Luận văn Hoàn thiện một bước tổ chức bộ máy văn phòng của công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Sóc Sơn

ề chức năng, khó quản lý điều hành... Mỗi cơ quan, doanh nghiệp tuỳ theo quy mô tổ chức, điều kiện sản xuất kinh doanh của mình mà áp dụng mô hình tổ chức bộ máy văn phòng phù hợp nhất, năng động, tinh gọn, hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất. Có thể áp dụng nhiều mô hình tổ chức trong một cơ quan, doanh nghiệp, song tuỳ theo năng lực của nhà quản trị, sự quan tâm của lãnh đạo về công tác văn phòng và khả năng tài chính của mình mà xây dựng bộ máy văn phòng cho phù hợp. Những nội dung cần thiết tổ chức bộ máy văn phòng. Một trong những nội dung tổ chức bộ máy văn phòng là việc căn cứ vào các thể chế, pháp luật, các chính sách, các quy định của nhà nước, các văn bản hướng dẫn của cơ quan quản lý cấp trên để tiến hành xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng. Đây là cơ sở quan trọng nhằm xác định các đặc trưng cần có (cơ bản nhất) đảm bảo việc tổ chức và hoạt động của văn phòng theo đúng đường lối chính sách của Đảng và Chính phủ, đảm bảo nguyên tắc tập quyền xã hội chủ nghĩa. Trên cơ sở các quy định của Nhà nước, nội dung tiến hành tổ chức bộ máy văn phòng gồm: xác định mục tiêu của tổ chức; xây dựng các phân hệ chức năng nhằm đảm bảo mục tiêu; phân cấp trách nhiệm và quyền hạn cho từng cấp quản lý; xác lập các mối quan hệ cơ bản giữa các bộ phận với cấp trên và với các đơn vị đối tác; xác định nhu cầu về cán bộ và thông tin. Xác định các thành phần, các bộ phận của cơ cấu tổ chức và các mối quan hệ giữa các bộ phận. Xác định thành phần các bộ phận của cơ cấu là sự chuyên môn hoá hoạt động quản lý qua sự phân cấp và phân chia chức năng, quyền hạn cho các bộ phận (khi xây dựng hệ thống tổ chức bộ máy văn phòng cần phải chú ý các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức). Phân phối và cụ thể hoá các chức năng, nhiệm vụ; giao quyền hạn và quyết định số lượng cán bộ, nhân viên cần thiết cho từng bộ phận. Xây dựng và ban hành điều lệ, những quy định, quy chế hoạt động, xây dựng môi trường làm việc ( nề nếp, tác phong làm việc). Một yếu tố không thể thiếu trong quá trình tổ chức một văn phòng là hiện đại hoá bộ máy văn phòng. ở đây, hiện đại hoá phải bao quát tất cả các mặt như: tư duy, tổ chức quản lý, con người, trang thiết bị... Các yếu tố ảnh hưởng tổ chức bộ máy văn phòng. Có nhiều yếu tố ảnh hưởng tới việc tổ chức bộ máy văn phòng như: thể chế, pháp luật, các chính sách, tổ chức lao động, nhân lực, tài chính, khoa học công nghệ, văn hoá công sở... trong đó chủ yếu gồm hai yếu tố: Yếu tố khách quan: + Các yếu tố ảnh hưởng từ chế độ kế hoạch tập trung quan liêu bao cấp, trình độ phát triển kinh tế thấp... là nhân tố cản trở sự phát triển nền hành chính của nước ta, sự thiếu thống nhất giữa các văn bản pháp luật về tổ chức và hoạt động văn phòng và nhiều nguyên nhân khác dẫn đến việc tổ chức bộ máy và hoạt động của văn phòng kém hiệu quả. + Chưa có nhiều bước đột phá trong việc nghiên cứu và áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào tiến trình cải cách nền hành chính hiện nay; + Sự bùng nổ thông tin, xu thế toàn cầu hoá diễn ra nhanh chóng gây khó khăn trong việc xây dựng, tổ chức một bộ máy văn phòng đáp ứng đầy đủ các chức năng tham mưu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ và dịch vụ hỗ trợ. Yêu tố chủ quan: + Tổ chức lao động: là sự phân công, bố trí, sử dụng lực lượng lao động với cách làm việc khoa học nhằm đạt năng suất, hiệu quả cao nhất. Việc tổ chức lao động có hiệu quả phải dựa trên trình độ, kinh nghiệm của nhà quản trị và đặc biệt là nhà quản trị phải có sự hiểu biết, nắm rõ năng lực, đạo đức, trình độ chuyên môn của từng thành viên, số lượng nhân viên trong phòng, từ đó có sự phân công nhiệm vụ phù hợp với trình độ, năng lực của từng cá nhân. Ngoài ra, vấn đề trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của các nhà quản trị văn phòng, các nhân viên làm ảnh hưởng trực tiếp đến tổ chức lao động và hiệu quả hoạt động của bộ máy văn phòng cũng như các bộ phận khác của doanh nghiệp. + Tài chính: Tài chính có tác động mạnh mẽ đến việc tổ chức bộ máy văn phòng và có tính quyết định đến quy mô, sự hiện đại hoá thiết bị văn phòng. Khi thực hiện tổ chức văn phòng nhà quản trị luôn phải căn cứ trên tình hình tài chính của cơ quan, doanh nghiệp lựa chọn phương án tổ chức tối ưu nhất, sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực với chi phí thấp nhất. + Khoa học công nghệ: Một doanh nghiệp hoạt động hiệu quả khi văn phòng thực hiện tốt chức năng tham mưu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ. Để thực hiện chức năng này, văn phòng phải được trang bị đầu tư đúng mức các máy móc, thiết bị phục vụ cho việc quản lý và khai thác thông tin có hiệu quả, đáp ứng nhu cầu thông tin để quản lý và điều hành của doanh nghiệp. Song cũng cần phải căn cứ vào tình hình tài chính của mình để lựa chọn phương án đầu tư mua thiết bị phù hợp. + Môi trường văn hoá: do mỗi dân tộc có những đặc điểm về truyền thống, văn hoá, đều trải qua một quá trình phát triển lịch sử của riêng mình, với những giá trị truyền thống có tính đặc thù, có ảnh hưởng đến sự phát triển nói chung. Ngoài ra, trong quá trình hình thành và phát triển mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều tạo một bản sắc riêng, đặc trưng riêng và chỉ tồn tại trong tổ chức, doanh nghiệp đó, nó là sợi dây vô hình kết nối mọi thành viên trong cơ quan, doanh nghiệp, đó là văn hoá doanh nghiệp. Cho nên, khi tiến hành tổ chức bộ máy văn phòng cần chú ý đến yếu tố truyền thống văn hoá, dân tộc và văn hoá doanh nghiệp để tạo ra sự hợp tác trong công vụ, củng cố quyền lực trong hoạt động công vụ, tạo được mối liên hệ mật thiết và tinh thần đoàn kết giữa các thành viên nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động cũng như năng suất lao động. Chương II Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của công ty cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản sóc sơn. Quá trình hình thành và phát triển. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Sóc Sơn. Công ty Cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản Sóc Sơn trước đây là xí nghiệp Cao lanh sứ gốm Sóc Sơn, là doanh nghiệp Nhà Nước trực thuộc UBND huyện Sóc Sơn quản lý, Xí nghiệp được UBND thành phố Hà Nội và Bộ Công nghiệp nặng cho phép thành lập doanh nghiệp Nhà Nước theo quyết định số 44/CNN – TC ngày 09/3/1993. Đầu năm 2000, thực hiện việc đổi mới quản lý và sắp xếp lại doanh nghiệp Nhà Nước, từ doanh nghiệp Nhà Nước, Xí nghiệp đã được cổ phần hoá doanh nghiệp theo quyết định số 8382/QĐ - UB ngày 31/12/2001 thành Công ty cổ phần trực thuộc sự quản lý của UBND huyện Sóc Sơn. Công ty có chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, được mở tài khoản tại Ngân hàng và có con dấu riêng theo quy định của Nhà nước. Tên giao dịch: Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Sóc Sơn. Trụ sở: Thị trấn Sóc Sơn – huyện Sóc Sơn – Hà Nội. Điện thoại: 04.8843473. Fax: 04.8843473. Hiện tại, công ty có 60 cán bộ, công nhân viên, trong đó có 20 cán bộ nhân viên hành chính và 40 lao động trực tiếp khác (công nhân kỹ thuật). Trình độ đội ngũ cán bộ, nhân viên từ trung cấp, cao đẳng, đại học và trên đại học chiếm tỷ lệ 18%. Tổng giá trị tài sản cố định của công ty là hơn 02 tỷ đồng, tổng vốn cố định là 2.020.000.000 đồng, tổng vốn lưu động là 676.700.000 đồng và nhiều máy móc, thiết bị hiện đại và có giá trị khác. 2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty. Công ty Cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản Sóc Sơn có các chức năng và nhiệm vụ chính là: Chức năng khai thác và vận chuyển đất trắng, từ các mỏ khai thác chuyển cho các phân xưởng chế biến. Chức năng chế biến: chế biến đất trắng thành cao lanh tinh (đưa cao lanh vào máy, loại bỏ các tạp chất và cát, lấy cao lanh dẻo phơi và sấy khô, dùng máy búa đập nhỏ, đóng bao để giao cho khách hàng). Chức năng kinh doanh: tổ chức kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm sản xuất ra. Với sản phẩm Cao lanh tinh chất lượng cao, là mặt hàng có uy tín trong lĩnh vực cung ứng nguyên vật liệu cho ngành sản xuất gạch ốp lát, đồ sứ cao cấp được các khách hàng tin tưởng và đặt hàng thường xuyên. Điều này thể hiện khả năng sản xuất, tiêu thụ và kinh doanh sản phẩm sản xuất ra có nhiều ưu thế trên thị trường, đồng thời cũng đặt ra những thách thức trong việc duy trì quản lý và phát triển công ty trong thời kỳ mới. 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Sóc Sơn. Là công ty cổ phần quy mô nhỏ, công tác quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Bộ máy gọn nhẹ, quản lý theo chế độ một thủ trưởng. Đứng đầu công ty là Giám đốc, giúp việc cho Giám đốc là hai Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực tài chính và kỹ thuật, các trưởng, phó phòng ban tham mưu, hỗ trợ cho giám đốc về các mặt: Công tác Hành chính. Công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương. Công tác kế hoạch kinh doanh của công ty. Công tác tài chính, thống kê kế toán. Công tác tư vấn đầu tư của công ty. Các hoạt động khác của công ty. 3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Sóc Sơn. Giám đốc Các phó giám đốc Phòng HC - TC Phòng KH - KT Phòng kế toán Phân xưởng Chế biến Phân xưởng Khai thác 3.2. Giám đốc. Giám đốc: Là người đại diện cho doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và pháp luật về mọi hoạt động kinh doanh của công ty, bảo đảm thu nhập cho người lao động, thu nộp ngân sách và các mặt khác của công ty. 3.3. Các Phó giám đốc. Công ty có hai Phó giám đốc giúp việc cho Giám đốc về hai mảng lĩnh vực sản xuất và kinh doanh của công ty: Một Phó giám đốc phụ trách và chỉ đạo các mặt kỹ thuật trong lĩnh vực khai thác và chế biến cao lanh. Tham mưu, tư vấn cho Giám đốc về đầu tư kỹ thuật công nghệ. Một Phó giám đốc phụ trách và chỉ đạo các hoạt động tài chính và kinh doanh của công ty, tính toán, tổng hợp các số liệu về tình hình tài chính của công ty, báo cáo, tham mưu và tư vấn cho Giám đốc về vốn, giá cả... 3.4. Các phòng ban chức năng. 3.4.1. Phòng Hành chính Tổ chức.(phòng HC - TC) Có chức năng và nhiệm vụ tham mưu, hỗ trợ cho ban lãnh đạo công ty về các mặt: Công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương. Soạn thảo các loại công văn giấy tờ của công ty. Điều động tuyển dụng lao động. Giải quyết các chế độ chính sách. Công tác hồ sơ nhân sự. 3.4.2. Phòng Kế toán. Phòng Kế toán có chức năng quản lý và tham mưu cho Giám đốc về công tác kế toán, thống kê và tài chính, cung cấp thông tin cho việc ra các quyết định của Ban lãnh đạo công ty. 3.4.3. Phòng Kế hoạch - Vật tư Kỹ thuật mỏ.( phòng KH - KT) Tham mưu cho Giám đốc và xây dựng các kế hoạch tổng hợp ngắn hạn, dài hạn và kế hoạch tác nghiệp về lĩnh vực kỹ thuật công nghệ. 4. Xu hướng phát triển trong những năm tới của công ty. Xu hướng phát triển trong những năm tới của công ty là: Tiếp tục đẩy mạnh việc khai thác, chế biến và kinh doanh khoáng sản Cao lanh tinh chất lượng cao, bằng nội lực kết hợp sự giúp đỡ của các cấp, các ngành để đổi mới công nghệ, đầu tư chiều sâu, mở rộng sản xuất theo định hướng sản xuất hàng hoá chất lượng cao, đa dạng hoá sản phẩm đáp ứng thị trường, duy trì mức tăng trưởng bình quân hàng năm từ 15 - 20%, ổn định việc làm, nâng cao đời sống người lao động tiến tới công nghiệp hoá hiện đại hoá. Đẩy mạnh công tác tiếp thị, mở rộng thị trường tiêu thụ ra các nước trong khu vực, phát huy hết khả năng, tiềm năng sẵn có của địa phương, ổn định tình hình sản xuất. Đẩy mạnh hợp tác liên doanh liên kết, phát huy chất xám và mọi thành phần kinh tế để thu hút vốn đầu tư mở rộng sản xuất. Đầu tư các máy móc phục vụ khai thác và chế biến khoáng sản hiện đại, nâng cao năng suất lao động. Ngoài ra, công ty còn lập kế hoạch đầu tư các trang thiết bị chăm sóc, bảo vệ sức khoẻ cho người lao động, vệ sinh lao động( bảo hộ lao động), vệ sinh môi trường. Rà soát lại quy chế làm việc giữa Ban giám đốc với tổ chức Công đoàn và các đoàn thể khác để tạo sự nhất quán. Hoàn thiện nội quy, quy chế, quy ước dân chủ ở công ty, tạo mọi điều kiện để mọi thành viên trong công ty thực hiện tốt quy chế dân chủ. Đầu tư nhân lực đào tạo công nhân có tay nghề, cử đi học, khuyến kích mọi người tham gia học tập để năng cao trình độ và chuyên môn nghiệp vụ. tổ chức bộ máy văn phòng tại công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Sóc Sơn. Việc tổ chức bộ máy văn phòng tại các cơ quan, doanh nghiệp bị chi phối bởi nhiều yếu tố khác nhau, tuỳ theo nhận thức của nhà lãnh đạo và quy mô hoạt động của doanh nghiệp mà bộ máy văn phòng được tổ chức theo những cơ cấu khác nhau, cách gọi tên khác nhau. Tại công ty Cổ phần đầu tư thượng mại khoáng sản Sóc Sơn, văn phòng được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến - chức năng với tên gọi là phòng Hành chính tổ chức. Khái quát chung về phòng Hành chính Tổ chức công ty. a. Chức năng phòng Hành chính tổ chức Công ty. Phòng Hành chính tổ chức công ty Cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản Sóc Sơn là một bộ phận chức năng trong hệ thống bộ máy quản lý điều hành của công ty. Là một bộ phận tham mưu và giúp việc cho Giám đốc trong công tác Hành chính và Tổ chức, có các chức năng cơ bản như sau: Chức năng quản lý và điều hành công tác công văn giấy tờ. Chức năng quản lý công tác hậu cần. Chức năng tổ chức quản lý nhân sự. Quản lý tổ chức công tác đối nội, đối ngoại, lễ tân. b. Nhiệm vụ cụ thể của phòng Hành chính tổ chức công ty. Phòng Hành chính tổ chức công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Sóc Sơn có những nhiệm vụ cụ thể như: Nhiệm vụ truyền đạt, đôn đốc và nhắc nhở các phòng ban trong công ty thực hiện chương trình công tác cũng như chỉ thị, quyết định của Giám đốc, Ban giám đốc, chấp hành các kế hoạch, quyết định công việc của cấp trên cũng như những công việc mang tính phối hợp các bộ phận. Tổ chức thực hiện chặt chẽ, thống nhất các hoạt động hành chính, soạn thảo văn bản phục vụ cho điều hành của Ban giám đốc, xử lý các văn bản đi, văn bản đến một cách nhanh chóng, chính xác, bí mật đúng quy trình và thủ tục thuộc lĩnh vực được giao. Quản lý và xử lý văn bản, tài liệu, đảm bảo tính thông suốt của thông tin, thực hiện công tác quản lý con dấu, công tác lập hồ sơ, công tác lưu trữ và bảo mật theo quy định của Nhà nước. Công tác quản lý trang thiết bị cho các phòng ban, phân xưởng, quản lý phương tiện đi lại, lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa các trang thiết bị và giám sát thực hiện. Tổ chức công tác lễ tân, đối nội, đối ngoại, đón tiếp khách, tổ chức các cuộc họp, quan hệ giao dịch với các đơn vị trong và ngoài công ty. Tổ chức và quản lý nhân sự của công ty, tuyển dụng, đào tạo nhằm đảm bảo nguồn nhân lực, giải quyết chế độ chính sách lao động, chế độ tiền lương… Tạo điều kiện giúp đỡ các đoàn thể tổ chức như công đoàn, phụ nữ, thanh niên hoạt động. Các nhiệm đột xuất khác theo yêu cầu của lãnh đạo. Thực trạng tổ chức bộ máy phòng hành chính tổ chức tại công ty. 2.1. Tổ chức bộ máy phòng hành chính tổ chức. Thực hiện chính sách sắp xếp lại các doanh nghiệp của Nhà nước, từ một doanh nghiệp Nhà nước, công ty đã tiến hành cổ phần hoá doanh nghiệp với rất nhiều khó khăn như: cơ sở vật chất và vốn nghèo nàn, thiếu cán bộ có trình độ cao, còn nhiều vấn đề bất cập và hạn chế khi chuyển đổi sang cơ chế mới (hình thức công ty cổ phần), việc luôn thay đổi của các chính sách phát triển kinh tế của nhà nước… dẫn đến việc tổ chức, quản lý phòng Hành chính tổ chức chưa thích ứng kịp thời, không xác định được phương hướng hoạt động. Song, với sự cố gắng của Ban giám đốc và cán bộ, nhân viên phòng hành chính tổ chức, việc tổ chức, xây dựng bộ máy văn phòng đã được chú trọng, từng bước hoàn thiện về cơ cấu tổ chức, cơ chế hoạt động khoa học hiệu quả. a. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy phòng Hành chính tổ chức. Trưởng phòng Phó phòng Lái xe -Thủ kho Văn thư - Lưu trữ Bảo vệ - Tạp vụ Với cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng này đã đảm bảo được các yêu tố của một phòng Hành chính tổ chức về: Tính tinh gọn: với số lượng cấp và các bộ phận chức năng của phòng Hành chính tổ chức như hiện nay đã tạo điều kiện cho trưởng phòng đi sâu, đi sát hơn trong việc quản lý và điều hành các nhân viên, tiết kiệm chi phí, tạo điều kiện cho các nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Tính hiệu lực: với cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng đảm bảo tuân thủ nguyên tắc một thủ trưởng tạo được sự thống nhất mệnh lệnh, trách nhiệm rõ ràng trong tổ chưc. Tính linh hoạt: Phòng hành chính tổ chức với cơ cấu tổ chức linh hoạt đã luôn nắm bắt và ứng phó kịp thời trước các diễn biến của thị trường cùng với sự thay đổi của các yếu tố chính trị, xã hội, thực hiện tốt chức năng tham mưu cho Ban giám đốc trong hoạt động quản lý và điều hành công ty. Tổ chức lao động. Phòng Hành chính tổ chức được thiết kế năng động, nhân viên được tinh giảm tối đa với cơ cấu nhân sự gồm 06 người. Chức năng, nhiệm vụ của mỗi người được quy định rõ ràng gắn với từng chức danh cụ thể: Trưởng phòng Tổ chức Hành chính: là người chịu trách nhiệm và chỉ đạo chung toàn bộ các hoạt động của phòng. Ngoài ra, Trưởng phòng còn kiêm chức vụ Trưởng phòng Kế toán, là người phụ trách các mặt về hoạt động tài chính của công ty. Phó phòng Tổ chức Hành chính: là người giúp Trưởng phòng giải quyết những công việc thuộc lĩnh vực tổng hợp như: Giúp Trưởng phòng theo dõi, báo cáo nhanh tình hình thực hiện công tác tuần, tháng, quý, năm. Thực hiện chế độ, chính sách cho cán bộ, nhân viên và công nhân trong công ty. Chỉ đạo nhân viên thực hiện các công tác: tạp vụ, lễ tân, bảo vệ. Triển khai công việc được Trưởng phòng phân công. Đón tiếp khách, tổ chức hội nghị, các cuộc họp của lãnh đạo. Ngoài các nhiệm vụ trên, phó phòng còn đảm nhiệm công việc Thủ quỹ của phòng Kế toán. Các nhân viên giúp việc. Nhân viên văn thư - lưu trữ: Nhân viên văn thư - lưu trữ thực hiện các nhiệm vụ cụ thể: Đánh máy các loại công văn giấy tờ theo yêu cầu của lãnh đạo Tiếp nhận công văn giấy tờ đi và đến vào sổ theo dõi (hai sổ riêng biệt, sổ công văn đến, sổ công văn đi ). Chuyển giao văn bản, tài liệu và điện tín, Fax nhanh. Sắp xếp công văn tài liệu, hồ sơ có khoa học, hợp lý để tra tìm nhanh, phục vụ nhu cầu công việc. Lưu trữ tài liệu, hồ sơ cơ quan để dễ nhớ, dễ thấy, dễ kiểm tra. Thực hiện quy chế bảo mật tài liệu. Sử dụng và quản lý các con dấu theo đúng quy định. Bảo vệ – Tạp vụ: bao gồm 02 người thay phiên thường trực bảo vệ công ty 24/24; vệ sinh các phòng làm việc... Lái xe - Thủ kho: Đảm bảo việc đi lại của Ban lãnh đạo; quản lý và thống kê kho. c. Mối quan hệ các bộ phận trong và ngoài phòng Hành chính tổ chức. Khi xây dựng bộ máy văn phòng, Ban lãnh đạo công ty đã rất chú trọng đến việc thiết lập các mối quan hệ về tổ chức giữa các phòng, ban trong toàn công ty nói chung, giữa các bộ phận trong phòng Hành chính tổ chức nói riêng. Với mô hình tổ chức trực tuyến chức năng, quản lý theo chế độ một thủ trưởng, Trưởng phòng Hành chính tổ chức ra các quyết định quản lý, điều hành (mang tính hành chính) thông qua các hình thức như quyết định, mệnh lệnh, thông báo (bằng văn bản hoặc truyền miệng). Căn cứ trên các chỉ thị, quyết định, kế hoạch của Ban giám đốc, Giám đốc, dựa trên quyền hạn và trách nhiệm của mình điều kiển các nhân viên triển khai thực hiện. Đây là đặc trưng của quan hệ điều kiển - phục tùng, là quan hệ chủ yếu nhất, quan hệ theo chiều dọc trong hệ thống tổ chức bộ máy các cơ quan, doanh nghiệp ở Việt Nam. Ngoài quan hệ điều kiện - phục tùng, phòng Hành chính tổ chức còn có các mối quan hệ không thể thiếu là quan hệ phối hợp – cộng tác, là các quan hệ theo chiều ngang giữa phòng Hành chính tổ chức với các phòng chức năng khác như: phòng Kế toán, phòng Kế hoạch - Vật tư kỹ thuật mỏ, Các phòng có trách nhiệm phối hợp với phòng hành chính tổ chức trong việc cụ thể hoá và hướng dẫn cấp dưới (các phân xưởng sản xuất) thực hiện các quyết định của Giám đốc. Các nhân viên trong phòng hoặc trưởng phòng có thể phối hợp chung, hỗ trợ nhau trong các công việc mang tính sự vụ hành chính. Tạo được mối liên kết chặt chẽ, mật thiết trong quan hệ công việc cũng như quan hệ xã hội trong nội bộ công ty, làm tăng hiệu quả hoạt động của phòng, thúc đẩy sản xuất kinh doanh. d. Bố trí các phòng ban. Do cơ sở vật chất sử dụng lại của Xí nghiệp Cao lanh sứ gốm Sóc Sơn trước đây, nên việc tổ chức bố trí các phòng ban bị hạn chế, bó hẹp: các phòng làm việc diện tích nhỏ, hẹp, đặt qua gần khu sản xuất gây nhiều tiếng ồn, khó áp dụng các biện pháp kỹ thuật về không gian, ánh sáng... để tạo môi trường làm việc kích thích năng suất lao động. Ngoài ra, do chưa nắm rõ các nguyên tắc tổ chức, bố trí khoa học các phòng làm việc, nên khi sắp xếp đã vi phạm nguyên tắc tương quan giữa các bộ phận và nguyên tắc luồng công việc. Với cách bố trí này, cán bộ, nhân viên sẽ mất nhiều thời gian cho việc di chuyển theo luồng công việc khi có việc liên quan trực tiếp đến Giám đốc, trong khi phòng Kế hoạch vật tư kỹ thuật mỏ là phòng chuyên nghiên cứu các đề án, các kế hoạch khai thác cần một không gian yên tĩnh để làm việc được bố trí nơi nhiều người qua lại. Sơ đồ bố trí các phòng, ban của công ty. Khu nhà xưởng sản xuất Phòng KH - KT Phòng Giám đốc Hội trường Phòng Kế toán Phòng HC- TC Chú ý: hướng đi e. Hiện đại hoá bộ máy văn phòng. Để theo kịp tiến trình hiện đại hoá văn phòng, thực hiện các chính sách cải cách hành chính của Nhà nước, phòng hành chính tổ chức đã và đang từng bước hiện đại hoá các trang thiết bị văn phòng. Hiện tại, công ty có một hệ thống các trang thiết bị khá hiện đại, tuy chưa đầy đủ song đã phục vụ tốt và có hiệu quả trong việc xử lý, cung cấp thông tin như: máy vi tính, máy in, máy Fax, điện thoại...và ứng dụng các công nghệ phần mềm vào quản lý như phần mềm kế toán, kiểm tra chất lượng sản phẩm. 2.2 Những ưu điểm. Lãnh đạo công ty đã rất chú trọng đến một bộ máy văn phòng đáp ứng đầy đủ tính tinh gọn, tính hiệu lực và tính linh hoạt khi xây dựng bộ máy văn phòng tại công ty, đây là ưu điểm có tính quyết định đến hiệu quả hoạt động của phòng hành chính tổ chức. Bên cạnh đó, việc tổ chức lao động hợp lý với cơ cấu nhân sự tinh giảm tối đa, tạo ra giữa cán bộ và các nhân viên sự linh hoạt trong xử lý công việc, tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên phát huy hết năng lực bản thân.Việc giải quyết các mối quan hệ (chính thức và không chính thức) giữa cán bộ và các nhân viên trong phòng nói riêng, giữa phòng hành chính tổ chức với các bộ phận khác nói chung được giám đốc và trưởng phòng hành chính chú trọng, phối hợp cùng xây dựng môi trường làm việc văn minh, lịch sự, tạo sự gắn bó, đoàn kết trong toàn công ty. Ngoài ra, lãnh đạo công ty đã chú trọng công tác đào tạo nguồn nhân lực, tăng cường các chức năng của văn phòng, tạo điều kiện tốt hỗ trợ cho các bộ phận chức năng hoàn thành tốt nhiệm vụ, thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng phát triển và ổn định. Thành công của công ty được khẳng định kết quả kinh doanh qua các năm: Doanh thu năm 2001 là 10.850 trđ, thu nhập bình quân 750.000 đồng người/tháng; năm 2002 là 9.305 trđ, thu nhập bình quân 961.000 đồng người/ tháng; năm 2003 là 9.900 trđ, thu nhập bình quân 970.000 đồng/ tháng; năm 2004 doanh thu đạt 11.385 trđ, thu nhập bình quân 980.000 đồng, đời sống cán bộ công nhân viên trong công ty được quan tâm và được cải thiện hơn, hàng năm giải quyết được hàng trăm lao động tại các khu khai thác nguyên liệu, đem lại nguồn thu nhập đáng kể cho người lao động trong công ty, nộp ngân sách cho Nhà nước mỗi năm đều vượt chỉ tiêu giao. 2.3. Một số tồn tại. Bên cạnh những mặt đã đạt được, do tác động của các yếu tố khách quan và chủ quan nên còn một số mặt hạn chế. Nhận thức về đổi mới tổ chức bộ máy văn phòng còn hạn chế, cơ cấu tổ chức chưa hợp lý, cơ chế hoạt động chưa khoa học, còn rời rạc, hầu như thiếu hẳn khâu kiểm tra, phối hợp các hoạt động hành chính của phòng Hành chính tổ chức với các hoạt động của phòng khác, hoặc thực hiện một cách không đầy đủ, các nhân viên được tinh giảm tối đa làm cho việc bố trí nhân lực thường có sự chồng chéo về các chức năng, nhiệm vụ, tính chuyên môn hoá chưa cao, quá nhiều các sự vụ hành chính, chưa đi sát vào phục vụ sản xuất, khả năng thích ứng linh hoạt với các tình huống xẩy ra trong doanh nghiệp cũng như do tác động của môi trường bên ngoài chưa cao... đặc biệt khi chuyển sang hình thức công ty cổ phần còn nhiều bỡ ngỡ và thiếu kinh nghiệm hoạt động trong cơ chế mới, gây nhiều khó khăn trong việc tổ chức văn phòng, quản lý và điều hành các hoạt động của văn phòng hành chính. Ngoài ra, trình độ chuyên môn của cán bộ, nhân viên chưa đồng đều, hiện đại hoá các trang thiết bị văn phòng chưa được đầu tư đúng mức... là các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của hoạt động văn phòng. 2.4. Nguyên nhân. a. Nguyên nhân thành công. Cùng với chính sách đổi mới quản lý và sắp xếp lại doanh nghiệp của nhà nước, sự ra đời của bộ luật doanh nghiệp đã tạo một môi trường thuận lợi, thông thoáng hơn cho công ty Cổ phần đầu tư thượng mại khoáng sản Sóc Sơn mở rộng quy mô sản xuất, đa dạng hoá sản phẩm, mở rộng thị trường tiêu thụ và nâng cao năng suất lao động. Đây là yếu tố tác động tích cực đến các hoạt động của phòng hành chính tổ chức, nâng vị trí, vai trò của phòng lên một tầm cao mới. Cùng sự quan tâm của lãnh đạo, sự giúp đỡ của các tổ chức đoàn thể, cán bộ và nhân viên phòng hành chính tổ chức đã lỗ lực khắc phục những khó khăn, phát huy những thế mạnh, không ngừng xây dựng và hoàn thiện về c