Luận văn Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng bưu điện

ị trực thuộc không có riêng từng phần hành kế toán mà kế toán trưởng phụ trách kiêm nhiệm trên mọi phần hành kế toán. Kế toán vật tư, TSCĐ: Theo dõi biến động TSCĐ, trích khấu hao TSCĐ, NVL sản xuất của các xí nghiệp, vật tư tại kho của Công ty và các kho của xí nghiệp, theo dõi giá trị của các tài sản, chất lượng của vật tư, tài sản mà đơn vị đang quản lí. Kế toán chi phí - giá thành: Tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, tổ chức lập và phân tích báo cáo, cung cấp những thông tin cần thiết về chi phí sản xuất và giá thành sẩn phẩm. Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ: Tính lương và trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo đúng chế độ. Tại các xí nghiệp kế toán tính lương cho cán bộ CNV trong đơn vị mình sau đó gửi báo cáo cho kế toán Công ty. Thủ kho: Theo dõi nhập, xuất vật tư, hàng hóa, thành phẩm, bảo quản vật tư hàng hóa trong kho, có trách nhiệm thông báo cho kế toán vật tư những hàng hoá, vật tư kém phẩm chất, không đủ chất lượng. Thủ quỹ: Thực hiện thu, chi tiền mặt theo phiếu thu, phiếu chi, bảo quản quỹ và thực hiện kiểm kê quỹ hàng tháng, đối chiếu sổ quỹ với sổ chi tiết tiền mặt của kế toán. 5. Tình hình vận dụng chế độ kế toán tại CTCP đầu tư và xây dựng bưu điện 5.1. Quy định chung Niên độ kế toán: Năm tài chính của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 dương lịch hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán và nguyên tắc chuyển đổi các đồng tiền khác: Công ty sử dụng đồng Việt Nam, và theo tỷ giá của Ngân hàng Ngoại thương. Hình thức sổ kế toán áp dụng: Hình thức chứng từ ghi sổ. Phương pháp kế toán tài sản cố định: - Nguyên tắc xác định nguyên giá: TSCĐ mua mới = Giá mua + chi phí mua + chi phí khác. Trường hợp TSCĐ nhập khẩu: TSCĐ mua mới = Giá mua + Thuế + chi phí mua + Chi phí khác. - Phương pháp khấu hao TSCĐ: Công ty trích khấu hao cơ bản theo tỷ lệ khấu hao quy định tại quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ tài chính. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: - Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: theo nguyên tắc giá thực tế chi phí. - Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kì: theo phương pháp giá bình quân liên hoàn. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp Kê khai thường xuyên. 5.2. Hệ thống chứng từ Công ty áp dụng hệ thống chứng từ được ban hành theo Quyết định số 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Danh mục chứng từ kế toán bao gồm: - Tiền mặt: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, biên lai thu tiền, bảng kiểm kê quỹ. - Hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, thẻ kho, biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa, phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ. - Lao động tiền lương: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, bảng thanh toán tiền thưởng, phiếu xác nhận sản phẩm, công việc hoàn thành, phiếu báo làm thêm giờ. - Tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, thẻ TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản đánh giá lại. - Bán hàng: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng. - Sản xuất: Phiếu theo dõi xe máy thi công. 5.3. Hệ thống tài khoản kế toán Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán thống nhất được ban hành theo quyết định sô 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính và một số văn bản mới ban hành nhằm sửa đổi, bổ sung hệ thống tài khoản, Công ty sử dụng một hệ thống tài khoản cần thiết cho một doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh, đồng thời Công ty đã chi tiết tài khoản để đảm bảo chi tiết từng đối tượng cung cấp thông tin một cách chính xác, thuận tiện. 5.4. Tổ chức sổ kế toán a. Hệ thống sổ sách Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ nên Công ty sử dụng những loại sổ sách sau: + Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ được lập để bảo quản chứng từ kế toán, định khoản kế toán và làm căn cứ để ghi vào sổ cái. Chứng từ ghi sổ đối với các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh thì được ghi sổ chứng từ ghi sổ hàng tháng, với những nghiệp vụ phát sinh không thường xuyên thì được hạch toán cả quý một lần. Sau khi được lập, Chứng từ ghi sổ được tập hợp, theo dõi trên Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ. + Sổ chi tiết Công ty và các xí nghiệp sử dụng các sổ chi tiết theo như chế độ kế toán ban hành. Sổ chi tiết tại các xí nghiệp bao gồm 2 loại: Sổ chi tiết theo dõi các tài khoản hạch toán chung cho các công trình và sổ chi tiết theo dõi riêng cho từng công trình. Tại Công ty, sổ chi tiết cũng được áp dụng theo hình thức này, tuy nhiên ở Công ty sổ chi tiết được theo dõi riêng theo từng xí nghiệp, phòng ban trực thuộc... + Sổ cái Công ty sử dụng hế thống sổ cái các tài khoản như theo quy định của Bộ tài chính. Tại phòng kế toán của Công ty có sử dụng sổ cái TK 641, TK 642; các xí nghiệp và các phòng ban trực thuộc không hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp. b. Trình tự ghi sổ Công ty áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ (CTGS) nên các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc được phân loại theo các chứng từ cùng nội dung, tính chất để lập CTGS trước khi vào sổ kế toán tổng hợp. Trình tự ghi sổ kế toán ở Công ty được thực hiện theo như sơ đồ dưới đây (sơ đồ 14): Sơ đồ 14: Trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ tại Công ty Chứng từ kế toán Bảng kê chứng từ Chứng từ ghi sổ Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Sổ cái Thẻ, sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối kì Đối chiếu 5.5. Hệ thống báo cáo kế toán Hiện nay Công ty áp dụng hệ thống báo cáo theo quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 20/10/2000 của Bộ tài chính. Cuối mỗi niên khoá, Công ty lập các Báo cáo tài chính: +Bảng cân đối kế toán vào ngày 31/12 +Báo cáo kết quả kinh doanh +Báo cáo lưu chuyển tiền tệ +Thuyết minh Báo cáo tài chính. Các báo cáo này phải được gửi tới Ban kiểm soát và Hội đồng quản trị của Công ty chậm nhất là 5 ngày kể từ ngày hoàn thành. Sau Đại hội đồng cổ đông, các Báo cáo tài chính trên cùng với báo cáo của Ban kiểm soát, biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được lưu trữ tại văn phòng Công ty trong 5 năm để các cổ đông xem xét khi cần thiết. 5.6. Phần mềm kế toán áp dụng tại Công ty: Hiện nay Công ty đang áp dụng phần mềm kế toán riêng do Tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam đưa vào sử dụng, đã được cải tạo so với một số phần mềm thông dụng nhằm đảm bảo phù hợp với đặc thù tổ chức kế toán tại Công ty. Phần mềm kế toán mà Công ty đang sử dụng có nhiều ưu điểm, tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty trong công tác kế toán cũng như công tác quản lí. II. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NVL TẠI CTCP ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG BƯU ĐIỆN 1. Đặc điểm, phân loại và yêu cầu quản lý NVL tại Công ty 1.1. Đặc điểm và phân loại NVL a. Đặc điểm NVL CTCP đầu tư và xây dựng bưu điện bao gồm các xí nghiệp xây dựng nhà bưu điện, xí nghiệp công trình thông tin... và nhà máy nhựa, nhà máy cáp viễn thông sản xuất các sản phẩm công nghiệp phục vụ cho Ngành Bưu chính viễn thông và các ngành kinh tế khác. Tuy nhiên các xí nghiệp công trình đều hạch toán bán độc lập dưới sự quản lý vĩ mô của Công ty, các xí nghiệp tự tìm kiếm thị trường, tiến hành thu mua NVL phục vụ cho thi công các công trình và hạch toán chi phí NVL vào giá thành công trình hoàn thành. Trong khi đó, nhà máy nhựa và nhà máy cáp viễn thông chịu sự chỉ đạo sản xuất trực tiếp của Công ty, Công ty quản lí và cung cấp NVL cho các nhà máy này. Sản phẩm công nghiệp của Công ty rất đa dạng, bao gồm 2 loại chính: + Sản phẩm nhựa: Bao gồm ống nhựa sóng các loại dùng để bảo vệ cáp ngầm, cáp quang, cáp điện, cáp thoát nước; các loại nhà nhựa, các loại cửa nhựa, vách nhựa, cabin điện thoại bằng nhựa theo tiêu chuẩn Việt Nam và tiêu chuẩn Châu Âu. + Cáp viễn thông phục vụ cho các công trình viễn thông. Để sản xuất những sản phẩm công nghiệp, NVL sử dụng ở Công ty đa dạng nhiều chủng loại. NVL đều do Công ty mua ngoài. Một số bột hoá chất dùng để sản xuất ống nhựa phải nhập từ nước ngoài, tuy nhiên Công ty đã xây dựng được hệ thống định mức tiêu hao vật tư cho từng sản phẩm và định mức dự trữ thích hợp nên luôn đảm bảo tiến độ sản xuất và sử dụng có hiệu quả NVL. Những loại NVL khan hiếm trên thị trường trong nước, phải nhập khẩu, Công ty thường dự trữ với khối lượng lớn, những loại NVL sẵn có trên thị trường và chiếm tỷ trọng nhỏ trong giá thành sản phẩm, Công ty thường không dự trữ, khi có nhu cầu mới tiến hành thu mua. Trong các loại NVL, NVL dùng để sản xuất sản phẩm nhựa có giá trị lớn, nhưng dễ cháy và biến chất, do đó Công ty rất chú ý đến việc bảo quản vật liệu, bên cạnh việc xây dựng hệ thống kho bãi đủ tiêu chuẩn, Công ty còn chú trọng nâng cao ý thức trách nhiệm của nhân viên công tác tại kho trong việc bảo quản tài sản chung của Công ty. Hiện nay chi phí NVL chiếm khoảng 80% trong tổng giá thành sản phẩm nhựa, sự thay đổi nhỏ về số lượng hay giá thành vật liệu cũng gây ảnh hưởng lớn tới giá thành sản phẩm. Vì vậy, Công ty rất quan tâm tới công tác quản lí NVL ở tất cả các khâu, từ khâu nhập mua, bảo quản, đến khâu sử dụng, khâu dự trữ. b. Phân loại NVL Vì NVL sử dụng trong Công ty có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất. Trong điều kiện đó đòi hỏi phải phân loại NVL thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán NVL. Công ty tiến hành phân loại vật liệu dựa vào vai trò, công dụng kĩ thuật của NVL trong quá trình sản xuất, bao gồm: - NVL chính: Là đối tượng lao động chủ yếu, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm, bao gồm: Các loại bột và hóa chất nhựa (bột PVC-800, bột PVC-LSO80, bột PVC-LS100, bột hoá chất STA), dây thép xoắn, nhôm, sắt thép các loại, đồng dây... - Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với NVL chính nhằm góp phần nâng cao tính năng, chất lượng, mẫu mã sản phẩm hoặc được sử dụng để bảo đảm công cụ lao động hoạt động bình thường, bao gồm: Dung môi, bột màu, mực in, nước rửa, keo dán... - Nhiên liệu: Là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng như xăng, dầu... - Phụ tùng thay thế các loại: Vòng bi, công tắc, rơle, môtơ... - Phế liệu thu hồi: ống hỏng, bột quét kho sản xuất... Hạch toán theo cách phân loại trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại NVL. Để bảo đảm thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ NVL, trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của NVL, Công ty tiếp tục chi tiết và hình thành nên “Danh mục nhóm vật tư” trong phần hành “Kế toán vật tư” của chương trình kế toán máy. Danh mục xác định thống nhất tên gọi, ký mã hiệu của từng danh điểm NVL. Bảng 1: Danh mục nhóm hàng hóa, vật tư (Trích) STT nhóm Mã nhóm Tên nhóm Bậc nhóm 1 DAYTHEP Dây thép 1 1.1 DAYTHEP1 Dây thép xoắn 7c x 1.2mm 2 1.2 DAYTHEP2 Dây thép xoắn 7c x 1.6mm 2 2 NHFJ Nhôm Fuji 1 2.1 NHFJT Nhôm Fuji trắng 2 2.2 NHFJM Nhôm Fuji màu 2 2.2.1 F9012M Nhôm màu Fujimetal F9021M 3 2.2.2 F9045M Nhôm màu Fujimetal F9045M 3 ... ... ... ... 3 NHSP Nhôm Singapo 1 3.1 NHSPT Nhôm Singapo trắng 2 3.1.2 4588T Nhôm trắng Singapo 4588T 3 3.1.2 AA223T Nhôm trắng Singapo 223 3 3.2 NHSPM Nhôm Singapo màu 2 4 BOT Bột và hóa chất nhựa 1 4.1 BOT66 Bột nhựa PVC K66 2 4.2 CACO3 Bột CaCO3 2 4.3 HDPE Hạt nhựa HDPE 5502 2 ... ... ... ... 5 VLCT Vật liệu chống thấm 1 6 CUANHUA Phụ kiện cửa nhựa 1 7 SATTHEP Sắt thép các loại 1 8 MSAT Vật liệu kho mộc sắt 1 9 PKNHOM Phụ kiện nhôm 1 9.1 BNHOM03 Băng nhôm 0.3 2 9.2 BNHOM49 Băng nhôm 49mm 2 ... ... ... ... 10 MANH Vật liệu mành 1 11 KHAC Vật tư khác 1 12 THUHOI Nhôm thu hồi Vĩnh Phú 1 13 JOANG Joăng 1 14 DIEN Vật liệu điện 1 15 NUOC Vật liệu nước 1 16 GO Gỗ 1 17 CUAGO Phụ kiện cửa gỗ 1 18 CAPTTIN Cáp và vật liệu cáp thông tin 1 18.1 CHICAP Chỉ cuốn chặt 2 18.2 JELCOMPO Dầu nhồi cáp Jelly 2 ... ... ... ... 1.2. Tổ chức quản lí NVL Tổ chức quản lí tốt NVL là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho Công ty. Trên cơ sở nhận thức rõ điều đó, Công ty đã tổ chức quản lí chặt chẽ NVL tại tất cả các khâu. a. Khâu thu mua Việc thu mua vật liệu được thực hiện trên kế hoạch sản xuất thông qua các chỉ tiêu quy định của Công ty mà lập kế hoạch thu mua vật liệu cho từng tháng, quý năm sao cho vừa tiết kiệm được các chi phí vừa đem lại hiệu quả cao. Vật liệu mua phải đảm bảo đầy đủ về số lượng, chủng loại và chất lượng, có nguồn cung cấp tương đối ổn định, có đội ngũ chuyên làm nhiệm vụ thu mua. Việc giao nhận vật liệu mua được theo dõi từ khi vận chuyển từ nơi mua về kho, có bộ phận kiểm tra chất lượng (bộ phận KCS) làm nhiệm vụ kiểm tra phẩm chất, quy cách của vật liệu. b. Khâu bảo quản Công ty đã xây dựng hệ thống kho vật tư rộng rãi, chắc chắn với các trang thiết bị bảo quản vật tư khá tốt. Công ty đã bố trí đội ngũ nhân viên thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý NVL tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất kho. Hiện nay vật liệu của Công ty được bảo quản ở ba kho chính là kho Nhà máy vật liệu viễn thông 1(kho NMVLVT1) bảo quản những vật tư dùng cho sản xuất cáp viễn thông, kho NVL công ty bảo quản những vật tư dùng cho sản xuất sản phẩm nhựa và kho phân xưởng 2 (kho PX2) là kho vật tư đặt tại chi nhánh của Công ty trong miền Nam. c. Khâu sử dụng Phần lớn NVL được xuất cho sản xuất, và được quản lý chặt chẽ theo định mức vật tư kỹ thuật mà Công ty đã quy định cho từng sản phẩm. Việc xuất kho vật tư đòi hỏi có đầy đủ hoá đơn, chứng từ cần thiết, có sự ký duyệt của Ban lãnh đạo, các phòng ban liên quan, được tiến hành theo đúng thủ tục, và được ghi chép đầy đủ, chính xác, nhằm đảm bảo sự hợp lí, đầy đủ, tiết kiệm và hiệu quả trong sử dụng NVL. d. Khâu dự trữ Để quá trình sản xuất kinh doanh liên tục và sử dụng vốn tiết kiệm, Công ty đã xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm NVL, đặc biệt đối với NVL mà thị trường trong nước khan hiếm như bột nhựa PVC thường được dự trữ với khối lượng lớn. Những loại vật liệu sẵn có trên thị trường và chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng giá trị sản xuất thì Công ty không dự trữ, khi có nhu cầu sử dụng mới tiến hành thu mua. 2.Tính giá NVL Tính giá NVL là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL, giúp đánh giá tình hình nhập kho, xuất kho, tồn kho NVL và để phản ánh vào sổ sách kế toán một cách chính xác, thống nhất, hợp lí. Công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. 2.1. Tính giá NVL nhập kho Tất cả NVL của Công ty đều do mua ngoài nhập kho, mua trong nước hoặc nhập khẩu. Giá trị thực tế của NVL nhập kho được Công ty tính theo giá thực tế chi phí. Từ đó, giá thực tế NVL nhập kho được xác định như sau: Trường hợp 1: Mua trong nước Giá thực tế NVL nhập kho là giá ghi trên hóa đơn (không bao gồm thuế GTGT). Để mua NVL nhập kho, Công ty có phần chi phí khoán cho Trung tâm thương mại - là bộ phận phụ trách việc mua NVL của Công ty, để thanh toán cho các chi phí thu mua phát sinh (chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ...), phần chi phí khoán này chiếm tỷ lệ là 0,3% giá hóa đơn của lô hàng nhập mua. Chi phí khoán không được tính vào giá thực tế NVL nhập kho, Công ty hạch toán ngay vào chi phí sản xuất chung trong kì. Ví dụ: Ngày 15/12/2005, Công ty nhập kho 96 kg Băng in trắng theo Hóa đơn số 12824 ngày 14/12/2005 với giá mua ghi trên hóa đơn là 178 100 đ/kg (giá mua chưa thuế GTGT). Vậy giá thực tế NVL nhập kho là: 96 x 178 100 = 17 097 600 đ. Trường hợp 2: Nhập khẩu NVL Với trường hợp NVL mua từ nước ngoài, giá thực tế NVL nhập kho được tính theo công thức sau: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá hóa đơn (không bao gồm thuế GTGT) + Thuế nhập khẩu + Chi phí khoán Trong đó, giá hóa đơn là giá CIF của lô hàng nhập khẩu; chi phí khoán là phần chi phí Công ty khoán cho Trung tâm thương mại để thanh toán các chi phí mua hàng nhập khẩu (như chi phí mở thư tín dụng (L/C), chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ...), chi phí khoán thường là 0,7% - 1,4% giá CIF của lô hàng nhập khẩu. Ví dụ: Ngày 05/12/2005 Công ty nhập kho 16 tấn hạt nhựa nguyên sinh HDPE theo hợp đồng kinh tế số 3H - 0192 - 06E ngày 7/11/2005, trong đó: - Giá CIF: 22880 USD x 15870VNĐ/USD = 363 105 600 đ. - Thuế nhập khẩu (0%) = 0 đ. - Chi phí khoán (là 1% theo giá CIF) = 3 631 056 đ. - Giá thực tế NVL nhập kho = 363 105 600 + 0 + 3 631056 = 366 736 656 đ. 2.2. Tính giá NVL xuất kho Công ty tính giá NVL xuất kho theo phương pháp giá bình quân liên hoàn. Sau mỗi lần nhập, máy tính sẽ tự động tính giá bình quân của từng danh điểm NVL. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân (Gbq) và số lượng NVL xuất kho để xác định giá thực tế NVL xuất kho. Giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Gbq Giá thực tế NVL tồn kho + Giá thực tế NVL nhập kho Gbq = Số lượng NVL tồn kho + Số lượng NVL nhập kho Ví dụ: - Ngày 16/12/2005, tồn kho vật liệu Băng in trắng là 96 kg, đơn giá là 178 100 đ/kg. - Ngày 21/12/2005 nhập kho 7,5 kg Băng in trắng, giá thực tế nhập kho là 178 300 đ/kg. Máy tự động tính giá đơn vị bình quân là: (96 x 178100 + 7,5 x 178300) : (96 + 7,5) = 178 114 đ/kg. - Ngày 28/12/2005, nhập kho 11kg Băng in trắng, giá thực tế nhập kho là 180 300 đ/kg. Máy tính tự động tính giá đơn vị bình quân là: (103,5 x 178114 + 11 x 180300) : (103,5 + 11) = 178324 đ/kg. - Ngày 31/12/2005, xuất kho 9 kg băng in trắng cho sản xuất cáp thông tin, máy tính tự động tính: Giá thực tế xuất kho của băng in trắng: 9 x 178324 = 1 604 916 đ. 3. Thủ tục nhập kho, xuất kho NVL 3.1. Thủ tục nhập kho NVL Căn cứ vào kế hoạch sản xuất sản phẩm trong kỳ và nhu cầu về NVL (đảm bảo cho kế hoạch sản xuất và kế hoạch dự trữ NVL) của các nhà máy, Trung tâm thương mại được sự đồng ý của Ban lãnh đạo sẽ tiến hành mua NVL và cho chuyển về kho của Công ty. Nghiệp vụ mua NVL được thực hiện thông qua việc ký kết Hợp đồng kinh tế với các nhà cung cấp. NVL mua về có thể do nhà cung cấp vận chuyển đến Công ty hay do Công ty tự vận chuyển về kho, tùy sự thoả thuận giữa hai bên. Toàn bộ số NVL mua về được tiến hành kiểm tra quy cách, mẫu mã, phẩm chất từng loại. Nếu đạt, thủ kho lập Biên bản giao nhận hàng và cho nhập kho toàn bộ số NVL và tiến hành ghi Thẻ kho cho NVL đó. Kế toán vật tư nhập số liệu vào Phiếu nhập kho. a. Trường hợp mua trong nước Trung tâm thương mại được sự đồng ý của Ban giám đốc sẽ tiến hành mua NVL. Sau khi nhận được hàng cùng Hóa đơn (GTGT) do nhà cung cấp giao cho, Trung tâm thương mại cho chuyển hàng về kho. (Biểu số 1) Biếu số 1: Mẫu số 01GTKT-3LL TY/2005N Số: 12824 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: (Giao cho khách hàng) Ngày 14 tháng 12 năm 2005 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH TM & XD Duy Anh. Địa chỉ: 3B - Lý Thường Kiệt - Hà Nội Số TK: 001.1.000012305 Họ tên người mua hàng: CTCP ĐT & XD Bưu điện Địa chỉ: Pháp Vân - Hoàng Mai - Hà Nội. MS thuế: 0100686544 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Băng in trắng kg 96 178 100 17 097 600 2 Dây bện nhóm Nâu kg 46 90 900 4 181 400 Cộng tiền hàng 21 279 000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 1 063 950 Tổng cộng tiền thanh toán 22 342 950 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi hai triệu ba trăm bốn mươi hai nghìn chín trăm năm mươi đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Khi đại diện Trung tâm thương mại (người vận chuyển) đem hàng đến kho, thủ kho tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa vật tư, rồi lập Biên bản giao nhận (biểu số 2), ghi nhận số lượng hàng thực nhận. Biểu số 2: CTCP ĐT & XD bưu điện CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Trung tâm thương mại Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BIÊN BẢN GIAO NHẬN Hôm nay ngày 15/12/2005 tại Nhà máy VLVT1. Đại diện bên giao: Trung tâm thương mại Ông: Hoàng Đình Tỵ Chức vụ: Chuyên viên Đại diện bên nhận: Nhà máy VLVT1 Bà: Nguyễn Thị Thu Dung Chức vụ: Thủ kho nhà máy. Tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa vật tư của Hóa đơn 12824 ngày 14/12/2005 giữa CTCP ĐT & XD bưu điện và CT TNHH TM & XD Duy Anh thống nhất số lượng hàng hóa bàn giao cho nhà máy cụ thể như sau: STT Tên hàng hóa Đơn vị tính Số lượng theo hóa đơn Số lượng thực nhập 1 Băng in trắng kg 96 96 2 Dây bện nhóm nâu kg 46 46 Biên bản được thông qua và lập thành ba bản có giá trị pháp lý như nhau. Trung tâm thương mại giữ 1 bản, nhà máy VLVT1 giữ 1 bản và 1 bản giao cho phòng kế toán Công ty. Trung tâm thương mại Nhà máy VLVT1 (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biên bản giao nhận được dùng để Trung tâm thương mại ghi sổ theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng, thủ kho ghi thẻ kho, kế toán vật tư nhập số liệu vào Phiếu nhập kho. Trường hợp vật tư không đúng quy cách hay số lượng thì Biên bản giao nhận được dùng để Trung tâm thương mại làm thủ tục khiếu nại gửi cho đơn vị bán. Đối với NVL đảm bảo đúng số lượng và chất lượng như hợp đồng, thủ kho cho nhập kho. Thủ kho dựa vào Biên bản giao nhận để ghi Thẻ kho. Phòng kế toán sau khi nhận được Hóa đơn (GTGT) và Biên bản giao nhận, kế toán vật tư tiến hành lập Phiếu nhập kho (Biểu số 3). Việc lập Phiếu nhập kho được thực hiện trên máy tính, trong phần hành “Kế toán vật tư” của chương trình kế toán máy. Phiếu nhập kho không chỉ ghi số lượng thực tế NVL nhập kho mà còn phản ánh cả đơn giá cũng như thuế GTGT của lô hàng. Biểu số 3: CTCP ĐT & XD bưu điện PHIẾU NHẬP KHO Ngày 15 tháng 12 năm 2005 Số: T - PN88 TK Nợ: 152, 1331 TK Có: 331 Họ tên người giao hàng: Cty TNHH TM & XD Duy Anh. Diễn giải: Nhập vật tư sản xuất cáp cho NM VLVT1 theo HĐ 12824 ngày 14/12/2005. Nhập tại kho: Kho Nhà máy VLVT1. Số TT Tên vật tư Mã số vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Băng in trắng BANGIN kg 96 178 100 17 097 600 2 Dây bện nhóm Nâu PP 0.08 NAU kg 46 90 900 4 181 400 Tổng tiền trước thuế 21 279 000 Thuế GTGT 1 063 950 Tổng tiền sau thuế 22 342 950 Số tiền bằng chữ: Hai mươi hai triệu ba trăm bốn mươi hai nghìn chín trăm năm mươi đồng. Nhập, ngày 15 tháng 12 năm 2005 Giám đốc Kế toán viên Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ kho b. Trường hợp nhập khẩu Thủ tục nhập kho NVL nhập khẩu cũng được thực hiện tương tự như mua trong nước. Để lập được phiếu nhập kho, kế toán phải căn cứ vào nhiều loại hóa đơn, chứng từ: Hợp đồng thương mại, Hóa đơn thương mại (vận đơn), Tờ khai hải quan, giấy thông báo thuế... từ đó kế toán lập Bảng tính giá hàng nhập khẩu, nhưng phải quy đổi về tiền Việt Nam. Sau đó lập phiếu nhập kho. Biểu số 4: TỜ KHAI HÀNG HÓA NHẬP KHẨU Tờ khai số 1036/NK/KD/KV1 Ngày đăng kí 04/12/2005 STT Tên hàng Mã số Xuất xứ Lượng Đơn vị tính Đơn giá nguyên tệ Trị giá nguyên tệ 1 Hạt nhựa nguyên sinh HDPE 39012021 Korea 16 Tấn 1430 22880 Thuế nhập khẩu Thuế GTGT Trị giá tính thuế Thuế suất (%) Tiền thuế Trị giá tính thuế Thuế suất (%) Tiền thuế 363105600 0 0 363105600 10 36310560 Trung tâm thương mại sau khi nhận được hàng cùng các hóa đơn có liên quan do bên cung cấp giao cho sẽ cho chuyển hàng hóa về kho. Sau khi kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa vật tư, thủ kho lập Biên bản giao nhận hàng (Biểu số 5) và cho nhập kho số vật tư đó. Biểu số 5: CTCP ĐT & XD Bưu điện CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Trung tâm thương mại Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BIÊN BẢN GIAO NHẬN Ngày 05/12/2005 Đại diện bên giao: Trung tâm thương mại Ông: Hoàng Đình Tỵ Chức vụ: Chuyên viên Đại diện bên nhận: Nhà máy Vật liệu viễn thông I Bà: Nguyễn Thị Thu Dung Chức vụ: Thủ kho nhà máy Căn cứ HĐKT số 3H_0192_06E ngày 07/11/2005 giữa CTCP ĐT & XD bưu điện và Công ty 3H Corporation. Số lượng hàng hóa bàn giao cho nhà máy cụ thể như sau: STT Tên hàng hoá vật tư Đơn vị tính Số lượng theo hóa đơn Số lượng thực nhập Ghi chú 1 Hạt nhựa nguyên sinh HDPE kg 16000 16000 640 bao x 25 kg/bao Biên bản được lập ba bản, mỗi bên giữ một bản, gửi phòng kế toán Công ty một bản. Trung tâm thương mại Nhà máy VLVT1 (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Kế toán vật tư dựa vào các hóa đơn, chứng từ trên để lập Bảng tính giá hàng nhập khẩu (Biểu số 6). Sau đó vào chương trình kế toán máy, phần hành “Kế toán vật tư” để lập Phiếu nhập kho (Biểu số 7). Biểu số 6: CTCP ĐT & XD bưu điện BẢNG TÍNH GIÁ HÀNG HÓA NHẬP KHẨU (Theo HĐ số 3H_0192_06E) Số TT Tên hàng Số lượng (kg) Thành tiền Thuế nhập khẩu Chi phí khoán Tổng cộng Đơn giá nhập 1 Hạt nhựa nguyên sinh HDPE 16000 363105600 0 3631056 366736656 22921.04 Ghi chú: Giá CIF: 22880 USD x 15870 VNĐ/USD = 363 105 600 đ. Thuế suất thuế nhập khẩu là 0%. Chi phí khoán cho Trung tâm thương mại là 1% theo giá CIF = 3 631 056 đ. Thuế GTGT (10%) là 36 310 560đ theo Tờ khai hàng hóa nhập khẩu số 1036 HQ/2002 NK ngày 04/12/2005. Hà Nội, ngày 05/12/2005 Người lập (Ký, họ tên) Biểu số 7: CTCP ĐT & XD bưu điện PHIẾU NHẬP KHO Ngày 05 tháng 12 năm 2005 Số: C - PNK09 TK Nợ: 152, 1331 TK Có: 331, 33313, 6272. Họ tên người giao hàng: Công ty 3H corporation. Diễn giải: Nhập kho hạt nhựa nguyên