Luận văn Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty cổ phần dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội- HAPHARCO

xuất khẩu theo quy định của ngân hàng. Thực hiện vay và trả nợ ngân hàng theo khả năng tài chính của Công ty. Kế toán theo dõi báo cáo các chi nhánh: a- Chức năng: Làm công tác kế toán liên quan đến báo cáo tài chính của các đơn vị đã lên bảng cân đối kế toán. b- Nhiệm vụ: Tổng hợp số liệu của các đơn vị để lên báo cáo tài chính toàn Công ty. Xem xét, thẩm định các số liệu trên báo cáo của các đơn vị. Báo cáo Kế toán trưởng, lãnh đạo Công ty về tình hình tài chính của các đơn vị. Hướng dẫn các đơn vị làm báo cáo theo đúng quy định của Nhà nước và Công ty. *) Trách nhiệm, quyền lợi: Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về tính chính xác của số liệu kế toán, về quy trình vận hành của bộ máy kế toán; ký duyệt các báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán thuế. Kế toán trưởng có quyền phân công và chỉ đạo trực tiếp công việc của tất cả các nhân viên kế toán toàn Công ty về công việc thuộc nghiệp vụ kế toán, thống kê. Các vị trí khác đều phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của số liệu báo cáo; có quyền đề xuất vướng mắc trong công việc với Kế toán trưởng.Thủ quỹ phải chịu trách nhiệm về sự thất thoát, nhầm lẫn số tiền còn trong két. Kế toán tiền mặt & tiền gửi ngân hàng có quyền từ chối làm thủ tục thanh toán những chứng từ không đảm bảo thủ tục; thủ quỹ có quyền từ chối chi những chứng từ không hợp lệ. 2.2.2. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán của Công ty: Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp đã thay thế Quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 01-11-1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành “Chế độ kế toán doanh nghiệp”. Chế độ mới ra đời để phù hợp với công tác hạch toán kế toán trong bối cảnh kinh tế hiện tại và vừa hướng tới tương lai. Quyết định 15 ra đời dựa trên nền tảng của quyết định 1141 và các thông tư hướng dẫn, sửa đổi trước đây mà Công ty đã áp dụng vì vậy có thể nói về cơ bản công tác kế toán của Công ty đã tuân thủ quyết định 15, một số quy định mới đang trong quá trình tìm hiểu để vận dụng trong tương lai. Phòng kế toán đã áp dụng phần mềm kế toán CADS 2005 vào công tác kế toán nhằm tăng cường tính chính xác, kịp thời của thông tin kế toán. Đây là một phần mềm kế toán riêng được thiết kế trên cơ sở thực tế hạch toán kế toán của đơn vị, vì vậy phục vụ hiệu quả cho công tác kế toán. Tương ứng với phần mềm kế toán của phòng kế toán thì phòng kinh doanh cũng có một phần mềm riêng. 2.2.2.1. Chính sách kế toán chung áp dụng tại Công ty: Niên độ kế toán theo năm tài chính (từ 01/01/N đến 31/12/N). Công ty sử dụng đồng Việt Nam trong ghi chép và hạch toán. Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra VNĐ theo tỷ giá của ngân hàng giao dịch. (tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh.) DN áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Đơn vị chọn tính giá hàng hóa xuất dùng theo phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO). Khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng theo quyết định số 206/2003/ QĐ- BTC ngày 12/12/2003 hướng dẫn quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ. 2.2.2.2. Chế độ tài khoản: Hệ thống tài khoản sử dụng ở đơn vị theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp bao gồm các tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán và các tài khoản ngoài bảng. Bên cạnh hệ thống tài khoản chuẩn, để thuận tiện cho việc quản lý một số tài khoản được mở chi tiết đến cấp 3 để theo dõi cho từng đối tượng. (Xem phụ lục 3) 2.2.2.3. Chế độ chứng từ: DN sử dụng hệ thống mẫu chứng từ theo quy định của Bộ tài chính và một số chứng từ ban hành theo các văn bản pháp luật khác. Cụ thể hệ thống chứng từ sử dụng bao gồm: Tài sản cố định Hàng tồn kho Biên bản thanh lý TSCĐ Biên bản kiểm kê TSCĐ Biên bản giao nhận TSCĐ Hóa đơn mua TSCĐ ....... Bảng kê mua hàng Phiếu báo hàng hóa còn lại cuối kỳ Biên bản kiểm kê sản phẩm, hàng hoá Biên bản kiểm nghiệm sản phẩm, hàng hoá ....... Bán hàng Tiền tệ Hoá đơn Giá trị gia tăng Hoá đơn bán hàng thông thường Bảng kê thu mua hàng hoá mua vào không có hoá đơn Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ....... Phiếu thu, Phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh toán tiền tạm ứng Biên lai thu tiền Ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi Giấy báo nợ, giấy báo có ....... Bảng số 3: Hệ thống chứng từ sử dụng tại đơn vị 2.2.2.4. Chế độ sổ sách: Để phù hợp với quy mô hoạt động lớn và phân tán của Công ty cũng như thực hiện chuyên môn hóa và phân công lao động kế toán, DN tổ chức ghi chép sổ kế toán theo hình thức nhật ký- chứng từ. Quy trình ghi sổ theo sơ đồ 2.3: Các loại sổ sử dụng bao gồm: - Nhật ký chứng từ: NKCT số 1 (ghi có TK 111), NKCT số 2 (ghi có TK 112), NKCT số 4 (ghi có TK 311, 315, 341, 342), NKCT số 5 (theo dõi TK 331), NKCT số 6 (theo dõi TK 151), NKCT số 8 ( ghi có các TK 155, 156, 157, 632, 635, 641, 642, 511, 512, 515, 711, 811, 421, 911), NKCT số 9 (ghi có các TK 211, 212, 213), NKCT số 10 (ghi có các TK còn lại chưa được phản ánh từ nhật ký 1->9) - Bảng kê: Bảng kê số 1 (ghi nợ TK 111), bảng kê số 2 (ghi nợ TK 112), bảng kê số 5 (tập hợp CPBH, CPQLDN, chi phí XDCB -TK 641, 642, 241), bảng kê số 6 (tập hợp chi phí theo dự toán -TK 142, 242, 335), bảng kê số 8 (tổng hợp nhập- xuất- tồn- phản ánh tình hình biến động và số hiện có của thành phẩm, hàng hóa), bảng kê số 10 (hàng gửi bán), bảng kê số 11 (thanh toán với khách hàng -TK 131) - Bảng phân bổ: gồm 2 bảng + Bảng phân bổ số 2- bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (ghi có TK 152, 153) + Bảng phân bổ số 3- bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (ghi có TK 214) Sổ quỹ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Sổ tổng hợp chi tiết Bảng kê Hệ thống nhật ký chứng từ Sổ cái Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu Sơ đồ 2.3: Quy trình ghi sổ theo hình thức nhật ký- chứng từ - Sổ chi tiết được mở cho tất cả các tài khoản cấp 2, 3, 4 mà DN sử dụng như: Sổ chi tiết hàng hóa mở cho từng kho, từng loại mặt hàng. Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua được mở cho từng đối tượng người bán, người mua. Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay được mở cho từng ngân hàng. Sổ chi tiết các tài khoản khác (TK141,…) - Thẻ TSCĐ, thẻ kho, thẻ đống - Sổ cái: 1 quyển để tập hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán của doanh nghiệp. Mỗi tài khoản được mở một hoặc một số trang liên tiếp trên sổ cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán. 2.2.2.5. Chế độ báo cáo tài chính: Hệ thống báo cáo Công ty đang sử dụng bao gồm báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. Báo cáo tài chính được lập theo đúng quy định của chế độ kế toán, còn báo cáo quản trị sẽ được lập tùy thuộc theo yêu cầu cung cấp thông tin của ban lãnh đạo DN. Các báo cáo kế toán có vai trò rất quan trọng cho việc ra quyết định của cấp quản trị do vậy báo cáo được lập luôn phải đảm bảo yêu cầu khách quan, trung thực, chính xác và kịp thời. Kế toán tổng hợp sẽ chịu trách nhiệm lập các báo cáo kế toán cho giám đốc Công ty và phải được Kế toán trưởng thông qua. Các báo cáo theo quy định chung có: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doanh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính Trong đó Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh được lập vào cuối mỗi tháng và cuối năm. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính được lập vào cuối năm. Các báo cáo dùng cho quản trị nội bộ đơn vị gồm: Báo cáo quỹ Báo cáo hàng nhập Báo cáo hàng xuất Báo cáo bán hàng Báo cáo hàng tồn kho Báo cáo công nợ Báo cáo chi tiết, tổng hợp TSCĐ 2.3. Thực trạng kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty cổ phần dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội- HAPHARCO 2.3.1. Đặc điểm hàng hoá kinh doanh và quản lý hàng hoá tại Công ty 2.3.1.1. Các mặt hàng kinh doanh của Công ty và đặc điểm của nó: Thuốc là một loại hàng hoá đặc biệt, giữ vai trò quan trọng trong công tác phòng và chữa bệnh của nhân dân, ảnh hưởng trực tiếp đến sức khoẻ của con người. Vì vậy, mỗi sản phẩm thuốc từ khi sản xuất đến khi tiêu thụ đều phải đáp ứng đầy đủ những tiêu chuẩn hết sức nghiêm ngặt. Bên cạnh đó đòi hỏi công tác quản lý hàng hoá cũng phải rất chặt chẽ, tuân thủ đúng hạn sử dụng cũng như quy định bảo quản các loại thuốc. Các sản phẩm của Công ty cổ phần dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội rất đa dạng phục vụ cho nhiều đối tượng khách hàng nhưng nhìn chung có những đặc điểm chủ yếu sau: Thuốc tây y là sản phẩm kinh doanh chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng lượng hàng hoá kinh doanh của Công ty. Với hơn 2.000 loại thuốc tây y khác nhau, hàng năm doanh thu từ kinh doanh thuốc tây y chiếm khoảng 68% tổng doanh thu của Công ty. Theo yêu cầu của ngành cũng là để tiện theo dõi, phòng kinh doanh đã dựa vào công dụng hệ thuốc để chia thuốc tây y thành những nhóm sản phẩm như sau: Nhóm thuốc tiêu hoá Nhóm thuốc sát trùng, kháng virut, kí sinh trùng Nhóm thuốc phụ khoa Nhóm thuốc nội tiết Nhóm thuốc an thần Nhóm thuốc chống dị ứng Nhóm thuốc đường hô hấp Nhóm thuốc dùng cho mắt, mũi, miệng, họng Nhóm thuốc chống ung thư và tăng cường miễn dịch Nhóm thuốc bổ, vitamin và muối khoáng Thiết bị y tế cũng là một lĩnh vực kinh doanh của Công ty. Công ty có một cửa hàng thiết bị y tế với quy mô lớn tại 119 Hàng Buồm- Hà Nội. Cửa hàng chủ yếu cung cấp thiết bị y tế theo hợp đồng đặt mua cho các bệnh viện, trạm y tế và một số ít là phục vụ nhu cầu của nhân dân. Ngoài ra Công ty còn tham gia kinh doanh nam dược tại 59 Lãn Ông- Hoàn Kiếm- Hà Nội. Đây là loại thuốc đặc trưng của dân tộc dựa trên các bài thuốc cổ truyền dân gian. Thuốc có nguồn gốc từ thảo dược nên có thế mạnh nhất định so với thuốc tây y có tác dụng chữa bệnh tương tự như ít tác dụng phụ. Việc đa dạng hoá các mặt hàng kinh doanh, phục vụ tốt nhất nhu cầu của nhân dân là một yêu cầu tất yếu hiện nay. Nắm bắt được yêu cầu đó Công ty đã mở rộng các mặt hàng, kinh doanh thêm hoá chất, vacxin, sinh phẩm, nguyên phụ liệu ngành y và một cửa hàng kính thuốc tại 52 Tràng Tiền. Như vậy, xuất phát từ đặc điểm hàng hoá kinh doanh và qua xem xét nhu cầu thị trường hiện nay ta có thể thấy các sản phẩm thuốc của Công ty đều mang tính ổn định, có tính liên tục cao, nhu cầu về sản phẩm của Công ty là khá lớn. Với phạm vi hạn chế của một luận văn tốt nghiệp, em chỉ xin tập trung nghiên cứu hoạt động lưu chuyển của thuốc tây y là mặt hàng kinh doanh chiếm tỷ trọng lớn nhất hiện nay tại Công ty. 2.3.1.2. Cách thức mã hoá hàng hoá và quản lý kho hàng a- Cách thức mã hoá hàng hoá: Để quản lý một số lượng lớn thuốc đa dạng về chủng loại, đồng thời góp phần phản ánh kịp thời dữ liệu phát sinh từ các giao dịch thì mã hoá thông tin là một việc làm tất yếu với mục đích giúp nhận diện nhanh chóng đối tượng, tránh nhầm lẫn. Đồng thời trong điều kiện thực hiện kế toán máy của Công ty hiện nay thì đây là công việc cần làm để tiết kiệm tài nguyên của hệ thống. Cụ thể, các sản phẩm thuốc của Công ty được quản lý chi tiết theo tên thuốc, hàm lượng đóng gói, xuất xứ, quy cách đóng gói, nơi cung cấp thuốc vì vậy khối lượng thẻ kho được mở để quản lý khối lượng thuốc này là rất lớn. Ví dụ 1: Với thuốc Vitamin C được chi tiết như sau: Vitamin C Dạng tiêm 0,1g nội …… ……. 0,1g ngoại …… ……. 0,5g nội …… ……. 0,5g ngoại Hộp 5 ống Alcon Pharmaceuticals Ltd Hộp 10 ống Alcon Pharmaceuticals Ltd Dạng uống 0,5g nội Lọ 100 viên XN dược phẩm TW1 XN dược phẩm TW2 Lọ 400 viên XN dược phẩm TW1 XN dược phẩm TW2 0,5g ngoại …… ……. 0,1g nội …… ……. 0,1g ngoại …… ……. Bảng số 4: Ví dụ về quản lý chi tiết thuốc Việc mã hoá thuốc được thực hiện như sau: mỗi loại thuốc khác nhau được đặt một mã riêng đại diện cho tên hàng, mã này sẽ lấy 4 hoặc 5 ký tự đầu tên thuốc. Ví dụ Vitamin C sẽ được đặt mã là VitC. Cùng một loại thuốc nhưng có hàm lượng đóng gói, xuất xứ, quy cách đóng gói, nơi cung cấp thuốc khác nhau lại được mã hoá cụ thể thêm bằng 3 ký tự cuối là số thứ tự quy ước cho từng loại mặt hàng. Sau đây là bảng trích danh mục thuốc- bảng số 5. b- Cách thức quản lý kho hàng: Hàng trong kho được chia theo khu vực để riêng thuốc tây y, thiết bị y tế,…. Đối với thuốc tây y thủ kho sắp xếp theo vần A,B,C để vừa tiện theo dõi vừa dễ tìm và theo thứ tự lô hàng tránh tình trạng để thuốc quá hạn trừ những hàng đặc chủng cần tách riêng như thuốc độc, hàng phục vụ phẫu thuật. Hiện nay Công ty có 11 kho hàng trong đó có một tổng kho tại 109 Trường Chinh và các kho nhỏ hơn của các chi nhánh. Tổng kho là nơi để thuốc của Công ty, từ đây sẽ cung cấp thuốc cho các chi nhánh. Để phục vụ cho công tác quản lý hàng hoá và theo dõi tình hình hoạt động của các kho dễ dàng, Công ty cũng tiến hành mã hoá các kho. Ký hiệu của các kho đều là KT và cụ thể thêm bằng cách đánh số thứ tự từ 01. Cụ thể, ta có bảng trích danh mục kho của Công ty- bảng số 6. STT Mã thuốc Thông tin về thuốc Đơn vị Quy cách …. …….. ………… ….. …………. 125 Amp03 Ampelop vỉ 10 viên của TRAPHACO hộp 10viên/vỉ,9vỉ/hộp, 48hộp/kiện … …….. ………… ….. …………. 502 Ben Benzosali 10g của TRAPHACO tube 10g/tube, 400tube/kiện …. ……... ……….. …… …………. 1748 VitC15 VitaminC 0,5g của Alcon Pharmaceuticals Ltd tube 0,5g/tube,5tube/hộp, 240hộp/kiện …. ……... ……….. …… …………. 1753 VitC20 VitaminC 0,5g của XN dược phẩm TW 1 lọ 100viên/lọ, 240lọ/kiện …. ……… ……….. …… ………… Bảng số 5 : Bảng trích danh mục thuốc Mã kho Tên kho KT01 Tổng kho 109 Trường Chinh KT02 Kho Khương Đình KT03 Kho Tứ Hiệp KT04 Kho Cát Linh ……….. ……….. Bảng số 6: Bảng trích danh mục kho hàng Mỗi kho có thể có 2 hay 3 thủ kho tùy theo quy mô của kho để giúp quản lý hiệu quả hàng hóa. Thủ kho có 2 thẻ: thẻ kho và thẻ đống. Với mỗi một mã hàng hoá thủ kho phải lập một thẻ kho riêng vì vậy bộ thẻ kho của thủ kho gồm nhiều thẻ kho được xếp theo vần A, B, C của mã hàng. Mỗi thẻ kho lại gồm một hoặc nhiều tờ xếp lại. Thẻ kho này được theo dõi theo từng năm, và tính cộng dồn cho từng tháng. Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ,... thủ kho sẽ kiểm tra đầy đủ tính hợp lệ, hợp lý của chứng từ và tiến hành ghi vào thẻ kho. Mỗi chứng từ gốc được ghi một dòng trên thẻ. Định kỳ vào cuối mỗi tháng, thủ kho tính ra số lượng tồn trên từng thẻ kho theo công thức: Số lượng tồn cuối tháng = Số lượng tồn đầu tháng + Số lượng nhập trong tháng - Số lượng xuất trong tháng Do số lượng hàng hoá quản lý nhiều nên để thuận tiện cho việc đối chiếu tồn kho với kế toán, cuối mỗi tháng dựa trên thẻ kho của từng mặt hàng thủ kho sẽ kết xuất ra “Báo cáo kho hàng” để theo dõi tổng quát sự biến động của các hàng hoá trong kho. Mỗi một mã hàng sẽ được ghi một dòng trên báo cáo kho hàng với các thông tin: mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, tồn đầu tháng, số lượng nhập trong tháng, số lượng xuất trong tháng, tồn cuối tháng. Báo cáo kho hàng sẽ được thủ kho dùng để đối chiếu với “Biểu tồn kho” của kế toán kho về mặt số lượng. Ví dụ 2: Mẫu thẻ kho theo dõi một số nghiệp vụ nhập xuất của mặt hàng VitaminC 0,5g dạng lọ 100viên của XN dược phẩm TW 1 trong tháng 12/2006 (biểu số 1). Bên cạnh thẻ kho thủ kho còn sử dụng thẻ đống. Thẻ này được ghim luôn trên giá thuốc giúp cho thủ kho thuận tiện trong việc ghi chép và theo dõi tình hình nhập, xuất của hàng. Mỗi lần nhập, xuất thủ kho có thể ghi luôn trên thẻ đống rồi từ đó ghi vào thẻ kho tránh hiện tượng quên ghi vào thẻ kho do nhiều nguyên nhân. Định kỳ, thủ kho có thể dựa trên số tồn kho của tháng trước và số liệu trên thẻ đống của tháng này để tính ra số tồn kho cuối tháng rồi đối chiếu với thẻ kho giúp quản lý hiệu quả hàng và cũng nhanh chóng tìm ra nguyên nhân của sự chênh lệch. Ví dụ 3: Mẫu thẻ đống của mặt hàng VitaminC 0,5g dạng lọ 100viên của XN dược phẩm TW 1 (biểu số 2): Ví dụ 4: Trích báo cáo kho hàng do thủ kho kho 109 Trường Chinh lập cho tháng 12/2006 (biểu số 3): 2.3.2. Thủ tục, chứng từ mua - bán hàng hoá tại Công ty: 2.3.2.1. Một số nội dung về quá trình mua hàng tại Công ty Đơn vị: CP DƯỢC PHẨM TBYT HÀ NỘI (HAPHARCO) Tên kho: Kho 109 Trường Chinh- KT01 Mẫu số 06-VT Ban hành theo QĐ số: 1141/TC/QĐ-CĐKT Ngày 01-11-1995 của Bộ Tài chính THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/12/2006 Tờ số: 1-2 - Tên nhãn hiệu, quy cách hàng: VitaminC 0,5g dạng 100viên/lọ, 240lọ/kiện của XN dược phẩm TW1 - Đơn vị tính: Lọ Mã hàng: VitC20 STT Chứng từ Trích yếu Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán SH NT Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 Tồn kho đầu tháng 250 1 PN 005/12 02/12 Nhập kho theo hợp đồng 3298/2006 02/12 1.440 1.690 2 PX 015258 04/12 Xuất kho theo lệnh điều động số 15258NB/2006 04/12 350 1.340 3 PX 015274 07/12 Xuất kho theo lệnh điều động số 15274NB/2006 07/12 550 790 4 PN 027/12 07/12 Nhập kho theo hợp đồng 3312/2006 07/12 1.920 2710 5 PX 015279 08/12 Xuất kho theo lệnh điều động số 15279NB/2006 08/12 700 2.010 6 HĐ 027398 13/12 Xuất hàng cho bệnh viện Giao thông vận tải 13/12 800 1.210 7 HĐ 027415 15/12 Xuất hàng cho phòng khám Ngọc Khánh 15/12 150 1.060 8 PX 015317 19/12 Xuất kho theo lệnh điều động số 15317NB/2006 19/12 815 245 9 PN 058/12 21/12 Nhập kho theo hợp đồng số 3319/2006 21/12 2.880 3.125 …. ….. …… …………. ….. 17 HĐ 027457 26/12 Xuất kho theo đơn đặt hàng của bệnh viện Xây Dựng 26/12 500 1.425 ….. ….. ….. ………… ….. Cộng phát sinh 8.880 8.375 Tồn kho cuối tháng 755 Kế toán kho (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2006 Người lập biểu (ký, họ tên) Biểu số 1: Mẫu thẻ kho Đơn vị:CP DƯỢC PHẨM TBYT HÀ NỘI (HAPHARCO) Tên kho: Kho 109 Trường Chinh- KT01 THẺ ĐỐNG Ngày lập thẻ: 01/12/2006 Tờ số:1-2 - Tên, nhãn hiệu, quy cách hàng: VitaminC 0,5g dạng 100viên/lọ, 240lọ/kiện của XN dược phẩm TW 1 - Đơn vị tính: Lọ - Mã hàng: VitC20 STT Chứng từ Trích yếu Ngày nhập xuất Số lượng SH NT Nhập Xuất 1 PN 005/12 02/12 Nhập kho theo hợp đồng 3298/2006 02/12 1.440 2 PX 015258 04/12 Xuất kho theo lệnh điều động số 15258NB/2006 04/12 350 3 PX 015274 07/12 Xuất kho theo lệnh điều động số 15274NB/2006 07/12 550 4 PN 027/12 07/12 Nhập kho theo hợp đồng số 3312/2006 07/12 1.920 5 PX 015279 08/12 Xuất kho theo lệnh điều động số 15279NB/2006 08/12 700 6 HĐ 027398 13/12 Xuất hàng cho bệnh viện Giao thông vận tải 13/12 800 7 HĐ 027415 15/12 Xuất hàng cho phòng khám Ngọc Khánh 15/12 150 8 PX 015317 19/12 Xuất kho theo lệnh điều động số 15317NB/2006 19/12 815 9 PN 058/12 21/12 Nhập kho theo hợp đồng số 3319/2006 21/12 2.880 ….. …… …… ………………. …….. 17 HĐ 027457 26/12 Xuất kho theo đơn đặt hàng của bệnh viện Xây Dựng 26/12 500 ….. …… …… ……………… ……. Cộng phát sinh 8.880 8.375 Biểu số 2: Mẫu thẻ đống CTY CP DƯỢC PHẨM TBYT HÀ NỘI BÁO CÁO KHO HÀNG Kho: 109 Trường Chinh- KT01 Từ: 01/12/2006 đến 31/12/2006 STT Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Tồn đầu Số lượng nhập Số lượng xuất Tồn cuối ….. ….. ………… …… 269 And Andiabet 20viên/vỉ, 5vỉ/hộp, 60hộp/kiện hộp 300 3.600 3.400 500 312 Bog01 Boganic 2vỉ, 20viên/vỉ, 2vỉ/hộp, 132hộp/kiện hộp 615 3.960 3.615 960 313 Bog02 Boganic 5vỉ, 20viên/vỉ, 5vỉ/hộp, 60hộp/kiện hộp 255 3.600 2.950 905 ….. ….. ………… …… 332 Apo Apol tear 10ml/lọ, 200lọ/kiện lọ 700 8.600 8.050 1.250 ….. ….. ………… …… 502 Ben Benzosali 10g/tube, 400tube/kiện tube 900 28.000 28.350 550 ….. ….. ………… …… 795 Cad Cadef 5g, 10gói/hộp, 80hộp/kiện gói 1.432 48.000 48.680 752 ….. …... ………… …… 1200 Lei Leivis2%, 10g/tube, 400tube/kiện tube 1.650 80.000 77.550 4.100 1285 Met Methorphan 60ml/lọ, 80lọ/kiện lọ 650 2.400 2.794 256 1465 T-B Nước súc miệng T-B chai 4.200 50.000 52.360 1.840 1526 Pir Piracetam 400mg, 10viên/vỉ, 6vỉ/hộp, 95hộp/kiện hộp 378 6.650 6.765,5 262,5 ….. …… ………… …… 1753 VitC20 VitaminC 0,5g 100viên/lọ, 240lọ/kiện lọ 250 8.880 8.375 755 ….. …… ………… …… Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2006 Người lập biểu (Ký, họ tên) Biểu số 3: Trích báo cáo kho hàng a- Các phương thức mua hàng: Hiện nay công ty cổ phần dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội có 2 nguồn mua hàng là mua hàng nội địa và hàng nhập khẩu. Mua hàng nội địa là nguồn cung cấp hàng hoá chủ yếu của Công ty. Hàng hoá được nhập dựa trên các đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế với các đối tác chủ yếu theo phương thức chuyển hàng, bên bán giao hàng trực tiếp tại kho của Công ty. Các đối tác cung cấp hàng hoá cho Công ty chủ yếu là các Công ty sản xuất dược phẩm và thiết bị ngành y như Xí nghiệp dược phẩm trung ương 2, Công ty cổ phần dược trung ương Mediplantex,… Trong điều kiện hiện nay sản xuất thuốc trong nước chỉ đáp ứng được gần 49% nhu cầu, còn lại nhập khẩu là trên 50%, nên Công ty đã hợp tác với một số hãng dược phẩm trên thế giới để trở thành nhà phân phối sản phẩm của họ tại thị trường Việt Nam đồng thời cũng nhập thuốc từ các nhà phân phối khác. Tuy nhiên, trong khuôn khổ của luận văn tốt nghiệp này, em xin không đề cập đến phần phương thức mua hàng, phương thức thanh toán với nhà cung cấp, cũng như hoá đơn chứng từ liên quan đến việc nhập khẩu hàng hóa mà chỉ chú trọng đến hoạt động mua hàng hóa trong nước của Công ty cổ phần dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội. Theo quy định của Công ty, phòng kinh doanh sẽ phụ trách mua hàng hoá trong nước và nhập khẩu hàng hoá cho tổng kho. Các chi nhánh phải nhập thuốc từ kho Công ty. Trường hợp hàng trong kho Công ty không đáp ứng được, chi nhánh có quyền nhập hàng trong nước từ các đơn vị khác nhưng không được nhập khẩu hàng hoá. b- Các phương thức thanh toán với nhà cung cấp: Phương thức thanh toán với các nhà cung cấp đang áp dụng tại Công ty có thể là một trong những phương thức sau: trả trực tiếp bằng tiền mặt- khi số tiền ít; trả bằng chuyển khoản- khi số tiền lớn và bên bán cũng mở tài khoản trong ngân hàng; trả chậm- đối với các nhà cung cấp quen và số tiền lớn; đặt trước tiền- thường với những nhà cung cấp mới. Đối với các chi nhánh khi gọi hàng mà số tiền phải thanh toán ít thì chi nhánh có thể tự trả bằng tiền mặt, còn đối với những gói hàng lớn cam kết thanh toán bằng sec hay chuyển khoản thì do Công ty thực hiện vì chỉ có Công ty mới có tài khoản trong ngân hàng. Khi đó chi nhánh sẽ lập “Giấy đề nghị thanh toán tiền hàng” gửi lên Công ty để Công ty cắt tài khoản thanh toán. c- Thủ tục mua hàng tại Công ty: Ở Công ty cổ phần dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội phòng kinh doanh xuất nhập khẩu làm nhiệm vụ theo dõi chung lượng hàng hoá lưu thông của Công ty, dựa vào nhu cầu của thị trường cũng như tốc độ luân chuyển hàng hoá trong Công ty để xác định nhu cầu hàng. Trên cơ sở đó phòng sẽ xây dựng chính sách và tổ chức triển khai các hoạt động xúc tiến của Công ty trong đó có nghiên cứu thị trường tìm đối tác trong nước và quốc tế để nhập hàng. Sau khi nghiên cứu thị trường và tìm được đối tác cho Công ty, phòng kinh doanh sẽ làm các thủ tục cần thiết để ký hợp đồng cung cấp hàng hoá cho Công ty. Khi nhà cung cấp giao hàng hoá và hoá đơn GTGT cho đơn vị, phòng quản lý chất lượng sẽ cử cán bộ là các trình dược viên đến để làm nhiệm vụ kiểm tra hàng nhập, lập “Biên bản kiểm nghiệm hàng hoá nhập kho”. Đi kèm với hàng thường có phiếu kiểm tra chất lượng của nơi sản xuất, phiếu báo lô và các trình dược viên sẽ dựa vào đó cùng với hợp đồng cung cấp hàng hoá đã ký, hoá đơn GTGT để đối chiếu chất lượng hàng. Nếu nghi ngờ, cán bộ phòng quản lý chất lượng sẽ lấy mẫu để làm công tác kiểm nghiệm. Khi phát hiện hàng không đủ điều kiện chất lượng để lưu thông, cán bộ phòng quản lý chất lượng sẽ xác nhận vào “Biên bản kiểm nghiệm hàng hóa nhập kho” có chữ ký của người giao hàng và người nhận hàng đồng thời thông báo ngay cho nhà cung cấp và phòng kinh doanh của Công ty cùng tìm biện pháp giải quyết. Nếu hàng giao nhận đã được đảm bảo thì cán bộ phòng quản lý chất lượng sẽ ký xác nhận vào “Biên bản giao nhận hàng hoá” do nhà cung cấp lập để tiếp tục làm thủ tục nhập kho. Phòng kho vận chịu trách nhiệm quản lý và phân phối kho hàng. Trong phòng kho vận có bộ phận hóa đơn, bộ phận kho, tổ bảo quản hàng, tổ dán tem nhãn,...Sau khi hàng đã được kiểm tra chất lượng và khẳng định có đủ điều kiện chất lượng để lưu thông thì phòng kho vận chính thức làm thủ tục nhập kho hàng hoá. Bộ phận hoá đơn sẽ viết phiếu nhập kho hàng hoá theo số lượng hàng ghi trên hoá đơn GTGT của người bán và thủ kho (thuộc bộ phận kho, phòng kho vận) sau khi kiểm nhận hàng bằng phương pháp kiểm kê ghi số lượng hàng thực nhập vào phiếu nhập kho rồi vào thẻ kho. Cuối cùng, thủ kho phân loại hàng để sắp xếp hàng vào kho. Kết thúc chu trình mua hàng, phòng tài chính kế toán căn cứ vào các chứng từ hợp lý, hợp lệ (hợp đồng cung cấp hàng hoá, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho) để làm thủ tục chuyển trả tiền cho nhà cung cấp theo những cam kết trong hợp đồng đã ký kết, đồng thời tổ chức ghi sổ, bảo quản, lưu trữ chứng từ. Như vậy ta có thể khái quát thủ tục mua