Luận văn Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp cơ khí Z79

tiết Trình tự ghi: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ gốc kế toán ghi vào Nhật ký Sổ cái sau đó ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng phải khoá sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ Nhật ký - Sổ cái và Bảng Tổng hợp chi tiết (được lập các sổ, thẻ kế toán chi tiết). Ưu điểm, nhược điểm: Ưu điểm: dễ ghi chép do mẫu số đơn giản Nhược điểm: Việc ghi chép bị trùng lắp Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ nhật ký sổ cái Thẻ kho của thủ kho Sơ đồ : hạch toán theo hình thức nhật ký sổ cái Báo cáo tài chính Báo cáo nhập xuất tồn kho vật tư Bảng tổng hợp sổ chi tiết vật tư Sổ chi tiết vật tư Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 3. Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức này là ghi sỏ kế toán tổng hợp dựa trên các chứng từ ghi sổ, bao gồm: Ghi theo hình thức thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Trình tự ghi sổ Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó được dùng để ghi vào Sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh Ưu nhược điểm của hình thức này : Ưu điểm : dễ ghi chép do mẫu sổ đơn giản,dễ kiểu tra đối chiếu Nhược điểm : Việc ghi chép dễ bị trùng lặp,việc kiểm tra đối chiếu thường bị chậm Hình thức này áp dụng thích hợp cho doanh nghiệp có quy mô vừa hoặc lớn có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sử dụng nhiều tài khoản . Chứng từ gốc Sổ kế toán liên quan Sổ cái tài khoản Chứng từ ghi sổ Thẻ kho của thủ kho Sơ đồ : hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ ghi sổ Báo cáo tài chính Báo cáo nhập xuất tồn kho vật tư Bảng tổng hợp sổ chi tiết vật tư Sổ chi tiết vật tư Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 4. Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ. Đặc trưng cơ bản của hình thức này là kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế, tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ. Hình thức kế toán nhật ký chứng từ gồm các loại sổ kế toán : Nhật ký chứng từ Bảng kê Sổ cái Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết Hình thức này áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh ,trình độ nhiệp vụ của kế toán vững vàng Trình tự ghi sổ: hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái Ưu điểm và nhược điểm Ưu điểm: giảm bớt số lượng ghi chép,cung cấp thông tin kịp thời, thuận tiện cho việc phân công tác Nhược điểm: kết cấu sổ phức tạp, không thuận tiện cho việc cơ giới hoá kế toán. Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu CHƯƠNG II THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI XÍ NGHIỆP CƠ KHÍ 79 I. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp 1. Lịch sử thành lập doanh nghiệp Tiền thân của nhà máy Z79 là các trạm sửa chữa trong chiến tranh, một bộ phận của phòng công nghệ thuộc tổng cục có tên Q179. Nhà máy đã trải qua không ít khó khăn nhất là vào thời gian đầu khi mới thành lập đó là việc tập hợp đội ngũ cán bộ, kỹ sư, công nhân lành nghề và việc huy động các trang thiết bị để chế thử một số mặt hàng mới. Ngày 15/03/1971, cục quản lý quyết định tách xưởng mẫu khỏi phòng công nghệ và chính thức thành lập nhà máy A179. Đến ngày 10/9/1974 với nhiệm vụ mới đặt ra, Tổng cục kỹ thuật ra đời, A179 đựơc đổi tên thành Z179. Tháng 10/2003 theo chỉ thị số 37/CT-BQP của Bộ Quốc Phòng về triển khai, sắp xếp, đổi mới trong quân đội giai đoạn 2003-2005 và theo QĐ số 123/2003/QĐ-BQP ngày 9/9/2003, nhà máy Z179 chính thức đổi tên thành xí nghiệp cơ khí 79. 2. Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp Nhìn chung bộ máy cơ cấu tổ chức của xí nghiệp khá gon nhẹ, bao gồm các phòng ban chức năng và một số phân xưởng sản xuất. Bộ máy quản lý của xí nghiệp được tổ chức theo kiểu trực tuyến- chức năng. Cụ thể bộ máy được tổ chức theo mô hình sau: Giám đốc Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc kỹ thuật Phòng vật tư Phòng kỹ thuật Phòng lao động hành chính Phòng KCS PX A1 PX A4 PX A3 Phòng kế toán Phòng chính trị PX A2 Sơ đồ: Tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp Trong xí nghiệp mỗi một phòng ban hay một phân xưởng tổ sản xuất đều có chức năng, nhiệm vụ riêng song tất cả đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, hỗ trợ nhau làm cho bộ máy của xí nghiệp tạo thành một khối thống nhất. * Chức năng và nhiệm vụ của mỗi phòng ban, bộ phận + Giám đốc: là đại diện pháp nhân của doanh nghiệp do tổng cục quốc phòng bổ nhiệm, có quyền điều hành cao nhất trong doanh nghiệp, tổ chức chỉ đạo và chịu trách nhiệm với Nhà nước, cơ quan quản lý cấp trên và tập thể lao động về kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . + Phó giám đốc kinh doanh: Tham mưu cho giám đốc về các nghiệp vụ hoạt động kinh doanh và quản lý chất lượng hàng hoá của doanh nghiệp. Có nhiệm vụ tìm kiếm nguồn hàng, bạn hàng, tổ chức giao nhận hàng và bán hàng tổ chức vận chuyển hàng hoá của doanh nghiệp. Phó giám đốc kinh doanh có trách nhiệm giám sát, quản lý các phòng kế hoạch, lao động, vật tư + Phó giám đốc kỹ thuật: Làm chức năng tham mưu về kỹ thuật sản xuất hàng hóa, nghiên cứu sản phẩm và kiểm tra chất lượng sản phẩm. + Phòng kỹ thuật có chức năng thiết kế sản phẩm, chịu trách nhiệm về các dây chuyền sản xuất, máy móc, thiết bị đảm bảo yêu cầu kỹ thuạtt và lập kế hoạch sửa chữa. + Phòng KCS kiểm tra giám định chất lượng sản phẩm + Các phân xưởng có chức năng sản xuất sản phẩm đáp ứng yêu cầu về số lượng, chất lượng theo đúng tiến độ hợp đồng. + Phòng tài chính kế toán: Chấp hành mọi quy định, chế độ kế toán tiến hành thực hiện và phản ánh mọi nghiệp vụ kế toán phát sinh có kiên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, ghi chép sổ sách, lập báo cáo tài chính, đảm bảo đủ vốn cho hoạt động kinh doanh. Thực hiện hoạt động nghiệp vụ tổ chức phát sinh tại doanh nghiệp, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, đánh giá hiệu quả và đề xuất các giải pháp nhằm tăng hiệu quả sử dụng của đồng vốn. + Phòng tổ chức hành chính: Giúp giám đốc tổ chức công tác hành chính, quản trị, xây dựng, duy trì nề nếp tác phong làm việc của nhân viên doanh nghiệp quản đồng thời tổ chức sắp xếp nhân sự, chịu trách nhiệm về công tác đào tạo, quỹ lương, các chính sách đối với người lao động, công tác thanh tra bảo vệ doanh nghiệp. + Phòng chính trị: Tổ chức các công tác Đảng, công đoàn cho xí nghiệp. Phòng còn phát động một số phong trào như: thi đua sản xuất, các hoạt động chào mừng các ngày lễ lớn. II. Tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Do đặc điểm tổ chức kinh doanh và quản lý gọn nhẹ, tập trung nên sử dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Phòng kế toán của Doanh nghiệp thực hiện mọi công tác kế toán, từ việc thu nhận, xử lý chứng từ, luân chuyển ghi chép, tổng hợp, lập báo cáo tài chính, hướng dẫn kiểm tra kế toán toàn Doanh nghiệp. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung giúp cho lãnh đạo nắm bắt kịp thời toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế và chỉ đạo sát sao, kịp thời các hoạt động toàn Doanh nghiệp. 2. Hình thức tổ chức công tác kế toán tại xí nghiệp Để phù hợp với yêu cầu và trình độ quản lý của xí nghiệp, xí nghiệp áp dụng hình thức kế toán “ Nhật ký chứng từ ”. Các nghiệp vụ hạch toán kế toán như phản ánh, ghi chép, lưu trữ chứng từ, hệ thống sổ sách kế toán đều được tổ chức thực hiện tại phòng kế toán của xí nghiệp. 3. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tại xí nghiệp Tổ chức bộ máy kế toán của Doanh nghiệp được thể hiện trong sơ đồ: BH 2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán tính giá thành và tiền lương Kế toán bán hàng, công nợ, lãi lỗ. Kế toán TSCĐ và XDCB Kế toán NVL kiêm thủ quỹ * Nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán: - Kế toán trưởng: Có chức năng giám đốc, chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê thông tin kinh tế và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế của Công ty theo đúng chế độ kế toán, đảm bảo sự thống nhất về mặt kế toán, lập báo cáo nhanh về các nội dung kế toán cụ thể để trình cơ quan quản lý cấp trên khi cần thiết. - Bộ phận kế toán bán hàng : Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình mua hàng, nhập kho, bán hàng, hàng tồn kho và tính trị giá vốn hàng bán. - Bộ phận kế toán TSCĐ : Có trách nhiệm trích khấu hao TSCĐ cho từng đối tượng chịu chi phí và tiến hành tập hợp toàn bộ các chi phí phát sinh trong toàn doanh nghiệp bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. - Kế toán NVL: theo dõi tình hình nhập, xuất NVL trên các mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị. tính toán và phân bổ chính xác, kịp thời trị giá vật liệu xuất dùngcho các đối tượng khác nhau, kiểm tra việc thực hiện định mức tiêu hao NVL. Kế toán tính giá thành: quản lý chặt chẽ chi phí sản xuất làm căn cứ để tính giá thành sản phẩm và đánh giá hiệu quả sản xuất, ttỏ chức theo dõi chi tiết 4. Trình tự ghi sổ của hình thức kế toán Nhật ký chứng từ tại xí nghiệp Hình3 : Sơ đồ luân chuyển chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Đối chiếu, kiểm tra. * Đặc trưng cơ bản của hình thức này là kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế .tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ. Hình thức kế toán nhật ký chứng từ gồm các loại sổ kế toán : Nhật ký chứng từ Bảng kê Sổ cái Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết Hình thức này áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh ,trình độ nhiệp vụ của kế toán vững vàng * Trình tự ghi sổ: hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái * Ưu điểm và nhược điểm Ưu điểm: giảm bớt số lượng ghi chép,cung cấp thông tin kịp thời, thuận tiện cho việc phân công tác Nhược điểm: kết cấu sổ phức tạp, không thuận tiện cho việc cơ giới hoá kế toán 5. Đặc điểm tổ chức sản xuất liên quan đến NVL Nhìn chung, quá trình sản xuất sản phẩm được diễn ra liên tục và các bước diễn ra theo một trình tự chung như sau: Hình4 : Sơ đồ quá trình sản xuất Lập kế hoạch Cung ứng NVL Sản xuất Nhập kho Tiêu thụ Nhập kho thành phẩm Dịch vụ sau bán hàng Chi phí NVL chiếm 40- 60% trong giá thành sản phẩm. Chỉ một biến động nhỏ trong NVL cũng ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm.Do đó, công tác quản lý,hạch toán chi phí NVL là một khâu quan trọng của xí nghiệp. Xí nghiệp có một bộ phận là phòng kế hoạch vật tư có nhiệm vụ lập ra kế hoạch sản xuất sản phẩm, định mức rồi tiến hành mua NVL. Sau khi có các kế hoạch về tình hình vật tư,các bộ phận tiến hành thu mua các loại vật tư để đưa vào sản xuất. Đặc điểm dễ nhận thấy là vật tư gồm những loại dễ bảo quản, chủng loại đa dạng, khối lượng lớn bao gồm các loại như sắt thép, nhôm kẽm, nhựa, vòng bi, vòng đai... Đối với các mặt hàng dành cho quốc phòng được Bộ cung cấp với số lượng lớn nên tình hình sản xuất sản phẩm luôn diễn ra liên tục. Còn với các mặt hàng kinh tế thì, vật tư chủ yếu là đi mua trên thị trường. Các loại vật liệu chính dùng để sản xuất các loại sản phẩm như các loại thép (thép ống, thép lá, thép tròn,...), nhôm, đồng, gang... xí nghiệp mua ở các công ty vật tư nhập khẩu tổng hợp.Do NVL của xí nghiệp phải đáp ứng yêu cầu kỹ thuật cao nên xí nghiệp rất coi trọng chất lượng của chúng. Mọi nghiệp vụ nhập kho đều phải được tiến hành rất nghiêm ngặt. Các nguyên vật liệu đầu vào sau khi được mua về, có thể được nhập khi hoặc đưa ngay vào quá trình sản xuất. Quy trình công nghệ trình sản xuất ở xí nghiệp được tiến hành tại bốn phân xưởng, các sản phẩm được sản xuất qua nhiều giai đoạn, chu kỳ của sản phẩm kéo dài do được chuyển qua nhiều phân xưởng khác nhau.Tuy gồm nhiều loại sản phẩm khác nhau, nhưng đều được chế tạo từ sắt thép nên quy trình công nghệ tương đối giống nhau. III. Thực tế công tác kế toán NLVL 1. Công tác phân loại NLVL trong XN Là một doanh nghiệp cơ khí, cơ cấu sản phẩm tại xí nghiệp rất đa dạng cả về số lượng và đặc tính kỹ thuật cho nên nguyên vật liệu ở đây khá phong phú. Công tác phân loại NVL của xí nghiệp được căn cứ vào vai trò tác dụng của NVL trong quá trình sản xuất - NVL chính dùng cho sản xuất nhà máy chủ yếu: Các kim loại màu: như đồng thau, đồng đỏ, nhôm, thiếc, niken phế 95%, đai ốc, bulông Các loại thép như: Thép ống( f84, f89,f140...) Thép lá( tráng thiếc, mạ kẽm, chịu nhiệt,...), thép tấm Bên cạnh đó còn có các bán thành phẩm mua ngoài hoặc tự chế cũng được sử dụng như NVL chính cho quá trình sản xuất như: phôi ty sứ ( 10KV, 15KV, 35KV), phanh hãm vòng bi, vòng bi 6205, phôi con lăn, phôi bánh răng con soắn,... - Các NVL phụ như: Dây pái tuýt mộc mỡ, bóng đèn đui càc, cáp cao su lõi đồng mềm, cáp bàn 1x70 , Chao đèn tráng men ,ổ cắm, bảng điện gỗ, gạch chịu lửa, đui đèn sứ, ... - Nhiên liệu gồm : xăng, dầu, mỡ - Phụ tùng thay thế gồm: ống cao su chịu áp lực, chịu nhiệt, ống tay bạt máy xì cát, kìm phanh, kìm nguội, Clê choong, tuốc lê vít, clê khẩu, .. - Thiết bị xây dựng cơ bản gồm: trục cát đăng oto cụm,... - Phế liệu gồm: thép vụn, ... Toàn bộ chi phí về NVL phục vụ cho sản xuất được tập hợp vào TK621( Chi phí NVL trực tiếp) Nguồn cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu là do mua ngoài. Việc thu mua vật tư do bộ phận tiếp liệu chịu trách nhiệm dựa trên các kế hoạch sản xuất mà Phòng kế hoạch đã tính toán. Bộ phận này liên hệ mua vật tư và cùng với nhân viên đội xe chuyển hàng về kho hoặc tới công trình. Xí nghiệp có hẳn một hệ thống kho rộng rãi thuận tiện cho việc bảo quản và phục vụ sản xuất. Dưới kho có thủ kho chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ vật tư, ghi chép thẻ kho, sắp xếp kho theo nguyên tắc ngăn nắp, dễ tìm, dễ thấy và dễ lấy. Việc nhập, xuất vật liệu đều phải tuân theo các thủ tục đã quy định. 2. Kế toán chi tiết NLVL a. Thủ tục nhập NVL Tại Xí nghiệp, vật tư mua về đều được làm thủ tục nhập kho ngay dựa trên các hoá đơn, hợp đồng và biên bản kiểm nghiệm. Bộ phận được giao nhiệm vụ cung ứng vật tư, khi nhập kho vật tư, lập giấy đề nghị nhập kho kèm theo hoá đơn và biên bản kiểm nghiệm sau khi kiểm tra Phòng kế hoạch vật tư lập và ký duyệt phiếu nhập kho theo mẫu quy định. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: 01 liên lưu Phòng vật tư, 01 liên giao kế toán vật liệu, 01 liên giao thủ kho. Khi nhận được phiếu nhập kho, thủ kho ghi số nhập thực ngày, tháng, năm nhập và ký tên vào phiếu nhập. Từ 5 đến 7 ngày thủ kho chuyển phiếu nhập kho cho Phòng kế toán để ghi chép theo dõi và hạch toán. Trong tháng 3 năm 2006, tại Xí nghiệp có tài liệu sau:  HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT - 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG HN/2005B Liên 2 (Giao khách hàng) 0020646 Ngày 03 tháng 03 năm 2006 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHHTM Phúc Long Địa chỉ: 101 Lê Thánh Tông- Ngô Quyền- HP Số tài khoản: MST: 02005632181 Điện thoại: Họ và tên người mua hàng: Đơn vị: Xí nghiệp Cơ khí Z79 Địa chỉ: Km 12- Quốc lộ 1A- Thanh Trì- Hà nội Số tài khoản: Mã số: 2800243742002 Hình thức thanh toán: TM/CK STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1*2 Vòng bi Nhật 1 6206 Cái 100 30.000 3.000.000 2 6208 Cái 100 54.000 5.400.000 3 6217 Cái 100 290.000 29.000.000 Cộng tiền hàng: 37.400.000 Thuế suất GTGT 0,5% Tiền thuế GTGT 1.870.000 Tổng cộng tiền thanh toán 39.270.000 Số tiền viết bằng chữ: ( ba mươi chín triệu hai trăm bảy mươi ngàn đồng) Người mua hàng người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký và đóng dấu)  HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT - 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG HN/2005B Liên 2 (Giao khách hàng 0028133 Ngày 03 tháng 03 năm 2006 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Vật liệu điện và TB điện Thanh Chiến Địa chỉ: 40 D2 tập thể Nguyễn Công Trứ- Hà Nội Số tài khoản: MST: 0101372803 Điện thoại: Họ và tên người mua hàng: Phạm Quốc Khánh Đơn vị: Xí nghiệp Cơ khí Z79 Địa chỉ: Km 12- Quốc lộ 1A- Thanh Trì- Hà nội Số tài khoản: Mã số: 2800243742002 Hình thức thanh toán: TM STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1*2 1 Khởi động từ 40A Cái 1 280.000 280.000 2 AutomátNhật50A Cái 2 385.000 770.000 3 Dây lọc 2x1 m 100 2.500 250.000 4 Đèn tuýp 1,2m Bộ 64 45.000 180.000 5 Nẹp nhựa tiền phong m 54 3.000 162.000 Cộng tiền hàng: 1.642.000 Thuế suất GTGT 0,5% Tiền thuế GTGT 82.100 Tổng cộng tiền thanh toán 1.724.000 Số tiền viết bằng chữ: ( Một triệu bảy trăm hai mươi tư ngàn đồng chẵn) Người mua hàng người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký và đóng dấu) Trước khi đưa vào nhập kho, số vật tư trên phải được kiểm nghiệm theo quy định. Nếu đúng mới tiến hành nhập và thanh toán với người bán. Biên bản kiểm nghiệm theo mẫu sau: Xí nghiệp Cơ khí Z79 04 Bản BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 03 tháng 03 năm 2006 Ban kiểm nghiệm gồm: 1. Trần Viết Xuân - Trưởng ban 2. Ngô Văn Thêm - Uỷ viên 3. Nguyễn Văn Long - Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại: TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách Số lượng không đúng quy cách Vòng bi Nhật 1 6206 Cái 100 100 2 6208 Cái 100 100 3 6217 Cái 100 100 4 Khởi động từ 40A Cái 1 1 5 AutomátNhật50A Cái 2 2 6 Dây lọc 2x1 m 100 100 7 Đèn tuýp 1,2m Bộ 64 64 8 Nẹp nhựa tiền phong m 54 54 Ý kiến của Ban kiểm nghiệm : Số vật tư trên đủ điều kiện để nhập kho Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng Ban Số vật tư trên sau khi được kiểm nghiệm sẽ đem nhập kho. Phiếu nhập kho đối với hoá đơn trên được lập như sau: Phiếu nhập kho Mẫu số 01- VT Ngày 10 tháng 3 năm 2006 Theo QĐ: 1141- TCQĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính Nợ: Có : Số 30 - Họ, tên người giao hàng: - Theo HĐGT Số 0020646 ngày 03 tháng 3 năm 2006 - Nhập tại kho: 152.1 BTP STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Vòng bi Nhật 1 6206 Cái 100 2 6208 Cái 100 3 6217 Cái 100 Cộng Cộng thành tiền ( bằng chữ): Nhập, ngày 03 tháng 03 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng thủ kho ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)  Phiếu nhập kho Mẫu số 01- VT Ngày 28 tháng 3 năm 2006 Theo QĐ: 1141- TCQĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính Nợ: Có : Số 35 - Họ, tên người giao hàng: - Theo HĐGT Số 0028133 ngày 17 tháng 3 năm 2006 - Nhập tại kho: 152.2 VLP STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Khởi động từ 40A Cái 1 1 2 AutomátNhật50A Cái 2 2 3 Dây lọc 2x1 m 100 100 4 Đèn tuýp 1,2m Bộ 64 64 5 Nẹp nhựa tiền phong m 54 54 Cộng thành tiền ( bằng chữ): Nhập, ngày 03 tháng 03 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng thủ kho ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Thủ kho xem xét cụ thể số vật tư về thấy đầy đủ thì tiến hành nhập kho và ghi vào phiếu nhập kho số thực nhập. Sau đó ghi vào thẻ kho tương ứng về mặt số lượng. Khi giao hàng vào kho người giao hàng ký tên để xác nhận, làm căn cứ cho việc thanh toán tiền hàng sau này.Ngoài ra nếu thu mua một lúc cùng nhiều mặt hàng xí nghiệp đã lập Bảng kê vật tư mua hàng như sau: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Bảng kê vật tư mua hàng Hóa đơn số: ngày tháng năm STT Quy cách Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bulông M20x100 Bộ 16 7.000 112.000 2 Bulông+ Đai ốc Bộ 09 5.000 45.000 3 Bánh xe f120+ vòng bi Bộ 02 50.000 100.000 4 ống kẽm f20x120 Đôi 02 4.000 8.000 5 ống kẽm f33x150 Đôi 02 8.000 16.000 6 Đai xiết f45 Cái 06 4.000 24.000 7 Băng tan Cái 20 2.000 40.000 8 bút sơn Cái 20 2.500 50.000 9 Tôn tấm Kg 37 9.000 333.000 10 Tôn d5 Kg 132 9.000 1188.000 11 Kìm sắt Cái 1 11.000 11.000 12 cà lê khẩu 10 Cái 1 7.000 7.000 13 cà lê khẩu 14 Cái 1 8.000 8.000 14 cà lê khẩu 17 Cái 1 10.000 10.000 15 Keo silicon Hộp 1 15.000 15.000 16 Kép tiện f33 Cái 3 10.000 30.000 17 Chõ đồngf 33 Cái 1 65.000 65.000 18 cút hãm f33 Cái 1 10.000 10.000 19 cút hãm f40 Cái 1 8.000 8.000 Cộng thàng tiền: 2.080.000 Nhập, ngày tháng năm Người mua hàng Chủ cửa hàng b. Thủ tục xuất kho Tại Xí nghiệp vật liệu xuất kho chủ yếu là để phục vụ sản xuất sản phẩm. Ngoài ra còn xuất cho công tác bán hàng, xuất phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất chung, xuất cho xây lắp công trình. Trên cơ sở định mức tiêu hao vật tư và căn cứ vào yêu cầu nguyên vật liệu dùng cho sản xuất từ các phân xưởng do Phòng kỹ thuật cung cấp và đơn xin lĩnh vật tư do quản đốc phân xưởng trình lên, Phòng kế hoạch sẽ lập kế hoạch cấp vật tư và lập phiếu để xuất vật tư sau đó trình lên giám đốc. Sau khi được giám đốc đồng ý và ký vào phiếu đề xuất cấp vật tư và kế hoạch cấp vật tư kế toán vật liệu lập phiếu xuất kho. Nếu trong kho không còn vật tư thì Phòng kế hoạch cử cán bộ tiếp liệu đi mua vật tư khi nào trong kho có vật tư kế toán mới lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: - 01 liên giao phòng vật tư. - 01 liên do kế toán vật liệu giữ - 01 liên người nhận vật liệu giữ để ghi sổ theo dõi tình hình sử dụng vật liệu Thủ kho sau khi nhận được phiếu xuất kho do quản đốc phân xưởng đem xuống xin lãnh vật tư, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của phiếu xuất kho sau đó xuất vật liệu theo đúng số lượng yêu cầu ghi trong phiếu xuất. Thủ kho ghi sổ thực xuất vào cột số thực xuất trong phiếu xuất kho và cùng người nhận vật tư ký tên vào phiếu xuất kho. Trong tháng 4 năm 2006, tại xí nghiệp có các tài liệu như sau:  Phiếu xuất kho Mẫu số 02- VT Ngày 19 tháng 4 năm 2006 Theo QĐ: 1141- TCQĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính Nợ: Có : - Họ, tên người nhận hàng: - Lý do xuất kho: Mang đi rèn - Xuất tại kho: 152.1 VLC STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư ( sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Phôi vành chậu Ben la Kg 754 754 126.000 95.004.000 2 Phôi quả dứa Ben la Kg 579,7 425,2 126.000 53.575.200 3 4 5 Cộng 148.579.200 Cộng thành tiền ( bằng chữ): Một trăm bốn tám triệu năm trăm bảy chín nghìn hai tăm đồng chẵn Xuất, ngày 19 tháng 04 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng thủ kho ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)  Phiếu xuất kho Mẫu số 02- VT Ngày 25 tháng 4 năm 2006 Theo QĐ: 1141- TCQĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính Nợ: Có : - Họ, tên người nhận hàng: PX A2 - Lý do xuất kho: GCHC - Xuất tại kho : 155 STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư ( sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Bánh răng Z30 Cái 80 80 370 29.600 2 Bánh răng Z36 Cái 10 10 100 10.000 3 Bánh răng Z35 Hộp si Cái 10 10 630 6.300 Cộng 45.900 Cộng thành tiền ( bằng chữ): Bốn mươi lăm nghìn chín trăm đồng chẵn Xuất, ngày 25 tháng 04 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng thủ kho ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) b. Các chứng từ kế toán Chứng từ về lao động tiền lương : Bảng chấm công MS 01-LĐTL Bảng thanh toán BHXH MS 04-LĐTL Bảng thanh to