Luận văn Hoàn thiện kế toán hoạt động nhập khẩu hàng hóa tại công ty xuất nhập khẩu và xây dựng nông lâm nghiệp

về từng nghiệp vụ, nhìn vào số liệu trên chứng từ kế toán chưa thể đánh giá đúng đắn về tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Yêu cầu đặt ra đối với kế toán là phải tu nhận và xử lý các thông tin vừa chi tiết theo từng nghiệp vụ vừa mang tính hệ thống theo từng đối tượng kế toán, tổng hợp và hệ thống hoá thông tin về tình hình hoạt động của đơn vị. xuất phát từ yêu cầu quản lý, sổ kế toán được sử dụng để tập hợp, xử lý các nghiệp vụ kinh tế tài chính, hệ thống hoá tình hình và sự vận động của các đối tượng kế toán. Thông tin về các nghiêp vụ kinh tế phát sinh trên các chứng từ kế toán phân loại tập hơp trên các sổ kế toán theo những tiêu thức nhất định. Cuối kỳ số liệu trên các sổ kế toán sẽ được tổng hợp theo những chỉ tiêu kinh tế cần thiết để phản ánh trên các báo cáo tài chính của đơn vị và các báo cáo tổng hợp khác phục vụ yêu cầu quản lý Sổ kế toán bao gồm sổ tổng hợp, sổ chi tiết và sổ kế toán tổng hợp kết hợp chi tiết. Trong các donh nghiệp tuỳ thuộc vào hình thức kế toán mà donh nghiệp sử dụng các loại sổ khác nhau. Hình thức kế toán là hình thức tổ chức hệ thống sổ ké toán gồm số lượng, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ, trình tự và phương pháp ghi chép tập hợp, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp kế toán trên cơ sở các chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp. Theo chế độ kế toán hiện hành thì có các hình thức kế toán sau: - Hình thức kế toán nhật ký sổ sái - Hình thức kế toán nhật ký chung - Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ - Hình thức kế toán nhật ký chứng từ Mỗi hình thức đều có ưu nhược điểm riêng, tuỳ vào đặc trưng kinh doanh, quy mô và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp mà lựa chọn cho mình một hình thức kế toán phù hợp. Việc tổ chức hệ thống sổ kế toán khoa học và hợplý có ý nghĩa quan trọng, nó đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời đáp ứng yêu cầu của quản lý đồng thời góp phần nâng cao trình độ và năng suất lao động của nhân viên kế toán. Cụ thể sổ sách kế toán được tổ chức dưới bốn hình thức kế toán sau: 4.1 Hình thức Nhật ký sổcái Ghi hàng ngày Ghi hàng tháng Đối chiếu số liệu Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Số (thẻ) chi tiết TK 156, 151, 413, 331, 138, 338 Nhật ký - Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết TK 156, 151, 413, 331, 138, 338 Báo cáo tài chính Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán ghi vào Nhật ký-Sổ cái, sau đó ghi vào sổ thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng phải khoá sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ Nhật ký-Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) 4.2 Hình thức Nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ nhật ký chuyên dùng Sổ nhật ký chung Sổ (thẻ) chi tiết TK 156, 151, 413, 331, 138, 338 Sổ cái TK 151, 156 331, 138, 338 Bảng tổng hợp chi tiết TK 156, 151, 413, 331, 138, 338 Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi hàng tháng Đối chiếu số liệu Hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ váo chứng từ kế toán đã lập để ghi vào sổ Nhật ký chung theo đúng trình từ thời gian phát sinh của nghiệp vụ, sau đó căn cứ vao fcác số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái của từng tài khoản cho phù hợp. Đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, kế toán tiến hành ghi vào các sổ nhật ký chuyên dùng và các sổ chi tiết (nếu có). Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán tổng hợp số liệu trên các nhật ký chuyên dùng để ghi vào sổ cái của các tài khoản cho phù hợp. Cuối kỳ căn cứ vào số liệu trên sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh và căn cứ vào số liệu trên các sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp tổng hợp chi tiết. Số liệu trên các bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết sau khi đã được kiểm tra đối chiếu sẽ là cơ sở để lập báo cáo tài chính. 4.3 Hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ thẻ chi tiết TK 156, 151, 413, 331, 138, 338 Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết TK 156, 151, 413, 331, 138, 338 Sổ cái TK 156, 151, 413, 331, 138, 338 Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu Hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ sau khi đã được đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ thì được sử dụng để ghi sổ vào sổ cái của từng tài khoản. Nếu có sổ chi tiết, số liệu để ghi vào các sổ chi tiết được căn cứ vào các chứng từ gốc đã lập. Cuối kỳ tổng hợp số liệu trên sổ cái của các tài khoản để lập bảng cân đối tài khoản và tổng hợp số liệu trên các sổ chi tiết lập bảng tỏng hợp chi tiết. Số liệu trên các bảng cân đối tổng hợp sau khi kiểm tra đối chiếu sẽ được sử dụng để lập các báo cáo tài chính. 4.4 Hình thức nhật ký chứng từ Chứng từ gốc và bảng phân bổ chứng từ gốc Bảng kê số1,2,3,5,8,11 Nhật ký chứng từ số 1,2,5,6 Sổ thẻ kế toán chi tiết TK 156, 151,413,331, 131, 138, 338 Bảng tổng hợp chi tiết TK 156,151,413,331,131,138,338 Sổ cái TK 156,151,413,331,131,138,338 Báo cáo tài chính Hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào chứng từ, kế toán ghi vào các nhật ký chứng từ có liên quan. Đối với các nhật ký chứng từ đươc ghi căn cứ vào các bảng kê hoặc sổ chi tiết thì số liệu trên các chứng từ kế toán được ghi vào các bảng kê hoặc sổ chi tiết. Cuối tháng tổng hợp số liệu trên bảng kê hoặc sổ chi tiết để ghi vào nhật ký chứng từ. Đối với các khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động cần phải tính toán phân bổ sẽ được tập hợp trên các bảng phân bổ, cuối kỳ được tính toán phân bổ để ghi vào các bảng kê, nhật ký chứng từ có liên quan. Cuối kỳ tổng hợp số liệu trên các nhật ký chứng từ để ghi vào sổ cái của các tài khoản, căn cứ vào số liệu tổng hợp trên sổ cái, trên bảng tổng hợp số liệu chi tiết và trên các nhật ký chứng từ, bảng kê để lập các báo cáo tài chính. CHƯƠNG II TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU VÀ XÂY DỰNG NÔNG LÂM NGHIỆP . I. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU VÀ XÂY DỰNG NÔNG LÂM NGHIỆP I.Đặc điểm sản xuất và quản lý: 1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty Trụ sở chính của Công ty: 1004 Láng Thượng Đống Đa Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước thuộc Sở nông nghiệp Hà Nội. Tiền thân của Công ty là Xí nghiệp giống thiết kế trồng rừng được thành lập tháng 12/1984 và năm 1985 được đổi tên thành Công ty dịch vụ lâm nghiệp với hoạt động chủ yếu là kinh doanh trong nước và gia công hàng xuất khẩu, uỷ thác xuất khẩu qua các Tổng Công ty. Đến năm 1992 sau khi đã tích luỹ được nhiều kinh nghiệm trong việc làm gỗ xuất khẩu doanh nghiệp đã đổi tên thành Công ty kinh doanh nông lâm sản xuất nhập khẩu Hà Nội theo quyết định số 252/QĐ-VB cấp ngày 20/10/1992 của UBND Thành Phố Hà Nội. Đến năm 2000 doanh nghiệp đã đầu tư mở rộng quy mô hoạt động và đã đổi tên thành Công ty xuất nhập khẩu và xây dựng nông lâm nghiệp-Hà nội. Hoạt động kinh doanh chính của Công ty hiện nay là thu mua, chế biến các mặt hàng nông lâm sản để tiêu thụ nội địa và xuất khẩu. Công ty được Bộ lâm nghiệp cấp giấy phép chế biến gỗ và lâm sản số 3258/GBCNP ngày 22/11/1994 và Bộ Thương mại cấp giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp số 2051019 ngày 07/01/1993. Chức năng , nhiệm vụ của Công ty Chức năng: Là một doanh nghiệp lớn thuộc Sở nông nghiệp và phát triển nông thôn Hà Nội, Công ty XNK và xây dựng Nông lâm nghiệp được giao quyền tự chủ trong kinh doanh, tìm kiếm bạn hàng, tự hạch toán kinh doanh và đảm bảo kinh doanh có hiệu quả. Với chức năng chính là trực tiếp xuất nhập khẩu hay xuất nhập khẩu uỷ thác các mặt hàng giống cây trồng, cây ăn quả, cây bóng mát, cây cảnh để phục hồi môi sinh, môi trường, thi công các công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp, thuỷ lợi, tư vấn xây dựng các dự án về lâm nghiệp, môi sinh, môi trường và liên doanh liên kết với các đơn vị trong và ngoài nước... b. Nhiệm vụ của Công ty: - Xây dựng và tổ chức thực hiện có hiệu quả các kế hoạch sản xuất kinh doanh. - Tạo điều kiện cho các đơn vị trực thuộc, đơn vị liên doanh áp dụng các biện pháp nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu, cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên. - Tiếp cận và mở rộng thị trường, nghiên cứu nhu cầu thị trường, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật để nâng cao chất lượng hàng hoá, tăng ăng lực cạnh tranh. - Tuân thủ các chính sách, chế độ và luật pháp của Nhà nước có liên quan đến xuât nhập khẩu. Thực hiện nghiêm chỉnh các hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán và các văn bản mà Công ty đã ký kết. - Quản lý và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc Công ty theo quy chế hiệnhành của Nhà nước. 1.3. Cơ chế sản xuất kinh doanh: Mọi hoạt động kinh doanh đều được thực hiện theo cơ chế khoán kinh doanh áp dụng nội bộ trong Công ty. Mục đích khoán là tạo môi trường pháp lý cần thiết để các đơn vị chủ động, đưa ra các biện pháp tích cực, thích ứng với cơ chế thị trường, giải quyết tốt nhất những vấn đề phát sinh trong quá trình kinh doanh, nhằm hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu kinh tế và xã hội của Công ty. Ý nghĩa của khoán là từng bước sắp xếp lại tổ chức và lao động hợp lý, quản lý sản xuất kinh doanh bằng cơ chế định hướng. Thông qua việc kiểm soát bằng cơ chế phát triển kinh doanh, tận dụng triệt để trí tuệ, tài năng, nguồn vốn và sở trường của từng bộ phận để tăng lợi nhuận của Công ty, tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên toàn Công ty. Nguyên tắc khoán là đơn vị nhận khoán vay vốn Công ty theo khế ước , có hoàn trả gốc và lãi, tự chịu trách nhiệm về giá cả, tự cân đối các khoản chi phí, tiền lương và nộp lãi về Công ty theo quy định, chấp hành mọi quy định về tài chính và pháp luật của Nhà nước. Phân phối thu nhập theo lao động: người làm có hiệu quả hưởng nhiều, người làm hiệu quả ít hưởng ít, không làm không hưởng, chấp nhận sự chênh lệch về thu nhập giữa các bộ phận, giữa các cá nhân với nhau. 1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty - Giám đốc: Là người đứng đầu Công ty, điều hành trực tiếp tới tất cả các phòng ban, chịu trách nhiệm trước luật pháp và Bộ Thương mại về các hoạt động, hiệu quả kinh doanh của toàn Công ty. Giám đốc quản lý điều hành Công ty theo Luật doanh nghiệp Nhà nước, Luật lao động, nội quy lao động, hợp đồng lao động và quy chế khoán. - Hai Phó Giám đốc: Là người phụ tá giúp việc cho Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về phần việc của mình khi được Giám đốc uỷ nhiệm. - Phòng kỹ thuật lâm sinh: Nghiên cứu, phân tích, phát hiện chính xác từng mặt hàng được làm từ nguyên liệu gì. Xây dựng mẫu thiết kế sao cho phù hợp với chức năng nhiệm vụ, từ đó đưa ra những yêu cầu, từng loại vật liệu cho sản phẩm. Chịu trách nhiệm về gieo trồng cây xanh, thực hiện thiết kế các dự án xây dựng - Phòng kinh doanh XNK: Tổ chức nắm bắt thị trường trong và ngoài nước, quan hệ với các cơ quan chức năng trong nghành. Dựa trên cơ sở thực tế của Công ty để dự kiến kế hoạch lưu chuyển hàng hoá trong năm. Trực tiếp tạo nguồn hàng và thực hiện các thương vụ mua bán, đại lý uỷ thác, xuất nhập khẩu hàng hoá theo phương án được giám đốc duyệt. Giao dịc và làm thủ tục mua bán với khách hàng - Phòng kế toán tài vụ: Chịu trách nhiệm về quản lý tiền tệ vốn của Công ty, lập chứng từ ghi sổ, tính giá, báo cáo hoạt động tài chính đối với các cơ quan Nhà nước. - Phòng tổ chức hành chính: Chức năng chính làquản lý hành chính, văn thư, lưu trữ tài liệu hồ sơ chung. Duy trì thời gian làm việc, giữ vệ sinh, bảo đảm môi trường Công ty sạch đẹp văn minh... Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty xuất nhập khẩu và xây dựng nông lâm nghiệp- Hà Nội Giám đốc Công ty Phó Giám đốc Công ty Phòng Kỹ thuật Lâm sinh XN Đồ mộc Bao bì XK XN Thiết kế trồng rừng XN chuyển gỗ XN Lâm nghiệp XN Giống Lâm nghiệp Phòng Tổ chức Hành chính Phòng Tài vụ Kế toán Phòng Kinh doanh XNK Về lực lượng lao động hiện tại tổng số cán bộ công nhân viên của Công ty là 230 người ( có một số CNV nghỉ không lương ). Số nhân viên có trình độ đại học trở lên là 48 người. Trong đó trực tiếp tham gia sản xuất là 143 – 160 người. 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Tổ chức khoa học và hợp lý bộ máy quản lý tài chính kế toán tại Công ty là điều kiện cần thiết để cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đảm bảo việc quản lý tiền vốn và tài sản được tiến hành chặt chẽ, thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ, phát huy đầy đủ vai trò hạch toán kế toán trong quản lý hoạt động kinh doanh và tài chính doanh nghiệp. Căn cứ vào đặc điểm tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh, quy mô hoạt động cũng như trình độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính và khả năng trình độ của nhân viên kế toán, Công ty tiến hành tổ chức bộ máy kế toán đảm bảo nguyên tắc: - Thực hiện đúng quy định, điều lệ tổ chức công tác ké toán Nhà nước và quản lý vĩ mô. Phù hợp với chính sách, chế độ, yêu cầu quản lý và đặc điểm sản xuất kinh doanh của các đơn vị. Gọn nhẹ tiết kiệm hiệu quả. Sơ đồ bộ máy kế toán Công ty theo mô hình kế toán tập trung Trưởng phòng kế toán Phó phòng kế toán – tài chính Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán ngân hàng và TSCĐ Kế toán thanh toán đối ngoại Kế toán hàng hoá Số nhân viên kế toán của phòng kế toán Công ty có tổng số: 08 người * Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán: - Kế toán trưởng: Trưởng phòng kế toán tài chính chịu trách nhiệm điều hành chung công tác tổ chức kế toán của Công ty và các đơn vị trực thuộc. là người trực tiếp thông tin kế toán lên giám đốc và cơ quan Nhà nước có thẩm quyền và chịu trách nhiệm về các thông số, số liệu báo cáo giúp giám đốc lập các phương án tự chủ tài chính. - 02 Phó phòng kế toán phụ trách tài chính và phó phòng phụ trách kế toán cùng với kế toán trưởng chịu trách nhiệm điều hành chung công tác tổ chức kế toán của Công ty và của các đơn vị trực thuộc, theo dõi tình hình tài chính của Công ty đồng thời chịu trách nhiệm các khoản kế toán hàng hoá. - Kế toán tổng hợp: Là người có trách nhiệm kiểm tra đối chiếu số phát sinh của tất cả các tài khoản vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm. Định kỳ lập bảng cân đối kế toán, bảng cân đối tài khoản, bảng cân đối công nợ, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh quý, kết quả kinh doanh 6 tháng, cả năm, thuyết minh báo cáo tài chính. - Kế toán hàng hoá: Là người phụ trách hạch toán nghiệp vụ xuất nhập khảu hàng hoá theo từng thương vụ của một phòng kinh doanh xuất nhập khẩu cụ thể, chịu trách nhiệm theo dõi lượng hàng nhập, xuất tồn kho và thanh toán tiền hàng. - Kế toán thanh toán: Là người có nhiệm vụ nắm chắc các nguyên tắc chế độ tài chính và kế toán hiện hành để tính toán và giải quyết các vấn đề thanh toán của Công ty về thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kho bạc. - Kế toán ngân hàng và TSCĐ: Là người có nhiệm vụ theo dõi chặt chẽ các tài khoản tiền gửi ngân hàng và hoạt động tiền gửi, rút tiền của Công ty. Thực hiện tính khấu hao TSCĐ, quản lý TSCĐ về mua mới, thanh lý, nhượng bán... tình hình trích nộp khấu hao TSCĐ. Thủ quỹ : Quản lý, giám sát lượng tiền xuất nhập quỹ và tiền gửi ngân hàng. Kiểm tra, giám sát tình hình thu chi khi có phiếu thu – phiếu chi do kế toán thanh toán lập. 2.1 Hình thức kế toán áp dụng: Hiện Công ty sử dụng các công cụ hạch toán kế toán, lập các báo cáo tài chính theo quy định của Bộ tài chính. Do vậy Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán hàng tồn kho và hình thức sổ sách kế toán “ Chứng từ ghi sổ”. Trình tự ghi sổ chung: - Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ kế toán chi tiết. - Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối tài khoản. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ sổ ké toán chi tiết) được dùng để lập các báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư nợ và tổng số dư có của tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết. Kỳ kế toán bắt đầu từ 01/01/ N đến 31/12/ N Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính Kế toán hoạt động nhập khẩu hàng hoá tại công ty xuất nhập khẩu và xây dựng Nông lâm nghiệp. Đặc điểm hoạt động nhập khẩu hàng hoá tại Công ty . Công ty XNK và XD Nông Lâm Nghiệp là một trong những Công ty xuất nhập khẩu có tổng doanh thu từ hoạt động xuất nhập khẩu hàng năm tương đối lớn. Trong hoạt động nhập khẩu hiện có hai hình thức : Nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác. Mặt hàng nhập khẩu của Công ty rất đa dạng và phong phú nhưng chủ yếu vẫn là giống cây trồng và gỗ. Khi hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình nhập khẩu kế toán Công ty sử dụng tỷ giá thực tế. Đó là tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố. Chênh lệch tỷ giá phát sinh của các tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng ngoại tệ, ngoại tệ ký quỹ được xử lý vào ngày cuối của niên độ kế toán. Trong thương vụ nhập khẩu kho có chênh lệch tỷ giá phát sinh, kế toán thường phản ánh ngay vào TK 413 “Chênh lệch tỷ giá”. Về đồng tiền thanh toán ngoại, Công ty thường sử dụng các ngoại tệ mạnh như USD, EURO... để thanh toán trước, thanh toán ngay hay thanh toán sau cho người xuất khẩu. Về phương thức thanh toán Công ty thường sử dụng phương thức thanh toán chuyển tiền bằng điện, thư đối với khách hàng quen thuộc ngoài ra còn thanh toán bằng hối phiếu hay séc, thư tín dụng. Đối với giá cả hàng hoá nhập khẩu Công ty thường nhập theo điều kiện CIF (giá mua + cước phí vận tải ngoài nước + bảo hiểm quốc tế của hàng hoá nhập khẩu) hay điều kiện CFR (gồn giá mua + cước phí vận tải ngoài nước), nhưng điều kiện cơ sở giao hàng hay được sử dụng nhất là điều kiện CIF. Hiện tại Công ty áp dụng cơ chế khoán kinh doanh theo từng phương án của phòng kinh doanh xuất nhập khẩu và các đơn vị khác. Đối với phương thức thanh toán bằng thư tín dụng thì trình tự của một nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp được tiến hành như sau: + Trước hết phòng kinh doanh lập phương án kinh doanh hàng nhập khẩu. Trong đó phải nêu rõ được các thông tin cần thiết về khách hàng ngoại và khách hàng nội, hàng hoá nhập khẩu và hiệu qủa kinh doanh. Sau khi trình giám đốc và giám đốc duyệt thực hiện theo cơ chế khoán, phương án kinh doanh hàng nhập khẩu được gửi xuống phòng kế toán, kế toán trưởng ký và chuyển cho một kế toán hàng hoá theo dõi trực tiếp phòng kinh doanh đó. + Giám đốc uỷ quyền bằng văn bản cho trưởng phòng hoặc một cán bộ nghiệp vụ của phòng kinh doanh đứng ra đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng ngoại thương. + Trưởng phòng kinh doanh trình bản cam kết sử dụng vốn của Công ty hay vốn của Công ty vay ngân hàng vào đúng mục đích kinh doanh để giám đốc và kế toán trưởng duyệt. + Cùng ngày Giám đốc ký giấy uỷ quyền, trưởng phòng hoặc cán bộ nghiệp vụ đàm phán, ký kết chính thức hợp đồng ngoại thương. Nếu hàng nhập khẩu thuộc phạm vi hạn ngạch nhập khẩu của Công ty phải xin giấy phép xuất nhập khẩu. + Đồng thời kế toán thanh toán đối ngoại viết một giấy cam kết gửi đến ngân hàng để mở L/C với tổng trị giá như trong hợp đồng ngoại thương. Thường Công ty xin ký quỹ 10% và cam kết hoàn trả 90% còn lại đúng hạn. + Để thanh toán tiền ký quỹ mở L/C và chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu, nộp thuế qua ngân hàng kế toán viết uỷ nhiệm chi cho từng làn thanh toán hoặc nếu đã đồng ý với mọi chi phí phát sinh kế toán có thể uỷ quyền cho ngân hàng tự động thanh toán mà không cần phải có uỷ nhiệm chi. + Khi ngân hàng chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi của Công ty để mở L/C thì ngân hàng sẽ mở một sổ phụ để theo dõi. Định kỳ ngân hàng gửi sổ phụ cho Công ty dưới dạng sổ hạch toán chi tiết để Công ty theo dõi sự thay đổi của các tài khoản tiền gửi. + Sau khi mở L/C ngân hàng gửi cho Công ty một bản copy L/C và gửi bản chính L/C đến người xuất khẩu thông qua ngân hàng thông báo hoặc một ngân hàng nào đó ở nước ngoài mà L/C cho phép. Bộ chứng từ này thường gồm: Hoá đơn thương mại, Vận tải đơn, giấy chứng nhận bảo hiểm, giấy chứng nhận xuất xứ , giấy chứng nhận số lượng, phẩm chất, bảng kê chi tiết... Ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ. Nếu hoàn toàn phù hợp thì ngân hàng thông báo cho Công ty. trong vòng 07 ngày (tính từ ngày bộ chứng từ được gửi đến ngân hàng ngoại thương) Công ty phải chấp nhận thanh toán. Nếu chứng từ không phù hợp, ngân hàng sẽ thông báo cho Công ty biết tất cả các lỗi của bộ chứng từ, yêu cầu Công ty chọn chấp nhận thah toán (từng phần hoặc toàn bộ) hay không chấp nhận thanh toán. Nếu Công ty từ chối thanh toán thì ngân hàng gửi trả lại toàn bộ chứng từ cho người xuất khẩu. Nếu Công ty chấp nhận thanh toán thì ngân hàng sẽ giao toàn bộ chứng từ cho Công ty để đi nhận hàng. Khi nhận được giấy báo hàng về đến địa điểm giao hàng, Công ty chuẩn bị mọi điều kiện, phương tiện đi nhận hàng, bộ phận nghiệp vụ nhập khẩu mang bộ chứng từ đi nhận hàng, làm thủ tục hải quan nhập khẩu hàng, điền vào tờ khai hàng hoá nhập khẩu và phụ lục kèm theo tờ khai hàng hoá nhập khẩu. Trường hợp phát sinh hàng thừa thiếu,hàng hoá sai quy cách, kém phẩm chất Công ty có thể nhờ một trong những Công ty giám định như Vinacontrol để giám định hàng hoá nhập khẩu. Vinacontrol sẽ lập biên bản giám định chứng nhận tình trạng của hàng hoá và ký nhận, sau đó sẽ Fax cho bên xuất khẩu để hai bên cùng giả quyết. Tiếp đó chi cục quản cảng gửi cho Công ty giấy thông báo thuế, thu chênh lệch giá yêu cầu Công ty nộp thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt. Công ty sẽ uỷ nhiệm chi hay uỷ quyền cho ngân hàng nộp thuế . Mọi chi phí phát sinh trong qúa trình nhập hàng tuỳ vào việc thanh toán bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng mà kế toán sẽ lập chứng từ phù hợp. Nếu thanh toán bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu chi để thủ quỹ chi tiền. Nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng kế toán sẽ viết uỷ nhiệm chi hoặc uỷ quyền trực tiếp cho ngân hàng. Khi ngân hàng thanh toán xong sẽ gửi sổ phụ cho Công ty dưới dạng sổ hạch toán chi tiết có kèm theo giấy báo nợ của từng lần thanh toán. Khi ngân hàng thu thủ tục phí, bưu phí, điện phí thanh toán ngân hàng cũng gửi giấy báo nợ cho Công ty cùng sổ phụ như trên. Khi hàng hoá được vận chuyển về kho của Công ty, kế toán hàng hoá sẽ viết phiếu nhập kho. Đặc điểm nghiệp vụ tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty:Công ty XNK và XD NLN tiêu thụ hàng nhập khẩu theo phương thức bán buôn vận chuyển thẳng. b. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá Chứng từ sử dụng . Bộ chứng từ hàng hoá sử dụng trong nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác gồm: Hoá đơn thương mại. Vận tải đơn Giấy nhận bảo hiểm Giấy chứng nhận xuất xứ Giấy chứng nhận số lượng hoặc trọng lượng Giấy chứng nhận chất lượng Tờ khai hải quan Giấy thông báo thuế, thu chênh lệch giá. Biên lai thu thuế Hoá đơn GTGT Ngoài ra kế toán còn căn cứ vào các chứng từ khác để hạch toán như phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có. Tài khoản sử dụng Khi hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình nhập khẩu trực tiếp hay nhập khẩu uỷ thác kế toán Công ty sử dụng các tài khoản sau: TK 156 “Hàng hoá tự doanh” phản ánh trị giá trị hiện có và tình hình biến động theo giá thực tế của các loại hàng hoá nhập khẩu. TK 133 “Thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ” phản ánh số thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ và tình hình khấu trừ thuế. TK 133 được chi tiết thành 3 tài khoản: TK 133 11: “ Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ ”. Tất cả số thuế giá trị gia tăng của các chi phí mua hàng, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh ghiệp được hạch toán vào tài khoản này. TK 133 12: “Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ hàng hoá” TK 1312: “Phải thu khách hàng khác” phản ánh số phải thu từ người giao uỷ thác về các khoản chi phí hộ và tiền hàng uỷ thác nhập. TK 144 12: “ Ngoại tệ ký quỹ” TK 1562: “Hàng hoá xuất nhập khẩu uỷ thác” được dùng để phản ánh trị giá trị hàng hoá nhập khẩu uỷ thác và sự gia tăng giảm của các loại hàng hoá đó tại Công ty. TK 3311: “ Phải trả người cung cấp” phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản thanh toán giữa Công ty với người xuất khẩu về các laọi hàng hoá nhập khẩu trực tiếp. TK 3312: “Phải trả người cung cấp khác” phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản thanh toán giữa Công ty với người xuất khẩu về các loạii hàng hoá nhập khẩu uỷ thác. TK 3331 12: “Thuế GTGT đầu ra của hàng hoá uỷ thác” TK 3331 2: “ Thuế GTGT hàng nhập khẩu” TK 3333 1: ‘Thuế nhập khẩu” phản ánh số thuế nhập khẩu phải nộp của cả hàng hoá nhậ