Luận văn Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu với việc nâng cao hiệu quả kinh doanh tại Công ty Xuất nhập khẩu Intimex

CÔNG TY XNK INTIMEX 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty. Tiền thân của Công ty Xuất nhập khẩu Intimex hiện nay là Công ty xuất nhập khẩu nội thương và Hợp tác xã được thành lập theo quyết định 217 của Thủ tướng Chính phủ ngày 23 tháng 6 năm 1979. Ngày 22/10/1985 do việc điều chỉnh các tổ chức kinh doanh trực thuộc Bộ Nội Thương thông qua nghị định số 225/HĐBT đã chuyển Công ty xuất nhập khẩu Nội thương và hợp tác xã trực thuộc Bộ Nội thương thành Tổng Công ty xuất nhập khẩu Intimex, trụ sở đặt tại 96 Trần Hưng Đạo, Hà Nội. Công ty là doanh nghiệp Nhà nước, trực thuộc Bộ Thương Mại, có quy mô vừa, thực hiện chế độ hạch toán kinh doanh độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân, được mở tài khoản tại ngân hàng, được sử dụng con dấu riêng theo mẫu quy định. Công ty xuất nhập khẩu Intimex là một doanh nghiệp Nhà nước, kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp, kinh doanh thương nghiệp dịch vụ và khách sạn. Trong cơ chế cũ, Công ty tuy là một đơn vị kinh doanh nhưng lại bị trói buộc bởi chính sách quản lý chung của Nhà nước về thị trường và mặt hàng đã làm cho Công ty không thể phát huy hết khả năng của mình. Hoạt động tạo nguồn hàng trong nước chỉ đơn thuần áp dụng phương pháp uỷ thác theo kế hoạch, nhất thiết thông qua các đơn vị sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu địa phương. Mặt hàng xuất nhập khẩu chủ yếu của công ty trong giai đoạn này là hàng thủ công mỹ nghệ và một số mặt hàng phẩm được Bộ Nội Thương cho phép trích trong quỹ hàng hoá tiêu dùng trong nước để đưa trao đổi với nước ngoài. Đại hội Đảng lần thứ VI đã đề ra chủ trương chuyển đổi nền kinh tế nước ta sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nước, tạo cho nền kinh tế nói chung và hoạt động kinh doanh của Công ty nói riêng một luồng sinh khí mới. Thêm vào đó, Quyết định 217/HĐBT giao quyền chủ động cho các đơn vị sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện cho Công ty thoát khỏi những ràng buộc bấy lâu để tự do phát triển. Trong suốt quá trình hơn 20 năm hoạt động, Công ty đã trải qua nhiều thời kỳ khó khăn do tình hình chung của các doanh nghiệp trong thời kỳ quá độ chuyển đổi nền kinh tế, nhưng Công ty vẫn đứng vững và phát triển, mở rộng được thị trường cả trong và ngoài nước, đa dạng hoá các loaị kinh doanh, đa dạng hoá các mặt hàng. 2. Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của Công ty. Công ty xuất nhập khẩu Intimex có chức năng và nhiệm vụ chủ yếu sau: a. Chức năng Trực tiếp xuất khẩu và nhận uỷ thác xuất khẩu các mặt hàng công cụ sản xuất, nguyên liệu, hàng tiêu dùng, phương tiện vận tải, nông sản, thuỷ sản, hàng thủ công mỹ nghệ...kể cả chuyển khẩu, tạm nhập tái xuất. Kinh doanh thương nghiệp theo phương thức bán buôn và mở một số siêu thị tự chọn điển hình như trung tâm thương mại Intimex, siêu thị Hào Nam trên địa bàn Hà Nội phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Liên doanh sản xuất hàng hoá tiêu dùng như bột giặt, các chất tẩy rửa. Tổ chức sản xuất hàng may mặc để xuất khẩu sang thị trường Mỹ, EU và các nước Đông Âu. Lắp ráp xe gắn máy dạng CKD và IKD (lắp ráp toàn bộ và lắp ráp từng phần). Kinh doanh các loại hình dịch vụ như ăn uống, giải khát, nhận làm uỷ thác, nhận bán hàng đại lý ký giửi, đổi hàng, chi trả kiều hối, dịch vụ về du lịch, giao nhận và bảo quản hàng hoá xuất nhập khẩu. b. Nhiệm vụ của Công ty Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn về sản xuất, kinh doanh xuất nhập khẩu, gia công, lắp ráp, kinh doanh thương mại dịch vụ, kinh doanh nhà hàng khách sạn, du lịch, liên doanh đầu tư trong và ngoài nước, phục vụ người Việt Nam định cư ở nước ngoài... theo đúng pháp luật hiện hành của Nhà nước và hướng dẫn của Bộ Thương Mại. Đồng thời xây dựng các phương án kinh doanh, sản xuất để phục vụ việc phát triển theo kế hoạch và mục đích của Công ty. Tổ chức nghiên cứu nâng cao năng xuất lao động, đổi mới trang thiết bị, nâng cao chất lượng sản phẩm để phù hợp với thị hiếu khách hàng. Tổ chức tiếp thị tốt để nâng cao năng lực kinh doanh và khả năng cạnh tranh lành mạnh,bảo đảm kinh doanh có hiệu quả ngày càng cao. Chấp hành pháp luật Nhà nước, thực hiện các chế độ chính sách về quản lý và sử dụng tiền vốn, vật tư, tài sản, nguồn lực, thực hiện hạch toán kinh doanh, bảo toàn và phát triển vốn, thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước. Thực hiện đầy đủ mọi cam kết trong hợp đồng kinh tế đã ký kết với các tổ chức kinh tế trong nước và quốc tế. Tổ chức tốt bộ máy doanh nghiệp, quản lý toàn diện, đào tạo và phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên chức theo pháp luật, chính sách của Nhà nước và theo sự phân cấp của Bộ để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty. Chăm lo đời sống, tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động làm việc, thực hiện phân phối công bằng. Bảo vệ Công ty, bảo vệ môi trường, giữ gìn trật tự an ninh chính trị và an toàn xã hội trong phạm vi quản lý của Công ty theo quy định của pháp luật. 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty. Ban Gi¸m ®èc BCH C«ng ®oµn BCH §¶ng uû Phßng tæ chøc c¸n bé V¨n phßng c«ng ty Phßng qu¶n trÞ Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n Phßng kinh tÕ tæng hîp Phßng kiÓm to¸n néi bé Phßng nghiÖp vô KD6 Phßng nghiÖp vô KD4 Phßng nghiÖp vô KD10 Ban thu håi c«ng nî Phßng nghiÖp vô KD1 Phßng nghiÖp vô KD2 Chi nh¸nh Intimex Tp Hå ChÝ Minh XÝ nghiÖp may Intimex XÝ nghiÖp chÕ biÕn vµ KD XNK n«ng s¶n XÝ nghiÖp l¾p r¸p xe m¸y XÝ nghiÖp dÞch vô XNK XÝ nghiÖp Th­¬ng m¹i dÞch vô XNK Trung t©m Du lÞch, DÞch vô Th­¬ng m¹i Trung t©m th­¬ng m¹i Chi nh¸nh Intimex Tp H¶i Phßng Chi nh¸nh Intimex Tp §µ N½ng Biểu sè 1: MÔ HÌNH CƠ CẤU BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY XNK INTIMEX Đứng đầu Công ty là Giám đốc do Bộ trưởng Bộ Thương Mại bổ nhiệm và miễn nhiệm. Giám đốc quản lý điều hành Công ty theo chế độ một thủ trưởng và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Công ty trước pháp luật, trước Bộ Thương Mại và trước toàn thể các cán bộ công chức của Công ty. Giúp việc cho Giám đốc Công ty là 3 Phó Giám đốc. Phó Giám đốc Công ty do Giám đốc lựa chọn và đề nghị Bộ trưởng Bộ Thương Mại bổ nhiệm và miễn nhiệm. Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty, có trách nhiệm giúp Giám đốc Công ty tổ chức chỉ đạo, thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế ở Công ty (theo quy định hiện hành) phân tích hoạt động kinh tế, báo cáo kết quả hoạt động của Công ty theo quy định hiện hành của Nhà nước. Giám đốc Công ty được tổ chức bộ máy quản lý và mạng lưới kinh doanh phù hợp với nhiệm vụ của Công ty và quy định phân cấp quản lý tổ chức của Bộ Thương Mại. *Khối văn phòng Công ty: - Phòng tổ chức cán bộ và lao động tiền lương. - Phòng tài chính - kế toán. - Phòng kinh tế tổng hợp. - Phòng quản trị. - Phòng kiểm toán nội bộ - Văn phòng Công ty. - Ban thu hồi công nợ. - Các phòng nghiệp vụ kinh doanh XNK được biên chế tổ chức thành 5 phòng (Phòng nghiệp vụ kinh doanh 1, 2, 4, 6. 10). Ngoài nội dung kinh doanh XNK tổng hợp, mỗi phòng được Công ty xác định thế mạnh về thị trường, ngành hàng để giao nhiệm vụ thích hợp, đảm bảo việc thực hiện nhiệm vụ kế hoạch của Công ty. * Khối các đơn vị trực thuộc gồm có: - Chi nhánh Intimex thành phố Hồ Chí Minh. - Chi nhánh Intimex thành phố Đà Nẵng. - Chi nhánh Intimex thành phố Hải Phòng - Trung tâm Thương Mại (trụ sở 22-32 Lê Thái Tổ-Quận Hoàn Kiếm-Hà Nội) - Trung tâm du lịch, dịch vụ Thương mại (trụ sở 96-Trần Hưng Đạo-Hoàn Kiếm-Hà Nội) - Xí nghiệp Thương mại, dịch vụ Xuất Nhập Khẩu (trụ sở tại số 2- Lê Phụng Hiểu-Hoàn Kiếm-Hà Nội) - Xí nghiệp dịch vụ Xuất Nhập Khẩu (251-Minh Khai-Hai Bà Trưng-Hà Nội). - Xí nghiệp chế biến và kinh doanh XNK Nông sản (01-Đường Hùng Vương-Thị trấn Xuân Lộc-Huyện Long Khánh-Đồng Nai). - Xí nghiệp may Xuất khẩu (Thị trấn Văn Điển-Thanh Trì-Hà Nội) - Công ty có một Đảng bộ cơ sở có 118 Đảng viên, được tổ chức thành 9 chi bộ Đảng thuộc Đảng bộ Công ty. - Công ty có Công Đoàn cơ sở với hơn 500 đoàn viên Công đoàn, được tổ chức thành 10 công đoàn bộ phận. 4. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty. 4.1 Điều kiện vật chất kỹ thuật. a, Mạng lưới vật chất kỹ thuật Trụ sở chính của Công ty đặt tại 96 Trần Hưng Đạo-Hà Nội. Với hệ thống trang thiết bị đầy đủ, hiện đại đáp ứng kịp thời yêu cầu của sản xuất kinh doanh một cách thuận lợi. Hệ thống thông tin bao gồm các máy điện thoại, Fax, computer được trang bị đến tất cả các phòng ban và các chi nhánh, cửa hàng, có thể liên lạc với nước ngoài 24/24 giờ. Hệ thống máy tính trong Công ty đều được nối mạng nội bộ giữa các phòng ban và với bên ngoài góp phần đem lại những thông tin kinh doanh kịp thời. Nhà làm việc có diện tích 1.750 m2 Kho tàng 11.000 m2 Xe vận tải từ 1-10tấn: 22 chiếc Xe con từ 4-15 chỗ: 18 chiếc Phương tiện bốc dỡ Cần cẩu 10-12 tấn: 3s chiếc Xe nâng hàng 1,5 tấn: 6 chiễc Ngoài ra còn có trụ sở đặt tại số 22/23 Lê Thái Tổ, 251 Minh Khai, 11B Láng Hạ. Công ty có 4 gian nhà kinh doanh ở số 2 Lê Phụng Hiểu và một kho hàng ở Hải Phòng gồm 16.000 m2 đất và 4.500 m2 nhà kho. bên cạnh đó Công ty còn có kho Văn Điển với diện tích 6.000 m2 đất và 1.500 m2 nhà kho và 12.000 m2 ở Vĩnh Phúc hiện đang xây dựng khu sản xuất và lắp ráp phụ tùng xe máy. b, Lực lượng lao động. Công ty hiện nay đang dần dần kiệm toàn bộ máy lao động cho phù hợp với tình hình mới, đủ điều kiện gánh vác nhiệm vụ kinh doanh cả trong và ngoài nước, đi đôi với việc bồi dưỡng trình độ nghiệp vụ và ngoại ngữ cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty. Lao đông của Công ty có trên 960 người, trong đó lực lượng lao động thường xuyên 598 người và trong 598 người có 458 người là CBCNV dài hạn. Lực lượng lao động có tính chất thời vụ theo mùa hàng năm Công ty sử dụng bình quân 372 người. Nếu xét trên ba nhóm tổng thể điều hành, chuyên viên quản lý, nhóm nhân viên quản trị và nhóm nhân viên tác nghiệp thì ta có biểu bảng tổng hợp sau: Bảng 1: Cơ cấu lao động của Công ty Intimex năm 2002. Chỉ tiêu phân bổ lao động Số lượng (người) Tỉ lệ (%) 1. Tổng số lao động 960 100 2. Phân theo cơ cấu Tổng điều hành Chuyên viên quản trị Nhân viên tác nghiệp 4 224 732 0,42 23,33 76,25 3. Phân theo trình độ Đại học và trên Đại học Trung học và Cao đẳng Phổ thông trung học 430 245 285 44,79 25,52 29,69 Năm 2003, công ty dự định xây dựng một số siêu thị như siêu thị Hào Nam, đầu tư mở rộng sản xuất hàng may mặc xuất khẩu, Xây dựng nhà chung cư và siêu thị tại 11B Láng Hạ, xây dựng chi nhánh mới và văn phòng đại diện ở các tỉnh Quảng Ninh, Lạng Sơn... nên số lao động định biên của Công ty sẽ còn tiếp tục tăng. Nhìn chung, Công ty có cơ sở vật chất kỹ thuật tốt, hiện đại, đáp ứng được yêu cầu kinh doanh của Công ty. Hầu hết đội ngũ các cán bộ có sức khoẻ tốt, được tuyển chọn và có kinh nghiệm trong kinh doanh vì vậy Công ty là đơn vị có uy tín cao trong kinh doanh xuất nhập khẩu. c, Vốn: Bảng 2: Tình hình vốn kinh doanh của Công ty (1999-2002) Đơn vị: Triệu đồng Năm 1999 2000 2001 2002 Chỉ tiêu Vốn cố định 16.801 26.801 30.650 42.370 Vốn lưu động 20.816 20.816 23.617 23.857 Tổng số vốn kinh doanh 37.617 47.617 54.267 66.227 Tỷ lệ % tăng 26,6% 13,96% 22,04% Nguồn: Phòng Tài chính kế toán Công ty Năm 1999, tổng số vốn kinh doanh của Công ty là 37.617 triệu đồng sang năm 2000 sè chi nhánh mới thành lập lớn nên tổng số vốn kinh doanh của công ty tăng lên tới 47.617 triệu đồng tăng 26,6%. Năm 2001 tổng số vốn kinh doanh của Công ty 54.267 triệu đồng tăng 13,96%. Năm 2002 tổng số vốn kinh doanh của Công ty đạt 66.227 triệu đồng tăng 22,04%. Qua đó ta có thể thấy được quy mô sản xuất kinh doanh của Công ty không ngừng được mở rộng từ năm 1999 đến năm 2002. Công ty đã thực hiện nghĩa vụ nộp thuế với ngân sách Nhà nước như sau: Bảng 3: Tình hình nộp NSNN (1999-2002) Đơn vị: Triệu đồng Năm 1999 2000 2001 2002 Chỉ tiêu Thuế GTGT 14.500 18.500 20.500 23.600 Thuế tiêu thụ đặc biệt 2.500 4.200 4.900 5.200 Thuế xuất nhập khẩu 25.300 30.060 32.050 36.070 Thuế thu nhập doanh nghiệp 384 960 1.024 1.375 Thu trên vốn 690 800 890 928 Các khoản nộp khác 200 300 410 507 Tổng 42.574 54.820 59.774 67.680 Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh hàng năm của Công ty. Qua bảng 3 ta thấy tình hình nộp thuế của Công ty là khá tốt, mức nộp thuế của các năm luôn tăng. Trong các loạI thuế thì thuế Xuất nhập khẩu luôn chiếm tỷ trọng cao hơn cả, bởi xuất nhập khẩu là hoạt động kinh doanh chính của Công ty. Năm 1999 thuế xuất nhập khẩu của Công ty là 25.300 triệu đồng chiếm59,4%. Năm 2000 thuế xuất nhập khẩu là 30.060 triệu đồng chiếm 54.8%. Năm 2001 thuế xuất nhập khẩu là 32.050 triệu đồng chiếm 53,6%. Năm 2002 thuế xuất nhập khẩu là 36.070 triệu đồng chiếm 53.29%. Bảng 4: Kết quả kinh doanh (1999-2002) Đơn vị: Triệu đồng Năm 1999 2000 2001 2002 Chỉ tiêu 1. Tổng doanh thu DT nội địa DT XNK DT dịch vụ 425.000 157.000 266.000 2.000 491.000 165.000 320.000 6.000 580.000 212.000 360.000 8.000 868.000 302.000 556.000 10.000 2. Tổng chi phí 423.800 488.000 576.800 858.000 3. Lợi nhuận trước thuế 1.200 3.000 3.200 10.000 4. Vốn hoạt động 37.617 47.617 54.267 66.227 5. Lợi nhuận sau thuế 816 2.040 2.176 6.800 Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh hàng năm của Công ty. Bảng 4 cho thấy tổng doanh thu tăng hàng năm trong 4 năm 1999, 2000, 2001, 2002. Doanh thu về xuất khẩu luôn chiếm tỷ trọng lớn, vượt doanh thu trừ bán hàng trên thị trường nội địa. Điều này chứng tỏ rằng hoạt động kinh doanh xuất khẩu là hoạt động kinh doanh chính và mang lại lợi nhuận chủ yếu cho Công ty. 5. Đặc điểm về tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán Công ty Xuất nhập khẩu Intimex là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ thương mại, là Công ty có quy mô vừa, hoạt động kinh doanh đa dạng và tập trung chủ yếu về lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu nông sản, thuỷ hải sản, hàng thủ công mỹ nghệ. Công ty có một đội ngũ kế toán có trình độ cao, thường xuyên cử các cán bộ đi tập huấn và bồi dưỡng nâng cao trình độ và nắm bắt được những thay đổi về chế độ kế toán hiện hành. Về trang thiết bị được trang bị đầy đủ hệ thống máy tính có cài đặt phần mềm kế toán, giúp kế toán xử lý thông tin một cách nhanh chóng và thuận lợi trong việc hạch toán. Vì vậy công ty chọn mô hình tổ chức hạch toán kế toán theo hình thức “Chứng từ ghi sổ”. Bộ máy kế toán của công ty gồm 12 người, tất cả đều được đào tạo có trình độ từ Đại học trở lên. Nhiệm vụ của phòng Kế toán: Ghi chép, hệ thống hoá và cung cấp những thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị cho quản lý Doanh nghiệp. Kế toán trưởng là người có quyền hạn và trách nhiệm cao nhất trong bộ máy kế toán của Công ty. Chỉ đạo các bộ phận kế toán về mặt nghiệp vụ từ ghi chép đến việc sử dụng các sổ sách kế toán, chịu trách nhiệm về các thông tin do phòng kế toán cung cấp. Thay mặt giám đốc, tổ chức công tác kế toán tại Công ty và thực hiện các khoản đóng góp ngân sách Nhà nước. Tổng hợp số liệu kế toán, đưa ra các thông tin cuối cùng trên cơ sở số liệu sổ sách kế toán do kế toán các phần hành khác cung cấp. Kế toán tiền mặt: Ghi chép, kiểm tra và lập các phiếu thu, chi tiền mặt, theo dõi và hạch toán tiền mặt tại quỹ Công ty. Thường xuyên báo cáo tình hình tăng, giảm và tồn quỹ tiền mặt với kế toán trưởng theo tuần, tháng, quý và năm. Kế toán Tài sản cố định: Theo dõi tình hình biến động Tài sản cố định. Ghi sổ cho từng loại TSCĐ, cuối tháng căn cứ vào nguyên giá TSCĐ phản ánh trên sổ TSCĐ, kế toán tiến hành trích khấu hao, lập bảng tổng hợp trích khấu hao. Cung cấp các thông tin về nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại, nguồn vốn hình thành TSCĐ, cung cấp các thông tin về sử dụng TSCĐ và khấu hao TSCĐ. Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ: Ghi chép tình hình Nhập - Xuất – Tồn vật tư. Lập bảng tình giá thành thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Kế toán tiêu thụ hàng hoá và thanh toán với người mua: Lập sổ theo dõi người mua, phân loại nợ theo đối tuợng (bình thường, khó đòi, nợi không có khả năng thanh toán) để báo cáo kế toán trưởng và ban Giám đốc Công ty có biện pháp sử lý. Định kỳ đối chiếu sổ số dư với khách hàng và hạch toán các khoản thanh toán với khách hàng trên chứng từ. Kế toán thanh toán với ngân hàng: Cập nhật các khoản thu, chi vào sổ chi tiết các khoản tiền gửi, tiền vay ngân hàng và các tổ chức tín dụng. Thường xuyên theo dõi các khoản tiền khách hàng trả qua ngân hàng, lập các bảng kê chi tiết. Báo cáo kịp thời số dư và tình hình biến động của các khoản tiền vay, tiền gửi tại ngân hàng cho kế toán trưởng. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Tính tiền lương và các khoản trích theo lương: Tính lương trên cơ sở thời gian lao động và kết quả lao động theo các văn bản quy định của nhà nước và Công ty. Kiểm tra, lập hồ sơ thanh toán kịp thời, đầy đủ chế độ Bảo hiểm xã hội cho người lao động. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo quy định hiện hành. Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Ghi chép các chi phí: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung trong quá trình sản xuất kinh doanh căn cứ vào bảng phân bổ chứng từ. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán của Công ty Xuất nhập khẩu Intimex. KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n tæng hîp KT quü tiÒn mÆt KÕ to¸n TSC§ KÕ to¸n NVL vµ CCDC KT mua hµng vµ thanh to¸n víi ng­êi b¸n KT tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng KT thanh to¸n víi ng©n hµng KT b¸n hµng vµ thanh to¸n víi ng­êi mua 5.1 Hệ thống chứng từ tài khoản sử dụng - Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc nhận được kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ đó đồng thời tiến hành phân loại chứng từ vào Bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ Cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. - Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ Cái. Căn cứ vào sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh. - Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Khái quát các phần hành kế toán chủ yếu sau đây: Kế toán tài sản cố định: Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Kế toán lưu chuyển hàng hoá Kế toán chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành Báo cáo tài chính *Kế toán tài sản cố định Tài khoản sử dụng + TK 211 “Tài sản cố định hữu hình” + TK 212 “Tài sản cố định thuê tài chính”ư + TK 213 “Tài sản cố định vô hình” + TK 214 “Hao mòn tài sản cố định “ Ngoài các tài khoản trên trong quá trình hạch toán kế toán còn dùng các tài khoản khác có liên quan như: TK 111, 112, 133, 241, 311, 411, 441, 721, 821... Chứng từ sổ sách áp dụng: + Hoá đơn giá trị gia tăng hoặc hoá đơn bán hàng. + Mẫu số 01- TSCĐ: Biên bản giao nhận, thanh lý TSCĐ + Mẫu số 02- TSCĐ: Thẻ TSCĐ + Mẫu số 03- TSCĐ: Biên bản thanh lý TSCĐ + Mẫu số 04- TSCĐ: Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành. + Mẫu số 05- TSCĐ: Biên bản đánh giá lại TSCĐ + Bảng tính và phân bổ khấu hao. *Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Tài khoản sử dụng: + TK 334 “Phải trả công nhân viên” + TK 338 “Phải trả, phải nộp khác” Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác có liên quan như: TK 111, 112, 138, 141, 335, 622, 627, 641, 642... - Chứng từ sổ sách áp dụng: + Phiếu số 01/LĐTL: Bảng chấm công + Phiếu số 02/LĐTL: Bảng thanh toán tiền lương + Phiếu số 03/LĐTL: Phiếu ghi hưởng BHXH + Phiếu số 04/LĐTL: Phiếu thanh toán BHXH + Phiếu số 05/LĐTL: Bảng thanh toán tiền lương + Phiếu số 06/LĐTL: Phiếu xác nhận công việc hoàn thành + Phiếu số 07/LĐTL: Phiếu báo làm thêm giờ + Phiếu số 08/LĐTL: Hợp đồng giao khoán + Phiếu số 09/LĐTL: Biên bản điều tra tai nạn lao động *Kế toán nghiệp vụ bán hàng và thanh toán với người mua. Để hạch toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá Công ry sử dụng tính thuế GTGT bằng phương pháp khấu trừ và tính giá hàng hoá xuất kho theo phương pháp nhập trước-xuất trước. Tài khoản sử dụng: + TK 156 “Hàng hoá” + TK 157 “Hàng gửi bán” + TK 632 “Giá vốn hàng bán” + TK 511 “Doanh thu bán hàng” + TK 512 “Doanh thu tiêu thụ nội bộ” + TK 531 “Hàng bán bị trả lại” + TK 532 “Giảm giá hàng bán” + TK 151 “Hàng mua đang đi đường” Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác có liên quan như: TK 111, 112, 131, 1368, 911... Chứng từ sổ sách áp dụng: + Mẫu số 01 VT: Phiếu nhập kho + Mẫu số 02 VT: Phiếu xuất kho + Mẫu số 03 VT: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ + Mẫu số 04 VT: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức + Mẫu số 05 VT: Biên bản kiểm nghiệm hàng hoá + Mẫu số 06 VT: Thẻ kho + Mẫu số 07 VT: Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ + Mẫu số 08 VT: Biên bản kiẻm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá + Mẫu số 01a BH: Hoá đơn bán hàng + Mẫu số 01b BH: Hoá đơn bán hàng + Mẫu số 02 BH: Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho + Mẫu số 03 BH: Hoá đơn cước vận chuyển + Mẫu số 04 BH: Hoá đơn dịch vụ + Mẫu số 05 BH: Hoá đơn giám định hàng xuất, nhập khẩu + Mẫu số 06 BH: Hoá đơn cảng phí + Mẫu số 11 BH: Hoá đơn thu phí bảo hiểm *Tổ chức hạch toán chi phí sản xuât kinh doanh và tính giá thành Tài khoản sử dụng: + TK 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” + TK 622 “Chi phí nhân công trực tiếp” + TK 627 “Chi phí sản xuất chung” + TK 641 “Chi phí bán hàng” + TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” + TK 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” Chứng từ áp dụng: + Chứng từ phản ánh chi phí lao động: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH + Chứng từ phản ánh vật tư: Bảng phân bổ vật liệu công cụ dụng cụ + Chứng từ phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ + Chứng từ phản ánh chi phí dịch vụ mua hàng, chứng từ chi tiền mặt. + Chứng từ phản ánh các khoản thuế, phí phải nộp, đã nộp, + Chứng từ phản ánh chi phí bằng tiền khác. *Báo cáo tài chính Báo cáo tài chính của công ty gồm có: Bảng cân đối kế toán (mẫu B01-DN) Báo cáo kết quả kinh doanh (mẫu B02-DN) Thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu B09-DN) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (mẫu 03-DN) 5.2 Hình thức tổ chức sổ kế toán của Công ty Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán "Chứng từ ghi sổ" ThÎ & Sæ KT chi tiÕt Chøng tõ gèc Sæ quü B¶ng tæng hîp chøng tõ gèc Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ Chøng tõ ghi sæ Sæ c¸i B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o c¸o tµi chÝnh Ghi chó: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu: II. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX Hoạt động nhập khẩu là một trong những hoạt động kinh doanh chủ yếu tại công ty XNK Intimex. Đây là một hoạt động phức tạp nó đòi hỏi kế toán phải có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ vững vàng về hạch toán kế toán cũng như về kinh koanh quốc tế để hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh đúng đắn, chính xác, kịp thời. Bộ phận kế toán hàng nhập khẩu ở công ty phải theo dõi cả quá trình nhập khẩu hàng hoá và tiêu thụ hàng nhập khẩu. 1. Hạch toán quá trình nhập khẩu tại công ty Intimex 1.1. Trình tự và thủ tục nhập khẩu hàng hoá tại công ty: Trong một thương vụ nhập khẩu từ nước ngoài, trình tự tiến hành và thủ tục cần thiết là tương tự nhau trong cả hai hình thức là nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác . * Trình tự tiến hành nhập khẩu trực tiếp : - Trước hết các phòng xuất nhập khẩu phải tìm kiếm nguồn hàng của các đơn vị nước ngoài thong qua các hình thức đàm phán, giao dịch trực tiếp căn cứ vào đơn đặt hàng của bên mua và đơn chào hàng của bên bán, phòng xuất nhập khẩu tiến hành lập phương án kinh doanh trình lên tổng giám đốc phê duyệt . - Sau khi đàm phán có kết quả phòng xuất nhập khẩu ký hợp đồng ngoại chính (hợp đồng xuất nhập khẩu) hợp đồng này phải được ký kết theo đúng nguyên tắc, quy định của pháp luật dưới hình thức văn bản. Nội dung của hợp đồng phải ghi rõ: chủ thể của hợp đồng, tên hàng hoá, điều kiện thanh toán. Theo nội dung cả hai bên đã thoả thuận. Hợp đồng này đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên cũng như xác định rõ của mỗi bên hợp đồng này được lập với số lượng bản tuỳ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên nhưng nhiều hơn hai bản có thể bằng tiếng Anh hay tiếng Việt. - Sau khi ký kết hợp đồng, phòng xuất nhập khẩu đem hợp đồng xuất trình bộ thương mại xin xác nhận vào hợp đồng và xin hạn ngạch nhập khẩu (đối với những mặt hàng được quản lý bằng hạn ngạch) trên cơ sở những giấy tờ được xác nhận và giấy phép nhập khẩu, nhân viên phòng xuất nhập khẩu chuyển sang phòng kế hoạch tài chính, nhân viên kế toán xem các thủ tục cần thiết để mở L/C. Sau đó ngân hàng gửi cho bên bán thông qua ngân hàng của họ và cho mở L/C. Hai bên xem xét nếu thấy điều khoản nào không hợp lý thì cùng thoả thuận sửa đổi, khi hai bên đã chấp nhận mọi điều khoản trong L/C thì bên bán tiến hành chuyển hàng. - Trước khi giao hàng, bên bán gửi cho Intimex một bộ chứng từ ngoại. Thông thường bộ chứng từ gồm: + Xác nhận thông báo bằng điện đã giao hàng (Con firmation of cabl adviceforshipment) + Hoá đơn thương mại (Siqued conmercial invoice) + Vận tải đơ