Luận văn Hoàn thiện qui trình nhập khẩu xe máy tại Công ty quan hệ quốc tế - đầu tư sản xuất

qui chế tài chính của tổng công ty và luật pháp Nhà nước. Công ty có quyền chuyển nhượng, thay thế, cho thuê, thế chấp, cầm cố tài sản theo phân cấp quản lý của tổng công ty. Công ty có quyền tổ chức, quản lí kinh doanh, quản lý tài chính. Nghĩa vụ của công ty QHQT-ĐTSX: Công ty có nghĩa vụ nhận và sử dụng có hiệu quả, bảo toàn phát triển vốn Nhà nước giao, kể cả phần vốn đầu tư và phần vốn liên doanh khác. Nhận và sử dụng có hiệu quả đất đai và các nguồn lực khác do Nhà nước và tổng công ty giao cho để thực hiện mục tiêu kinh doanh, nhiệm vụ do tổng công ty và Nhà nước giao. Có nghĩa vụ thực hiện các khoản nợ phải thu, phải trả ghi trong bảng cân đối tài sản của công ty tại thời điểm thành lập. Trả các khoản nợ tín dụng do công ty trực tiếp vay và các khoản nợ tín dụng do tổng công ty bảo lãnh. Có nghĩa vụ quản lí hoạt động kinh doanh, thực hiện đúng chế độ và các qui định quản lí vốn, tài sản, các quĩ... Công ty công bố công khai báo cáo tài chính hàng năm Công ty thực hiện nộp thuế và các khoản nộp ngân sách Nhà nước khác theo qui định của pháp luật. 1.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban tại công ty QHQT-ĐTSX: 1.2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lí của công ty: Xưởng L R xe máy Km9 Xưởng lắp ráp đồng hồ Xưởng S x khung xe Xưởng L R xe máy 114 Mai hắc đế Xưởng tại Hưng yên Xưởng lắp ráp xe máy 508-TC Xưởng sản xuất nhựa Xưởng tại Tp Hồ Chí Minh Chi nhánh Tp Hồ Chí Minh VP.Tại Trung Quốc Phòng TC-HC P.KT P.XKLĐ P.Tin học P.Vật tư P.KD P.Dự án Phòng TC-KT Ban GĐ Chi nhánh Hà Tây Xưởng sản xuất, lắp ráp ô tô các loại Xưởng lắp ráp máy vi tính, thiết bị diện tử Xưởng cơ khí Láng Hoà Lạc Trung tâm đào tạo XK lao động Đội xây dựng 1.2.2: Chức năng nhiệm vụ các phòng ban tại công ty QHQT-ĐTSX: Giám đốc: Do tổng GĐ công ty đề nghị hội đồng quản trị công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỉ luật. GĐ công ty là KS Phạm Thành Công, là người đại diện pháp nhân của công ty và chịu trách nhiệm trước công ty, trước tổng công ty, trước pháp luật về việc điều hành hoạt động cua công ty. GĐ là người có quyền điều hành cao nhất trong công ty. Phòng tổ chức hành chính: Về công tác tổ chức cán bộ - lao động tiền lương: tham mưu cho GĐ công ty về công tác tổ chức bộ máy, sắp xếp bố trí lực lượng lao động của công ty, về quản lý, xét duyệt hồ sơ, xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân viên, làm các báo cáo kế hoạch tổng kết công tác tiền lương, quản lý theo dõi sổ BHYT,BHXH, cho toàn thể cán bộ công nhân viên toàn công ty. Phòng tài chính - kế toán tổng hợp: Xây dựng kế hoạch, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất - kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, lập báo cáo kế toán thống kê theo qui định. Phòng dự án: Trực tiếp tham mưu cho GĐ trong việc nghiên cứu xây dựng các dự án sản xuất, đầu tư, chuyển giao công nghệ. Phòng kinh doanh: Trực tiếp nhận mệnh lệnh từ GĐ công ty, từ đó xây dựng kế hoạch ngắn hạn và dài hạn để triển khai thực hiện tốt nhiệm vụ, thực hiện các tác nghiệp liên quan đến xuất khẩu, mua bán hàng hoá... Phòng vật tư thiết bị: Trực tiếp tham mưu cho GĐ công ty trong điều kiện cung ứng vật tư thiết bị cho các đơn vị trong và ngoài tổng công ty. Phòng xuất khẩu lao động: tìm hiểu,tập hợp, phân tích thông tin về tình hình xuất khẩu lao động nước ngoài từ đó báo cáo GĐ quyết định lựa chon phương hướng kinh doanh trong xuất khẩu lao động. Phòng tin học: xây dựng và phát triển tin học nhằm phục vụ tốt nhất chiến lược kinh doanh của công ty, tham mưu cho GĐ lập phương án, bố trí sử dụng thiết bị, nâng cấp trang thiết bị tin học. Phòng kĩ thuật: Xây dựng kế hoạch ngắn và dài hạn về phát triển và cải cách kĩ thuật trong công ty, xây dựng công tác quản lý, giám sát chất lượng sản phẩm, xây dựng hệ thống tiêu chuẩn kỹ thuật cho các loại hàng hoá. Khối chi nhánh, văn phòng: đều chịu sự điều hành trực tiếp của GĐ công ty, tổ chức, triển khai các nhiệm vụ chiến lược kinh doanh của công ty. Khối các xưởng sản xuất: Tất cả đều nhận nhiệm vụ do GĐ công ty giao, làm việc theo đúng quyền hạn và nghĩa vụ của mình. 1.3. Nguồn lực của công ty: Nguồn nhân lực của công ty: Công ty HQT-ĐTSX với tổng số cán bộ công nhân viên là 515 người trong đó: * Đại học và trên đại học : 92 người * Cao đẳng: 3 người * Trung cấp: 13 người * Công nhân kĩ thuật: 285 người * Công nhân phổ thông và lao động khác: 122 người * Lao động hợp đồng ngắn hạn: 315 người Bình quân thu nhập của người lao động trong toàn công ty là tương đối cao, năm 2001 là 1.718.000 đồng/người/năm Tình hình tài chính của công ty: Công ty thực hiện chế độ hoạch toán kinh tế độc lập, tự chủ tài chính trong kinh doanh phù hợp với luật doanh nghiệp Nhà nước, quy chế tài chính của tổng công ty và các qui định khác của pháp luật. Vốn điều lệ của công ty gồm có: Vốn được tổng công ty giao tại thời điểm thành lập công ty và vốn lưu động, vốn cố định được bổ sung tại thời điểm tổng công ty giao cho. Phần lợi nhuận sau thuế được tính bổ sung theo vốn quy định hiện hành. Vốn huy động từ các nguồn khác của công ty. Khi có sự tăng giảm vốn điều lệ, công ty phải điều chỉnh kịp thời trong bảng cân đối tài sản và công bố công khai vốn của công ty đã được điều chỉnh. Tình hình nguồn vốn của công ty: Nguồn vốn thì bao gồm vốn chủ sở hữu và nợ phảI trả.Qua số liệu 2 năm 2000 và 2001 ta có thể so sánh nguồn hình thành vốn kinh doanh của công ty như sau: Đơn vị:Triệu đồng Năm 2000 2001 So sánh Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng 1.Vốn chủ sở hữu 137.040 41,24 50.284 31,96 -86.756 63,3 2.Nợ phải trả 195.221 58,76 107.018 68,04 -88.203 45,18 Tổng nguồn vốn 332.261 100 157.302 100 -174.959 52,65 Trong nguồn vốn chủ sở hữu của công ty thì bao gồm: -Vốn cố định: 6.200 (Triệu đồng) -Vốn lưu động: 2.800 (triệu đồng) -Vốn khác: 2. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty QHQT-ĐTSX trong thời gian qua: 2.1: Các lĩnh vực kinh doanh của công ty: Công ty QHQT-ĐTSX kinh doanh trên các mặt nhập khẩu, xuất khẩu kinh doanh thương mại khác và trong lĩnh vực xây dựng cơ bản: Về nhập khẩu: thì có nhập khẩu kinh doanh và nhập khẩu uỷ thác. Trong nhập khẩu kinh doanh thì có: Nhập khẩu xe máy dạng IKD, CKD; hàng y tế; ô tô chuyên dùng; hàng khác. Trong nhập khẩu uỷ thác thì có uỷ thác nhập khẩu thiết bị cầu đường, phương tiện vận tải, hàng khác. Về kế hoạch xuất khẩu: đó là xuất khẩu lao động sang các nước cần nguồn nhân lực có tay nghề và kĩ thuật cao như sang thị trường Đài Loan. Kế hoạch kinh doanh thương mại là kinh doanh thiết bị cầu đường, các mặt hàng tiêu dùng. Tuy công ty kinh doanh trên nhiều lĩnh vực có cả xuất khẩu và nhập khẩu uỷ thác, về nhập khẩu uỷ thác thì lĩnh vực này ngày càng yếu đi vì xu hướng chung của các doanh nghiệp là nhập khẩu trức tiếp nhiều hơn. Các hoạt động kinh doanh thương mại( kinh doanh mặt hàng tiêu dùng ) cũng góp phần vào doanh thu cho doanh nghiệp nhưng chiếm tỷ trọng nhỏ. Hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty là nhập khẩu xe máy. ta có thể thấy qua bảng giá trị thực hiện doanh thu của năm 2001 như sau: Bảng giá trị sản lượng thực hiện doanh thu năm 2001 Đơn vị: triệu đồng STT Hạng mục công trình Kế hoạch giá trị SL năm 2001 Thực hiện giá trị SL năm 2001 Tỷ lệ đạt (%) Tổng doanh thu 2001 Tỷ trọng (%) Tổng số Thuế VAT DT thuần A Kế hoạch nhập khẩu I Nhập khẩu kinh doanh 1 Xe máy IKD 388.950 491.792 126 496.719 45.160 451.562 98 2 Xe máy CKD 1.000 1.500 150 1.500 135 1.365 0,3 3 Hàng y tế 2.500 1.873 75 1.873 1.873 0,4 4 Hàng khác 2.500 2.795 112 2.795 2.795 0,6 II NK uỷ thác 1 Thiết bị thi công cầu đường 4.150 15.218 367 2 Phương tiện vận tải 6.000 2.276 38 3 Hàng khác 1.183 B Kế hoạch xuất khẩu Lao động xuất khẩu 100 60 60 C Kế hoạch kinh doanh thương mại Thiết bị thi công cầu đường 4.500 2.630 58 2.673 167 2.505 0,5 D Xây dựng cơ bản 300 200 67 Tổng số 410.000 519.527 127 505.560 45.460 460.100 100 2.2 Kết quả kinh doanh của công ty QHQT-ĐTSX:s Trong thời gian thực tập, tìm hiểu nghiên cứu về công ty, em thấy hai năm gần đây (2000 - 2001) công ty đều kinh doanh có lãi, hoàn thành vượt mức tất cả các chỉ tiêu, đem lại thu nhập cao cho người lao động. Sau đây là bảng tổng kết hai năm qua : bảng tổng kết tình hình kinh doanh của công ty Qhqt-đtsx hai năm (2000-2001) stt chỉ tiêu năm 2000 năm 2001 so sánh 2000/2001 số tiền tl số tiền tl số tiền tl A Kết quả kinh doanh 1 Sản lượng thực hiện 1.074.458 214,8 519.527 127 -554.931 Tổng doanh thu, trong đó 1.069.957 211 505.560 121 -564.397 Thuế VAT 94.610 220 45.460 119 -491.150 Doanh thu thuần 975.347 214,4 460.100 121 -515.247 3 Chi phí 964.097 214,1 455.600 120 -508.497 4 Lợi nhuận thực hiện 11.250 125 4.500 112 -6.750 5 Thu sử dụng vốn 6 Lợi nhuận sau thuế 11.250 125 4.500 112 -6.750 7 Tỉ suất lợi nhuận/ DT 1% 100 1% 100 B Phân phối lợi nhuận I Thuế thu nhập Dn 3.600 125 1.440 113 -2.160 II Trích lập các quỹ 2.860 15 1.354 12 -1.505 C Nộp về tổng công ty 1.680 110 795 120 -885 I Chi phí quản lý cấp trên 957 456 -501 II Trích nộp các quỹ 723 339 -384 Ta thấy tình hình hoạt động kinh doanh của công ty như thế là tốt, nhưng doanh thu và lợi nhuận của năm 2001 nhỏ hơn so năm 2000. Tìm hiểu thực trạng tình hình của công ty và tình hình biến động kinh tế trên thị trường ta thấy được nguyên nhân là do: Nguyên nhân khách quan: đó là thị trường xe máy trong năm 2001 không còn nhộn nhịp như năm 2000 nữa, doanh thu có giảm nhưng vẫn tăng khá, và vượt chỉ tiêu kế hoạch, do công ty đã có tiềm lực và ưu thế trên thị trường. Nguyên nhân chủ quan do: Được sự chỉ đạo sâu sát của Đảng uỷ, lãnh đạo công ty, hội đồng quản trị, công đoàn và các phòng ban nghiệp vụ của công ty. Do sản phẩm xe máy của công ty có thương hiệu riêng, có uy tín và đã khẳng định được nhãn hiệu của mình trên thị trường xe máy, được nhiều người tiêu dùng biết đến. Do sự đoàn kết nhất trí cao độ, thống nhất trong suy nghĩ và hành động từ lãnh đạo cao nhất công ty đến người công nhân trực tiếp sản xuất. 2.3: Hoạt động nhập khẩu xe máy tại công ty QHQT- ĐTSX: Trong hoạt động nhập khẩu xe máy tại công ty thì bạn hàng chủ yếu của công ty là phía đối tác Trung Quốc, những năm trước còn có quan hệ với Thái Lan va Malaisia về nhập khẩu xe máy nhưng do thị trường trong nước hạn chế nên thôi. Với Trung Quốc thì chúng ta nhập khẩu chủ yếu từ công ty CHONGING CQ MEC MACHINERY & EQUIPMENT IMP & EXP CO với hai nhãn hiệu xe là: WAKE UP 110 CC và PREAMLM II. Ta có thể lập biểu về thực hiện kế hoạch sản lượng tình hình nhập khẩu xe máy của công ty như sau: STT Chỉ tiêu Đơn vị tính Thực hiện 2000 Thực hiện 2001 Số lượng Giá trị (trđ) Số lượng Giá trị (trđ) 1 Xe máy IKD Chiếc 60.000 655.726 45.000 491.792 2 Xe máy CKD Chiếc 120 3.400 55 1.500 Tổng 60.120 659.126 45.055 493.292 Thực trạng nghiệp vụ nhập khẩu xe máy tại công ty QHQT-ĐTSX: Khái quát quá trình nhập khẩu xe máy tại công ty QHQT-ĐTSX: Vận chuyển hàng về Thanh toán Nhận hàng 2. Giao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng sơ bộ tại Trung Quốc 3. Đàm phán cụ thể, ký kết hợp đồng 4. Thực hiện hợp đồng Xin giấy phép Mở L/C Thủ tục Hải quan Khiếu nại 1. Nghiên cứu thị trường(trong và ngoài nước) Lập PAKD 1. Nghiên cứu thị trường và lập phương án kinh doanh: Nghiên cứu thị trường trong nước: Thị trường trong nước đối với hàng hóa nhập khẩu đó chính là thị trường đầu ra hay thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty. Việc nghiên cứu thị trường được giao cho phòng kinh doanh. Hoạt động nghiên cứu thị trường trong nước bao gồm nghiên cứu về: Tình hình tiêu thụ xe máy của người dân trong nước bao gồm: nhu cầu của người dân về phương tiện đi lại, chủng loại xe được ưa thicccchs trên thị trường về kiểu dáng, mầu sắc. Đặc biệt là về giá cả xe máy trên thị trường. Nghiên cứu của công ty vè các chính sách, pháp luật của Nhaaf nước quy định về việc nhập khẩu xe máy, chính sách thuế về những chính sách thuế và những chính sách khác của nhà nước liên quan đến hoạt động này. Xu hướng biến động của thị trường đối với lãi suất tiền vay, tỷ giá hối đoái hiện hành giữa đồng Việt Nam và các ngoại tệ khác. Phương pháp thu thập thông tin tại công ty QHQT-ĐTSX đó là phương pháp thu thập thông qua qua nghiên cứu báo , tạp chí, cấ văn bản pháp quy quy định của Chính phủ... thu thập thông tin từ các đại lí tiêu thụ sản phẩm của công ty khắp Bắc đến Nam thông qua phỏng vấn trục tiếp khách hàng đến cửa hàng về nhu cầu tiêu thụ các loại xe để từ đó xác định được số lượng và kiểu loại để lập phương án kinh doanh. Nghiên cứu thị trường nước ngoài: Việc nghiên cứu thị trường nước ngoài bao giờ cũng khó khăn hơn là việc nghiên cứu thị trường trong nước. Hoạt động nghiên cứu thị trường nước ngoài bao gồm việc nghiên cứ về: Giá cả, chất lượng sản phẩm xe máy trên thị trường của công ty phía đối tác. Tình hình kinh doanh cuẩ công ty và thị trường nước ngoài trước sự biến động của thị trường. Tình hình kinh tế chính trị – xã hội, văn hoá và những tập quán trong kinh doanh của phía đối tác. Đối với công ty QHQT-ĐTSX , thì thị trường nhập khẩu xe máy của công ty là thị trường Trung Quốc, một thị trường quen thuộc của công ty, công ty thường có những đợt đi khảo sát trực tiếp thị trường, trước khi thực hiện đàm phán kí kết hợp đồng nhập khẩu. Lập PAKD: Qua nghiên cứu thị trường công ty đưa ra PAKD cụ thể của mình về số lượng hàng cần nhập khẩu, giá nhập khẩu, phương thức thanh toán với phía đối tác, tiến trình tổ chức thục hiện hợp đồng ... Hơn thế nữa lập PAKD để xác định doanh thu và lợi nhuận mà công ty sẽ đạt được. Ta có thể lấy ví dụ cho kế hoạch thực hiện nhập khẩu xe máy của công ty năm 2001 như sau: Chỉ tiêu số lượng (chiếc) Giá trị (1000đ) Xe máy IKD 39.900 322.950.000 Xe máy CKD 100 3.400.000 Lợi nhuận đạt 965.996 Việc nghiên cứu thị trường đầu ra cho sản phẩm là một điều không dễ dàng, nhất là đối với thị trường xe máy tại Việt Nam hiện nay. Công ty đã xác định hướng đi cho mình lầ tập trung vào thị trường người tiêu dùng với thu nhập không cao, nhu cầu về xe đi lại với gía rẻ nhưng chất lượng phải đảm bảo Trong nghiên cứu thị trường ưu điểm của công ty đó là nắm bắt thông tin về thị hiếu của khách hàng nhanh do có hệ thống đại lí phân phối rộng khắp, và đội ngũ nhân viên có tay nghề và trình độ cao. Tuy nhiên, như vậy công ty vẫn chưa chủ động được nguồn hàng cần nhập do: Về lập phương án kinh doanh thì xây dựng kế hoạch cho cả năm đã xác định được mục tiêu doanh số của công ty nhưng như thế là sẽ không theo sát với thực tế vì nhu cầu có thể thay đổi theo từng thời kỳ. Chưa có đội ngũ đi sâu nghiên cứu thị trường, và phân tích sự biến động của thị trường để chủ động. Để chủ động hơn trong kinh doanh xe máy, nắm bắt thông tin nhanh nhạy, tìm hiểu nhu cầu thị hiếu của khách hàng về chủng loại xe, mầu sắc kiểu dáng và nhất là muốn quảng bá được xe của mình tới khác hàng về chất lượng cũng như mẫu mã, uy tín thì công ty nên thành lập phòng Marketing riêng, đi sâu vào nghiên cứu thị trường và khách hàng của mình. Giao dịch, đàm phán và kí kết hợp đồng sơ bộ: Sau khi lập PAKD về kế hoạch sản lượng cho năm. Công ty sẽ tiến hành đàm phán và kí kết hợp đồng sơ bộ với phía đối tác Trung Quốc về số lượng xe sẽ nhập khẩu theo kế hoạch cho cả năm. Quá trình giao dịch đàm phán kí kết này trực tiếp do giám đốc công ty là KS Phạm Thành Công, cùng với một số người của công ty như phiên dịch, trưởng phòng kinh doanh, các chuyên viên kĩ thuật của công ty trực tiếp sang Trung Quốc đàm phán với phía Trung Quốc mà cụ thể là công ty CHONQING CQ MEC bên Trung Quốc. Việc lựa chọn các thành viên đàm phán, công ty căn cứ vào trình độ nghiệp vụ ngoại thương của họ và căn cứ vào đặc điểm của hàng hoá và thị trường giao dịch. Mỗi thành viên của đoàn đàm phán sẽ được giao một nhiệm vụ nhất định. Giám đốc là người phát ngôn chính của công ty trong suốt quá trình đàm phán, dưới sự giúp đỡ của phiên dịch. trưởng phòn kinh doanh và các chuyên viên kĩ thuật đi theo đàm phán thì sẽ tham mưu cho giám đốc trong suốt quá trình đàm phán, như về số lượng, chất lượng, các thông số kĩ thuật cần đạt được trong thoả thuận giữa hai bên. Trong khâu chuẩn bị, công ty cũng tính toán trước các khả năng có thể xảy ra trong đàm phán để tìm cách giải quyết hợp lý nhất và đề ra các mục tiêu cho cuộc đàm phán. Ví dụ, mục tiêu đặt ra cho kế hoạch sản lượng nhập khẩu cả năm là 39.900 xe dạng IKD mà trước mắt phía đối tác chưa có đủ để sản xuất thì thống nhất về số lượng nhập khẩu theo từng đợt và phẩi đảm bảo đủ cả về số lượng chất lượng cũng như giá cả. Hay không thoả thuận được để đi đến ký kết hợp đồng thì khi đầm phán phải tạo ra được tính cạnh tranh, công ty sẵn sàng thoả hiệp với công ty khác để đi đến hợp đồng có lợi. Nhìn chung mọi mục tiêu của các cuộc đàm phán là mua hàng với giá rẻ nhất nhưng chất lượng cao nhất. Trong đàm phán sơ bộ hai bên cũng đàm phán về các điều khoản của hợp đồng: Tên hàng: đó là xe máy dạng IKD, CKD với hai nhãn hiệu chính là Wake up 110cc và Preaml II. Số lượng: cụ thể theo số lượng mà công ty đã lập trong phương án kinh doanh cho cả năm về kế hoạch thực hiện sản lượng. Ví dụ nhập khẩu với khối lượng khoảng 40.000 chiếc trong đó 39.000 xe dạng IKD, 100 xe dạng CKD. Cách thức thanh toán: bâo gồm đồng tiền thanh toán và phương thức thanh toán. Về đồng tiền thanh toán thì có thể sử dụng đồng tiền của nước nhập khẩu, nước xuất khẩu hay dùng đồng tiền của nước thứ ba và thường là đồng ngoại tệ mạnh. Và trong thoả thuận hai bên đã thống nhất dùng đồng đô la Mỹ để thanh toán. Phương thức thanh toán là bằng thư tín dụng không huỷ ngang. Phương thức giao hàng: thì dùng hai phương thức đó là vận chuyển bằng ô tô, và bằng đường sắt. Nếu vận chuyển bằng đường sắt thì bên Trung Quốc sẽ có nghĩa vụ thuê toa tàu vận chuyển hàng về đến ga Yên Viên - Hà Nội, cong công ty sẽ thuê ô tô chở về. Còn vận chuyển hàng hoá bằng ô tô thì địa điểm giao hàng là tại biên giới, tại cửa khẩu Hữu Nghị Lạng Sơn. Sẽ bàn giâo hàng và chuyển rủi ro tại cửa khẩu. Giá cả: theo gía DAF Chất lượng: theo tiêu chuẩn kĩ thuật được đăng kí tại Trung Quốc. 3. Giao dịch, đàm phán và kí kết hợp đồng cụ thể: Vì công ty đã tiến hành kí kết hợp đồng sơ bộ với phía đối tác Trung Quốc, nên việc tiến hành đàm phán kì này chỉ là đàm phán cụ thể về số lần giao hàng, hay số lượng hàng cụ thể cho từng chuyến. Ví dụ: thực hiện việc giao hàng lần một năm 2001 vào cuối tháng 1 vói số lượng là 9.000 chiếc. Việc đàm phán này được tổ chức tại Việt Nam và ngay tại công ty, do trưởng phòng kinh doanh đứng ra trực tiếp đàm phán. Vì vây việc chuẩn bị cho đàm phán không mấy khó khăn và phức tạp. Về thời gian thì cuộc đàm phán thường diễn ra nhanh chóng và mục đích của cuộc đàm phán thường rõ ràng hơn. Gặp gỡ trước khi đàm phán: hai bên giới thiệu các thành viên trong đoàn, tặng quà lưu niệm và chụp ảnh. Tiến hành đàm phán: cụ thể theo các khoản mục của hợp đồng, chủ yếu là các điều kiện: tên hàng, số lượng, chất lượng, thanh toán, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, phương thức giao hàng... Tên hàng: Khi đàm phán về điều khoản tên hàng, thì phải ghi chính xác tên hàng hoá. Ví dụ khi ghi vào hợp đồng điều khoản tên hàng thì phải ghi rõ: “ nhập khẩu linh kiện xe máy dạng IKD nhãn hiệu xe Wake up 110 cc “. Và cụ thể công ty nhập về hai loại xe chính là Wake up 110 cc và Prealm II, tuỳ vào tình hình biến động về mặt hàng xe trên thị trường mà công ty tiến hành đàm phán nhập về với số lượng như thế nào Số lượng: Đối vớp công ty QHQT-ĐTSX thì xin giấy phép nhập khẩu theo năm, nên số lượng đã được xác định cụ thể, khi đàm phán phải căn cứ vào PAKD đã lập mà đàm phán về số lượng xe trên theo tên hàng cụ thể. Ví dụ: 5.000 xe Wake up 110cc 4.000 xe Prealm II Chất lượng: Công ty Chongping là một công ty lớn của Trung Quốc về mặt hàng này nên về chất lượng xe là đảm bảo 100%, xe nhập khẩu từ Trung Quốc đã được đăng ký chất lượng bên Trung Quốc tại China Council for Promotion of IT(CCPIT) Giá cả: Đây là điều kiện rất quan trọng trong hợp đồng kinh tế nói chung và hợp đồng nhập khẩu nói riêng, điều khoản giá cả liên quan trực tiếp với điều kiện cơ sở giao hàng, số lượng, chất lượng của hàng hoá. Khi thoả thuận hai bên có gắng thương lượng để đạt đến giá thoả thuận hai bên cùng có lợi Phương thức thanh toán: dùng phương thức thư tín dụng chứng từ không huỷ ngang Đồng tiền thanh toán: dùng đồng đô la Mỹ(USD). Điều kiện giao hàng: Theo điều kiện DAF (dilivered at frontier) tại cửa khẩu Hữu nghị - Lạng Sơn. Công ty dùng phương thức DAF vì công ty Choqing nằm sâu trong nội địa, nên vận chuyển bằng đường bộ có lợi hơn là vận chuyển bằng đường biển. Thoả thuận: Nếu cuộc đàm phán thành công thì công ty và đối tác sẽ tiến hành kí kết hợp đồng bao gồm các điêù khoản mà các bên đã tham gia thoả thuận. Sau khi hai bên đã đồng ý với những thoả thuận trên thì tiến hành kí kết hợp đồng. Bước tiếp theo đó là thực hiện hợp đồng nhập khẩu đó, thì cả hai bên đều có nghĩa vụ thực hiện. Đối với công ty QHQT-ĐTSX quá trình giao dịch, đàm phán được chia làm hai giai đoạn : Đàm phán, kí kết hợp đồng sơ bộ Đàm phán, kí kết hợp đồng cụ thể Đối với qui trình đàm phán kí kết hợp đồng này việc chia làm hai giai đoạn thì ta thấy ưu điểm là: Xác định được mục tiêu dõ dàng đối với từng lần đàm phán. Nếu hợp đòng sơ bộ được kí kết sẽ rất thuận lợi cho quá trình đàm phán tiếp theo, quá trình đàm phán cụ thể sẽ rút ngắn được thời gian và chi phí và đi thẳng vào vấn đề. - Tạo được mối quan hệ tốt giữa hai bên, công ty và phía đối tác Trung Quốc, vì thị trường Trung Quốc là thị trường đẩy tiềm năng và phía đối tác Trung Quốc là một công ty sản xuất xe máy lớn tại Trung Quốc. Nhưng quá trình đàm phán này cũng có những nhược điểm của nó. Do ký hợp đồng sơ bộ theo dự kiến kế hoạch cả năm như phương án kinh doanh và giấy phép nhập khẩu đã lập thì sẽ giảm tính hiệu quả khi tình hình thực tế trên thị trường biến động và không chủ động được nguồn hàng. 4. Qui trình tổ chức thực hiện hợp đồng : Sau khi ký kết được hợp đồng nhập khẩu xe máy với phía đối tác, công ty bắt đầu triển khai quá trình nhập khẩu. Việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhạp khẩu được tiến hành như sau: Việc xin giấy phép nhập khẩu: Theo thông tư:”Hướng dẫn thực hiện quyết định của Thủ tướng Chính phủ số 242/ 1999/QT-TTG ngày 30/12/1999về điều hành xuất nhập khẩu hàng hoá” đã giảm khá nhiều lượng nhập khẩu. Mặt hàng xe máy là một trong những mặt hàng được Nhà nước quản lý chặt chẽ để đánh thuế. Theo nghị định 89/CP ngày 15/12/1995 kể từ ngày 1/2/1996 trở đi, chỉ còn 9 trường hợp cần phải xin giấy phép xuất nhập khẩu: hàng xuất nhập khẩu mà nhà nước quản lý bằng hạn ngạch, hàng tiêu dùng nhập khẩu theo kế hoạch được Thủ tướng chính phủ duyệt, máy móc thiết bị nhập khẩu bằng vốn ngân sách, hàng của doanh nghiệp được thành lập theo luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam, hàng phục vụ thăm dò khai thác dầu khí, hàng dự hội trợ triển lãm, hàng gia công, hàng tạm nhập tái xuất, hàng nhập khẩu thuộc diện cần điều hành để đảm bảo cân đối nhu cầu trong nước. Công việc xin giấy phép nhập khẩu tại công ty QHQT-ĐTSX là theo kế hoạch sản lượng cả năm, chứ không phải theo từng hợp đồng. Công việc này do phòng kinh doanh thực hiện. Giấy phép nhập khẩu do Bộ công nghiệp cấp. Sau khi ký kết hợp đồng sơ bộ với phía đối tác Trung Quốc, công ty tiến hành làm thủ tục xin giấy phép kinh doanh trình lên bộ. Hồ sơ xin giấy phép kinh doanh gồm có: Hợp đồng nhập khẩu giữa công ty và phía đối tác trung Quốc. Phiếu hạn ngạch nhập khẩu. L/C Các giấy tờ khác có liên quan: + Hoá đơn thương mại + Chứng nhận xuất xứ Làm thủ tục hải quan: Công việc này được giao cho phòng kinh doanh thực hiện Thông thường hàng nhập khẩu của công ty về theo đường bộ là tại cửa khẩu Hữu Nghị - Lạng Sơn và theo đường sắt là ga Yên Viên - Hà Nội. Khi làm thủ tục hải quan thông thường phải xuất trình cho hải quan nhứng giấy tờ sau: Tờ khai hàng nhập khẩu Hợp đồng nhập khẩu Bảng kê chi tiết hàng hoá Danh mục số khung, số máy Hoá đơn thương mại Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh của công ty Giấy giới thiệu của công ty Giấy xác nhận của Bộ công nghiệp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá Bên công ty phải có nghiă vụ hoàn thành thủ tục hải quan để hàng hoá được thông quan, còn về phía hải quan sau khi kiểm tra giấy tờ và hàng hoá sẽ có quyết định cho hàng qua biên giới, giao lại cho nhân viên của công ty: Tờ khai hải quan Thông báo cho công ty về các khoản thuế phải nộp, và biên lai nộp lệ phí. Giao nhận và kiểm tra hàng hóa nhập khẩu: Trước khi giao nhận hàng hoá thì công ty phải hoàn tất các thủ tục để có thể tiến hành giao nhận hàng. Công ty sẽ được thông báo gửi hàng từ phía đối tác Trung Quốc trước 20 ngày, trước khi nhận hàng tại cửa khẩu. Thông báo này bao gồm: thông báo về số L/C, số hợp đồng, tên hàng, khối lượng, số xe, bao bì ký mă hiệu. Việc tiến hành giao nhận và kiểm tra hàng hoá công ty cử người trực tiếp liểm tra tại cửa khẩu, hai bên công ty