểm tra chi tiết hồ sơ , miễn kiểm tra thực tế hàng (luồng vàng – dành cho những doanh nghiệp có nghi vấn, phải in hồ sơ và đem đến cơ quan Hải quan để đối chiếu, nếu không có vi phạm sẽ được thông quan). _Mức (3) : kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa (luồng đỏ - dành cho những doanh nghiệp vi phạm, chưa chấp hành đầy đủ các quy định). Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra thuộc mức 3 (luồng đỏ) có 3 mức độ kiểm tra thực tế: + Mức 3(a): Kiểm tra toàn bộ lô hàng. + Mức 3(b): Kiểm tra thực tế 10% lô hàng, nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hện có vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận mức độ vi phạm. + Mức 3(c): Kiểm tra thực tế 5% lô hàng, nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện có vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm. Nếu lệnh hình thức, mức độ kiểm tra ở mức1, sau khi kiểm tra hồ sơ thấy phù hợp thì cán bộ hải quan sẽ nhập thông tin chấp nhận vào máy tính và in “Chứng từ ghi số thuế phải thu”, hàng hóa sẽ được thông quan sau khi có quyết định thông quan của Lãnh đạo Chi cục Hải quan. Nếu lệnh hình thức, mức độ kiểm tra ở mức 2 và mức 3 thì cán bộ Hải quan tiếp nhận chuyển hồ sơ kèm Lệnh cho công chức kiểm tra chi tiết hồ sơ. Nội dung chính của việc kiểm tra là kiểm tra giá tính thuế : kiểm tra mã số thuế; chế độ; chính sách thuế. _Ở mức 2 , nếu kết quả kiểm tra chi tiết phù hợp với khai báo của nhân viên khai Hải quan thì cán bộ hải quan sẽ ký xác nhận, đóng dấu số hiệu công chức vào ô “xác nhận đã làm thủ tục hải quan” trên tờ khai hải quan và sau đó chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận thu lệ phí hải quan đóng dấu “đã làm thủ tục hải quan” và trả tờ khai cho nhân viên giao nhận. _Ở mức 3 , sau khi kiểm tra chi tiết hồ sơ phù hợp với khai báo của nhân viên khai hải quan, nếu có vấn đề cần lưu ý thì ghi vào Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra hải quan và chuyển cho công chức được phân công kiểm tra thực tế hàng hóa. Nếu kiểm tra chi tiết hồ sơ ở mức 2 và mức 3 phát hiện có sự sai lệch, chưa phù hợp, cần điều chỉnh, có nghi vấn, có vi phạm thì đề xuất biện pháp xử lý và chuyển hồ sơ cho Lãnh đạo chi cục xem xét quyết định. Với Việt D.E.L.T.A là doanh nghiệp tuân thủ tốt các quy định của pháp luật Hải quan. Tuy nhiên , do mới thành lập không lâu nên việc phân luồng tùy thuộc vào loại hàng. Nếu là hàng nông sản tươi đông lạnh, Việt D.E.L.T.A sẽ được phân luồng xanh và hàng hóa được thông quan ngay sau khi hoàn thành khâu khai báo Hải quan . Nếu là hàng nông sản không phải là hàng đông lạnh thì cán bộ Hải quan sẽ phân luồng đỏ và kiểm tra thực tế hàng hóa với tỷ lệ kiểm tra với xác suất không quá 10 % và thông thường không phát hiện vi phạm và kết thúc kiểm tra. Sau khi có số tờ khai, bảng lệnh hình thức và mức độ kiểm tra , nhân viên giao nhận sẽ đi đóng lệ phí Hải quan. Đóng lệ phí xong nhân viên giao nhận đến chỗ trả tờ khai tìm tờ khai và xem bảng phân công cán bộ Hải quan kiểm hóa của lô hàng. Nhân viên giao nhận sẽ liên hệ với cán bộ kiểm hóa kiểm hàng khi hàng đã sẵn sàng theo đúng thời gian đăng ký. Việc kiểm tra hàng có thể được thực hiện tại kho công ty hoặc tại cảng bốc hàng nhưng Việt D.E.L.T.A thường đăng ký kiểm hóa tại cảng bốc hàng. c) Xuất trình hàng hóa: Xuất trình hàng hóa là đưa hàng hóa đến địa điểm quy định để kiểm tra thực tế hàng hóa . Nếu đóng hàng tại bãi container thì nhân viên giao nhận sẽ cho hàng tập trung tại bãi đầy đủ để Hải quan kiểm hóa. Nếu đóng tại kho, nhân viên giao nhận sẽ cho kéo container về cảng hạ bãi tại cảng đi để tiến hành kiểm hóa. Sau khi biết được cán bộ Hải quan phân công cho việc kiểm hóa lô hàng , nhân viên giao nhận liên hệ với cán bộ Hải quan về thời gian địa điểm container để tiến hành kiểm hóa cho lô hàng . Khi hàng đã tập trung tại địa điểm đăng ký kiểm hóa đầy đủ nhân viên giao nhận liên hệ với cán bộ Hải quan để kiểm tra thực tế hàng hóa . Cán bộ Hải quan kiểm tra tình trạng bao bì, niêm phong hàng hóa , kiểm tra thực tế hàng hóa theo hướng dẫn ghi tại Lệnh hình thức và mức độ kiểm tra . Khi kiểm hóa xong , cán bộ kiểm hóa ghi kết quả vào tờ khai , ký tên đóng dấu số hiệu công chức vào tờ khai và trên lệnh hình thức, mức độ kiểm tra mục số 6 . Sau đó cán bộ bấm seal hải quan vào container niêm phong hàng hóa sau khi kiểm tra thực tế hàng hóa. Hàng đã được kiểm hóa xong, nhân viên giao nhận bấm seal hãng tàu vào container. 9.9.3. Thanh lý hải quan và vô sổ tàu: Hoàn tất xong khâu kiểm hóa đối với hàng kiểm tra xác suất tỷ lệ, cán bộ Hải quan kiểm hóa ghi kết quả vào tờ khai và nộp tờ khai lại cho Lãnh đạo Chi cục Hải quan . Lãnh đạo Chi cục đóng dấu thanh lý Hải quan vào tờ khai xác nhận đã hoàn thành thủ tục Hải quan và cho hàng hóa được thông quan . Nếu hàng thuộc dạng miễn kiểm hóa thì Lãnh đạo Chi cục Hải quan sẽ đóng dấu và thanh lý tờ khai khi hoàn tất việc phân luồng (đối với luồng xanh) hay sau khi kiểm tra chi tiết giá tính thuế đối với luồng vàng . Chi cục Hải quan sẽ giữ lại một tờ khai Hải quan bản lưu Hải quan để theo dõi và trả lại nhân viên giao nhận bản lưu người khai Hải quan để lưu lại tai công ty Việt D.E.L.T.A. Thanh lý Hải quan xong hàng hóa được thông quan, công việc tiếp theo của nhân viên giao nhận là vô sổ tàu. Nhân viên giao nhận đem tờ khai đã thanh lý xong đến đại lý hãng tàu đặt tại cảng xuất hàng để vô sổ tàu. Tại đây, nhân viên giao nhận sẽ cung cấp thông tin về lô hàng cho đại lý hãng tàu như số lượng container , số container , số seal để đại lý hãng tàu nắm và thông báo cho điều độ cảng gấp container lên tàu . Công việc vô sổ tàu hoàn tất , đại lý hãng tàu sẽ đóng dấu đã vào sổ tàu lên tờ khai Hải quan bản lưu tại công ty. 9.9.4. Đóng thực xuất cho tờ khai: Theo quy định của Hải quan , tờ khai xuất khẩu được đóng thực xuất sau khi có B/L gốc từ hãng tàu cho lô hàng . Để được đóng thực xuất cho tờ khai hải quan xuất khẩu, nhân viên ngoại thương sẽ cung cấp cho nhân viên giao nhận bộ hồ sơ như sau : _Tờ khai Hải quan xuất khẩu : bản chính và bản sao y do công ty ký. _Commercial Invoice : 1 bản chính. _Vận đơn đường biển : 1 bản chính và 1 bản sao y. Nhân viên giao nhận mang bộ hồ sơ đến chi cục Hải quan tại cảng xuất nộp bộ hồ sơ cho cán bộ Hải quan phụ trách đóng thực xuất . Cán bộ Hải quan tiếp nhận bộ hồ sơ, kiểm tra đối chiếu chứng từ với B/L ghi số B/L lên tờ khai mục dành cho xác nhận đóng thực xuất . Khi các chứng từ khớp với nhau cán bộ Hải quan sẽ đóng thực xuất cho lô hàng ký tên đóng dấu số hiệu công chức vào tờ khai mục số. 9.10 Lập bộ chứng từ thanh toán: Giao hàng xong , nhân viên ngoại thương của Việt D.E.L.T.A sẽ lập bộ chứng từ thanh toán theo đúng quy định của L/C hoặc hợp đồng . Bộ chứng từ thanh toán cho mỗi lô hàng tùy theo mặt hàng và yêu cầu củ