Luận văn Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Sơn Trang

phòng ban trong doanh nghiệp hoặc công nhân trực tiếp sản xuất một khối lượng công việc nào đó. Hình thức trả lương này quán triệt được phân phối theo lao động, nhưng để trả lương một cách công bằng, chính xác và hợp lý doanh nghiệp phải cố định mức lao động cụ thể cho từng công việc, từng cấp bậc, từng sản phẩm. Bên cạnh chế độ tiền lương, tiền thưởng, người lao động còn được hưởng các khoản trợ cấp của doanh nghiệp trong trường hợp ốm đau, tai nạn. Khoản phụ cấp này một phần là do lao động đóng góp, còn lại được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. II. Nhiệm vụ và nội dung tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 1. Nhiệm vụ của kế toán tiền lương: Để phục vụ điều hành và quản lý lao động tiền lương trong doanh nghiệp sản xuất phải thực hiện những nhiệm vụ sau: Tổ chức ghi chép phản ánh chính xác, kịp thời đầy đủ số lượng, chất lượng, thời gian và kết quả lao động. Tính đúng, thanh toán kịp thời đầy đủ tiền lương và các khoản khác có liên quan đến thu nhập của người lao động trong doanh nghiệp. Kiểm tra tình hình huy động và sử dụng tiền lương trong doanh nghiệp, việc chấp hành chính sách và chế độ lao động tiền lương, tình hình sử dụng quỹ lương. Hướng dẫn kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ, đúng chế độ ghi chép ban đầu về lao động tiền lương. Mở sổ, thẻ kế toán và hạch toán lao động tiền lương đúng chế độ tài chính hiện hành. Tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng sử dụng lao động về chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương vào chi phí sản xuất kinh doanh của các bộ phận của các đơn vị sử dụng lao động. Lập báo các kế toán và phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ lương, đề xuất biện pháp khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động trogn doanh nghiệp, ngăn chặn các hành vi vi phạm chế độ chính sách về lao động, tiền lương. 2. Thủ tục chứng từ và tài khoản sử dụng hạch toán: 2.1. Thủ tục chứng từ hạch toán: Để thanh toán tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động, hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải lập bảng thanh toán tiền lương cho từng tổ, từng quầy, bộ phận và các phòng ban căn cứ vào kết quả tính lương của từng người. Trên bảng thanh toán lương cần ghi rõ từng khoản tiền lương, các khoản phụ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền người lao động còn được lĩnh. Sau khi kế toán trưởng kiểm tra và ký xác nhận, giám đốc duyệt, bảng này sẽ được làm căn cứ để thanh toán lương và BHXH cho người lao động Thông thường tại các doanh nghiệp, việc thanh toán lương cho người lao động được chia làm hai kỳ: Kỳ I: Tạm ứng Kỳ II: Thanh toán số còn lại sau khi đã khấu trừ các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên Các khoản thanh toán lương, thanh toán BHXH, bảng kê danh sách những người chưa được lĩnh lương cùng với báo cáo thu chi tiền mặt phải được chuyển về kịp thời cho phòng kế toán để kiểm tra, ghi sổ. Chứng từ hạch toán + Bảng chấm công (Mẫu số 01- LĐTL) + Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu số 02- LĐTL) + Bảng thanh toán tiền BHXH (Mẫu số 04- LĐTL) + Bảng thanh toán tiền thưởng (Mẫu số 05- LĐTL) + Phiếu xác nhận công việc, sản phẩm hoàn thành (Mẫu số 06- LĐTL) + Phiếu báo làm thêm giờ (Mẫu số 07- LĐTL) + Hợp đồng giao khoán (Mẫu số 08- LĐTL) 2.2. Tài khoản hạch toán: 2.2.1.Tài khoản 334 “ phải trả công nhân viên”: TK này dùng để phản ảnh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên và lao động thuê ngoài. Kết cấu và nội dung phản ảnh của TK 334 “Phải trả công nhân viên” * Bên nợ: Các khoản tiền lương., tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản đã trả, đã chi, đã ứng trước cho công nhân viên Các khoản đã kháu trừ vào tiền lương, tiền công của công nhân viên * Bên có: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác phải trả, phải chi cho công nhân viên * Số dư bên có: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác còn phải trả cho công nhân viên và lao động thuê ngoài TK 334 có thể có số dư bên nợ trong trường hợp rất cá biệt. Số dư nợ TK 334 (nếu có) phản ảnh số tiền đã trả lớn hơn số phải trả về tiền lương, tiền thưởng và các khoản cho công nhân viên TK 334 phải hạch toán chi tiết theo hai nội dung: thanh toán lương và thanh toán các khoản khác 2.2.2.Tài khoản 338 “ phải trả phải nộp khác”: Phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả phải nộp cho cơ quan, đoàn thể, tổ chức xã hội, cho cấp trên về KPCĐ, BHXH, BHYT và các khoản khẩu trừ vào lương khác. TK 338 có các TK cấp 2 sau: TK 3381: Tài sản thừa chờ giải quyết TK 3382: Kinh phí công đoàn TK3383: Bảo hiểm xã hội TK 3384: Bảo hiểm y tế TK 3387: Doanh thu nhận trước TK 3388: Phải trả, phải nộp khác. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản có liên quan trong quá trình hạch toán như sau: TK 111, 112, 138, 333, 622, 627, 641, 642,… 3. Phương pháp hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Hàng tháng, căn cứ vào bảng phân bổ số 1 tính ra tổng số tiền lương và các khoản phụ cấp mang tính chất tiền lương phả trả CNV và phân bổ cho các đối tượng sử dụng, kế toán ghi: Nợ TK 622( chi tiết) : Tiền lương chi phí NCTTSX Nợ TK 627.1 Tiền lương NC QL phân xưởng Nợ TK 641.1: Tiền lương nhân viên bán hàng Nợ TK 642.1: Tiền lương nhân viên QLDN Có TK 334: Tổng tiền lương phải trả CNV Trích BHXH, BHYT, KPCĐ Nợ TK 622, 627.1, 641.1,642.1: Phần tính vào chi phí kinh theo tỷ lệ tiền lương và các khoản phụ cấp ( 19%) Có TK 338(2,3,4): Tổng KPCĐ, BHXH, BHYT) Số BHXH phải trả trực tiếp công nhân viên Nợ TK 338(338.3) Có TK 334 Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên Nợ TK 334: Tổng số các khoản khấu trừ Có TK 333(333.8): Thuế thu nhập phải trả ( nếu có) Có TK 141 : Số tạm ứng trừ vào lương Có TK 138: Các khoản bồi thường vật chất Thanh toán thù lao, BHXH, tiền thưởng cho công nhân viên chức. Nếu thanh toán bằng tiền mặt Nợ TK 334: Các khoản đã thanh toán Có TK 111: Thanh toán bằng tiền mặt Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ Nợ TK 338( 2,3,4) Có TK 111, 112 Nộp KPCĐ tại doanh nghiệp Nợ TK 338.2 Có TK 111, 112 Tiền ăn ca phả trả công nhân viên chức Nợ TK 622, 627, 641, 642 Có TK 334 BHXH, BHYT khấu trừ vào lương công nhân viên chức Nợ TK 334 Có TK 338 Có thể hạch toán tiền lương với công nhân viên qua sơ đồ 1, 2 dưới đây: 4. Trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân viên trực tiếp sản xuất Để tránh sự biến động của giá thành sản phẩm trong doanh nghiệp sản xuất mang tính chấ thời vụ, kế toán thường áp dụng phương pháp trích trước chi phí nhân công trực tiếp sản xuất nghỉ phép đều đặn đưa vào giá thành sán phẩm coi như 1 khoản chi phí phải trả. Cách tính như sau: Mức trích trước tiền Tiền lương chính thực Tỷ lệ trích lương phép kế hoạch = tế phải trả CNTTSX x trước của CNTTSX trong tháng Trong đó: Tổng số lương phép kế hoạch năm của CNTTSX Tỷ lệ trích trước = x100 Tổng số tiền lương chính kế hoạch năm của CNTTSX Trên thực tế, dựa vào kinh nghiệm nhiều năm, doanh nghiệp có thể tự xác định tỷ lệ trích trước tiền lương kế hoạch hợp lý. Dưới đây là sơ đồ hạch toán trích trước tiền lương nghỉ phép của CNV trực tiếp sản xuất Chương II Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của công nhân viên tại công ty cổ phần xây dựng Sơn Trang I. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần xây dựng Sơn Trang 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Khi nền kinh tế Việt Nam chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường thì vấn đề khó khăn của Việt Nam vẫn là cơ sở hạ tầng quá thấp kém. Đây chính là nguyên nhân dẫn đến sự hạn chế sự phát triển toàn diện của nền kinh tế Việt Nam. Nhận thức được vai trò quan trọng trong việc nâng cấp, sửa đổi cũng như hoàn thiện cơ sở hạ tầng, các công ty xây dựng( Nhà nước và tư nhân) lần lượt được thành lập nhằm thúc đẩy nhanh nhiệm vụ này. Ngày 15/6/1995 Công ty xây dựng TNHH Sơn Trang đã được thành lập theo số 1020 TC/UBTH với vốn điều lệ là 1.400.000.000 Việt Nam đồng và trụ sở tại: 105 Đường Nguyễn Du- Thị xã Sầm Sơn- Tỉnh Thanh Hoá. Do đất nước ngày càng phát triển, công việc đòi hỏi cao hơn vì vậy ngày 8/2/2000 Công ty TNHH Sơn Trang đã chuyển đổi thành Công ty cổ phần xây dựng Sơn Trang theo Luật doanh nghiệp Số 13/1999/QH 10-Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 12/6/1999 và Nghị định 03/2000/NĐ-CP ngày 3/2/2000 với 50.000 cổ phần, trị giá mỗi cổ phần là 300.000 Việt Nam đồng. Sau gần 10 năm đi vào hoạt động, công ty đã đạt được những kết quả đáng khích lệ với vốn điều lệ lên tới 15.000.000.000 Việt Nam đồng và 3 công ty con là: Công ty TNHH Vũ Phong, Công ty TNHH Hồng Thắng và Hợp tác xã Long Thành.Đạt được kết quả đó một phần là do sự lãnh đạo có hiệu quả của Ban giám đốc công ty, mặt khác là do sự nỗ lực, cố gắng của toàn bộ đội ngũ lao động của công ty. 2. Mục tiêu và chức năng hoạt động của công ty 2.1. Mục tiêu: Mục tiêu của công ty là xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp, xây dựng các công trình giao thông, thuỷ lợi và cầu cống, san lấp mặt bằng, xây dựng công trình điện hạ thế, kinh doanh vật liệu xây dựng, kinh doanh khách sạn và du lịch, kinh doanh nhà đất...nhằm thu lợi nhuận tối đa, tạo công ăn việc làm và ổn định đời sống cho người lao động, tăng lợi tức cho cổ đông, đóng góp cho Ngân sách Nhà nước và phát triển công ty ngày càng lớn mạnh. 2.2.Chức năng: Chức năng chính của công ty là: - Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp; - Xây dựng các công trình giao thông, thuỷ lợi và cầu cống,san lắp mặt bằng; - Xây dựng công trình điện hạ thế - Kinh doanh vật liệu xây dựng, sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn và gạch Blốc, sản xuất đồ mộc dân dụng và công nghiệp; - Kinh doanh khách sạn và du lịch - Kinh doanh nhà đất, môi giới và tư vấn nhà đất. 3. Quyền và nghĩa vụ của công ty 3.1.Quyền: Công ty có các quyền như: - Công ty có quyền sở hữu, sử dụng và định đoạt về tài sản của doanh nghiệp, quản lý và sử dụng vốn do các cổ đông đóng góp, đất đai, tài nguyên được giao sử dụng và các nguồn lợi khác để thực hiện các múc đích, nhiệm vụ của hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty - Công ty được quyền lựa chọn, thuê mướn lao động, bố trí sử dụng, đào tạo lao động, lựa chọn các hình thức trả lương, trả lương quyết định mức chi trả lương trên cơ sở hiệu quả SXKD công việc hoàn thành của cá nhân và tập thể có các quyền khác của người sử dụng lao đông, theo quy định của bộ luật lao động và các quy định cuiar pháp luật. - Được quyền sử dụng vốn và các quỹ của công ty phục vụ cho nhu cầu hoạt dộng SXKD theo nguyên tắc boả toàn và tphats triển vốn, SXKD có lãi 3.2.Nghĩa vụ: Công ty có các nghĩa vụ như: - Công ty hoạt dộng kinh doanh đúng ngành nghề đã đănng ký chịu trách nhiệm trước các cổ đông và kết quả SXKD, chịu trách nhiệm trước khách hàng và pháp luật về sản phẩm, dịch vụ do công ty thực hiện. - Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định của Bộ luật lao động. Tạo điều kiện để người lao động tham gia quản lý bằng thoả ước lao động tập thể và các quy chế khác. - Thực hiện quyết định của Nhà nước về bảo vệ tài nguyên, môi trường an ninh quốc gia và công tác phòng cháy, chữa cháy - Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về thuế và trích nộp Ngân sách Nhà nước theo quy định của pháp luật 4. Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty: Cơ cấu tổ chức của công ty được thể hiện trong mô hình 1 dưới đây Do đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản và của sản phẩm xây dựng có tính đơn chiếc, kết cấu khác nhau, thời gian thi công dài nên việc tổ chức bộ máy quản lý có những đặc điểm riêng biệt. Công ty hoạt động trên nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, dân chủ và tôn trọng pháp luật. Cơ quan quyết định cao nhất của công ty là Đại hội đồng cổ đông( ĐHĐCĐ). ĐHĐCĐ bầu Hội đồng quản trị( HĐQT) để HĐQT quản trị công ty giữa hai kỳ Đại Hội, ĐHĐCĐ bầu ban kiểm soát để kiểm soát mọi hoạt động quản trị kinh doanh của công ty. Chủ tịch HĐQT là người đại diện theo pháp luật của công ty, Giám đốc là người điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty do HĐQT bổ nhiệm và miễn nhiệm. Điều hành công việc cùng với Giám đốc là 2 Phó Giám đốc: Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật - thi công: Trực tiếp chỉ đạo các hoạt động kinh doanh và thay mặt Giám đốc khi được uỷ quyền ký kết các hợp đồng kinh tế xây dựng. Phó giám đốc phụ trách kinh tế, vật tư thiết bị, các dự án: Trực tiếp chỉ đạo các sự việc diễn ra thường xuyên tại công ty và có quyền ký các hợp đồng lao động với cán bộ công nhân viên. Các phó giám đốc phải chịu trách nhiệm trước giám đốc về lĩnh vực được phân công và chịu trách nhiệm thay mặt Giám đốc khi được uỷ quyền. Để giúp Ban giám đốc quản lý công việc còn có các phòng ban chức năng được tổ chức theo yêu cầu của công việc quản lý sản xuất kinh doanh, quản lý kỹ thuật... bao gồm: Phòng Hành Chính: Tham mưu cho Giám đốc về công tác quản lý văn phòng, hội họp, văn thư lưu trữ, quản lý và điều động xe con, trang thiết bị văn phòng, thông tin liên lạc... Phòng Kế hoạch -Kỹ thuật: Có trách nhiệm giúp Giám đốc tiến hành ký kết các hợp đồng kinh tế dựa trên các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật của Nhà nước; Phối hợp cùng các phòng ban, căn cứ vào kế hoạch sản xuất để xây dựng kế hoạch về tài chính. Tổ chức phân giao nhiệm vụ tới các đội sản xuất, kiểm tra kỹ thuật và chất lượng của công tác xây dựng theo thiết kế cùng với chủ đầu tư, tổ chức giám sát kiểm tra chất lượng từng công việc, từng giai đoạn, từng hạng mục công trình; Thanh quyết toán kịp thời bàn giao công trình đưa vào sử dụng; Tổ chức đấu thầu theo đúng trình tự quy chế đấu thầu của Nhà nước ban hành,.v.v... Phòng Kế toán: Có nhiệm vụ tổng hợp các số liệu, thông tin về công tác tài chính kế toán, thực hiện việc xử lý thông tin trong công tác hạch toán theo yêu cầu thể lệ tổ chức kế toán nhà nước. Ghi chép cập nhập chứng từ kịp thời, chính xác, theo dõi hạch toán các khoản chi phí, kiểm tra giám sát tính hợp lý, hợp pháp của các khoản chi phí đó nhằm giám sát phân tích hiệu quả kinh tế của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, từ đó giúp ban lãnh đạo đưa ra những biện pháp tối ưu. Tập hợp các khoản chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm qua các giai đoạn, xác định kết quả sản xuất kinh doanh, theo dõi tăng giảm tài sản và thanh quyết toán các hợp đồng kinh tế, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước về các khoản phải nộp. Ngoài ra còn lập kế hoạch tín dụng để vay vốn thi công, vay vốn dài hạn để mua thiết bị, thu hồi công nợ ở các chủ đầu tư. Các phòng ban trong công ty đều có chức năng riêng biệt nhưng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc tạo nên một chuỗi mắt xích trong guồng máy hoạt động sản xuất kinh doanh công ty. Vị trí vai trò của mỗi phòng ban khác nhau nhưng mục đích cuối cùng là sự sống còn của công ty và sự cạnh tranh để phát triển của công ty với các khả năng tiềm lực sẵn có của mình cần được khai thác. 5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở Công ty cổ phần xây dựng Sơn Trang 5.1. Tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức quản lý tập trung theo mô hình trực tuyến chức năng. Công việc kế toán được tiến hành tại phòng kế toán, ở các Đội sản xuất không có bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí mỗi Đội có một nhân viên theo dõi ghi chép thống kê… và hàng tháng chuyển về phòng kế toán của Công ty để hạch toán. Bộ máy kế toán được phân công theo dõi các lĩnh vực khác nhau: Chức năng nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán - Kế toán trưởng: Là người thực hiện toàn bộ công tác tài chính kế toán, thống kê thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế ở công ty - Kế toán nguyên vật liệu: Là người tổgn hợp các phiếu nhập, phiếu xuất giúp cho việc tính toán giá thành được chính xác - Kế toán tiền lương: Làm nhiệm vụ hạch toán tất cả các khoản phải trả cho cán bộ công nhân viên về tiền lương, tiền thưởng và các khoản trợ cấp BHXH - Kế toán thanh toán: Tham mưu cho kế toán trưởng trogn thanh toán đảm bảo đúng chế độ , tổng hợp các khoản thanh toán mua bán. - Thủ quỹ: Thu và chi các khoản tiền mặt, tiền gửi phát sinh trong và ngoài công ty 5.2. Một số đặc điểm chủ yếu của công tác kế toán tại công ty - Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng hệ thống tài khoản áp dụng cho các công ty cổ phần xây dựng - Sổ sách: Sổ chi tiết các tài khoản, nhật ký chung, sổ cái, bảng cân đối kế toán - Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày mùng 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm - Đồng tiền sử dụng để hạch toán: Việt Nam Đồng, hình thức thanh toán bằng chuyển khoản và uỷ nhiệm chi Do yêu cầu quản lý của cơ quan chủ quản nên Công ty đã chọn hình thức “ Kế toán nhật nhật ký chung” để thể hiện quá trình hạch toán của Công ty, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ như sau: 6. Kết quả hoạt động của công ty từ năm 2001 đến năm 2003 Như ta đã biết, trong những năm gần đây, khi đất nước ta đang từng bước tiến lên con đường Công nghiệp hoá, hiện đại hoá thì nhu cầu về xây dựng các cơ sở hạ tầng là rất cần thiết, đặc biệt là ở miền núi, vùng sâu vùng xa. Vì vậy các công ty xây dựng ngày càng có nhiều công trình, hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng phát triển, đời sống công nhân ngày càng được nâng lên. Công ty cổ phần xây dựng Sơn Trang là một trong những công ty có doanh thu cũng như các khoản nộp cho ngân sách Nhà nước ngày càng cao, Kết quả đó được thể hiện trong bảng số liệu dưới đây như sau: Kết quả hoạt động của công ty từ năm 2001 – 2003 Đơn vị: đồng Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 Doanh thu 4.562.356.000 5.897.919.000 7.265.580.000 Trích nộp thuế 39.754.600 53.234.500 68.298.300 Trích nộp BHXH, BHYT 5.037.984 7.170.190 9.095.435 Nguồn: Công ty cổ phần xây dựng Sơn Trang Nhìn vào bảng kết quả hoạt động kinh doanh ta thấy, doanh thu qua các năm tăng, tương ứng với nó là các khoản phảI nộp cho cơ quan Nhà nước như thuế, BHXH, BHYT tăng. Có kết quả này là do công ty ngày càng mở rộng địa bàn hoạt động sản xuất kinh doanh, trình độ của các cán bộ, kĩ sư, công nhân ngày càng được nâng cao, các công trình được đảm bảo về thời gian hoàn thành cũng như chất lượng xây dựng. Và trong tương lai, kết quả này chắc chắn còn tăng cao hơn nữa. II. Tình hình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần xây dựng Sơn Trang 1. Hạch toán lao động Hạch toán chính xác lao động tiền lương và các khoản trích theo lương trong công ty có một ý nghĩa hết sức quan trọng đối với công tác quản lý. Để thực hiện tốt công tác hạch toán này, công ty tổ chức hạch toán lao động trên 3 mặt: Hạch toán về số lượng lao động, hạch toán về thời gian lao động và hạch toán về kết quả lao động. 1.1. Hạch toán về số lượng lao động Công ty đã quan tâm nghiên cứu, sắp xếp, tổ chức bộ máy quản lý, bộ máy sản xuất kinh doanh để quản lý chặt chẽ số lượng lao động nhằm theo dõi tình hình phân bổ và sử dụng lao động hiện có trong công ty Để theo dõi tình hình hạch toán số lượng lao động trong công ty và trong các phòng ban, xí nghiệp, các đội xây dựng công trình công ty sử dụng các sổ danh sách bao gồm: + Sổ danh sách lao động toàn công ty + Sổ danh sách lao động của từng phòng ban như phòng tổ chức cán bộ, phòng tài chính kế toán, phòng kế hoạch kỹ thuật tiếp thị, phòng vật tư thiết bị + Sổ danh sách lao động các của xí nghiệp xây dựng như: đội xây dựng công trình số 1, số 7, số 8, số 9, số 11, số 15, số 18… Đồng thời, công ty cũng sử dụng các chứng từ liên quan để lập Sổ danh sách lao động bao gồm: Quyết định tiếp nhận, quyết định chuyển công tác, hợp đồng lao động, quyết định thôi việc … 1.2.Hạch toán về thời gian lao động Tổ chức hạch toán thời gian lao động nhằm quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động. Để thực hiện tốt vấn đề này, phản ảnh đúng, kịp thời tình hình sử dụng thời gian lao động kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội ở công ty sử dụng “ Bảng chấm công”. Bảng này được lập riêng cho từng phòng, từng xí nghiệp, phân xưởng trong đó có ghi rõ ngày làm việc, nghỉ việc của từng người lao động. Bảng này do trưởng phòng, trưởng xưởng ghi trực tiếp hàng ngày và công khai để người lao động giám sát thời gian lao động của từng người. Cuối tháng, “Bảng chấm công” được gửi về phòng kế toán để tổng hợp thời gian lao động và tính lương cho từng phòng, xí nghiệp, từng cán bộ công nhân viên trong công ty 1.3. Hạch toán kết quả lao động Để hạch toán kết quả lao động, kế toán của công ty sử dụng “Phiếu xác nhận công việc”. Tuy nhiên ở công ty việc hạch toán kết quả lao động ít được quan tâm mà chủ yếu chỉ chú trọng vào hạch toán số lượng và thời gian lao động 2. Phương pháp tính lương và các khoản trích theo lương của công nhân viên tại công ty -Hiện nay Công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian để trả cho công nhân viên trong công ty. Việc áp dụng hình thức trả lương này có tác dụng: + Nâng cao kỷ luật lao động, chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về an toàn lao động + Bảo đảm dân chủ, công khai trong phân phối kết quả lao động, khuyến khích công nhân viên hăng say lao động, bảo đảm chế độ chính sách cho người lao động + Nâng cao hiệu quả công tác quản lý - Lương trả theo thời gian lao động gồm: lương cơ bản, lương làm ca ba, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp lưu động và các khoản khác - Việc trả lương cho công nhân viên tại công ty được chia làm hai kỳ trong 1 tháng: + Kỳ 1: Tạm ứng + Kỳ 2: Cuối tháng người lao động sẽ được lĩnh nốt phần còn lại sau khi đã trừ đi các khoản khấu trừ - Hàng tháng kế toán căn cứ vào “Bảng chấm công” hàng tháng của các xí nghiệp, phân xưởng, các phòng ban để tính lương trả cho công nhân viên. Sau khi xác định được số ngày làm việc thực tế của công nhân viên trong tháng, kế toán tiền lương căn cứ vào mức lương cấp bậc để xác định tiền lương bằng cách: Lương cấp bậc chức vụ Lương cơ bản = X Số ngày làm việc thực tế 22 ngày Mức lương tối thiểu của Công ty được thực hiện từ ngày 1/1/2004 là 290.000 đồng Ngoài ra công nhân viên còn được hưởng thêm các khoản phụ cấp như: + Phụ cấp làm thêm: áp dụng cho những công nhân viên phải làm ca ba, tính theo Nghị định 197 CP và Thông tư hướng dẫn số 10/ LĐTB – TT ngày 19/4/1994 Lương cơ bản x Số giờ làm thêm Tiền phụ cấp làm thêm = X Hệ số phụ cấp Tổng số giờ làm việc theo quy định + Phụ cấp trách nhiệm: áp dụng với người giữ chức vụ giám đốc, trưởng phòng, xưởng trưởng, trưởng đội Phụ cấp trách nhiệm = Mức lương tối thiểu x Hệ số phụ cấp (0,2) + Phụ cấp lưu động: công ty áp dụng hệ số phụ cấp lưu động là 0,1 Phụ cấp lưu động = Lương tối thiểu x Hệ số phụ cấp Ví dụ: Anh : Lê Văn Thọ ( Kỹ Sư) Lương cấp bậc = 290.000 x 4,15 = 1.203.500 Lương thời gian = 1.203.500( vì làm đủ thờ gian) Phụ cấp trách nhiệm: = 1.203.500 x 0,2 = 240.700 Tổng lương = 1.444.200đ Các khoản trừ qua lương: BHXH ( 5%) = 1.444.200 x 5% = 72.210đ BHYT ( 1%) = 1.444.200 x 1% = 14.442đ Tạm ứng = 100.000đ Tổng : 186.652đ Như vậy anh Thọ còn lĩnh: 1.444.200 – 186.652 = 1.257.548đ Những người khác tính tương tự như trên. Cách tính lương thời gian khá rõ ràng, chi tiết và vận dụng các chế độ lương tối thiểu cấp bậc, các khoản tính trừ vào lương của người lao động là đúng. Ta có phiếu chi và phiếu định khoản lương tháng 3 năm 2004 như sau: 3. Trình tự kế toán tiền lương tại công ty( trích số liệu tháng 3 năm 2004) Trên cơ sở tính toán trên, công ty áp dụng tính lương cho các bộ phận sản xuất trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí quản lý, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp Trong tháng, kế toán tính toán tiền lương phải trả cho cán bộ công nhân viên và định khoản như sau: Nợ TK 622: 255.608.857 Nợ TK 627: 103.827.767 Nợ TK 641: 3.273.456 Có TK 334: 362.710.080 Kế toán tính toán các khoản BHXH, BHYT theo chế độ quy định, BHXH trừ 5% lương cơ bản, BHYT trừ 1% lương cơ bản khấu trừ vào lương của người lao động và ghi sổ nhật ký chung theo định khoản: Nợ TK 334 : 21.762.605 Có TK 3383: 12.213.632 Có TK 3384: 6.648.973 Có TK 141 : 2.900.000 Kế toán phản ánh nghiệp vụ thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên và định khoản theo nhật ký chung (3a) Khối quản lý: Nợ TK 334 : 176.473.956 Có TK 111: 176.473.956 (3b) Khối lao động trực tiếp Nợ TK 334 : 186.236.124 Có TK 111: 186.236.124 4.Các khoản trợ cấp BHXH ở công ty Các khoản trợ cấp BHXH là tổng số tiền trả cho người lao động khi họ bị ốm đau, tai nạn lao động 4.1. Nội dung các khoản trợ cấp BHXH - Trợ cấp cho công nhân viên ốm đau, con ốm - Trợ cấp cho công nhân viên khi thai sản - Trợ cấp cho công nhân viên khi bị tai nạn lao động - Trợ cấp mất sức lao động, mất việc và tử tuất */ Tỷ lệ các khoản trích theo lương: 20% BHXH = Lương cấp bậc + phụ cấp Trong đó: 15% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và 5% khấu trừ vào lương của công nhân viên. Riêng 2% KPCĐ được tính vào tiền lương thực tế phải trả công nhân viên Ví dụ: Các khoản khấu trừ vào lương của anh Nguyễn Đức Mạnh, phòng Kế toán tháng 3/2004 là: BHXH khấu trừ vào lương = 359.600 x 5% = 17.980 đồng BHYT khấu trừ vào lương = 359.600 x 1% = 3596