Luận văn Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty vật tư và thiết bị toàn bộ

ng từ kế toán. Tổ chức sổ kế toán phải đảm bảo nguyên tắc: mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức; kết cấu, phương pháp ghi sổ phải phù hợp với trình độ nhân viên kế toán, nhân viên quản lý,...Nếu như tổ chức chứng từ kế toán nhằm cung cấp các thông tin riêng rẽ về nghiệp vụ kinh tế phat sinh và làm cơ sở hoạt động tổng hợp và chi tiết thì tổ chức sổ sách kế toán sẽ là khâu công việc tiếp theo để xử lý các thông tin ban dầu nhằm cung cấp các thông tin một cách tổng hợp, có hệ thống theo từng thời điểm không gian và thời gian về đối tượng quản lý. Vì vậy có thể nói rằng tổ chức hợp lý hệ thống sổ kế toán là khâu công việc quan trọng. Một hệ thống sổ kế toán khoa học là một hệ thống sổ đơn giản, gọn nhẹ, tiện lời cho công việc ghi chép, giảm tới mức thấp nhất công việc ghi chép của kế toán nhưng vẫn đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ về các mặt đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lý. Căn cứ vào quy mô và điều kiện hoạt động của doanh nghiệp và vào các hình thức tổ chức sổ kế toán, từng fn sẽ lựa chọn cho mình một hình thức tổ chức sổ kế toán cho phù hợp. Theo quy định các doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng một trong những hình thức tổ chức sổ kế toán sau: 2.4.1 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là: căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp gồm ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái. Sổ kế toán chủ yếu gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; sổ cái; các sổ thẻ kế toán chi tiết. Theo hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, đơn giản, dễ ghi chép, dễ làm, thuận tiện cho việc áp dụng máy tính. Tuy nhiên, việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị chậm trễ nhất là trong điều kiện thủ công. SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ quỹ Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký CTGS Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 2.4.2. Hình thức kế toán nhật ký chứng từ Hình thức này có đặc điểm kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế. Kết hợp việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quản hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính. Sổ sách trong hình thức này gồm: Nhật ký chứng từ; sổ cái; bảng kê; bảng phân bổ; sổ chi tiết. Hình thức nhật ký chứng từ thích hợp với doanh nghiệp lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều và điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán. Tuy nhiên, đòi hỏi trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán phải cao. Mặt khác không phù hợp với việc kế toán bằng máy. Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHỨNG TỪ 2.4.3. Hình thức nhật ký - sổ cái Đặc trưng cơ bản của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào một quyển sổ gọi là Nhật ký - sổ cái. Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất, trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống. Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được phản ánh cả hai bên Nợ - có trên cùng một vài trang sổ. Căn cứ ghivào sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, mỗi chứng từ ghi một dòng vào Nhật ký - sổ cái. TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - SỔ CÁI Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Chứng từ gốc Sổ thẻ hạch toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Nhật ký sổ cái Báo cáo tài chính Sổ thẻ hạch toán chi tiết Sổ quỹ 2.4.4. Hình thức kế toán nhật ký chung Hình thức kế toán nhât ký chung là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là Nhật ký chung. Sau đó, căn cứ vào Nhật ký chung, lấy số liệu để ghi vào sổ cái. Mỗi bút toán phản ánh trong sổ Nhật ký được chuyển vào sổ cái ít nhất cho hai tài khoản có liên quan. Đối với các tài khoản chủ yếu, phát sinh nhiều nghiêp vụ, có thể mở các nhật ký phụ. Cuối tháng (hoặc định kỳ), cộng các nhật ký phụ, lấy số liệu ghi vào thẳng sổ cái. Ưu điểm: kết hợp các ưu điểm của hai hình thức Nhật ký - sổ cái và chứng từ ghi sổ, với hình thức này, các mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận lợi cho hiện đại hoá công tác kế toán. Nhưng nhược điểm là việc kiểm tra đối chiếu phải dồn đến cuối kỳ nên thông tin kế toán có thể không đưọc kịp thời. SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái Báo cáo tài chính Sổ nhật ký đặc biệt Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng 3. ý nghĩa của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa ở công ty thương mại hiện nay Kế toán có vai trò vô cùng cần thiết và quan trọng đối với hoạt động tài chính của doanh nghiệp vì nó là một bộ phận cấu thành của hệ thống công cụ quản lý tài chính; được sử dụng để phản ánh và giám đốc một cách toàn diện liên tục và có hệ thống quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, phát hiện và động viên mọi khả năng tiềm tàng trong doanh nghiệp nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh. Hoàn thiện kế toán nói chung và đặc biệt là hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại trong điều kiện hiện nay có ý nghĩa rất lớn. Thứ nhất, hoàn thiện kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hơn quá trình tiêu thụ hàng hóa, phản ánh đúng đắn kịp thời doanh thu hàng bán, tình hình thanh toán của người mua tránh được những mất mát, tổn thất trong kinh doanh để từ đó đánh giá và xác định một cách đúng đắn hiệu quả kinh doanh, giúp doanh nghiệp phân phối chính xác thu nhập và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước. Thứ hai, việc hoàn thiện còn giúp kế toán tiêu thụ thực hiện tốt hơn chức năng thu thập, xử lý cung cấp thông tin cho mục tiêu quản trị. Độ chính xác cao, tính kịp thời của tài liệu kế toán sẽ giúp các nhà lãnh đạo nhận thức đúng đắn, khách quan, chính xác và có hệ thống các hoạt động kinh doanh để có được những lựa chọn định hướng và những quyết định hợp lý. Phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hành động gian lận thương mại, tham ô lãng phí và tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kiểm tra, kiểm soát của các cơ quan quản lý. Tóm lại, việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng sẽ góp phần nâng cao chất lượng công tác kế toán để thực hiện tốt chức năng vốn có của mình phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong thời kỳ đất nước đang có sự đổi mới như hiện nay. CHƯƠNG II TÌNH HÌNH CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ TIÊU THỤ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY VẬT TƯ & THIẾT BỊ TOÀN BỘ I. ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY VẬT TƯ & THIẾT BỊ TOÀN BỘ 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty Vật tư và thiết bị toàn bộ (VT &TBTB) - tên giao dịch là MATEXIM (Material and Technical Export - Import Corporation) - là công ty thương mại thuộc tổng công ty máy động lực và máy nông nghiệp Việt Nam (VEAM) trực thuộc bộ công nghiệp - được thành lập ngày 17/09/1969. Qúa trình hình thành và phát triển của công ty trải qua các giai đoạn như sau: * Giai đoạn 1969-1978: Tiền thân của công ty VT &TBTB là công ty trực thuộc Bộ cơ khí và luyện kim,được thành lập theo quyết định số 14/CKLK/TC2 ngày 17/09/1969 của Bộ trưởng Bộ cơ khí và luyện kim. Khi mới thành lập công ty có các tổng kho, các ban tiếp nhận và các xí nghiêp, cụ thể: + Các tổng kho: Tổng kho1 (Yên Viên, Gia Lâm, Hà Nội), tổng kho 2 (Hải Phòng), tổng kho 3 (Bắc Thái ). + Các ban tiếp nhận: Ban tiếp nhận 1 (Yên Viên ,Gia Lâm, Hà Nội ), Ban tiếp nhận 2 (Hải Phòng), ban tiếp nhận 3 (Đà Nẵng). + Các xí nghiệp: Xí nghiệp vận tải Yên Viên (Hà Nội), xí nghiệp vật liệu 1 (Kim Anh, Hà Nội). Giai đoạn này, nhiêm vụ chủ yếu của công ty là quản lý kho tàng, giữ và cấp phát hàng theo lệnh của Bộ cơ khí và luyện kim, phục vụ cho ngành và một phần cho nền kinh tế quốc dân. Có thể nói, công ty đảm nhận nhiệm vụ “hậu cần” cho Bộ cơ khí và luyện kim. Trong những năm chiến tranh (1972-1973), công ty đảm nhận thêm nhiệm vụ phục vụ chiến đấu, vận tải lương thực vũ khí đạn dược,… cho chiến trường Miền nam. Hàng hoá của công ty chủ yếu được nhập từ Liên Xô, các nước XHCN qua cảng Hải Phòng và cửa khẩu Lạng Sơn. Năm 1978, theo yêu cầu nhiệm vụ phát triển chung của toàn ngành ,xí nghiệp thiết bị toàn bộ của công ty Vật tư được Nhà nước quyết định tách ra và thành lập công ty Thiết bị toàn bộ trực thuộc Bộ cơ khí và luyện kim. * Giai đoạn 1979-1993: Tròn một năm sau ngày thành lập công thiết bị toàn bộ, cũng do yên cầu phát triển mới của toàn bộ xã hộ, ngày 12/01/1979, Hội đồng Chính phủ đã ra quyết định số 14.CP, hợp nhất công ty Vật tư và thiết bị toàn bộ thành công ty VT & TBTB trực thuộc bộ cơ khí và luyện kim. Nhiệm vụ chính của công ty trong giai đoạn này là thu mua, tiếp nhân, gia công khai thác, chế biến hàng hoá để cung cấp chủ yếu cho các xí nghiệp, đơn vị của Bộ . Hàng hoá ở đây là các loại vật tư chuyên dùng, chuyên ngành thông dụng, các thiết bị toàn bộ. * Giai đoạn 1993 đến nay: Ngày 05/05/1993, công ty được thành lập lại theo quyết định số 214 QĐ/TCNSTĐ với tên giao dịch là MATEXIM (Material and Technical Export - Import Corporation ) Giấy phép đăng ký kinh doanh số 018234 cấp ngày 20/05/1993. Giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu số 1.01.1.122/CP ngày 20/09/1993. Tài khoản số : + 362-111-370-257 tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam + 710A - 00626 tại Ngân hàng Công thương Việt Nam + 710A - 00454 tại chi nhánh Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Hà Nội. Công ty VT & TBTB là Công ty thương mại trực thuộc Tổng công ty máy động lực và máy nông nghiệp Việt Nam (VEAM) và là: - Hội viên của phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam (VCCI) - Thành viên sáng lập công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex (PJICO) - Thành viên sáng lập công ty liên doanh cơ khí Việt Nhật (VJE) Ngoài trụ sở chính của công ty đóng tại đường Hoàng Quốc Việt - Hà nội,công ty còn có 10 chi nhánh, xí nghiệp, cửa hàng trực thuộc trên phạm vi toàn quốc. * Năng lực kinh doanh của công ty: Tính đến ngày 05/05/1993, tổng số vốn kinh doanh của công ty là 25.180 triệu đồng, trong đó: + Vốn cố định: 5.710trđ + Vốn lưu động:19.470trđ + Nguồn vốn Ngân sách Nhà nước cấp: 16.742trđ + Vốn tự bổ sung: 7.438trđ + Vốn huy động: 1.000trđ Về tài sản của công ty: Công ty có 200.000m2 đất; hàng rào 10.500m2. Nhà xưởng sản xuất kinh doanh: 2.215m2; Trụ sở: 4.250m2. Hai tàu vận tải biển với trọng tải 1000 tấn. Đội vận tải đường sông với 5 xà lan trọng tải gần 5000 tấn; 9 xe ôtô vận tải (4 - 16 tấn); 9 xe cẩu; 3 xe nâng hàng (5 - 16 tấn); 8 xitéc chứa nhiên liệu, máy móc thiết bị và một số dây truyền sản xuất thép, gạch men, nước khoáng. * Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công ty:Công ty VT & TBTB nằm trong Bộ công nghiệp (Bộ sản xuất ) nhưng lại mang đặc thù riêng là hoạt động thương mại. Công ty đảm nhận nhiều chức năng, nhiệm vụ khác nhau, thể hiện ở một số mặt chủ yếu sau: + Hoạt động xuất nhập khẩu trực tiếp và kinh doanh các loại vật tư, phụ tùng, thiết bị phục vụ cho ngành Công nghiệp và các ngành kinh tế quốc dân trong cả nước. + Làm dịch vụ liên quan đến mọi lĩnh vực xuất nhập khẩu, kinh doanh và sản xuất ,. . . + Dịch vụ cho thuê xe, bến bãi, kho tàng,. . . + Công ty kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn, các dịch vụ ăn uống xăng dầu,. . . + Làm đại lý bán các loại xe nâng cho hãng Logitrans (Đan Mạch); đại lý bán và vận chuyển xe máy cho công ty Honda - Việt Nam + Ngoài hoạt động kinh doanh, công ty còn tổ chức sản xuất các mặt hàng cơ khí, sắt thép, chế biến khoáng sản, các mặt hàng mây tre đan. * Khách hàng của công ty: Hiện nay, trên thị trường quốc tế, công ty có quan hệ mua bán, giao dịch với khoảng 20 nước như: Thái Lan, Sinhgapo, Malayxia, Hồng Kông, Trung Quốc, Nhật Bản, . . .(Châu á); Các nước thuộc Liên Xô cũ; Pháp, Đức, Hà Lan,. . .(Châu Âu); Mỹ, Canada,. . . Cho đến nay, MATEXIM đã trải qua hơn 30 năm phấn đấu và trưởng thành, mặc dù còn rất nhiều khó khăn như chuyển đổi cơ chế từ bao cấp sang cơ chế thị trường nên doanh nghiệp cũng phaỉ chuyển đổi cơ cấu tổ chức dần để phù hợp. Nhưng công ty VT & TBTB vẫn không ngừng phấn đấu vươn lên và đã đạt được những thành tích đáng kể. Công ty đã nhận được nhiều huân huy chương của Đảng và Nhà nước trao tặng như: Huân chương lao động hạng 2, bằng khen của Bộ Công nghiệp, các sản phẩm của công ty được nhiều người biết đến,. . .Công ty càng ngày càng khẳng định được mình, đứng vững trong nền kinh tế thị trường có nhiều khó khăn và đang biến động như hiện nay, và công ty đang có chiều hướng ngày càng mở rộng phát triển ra Thế giới. MATEXIM luôn đề ra các biện pháp giúp mở rộng sản xuất kinh doanh, tạo công ăn việc làm, cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên. Sau đây là một số chỉ tiêu kinh tế mà công ty đã đạt được trong những năm gần đây: (trang sau) 2. Mô hình tổ chức hoạt động kinh doanh ở công ty VT & TBTB Công ty VT & TBTB khi mới thành lập có khoảng trên 300 cán bộ công nhân viên. Năm 1973, số lượng công nhân viên lên đến mức cao nhất là 1400 người. Trong quá trình sắp đặt lại cơ cấu tổ chức, tinh giảm biên chế, số lượng công nhân viên của công ty giảm dần và cho đến nay chỉ còn 380 người: 80 người ở 8 phòng ban khối cơ quan và 300 người ở cơ sở. Sơ đồ bộ máy tổ chức hoạt động kinh doanh của MATEXIM (trang sau) - Ban lãnh đạo :Gồm có 1giám đốc, 1phó giám đốc, Đảng uỷ và công đoàn. Ban lãnh đạo phụ trách tổng quát, đồng thời chỉ đạo trực tiếp các phòng ban chức năng, các chi nhánh xí nghiệp, cửa hàng trực thuộc. + Giám đốc : Là người đứng đầu công ty, điều hành chung toàn công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước, và cơ quan chủ quản cấp trên về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. + Phó giám đốc: Có trách nhiệm giúp việc cho giám đốc và chỉ đạo điều hành phần việc được giám đốc uỷ quyền. Các phòng ban chức năng được tổ chức theo yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của công ty, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của ban giám đốc. Công ty VT &TBTB có 8 phòng ban, mỗi phòng ban có chức năng và nhiệm vụ khác nhau: - Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu và phòng thiết bị: Có chức năng tham mưu cho GĐ về kinh doanh mua bán các loại hàng hoá, quan hệ với bạn hàng, để cung cấp hàng hoá đáp ưng nhu cầu của thị trường, kinh doanh XNK, uỷ thác XNK, mua bán các loại hàng hoá, vật tư và thiết bị toàn bộ. - Phòng tài chính - kế toán (TC - KT): có chức năng mở sổ sách kế toán, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng, tổng hợp thanh quyết toán theo kỳ, đảm bảo nguồn vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, giám sát vốn hiện có, tạm ứng vốn cho các cơ sở, theo dõi, quản lý tài sản cố định (TSCĐ), thực hiện đầy đủ các chế độ kế toán tài chính, lập báo cáo tài chính theo quy định. - Phòng kỹ thuật - kho - vận tải: Quản lý về công tác kỹ thuật, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, nhà xưởng,… - Phòng tổ chức lao động: Quản lý toàn bộ lực lượng lao động về chế độ chính sách, quản lý tình hình đi, đến của người lao động trong công ty. - Ban kiểm toán nội bộ: Được thành lập năm 1999 theo quy định của Nhà nước, hoạt động riêng trực thuộc GĐ, có nhiệm vụ kiểm soát, kiểm toán công tác kế toán - tài chính, giúp GĐ kiểm tra số liệu, sổ sách kế toán để kịp thời sửa chữa, chấn chỉnh những sai sót. - Văn phòng công ty: Phụ trách vấn đề hành chính và quản trị trong công ty, phục vụ hội nghị lễ tân,. . . Gồm các bộ phận :y tế, thường trực, văn thư lưu trữ. -Tổng kho Hà nội (mới thành lập): là đơn vị trực thuộc cơ quan công ty, tổ chức tiếp nhận, bảo quản, bốc xếp và giao nhận vật tư hàng hóa của công ty giao. Tóm lại, các bộ phận phòng ban trong công ty tuy đảm nhận những chức năng nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có nục đích chung là phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. 3.Tình hình tổ chức công tác kế toán tại công ty MATEXIM là công ty thương mại có quy mô lớn, với mạng lưới chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc trải dài từ Bắc vào Nam, phòng kế toán của công ty được áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán, cơ cấu theo sơ đồ sau: (Trang sau) - Nhiệm vụ cụ thể của các bộ phận trong phòng kế toán công ty: Kế toán trưởng: Phụ trách chỉ đạo chung hoạt động của phòng kế toán, chịu trách nhiệm trực tiếp trước ban giám đốc về công tác tài chíng kế toán. - Phó trưởng phòng kế toán ( kiêm kế toán tổng hợp): Làm tham mưu cho kế toán trưởng về hoạt động của phòng kế toán, phụ trách chuyên môn, điều hành phòng kế toán khi kế toán trưởng vắng mặt, kiểm tra đối chiếu số liệu, lập báo cáo kế toán gửi lên cấp trên và thực hiện các phần kế toán còn lại. - Kế toán thuế: Theo dõi các khoản phải nộp ngân sách, thuế xuất nhập khẩu, thuế GTGT. - Kế toán thanh toán tiền mặt: Thanh toán các khoản chi của công ty cho các bạn hàng, kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ, lập các phiếu thu chi tiền mặt chuyển cho thủ quỹ. - Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt trong két, xuất nhập tiền mặt theo phiếu thu, phiếu chi tiền mặt . - Kế toán ngân hàng : Chịu trách nhiệm riêng rẽ hoạt động giao dịch với ngân hàng. - Kế toán theo dõi hàng tồn kho: Theo dõi tình xuất, nhập, tồn kho hàng hoá, vật tư. - Kế toán mua hàng và thanh toán với người bán: Hạch toán mua hàng, nhập khẩu vật tư hàng hoá và tình hình thanh toán với người bán. - Kế toán thanh toán với khách hàng: Theo dõi tình hình bán hàng và các khoản phải thu của khách hành. - Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tài sản cố định của công ty và tình hình khấu hao TSCĐ. - Kế toán chi phí : Theo dõi toàn bộ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí dịch vụ toàn công ty. - Kế toán xác định kết quả. Việc tổ chức bộ máy vừa tập trung vừa phân tán như vậy có nhiều thuận tiện trong hạch toán, kiểm tra kế toán và trong công tác quản trị vì thông tin lấy được từ bộ phận kế toán có độ chính xác cao. Chế độ kế toán mà công ty áp dụng như sau: + Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01/N và kết thúc vào ngày 31/12/N + Đơn vị tiền tệ sử dụng ghi chép kế toán: Việt Nam đồng. + Hình thức sổ kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên + Phương pháp khấu hao TSCĐ: áp dụng theo quyết định số 166/1999/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 31/12/1999 + Nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Sau kỳ kinh doanh (thường cuối mỗi quý), công ty lập báo cáo quyết toán gồm: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính. Cuối kỳ, công ty còn lập bảng tổng hợp TSCĐ, báo cáo bán ra, báo cáo mua vào (theo tháng), báo cáo chi phí dịch vụ, chi phí quản lý doanh nghiệp. Định kỳ, các đơn vị trực thuộc nộp báo cáo lên phòng kế toán công ty để quyết toán, các cán bộ chuyên quản có nhiệm vụ đến kiểm tra hoạt động kế toán ở đơn vị cấp dưới. Trên công ty bộ phận kiểm toán nội bộ đảm nhận nhiệm vụ kiểm tra theo định kỳ tháng một. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ kế toán chi tiết Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc Sổ cái Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng II.TÌNH HÌNH TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY VT &TBTB Với đặc điểm hoạt động kinh doanh của MATEXIM, công ty tiêu thụ hàng hóa chủ yếu là qua phương thức bán buôn qua kho và phương thức bán giao hàng tại cảng, ngoài ra công ty còn nhận xuất khẩu uỷ thác. ứng với mỗi phương thức bán hàng sử dụng chứng từ ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ là khác nhau. Cùng với phương thức bán hàng, phương thức thanh toán với khách hàng là bằng tiền, tiền gửi Ngân hàng (với khách hàng trong nước) và thanh toán bằng L/C với khách hàng bên ngoài. 1. Hạch toán ban đầu Tổ chức hạch toán ban đầu có ý nghĩa quan trọng đối với việc ghi chép phản ánh kịp thời, đầy đủ và trung thực các số liệu kế toán. Dựa trên cơ sở các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở công ty, kế toán tiến hành tổ chức hạch toán ban đầu, việc hạch toán ban đầu ở công ty cho nghiệp vụ bán hàng bao gồm: - Xác định các loại chứng từ cần sử dụng cho từng bộ phận, các chứng từ cầc phải được sử dụng và ghi chép theo đúng quy định của Bộ tài chính ban hành. Ngoài ra, có thể xây dựng thêm một số loại chứng từ khác cần thiết. - Quy định người ghi chép các chứng từ, chịu trách nhiệm về tính hợp lệ, hợp pháp của phương pháp ghi chép. - Quy định trình tự luân chuyển chứng từ ban đầu và các bộ phận lên phòng kế toán. Trong nghiệp vụ bán hàng, các chứng từ sử dụng cho việc hạch toán ban đầu tại công ty bao gồm: Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, thẻ kho, phiếu thu,. . . + Do công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên chứng từ bán hàng của công ty là hoá đơn GTGT có mẫu do Bộ tài chính ban hành. Khi có nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa phát sinh kế toán lập hoá đơn GTGT (biểu 1). Hoá đơn được lập thành 3 liên có nội dung kinh tế hoàn toàn giống nhau, chỉ khác là: Liên 1: được lưu tại cuống hoá đơn Liên 2: giao cho khách hàng Liên 3: dùng để thanh toán + Phiếu xuất kho (biểu 2): dùng để theo dõi số lượng hàng hóa xuất kho bán cho các đơn vị khác hoặc cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị. Ngoài ra phiếu xuất kho còn dùng để theo dõi số lượng công cụ dụng cụ, làm căn cứ để hạch toán chi phí. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: một liên lưu lại, một liên giao cho khách hàng và một liên chuyển về phòng kế toán. + Thẻ kho (biểu 3): dùng để theo dõi số lượng xuất nhập tồn kho từng loại vật tư hàng hóa ở từng kho làm căn cứ để xác định tồn kho và xác định trách nhiệm vật chất vủa thủ kho.Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dòng. Theo định kỳ (mười ngày hoặc cuối tháng) nhân viên kế toán xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho sau đó ký xác nhận vào thẻ kho. + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (biểu 4 ): dùng để theo dõi số lượng vật tư, hàng hóa di chuyển từ kho này đén kho khác thong nội bộ đơn vị, là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, kế toán ghi sổ chi tiết, làm chứng từ vận chuyển trên đường. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do kế toán trạm lập thành hai liên. Sau khi xuất kho, thủ kho xuất ghi ngày tháng, năm xuất kho và ký, ghi rõ họ tên vào các liên của phiếu rồi giao cho người vận chuyển mang theo cùng hàng vận chuyển trên đường. Thủ kho nhập nhận hàng và ghi số thực nhập vào cột 2, ngày tháng năm nhập và cùng người vận chuyển ký vào các liên của phiếu. Thủ kho nhập giữ lại liên 2 còn liên 1 chuyển cho thủ khho xuất để ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho phòng kế toán ghi vào cột 3,4 và sổ kế toán Biểu 1 HOÁ ĐƠN (GTGT) Liên 3: (Dùng để thanh toán) Ngày 20/01/2002 Mẫu số: 01 GTKT-3LL EV: 00-B No :012216 Đơn vị: Hoàng Quốc Việt, Hà nội Số tài khoản 1 0 0 1 0 0 3 6 1 3 0 Điện thoại:8361622 MS: Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thanh Hoằng Đơn vị: Chi nhánh vật tư Thái Nguyên 1 0 0 1 0 0 3 6 0 0 2 1 3 0 Địa chỉ: Phổ Yên, Thái Nguyên Số tài khoản Hình thức thanh toán: MS: STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (USD) Thành tiền (USD) A B C 1 2 3 Thép hợp kim G12M0V f40 mm Tấn 3,445 1170 4.030,65 f60 mm Tấn 3,005 1170 3.515,85 f100 mm Tấn 0,549 1170 642,33 Tổng số Tấn 6,999 8.188,83 Quy ra VNĐ theo tỷ giá tạm tính 15.120đ/USD 15.120đ/USD*8.188,83=123.815.110,00đ Cộng tiền hàng: 123.815.110,00đ Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 6.190.755,00đ Tổng cộng tiền thanh toán: 130.005.862,00đ Số tiền viết bằng chữ: Một trăm ba mươi triệu, năm nghìn tám trăm sáu nhăm đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu 2 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 20 tháng 01 năm 2002 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Thanh Hoằng Đơn vị: Chi nhánh vật tư Thái Nguyên Lý do xuất kho: Xuất tại kho: STT Tên hàng và quy cách phẩm chất vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá(USD) Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Thép hợp kim G12M0V Ø 40mm Tấn 3,445 3,445 1170 4.030,65 Ø60mm Tấn 3,005 3,005 1170 3.515,85 Ø 100mm Tấn 0,549 0,549 1170 642,33 Tổng sổ Tấn 6,999 6,999 8.188,83 Quy ra Việt Nam đồng theo tỷ giá tạm tính 15120đ/USD 15120đ/USD*8.188,83USD=123.815.110đ Cộng - - - - 123.815.110 Biểu 3 THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/01/2002 Kho: của công ty Vật tư & thiết bị toàn bộ-MATEXIM Tờ số : 1 Tên hàng : Thép hợp kim G12M0V Mã số: Đơn vị tính: Tấn Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Xác nhận của KT Số Ngày Nhập Xuất Tồn 08 10 10/01/02 20/01/02 Tồn đầu tháng 01/2002 Nhập kho Xuất kho Cộng phát sinh Tồn cuối tháng01/02 10/01 20/01 6,999 6,999 6,999 6,999 Biểu 4 Đơn vị: Công ty VT &TBTB Địa chỉ: Đường Hoàng Quốc Việt - Hà nội Mẫu số 03-VT Ban h