Luận văn Hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu thiết bị điện ở Công ty cổ phần Xây lắp công nghiệp

Nghiên cứu thị trường 1.1. Nghiên cứu thị trường trong nước Nghiên cứu thị trường trong nước là bước mà công ty rất coi trọng bởi nó là cầu nối giữa công ty với khách hàng. Bước này được công ty chủ động thực hiện một cách có bài bản và có phương pháp cụ thể, đặc biệt là đối với mặt hàng thiết bị điện. Tuy nhiên, do đặc điểm kinh doanh của công ty là nhập khẩu hàng hoá chuyên ngành điện vì vậy việc nhập khẩu loại hàng hoá này có nhiều điểm khác biệt so với các hàng hoá thông thường. Mặt khác, do công ty vẫn chưa có phòng Marketing độc lập đảm nhiệm chức năng nghiên cứu thị trường, mà công việc nghiên cứu này chủ yếu do cán bộ phòng dự án và phòng kinh doanh đảm nhận cùng với việc kiêm nhiệm rất nhiều các công việc khác, nên công tác này tại công ty phần nào bị hạn chế bởi tính không chuyên môn hoá. Cũng như các đơn vị khác làm công tác nhập khẩu hàng hoá trực tiếp, quá trình nhập khẩu ở Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 cũng diễn ra qua các bước nhất định sau: * Nghiên cứu nhu cầu thị trường trong nước Đối với hoạt động nghiên cứu nhu cầu thị trường trong nước của kinh doanh hàng nhập khẩu thì việc nghiên cứu nhu cầu thị trường là nội dung quan trọng nhất, nó quyết định đến toàn bộ hoạt động kinh doanh sau này của công ty. Nhận thức được điều đó, để tiến hành nghiên cứu nhu cầu thị trường công ty căn cứ vào giá cả, quy cách, chủng loại, kích cỡ, thị hiếu, tập quán người tiêu dùng... để làm tư liệu dự báo nhu cầu trong thời gian tới. Qua nghiên cứu nhu cầu thị trường doanh nghiệp phải chỉ ra được thị trường đang cần loại hàng gì, với số lượng bao nhiêu, giá cả ra sao. Từ đó có cơ sở để tiến hành các bước tiếp theo. Đối với hoạt động nghiên cứu nhu cầu về các thiết bị điện ở trong nước, do đặc điểm riêng biệt của loại hàng hoá kinh doanh vật tư thiết bị điện là phục vụ cho các công trình, dự án lớn, nhỏ sắp, đang và sẽ thi công, đó là những mặt hàng như: cáp điện, tủ bảng điện hạ thế, thiết bị trung thế, các loại rơ le bảo vệ điện, aptomat..., công ty cử cán bộ có kinh nghiệm trực tiếp xuống các công trình để nắm được nhu cầu về các loại thiết bị đang cần để hoàn thiện các dây chuyền sản xuất, cần với số lượng bao nhiêu, giá cả như thế nào thì có thể chấp nhận được. Nhờ vào sự tích cực trong việc nghiên cứu các nhu cầu này mà công ty đã đáp ứng được nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng trong nước như Công ty điện lực Hà Nội, Công ty điện lực Thái Nguyên, Công ty điện lực Đồng Nai, Công ty điện lực Hải Phòng, Điện lực Nam Định...; với các dự án lớn như Dự án Điện Nam - Điện Ngọc - Điện lực 3, Dự án Ba Son - PC3, Dự án An Mỹ, dự án Hoài Nhơn - Kon Tum - Buôn Ma Thuột, dự án trạm 110kV Nông Cống- Phúc Yên - Điện lực 1,... Trong bước này có một khâu quan trọng mà công ty chú trọng xem xét, phân tích đó là việc thu nhận đơn đặt hàng, tài liệu của khách hàng, văn bản của khách hàng trong nước..., trong đó chủ đầu tư nêu rõ tên quy cách, số lượng hàng hoá, thời gian giao hàng dự kiến, phương thức thanh toán, các yêu cầu bảo hành và các yêu cầu khác. Ngoài ra, công ty còn dựa vào tình hình biến động chung của thị trường trong nước để thấy được mức cung cầu hàng hoá, từ đó đề ra những kế hoạch nhằm thoả mãn các nhu cầu thị trường cũng như nhu cầu khách hàng trong nước. Thực tế, trong những năm gần đây, bên cạnh việc khuyến khích nhập khẩu các mặt hàng thuộc danh mục hàng hoá được ưu tiên của Nhà nước là sự xuất hiện khá nhiều đối thủ cạnh tranh với công ty, do đó, lượng cung mặt hàng này cũng tăng tương đối trên thị trường. Vấn đề đặt ra cho công ty ở đây là làm thế nào để có thể tiếp cận được thị trường mới lại vừa có thể giữ được bạn hàng cũ. Tuy nhiên đây cũng là bước khá khó khăn đối với công ty bởi nhu cầu thị trường, nhu cầu khách hàng là luôn biến động, rất khó khăn cho việc nắm bắt, đặc biệt là lĩnh vực dự báo nhu cầu thị trường còn khó khăn hơn nhiều. * Nghiên cứu giá cả trong nước Khâu này đồi hỏi công ty phải nắm bắt được nhiều thông tin từ phía khách hàng và trên thị trường. Công ty phải xác định xem giá cả những thiết bị điện mà công ty sẽ nhập khẩu hiện đang được thị trường trong nước chấp nhận với mức giá nào và đối thủ cạnh tranh phải cung ứng với mức giá bao nhiêu. Hiện nay giá bán sản phẩm của công ty là tương đương so với giá bán sản phẩm của các đối thủ cạnh tranh như: Đối với sản phẩm cao cấp có IIB, CID... Đối với sản phẩm trung bình có LG - Hàn Quốc... Công ty áp dụng một số chính sách giá như sau: - Sản phẩm của công ty thuộc loại sản phẩm công nghiệp hơn nữa thế công ty lại bán không qua trung gian để trực tiếp kiểm tra, giám sát công trình nên công ty không xây dựng mức chiết khấu cho các trung gian. - Đối với khách hàng không thường xuyên, mua một lần phải thanh toán ngay hoặc có cho nợ nhưng có điều kiện hoặc thời hạn phải trả tối thiểu theo thoả thuận của công ty và khách hàng. - Đối với khách hàng quen có uy tín thì phải đặt cọc trước còn thanh toán có thể chậm. - Với các sản phẩm đã được sản xuất đại trà tức là đang ở gia đoạn tăng trưởng trong chu kỳ sống của sản phẩm như đối với sản phẩm cầu chì tự rơi, các loại Gíp nối cách điện, các loại ổ cắm, công tắc điện... thì công ty định giá trên cơ sở tổng chi phí sản xuất sản phẩm. Cho đến nay hầu như giá các sản phẩm của công ty đều ngang bằng với các đối thủ cạnh tranh. Công ty đảm bảo tính cạnh tranh trên thị trường không chỉ đơn thuần vì mục tiêu giá mà tính cạnh tranh được thực hiện trên cơ sở đưa ra các sản phẩm, dịch vụ có chất lượng tốt nhất, đáp ứng đồng bộ nhu cầu khách hàng, đúng thời gian, đúng địa điểm... Trong trường hợp này với sản phẩm có chất lượng cao thì giá càng cao. Nhưng nhìn chung thì giá của công ty tương đối ổn định và rất phù hợp với người tiêu dùng. * Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh Bước sang cơ chế thị trường, có rất nhiều doanh nghiệp được phép tham gia kinh doanh nói chung và kinh doanh nhập khẩu nói riêng. Điều này tất yếu sẽ dẫn đến cạnh tranh trong kinh doanh. Đối với việc nhập khẩu các thiết bị điện của công ty cũng không tránh khỏi việc phải cạnh tranh với những đối thủ là các đơn vị buôn bán cùng mặt hàng như: công ty EMIC, công ty INDECO, công ty dây và cáp điện LIOA, công ty Việt sáng tạo, công ty dây và cáp điện Ngọc Khánh, công ty ELMACO, công ty cổ phần NIKKO Việt Nam, công ty TNHH Nhật Linh,... Do đó, công ty đã có những hoạt động quan tâm đến việc các đối thủ cung ứng mặt hàng gì, với số lượng và giá cả bao nhiêu, chính sách khuếch trương, xúc tiến của họ như thế nào, điểm mạnh và điểm yếu của họ là gì. Từ đó, công ty có những biện pháp để tạo uy thế hơn so với các đối thủ cạnh tranh như: tạo uy tín bằng kinh nghiệm của công ty làm cho các đối tác có sự tin tưởng nhất định. 1.2. Nghiên cứu thị trường nước ngoài Trong khâu này công ty luôn chú trọng việc tìm hiểu các nhà cung cấp trên thị trường quốc tế để biết được giá cả, các điều kiện thanh toán, khối lượng cung ứng, những điều kiện ưu đãi nhận được có thể và thời gian cung cấp... Các yếu tố này không chỉ ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty mà còn ảnh hưởng đén tính ổn định, tính liên tục của quá trình kinh doanh, ảnh hưởng đến uy tín của công ty đối với khách hàng. Bên cạnh việc duy trì mối quan hệ và hợp tác với các hãng lớn như Siemens, ABB, Alstom, Scheider... và các bạn hàng cũ, công ty vẫn luôn tìm kiếm các nhà cung ứng mới. Thông thường để điều tra khách hàng công ty thường điều tra qua tài liệu và sách báo như: các bản tin giá cả - thị trường Việt Nam thông tấn xã và của trung tâm thông tin kinh tế đối ngoại, các báo, tạp chí nước ngoài... hoặc qua các catalogue tự giới thiệu, quảng cáo về mình của khách hàng hoặc thông qua mạng Internet để tìm hiểu về năng lực tài chính, hoạt động sản xuất kinh doanh và uy tín của họ trong thị trường... Với những phương pháp này thì thông tin mà công ty thu được có độ chính xác không cao mặc dù tương đối ít tốn kém nhưng công ty vẫn sử dụng phổ biến vì lý do kinh phí. Sau khi lựa chọn được khách hàng, công ty bắt đầu tiếp cận với khách hàng để tiến hành giao dịch mua bán. Quá trình giao dịch là quá trình trao đổi thông tin về các điều kiện thương mại giữa công ty và đối tác nước ngoài. Trước hết công ty tiến hành hỏi gía, tức là yêu cầu đối tác nước ngoài cho biết các thông tin chi tiết về hàng hoá, quy cách phẩm chất, số lượng, bao bì, điều kiện giao hàng, giá cả, điều kiện thanh toán và các điều kiện thương mại khác nhằm mục đích cơ bản là nhận được báo giá với thông tin đầy đủ nhất. Sau khi nhận được hỏi giá của công ty, bên đối tác sẽ đưa ra chào hàng hay báo giá với nội dung chi tiết như: Tên hàng, số lượng, quy cách, phẩm chất, giá cả, phương thức thanh toán, địa điểm và thời hạn giao nhận hàng cùng với một số điều kiện khác như bao bì, ký mã hiệu... Thông thường công ty nhận được những chào hàng cố định nên thời gian giao dịch được rút ngắn, những chào hàng này thường đầy đủ các điều khoản, nội dung như một hợp đồng do bên đối tác nước ngoài soạn thảo. Từ đó công ty phân tích thiệt hại và lợi ích của chào hàng để quyết định xem có nên chấp nhận hay không. Hầu hết các chào hàng công ty đều phải thoả thuận lại, thông thường các điều khoản cần phải thoả thuận đó là giá cả, các điều kiện về thanh toán, địa điểm nhận hàng. Ví dụ như mức giá của các thiết bị linh kiện điện mà bên đối tác đưa ra quá cao thì công ty để đảm bảo quyền lợi cho mình nhất thiết phải thoả thuận lại giá cả hoặc nhiều khi bên đối tác lại yêu cầu công ty mở L/C ở ngân hàng mà công ty không có tài khoản, như vậy công ty cũng phải thoả thuận lại. Tuy nhiên, trong hoạt động này công ty cũng gặp một số khó khăn. Do biện pháp nghiên cứu thị trường chủ yếu là phương pháp thứ cấp, trong khi hàng nhập lại có độ phức tạp cao về kỹ thuật và có tính chuyên môn hoá cao, thị trường mặt hàng này lại rất phức tạp với nhiều nhà cung cấp nước ngoài với chất lượng và giá cả khác nhau. Vì thế sẽ rất khó khăn để có thể nắm bắt được tình hình sản xuất, thị trường kinh doanh để từ đó có thể lựa chọn được nhà cung cấp tối ưu và chủ động trong đàm phán nếu công ty không đa dạng hoá phương pháp nghiên cứu thị trường nước ngoài. Hiện tại, do công ty có hạn chế trong quy mô và nguồn vốn nên vẫn chưa có chi nhánh, phòng đại diện ở nước ngoài, đây là một bất lợi trong quá trình nghiên cứu thị trường nước ngoài. 2. Xin giấy phép nhập khẩu Sau khi đã nghiên cứu kỹ thị trường trong nước, biết được những loại thiết bị nào thị trường trong nước đang cầu, đang thiếu và có thể thoả mãn tốt nhất nhu cầu thị trường và khách hàng trong nước thì công ty bắt đầu xây dựng các kế hoạch để nhập khẩu những thiết bị đó. Và bước tiếp sau bước nghiên cứu thị trường trong nước mà công ty thực hiện đó là xin giấy phép nhập khẩu để đề phòng trường hợp sau khi đã giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng mà không xin được giấy phép nhập khẩu. Điều này sẽ gây nên rất nhiều phiền phức và thiệt hại bởi như thế có nghĩa là công ty đã tự động huỷ hợp đồng sau khi đã đồng ý ký với đối tác, do đó bên đối tác có quyền kiện và đòi bồi thường. Bởi vậy, đối với những mặt hàng cần phải xin giấy phép nhập khẩu công ty đã tiến hành xin giấy phép nhập khẩu trước khi tiến hành giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng. Mặt hàng kinh doanh của công ty chủ yếu là các thiết bị điện như cáp điện, cầu chì tự rơi, cầu dao cách ly, aptomat, máy cắt, rơ le... Những hàng hoá này nằm trong danh mục hàng được Nhà nước cho phép nhập khẩu với mục tiêu: công nghiệp hoá - hiện đại hoá, cho nên công ty thường tiến hành đăng ký kinh doanh trong giấy phép kinh doanh của mình. Điều này giúp cho công ty thuận tiện rất nhiều bởi không phải xin giấy phép nhập khẩu nhiều lần, thuận lợi cho quá trình tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu. 3. Lập phương án kinh doanh Một phương án kinh doanh nhập khẩu ở Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 khi trình duyệt phải đảm bảo nêu rõ các nội dung sau: - Chủ nhiệm dự án. - Nhà thầu chính trong nước (Tên, địa chỉ, tư cách pháp nhân, uy tín và độ tin cậy). - Nhà thầu phụ - đối tác nước ngoài (tên địa chỉ, tư cách pháp nhân, uy tín và độ tin cậy). - Thiết bị nhập khẩu (hãng sản xuất, các thông số kỹ thuật, quy cách, phẩm chất). - Phương thức thanh toán ngoại. - Phương thức thanh toán nội. - Điều kiện thanh toán. - Thuế nhập khẩu. - Thuế VAT (nếu có). - Trị giá mua thực tế của thiết bị nhập khẩu. - Các chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. - Mức lãi suất vay ngân hàng. - Giá bán của thiết bị nhập khẩu. - Tính toán hiệu quả của phương án. Sau khi lập phương án kinh doanh xong, phải lấy ý kiến của phòng tài chính kế toán rồi trình giám đốc phê duyệt. 4. Đàm phán và ký kết hợp đồng Đàm phán, ký kết hợp đồng là khâu quan trọng có ý nghĩa quyết định đến việc hình thành hợp đồng, đến những mục đích mà công ty cần đạt được. 4.1. Đàm phán Việc đàm phán để đi đến ký kết hợp đồng nhập khẩu thường được Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 tiến hành dưới hai hình thức sau: - Giao dịch, đàm phán qua thư tín và qua fax: Đàm phán qua thư tín và qua fax là hình thức được công ty sử dụng chủ yếu do công ty không có đại lý ở nước ngoài. Công ty thường dùng thư điện tử (e-mail) để hỏi hàng, giao dịch, thoả thuận với khách hàng về các điều kiện sẽ được sử dụng trong hợp đồng như về hàng hoá, giá cả, điều kiện giao hàng. Do các mặt hàng nhập khẩu của công ty là các thiết bị điện có thông số kỹ thuật cao nên công ty thường sử dụng fax để yêu cầu bên đối tác gửi các bản vẽ kỹ thuật tới trước để công ty kiểm tra trước khi tiến hành việc ký kết hợp đồng. Hình thức đàm phán này đã góp giúp công ty tiết kiệm được chi phí đồng thời tạo điều kiện cho cả hai bên cân nhắc suy nghĩ vấn đề một cách thấu đáo. - Giao dịch, đàm phán qua điện thoại: Bên cạnh việc sử dụng e-mail, fax để liên lạc, công ty còn sử dụng điện thoại để liên lạc, giao dịch với đối tác. Bằng điện thoại, công ty thường đàm phán các vấn đề liên quan đến giá cả và thời hạn giao hàng mà nếu sử dụng e-mail thường mất nhiều thời gian, khó đạt hiệu quả cao. Hình thức đàm phán qua điện thoại này thường được công ty dùng để xác nhận lại một số thông tin cần thiết do ưu điểm của hình thức được thực hiện dễ dàng nhanh chóng, đảm bảo được tính thời điểm, bên cạnh đó là thời gian dành cho đàm phán bị hạn chế do cước phí điện thoại quốc tế rất đắt. Ngoài ra, đàm phán bằng điện thoại chỉ là thoả thuận bằng miệng, không có gì làm bằng chứng cho những thoả thuận, quyết định trao đổi. Bởi vậy, hình thức này chỉ được công ty dùng trong những trường hợp thật cần thiết, khẩn trương hoặc trường hợp mà mọi điều kiện đã thảo luận xong, chỉ còn chờ xác nhận một vài chi tiết. Những vướng mắc trong khâu này là khi đàm phán công ty thường ở thế yếu hơn so với các đối tác nước ngoài là thường bị đối phương chèn ép, gây bất lợi cho công ty. Điều này cũng có rất nhiều nguyên nhân nhưng nguyên nhân sâu xa xuất phát từ năng lực của nhân viên công ty còn thấp. Hơn nữa, do tốc độ công nghiệp hoá, hiện đại hóa ở các nước đang phát triển đang ngày càng tăng tỷ lệ thuận với nhu cầu về thiết bị điện nhập khẩu của các nước này rất lớn. Cho nên, người mua ở vào thế cần mua trong khi người bán lại có rất nhiều cơ hội để bán, dường như thị trường thuộc về phía người bán. Thông tin về tình hình sản xuất, kinh doanh thiết bị điện trên thế giới của chúng ta còn lạc hậu dẫn đến khâu chuẩn bị tài liệu cho đàm phán chưa tốt nên trong quá trình đàm phán luôn ở thế bị động, không giữ vững được lập trường. Và cuối cùng là chúng ta chuẩn bị cho khâu đàm phán chưa tốt và cán bộ của ta cử đi đàm phán chưa có kiến thức tổng hợp, người giỏi ngoại ngữ, nghiệp vụ ngoại thương lại yếu về kỹ thuật, trong khi người giỏi về kỹ thuật lại yếu về ngoại ngữ, nghiệp vụ ngoại thương. Các thoả thuận trên bàn đàm phán tại Việt Nam còn chịu sự kiểm tra, phê duyệt của các cơ quan chuyên môn phía sau đoàn đàm phán, gây lãng phí thời gian, làm chậm tiến độ triển khai dự án, làm cho bên nước ngoài kém tin tưởng vào các thoả thuận. 4.2. Ký kết hợp đồng ngoại thương Sau khi công ty và đối tác đã hoàn thành việc đàm phán thì tiến hành ký kết hợp đồng. Khi ký hợp đồng với phía đối tác nước ngoài công ty luôn chú ý: Khi ký hợp đồng với đại diện văn phòng nước ngoài ở Việt Nam, yêu cầu phải có giấy uỷ quyền cuả Giám đốc công ty đó và Giám đốc công ty đó sẽ đứng tên người bán trong hợp đồng. Do mặt hàng kinh doanh của công ty là thiết bị điện cần có sự chính xác cao về chi tiết kỹ thuật, điều kiện chất lượng luôn được đặt lên hàng đầu nên điều khoản về hàng hoá, bảo hành, kiểm tra phải được lập chi tiết, cụ thể và rõ ràng, từ ngữ dùng phải thoát ý, tránh hiểu nhầm, hiểu sai. Chi tiết cụ thể của hợp đồng tham khảo phần Phụ lục. Mọi hợp đồng của công ty đều được ký trên băn bản. Riêng với những hợp đồng ký bằng fax, ngay sau khi ký thì phải gửi ngay văn bản gốc cho đối tác để đối tác ký và gửi trả lại cho công ty nhằm có bộ hồ sơ gốc lưu trữ lâu dài, đề phòng có những bất trắc trong tranh chấp về sau. Bảng 5: Số lượng hợp đồng, kim ngạch nhập khẩu được thực hiện. Đơn vị: USD Số hợp đồng đã ký kết 2005 2006 2007 Số hợp đồng được thực hiện 134 160 185 Kim ngạch nhập khẩu 1.867.654 2.456.500 2.390.213 Nguồn: Báo cáo tình hình nhập khẩu của công ty từ năm 2005 đến 2007 Nhìn vào bảng trên ta thấy số lượng của các hợp đồng được ký kết tăng lên theo các năm, chứng tỏ hiệu quả kinh doanh cũng như uy tín của công ty tới mặt hàng thiết bị điện ngày càng tăng. Tuy nhiên, do ảnh hưởng của do ảnh hưởng của sự cạnh tranh bởi các doanh nghiệp xuất nhập khẩu khác làm cho những hợp đồng có giá trị cao chiếm tỉ trọng nhỏ trong tổng số các hợp đồng được ký kết. 5. Tổ chức thực hiện hợp đồng 5.1. Mở L/C Mở L/C là việc đầu tiên và quan trọng để người nhập khẩu thực hiện được các hợp đồng nhập khẩu quy định thanh toán bằng L/C. Theo như việc đàm phán trước khi ký hợp đồng, công ty và đối tác nước ngoài đã thoả thuận mở L/C tại ngân hàng xác định, do đó sau khi ký hợp đồng công ty chỉ việc chuẩn bị các giấy tờ cần thiết mang đến ngân hàng đó để làm thủ tục xin mở L/C. Các ngân hàng mà công ty thường mở là ngân hàng Cổ phần thương mại quân đội (MCSB), ngân hàng cổ phần nhà Hà Nội (HABUBANK), các ngân hàng đầu tư và phát triển, ngân hàng ngoại thương. Để tiến hành mở L/C, công ty căn cứ vào các điều khoản của hợp đồng nhập khẩu để đến ngân hàng làm đơn xin mở L/C (theo mẫu in sẵn của từng ngân hàng). Trong đơn xin mở L/C phải đề cập đầy đủ những nội dung chính theo quy định, xem cụ thể ở phần Phụ lục. Ngoài đơn xin mở L/C cùng với các chứng từ khác như bản sao hợp đồng nhập khẩu, giấy cam kết thanh toán của công ty được chuyển đến ngân hàng mở L/C cùng với 2 uỷ nhiệm chi: một uỷ nhiệm chi để ký quỹ theo quy định về việc mở L/C và một uỷ nhiệm chi nữa để trả thủ tục phí cho ngân hàng về việc mở L/C. Thông thường phí để trả cho ngân hàng về việc mở L/C là 0,35% giá trị hợp đồng, mức ký quỹ là 10% giá trị hợp đồng đối với những hợp đồng được mở tại ngân hàng Cổ phần thương mại quân đội, ngân hàng cổ phần nhà Hà Nội (HABUBANK), các ngân hàng đầu tư và phát triển. Cũng có trường hợp công ty không cần ký quỹ khi công ty và ngân hàng có quan hệ giao dịch thường xuyên và đã hoàn toàn tin tưởng vào nhau như ngân hàng Ngoại thương (VIETCOMBANK). Hoặc cũng có trường hợp công ty phải ký quỹ 100% khi công ty và ngân hàng lần đầu tiên giao dịch với nhau hoặc hai bên chưa có đủ độ tin cậy nhất định. Ví dụ trong hợp đồng số 02-CT-005/VA- ORISTAR ngày 23 tháng 4 năm 2006, Oristar là đối tác mới, độ tin cậy chưa cao và đối tác lại yêu cầu mở L/C tại ngân hàng thương mại cổ phần Á Châu Hà Nội (ACB Hà Nội) là ngân hàng mà công ty chưa mở tài khoản nên khi tiến hành mở L/C công ty phải ký quỹ 100%. Sau khi đã làm xong mọi thủ tục mở L/C, ngân hàng sẽ phát hành một L/C, công ty phải kiểm tra nếu thấy L/C đúng thì yêu cầu ngân hàng chuyển cho bên xuất khẩu, nếu thấy chưa đúng yêu cầu ngân hàng sửa đổi. 5.2. Thuê phương tiện vận tải Ở Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68, hầu hết các hợp đồng nhập khẩu đều được ký kết theo các điều kiện là CIP, CIF, C&F nhưng trong mấy năm gần đây, công ty đã bắt đầu chuyển hướng ký kết hợp đồng theo các điều kiện FOB, EXW,... cụ thể như sau: Bảng 6: Số lượng hợp đồng được thực hiện. Đơn vị: hợp đồng Năm 2005 2006 2007 Số hợp đồng được thực hiện 134 160 185 Số hợp đồng ký kết theo điều kiện FOB, EXW,... 30 36 34 Tỷ lệ (%) 22,39% 22,5% 18,38% Nguồn: báo cáo tình hình nhập khẩu từ năm 2005-2007. Qua bảng trên, ta thấy số hợp đồng nhập khẩu theo các điều kiện FOB, EXW,... chiếm tỷ lệ tuy không lớn nhưng đã thể hiện được tính chủ động của công ty trong việc nhập khẩu, công ty đã có thể quan sát được các công việc chuẩn bị hàng, xếp hàng lên tàu, xác định đúng ngày hàng lên tàu, ngày dự định hàng cập cảng. Bên cạnh đó, việc nhập khẩu theo hình thức này đã giúp công ty giảm được chi phí, chủ động tìm được các công ty dịch vụ đường biển có cước phí phù hợp. Một số công ty hàng hải mà công ty có quan hệ giao dịch đó là: công ty thuê tàu và môi giới hàng hoá (VIETFRACHT), công ty đại lý tàu biển (VOSA) và các hãng vận tải nước ngoài có địa lý ở Việt Nam. 5.3. Mua bảo hiểm hàng hoá Đa phần hàng hoá ở Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 (trên 70%) là được chuyên chở bằng đường biển, một lĩnh vực luôn có nhiều rủi ro tiềm ẩn vượt quá khả năng kiểm soát của con người và tổn thất do rủi ro từ biển cả thường lại rất lớn. Vì thế bảo hiểm hàng hoá đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thương. Đối với mặt hàng máy móc, thiết bị các loại được nhập khẩu của công ty hầu hết cũng được chuyên chở bằng đường biển. Tuy nhiên phần lớn các hợp đồng nhập khẩu có giá trị lớn, cần nhanh thì công ty mua theo giá CIF, do đó phần mua bảo hiểm cho hàng hoá nhập khẩu này thuộc về bên đối tác nwocs ngoài bởi giá trị bồi thường là lớn và kiêm cả khâu mua bảo hiểm thì sẽ nhanh hơn cho quá trình vận chuyển. Với hợp đồng nhập khẩu các mặt hàng như các thiết bị đo đếm, áp tô mát (MCCB), phụ kiện cáp thì công ty mua theo giá FOB do đó công ty phải có nghĩa vụ mua bảo hiểm cho hàng hoá mà mình nhập về. Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 thường mua bảo hiểm hàng hoá nhập khẩu tại công ty bảo hiểm Việt Nam - Bảo Việt, do đây là công ty Nhà nước được công ty tín nhiệm, bên cạnh đó công ty cũng mua bảo hiểm của công ty cổ phần bảo hiểm Bưu điện. Thông thường công ty mua bảo hiểm chuyến, với trách nhiệm đối với tổn thất cả hàng nhập khẩu của công ty trong phạm vi một chuyến hàng theo điều khoản từ kho đến kho, công ty cũng có nghĩa vụ phải nộp phí bảo hiểm cho chuyến hàng đó, với công ty Bảo Việt thì suất phí bảo hiểm là 0,35% giá trị bảo hiểm, còn đối với công ty cổ phần bảo hiểm Bưu điện thì tỷ lệ phí bảo hiểm là 0,50% giá trị bảo hiểm. Khi đó, công ty sẽ gửi “giấy yêu cầu bảo hiểm hàng hoá” đến công ty Bảo Việt theo mẫu của họ để yêu cầu bảo hiểm cho hàng nhập khẩu trong chuyến đó. Sau đó, công ty bảo hiểm sẽ cung cấp cho công ty một “đơn bảo hiểm hàng hoá” dựa theo giấy yêu cầu bảo hiểm mà công ty gửi đến. Nội dung của đơn bảo hiểm dựa theo giấy yêu cầu bảo hiểm mà công ty gửi đến. Nội dung của đơn bảo hiểm xem Phụ lục. Trong quá trình thực hiện khâu này, công ty luôn cố gắng để mua được bảo hiểm một cách sớm nhất có thể, nộp phí và lệ phí bảo hiểm đầy đủ và đúng hạn đề phòng những bất trắc có thể xảy ra. Khi lập chứng từ bảo hiểm cán bộ công ty thường lưu ý các điểm sau: + Giá trị bảo hiểm thường bằng 110% trị giá CIF của hàng nhập khẩu. + Đồng tiền sử dụng trong đơn bảo hiểm phải cùng loại với đồng tiền sử dụng trong L/C. + Tên tàu chở hàng và cảng đến phải được nêu đích xác. + Các rủi ro được bảo hiểm phải khớp với các điều quy định của L/C. + Các đặc điểm của hàng phải khớp với các đặc điểm ghi trong vận đơn. + Hợp đồng hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm phải ghi người thụ hưởng là người được bảo hiểm và phải được người này ký hậu trống. + Chứng từ bảo hiểm phải được đề ngày không trễ hơn ngày gửi hàng như đã thể hiện trong vận đơn. 5.4. Làm thủ tục hải quan Sau khi thực hiện các bước trên, để chuẩn bị cho việc nhận hàng, công ty tiến hành mở tờ khai hải quan để thực hiện thủ tục hải qua khi hàng hoá về đến cảng. Mẫu tờ khai hải quan hiện tại công ty sử dụng là HQ2006-NK, với mã số thuế là 0100362998-1. Khi đó công ty tự kê khai đầy đủ, chính xác các chi tiết về loại máy móc, thiết bị mà công ty nhập khẩu trong chuyến hàng đó lên tờ khai để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Nội dung của tờ khai bao gồm những mục như: loại hàng, tên hàng, số lượng, khối lượng, giá trị hàng, tên công cụ vận tải nhập khẩu với nước nào... Đồng thời công ty phải dựa vào căn cứ tính thuế đã kê khai và xác định mã số hàng hoá, thuế suất, giá tính thuế theo quy định để tự tính toán số thuế phải nộp của từng loại thuế và từng loại máy móc, thiết bị. Cụ thể theo các bước sau: Bước 1: Khai báo Hải quan: Trong bước này, công ty thực hiện theo từng giai đoạn sau: - Công ty tự kê khai, áp mã, và tính thuế XNK, tự kê khai đầy đủ, chính xác những nội dung ghi trên tờ khai hải quan. Dựa vào căn cứ tính thuế đã kê khai và xác định mã số hàng hoá, thuế suất, giá tính thuế theo quy định để công ty tự tính toán số thuế phải nộp của từng hàng hoá. Bộ hồ sơ khai