Luận văn Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long

ụng ty kinh doanh cỏc ngành nghề chủ yếu sau: - Xõy dựng cụng trỡnh giao thụng trong và ngoài nước (bao gồm: Cầu, đường, sõn bay, bến cảng, san lấp mặt bằng...) - Xõy dựng cỏc cụng trỡnh cụng nghiệp, dõn dụng và cụng trỡnh điện đến 35 KV. - Nạo vột, bồi đắp mặt bằng, đào đắp nền, đào đắp cụng trỡnh. - Đầu tư xõy dựng cơ bản cỏc cụng trỡnh cơ sở hạ tầng, cụm dõn cư, khu đụ thị, giao thụng vận tải. - Khai thỏc khoỏng sản và kinh doanh vật liệu xõy dựng, cấu kiện thộp, cấu kiện bờ tụng đỳc sẵn, bờ tụng nhựa. - Xuất nhập khẩu vật tư thiết bị. - Sửa chữa xe mỏy thiết bị thi cụng, gia cụng cơ khớ. - Tư vấn thiết kế, thớ nghiệm vật liệu, tư vấn giỏm sỏt cụng trỡnh khụng do cụng ty thi cụng. - Kinh doanh thương mại, dịch vụ du lịch, khỏch sạn. 2.1.2.2 Đặc điểm quy trỡnh cụng nghệ của cụng ty. Chớnh những đặc điểm riờng cú của ngành như trờn mà quy trỡnh cụng nghệ sản xuất của cụng ty cũng tuõn thủ theo quy trỡnh sản xuất xõy lắp, ta cú thể khỏi quỏt quy trỡnh đú như sau: Sơ đồ 6: Quy trỡnh cụng nghệ của cụng ty Mua vật tư, tổ chức nhõn cụng Nhận thầu Tổ chức thi cụng Nghiệm thu bàn giao cụng trỡnh Lập kế hoạch thi cụng Để thi cụng cụng trỡnh, cụng ty cú thể khoỏn gọn cho cỏc đội sản xuất tuỳ thuộc từng cụng trỡnh. Trờn cơ sở ký kết hợp đồng với cụng ty, phũng kỹ thuật tớnh toỏn, lờn kế hoạch cụ thể của nội bộ cụng ty về hạn mức vật tư để giao khoỏn cụ thể cho từng đội và thống nhất với cỏc đội về cỏc điều khoản cho việc thi cụng cỏc cụng trỡnh thụng qua bản giao khoỏn. Quyết định giao nhiệm vụ do phũng kế hoạch điều độ soạn cụ thể cho từng đội, từng cụng trỡnh. Ở cỏc đội tiến hành phõn cụng nhiệm vụ và khoỏn cụng việc cụ thể cho từng tổ thi cụng. Ở khõu thi cụng lại bao gồm nhiều giai đoạn khỏc nhau: - Giai đoạn 1: Chuẩn bị thi cụng. Đõy là giai đoạn cỏc đội tiến hành nhận, giải phúng mặt bằng, xõy cỏc lỏn trại, đường cụng vụ và chuẩn bị mọi phương tiện khỏc cho quỏ trỡnh thi cụng. - Giai đoạn 2: Thi cụng phần hạ bộ. Giai đoạn này cú nhiệm vụ tạo mặt bằng cho cụng trỡnh và thi cụng phần múng của cụng trỡnh theo đỳng thiết kế bao gồm cỏc cụng việc như đỳc, đúng cọc, làm múng, đổ bờ tụng trụ thõn. - Giai đoạn 3: Thi cụng phần thượng bộ. Nhiệm vụ của giai đoạn này là đỳc dầm, lao dầm. - Giai đoạn 4: Đõy là giai đoạn hoàn thiện, bao gồm cỏc cụng việc như làm mặt cầu, lan can cầu, lắp đốn chiếu sỏng, dọn sạch lũng sụng, làm đường lờn cầu, thử trọng tải cầu... và hoàn thiện bàn giao. Cuối thỏng hoặc khi hoàn thành hợp đồng giao khoỏn, đội tiến hành nghiệm thu, đỏnh giỏ cụng việc về số lượng, chất lượng cụng việc đó hoàn thành của cỏc tổ làm cơ sở thanh toỏn tiền lương cho từng tổ sản xuất theo đơn giỏ trong hợp đồng giao khoỏn quy định. 2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ mỏy quản lý. Để tăng cường bộ mỏy quản lý cú hiệu lực, đảm bảo quản lý chặt chẽ tất cả cỏc khõu kinh doanh nhằm nõng cao chất lượng cụng trỡnh và giảm những chi phớ khụng cần thiết, cụng ty đó tổ chức bộ mỏy quản lý của mỡnh theo cơ chế chế độ thủ trưởng, cú sự hoạt động của tổ chức Đảng, cụng đoàn, thanh niờn. Việc quản lý của cụng ty được hội đồng quản trị trực tiếp điều hành, bao gồm cỏc phũng ban chức năng và cỏc đội, đơn vị sản xuất; mỗi phũng ban đều cú chức năng nhiệm vụ riờng của mỡnh trong mối quan hệ thống nhất. * Hội đồng quản trị bao gồm: - Chủ tịch hội đồng quản trị (kiờm giỏm đốc điều hành): Là người giữ vai trũ chủ đạo chung theo chế độ và luật định, người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của cụng ty và chịu trỏch nhiệm trước hội đồng quản trị của cụng ty về việc thực hiện cỏc quyền hạn và nhiệm vụ được giao. - Ban kiểm soỏt: Chịu trỏch nhiệm giỏm sỏt hoạt động chung của cụng ty. - Cỏc thành viờn: Là những người tham gia vào quỏ trỡnh tổ chức quản lý cụng ty, quyền hạn và nghĩa vụ của mỗi người phụ thuộc vào số cổ phần mà họ nắm giữ. * Ban giỏm đốc gồm: Giỏm đốc, cỏc phú giỏm đốc, và cỏc phũng ban chức năng. - Cỏc phú giỏm đốc: Cụng ty cú 5 phú giỏm đốc, làm tham mưu cho giỏm đốc về hoạt động sản xuất kinh doanh, mỗi người chịu trỏch nhiệm trước giỏm đốc điều hành trực tiếp theo khu vực địa lý. - Cỏc phũng chức năng được tổ chức theo yờu cầu của việc quản lý sản xuất kinh doanh, bao gồm 7 phũng ban chức năng: 1. Phũng kinh tế hợp đồng: Chịu trỏch nhiệm ký và thanh lý cỏc hợp đồng kinh tế, lập và duyệt cỏc định mức đơn giỏ tiền lương, lập hồ sơ thanh toỏn với chủ đầu tư theo giỏ trị khối lượng hoàn thành, lập bản giao khoỏn cho cỏc đội. 2. Phũng kế hoạch thị trường: Tổng hợp kế hoạch cỏc bộ phận và lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cho cỏc đơn vị, đụn đốc theo dừi và tổng hợp bỏo cỏo kết quả thực hiện. 3. Phũng kỹ thuật: Nghiờn cứu ỏp dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật vào thực tế sản xuất, nhằm nõng cao năng xuất, chất lượng, hiệu quả sản xuất kinh doanh; tớnh toỏn khối lượng, lập hồ sơ đấu thầu, xỏc định khối lượng thực tế phải làm tại hiện trường để giỳp phũng kế hoạch điều đội giao việc; lập hạn mức vật tư, theo dừi, kiểm tra về hạn mức kỹ thuật, chất lượng cỏc cụng trỡnh, cỏc dự ỏn của cụng ty đó và đang thực hịờn. 4. Phũng tuyển chọn cỏn bộ - lao động tiền lương (TCLĐ - CBTL): Tổ chức tuyển chọn lao động, phõn cụng lao động, sắp xếp điều phối lao động cho cỏc đội sản xuất, hỡnh thành cỏc chứng từ về lao động, tiền lương cho cac bộ phận của cụng ty. 5. Phũng mỏy - vật tư: Cung cấp đầy đủ, kịp thời, đỳng chủng loại, chất lượng vật tư cho cỏc cụng trỡnh theo kế hoạch. quản lý, tham mưu sử dụng toàn bộ mỏy múc, thiết bị phương tiện vận tải cho toàn cụng ty. 6. Phũng tài chớnh - kế toỏn: Thực hiện ghi chộp, xử lý, cung cấp số liệu về tỡnh hỡnh tài chớnh; huy động, phõn phối, giỏm sỏt cỏc nguồn vốn, bảo toàn và nõng cao hiệu quả sử dụng vốn, tổ chức trả lương cho cỏn bộ cụng nhõn viờn. 7. Văn phũng: Chịu trỏch nhiệm về cụng tỏc hành chớnh của cụng ty. Về cơ cấu của một đội sản xuất trong cụng ty gồm: Đội trưởng, đội phú kỹ thuật, từ 1 đến 3 kỹ thuật viờn là kỹ sư chuyờn ngành; từ 1 đến 2 nhõn viờn thống kờ kế toỏn, 1 nhõn viờn tiếp liệu, 1 thủ kho... được bố trớ tuỳ theo tớnh chất, quy mụ sản xuất của đội, cú thể bố trớ kiờm nghiệm để giảm bớt định biờn và tăng thờm thu nhập. Trong quỏ trỡnh hoạt động, cỏc phũng ban của cụng ty đó thực hiện đầy đủ, nghiờm tỳc chức năng nhiệm vụ được giao, thường xuyờn cú sự phối hợp giữa cỏc phũng ban đơn vị liờn quan để thực hiện cú hiệu quả chức năng nhiệm vụ của mỡnh. Cơ cấu bộ mỏy quản lý của cụng ty cú thể minh hoạ theo sơ đồ 07 2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ mỏy kế toỏn. Hiện nay, cụng ty tổ chức bộ mỏy kế toỏn theo hỡnh thức chứng từ ghi sổ, hạch toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn. Bộ mỏy kế toỏn được tổ chức theo hỡnh thức kế toỏn tập trung. Theo hỡnh thức này, cụng ty tổ chức một phũng kế toỏn duy nhất làm nhiệm vụ hạch toỏn chi tiết và hạch toỏn tổng hợp. Phũng kế toỏn tổ chức mọi cụng việc kế toỏn, thực hiện đầy đủ, cú chất lượng từ khõu đầu xử lý cỏc chứng từ nhập, xuất vật tư đến khõu cuối tớnh giỏ thành sản phẩm và lập bỏo cỏo kế toỏn. Ngoài ra bộ mỏy kế toỏn phải tham gia phõn tớch hoạt động kinh tế, kiểm kờ tài sản, kiểm tra kế toỏn, tổ chức bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài sản kế toỏn theo quy định. Dưới cỏc xưởng, đội thi cụng thường đi theo cỏc cụng trỡnh xõy dựng, do đú cỏc nhõn viờn thống kờ kế toỏn đội tiến hành hạch toỏn ban đầu cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh tại cụng trường, thực hiện xử lý sơ bộ chứng từ liờn quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh ở đội; lập bảng kờ, định kỳ gửi về cho phũng kế toỏn của cụng ty để hạch toỏn. Phũng tài chớnh, kế toỏn của cụng ty gồm 8 người, mỗi kế toỏn viờn phụ trỏch việc theo dừi ghi chộp một số sổ và cỏc tài liệu liờn quan đến phần việc của mỡnh. - Kế toỏn trưởng: Chịu trỏch nhiệm tổ chức bộ mỏy kế toỏn đơn giản, gọn nhẹ phự hợp với yờu cầu quản lý, hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra cụng việc kế toỏn cho kế toỏn viờn thực hiện, tổ chức lập bỏo cỏo theo yờu cầu quản lý, chịu trỏch nhiệm trước ban giỏm đốc và cấp trờn về thụng tin kế toỏn. - Kế toỏn tổng hợp: Tổng hợp chi phớ, tớnh giỏ thành, và xỏc định kết quả kinh doanh; kiểm tra số liệu của cỏc bộ phận kế toỏn khỏc chuyển sang phục vụ cho việc khoỏ sổ kế toỏn, lập bỏo cỏo kế toỏn... - Kế toỏn vật liệu, cụng nợ khỏch hàng: Theo dừi số hiện cú, tỡnh hỡnh biến động của từng loại vật liệu, xỏc định chi phớ vật liệu cho từng cụng trỡnh cũng đồng thời theo dừi tỡnh hỡnh thanh toỏn cụng nợ với khỏch hàng. - Kế toỏn tiền lương: Tiến hành tớnh lương và BHXH phải trả cho người lao động trong doanh nghiệp đồng thời ghi chộp tổng hợp tiền lương trong doanh nghiệp. - Kế toỏn tiền mặt, cụng nợ nội bộ: Cú nhiệm vụ mở sổ chi tiết theo dừi cỏc khoản thu chi tiền mặt, cỏc khoản thanh toỏn nội bộ trong cụng ty. - Kế toỏn giao dịch ngõn hàng: Chịu trỏch nhiểm trong việc làm thủ tục thanh toỏn qua ngõn hàng, theo dừi cỏc khoản nợ gốc, lói vay cỏc tổ chức tớn dụng. Cuối thỏng lập bảng kờ bỏo cỏo. - Kế toỏn tài sản cố định và cụng cụ dụng cụ: Theo dừi tỡnh hỡnh biến động tăng, giảm tài sản cố định đầy đủ, kịp thời đồng thời tiến hành lập bảng phõn bổ cụng cụ, dụng cụ xuất dựng để theo dừi việc sử dụng cụng cụ, dụng cụ của doanh nghiệp. - Thống kờ đội: Theo dừi, tập hợp tất cả cỏc khoản chi phớ trực tiếp phỏt sinh, tổng hợp số liệu bỏo cỏo về phũng tài chớnh - kế toỏn của cụng ty. Cú thể núi, việc lựa chọn bộ mỏy kế toỏn theo mụ hỡnh tập trung đó giỳp cụng ty kiểm tra cụng tỏc kế toỏn dễ dàng, mọi thụng tin được cung cấp một cỏch đầy đủ, kịp thời, chớnh xỏc, lónh đạo cụng ty cú thể nắm được tỡnh hỡnh hoạt động của cụng ty nhanh chúng, tạo điều kiện cho cụng ty trang bị cỏc phương tiện ghi chộp, tớnh toỏn, quản lý thụng tin. Sơ đồ 8: Cơ cấu tổ chức bộ mỏy kế toỏn của cụng ty: Kế toỏn trưởng Kế toỏn tiền mặt, cụng nợ nội bộ Kế toỏn giao dịch ngõn hàng Kế toỏn vật tư cụng nợ khỏch hàng Kế toỏn tổng hợp Kế toỏn TSCĐ cụng cụ, dụng cụ Kế toỏn tiền lương, BHXH,BHYT Thống kờ kế toỏn đội  Sơ đồ 7: Cơ cấu quản lý của cụng ty Khỏch sạn Thăng Long Đội sản xuất VL Khỏch sạn Thăng Long Đội sản xuất VL Đội, đơn vị SX Đội, đơn vị SX Xưởng gia cụng cơ khớ Xưởng gia cụng cơ khớ Đội asphalt Đội asphalt Cỏc đội sản xuất Đội 215 Cỏc đội sản xuất Đội 215 Phũng Tài chớnh kế toỏn Đội 208 Phũng Tài chớnh kế toỏn Đội 208 Ban Giỏm đốc Ban Giỏm đốc Đội 201 Đội 203 Đội 204 Phũng kế hoạch thị trường Văn phũng Đội 205 Phũng kinh tế hợp đồng Đội 206 Đội 207 Phũng kỹ thuật Phũng TCCB Và LĐTL Phũng vật tư thiết bị Đội 201 Đội 203 Đội 204 Phũng kế hoạch thị trường Văn phũng Đội 205 Phũng kinh tế hợp đồng Đội 206 Đội 207 Phũng kỹ thuật Phũng TCCB Và LĐTL Phũng vật tư thiết bị Hội đồng quản trị Cỏc phũng ban chức năng Ban kiểm soỏt 2.2.1 Giới thiệu chung về phần mềm kế toỏn mà cụng ty đang ỏp dụng. Hiện nay cụng ty đang ỏp dụng phần mềm kế toỏn AF5 tức chương trỡnh kế toỏn AFsystem phiờn bản 5.C năm 1998 - 2000 của cụng ty NDT với giao diện như sau: Màn hỡnh 1: Một số đặc điểm nổi bật của phần mềm này là: - Khi nhấn đỳp chuột vào biểu tượng phần mềm trờn màn hỡnh mỏy tớnh thỡ màn hỡnh giao diện của phần mềm hiện ra như trờn. Người sử dụng chỉ việc điền tờn người sử dụng và mật khẩu đỳng và nhấn vào chữ "đồng ý" thỡ màn hỡnh hệ thống hiện ra như sau: Màn hỡnh 2: - Màn hỡnh hệ thống chỉ bao gồm cỏc mục: Hệ thống, danh mục, chứng từ, bỏo biểu, tuỳ chọn, soạn thảo, hướng dẫn nờn cú thể núi là đơn giản, dễ sử dụng. Khi cần làm việc ta chỉ cần kớch chuột tại mục đú, mỏy tự hiện ra cỏc chương trỡnh ứng dụng phự hợp với yờu cầu của người sử dụng. - Mỏy tự động tớnh, xử lý thụng tin sau khi kế toỏn nhập dữ liệu cần thiết như tự động tớnh giỏ thành từng cụng trỡnh chi tiết theo từng khoản mục, tự động tớnh và trớch khấu hao tài sản cố định, tự in cỏc bỏo cỏo, cỏc chứng từ theo đỳng yờu cầu quản lý của đơn vị. Riờng phần hành kế toỏn tiền lương cụng ty khụng sử dụng phần mềm để tớnh toỏn mà dựng chương trỡnh Exel sau đú phần mềm chỉ in ra cỏc bỏo cỏo, cỏc sổ cần thiết... - Đối với cỏc nguồn nhập liệu khỏc nhau, phần mềm cho phộp sử dụng cỏc màn hỡnh nhập liệu khỏc nhau. Chẳng hạn, đối với nguyờn vật liệu, màn hỡnh nhập và xuất vật liệu sẽ khỏc nhau. Đối với cỏc nghiệp vụ xuất khỏc nhau như xuất chuyển kho và xuất cho sản xuất cũng sẽ cú hai màn hỡnh nhập liệu khỏc nhau. - Quy trỡnh xử lý nghiệp vụ của mỏy cũng tương tự quy trỡnh xử lý hệ thống hoỏ thụng tin trong kế toỏn trờn mỏy vi tớnh, cú thể được hiểu như sau: Thụng tin đầu vào: Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toỏn căn cứ vào nội dung nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh được phản ỏnh trờn cỏc chứng từ gốc, cập nhật số liệu vào mỏy theo đỳng đối tượng mó hoỏ đó được cài đặt trong phần mềm như: Hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản kế toỏn, danh mục vật tư... đỳng quan hệ đối ứng tài khoản. Mỏy sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết TK theo từng đối tượng và tự động ghi vào sổ cỏi TK cú mặt trong định khoản, bảng kờ liờn quan. Phần mềm chỉ thực hiện cỏc bỳt toỏn đơn giản khi xỏc định số phỏt sinh, số dư trờn tài khoản. Đối với cỏc nghiệp vụ kết chuyển cần thiết (kết chuyển chi phớ, kết chuyển giỏ vốn...) chương trỡnh AF5 cho phộp làm tự động qua cỏc bỳt toỏn kết chuyển đó được cài đặt trong chương trỡnh mà người sử dụng lựa chọn. Khi người sử dụng chọn đỳng bỳt toỏn kết chuyển, mỏy sẽ tự động kết chuyển toàn bộ giỏ trị dư nợ (dư cú) hiện thời của TK kết chuyển sang bờn cú (bờn nợ) của tài khoản được kết chuyển. Thụng tin đầu ra: Kế toỏn cú thể in ra bất kỳ lỳc nào cỏc sổ chi tiết, sổ cỏi TK sau cỏc thụng tin từ cỏc nghiệp vụ đó được cập nhật bằng phương phỏp "xõu lọc". Nhờ sử dụng phần mềm với khả năng tổng hợp tự động của mỏy mà hai bộ phận kế toỏn tổng hợp và kế toỏn chi tiết được thực hiện đồng thời. 2.2.2 Đặc điểm nguyờn vật liệu tại cụng ty Cụng ty cổ phần xõy dựng số 2 Thăng Long là một cụng ty xõy dựng nờn nguyờn vật liệu của cụng ty cũng cú một số đặc điểm chung của doanh nghiệp xõy dựng như sự đa dạng phong phỳ về chủng loại, quy cỏch, về tỷ trọng nguyờn vật liệu chiếm trong chi phớ xõy dựng cụng trỡnh... Cụ thể, một số loại nguyờn vật liệu mang tớnh chất đặc thự như ximăng, cỏt, sỏi, đỏ, vụi, gạch... Chi phớ nguyờn vật liệu của cụng ty chiếm 65% - 70% trong tổng chi phớ xõy dựng cụng trỡnh. Vật liệu của cụng ty khụng qua hệ thống kho mà để ngoài trời, do vậy hao hụt tự nhiờn thường cao. Chớnh vỡ vậy mà đũi hỏi việc bảo quản vật liệu của cụng ty phải đảm bảo những yờu cầu cơ bản như sạch sẽ, thoỏng mỏt, khụng ẩm ướt...Vớ dụ, cỏt mua về khụng nhập kho mà đổ ngay ngoài bói gần chỗ xõy dựng, nếu trong thời gian thi cụng mà gặp mưa giú bất thường nếu cụng ty khụng che đậy cẩn thận cú thể sẽ bị trụi đi làm hao hụt tự nhiờn cao. Hay với xi măng cũng thế, nếu khụng thường xuyờn kiểm tra, đảo lại sẽ gõy ra hiện tượng hoỏ đỏ, mất phẩm chất... Bờn cạnh đú, giỏ mua nguyờn vật liệu lại khụng ổn định, phụ thuộc vào giỏ cả thị trường nờn sẽ ảnh hưởng tới chi phớ nguyờn vật liệu cú thể tạo ra sự biến động lớn trong giỏ thành sản phẩm so với dự toỏn. Cỏc loại vật liệu cú thể mua ngay, vận chuyển nhanh chúng nhưng cú khi lại phải mua ở xa, thậm chớ phải nhập từ nước ngoài, cú loại bảo quản trong kho, cú loại khụng bảo quản được trong kho gõy khú khăn cho doanh nghiệp. Do đú, một số vật tư đặc chủng ngoại nhập như: Neo cầu, cỏp dự ứng lực, thộp dự ứng lực, gối cầu cao su, khe co gión...hoặc cỏc vật tư chủ yếu đều do phũng vật tư thiết bị trực tiếp mua sắm và quản lý sử dụng theo bản giao khoỏn. Cỏc vật tư để ngoài trời phải quy hoạch gọn gàng, kờ cao, che đậy cẩn thận, hạn chế hư hỏng, mất mỏt. Cỏc vật tư bảo quản trong kho phải để nơi sạch sẽ, thoỏng mỏt... 2.2.3 Phõn loại và đỏnh giỏ vật liệu 2.2.3.1 Phõn loại vật liệu. Để thi cụng một cụng trỡnh xõy dựng cần phải cú rất nhiều loại vật liệu khỏc nhau. Chỳng đa dạng phong phỳ về chủng loại, chức năng cụng dụng và tớnh lý hoỏ khỏc nhau. Vỡ vậy để nhận biết từng loại vật liệu tạo điều kiện cho cụng tỏc quản lý và sử dụng cú hiệu quả, cụng ty đó tiến hành phõn loại vật liệu theo vai trũ và tỏc dụng của nguyờn vật liệu trong sản xuất kinh doanh và được hạch toỏn vào cỏc tài khoản tương ứng: TK 1521 - Nguyờn vật liệu là đối tượng lao động chủ yếu của cụng ty, là cơ sở vật chất chủ yếu hỡnh thành nờn sản phẩm xõy dựng như: Xi măng, cỏt, sỏi, gạch thộp, đỏ dăm, gạch chỉ, tụn, nhựa đường... TK 1522 - Vật liệu là que hàn, đinh cỏc loại, dõy thộp, gạch vỡ, cột gỗ, kẹp hóm ray 72ì45ì2,5... TK 1523 - Nhiờn liệu dựng để cung cấp phục vụ cho cỏc loại mỏy thi cụng, xe xăng A29, xăng A76, dầu diezen, mỡ... TK 1524 - Phụ tựng thay thế: Vũng bi cỏc cỡ, dõy curoa, vũng doăng... Cụng ty tiến hành quản lý nguyờn vật liệu của mỡnh qua phần mềm AF5 bằng việc mó hoỏ cỏc loại nguyờn vật liệu theo tờn của chỳng và theo số thứ tự theo quy định của cụng ty. 2.2.3.2 Đỏnh giỏ nguyờn vật liệu Thước đo chủ yếu của kế toỏn là thước đo giỏ trị, tất cả cỏc đối tượng kế toỏn phải được thể hiện bằng tiền trờn cơ sở đú kế toỏn mới thực sự phản ỏnh, theo dừi, giỏm đốc được tài sản và sự biến động của chỳng. Đỏnh giỏ nguyờn vật liệu là việc dựng thước đo tiền tệ để thể hiện giỏ trị của chỳng theo những nguyờn tắc nhất định. Hiện nay, nguyờn vật liệu của cụng ty được nhập từ nhiều nguồn khỏc nhau, với giỏ mua, chi phớ mua từng thứ vật liệu cũng khỏc nhau. Vật liệu của cụng ty được đỏnh giỏ theo giỏ thực tế. * Đỏnh giỏ nguyờn vật liệu nhập kho - Trường hợp vật liệu mua ngoài: Vỡ cụng ty tớnh thuế giỏ trị gia tăng theo phương phỏp khấu trừ nờn trị giỏ nguyờn vật liệu nhập kho là giỏ thoả thuận giữa hai bờn, khụng bao gồm thuế giỏ trị gia tăng. Trường hợp cụng ty phải vận chuyển vật liệu về kho thỡ trị giỏ nguyờn vật liệu cộng thờm chi phớ vận chuyển. Vớ dụ 1: Ngày 08/09/2004 cụng ty mua đỏ hộc tại cụng ty vật liệu xõy dựng Lờ Thanh, Lam Sơn, Thanh Hoỏ. Theo hợp đồng thoả thuận giữa hai bờn thỡ bờn bỏn vận chuyển và trị giỏ ghi trờn hợp đồng là 43.200.000đồng. Khi đú trị giỏ thực tế của đỏ hộc nhập kho sẽ là 43.200.000 đồng. Vớ dụ 2: Ngày 15/09/2004 cụng ty mua xi măng tại cụng ty vật liệu xõy dựng Lờ Thanh, Lam Sơn, Thanh Hoỏ. Giỏ trị ghi trờn hoỏ đơn là 45.650.000 đồng, chi phớ vận chuyển là 3.000.000 đồng. Vậy trị giỏ thực tế xi măng nhập kho sẽ là 45.650.000 + 3.000.000 = 48.650.000 đồng. - Trường hợp nguyờn vật liệu nhập kho do cụng ty tự gia cụng chế biến thỡ trị giỏ thực tế nguyờn vật liệu nhập kho bằng trị giỏ thực tế nguyờn vật liệu xuất để gia cụng chế biến cộng chi phớ gia cụng chế biến. Vớ dụ 3: Ngày 18/09/2004, cụng ty xuất kho 1.200 kg sắt để giỏ cụng thộp hỡnh. Trị giỏ nguyờn vật liệu ghi trờn phiếu xuất kho là 27.000.000 đồng và chi phớ thực tế phỏt sinh trong quỏ trỡnh gia cụng chế biến là 3.478.900 đồng. Vậy trị giỏ nguyờn vật liệu xuất kho bằng 27.000.000 +3.478.900 =30.478.900 đồng. - Trường hợp nguyờn vật liệu nhập kho do thuờ ngoài gia cụng chế biến. Khi đú trị giỏ nguyờn vật liệu nhập kho sẽ bằng trị giỏ nguyờn vật liệu xuất kho đem gia cụng chế biến cộng chi phớ thuờ ngoài gia cụng chế biến. Cỏc trường hợp khỏc như mua từ nước ngoài, nhận vốn gúp liờn doanh, được cấp, biếu, tặng trong cụng ty thường ớt khi xảy ra. * Đối với nguyờn vật liệu xuất kho. Cụng ty tớnh giỏ trị thực tế vật liệu xuất kho theo phương phỏp đớch danh cú dựa trờn cơ sở thực tế xuất lụ nguyờn vật liệu nào thỡ lấy đỳng với trị giỏ thực tế lỳc nhập của lụ hàng đú để xuất dựng cho đối tượng sử dụng. Phương phỏp này cho phộp cụng ty dễ quản lý vật liệu theo trị giỏ thực tế khi nhập nhưng lại hạn chế ở chỗ nếu cụng trỡnh xõy dựng tiến hành trong thời gian dài, giỏ cả nguyờn vật liệu cú sự biến động lớn thi việc hạch toỏn chi phớ nguyờn vật liệu trong giỏ thành sản phẩm sẽ khụng chớnh xỏc, cú thể gõy bất lợi cho doanh nghiệp. 2.2.4 Tỡnh hỡnh quản lý và sử dụng nguyờn vật liệu tại cụng ty. Do cú những đặc điểm của một doanh nghiệp trong ngành xõy lắp nờn để đạt hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh ngoài việc tăng cường đầu tư những mỏy múc thiết bị tiờn tiến vào trong thi cụng cụng trỡnh, tổ chức cơ cấu sản xuất hợp lý, cụng ty cũn phải khụng ngừng hoàn thiện cỏc biện phỏp để quản lý và sử dụng vật liệu đạt hiệu quả hơn, làm giảm hao hụt tự nhiờn, trỏnh mất mỏt hư hỏng, lóng phớ nhằm hạ chi phớ và giỏ thành sản phẩm. Cụng tỏc quản lý vật liệu ở cụng ty cổ phần xõy dựng số 2 Thăng Long được thực hiện cả ở kho và phũng kế toỏn. Tại kho chỉ quản lý vật liệu về số lượng và chủng loại. Phũng kế toỏn cú nhiệm vụ quản lý về số lượng và giỏ trị. Tuy nhiờn cũng do những đặc tớnh vốn cú của vật liệu trong doanh nghiệp xõy lắp nờn cụng ty thường khụng dự trữ vật liệu mà chỉ khi cụng ty hoặc cỏc đội sản xuất cú nhu cầu thỡ mới tổ chức mua vật liệu đỳng theo dự toỏn đề ra. Việc mua dự trữ vật liệu thường chỉ ỏp dụng trong trường hợp đú là đú là vật liệu nhập ngoại, cơ hội mua khú khăn hoặc vật liệu đú được dự tớnh trong thời gian tới giỏ sẽ tăng. Dự vậy việc dự trữ cũng chỉ là trong thời gian ngắn, trỏnh mất mỏt, hư hỏng hoặc biến động giỏ cả bất lợi đối với cụng ty cũng như trỏnh để ứ đọng vốn mà vẫn đảm bảo cho quỏ trỡnh thi cụng xõy lắp diễn ra bỡnh thường, theo đỳng tiến độ thi cụng. Trong nền kinh tế thị trường, giỏ cả và chất lượng sản phẩm luụn là vũ khớ cạnh tranh sắc bộn của bất cứ doanh nghiệp nào. Muốn tạo ra những cụng trỡnh cú chất lượng tốt, bờn cạnh việc đảm bảo kỹ thuật thỡ chất lượng, chủng loại vật liệu cũng ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng cụng trỡnh nờn cụng tỏc quản lý vật liệu về chất lượng, chủng loại luụn được cụng ty quan tõm đỳng mức. Việc mua vật liệu phải căn cứ vào cỏc bản thiết kế để cú kế hoạch mua từng loại sao cho đỳng số lượng, chủng loại, quy cỏch, phẩm chất và chất lượng đó đề ra trong thiết kế. Vỡ chi phớ nguyờn vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giỏ thành sản phẩm nờn trong quỏ trỡnh sử dụng, cụng ty luụn khuyến khớch tiết kiệm nguyờn vật liệu. Tuy nhiờn tiết kiệm ở đõy khụng phải là bớt xộn hoặc thay đổi cỏc loại vật tư khụng theo thiết kế. Điều quan trọng là phải sử dụng nguyờn vật liệu đỳng mục đớch, đỳng định mức đó thiết kế nhằm tiết kiệm vật liệu mà vẫn đảm bảo chất lượng cụng trỡnh và đỳng thời hạn. Mặt khỏc trong quỏ trỡnh thi cụng cỏc đội đó tổ chức cụng tỏc thu hồi phế liệu như cỏc đầu sắt thộp, gỗ khụng sử dụng, vỏ bao xi măng... gúp phần làm giảm chi phớ sản xuất, tăng lợi nhuận cho cụng ty. 2.2.5 Tổ chức cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu tại cụng ty. Hiện nay cụng ty đang ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ. Đõy là hỡnh thức kế toỏn thớch hợp cho mọi loại hỡnh doanh nghiệp cú ứng dụng mỏy vi tớnh vào cụng tỏc kế toỏn. Chớnh vỡ vậy cỏc loại sổ sỏch kế toỏn của cụng ty sử dụng đều phải tuõn theo những quy định chung của hỡnh thức này, bao gồm: - Sổ cỏi TK 152- Nguyờn liệu, vật liệu chớnh - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Sổ chi tiết nguyờn vật liệu. Cỏc sổ liờn quan khỏc như sổ chi tiết phải trả nhà cung cấp vật tư, sổ chi tiết TK 621, cỏc bảng tổng hợp chứng từ gốc... Cỏc chứng từ kế toỏn được sử dụng là: - Phiếu nhập kho vật tư (mẫu 01- VT) - Phiếu xuất kho vật tư (mẫu 02-VT) - Thẻ kho (mẫu 06- VT) - Hoỏ đơn giỏ trị gia tăng - Biờn bản kiểm nghiệm vật tư. Và một số chứng từ và sổ sỏch khỏc cú liờn quan... 2.2.5.1 Thủ tục xin mua và nhập kho vật liệu. Nguyờn vật liệu của cụng ty phần lớn là được mua ở ngoài. Việc mua sắm vật liệu chủ yếu dựa vào cỏc thụng số kỹ thuật của hợp đồng, dựa vào bản thiết kế kỹ thuật mà phũng kỹ thuật dự trự khối lượng vật tư tiờu hao rồi sau đú chuyển cho phũng vật tư hoặc cỏc đội sản xuất để mua sắm. Thụng thường vật liệu do cỏc đội mua, trường hợp mua với khối lượng lớn hoặc cỏc trường hợp đặc biệt thỡ phũng vật tư của cụng ty mua. Khi cụng ty cú ký kết hợp đồng với nhà cung cấp vật tư thỡ phũng vật tư của cụng ty sẽ cử cỏn bộ phũng đi mua, rồi căn cứ vào hoỏ đơn của đơn vị bỏn hàng, phũng vật tư sẽ tiến hành nhập kho vật liệu. Trường hợp cỏc đội tự mua thỡ phải mua theo đỳng bản giao khoỏn, nếu mua vượt định mức đề ra thỡ phải dừng lại. Đội tự ký hợp đồng với người bỏn sau đú lấy hoỏ đơn của người bỏn về phũng vật tư làm thủ tục nhập, xuất vật liệu tại đõy. Cuối cựng chuyển hoỏ đơn về cho phũng kế toỏn để hạch toỏn. Khi nhập kho thủ kho phải tiến hành kiểm tra chủng loại, số lượng ghi trờn húa đơn, cho tiến hành nhập kho, ghi số thực nhập rồi ký nhận vào phiếu nhập kho. Đối với những mặt hàng cú nhiều chi tiết nhỏ, dễ mất mỏt, dễ vỡ, dễ hỏng, khú bảo quản khi hàng về nhập kho phải làm biờn bản giao nhận hàng làm cơ sở ràng buộc giữa bờn giao và bờn nhận. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liờn: - Liờn 1: Lưu tại phũng vật tư. - Liờn 2: Thủ kho giữ rồi chuyển cho phũng kế toỏn. - Liờn 3: Do đội cú nhu cầu sử dụng vật tư giữ. Vớ dụ 4: Theo vớ dụ 1, ngày 08/09/2004 ụng Đỗ Văn Bỡnh thuộc cụng ty cổ phần xõy dựng số 2 Thăng Long mua một số nguyờn vật liệu tại cụng ty vật liệu xõy dựng Lờ Thanh Lam Sơn - Thanh Hoỏ và nhận được cỏc chứng từ sau: 2.2.5.2 Thủ tục xuất kho vật liệu. Khi cú nhu cầu về nguyờn vật liệu của từng đội, từng cụng trỡnh, cỏc đội phải làm phiếu đề nghị lĩnh vật tư, đội trưởng ký xỏc nhận. Căn cứ vào phiếu lĩnh vật tư và căn cứ vào biờn bản giao khoỏn cụng trỡnh hay hạng mục cụng trỡnh, phũ