Luận văn Hoàn thiện quy trình gia công hàng may mặc xuất khẩu sang thị trường Mỹ tại xí nghiệp may xuất khẩu Thanh Trì

Tỷ trọng % 35 50 55 Nguồn : phòng xuất nhập khẩu Biểu 1: Tỷ trọng kim ngạch xuất khẩu sang thị trường Mỹ (triệu USD) Qua bảng số liệu trên ta thấy giá trị hàng may mặc xuất khẩu sang thị trường Mỹ ngày càng chiếm một vị trí quan trọng nhất là sau khi hiệp định thương mại Việt Mỹ được ký kết. Kim ngạch hàng gia công xuất sang thị trường Mỹ tăng rất nhanh từ 35% trong năm 2003 đến năm 2004 đã lên tới 50%, và đến năm 2005 con số đó là 55%. Điều này cho thấy năm 2005, xí nghiệp đã ký được thêm được một số hợp đồng mới với các khách hàng sang các thị trường mới như : Nam Phi, Newziland…  2.2.5. Hình thức gia công Hình thức gia công xuất khẩu chủ yếu của xí nghiệp là “nhận nguyên liêu và giao thành phẩm“.Khi thực hiện gia công, bên khách hàng giao đầy đủ nguyên vật liệu như vải, cúc, khoá…cho xí nghiệp, nhưng cũng có khi phía khách hàng chỉ giao những nguyên liệu chính còn xí nghiệp phải lo một số nguyên phụ liệu. Hiện nay, xí nghiệp vẫn chủ trương thực hiện hai hình thức: gia công đơn thuần và gia công theo phương thức mua đứt bán đoạn. Mặc dù, gia công đơn thuần là hoạt động còn mang nhiều điểm hạn chế nhưng cho tới nay nó vẫn chiếm một tỷ trọng lớn trong họat động kinh doanh của xí nghiệp. Để thấy rõ hơn vị trí của hình thức gia công nhận nguyên liệu xuất thành phẩm trong cơ cấu doanh thu của xí nghiệp ta có thể xem xét bảng số liệu sau : Bnảg 5: So sánh tỷ lệ gia công đơn thuần và gia công mua nguyên liệu bán thành phẩm xuất sang thị trường Mỹ ở xí nghiệp may xuất khẩu Thanh Trì Đơn vị tính : nghìn USD Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Giá trị hàng gia công xuất khẩu sang thị trường Mỹ 5.250 8.500 11.275 Gia công mua nguyên liệu bán thành phẩm 262 850 1.353 Tỷ lệ 5% 10% 12% Gia công đơn thuần 4.988 7.650 9.922 Tỷ lệ 95% 90% 88% Nguồn : Phòng xuất nhập khẩu Biẻu 2: Sự biến đông giữâ hai hình thức gia công tại xí nghiệp may xuất khẩu Thanh Trì Qua bảng số liệu trên ta thấy tỉ lệ gia công mua nguyên liệu bán thành phẩm của xí ngiệp biến động qua từng năm, tỉ lệ gia công đơn thuần có xu hướng giảm dần, năm 2003 chiếm 95% giảm xuống còn 90% năm 2004 và 83% năm 2005. Tỉ lệ gia công đơn thuần giảm đồng nghĩa với việc tỉ lệ gia công mua nguyên liệu bán thành phẩm tăng lên, nhưng tỉ lệ biến đổi giữa hai hình thức này không lớn. Trong khi đó, ta có thể thấy rõ hiệu quả của gia công đơn thuần thấp hơn nhiều so với gia công mua nguyên liệu bán thành phẩm. Vì vậy trong tương lai xí nghiệp cần có những biện pháp để hoàn thiện hơn nữâ phương thức gia công xuất khẩu để chuyển dần sang hình thức xuất khẩu trực tiếp. 2.2.2. Mặt hàng gia công của xí nghiệp sang thị trường Mỹ Các sản phẩm may mặc của xí nghiệp xuất sang thị trường Mỹ đòi hỏi chất lượng khá cao, không những phải đáp ứng những tiêu chuẩn mà còn phải phù hợp với thị hiếu, phong tục tập quán của người tiêu dùng Mỹ. Hiện nay, các mặt hàng gia công chủ yếu của xí nghiệp xuất sang thị trường Mỹ là : áo sơ mi, áo jacket, quần, áo phông, hàng dệt kim…  Bảng 6: Tình hình xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Giá trị Tỷ trọng ( % ) Giá trị Tỷ trọng ( % ) Giá trị Tỷ trọng ( % ) áo jacket 1.870 35,62 3120 36,71 4.788 42,47 Quần các loại 1.340 25,52 2587 30,44 4.000 35,48 Dệt kim 378 7,2 434 5,1 493 4,37 áo phông 886 16,87 1069 12,58 988 8,76 Sản phẩm khác 776 14,79 1290 15,17 1.006 8,92 Tổng số 5.250 100 8.500 100 11.275 100 Đơn vị tính : nghìn USD Nguồn : phòng xuất nhập khẩu Qua bảng trên cho thấy giá trị sản phẩm của xínghiệp xuất khẩu sang thị trường Mỹ tăng rất nhanh, từ 5.250 nghìn USD năm 2003 đến năm 2004 đã lên tới 8.500 nghìn USD và con số đó là 11,275 nghìn USD trong năm 2005. Trong đó mặt hàng xuất khẩu chủ đạo của xí nghiệp là áo jacket (chiếm tới 42,7% ) và các loại quần (35,48% ). Từ năm 2003 đến năm 2005 số lượng và giá trị các sản phẩm dệt kim và áo phông đã giảm đi hẳn. Đây là những sản phẩm mang tính chất đáp ứng nhu cầu chung của thị trường chưâ phải là những sản phẩm cao cấp có hàm lượng kỹ thuật cao. Cho nên giá trị gia công thu được từ những sản phẩm này không nhiều. Đặc biệt trong năm 2005, với sự nỗ lực trong việc nâng cao chất lượng sản phẩm xí nghiệp đã nhận được một số đơn đặt hàng có số lượng tuy không lớn nhưng lại có giá trị cao như áo vest nam và nữ, áo sơ mi, áo jacket 3 lớp. Như vậy có thể thấy rằng sản phẩm cao cấp như áo vest, áo sơ mi của xí nghiệp đang ngày càng được khách hàng ưu chuộng và đặt gia công, nhưng sản phẩm áo phông và hàng dệt kim thì lại có xu hướng giảm, nguyên nhân của tình trạng này là do sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường thế giới. 2.2.3. Giá gia công Hiện nay, xí nghiệp may xuất khẩu Thanh Trì luôn áp dụng nhiều mức giá linh hoạt đối với từng khách hàng, từng mặt hàng nhưng vẫn đảm bảo hoạt động kinh doanh vẫn có lãi. Ngoài những sản phẩm có giá quốc tế chung, đối với những sản phẩm có tính đặc thù, xí nghiệp còn tham khảo mức giá của các doanh nghiệp khác như : Công ty may 10, may Nhà Bè, Công ty may Thăng Long…Do đó, giá gia công của xí nghiệp luôn sát với thị trường. Sau đây là một số đơn giá các mặt hàng gia công chính của xí nghiệp. Bảng 7: Đơn giá gia công một số mặt hàng may mặc xuất khẩu sang thị trường Mỹ Mặt hàng Đơn giá ( USD ) Jacket 2,1 – 5,2 Quần dài 1,4 – 2,5 áo phông 0,64 – 1,05 áo vét 2,5 – 4 Dệt kim 0,6 – 2,1 Nguồn : phòng xuất nhập khẩu Qua bảng giá trên ta thấy Jacket và áo vest là hai mặt hàng có giá trị lớn nhất. Trong đó Jacket là một trong những mặt hàng gia công chính của xí nghiệp hiện nay có đơn gá từ 2,1-5,2 USD (áo Jacket 3 lớp có giá gia công từ 4-5,2 USD). Tiếp theo là áo vest-đây là mặt hàng có giá gia công cao 2,5-4 USD nhưng số lượng còn hạn chế và những năm trước do điều kiện máy móc thiết bị chưâ cho phép nên xí nghiệp không nhận gia công mặt hàng này. Chỉ đến năm 2004, sau khi đã đầu tư đổi mới trang thiết bị, xí nghiệp đã nhận gia công mặt hàng áo vest xuất khẩu sang thị trường Mỹ. Tuy nhiên số lượng còn chưâ nhiều. Mặt hàng áo phông và dệt kim có số lượng xuất khẩu sang thị trường Mỹ tương đối lớn. Tuy nhiên tổng giá trị của chúng lại không cao do giá gia công thấp. Giá gia công của mặt hàng áo phông từ 0,6-1,05 USD, mặt hàng dệt kim 0,6-2,1 USD. Như vậy trong thời gian tới, xí nghiệp cần đẩy mạnh đầu tư trang thiết bị để có thể nhận gia cồng những mặt hàng có giá trị lớn như áo vest, áo sơ mi… 2.2.4. Khách hàng Xí nghiệp may xuất khẩu Thanh Trì thực hiện việc gia công hàng may mặc xuất khẩu sang thị trường Mỹ thông qua trung gian là các khách hàng của xí nghiệp. Bảng 8: Khách hàng gia công chủ yếu của xí nghiệp may xuất khẩu Thanh Trì sang thị trường Mỹ giai đoạn 2003 – 2005 Đơn vị tính : nghìn USD Tên khách hàng Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 TRANWAY co.ltd 412 488 452 MSA-co.ltd 678 943 1.782 ELEGANTEAM co.ltd 805 847 1.320 SHINHA 247 GFT fashion 498 678 803 GLOBAL co.ltd 557 610 HS APPAREL 127 412 514 GET WAY co.ltd 328 488 532 CHINA ARIA 945 543 780 NKK coropopation 988 1.500 ON GOOD co.ltd 300 MAXPORT co.ltd 375 386 439 DONG YANG 197 510 555 Các hãng khác 885 1660 1.411 Tổng 5.250 8.500 11.275 Nguồn : phòng xuất nhập khẩu Khách hàng chủ yếu của xí nghiệp vẫn là các khách hàng truyền thống, bạn hàng lâu năm như : MSA-co.ltd, ELEGANTEAM co.ltd…đến từ các nước EU, Hàn Quốc, Hồng Kông…Trong giai đoạn 2003-2005, sự tăng nhanh chóng của lượng khách hàng gia công cho thấy uy tín của xí nghiệp đã được khẳng định. Xí nghiệp đã không quá phụ thuộc vào một số khách hàng mà chủ động liên hệ và tìm các đối tác mới. Ví dụ như năm 2005, xí nghiệp đã ký kết được một số hợp đồng với các khấch hàng mới như : SHINHA, ON GOOD co.ltd, qua đó nâng cao hiệu quả trong sản xuất kinh doanh và mở rộng thị trường xuất khẩu. 3. Thực trạng quy trình gia công xuất khẩu sang thị trường Mỹ 3.1. Hoạt động nghiên cứu thị trường và tìm đối tác Khi tiến hành một hoạt động kinh doanh, công việc đầu tiên là phải bghiên cứu thị trường. Nghiên cứu thị trường giúp cho xí nghiệp nắm vững những thông tin cần thiết về thị trường, đặc biệt để có thể hợp tác với các doanh nghiệp Mỹ, xí ngjiệp phải tìm hiều rất nhiều về quy định về thương mại của Mỹ.Xí nghiệp phải nắm được những quy định đó để điều chỉnh quan hệ hợp đồng giữa mình và các đối tác trong luật thương mại của Mỹ, và những điểm khác biệt so với luật thương mại Việt Nam. Nắm vững các luật và các quy định về thuế và hải quan của Mỹ như: chế độ ưu đãi thuế quan phổ cập, cơ sở tính thué hay những quy định về xuất xứ hàng hoá…có tác động trực tiếp đến quyền lợi và nghĩa vụ của doanh nghiệp dệt may. * Để thi hành Luật xác định sản phẩm may mặc xuất khẩu vào thị trường Mỹ, phải có một hoá đơn thương mại cho toàn bộ chuyến hàng may mặc trị giá hơn 500 $. Hoá đơn hàng may mặc phải bao gồm các nội dung sau : - Tỷ lệ % theo trọng lượng tất cả các nguyên liệu làm nên sản phẩm may mặc cũng như từng loại sợi của lớp vải bên ngoài ( Trừ vải lót, cổ tay áo, bo tay, cổ áo và những phần phụ khác) theo thứ tự. - Đối với những hàng may mặc làm bằng một hay nhiều loại nguyên liệu ( sợi, dệt, da, lông thú…), hoá đơn phải ghi rõ tỷ lệ các loại sợi theo trọng lượng đối với từng nguyên liệu sợi dệt riêng trong sản phẩm và tỷ lệ theo trọng lượng từng loại nguyên liệu không phải sợi đệt trong toàn bộ sản phẩm. - Đối với hàng áo thun trắng và áo lót, phải cho biết hàng có túi hay thêu ren * Chính sách thuế nhập khẩu : Biểu thuế nhập khẩu của Hoa Kỳ rất phức tạp và được tính theo nhiều phương pháp khác nhau. Hàng may mặc xuất xứ từ các nước được hưởng quy chế MFN nhập khẩu vào Hoa Kỳ chịu mức thuế suất tham chiếu áp tại cột 1, gọi là “mức thuế suất MFN của HTS “ hay mức thuế suất ưu đãi. Sản phẩm may mặc của các nước không được hưởng MFN như Việt Nam hiện nay phải chịu mức thuế suất cao hơn, áp tại cột 2 của biểu thuế. Mức thuế suất này thường cao hơn mức thuế suất ưu đãi rất nhiều. * Quy định hệ thống hạn ngạch hàng may mặc vào thị trường Mỹ Tính đến năm 1998, Mỹ đã ký hiệp định song phương vưói 45 nước, trong đó có 37 nước là thành viên của WTO và hiệp định này được xây dựng trên cơ sở thương lượng với thời hạn có hiệu lực từ 3- 6 năm. Về cơ bản, mức hạn ngạch nhập khẩu hàng may mặc vào thị trường Mỹ sẽ được xác định trên cơ sở giá trị hoặc khối lượng hàng đã đưa vào thị trường Mỹ ở thời điểm đàm phán. Nếu khối lượng hàng may mặc đưa vào Mỹ đạt100.000 tá sản phẩm thì hải quan của Mỹ bắt đầu theo dõi và khi khối lượng này tăng lên 200.000 tá sản phẩm thì phía Mỹ sẽ chính thức đề nghị đàm phán để xác định hạn ngạch nhập khẩu. Như vậy, để Việt Nam có thể nhận được hạn ngạch nhập khẩu lớn thì 1-2 năm đầu kể từ khi Hiệp định có hiệu lực, các doamh nghiệp xuất khẩu hàng may mặc của Việt Nam phải nỗ lực tối đâ để có thể đưa khối lượng hàng hoá lớn sang thị trường Mỹ. * Nghiên cứu đối tác nhằm tìm kiếm bạn hàng ổn định, đáng tin cậy và hợp pháp. Nghiên cứu đối tác cũng có nghĩa là nghiên cứu bạn hàng trên các mặt : Thái độ kinh doanh, lịch sử phát triển, khả năng tài chính, lĩnh vực hoạt động và uy tín của họ trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên công việc này đựơc xí nghiệp ít quan tâm vì tâm lý là các bạn hàng làm ăn lâu năm nên đôi phần hiểu được nhau qua các thương vụ làm ăn trước đây. Nghiên cứu và lựa chọn đối tác giúp cho xí ngiệp có những phương thức kinh doanh thích hợp, tránh các rủi ro. Các thông tin về thị trường Mỹ của xí nghiệp thường được tìm kiếm thông qua Bộ thương mại, qua mạng internet, Phòng thương mại & công nghiệp Việt Nam và các khách hàng quen thuộc. Vói phương pháp này thì thông tin mà xí nghiệp thu được có độ chính xác không cao mặc dù tương đối ít tốn kém. 3.2. Giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng Trên thực tế đối tác của xí nghiệp thường là các bạn hàng lâu năm, có quan hệ thường xuyên. Vì vậy họ luôn tự tìm đến xí nghiệp để đặt hàng gia công. Những đơn đặt hàng này thường đầy đủ các điều khoản, nội dung như một hợp đồng do bên đối tác nước ngoài soạn thảo ra. Từ đó xí nghiệp tiến hành phân tích các điều khoản và sẽ thoả thuận lại với phía đối tác nếu thấy có sự không phù hợp trong nội dung của điều khoản (thường là các điều khoản về giá cả). Ví dụ tháng 3/2004 xí nghiệp đã phải liên lạc, thoả thuận lại với phía đối tác GET WAY co.ltd về mức giá gia công mặt hàng áo jacket. Chính vì vậy các bên phải đàm phán với nhau để đưa ra những thống nhất chung làm cơ sở cho việc lập hợp đồng. Thông thường xí nghiệp hay sử dụng hình thức đàm phán qua thư tín, fax. Riêng với hình thức đàm phán gặp gỡ trực tiếp xí nghiệp chỉ sử dụng khi hợp đồng có yêu cầu thành phẩm về mẫu mã phức tạp, chất lượng cao.Sau khi đàm phán, thống nhất được các điều khoản trong hợp đồng thì bước tiếp theo là ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng gia công. Hàng năm xí nghiệp nhận được các hợp đồng từ các đối tác gia công xuất khẩu sang thị trường Mỹ. Năm 2004, xí nghiệp ký được 26 hợp đông trong đó có 7 hợp đông xuất sang thị trường Mỹ. Năm 2005 đã ký được 24 hợp đồng trong đó có 9 hợp đồng gia công hàng may mặc xuất sang thị trường Mỹ với các khách hàng như: MAXPORT co.ltd, MSA-Co.LTD…Hợp đồng của xí nghiệp đều được ký kết bằng văn bản và do phó giám đốc phụ trách việc kinh doanh xuất nhập khẩu đảm nhiệm. 3.3. Thực hiện hợp đồng 3.3.1. Làm thủ tục hải quan để nhận nguyên liệu Sau khi hợp đồng gia công đã chính thức được ký kết, hai bên sẽ tiến hành mở các phụ lục đi kèm hợp đồng chính đó. Trong phụ lục có ghi rõ : Tên sản phẩm, số lượng gia công, mã hàng và số lượng từng mã hàng, yêu cầu về định mức tiêu hao nguyên vật liệu. Phòng kỹ thuật của bên nhận gia công sẽ chuyên trách việc tính định mức tiêu hao cụ thể đối với từng mã hàng, sau đó lập một bảng định mức thực tế sản xuất và tính toán số nguyên vật liệu cần thiết cho việc sản xuất. Trên cơ sở đó phòng xuất nhập khẩu sẽ đăng ký nguyên phụ liệu với bên đặt gia công. 3.3.1.1. Đăng ký hợp đồng gia công Trước đây (trước ngày 1/ 9/ 1998), sau khi kí hợp đồng gia công với khách hàng nước ngoài, đơn vị gia công phải tiến hành đăng kí hợp đồng gia công tại Bộ Thương Mại và phải được sự cho phép của Bộ thì mới thực hiện hựp đồng gia công. Nhưng kể từ sau ngày 1/ 9/ 1998, để tạo thuận lợi cho các doanh nghiệp, chính phủ đã ra nghị định chung quy định các doanh nghiệp nhận gia công cho khách hàng nước ngoài chỉ cần đăng ký hợp đồng tại các đơn vị hải quan nơi doanh nghiệp đóng trụ sở chính mà không phải thông qua Bộ Thương Mại. Thực hiện chủ trương này, sau khi ký hợp dồng gia công với phía khách hàng nước ngoài, xí nghiệp may xuất khẩu Thanh Trì đã đăng ký hợp đồng gia công tại cục hải quan thành phố Hà Nội để tiện cho việc làm thủ tục. Bộ hồ sơ xí nghiệp trình cho đơn vị hải quan thành phố Hà nôi để làm thủ tục tiếp nhận gồm : - Hợp đồng gia công xuất khẩu giữa hai bên : 02 bản chính và 02 bản dịch ( nếu hợp đồng lập bằng tiếng Anh ). - Các phụ lục, phụ kiện hợp đồng gia công hàng may mặc. - Giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu của xí nghiệp. - Danh mục máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu. - Đinh mức tiêu hao nguyên vật liêu. Cục hải quan thành phố Hà Nội sau khi tiếp nhận hồ sơ, xem xét, xác nhận và cho phép thực hiện hợp đồng. 3.3.1.2. Thủ tục nhận nguyên vật liệu Được sự đồng ý của chi cục hải quan thành phố Hà Nội cho phép thực hiện hợp đồng gia công, xí nghiệp sẽ đôn đốc bên đặt gia công nhanh chóng cung cấp nguyên liệu để kịp tiến độ sản xất. Thông thường, nguyên phụ liệu của bên đặt gia công gửi cho xí nghiệp là không đủ một container nên phải ghép chung với hàng của đơn vị khác. Vì vậy xí nghiệp phải thực hiện các công việc sau : - Làm đơn xin đăng ký địa điểm kiểm hoá với chi cục hải quan thành phố Hà Nội. Trên đơn này có ghi rõ : Tên hàng, số lượng, trọng lượng, số vận tải đơn, tên tàu, tên cửa khẩu nhập…và địa điểm xin kiểm hoá. - Làm đơn xin hải quan chuyển tiếp hàng hoá nhập khẩu về làm thủ tục hải quan tại địa điểm kiểm hoá. Cử nhân viên xí nghiệp hoặc uỷ quyền cho công ty vận tải đến cảng nhạn nguyên vật liệu và chuyển về địa điểm kiểm hoá. - Làm thủ tục nhập khẩu với hải quan cửa khẩu. Xí nghiệp phải nộp và xuất trình bộ hồ sơ hải quan khi làm thủ tuc đăng ký gồm: + Các giấy tờ phải nộp Tờ khai nguyên phụ liệu nhập khẩu : 02 bản chính theo mẫu tờ khai HQ-99-XNK.Khi làm tờ khai này, cục hải quan sẽ cấp cho xí nghiệp một số dăng ký tờ khai, hải quan sẽ quản lý việc nhận nguyên vật liệu theo số đã mở để tiện cho việc thanh khoản hợp đồng sau này. Ngoài ra trên tờ khai hải quan còn ghi các chứng từ kèm theo và hải quan ghi ngày mà xí nghiệp nhận hàng. Vận tải đơn : 01 bản sao do phía khách hàng gửi sang. Hoá đơn thương mại ( Commercial Invoice ) : 01 bản chính và 02 bản sao. Trên hoá đơn thương mạ ghi cụ thể tên công ty tiếp nhận hàng hoá, liệt kê nguyên vật liệu về số lượng, đơn giá, giá trị. Bảng kê chi tiết hàng hoá: 1 bản chính và 2 bản sao. Trên bảng kê chi tiết hàng hoá có ghi mã, tên nguyên vật liệu, số lượng, trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì Tất cả các hoá đơn thương mại, bảng kê chi tiết đều phải có dấu và chữ ký của bên đặt gia công. + Các giấy tờ phải xuất trình Bảng thống kê tờ khai nhập khẩu ( Bảng kê chi tiết hàng nhập khẩu ) theo mẫu 01/GC của hải quan. Trong mỗi hợp đồng gia công mở 02 bảng thống kê tờ khai nhập khẩu, xí nghiệp giữ một bản để xuất trình cho hải quan khi làm thủ tục nhận nguyên vật liệu, còn một bản sao do hải quan lưu. Hợp đông và phụ lục của hợp đồng gia công liên quan tới việc nhận nguyên vật liệu đã được cục hải quan thành phố Hà Nội tiếp nhận. - Lấy mẫu nguyên vật liệu : Hải quan lấy mẫu nguyên vật liệu để làm cơ sở đối chiếu khi làm thủ tục xuất khẩu thành phẩm. Mẫu hàng phải do cán bộ hải quan và đại diện của xí nghiệp cùng lấy, ghi rõ tên mẫu và các chứng từ kèm theo mẫu. Mẫu sau khi được niêm phong hải quan được giao cho xí nghiệp bảo quản để xuất trình khi làm thủ tục xuất sản phẩm. - Sau khi hoàn thành việc làm thủ tục hải quan cửa khẩu, hồ sơ được gửi tới bộ phận hải quan kiểm hoá. Cán bộ hải quan liểm hoá sẽ kiểm tra nguyên vật liệu bằng cách lấy xác suất 10% số nguyên vật liệu để kiểm tra, nếu không có vấn đề gì thì xác nhận cho phép giải phóng hàng. 3.3.2. Nhận và kiểm tra nguyên vật liệu 3.3.2.1. Nhận nguyên vật liệu Trong các hợp đồng gia công của xí nghiệp may xuất khẩu Thanh Trì thường quy định giao nguyên liệu theo điều kiện CIF Hải Phòng. Do xí nghiệp đã ký hợp đồng uỷ thác với cảng, nên khi nhập cảng, hãng tàu sẽ trực tiếp đứng ra giao nhận vói cảng rồi đưa hàng về vị trí an toàn. kho hoặc bãi. Trước khi tàu đến, đại lý vận tải hoặc hãng tàu sẽ gửi “Giấy báo tàu đến” để xí nghiệp biết và tới nhận “Lệnh giao hàng (D/O)”. Để nhận đượcD/O, cán bộ xuất nhập khẩu của xí nghiệp cần xuất trình vận đơn gốc (OB/L), giấy giứi thiệu của xí nghiệp. Đại lý sẽ giữ lại OB/L và trao 3 bản D/O cho xí nghiệp. Có D/O, xí nghiệp sẽ nhanh chóng làm thủ tục để tiếp nhận nguyên phụ liệu. Trường hợp xí nghiệp nhận hàng nếu số lượng không lớn, không đủ một container : Cán bộ xuất nhập khẩu đến cảng để đóng phí lưu kho và xếp dỡ, lấy biên lai. Sau đó đem biên lai lưu kho, 3 bản D/O, hoá đơn thương mại, bản kê chi tiết đến văn phòng đại lý hãng tàu tại cảng để ký xác nhận D/O, tìm vị trí để hàng, tại đây lưu một D/O. Cán bộ xuất nhập khẩu mang 2 D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ một D/O và làm 2 phiếu xuất kho cho xí nghiệp. Đồng thời xí nghiệp phải xuất trình phiếu chuyển tiếp cho hải quan cảng Hải Phòng. Đem 2 phiếu xuất kho đê xem hàng, làm thủ tục xuất kho, tách riêng hàng hoá, xếp nguyên phụ liệu lên xe chuyên dùng và chở về xí nghiệp. Trường hợp xí nghiệp nhận nguyên container : Trong trường hợp này, cán bộ xuất nhập khẩu của xí nghiệp cần làm thủ tục mượn container tại hãng tàu bao gồm: đóng tiền, ký quỹ, phí xếp dỡ. Tiếp đó, đem bộ chứng từ: 3 bản D/O có chữ ký của nhân viên hải quan và đóng dấu “đã tiếp nhận tờp khai”, biên lai thu phí xếp dỡ và phí vận chuyển của hãng tàu, biên lai thu tiền phí lưu giữ container, đơn xin mượn container đã được chấp nhận đến văn phòng hãng tàu để làm giấy xuất container kho bãi. Tại đây, cán bộ của xí nghiệp sẽ giữ một D/O, cùng nhân viên phụ trách bãi tìm container, kiểm tra tính nguyên vẹn của container và SEAL (kẹp chì). Nhận hai bản “Lệnh vận chuyển” của nhân viên kho bãi. Mang phiếu chuyển tiếp đén hải quan kho bãi để nhân viên hải quan kiểm tra, ký xác nhận số container, số seal, tờ khai và lệnh vận chuyển. Xuất container ra khỏi bãi, nộp một lệnh vận chuyển cho hải quan cổng cảng, một cho bảo vệ cảng, đưa container về kho của xí nghiệp. 3.3.2.2. Kiểm tra nguyên vật liệu Khi nguyên vật liệu xuống khỏi container, cán bộ kho của xí nghiệp cùng với cán bộ mặt hàng của phía đối tác cùng theo dõi hàng thực tế có khớp và đúng với List đã được cung cấp không. Trước khi nhập kho, xí nghiệp tiến hành kiểm tra nguyên vật liệu theo mã, màu, số lượng, chất lượng như sau : Quá trình kiểm tra nguyên liệu Sau khi kiểm tnguyên vật liệu, hàng đạt gắn thẻ màu xanh và chuẩn bị đưa vào sản xuất còn hàng không đảm bảo chất lượng gắn thẻ màu đỏ đồng thời lập thông báo vật tư không phù hợp gửi phòng kế hoạch thông báo với khách hàng để có biện pháp xử lý. Hướng dẫn quá trình kiểm tra nguyên liệu Bước công việc Danh mục kiểm tra Tần suất kiểm tra Thiết bị kiểm tra Tài liệu kiểm tra Mức yêu cầu Cách giải quyết/biểu mẫu Người thực hiện Kiểm tra chất lượng nguyên liệu Kiểm tra canh sợi, khổ vải Kiểm tra ngẫu nhiên ít nhất 3 cuộn vải mỗi mẫu của một loại nguyên liệu - Thước - Trực quan - Máy - Tài liệu kỹ thụât - Bảng màu có xác nhận của khách Đúng tiêu chuẩn kỹ thuật và bảng màu - Đánh dấu trực tiếp đề can dán (Mũi tên màu đỏ) chỉ vào lỗi. - Tất cả các lô hàng kiểm tra đều được nhân viên kiểm tra kho ghi vào BM.07.KH.01 gửi về phòng kế hoạch thông báo với khách hàng để có biện pháp xử lý Nhân viên kiểm tra - Độ đồng đều của ô kẻ, chất lượng dệt, in hoa, kẻ -Thước - Trực quan - Tiêu chuẩn kỹ thuật Kiểm tra tính đồng màu - Trực quan - Tiến hành đồng thời trên máy cùng thủ kho - Tài liệu kỹ thuật Kiểm tra lượng bề mặt (Xác định lỗi dệt và các lỗi ngoại quan khác) - Trực quan - Tiến hành đồng thời trên máy cùng thủ kho Tài liệu kỹ thuật và bảng mày có xác nhận của khách hàng Hướng dẫn quá trình kiểm tra nguyên liệu Bước công việc Danh mục kiểm tra Tần suất kiểm tra Thiết bị kiểm tra Tài liệu kiểm tra Mức yêu cầu Cách giải quyết/biểu mẫu Người thực hiện Kiểm tra cúc, ôzê, chuông, chốt - Kích thước. - Mỗu sắc - Hình dánh. - Chất liệu Lấy ngẫu nhiên từ 3 đến 5 đơn vị bao gói nhỏ của từng màu. Sau đó lấy từ 5 đến 10% số lượng của từng gói trộn lẫn để kiểm tra. - Trực quan - Mẫu chuẩn do khách hàng hoặc nhà thầu cung cấp (nếu có). - Tài liệu kỹ thuật. - Bảng mầu Đảm bảo độ đồng đều về hình dáng, kích thước, mầu sắc, đúng với mẫu chuẩn và tiêu chuẩn kỹ thuật phụ liệu Ghi phiếu kiểm tra phụ liệu, lập biên bản BM.07.KH.02 sự không phù hợp thông báo cho cán bộ mặt hàng và khách hàng có biện pháp xử lý Nhân viên kiểm tra phụ liệu kho Kiểm tra chỉ Kiểm tra mầu sắc, chất lượng, ghi số sợi, độ dài. - Lấy ngẫu nhiên từ 3 đến 5 đơn vị để bao gói. - Mỗi gói lấy từ 3 đến 5 cuộn để kiểm tra. - Trực quan - Máy đo Đảm bảo độ đồng đều mầu, các chỉ tiêu khác, đúng mẫu chuẩn và tiêu chuẩn kỹ thuật Kiểm tra các loại nhãn Kiểm tra nội dung, mầu sắc, chất liệu, kích thước, các lỗi dệt ngoại quan. - Lấy ngẫu nhiên từ 3 đến 5 đơn vị để bao gói. - Mỗi gói lấy từ 5 đến 10% số lượng trong từng gói để kiểm tra - Trực quan - Thước Đúng tiêu chuẩn phụ liệu và mẫu chuẩn 3.3. Tổ chức gia công Sau khi tiếp nhận nguyên vật liệu từ khác hàng, xí nghiệp tiến hành sản xuất gia công. Căn cứ vào các tác ngiệp kỹ thuật khách hàng cung cấp và thời gian giao hàng mà xí nghiệp lên kế hoạch sản xuất. Chuẩn bị sản xuất : Đây là khâu quan trọng có tính quyết định của quá trình sản xuất. Nó đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành đồng bộ, nhịp nhàng và liên tục, đảm bảo hiệu quả của quá trình sản xuất. Chuẩn bị sản xuất liên quan đến nhiều khâu, nhiều bộ phận. Tài liệu kỹ thuật có liên quan bao gồm : những yêu cầu của khách hàng, mã hàng, số lượng sản phẩm, tỷ lệ cỡ, tỷ lệ màu…Hệ thống kỹ thuật đòi hỏi xí nghiệp phải tuân thủ những yêu cầu, những chỉ dẫn của khách hàng. Có như vậy mới đáp ứng đúng những thoả thuận trong hợp đồng. Tài liệu được khách hàng giao cho phòng xuát nhập khẩu, sau đó phòng xuất nhập khẩu sẽ chuyển đến các bộ phận có liên quan và trước tiên là phòng kỹ thuật. Sau khi tiếp nhận nguyên liệu từ khách hàng, xí nghiệp tiến hành gia công sản xuất hàng may mặc, căn cứ vào các tác ngiệp kỹ thuật mà khách hàng đã cung cấp, và thời gian giao hàng mà xí nghiệp lên kế hoạch sản xuất. Quá trình gia công hàng may mặc bao gồm 5 khâu chính : giác mẫu, cắt vải, rải truyền, hoàn thành sản phẩm và đóng gói. Sau khi lên kế hoạch cho từng khâu, cán bộ kỹ thuật trực tiếp giám sát chỉ đạo từng công đoạn sản xuất. Cụ thể : Khâu giác mẫu : Đây là khâu rất qua