Luận văn Hoàn thiện nội dung phân tích chi phí kinh doanh tại công ty vật tư tổng hợp Hà Tây

ị hao mòn của TSCĐ dùng cho khâu bán hàng như nhà kho, cửa hàng, vv…Việc tính khấu hao TSCĐ tại công ty được thực hiện theo qui định của nhà nước về mức tính và phương pháp tính khấu hao TSCĐ. - Chi tiền nước, điện thoại, điện ánh sáng : là toàn bộ chi phí nước, điện thoại, điện phục vụ trực tiếp cho hoạt động bán hàng. - Các chi phí phát sinh trong quá trình xuất khẩu vật tư hàng hoá được ghi nhận vào chi phí bán hàng. - Chi phí bốc xếp : là toàn bộ các khoản chi phí bốc xếp vật tư hàng hoá vào nhập kho. - Chi phí vận chuyển : là toàn bộ chi phí vận chuyển vật tư hàng hoá đến các cửa hàng kinh doanh. - Chi phí tiêu thụ : là toàn bộ chi phí liên quan đến tiêu thụ, giao nhận hàng hoá, chi dịch vụ bán hàng, cân hàng vv… - Chi phí sửa chữa nhỏ tổ xe : chi phí sửa chữa xe téc và xe tải phục vụ trực tiếp cho việc vận chuyển hàng hoá về nhập kho hoặc giao đến các cửa hàng. - Vé cầu đường tổ xe : là toàn bộ vé cầu đường tổ xe liên quan đến việc vận chuyển hàng hoá từ nơi mua về nhập kho. - Chi phí cho tổ cẩu là toàn bộ các khoản chi phí phát sinh trong quá trình cẩu hàng hoá về nhập kho, các chi phí để tổ cẩu vận chuyển và cẩu hàng hoá tới các đơn vị trực thuộc công ty . Công ty coi đây là một trong những khoản chi phí bán hàng nhưng đối với tổ cẩu thì đây lại là doanh thu của tổ cẩu. Vì vậy kế toán công ty đã xếp khoản thu nhập của tổ cẩu vào chi phí bán hàng. - Chi phí gia công : liên quan đến việc chế biến gia công hàng hoá - Chi phí gửi hàng : là toàn bộ chi phí liên quan đến việc gửi hàng của các cửa hàng . - Chi phí khác : là toàn bộ các khoản chi phí phục vụ cho hoạt động bán hàng nhưng không được xếp vào các khoản mục chi phí trên như chi khuyến mại cho khách hàng, chi tiền lắp đặt cửa nhôm kính, quạt thông gió cho các cửa hàng, phí kiểm định, sửa chữa máy đếm tiền, tiền khám xe định kỳ, phí thông báo L/C xuất khẩu, chi tiền độc hại cho xe téc, mua dụng cụ bảo quản hàng hoá, tiền ăn trưa cho các xe vận chuyển, tiền mạ sản phẩm gang xuất khẩu vv… Để hạch toán các nội dung chi phí trên kế toán căn cứ vào các chứng từ như bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, phiếu chi, biên lai thu lệ phí, hoá đơn tiền điện, tiền nước, điện thoại vv… 1.3- Chi phí quản lý doanh nghiệp Là những khoản chi phí liên quan đến quá trình quản lý bao gồm quản lý kinh doanh và quản lý hành chính. Đó là những khoản chi phí gián tiếp, tương đối ổn định không phụ thuộc vào khối lượng vật tư hàng hoá mua vào bán ra. Các khoản mục chi phí quản lý bao gồm : - Chi phí quản lý nhân viên bao gồm : toàn bộ số tiền doanh nghiệp trả cho cán bộ, nhân viên quản lý doanh nghiệp như + Tiền lương và các khoản phụ cấp theo lương của nhân viên quản lý. Lương của nhân viên và cán bộ quản lý được tính theo doanh thu. + Bảo hiểm xã hội : công ty trích 20% trên lương cơ bản của nhân viên và cán bộ quản lý, trong đó 15% lương cơ bản của nhân viên và cán bộ quản lý là phần công ty hạch toán vào chi phí kinh doanh trong kỳ và 5% lương cơ bản của nhân viên và cán bộ quản lý là do người lao động chịu. Tất cả những nhân viên và cán bộ quản lý làm việc trong công ty đều được hưởng chế độ trợ cấp bảo hiểm xã hội. Các khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội gồm : trợ cấp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động vv… + Bảo hiểm y tế : bảo hiểm y tế được công ty trích lập 3% lương cơ bản của nhân viên và cán bộ quản lý, trong đó 2% lương cơ bản của nhân viên và cán bộ quản lý do công ty chịu được đưa vào chi phí kinh doanh trong kỳ còn 1% lương cơ bản của nhân viên và cán bộ quản lý do cán bộ công nhân viên quản lý chịu bằng cách khấu trừ vào lương. + Kinh phí công đoàn : công ty trích 2% lương cơ bản của nhân viên và cán bộ quản lý và thường được dùng vào những hoạt động công đoàn như họp công đoàn, thăm nom người ốm, hiếu hỉ vv…tiền ăn trưa của CBCNV, chi phí đào tạo lớp kế toán trưởng, tiền nghỉ phép, tiền học phí cho cán bộ theo kỳ vv… - Giảm giá vật tư hàng hoá trong quá trình quản lý - Chi phí vật liệu quản lý bao gồm các chi phí liên quan đến việc mua sắm vật liệu phục vụ cho công tác quản lý. - Chi phí dụng cụ đồ dùng bao gồm : tiền mua sách, mua hoá đơn, băng mực, sửa máy pho to, mua máy fac, mua bình ắc qui, sửa máy in, mua từ khai hải quan, sửa chữa xe con, mua ổ cứng máy vi tính, mua phiếu thu chi, nhật ký, bảng kê vv… - Chi tiền nước, điện ánh sáng, điện thoại bao gồm : tiền nước, tiền điện sử dụng thực tế phục vụ cho hoạt động quản lý, tiền điện thoại nhà riêng các đồng chí lãnh đạo và của công ty phục vụ hoạt động quản lý, mua dụng cụ điện ( ổ cắm vv…), vv… - Chi phí khấu hao tài sản cố định gồm toàn bộ khấu hao cho TSCĐ phục vụ cho quản lý. - Chi tiền thuế và các khoản lệ phí bao gồm thuế nhà đất, tiền thuê đất - Chi phí dự phòng bao gồm dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Chi phí tiếp khách bao gồm toàn bộ các chi phí phát sinh khi tiếp khách - Chi công tác phí bao gồm vé tàu xe, vé cầu đường, tiền ăn trưa của người đi công tác phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp. - Chi phí cho xe con là toàn bộ các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tổ xe con phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp. - Chi phí khác bao gồm các chi phí phục vụ cho quản lý không được hạch toán trên các khoản mục trên như chi luyện tập văn nghệ, thuê nhạc cụ, chi tiền ăn ca, chi phí tập luyện dân quân tự vệ, chi quảng cáo trên báo tết báo quý, 1/6 cho các cháu phường Quang Trung, quỹ an ninh quốc phòng, tháo dỡ thay thế sửa chữa biển công ty, tiền nạp bình chữa cháy phục vụ giảng dạy, bảo dưỡng xe con, đào tạo huấn luyện nghiệp vụ phòng cháy chữa cháy, thăm quan nhân dịp 20/10 - 8/3, ủng hộ địa phương, hoà mạng điện thoại di động động chí giám đốc, làm dấu theo chức danh, mua mực, cán dấu, chi phí phục vụ đại hội công đoàn vv… 1.4- Chi phí tài chính Doanh thu hoạt động đầu tư tài chính của công ty chỉ gồm lãi do chênh lệch tỉ giá. Như vậy, trên thực tế thì công ty không hề có doanh thu từ hoạt động đầu tư tài chính. Trong khi đó, các khoản mục chi phí tài chính phát sinh tại công ty bao gồm : + Chi phí lãi vay phải trả + Lỗ do chênh lệch tỷ giá Trong đó, chi phí lãi vay chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí tài chính. Do nhu cầu cần vốn để thực hiện các phương án kinh doanh mà công ty đã đặt ra đối với các đơn vị kinh doanh hay do các đơn vị tự đề xuất các phương án kinh doanh tại đơn vị mình, thêm vào đó lượng vốn sẵn sàng để thực hiện các phương án kinh doanh lại có hạn nên công ty phải thường xuyên đI vay ngắn hạn các ngân hàng. Như vậy, khoản chi phí này không hề tạo ra doanh thu đầu tư tài chính mà chỉ phục vụ cho hoạt động kinh doanh tại công ty. Đây là khoản chi phí thường xuyên phát sinh tại công ty, chính vì vậy ta cũng có thể coi đây là một trong những khoản mục trong chi phí kinh doanh. 2- Về công tác tổ chức phân tích Công tác tổ chức phân tích hoạt động kinh tế nói chung tại công ty được thực hiện dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty, kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm chủ yếu. Việc phân tích hoạt động kinh tế ở doanh nghiệp mang tính chất từng phần chưa mang tính chất tổng thể. Hàng tháng công ty có tiến hành công khai tài chính và phân tích đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh, từ đó rút ra nguyên nhân, những tồn tại cần khắc phục. Riêng đối với phân tích chi phí kinh doanh thì cứ định kỳ cuối tháng, cuối quý và cuối năm công ty chỉ tiến hành phân tích chung chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu. Để thuận tiện cho việc phân tích kế toán trưởng phân công trách nhiệm và xác định thời điểm tiến hành, kết thúc. Các số liệu cần thiết cho việc phân tích chi phí kinh doanh như : doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, chi phí kinh doanh được thu thập và kiểm tra để đảm bảo tính chính xác. Cuối kỳ kế toán dựa trên số liệu thu thập được tính toán các chỉ tiêu, phân tích và lập các biểu mẫu từ đó rút ra đánh giá nhận xét và đề ra các giải pháp khắc phục hoặc phương hướng kinh doanh cho kỳ tiếp theo. Mục tiêu công ty đề ra là tối đa hoá lợi nhuận, tối thiểu hoá chi phí. Muốn tăng lợi nhuận thì phải quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh hợp lý, đảm bảo tiết kiệm chi phí kinh doanh. Vì vậy sau khi tiến hành nội dung phân tích chi phí kinh doanh giám đốc công ty cùng kế toán trưởng thường đưa ra các giải pháp để tiết kiệm chi phí kinh doanh. 3- Nội dung phân tích chi phí kinh doanh Do giá cả của các mặt hàng kinh doanh tại công ty chủ yếu là do nhà nước quy định nên giá cả các mặt hàng này rất ít khi biến động, nếu có biến động về giá thì chỉ là những biến động nhỏ. Vì vậy, để đánh giá chính xác kế toán trưởng công ty đã phải loại trừ ảnh hưởng của yếu tố giá. Phân tích chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu kế toán trưởng công ty đã sử dụng các chỉ tiêu sau : - Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ - Tổng chi phí kinh doanh bao gồm : + Chi phí mua hàng + Chi phí bán hàng + Chi phí quản lý + Chi phí tài chính - Tỷ suất chi phí : là chỉ tiêu tương đối phản ánh tỷ lệ phần trăm của chi phí trên doanh thu bán hàng. Tỷ suất chi phí nói lên trình độ tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh, chất lượng kinh doanh và sử dụng chi phí của công ty. Công thức : F' = F x 100 M Trong đó: F : Tổng chi phí kinh doanh M : Tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ F' : Tỷ suất chi phí (%) - Mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí : phản ánh sự thay đổi tuyệt đối về tỷ suất chi phí giữa hai kỳ. Công thức : ∆F' = F'1 - F'0 Trong đó : ∆F' : mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí F'1, F'0 : tỷ suất chi phí ở kỳ phân tích và kỳ gốc - Tốc độ tăng giảm tỷ suất chi phí : là chỉ tiêu phản ánh tỷ lệ % giữa mức tăng giảm tỷ suất chi phí với tỷ suất chi phí kỳ gốc.Chỉ tiêu này cho biết tốc độ tăng giảm tỷ suất chi phí của doanh nghiệp nhanh hay chậm và có ý nghĩa đặc biệt khi so sánh trong cùng một đơn vị giữa các thời kỳ khác nhau bởi vì nếu với cùng mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí như nhau nhưng đơn vị nào (hoặc thời kỳ nào) có tốc độ giảm nhanh hơn thì đơn vị đó (hoặc thời kỳ đó) được đánh giá là tốt hơn trong quản lý và sử dụng chi phí. Công thức : TF' = ∆F' x 100 F'0 - Mức độ tiết kiệm (lãng phí) chi phí . Chỉ tiêu này cho ta biết với mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí là ∆F' và với doanh thu đạt được ở kỳ phân tích là M1 thì doanh nghiệp đã tiết kiệm (lãng phí) một khoản chi phí là bao nhiêu. Công thức : U = ∆F' x M1 Trong đó : U : Mức tiết kiệm hay lãng phí chi phí M1 : Doanh thu bán hàng thực tế trong kỳ phân tích Khi tiến hành phân tích chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu công ty đã sử dụng phương pháp biểu mẫu và phương pháp so sánh. Sau khi phân tích song kế toán trưởng đưa ra những đánh giá và nhận xét về tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tại công ty nói chung. Để phân tích chung tình hình biến động của chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu kế toán trưởng của công ty sử dụng biểu 5 cột, dạng biểu như sau : P hân tích chung chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu ĐVT:Đồng Các chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 So sánh tăng giảm Số tiền Tỷ lệ (%) 1 2 3 4 5 = 4/2 1.Doanh thu thuần 140.725.681.125 134.928.061.382 - 5.797.619.743 - 4,12 2.Chi phí kinh doanh 9.179.670.099 8.216.163.365 - 963.506.734 - 10,49 3.Tỷ suất CF (%) (3= 2/1) 6,52 6,09 4.Mức độ + TSCF(%) - 0,43 5.Tốc độ + TSCF (%) - 6,59 6.Mức tiết kiệm CFKD - 580.190.663,94 Qua bảng phân tích trên kế toán trưởng cùng giám đốc công ty đã đánh giá và nhận xét như sau : năm 2003 công ty đã tiết kiệm được 580.190.663,94 đồng chi phí so với năm 2002. Nhưng do tổng doanh thu năm 2003 so với năm 2002 giảm 5.797.619.743 đồng nên kế toán trưởng đã đánh giá là tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tại công ty nói chung là không tốt và không có hiệu quả. 4- Nhận xét đánh giá về thực trạng phân tích chi phí kinh doanh tại Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây Việc công ty lựa chọn nội dung phân tích chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu cũng có những ưu điểm, đó là : cán bộ quản lý công ty có thể đánh giá chung về tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tại công ty và có thể xác định được số tiền mà công ty đã tiết kiệm được, từ đó đề ra những biện pháp tiết kiệm chi phí kinh doanh nói chung. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm này vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế. Do công ty chỉ phân tích chung chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu nên không thể đánh giá, nhận xét chính xác về tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh. Do công ty không tiến hành hoàn thiện các nội dung trong phân tích chi phí kinh doanh nên công ty không thể đi sâu tìm hiểu thực trạng về quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh theo các nội dung sau : - Phân tích tổng hợp chi phí kinh doanh theo từng chức năng hoạt động - Phân tích chi tiết các yếu tố chi phí kinh doanh theo từng chức năng hoạt động - Phân tích chi phí kinh doanh theo quý - Phân tích tổng hợp chi phí kinh doanh theo các đơn vị trực thuộc - Phân tích một số yếu tố chi phí chủ yếu phát sinh tại công ty như chi phí tiền lương, chi phí trả lãi tiền vay … Do vậy, công ty cũng không thể đề ra được các giải pháp tiết kiệm chi phí kinh doanh có tính khả thi nhất. Đây chính là những điểm hạn chế có thể ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Chính vì vậy, giám đốc cùng bộ phận chịu trách nhiệm phân tích cụ thể là phòng kế toán tài chính của công ty phải xây dựng kế hoạch hoàn thiện các nội dung phân tích chi phí kinh doanh. Phần III các phương hướng hoàn thiện nội dung phân tích chi phí kinh doanh tại công ty vật tư tổng hợp hà tây I- Sự cần thiết phải hoàn thiện nội dung phân tích chi phí kinh doanh tại công ty Vật Tư Tổng Hợp Hà Tây 1- Cơ sở lý luận Bước sang thời kỳ đổi mới, nền kinh tế nước ta chuyển từ cơ chế quản lý tập chung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước. Sự chuyển đổi này đã tác động sâu sắc tới các doanh nghiệp, đòi hỏi các doanh nghiệp phải hạch toán kinh doanh, phân cấp quản lý một cách khoa học, tự chủ về tài chính, phân phối thu nhập hợp lý và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Hoạt động trong cơ chế thị trường với sự tồn tại và điều tiết của những qui luật kinh tế khách quan như : qui luật cạnh tranh, cung cầu, giá cả…đòi hỏi phải cung cấp những thông tin một cách kịp thời, chính xác và toàn diện về tình hình thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, tình hình quản lý và sử dụng lao động, vật tư và tiền vốn trong quá trình hoạt động kinh doanh, làm cơ sở đề ra các chủ trương, chính sách và biện pháp quản lý thích hợp. Muốn làm được điều đó, các doanh nghiệp thương mại phải thực hiện tổng hoà nhiều biện pháp quản lý đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. Một trong những biện pháp quan trọng để quản lý có hiệu quả là phải tiến hành phân tích các hoạt động kinh doanh nói chung và phân tích chi phí kinh doanh nói riêng. Quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh hợp lý có ý nghĩa quan trọng trong kinh doanh thương mại vì nó ảnh hưởng trực tiếp và quyết định đến tình hình và kết quả kinh doanh. Nếu doanh nghiệp quản lý tốt chi phí sẽ có tác dụng thúc đẩy quá trình hoạt động kinh doanh, tăng doanh thu và hiệu quả kinh tế. Ngược lại, nếu doanh nghiệp không quản lý tốt chi phí thì sẽ hạn chế kết quả kinh doanh và hiệu quả kinh tế giảm. Phân tích chi phí kinh doanh sẽ cung cấp những thông tin một cách kịp thời, chính xác và toàn diện về tình hình chi phí của doanh nghiệp cho nhà quản lý và các đối tượng quan tâm biết được. Từ đó nhà quản lý doanh nghiệp sẽ đề ra những chính sách, biện pháp hữu hiệu để góp phần sử dụng hợp lý chi phí kinh doanh đối với đơn vị mình. Đấy cũng chính là những lý do mà các doanh nghiệp thương mại phải tiến hành phân tích tình hình chi phí kinh doanh tại đơn vị mình. Tại các doanh nghiệp thương mại nói chung khi đã tiến hành phân tích chi phí kinh doanh tại đơn vị mình thì phải phân tích đầy đủ các nội dung liên quan đến chi phí kinh doanh, phải tiến hành cả phân tích chung và phân tích chi tiết theo các khoản mục chi phí (nếu có thể) như : 1- Phân tích chung tình hình chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu. 2- Phân tích tổng hợp tình hình chi phí kinh doanh theo chức năng hoạt động. 3- Phân tích chi tiết các yếu tố chi phí theo từng chức năng hoạt động bao gồm phân tích chi phí mua hàng, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí tài chính. 4- Phân tích tình hình chi phí kinh doanh theo các đơn vị trực thuộc. 5- Phân tích chi phí kinh doanh theo quý. 6- Phân tích một số yếu tố chi phí chủ yếu như chi phí tiền lương, chi phí lãi vay phải trả… Chỉ khi hoàn thiện các nội dung phân tích chi phí kinh doanh cụ thể như trên thì các doanh nghiệp nói chung, các doanh nghiệp thương mại nói riêng mới có thể dựa vào quá trình phân tích đó để tìm ra các khoản mục chi phí bất hợp lý ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp đến kết quả kinh doanh của đơn vị mình, từ đó đề ra các giải pháp tiết kiệm chi phí theo từng khoản mục chi phí phát sinh tại đơn vị mình. Qua đây ta thấy sự cần thiết phải hoàn thiện nội dung phân tích chi phí kinh doanh tại công ty. 2- Cơ sở thực tiễn Thực tế, công ty vật tư tổng hợp Hà Tây chỉ tiến hành một trong số sáu nội dung phân tích chi phí kinh doanh đó là phân tích chung tình hình chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu. Sở dĩ công ty chỉ phân tích nội dung này là do giám đốc cùng kế toán trưởng công ty chưa nhận thấy được sự cần thiết của việc hoàn thiện các nội dung phân tích chi phí kinh doanh. Đồng thời, do những hạn chế trong công tác hạch toán chi phí kinh doanh nên cán bộ quản lý của công ty khó để có thể hoàn thiện các nội dung phân tích chi phí kinh doanh. Qua việc phân tích nội dung này giám đốc cùng kế toán trưởng của công ty mới chỉ đánh giá tổng quát được tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tại công ty có hợp lý hay không chứ chưa thể đi sâu đánh giá chính xác nguyên nhân dẫn đến sự biến động của từng khoản mục chi phí cũng như không thể phát hiện được những khoản mục chi lãng phí hoặc bất hợp lý. Chính vì vậy, các giải pháp tiết kiệm chi phí được đưa ra không mang tính khả thi cao. Chỉ khi hoàn thiện các nội dung phân tích tình hình chi phí kinh doanh cụ thể như trên thì công ty mới có thể dựa vào quá trình phân tích đó để tìm ra các khoản mục chi phí bất hợp lý ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp đến kết quả kinh doanh của công ty, từ đó đề ra các giải pháp tiết kiệm chi phí theo từng khoản mục chi phí phát sinh tại công ty. Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây chuyên kinh doanh các mặt hàng như hoá chất, kim khí, xăng dầu và các vật tư khác. Tổng chi phí kinh doanh mà công ty bỏ ra để kinh doanh là tương đối lớn, bao gồm chi phí mua hàng, chi phí bán hàng, chi phí quản lý, chi phí hoạt động tài chính mà mỗi một khoản mục chi phí này lại bao gồm nhiều khoản mục chi phí nhỏ hợp thành. Nếu không đi sâu phân tích chi tiết sự biến động của từng khoản mục lớn, nhỏ thì khó có thể phát hiện được những khoản chi lãng phí hay bất hợp lí và càng khó khăn hơn cho cán bộ quản lý trong việc đề ra các giải pháp để tiết kiệm chi phí. Ngược lại, nếu công ty tiến hành phân tích chung và chi tiết từng khoản mục thì công ty sẽ nhận thấy được những tồn tại trong việc quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh, thêm vào đó cán bộ quản lý có thể dễ dàng đề ra các giải pháp tiết kiệm chi phí. Dựa trên cơ sở lý luận và cơ cở thực tế ta thấy sự cần thiết phải hoàn thiện các nội dung phân tích chi phí kinh doanh tại công ty. Chỉ khi đã hoàn thiện nội dung phân tích chi phí kinh doanh thì công ty mới có thể đánh giá một cách chính xác về tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tại công ty, xác định được khoản chi lãng phí hay tiết kiệm được trong các kỳ kinh doanh, qua việc hoàn thiện các nội dung phân tích có thể đề xuất các giải pháp mang tính khả thi nhất để quản lý và sử dụng từng khoản mục chi phí một cách hợp lý, đảm bảo yêu cầu tiết kiệm. II- phương hướng hoàn thiện nội dung phân tích chi phí kinh doanh tại công ty Vật Tư Tổng Hợp Hà Tây 1- hoàn thiện tổ chức phân tích Do công ty vật tư tổng hợp Hà Tây chỉ tiến hành phân tích chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu. Công ty chỉ có thể đánh giá một cách tổng quát về khoản chi lãng phí hay tiết kiệm tại kỳ kinh doanh đó chứ không thể đánh giá được một cách chính xác được sự biến động của chi phí kinh doanh là chủ yếu do những nhân tố nào, khoản mục nào và khi đưa ra các giải pháp cũng không thể có đưa ra được giải pháp cụ thể đến từng yếu tố phát sinh ra chi phí mà chỉ là giải pháp tiết kiệm một cách chung nhất về toàn bộ chi phí kinh doanh phát sinh trong quá trình kinh doanh. Do sự đòi hỏi của công tác quản lý kinh tế nói chung, quản lý chi phí kinh doanh nói riêng, sự cần thiết phải hoàn thiện nội dung phân tích chi phí kinh doanh bộ phận phụ trách phân tích hoạt động kinh tế của công ty phải tiến hành phân tích hoàn thiện thêm các nội dung sau : 1- Phân tích tổng hợp tình hình chi phí kinh doanh theo chức năng hoạt động 2- Phân tích chi tiết các yếu tố chi phí theo từng chức năng hoạt động bao gồm 2.1- Phân tích chi phí mua hàng 2.2- Phân tích chi phí bán hàng 2.3- Phân tích chi phí quản lý doanh nghiệp 2.4- Phân tích chi phí tài chính 3- Phân tích tình hình chi phí kinh doanh theo các đơn vị trực thuộc 4- Phân tích chi phí kinh doanh theo quý 5- Phân tích một số yếu tố chi phí chủ yếu như 5.1- Phân tích chi phí tiền lương 5.2- Phân tích chi phí lãi vay phải trả 2- Hoàn thiện các nội dung phân tích và đánh giá nhận xét Toàn bộ số liệu được sử dụng trong việc hoàn thiện nội dung phân tích chi phí kinh doanh là số thực hiện của năm 2002 và năm 2003. 2.1- Phân tích tổng hợp tình hình chi phí kinh doanh theo chức năng hoạt động Hoạt động kinh doanh thương mại có ba chức năng cơ bản, bao gồm : chức năng mua hàng, chức năng bán hàng, chức năng quản lý. Các khoản mục chi phí kinh doanh như chi phí bán hàng, chi phí quản lý, chi phí mua hàng không được quản lý, hạch toán độc lập. Vì trong quá trình hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý kế toán lại hạch toán lẫn cả chi phí mua hàng vào trong đó như : chi phí vận chuyển bốc xếp hàng hoá, chi phí cho tổ cẩu kế toán công ty hạch toán vào chi phí bán hàng, thuế GTGT hàng nhập khẩu hạch toán vào chi phí quản lý. Điều này trên thực tế là không hợp lý. Theo chức năng hoạt động thì chi phí kinh doanh tại công ty vật tư tổng hợp Hà Tây có thể chia làm bốn loại, đó là : - Chi phí mua hàng : Là những khoản chi phí bằng tiền hoặc tài sản gắn liền với quá trình mua vật tư, hàng hoá. Là những khoản chi phí từ khi giao dịch ký kết hợp đồng đã được thực hiện, vật tư hàng hoá mua đã nhập kho hoặc đã chuyển đến các cửa hàng kinh doanh của công ty. Khi vật tư hàng hoá được vận chuyển đến các cửa hàng thì không tính trị giá mua của lô hàng đó. Đây là khoản chi phí chiếm tỷ trọng nhỏ nhất trong tổng chi phí kinh doanh của công ty. - Chi phí bán hàng : Là toàn bộ chi phí cần thiết liên quan đến quá trình tiêu thụ vật tư, hàng hoá, dịch vụ trong kỳ. Khoản chi phí này chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí kinh doanh vì đó là những khoản chi phí trực tiếp phục vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh của công ty. Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây với 9 cửa hàng và 4 phòng kinh doanh đã cho thấy quy mô kinh doanh của công ty là tương đối rộng chính vì vậy khi doanh thu tăng thì tỷ trọng chi phí bán hàng cũng tăng lên. - Chi phí quản lý : Là những khoản chi phí liên quan đến quản lý, bao gồm quản lý kinh doanh và quản lý hành chính. Đây là những khoản chi phí gián tiếp, tương đối ổn định không phụ thuộc vào khối lượng vật tư hàng hoá mua vào bán ra. - Chi phí tài chính : bao gồm chi phí lãi vay phải trả và lỗ do chênh lệch tỷ giá. Những khoản chi này chủ yếu phục vụ cho hoạt động kinh doanh tại công ty nên ta có thể coi đây là chi phí kinh doanh. Mục đích của việc phân tích : + Đánh giá cơ cấu phân bổ chi phí kinh doanh tại công ty để thấy được sự phân bổ đó có hợp lý hay không? + Đánh giá tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh nói chung và của từng bộ phận nói riêng, qua đó thấy được bộ phận chi phí nào quản lý và sử dụng chi phí tốt và chưa tốt. Trên cơ sở đó cán bộ quản lý của công ty có thể đề ra những giải pháp để tiết kiệm chi phí cũng như xử lý kỷ luật các bộ phận chi lãng phí hoặc chi một cách bất hợp lý. Khi tiến hành phân tích ta có thể tiến hành theo các trình tự sau: + Để phân tích trước hết ta cần tính tỷ trọng của từng chức năng trong tổng chi phí. Tỷ trọng (%) = Bộ phận x 100 Tổng thể + Tính tỷ suất chi phí của tổng chi phí nói chung và tỷ suất chi phí của từng bộ phận nói riêng, từng chức năng nói riêng. Để xác định tỷ suất chi phí ta có thể áp dụng công thức sau : F' (%) = F x 100 M + Sử dụng phương pháp so sánh để xác định sự tăng giảm về số tiền, tỷ lệ tăng giảm của các chỉ tiêu doanh thu và chi phí. Đồng thời, xác định sự thay đổi về tỷ trọng và tỷ suất chi phí. Công thức tính tỷ lệ tăng giảm : TL (%) = Chênh lệch số tiền x 100 Số gốc + Dựa vào bảng biểu phân tích rút ra nhận xét đánh giá : nếu tốc độ tăng củ