Luận văn Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình

000 3 Thép góc L100x100x10 (80m) Kg 1.200 13.500 16.200.000 4 Thép tròn fi16 (122m) Kg 250 11.500 2.875.000 Thuế GTGT 6.978.250 Cộng số tiền thanh toán 146.543.250 Lý do thanh toán: Mua nhập kho phục vụ thi công gia công và lắp 02 giá tổ hợp ống áp lực – Công trình Nhà văn hóa quận Hà Đông THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TOÁN TRƯỞNG ĐƠN VỊ TRƯỞNG NGƯỜI ĐỀ NGHỊ (Ký tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Kèm theo giấy đề nghị thanh toán có hoá đơn giá trị gia tăng, kế toán tiến hành kiểm tra tính đúng đắn của các yếu tố ghi trên hoá đơn và tiến hành nhập số liệu vào phần mềm Fast Accounting. Hóa đơn HD 0052975 được thể hiện trên Fast như sau: Hóa đơn mua hàng hóa (dịch vụ) Biểu 2.7: HD0052975 Mã đơn vị: TVXDBĐ Công ty TMXNK VTTB AB Số chứng từ 250 Mã khách: KD00128 CTCP XD và TM Anh Quân Ngày ht 30/12/2010 Địa chỉ: : MST Ngày lập ctừ 30/12/2010 Ng. giao hàng: CTCP XD và TM Anh Quân Tỷ giá VNĐ 1.00 Tk có : 331 Số hđ Số seri HD0052975 Ngày hđ 30/12/2010 Thêm dòng mới, F8-Xóa dòng,Ctrl+tab-Ra khỏi chi tiết hạch toán Tk nợ Tên tài khoản Mã vv Tiền VNĐ Diễn giải 15211 15211 15211 15211 Nguyên liệu chính của CT Nguyên liệu chính của CT Nguyên liệu chính của CT Nguyên liệu chính của CT 61.690.000 58.800.000 16.200.000 2.875.000 Mua thép I200x100x5,2x8,4 Mua thép tấm PL 10 Mua thép góc L100x100x10 Mua Thép tròn fi16 Tiền hàng 139.565.000 HĐ GTGT 05 Tk thuế 13311 Tiền thuế 6.978.250 Tổng TT 146.543.250 Trạng thái 1 0-Chưa, 1- Chuyển vào sổ cái Nguyên vật liệu trước khi nhập kho phải được kiểm nghiệm. Công ty lập Ban kiểm nghiệm bao gồm một trưởng ban và 2 ủy viên nhằm xác định, kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách vật tư có đảm bảo yêu cầu của công trình hay không, đồng thời làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. Nhằm làm giảm chi phí kho bãi cũng như bảo vệ, bảo quản kho bãi Công ty thường tổ chức mua vật tư với số lượng nhỏ đáp ứng tức thời nhu cầu xây dựng Bộ phận mua hàng và bộ phận sản xuất sẽ lập phiếu nhập kho nhằm xác nhận số lượng vật tư nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm người có liên quan và thực hiện ghi sổ kế toán. Biểu 2.8: Phiếu nhập kho trên Fast Accounting Phiếu nhập kho được thể hiện trên Fast như sau: Phiếu nhập kho Mã giao dịch: 176 Số chứng từ 147 Mã khách: KD00128 CTCP XD và TM Anh Quân Ngày ht 30/12/2010 Địa chỉ: : MST Ngày lập ctừ 30/12/2010 Ng. giao hàng: CTCP XD và TM Anh Quân Tỷ giá VNĐ 1.00 Diễn giải: vật tư mua nhập kho công trình Nhà văn hóa quận Hà Đông Thêm dòng mới, F8-Xóa dòng,Ctrl+tab-Ra khỏi chi tiết hạch toán Mã hàng Tên hang Đvt Mã kho Vụ việc Tồn kho Số lượng Giá VND VND Tk nợ VLC0024 VLC0026 VLC0027 VLC0030 Thép I200x100x5,2x8,4 Thép tấm PL 10 Thép góc L100x100x10 Thép tròn fi16 Kg Kg Kg Kg Hà Đông Hà Đông Hà Đông Hà Đông 3.980 4.200 1.200 250 13.500 13.000 12.500 10.500 61.690.000 58.800.000 16.200.000 2.875.000 15211 15211 15211 15211 Số lượng 436.6 Tổng tiền 123.814.000 Trạng thái 1 0-Chưa, 1- Chuyển vào sổ cái Nguyên vật liệu của Công ty có thể được xuất trực tiếp từ kho hoặc có thể mua xuất thẳng tới chân công trình. Các tổ, đội thi công căn cứ vào tình hình sản xuất và nhu cầu sử dụng NVL của công trình mình sẽ lập giấy đề nghị xuất vật tư gửi lên Ban giám đốc. Ban giám đốc dựa trên dự toán thi công các công trình, xem xét Giấy đề nghị xuất vật tư có đúng theo dự toán hay không. Sau khi được Ban giám đốc Công ty, kế toán trưởng và trưởng phòng vật tư phê duyệt, phòng vật tư từng đội sẽ lập Phiếu xuất kho (vật tư tồn kho). Ngoài ra, Công ty còn tổ chức thu mua vật tư và xuất thẳng tới chân công trình mà không qua kho. Phiếu xuất kho sau khi được người nhận và thủ kho ký nhận sẽ được chuyển về cho phòng kế toán, kế toán vật tư tiến hành ghi sổ, vào máy tính. Đối với những vật tư nhập xuất thẳng thì kế toán căn cứ vào Phiếu nhập kho hay Phiếu xuất thẳng từ nhập mua để ghi. Kế toán sau khi nhận được phiếu xuất kho của thủ kho gửi lên thì tiến hành cập nhật số liệu vào máy tính. Kế toán chỉ cần khai bào ngày, tháng xuất kho, người nhận hàng, số phiếu xuất, nội dung nghiệp vụ, Tk Nợ, Tk Có vào chứng từ. Còn lại máy tính sẽ tự động nhập đơn giá và tổng số tiền theo giá thực tế đích danh. Biểu 2.9: Phiếu xuất kho trên Fast Accounting Phiếu xuất kho trong Fast như sau: Phiếu xuất kho Mã giao dịch: Số chứng từ 190 Mã khách: TVXDBĐ Công ty CPTM XNK VTTB An Bình Ngày ht 31/12/2010 Địa chỉ: : Thanh Lương – HBT - HN Ngày lập px 31/12/2010 Ng. giao hàng: CTCP XD và TM Anh Quân Tỷ giá VNĐ 1.00 Diễn giải: vật tư xuất dùng cho công trình Nhà văn hóa quận Hà Đông Thêm dòng mới, F8-Xóa dòng,Ctrl+tab-Ra khỏi chi tiết hạch toán Mã hàng Tên hàng Đvt Mã kho Vụ việc Tồn kho Số lượng Giá VND VND Tk nợ VLC0024 VLC0026 VLC0027 VLC0030 Thép I200x100x5,2x8,4 Thép tấm PL 10 Thép góc L100x100x10 Thép tròn fi16 kg kg kg kg Hà Đông Hà Đông Hà Đông Hà Đông 3.650 3.800 964 226 15.500 14.000 13.500 11.500 56.575.000 53.200.000 13.014.000 2.599.000 15211 15211 15211 15211 Số lượng 8640 Tổng tiền 125.388.000 Trạng thái 1 0-Chưa, 1- Chuyển vào sổ cái Sau khi nhập số liệu vào máy tính sẽ tự động chuyển số liệu để theo dõi nhập, xuất, tồn kho vật tư, đồng thời đưa số phát sinh Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn Biểu 2.10: Bảng tổng hợp nhập xuất tồn CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XNK VẬT TƯ THIẾT BỊ AN BÌNH BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN Mã VT Tên VT Đvt Tồn đầu Dư đầu SL nhập Tiền nhập SL xuất Tiền xuất Tồn cuối Dư cuối CD0067 Li vô quang học cái 1 3.000.000 1 3.000.000 CD0091 Kìm mũi thăng 175 cái 50 142.824 50 142.824 CD0150 Quần áo bảo hộ Bộ 370 50.454.546 346 47.181.819 CD0163 Súng bắn đinh cái 3 553.088 3 553.088 CD0170 Lưỡi cưa đĩa 320x5x2,2 cái 1 539.977 1 539.977 PT0005 Cốc lọc bơm tay (IFA) cái 1 80.000 1 80.000 PT0012 Pit tông cos 1 (IFA) cái 4 128.744 4 128.744 ………. ……………………. Biểu 2.11. Sổ chi tiết nguyên vật liệu SỔ CHI TIẾT Năm: 2010 Tài khoản: 1521 Tên kho: Kho Hà Đông Tên vật liệu: Thép I200x100x5x8,4 Đơn vị tính: kg Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu Ngày tháng SL TT SL TT SL TT A B C D 1 2 3= 1x2 4 5=1x4 6 7=1x6 8 Số dư đầu kỳ 14.520 4.500 …… ….. …………. …… …… ……….. ……… …….. …….. …….. …….. PX81 12/12 Xuất kho 621 14.520 2.200 34.144.000 PN47 13/12 Nhập kho 331 14.800 3.250 48.100.000 3.740 …… ….. …………. …… …… ……….. ……… …….. …….. …….. …….. PN79 30/12 Nhập kho 331 15.500 3.980 61.690.000 5.250 PX190 31/12 Xuất kho 621 15.500 3.650 56.575.000 1.600 …… ….. …………. …… …… ……….. ……… …….. …….. …….. …….. Số dư cuối kỳ 15.500 1.927 29.868.500 Ngày…... tháng……. năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình 2.2.1. Tài khoản sử dụng Để kế toán NVL Công ty sử dụng những tài khoản sau: - Tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu Tài khoản 152 có kết cấu như sau: Bên Nợ: - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, chế biến, nhận góp vốn hoặc từ các nguồn khác. - Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên Có: - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công chế biến, hoặc đưa đi góp vốn. - Trị giá nguyên liệu, vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua. - Chiết khấu thương mại nguyên liệu, vật liệu khi mua được hưởng. - Trị giá nguyên liệu, vật liệu hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê. Số dư bên Nợ: Trị giá nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kì. TK 152 được chi tiết ra các TK cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại, nhóm vật tư theo yêu cầu quản lý và hạch toán của Công ty như sau: + TK 1521: Vật liệu + TK 1522: Nhiên liệu + TK 1523: Phụ tùng + TK 1525: Phế liệu 2.2.2. Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ biến động tăng nguyên vật liệu - Khi mua NVL ngoài nhập kho, kế toán căn cứ theo hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho ghi: Nợ TK 1521: Nguyên vật liệu chính Nợ TK 13311: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331,141,…: Giá thực tế nhập kho Ví dụ: Theo hóa đơn mua hàng số 0052975 ngày 30/12/2010 (Biểu 01-Hóa đơn giá trị gia tăng) và phiếu nhập kho số 79 (Biểu 03-Phiếu nhập kho) mua các loại vật liệu sau nhập kho cho đội Công trình của Công ty cổ phần Xây dựng và Thương mại Anh Quân, kế toán tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 1521: 123.814.000 đ Nợ TK 13311: 6.190.700đ Có TK 331 KD00128: 130.004.700đ - Khi phát sinh chi phí thu mua NVL như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ kế toán ghi: Nợ TK 152: Chi phí thu mua Nợ TK 13311: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,141,331: Tổng chi phí thu mua NVL Ví dụ: Theo hóa đơn số 0072461 ngày 30/12/2010 và giấy đề nghị thanh toán tạm ứng của Ông Lê Văn Nam về chi phí vận chuyển thép đến công trình, kế toán ghi: Nợ TK 1521: 6.000.000đ Nợ TK 13311: 300.000đ Có TK 141_Lê Văn Nam: 6.300.000đ Biểu 2.12: Hóa đơn GTGT số 0072461 HÓA ĐƠN Mẫu sổ: 01 GTKT – 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG BU/2010B Liên 2: Giao khách hàng 0072461 Ngày 30 tháng 12 năm 2010 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH thương mại và dịch vụ vận tải Hoa Cương Địa chỉ: Phường Giang Biên- Quận Long Biên- Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: MST: Họ và tên người mua hàng: Lê Văn Nam Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình Địa chỉ:Số 80 tổ 13E phường Thanh Lương – Hai Bà Trưng – Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM MST: 5400101273 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Vận chuyển thép đến ct Nhà văn hóa quận Hà Đông 6.000.000 6.000.000 Cộng tiền hàng: 6.000.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 300.000 Tổng tiền thanh toán: 6.300.000 Số tiền viết bằng chữ: Sáu triệu ba trăm nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu 2.13 : Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng CÔNG TY CỔ PHÂN THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU THIẾT BỊ VẬT TƯ AN BÌNH Mã số thuế: 5400101273 Mẫu: 04 VT GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG Kính gửi: ÔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU THIẾT BỊ VẬT TƯ AN BÌNH ÔNG TRƯỞNG PHÒNG TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN CÔNG TY Họ và tên: Lê Văn Nam Đơn vị: Đội công trình Nhà văn hóa quận Hà Đông – thuộc Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình. Nội dung thanh toán: Thanh toán tiền chi phí thuê xe Công ty TNHH thương mại và dịch vụ vận tải Hoa Cương (Quận Long Biên-Hà Nội) vận chuyển thép từ Hà Nội lên Vĩnh Phúc (Hóa đơn số 0072461) Tổng số tiền là: 6.300.000 đồng. Viết bằng chữ : Sáu triệu ba trăm ngàn đồng. Vậy kính đề nghị Tổng Giám đốc duyệt cho tôi. Ngày 30 tháng 12 năm 2008 GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN THANH TOÁN NGƯỜI ĐỀ NGHỊ (Ký tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Những nhà cung cấp của Công ty chủ yếu là những nhà cung cấp thường xuyên, mỗi nhà cung cấp thường xuyên được theo dõi trên một Sổ chi tiết riêng. Các nhà cung cấp vãng lai được theo dõi chung trên một Sổ chi tiết. Đầu mỗi tháng, kế toán chuyển số dư của cuối tháng trước thành số dư của đầu tháng này. Căn cứ dùng để ghi sổ là các hóa đơn GTGT và các Phiếu nhập kho. Biểu 2.14: SỔ CHI TIẾT TK 331 SỔ CHI TIẾT TK 331 Đối tượng: Công ty cổ phần xây dựng và Thương mại Anh Quân Mã: KD00128 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có A B C D E 2 3 4 5 13/12/2010 15/12/2010 30/12/2010 HD 0052741 PC 49 HD0052955 13/12 15/12 -Số dư đầu kỳ -Số phát sinh trong kỳ ………………………. Mua NVL nhập kho Trả tiền mua NVL …………………………. Mua NVL nhập kho Hà Đông 152 133 112 152 133 150.000.000 124.250.000 6.212.500 139.565.000 6.978.250 142.980.021 -Cộng số phát sinh -Số dư cuối kỳ 320.000.000 423.560.250 246.540.271 - Tăng do sử dụng không hết nhập kho Trường hợp nguyên, vật liệu không sử dụng hết, nhập lại kho, phòng vật tư viết Phiếu nhập kho phản ánh số nguyên, vật liệu thực tế nhập lại. Định kỳ kế toán nhận Phiếu nhập kho và ghi giảm chi phí theo bút toán: Nợ TK 152- Nguyên, vật liệu Có TK 621, 627, 641, 642 Ví dụ: Căn cứ vào Phiếu nhập kho số 137 ngày 31/12/2010 nhập kho 156kg Thép I200x100x5,2x8,4 thu hồi từ công trình Nhà văn hóa quận Hà Đông, kế toán tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 152 2.418.000 Có TK 6214 2.418.000 CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU VẬT TƯ THIẾT BỊ AN BÌNH Mẫu sổ 01VT Biểu 2.15: Phiếu nhập kho PHIẾU NHẬP KHO Số: 137 Họ tên người giao hàng: Lê Văn Nam Theo: Biên bản kiểm nghiệm……..Số ………… Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Của : Công trình Nhà văn hóa quận Hà Đông Nhập tại kho: Công trình Nhà văn hóa quận Hà Đông STT TÊN, NHẪN HIỆU, QUY CÁCH, PHẨM CHẤT VẬT TƯ Mã số Đvt SỐ LƯỢNG Đơn giá Thành tiền Theo ctừ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Nhập kho Thép I200x100x5,2x8,4 do sử dụng không hết Kg 156 156 15.500 2.418.000 Cộng x x x x x 2.418.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Hai triệu bốn trăm mười tám nghìn đồng chẵn. Ngày 31 tháng 12 năm 2010 THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ NGƯỜI NHẬN NGƯỜI GIAO NGƯỜI LẬP PHIẾU (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Từ các chứng từ gốc này kế toán tiến hành nhập vào phần mềm, máy tính tự động xử lý chuyển vào Sổ chi tiết - Tăng do phát hiện thừa khi kiểm kê: Định kỳ vào ngày 31 tháng 12 hàng năm, Công ty tổ chức kiểm kê nguyên, vật liệu để phát hiện và xử lý chênh lệch giữa số liệu trên sổ sách và số liệu thực tế khi kiểm kê. Khi kiểm kê, Công ty phải lập Hội đồng kiểm kê, trong đó phải bao gồm đại diện của Phòng kỹ thuật, kế toán vật tư và Thủ kho. Hội đồng kiểm kê sẽ lập Biên bản kiểm kê trong đó ghi rõ: thành viên tham gia, ngày kiểm kê, kho được kiểm kê, nguyên vật liệu được kiểm kê, phương thức kiểm kê (cân, đong, đo, đếm), kết quả kiểm kê…Căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế trong Biên bản kiểm kê, Thủ kho vào các Thẻ kho theo danh điểm nguyên, vật liệu, đồng thời kế toán vật tư tiến hành xử lý trường hợp thừa khi kiểm kê như sau: Nợ TK 152- Nguyên, vật liệu Có TK 3381- Tài sản thừa chờ xử lý Ví dụ: Ngày 31/12/2010, Công ty tiến hành kiểm kê kho vật liệu. Kết quả kiểm kê được trình bày trong Biên bản kiểm kê như sau: Biểu 2.16: Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ dụng cụ BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ, CÔNG CỤ DỤNG CỤ NĂM 2010 Thời gian kiểm kê từ 0h ngày 01/01/2010 Ban kiểm kê gồm: Ông (Bà): Nguyễn Văn Minh Trưởng phòng vật tư Ông (Bà): Phan Thị Xuân Hương Thống kê vật tư Ông (Bà): Nguyễn Tuấn Long Thủ kho Ông (Bà): Lê Thị Thảo Thủ kho Ông (Bà): Nguyễn Mạnh Cường Kế toán vật tư Đã kiểm kê các kho có những mặt hàng sau: STT Tên và quy cách vật tư Đơn vị tính Đơn giá Theo sổ sách Theo kiểm kê Thừa. thiếu SL ST SL ST SL ST 1 Livo quang học Cái 1 3.000.000 1 3.000.000 2 Kìm mũi thăng 175 Cái 50 142.824 50 142.824 3 Súng bắn đinh Cái 3 553.088 3 553.088 4 Lưỡi cưa đĩa 320x5x2,2 Cái 1 539.977 1 539.977 5 Cốc lọc bơm tay (IFA) Cái 1 80.000 1 80.000 6 Động cơ gạt mưa(IFA) Cái 1 195.000 1 195.000 7 Pít tông cos 0 (IFA) Cái 4 128.744 4 128.744 8 Rơ le 5 cọc (IFA) Cái 1 40.000 1 40.000 …………… Cộng kho 786.621.583 786.621.583 …………… Tổng cộng 2 kho 1.385.676.976 1.385.676.976 Lập biểu Thủ kho Trưởng phòng vật tư Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2.4. Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ biến động giảm nguyên vật liệu - Khi xuất kho cho hoạt động xây dựng, kế toán ghi: Nợ TK 621: dùng cho hoạt động xây dựng Nợ TK 627,641,642: dùng cho phân xưởng, bán hàng, quản lý Có TK 152: Trị giá NVL xuất dùng Ví dụ: Theo PXK 190 ngày 29/12 cho công trình, kế toán ghi: Nợ TK 62103: 125.388.000 Có TK 15211: 125.388.000 2.2.5.Quy trình ghi sổ tổng hợp Sau đây là sổ Nhật ký chung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập – xuất NVL ở kho số 04 trong tháng 12/2010 tại Công ty Biểu 2.17: Sổ Nhật ký chung CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU VẬT TƯ THIẾT BỊ AN BÌNH SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày 01/12/2010 đến 31/12/2010 Số trang trước chuyển sang 502.494.107 502.494.107 Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số phát sinh Ngày Số Nợ Có ……………………………………………. 31/12 PX 173 Xuất vật tư phục vụ CT cấp nước Bằng Lũng – Bắc Cạn Chi phí NVL CT cấp nước Bằng Lũng – Bắc Cạn Nguyên liệu chính Công ty 6211 15211 3.326.400 3.326.400 31/12 PX 175 Xuất vật tư phục vụ CT cấp nước Bằng Lũng – Bắc Cạn Chi phí NVL CT cấp nước Bằng Lũng – Bắc Cạn Nguyên liệu chính Công ty 6211 15211 1.965.600 1.965.600 31/12 PC 390 Mua vật tư phục vụ CT cấp nước Tiên lữ - HY Chi phí NVL CT cấp nước Tiên lữ - HY Tiền mặt 6212 1111 4.568.532 4.568.532 31/12 PX 182 Xuất vật tư phục vụ CT cấp nước Tiên lữ - HY Chi phí NVL CT CT cấp nước Tiên lữ - HY Nguyên liệu chính Công ty 62112 15211 1.290.000 1.290.000 31/12 PX 185 Xuất vật tư phục vụ CT cấp nước Bằng Lũng – Bắc Cạn Chi phí NVL CT cấp nước Bằng Lũng – Bắc Cạn Nguyên liệu chính Công ty 6211 15211 644.000 644.000 31/12 PX 186 Xuất vật tư phục vụ cấp nước Tiên lữ - HY Chi phí NVL CT cấp nước Tiên lữ - HY Nguyên liệu chính Công ty 6212 15211 20.420.400 20.420.400 31/12 PX 189 Xuất vật tư phục vụ CT thư viên đtử - ĐHĐL Chi phí NVL CT thư viên đtử - ĐHĐL Nguyên liệu chính Công ty 6213 15211 26.577.200 26.577.200 31/12 PX 190 Xuất vật tư phục vụ CT NM Nhà văn hóa quận Hà Đông Chi phí NVL CT NM Nhà văn hóa quận Hà Đông Nguyên liệu chính Công ty 6214 15211 125.388.000 125.388.000 ………………………………………………. Tổng cộng: 772.549.231 772.549.231 Ngày…. tháng…. năm…. NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC Ký, họ tên Ký, họ tên Ký, họ tên, đóng dấu Sau đây là sổ Cái TK 152 của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập – xuất NVL ở kho số 04 trong tháng 12/2010 tại Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình Biểu 2.18: Sổ cái TK 152 SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 152 – Nguyên liệu, vật liệu Từ ngày 01/12/2010 đến ngày 31/12/2010 Số dư Nợ đầu kỳ: 1.212.246.376 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Ngày Số ……………………………… 12/12 PX 81 Xuất kho phục vụ công trình Nhà văn hóa quận Hà Đông 6214 95.309.000 ……………………………… 13/12 PN 47 Nhập kho NVL 331 153.135.000 13/12 PX 95 Xuất vật tư phục vụ ct cấp nước Bằng Lũng-Bắc Cạn 6211 38.289.858 13/12 PX 96 Xuất vật tư phục vụ công trình cấp nước Tiên Lữ - Hưng Yên 6212 11.584.000 ………………………………. 30/12 PN 79 Nhập kho NVL 331 139.565.000 22.929.665 31/12 PX 190 Xuất vật tư phục vụ ct Nhà văn hóa quận Hà Đông 6214 125.388.000 ……….. ……………………………… Tổng phát sinh Nợ: 588.823.406 Tổng phát sinh Có: 762.254.006 Số dư Nợ cuối kỳ: 1.385.676.976 Ngày…. tháng…. năm…. NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu ) Giảm do phát hiện thiếu khi kiểm kê: Khi kiểm kê xong nếu phát hiện NVL thiếu so với sổ sách kế toán định khoản: Nợ TK 1381: Giá trị NVL thiếu do kiểm kê Có TK 152: Trong năm qua NVL của Công ty không bị thiếu hụt sau kiểm kê nên kế toán không phải điều chỉnh Sau đây là sổ Nhật ký chung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập – xuất NVL ở kho số 04 trong tháng 12/2010 tại Công ty CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TYCỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU VẬT TƯ THIẾT BỊ AN BÌNH 3.1.Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu và phương hướng hoàn thiện tại Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình 3.1.1. Nhận xét chung về công tác kế toán nguyên vật liệu * Về công tác quản lý NVL Công tác thu mua NVL: Công ty tổ chức một đội ngũ thu mua vật tư tương đối linh hoạt am hiểu giá cả thị trường và chất lượng. Đồng thời thường xuyên ký kết các hợp đồng mua vật tư với các nhà cung cấp có mặt hàng tốt, chất lượng cao, luôn đảm bảo cung ứng kịp thời và đầy đủ. Nguồn nguyên vật liệu chính của Công ty là sắt thép, que hàn, đá mài, oxi, sơn… Trong những năm gần đây, giá cả vật liệu xây dựng có nhiều biến động ảnh hưởng lớn đến tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của các nhà thầu xây dựng, các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực lắp máy và xây dựng. Để tạo cho việc cung ứng kịp thời, đúng quy cách, chất lượng và chủng loại nguyên vật liệu theo yêu cầu, Công ty đã chủ động thiết lập mối quan hệ thường xuyên tin cậy với các nhà cung cấp. Hiện nay, Công ty có một hệ thống các đối tác truyền thống chuyên cung cấp nguyên vật liệu như trên. Những nhà cung cấp này đều là những nhà cung cấp lớn và có uy tín trên thị trường, đáp ứng kịp thời yếu tố đầu vào cho Công ty. Ngoài những nhà cung cấp thường xuyên thì các nhà cung cấp nhỏ lể khác cũng được Công ty chú ý đến Công ty luôn chủ động cho các tổ đội công trình tự mua sắm NVL theo nhu cầu sử dụng nhưng phải nằm trong dự toán. Nhờ vậy việc cung cấp vật tư cho các công trình luôn đảm bảo tính kịp thời, tiết kiệm được chi phí, lưu kho, lưu bãi, giảm hao hụt, mất mát trong quá trình bảo quản, các công trình thi công đúng tiến độ và đảm bảo chất lượng. Đối với những NVL do chủ đầu tư giao thầu hay ứng trước, Công ty tổ chức lưu kho tạm thời hoặc chuyển thăng số vật liệu đó tới chân công trình đang có nhu cầu. Đối với những vật liệu thừa, sau khi kiểm nghiệm mà vẫn đảm bảo được chất lượng, phẩm chất Công ty tiến hành điều chuyển sang công trình khác có nhu cầu. Điều này giúp Công ty tránh lãng phí, mất giá khi bán lại số vật liệu nói trên. Khi kết thúc công trình ....Công ty thu hồi 560.498 kg thép các loại (VLC0413) với số tiền là 187.482.650 đồng, sau khi tiến hành kiển nghiệm Công ty thấy số thép trên đạt phẩm chất 91,8% nên quyết định chuyển số thép trên về phục vụ công trình Về công tác sử dụng NVL: Căn cứ vào Bảng dự toán kinh phí, Công ty đã tính toán lượng NVL cần thiết cho mỗi công trình. Khi các đội công trình sử dụng NVL phải có đầy đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ, kế toán HTK căn cứ vào số dự toán và nhu cầu sử dụng để hạch toán, thông thường nhu cầu sử dụng không được vượt quá số dự toán. Qua đó ta có thể thấy NVL sử dụng tại doanh nghiệp được quản lý chặt chẽ, nên ít khi xảy ra trường hợp sử dụng lãng phí không đúng mục đích. Vật liệu được đưa vào sử dụng đúng thời điểm không làm giảm tiến độ thi công các công trình cũng như ảnh hưởng tới chất lượng NVL. Phế liệu thu hồi của mỗi công trình được tổ chức bán lại nhằm tạo thu nhập cho Công ty, tránh lãng phí và tăng giá thành sản phẩm. Về công tác lưu trữ, bảo quản: Hệ thống kho bãi của Công ty không đặt ở trụ sở chính mà đặt tại các công trình. Công ty tổ chức hệ thống kho bãi rất khoa học, bảo quản NVL theo từng tính chất, công dụng của chúng. Hệ thống kho bãi rộng, thông thoáng, thuận tiện cho các nghiệp vụ nhập, xuất và kiểm kê khi cần.Ngoài ra, đội ngũ thủ kho trung thực, thật thà, có trình độ, kinh nghiệm trong công tác quản lý, bảo quản, các nghiệp vụ xuất vật tư đựoc thực hiên theo đúng quy đinh, chính xác, khoa học. Nguyên vật liệu được bảo quản theo từng lô hàng nhập, bảo quản tại các công trình, hạng mục công trình nhất định. Công ty luôn cố gằng tối thiểu hóa chi phí lưu kho, lưu bãi và bảo quản bằng cách cho các tổ, đội công trình chủ động trong việc mua sắm theo nhu cầu. Với chính sách trên Công ty tránh được tình trạng hao hụt, mất mát, giảm giá NVL. Công ty xây dựng cho mình một hạn mức dự trữ tối thiểu và tối đa hợp lý có thể phục vụ thi công khi NVL trên thị trường khan hiếm nhằm công trình thi công đúng tiến độ, mặt khác không gây lãng phí về vốn và tăng chi phí lưu trữ, bảo quản. Tuy Công ty có sự quản lý chặt chẽ nhưng trong quá trình thi công vẫn xảy ra tình trạng lãng phí, mất mát, hao hụt vật tư. Ở một số kho tình trạng bảo quản không thật tốt dẫn tới việc NVL không đảm bảo phẩm chất để thi công. Như ở kho Thái năm 2006 do bảo quản không tốt nên một số đồng hồ đo áp lực bị hỏng dẫn tới tình trạng Công ty phái trích thêm chi phí để đi mua lại.Vật tư đôi khi đưa vào thi công chậm hoặc khâu thu mua thực hiện không tốt nên đãn tới tình trạng NVL không kịp cung ứng cho công trình làm chậm tiến độ thi công. Tuy Công ty đẩy nhanh tiến độ ở những giai đoạn sau nhưng không nên để tình trạng này tiếp diễn. Về phân loại NVL: Công ty phân loại NVL dựa trên công dụng của chúng, điều này là phù hợp với đặc điểm hoạt động xây dựng khi NVL mà Công ty sử dụng là rất nhiều, mặt khác thể hiện được vai trò của từng NVL trong các công trình, giúp Công ty thuận tiện, tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán. Mặt khác NVL được quản lý ở từng kho trên từng danh mục vật tư, có mã hóa rõ ràng, dễ hiểu Về tính giá NVL: Công ty áp dụng phương pháp giá thực tế đích danh trong tính giá xuất NVL, phù hợp với tình hình của Công ty khi số lượng NVL nhiều, các nghiệp vụ nhập, xuất kho diễn ra l