Luận văn Hoàn thiện quy trình Kiểm toán Chi phí sản xuất kinh doanh trong kiểm toán báo cáo tài chính do Phòng Kiểm toán nội bộ của Tổng Công ty Thành An thực hiện

ác trên cả nước, mỗi đơn vị lại có đặc trưng riêng đòi hỏi phải bố trí các cuộc kiểm toán phù hợp nhằm đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả nhất. Mặc dù đã ra đời và hoạt động gần mười năm nay nhưng do đặc thù của KTNB nên quy mô phòng KTNB của TCT là nhỏ. Vì thế, thông thường Trưởng phòng KTNB là người lập kế hoạch kiểm toán chiến lược đồng thời là người phụ trách toàn bộ hoạt động kiểm toán. Kế hoạch này được gửi lên Tổng Giám đốc để Tổng Giám đốc phê chuẩn, sau khi phê chuẩn Tổng Giám đốc sẽ căn cứ vào kế hoạch kiểm toán đó để đưa ra Thông báo về hoạt động KTNB gửi đến các đơn vị thành viên để phối hợp, tạo điều kiện cho hoạt động của phòng KTNB. Nhờ đó, các đơn vị được kiểm toán có sự chuẩn bị trước để khi có đoàn KTNB về kiểm toán sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho đoàn hoạt động nhằm giảm chi phí, thời gian kiểm toán mà vẫn đảm bảo được hiệu quả của cuộc kiểm toán. 2. Chuẩn bị kiểm toán Trong quy trình kiểm toán, chuẩn bị kiểm toán là bước công việc đầu tiên nhằm tạo tiền đề và điều kiện cụ thể trước khi thực hành kiểm toán. Bình thường đây là công việc quan trọng để nâng cao chất lượng công tác kiểm toán. Nhất là ở Việt Nam, khi mà hoạt động kiểm toán nói chung và hoạt động KTNB nói riêng ra đời chưa được bao lâu thì khâu chuẩn bị này lại càng quan trọng vì nó tạo cho các KTV phòng KTNB phong cách làm việc khoa học, giúp KTV có thể chủ động khi tiến hành hoạt động kiểm toán tại TCT. Hơn nữa, chuẩn bị kiểm toán tốt sẽ tạo ra rất nhiều thuận lợi cho phần thực hành kiểm toán tiếp theo. Tại TCT Thành An, khâu chuẩn bị kiểm toán bao gồm các bước sau: Khảo sát, thu thập thông tin về đơn vị được kiểm toán. Lập kế hoạch kiểm toán chi tiết. Chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho cuộc kiểm toán. Thông báo chương trình kiểm toán cho đơn vị được kiểm toán. 2.1. Khảo sát, thu thập thông tin về đơn vị được kiểm toán Thu thập thông tin về đơn vị được kiểm toán là một bước công việc không thể thiếu đối với một cuộc kiểm toán nói chung. Đối với KTNB khách thể thường xuyên và duy nhất là ban quản lý đơn vị nơi có tổ chức KTNB, vì thế khách thể kiểm toán của KTNB là không thay đổi qua các kỳ kế toán. Do đó, bước khảo sát, thu thập thông tin này chỉ cần phải tiến hành một lần khi bộ phận KTNB được thành lập. Sau đó, KTV chỉ cần thu thập một cách thường xuyên những thông tin mới, những thay đổi trong đơn vị để bổ sung cho những thông tin ban đầu của mình về đơn vị được kiểm toán. Những thông tin này, kiểm toán viên lưu vào hồ sơ kiểm toán. Cụ thể các thông tin cần thu thập về đơn vị được kiểm toán gồm: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị. Đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý, tổ chức lao động của đơn vị. Hệ thống KTNB của đơn vị . Đặc điểm tình hình hạch toán kinh doanh, mô hình phân cấp tài chính của đơn vị. Những khó khăn, thuận lợi của hoạt động SXKD trong kỳ của đơn vị. Tình hình thực hiện của đơn vị trong kỳ kế hoạch. Đối với Công ty xây lắp 96 những thông tin cần thu thập gồm: Biểu 2: Giấy tờ làm việc – Thu thập thông tin Tổng cục hậu cần Nội dung kiểm toán TCT thành an Thu thập thông tin Phòng KTNB Công ty xây lắp 96 là Doanh nghiệp thành viên của TCT Thành An- Tổng Cục Hậu Cần được thành lập theo quyết định số 533/QĐ- Ngày 21/04/1996 của Bộ trưởng Bộ Quốc Phòng. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 109912 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Đà Nẵng cấp ngày 05 tháng 6 năm 1996, với ngành nghề kinh doanh xây dựng các công trình công nghiệp dân dụng, công nghiệp chế biến gỗ, xây dựng các công trình giao thông, thuỷ lợi, thuỷ điện, SXKD vật liệu xây dựng và sản xuất nước đá lạnh. Ngoài ra, Công ty còn thực hiện chức năng kinh doanh Nhà khách tại số 96 đường Trần Phú- Nha Trang- Khánh Hoà, theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 310027 ngày 25 tháng 5 năm 1998 do Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Khánh Hoà cấp. Cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động SXKD và hạch toán kế toán: Tại văn phòng Công ty: Ban Giám đốc Công ty gồm 4 Đ/c: 01 Giám đốc, 03 Đ/c Phó Giám đốc. Các phòng chức năng gồm 05 phòng: Phòng kế hoạch đầu tư, Phòng dự án đấu thầu, Phòng tài chính, Phòng chính trị, Văn phòng. Sơ đồ 7: Tổ chức bộ máy Công ty xây lắp 96 Ban Giám đốc Phòng Kế hoạch đầu tư Phòng dự án đấu thầu Phòng tài chính Văn phòng Phòng chính trị Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hạch toán CPSXKD và tính giá thành sản phẩm theo phương pháp trực tiếp. Doanh thu được xác định và ghi nhận căn cứ vào giá trị quyết toán công trình, hạng mục công trình được chủ đầu tư chấp nhận thanh toán. Khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng, năm 2003 thực hiện theo QĐ 166/1999/QĐBTC ngày 30/12/1999, năm 2004 sử dụng tính khấu hao TSCĐ theo Quyết định số 206/2003/QĐBTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài Chính. Thực trạng họat động một số năm gần đây: Tuy gặp nhiều khó khăn do sự cạnh tranh của các Doanh nghiệp khác hoạt động trong lĩnh vực xây lắp song toàn thể các cán bộ công nhân viên Công ty vẫn phấn đấu hoàn thành kế hoạch được giao. Trong năm 2004 doanh thu đạt mức 120 tỷ đồng. Sau khi thu thập đầy đủ thông tin về đối tượng kiểm toán, KTV tiến hành đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ. Biểu 3: Giấy tờ làm việc- Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ Tổng cục hậu cần Nội dung kiểm toán TCT thành an Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ Phòng KTNB Tên đơn vị kiểm toán:Công ty xây lắp 96 Người thực hiện: Tạ thị Hoan Niên độ kế toán: 01/01/2004- 31/12/2004 Ngày thực hiện: 23/01/2005 Cơ sở dẫn liệu: Phỏng vấn nhân viên trong Công ty Hồ sơ, tài liệu kế toán Môi trường kiểm soát: Giám đốc là người có tác phong làm việc nghiêm túc, rất đúng nguyên tắc, tuân thủ mọi thủ tục và đòi hỏi nhân viên luôn luôn phải tuân thủ các quy định của Nhà nước nói chung, cũng như quy định trong chế độ TCKT của Bộ Tài chính và TCT. Các phó Giám đốc luôn là người trợ giúp đắc lực cho Giám đốc trong phạm vi trách nhiệm của mình, luôn tuân thủ tốt các quy định, nội quy. Kế toán trưởng do chịu sự điều hành của Ban Giám đốc nên cũng rất nguyên tắc trong công tác quản lý tài chính của Công ty. ………………………………………………………… Hệ thống thông tin kế toán: Chứng từ kế toán đầy đủ, gọn gàng, sạch sẽ, dễ kiểm tra, được bảo quản tốt. Các thủ tục kiểm soát: Có sự cách ly thích hợp về trách nhiệm: Cách ly giữa người bảo quản tài sản với kế toán quản lý TSCĐ, tiền…Cách ly quyền phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với người bảo quản tài sản. Có sự uỷ quyền của các nhà quản lý cho cấp dưới trong việc quyết đinh và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định. Đảm bảo được sự phân chia trách nhiệm, quyền hạn. Sau khi tiến hành tìm hiểu tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ, KTV sẽ tiến hành đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ. KTV nội bộ đã hiểu rất rõ về hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị mình. Vì thế, thông thường, KTV chỉ cần đánh giá đối với hệ thống kiểm soát nội bộ từ lần kiểm tra, kiểm toán đầu tiên, còn các lần sau chỉ chỉ xem xét lại nếu trong đơn vị được kiểm toán có những thay đổi quan trọng. Đối với Công ty xây lắp 96, KTNB tìm những điểm khác biệt của Công ty với các đơn vị khác, đây chính là những điểm mà KTV cần lưu ý trong suốt quá trình kiểm toán. Sau quá trình tìm hiểu, KTV đưa ra nhận xét là hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện khá nghiêm túc, KTV đã khai thác được những đặc điểm nổi bật của hệ thống này, từ đó phân tích và phục vụ cho việc lập kế hoạch kiểm toán chi tiết ở bước tiếp theo. 2.2. Lập kế hoạch kiểm toán chi tiết Căn cứ vào kế hoạch kiểm toán chiến lược đã được Tổng Giám đốc phê duyệt và kết quả khảo sát, thu thập thông tin về đơn vị được kiểm toán, trưởng đoàn kiểm toán lập kế hoạch chi tiết cho cuộc kiểm toán. Kế hoạch đó bao gồm các nội dung: Mục đích, yêu cầu của cuộc kiểm toán: Kiểm tra, xác nhận, đánh giá tính trung thực, hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu của thông tin trong BCTC của đơn vị trên cơ sở các chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành. Chỉ ra và kiến nghị với đơn vị những sai sót nhằm chấn chỉnh, nâng cao chất lượng của công tác quản lý tài chính, kế toán của đơn vị:đề xuất với cấp có thẩm quyền bổ sung, sửa đổi, cải tiến chế độ quản lý tài chính, kế toán. Nội dung các lĩnh vực kiểm toán: 1. Kiểm toán tài sản, nguồn vốn. 2. Kiểm toán doanh thu, thu nhập khác. 3. Kiểm toán CPSXKD, chi phí khác. 4. Kiểm toán chi ngân sách. 5. Kiểm toán toàn bộ hoạt động tài chính năm 2004 của Công ty. 6. Kiểm toán BCTC năm 2004 của Công ty. 7. Kiểm toán tình hình công nợ tồn đọng. 8. Kiểm toán tình hình tuân thủ về chế độ quản lý tài chính, hạch toán kế toán Nhà nước, chấp hành quy định trong nội bộ TCT, hệ thống kiểm soát nội bộ. Phạm vi kiểm toán: Kiểm toán toàn bộ các đơn vị trực thuộc . Giới hạn kiểm toán: Đoàn KTNB ghi nhận số dư đầu kỳ của các tài khoản kế toán từ ngày 01/01/2004 theo biên bản thẩm tra quyết toán của TCT đối với Công ty xây lắp 96 và số dư trên các tài khoản kế toán đến ngày 31/12/2004 của Công ty. Trong quá trình kiểm toán, đoàn có xem xét một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh của những năm trước. Do thời gian ngắn, Đoàn không tiến hành kiểm kê vật tư, hàng hoá, thành phẩm tồn kho, sản phẩm dở dang, tiền mặt tiền tồn quỹ tại đơn vị, thời điểm 01/01/2004 và 31/12/2004 của Công ty, không đối chiếu xác nhận các khoản công nợ, phải thu, phải trả với các đối tượng ngoài đơn vị. Thời kỳ kiểm toán: Kiểm toán BCTC niên độ kế toán năm 2004. Nội dung và phương pháp kiểm toán: Nội dung các lĩnh vực kiểm toán được trình bày trong Đề cương kiểm toán chi tiết, trong đó mô tả một cách cụ thể mục đích, nội dung, phương pháp kiểm toán của toàn bộ cuộc kiểm toán cũng như từng công việc, phần hành kiểm toán cụ thể. Đề cương này cũng do trưởng phòng kiểm toán lập, trình Tổng Giám đốc TCT thông qua rồi gửi xuống các đơn vị trực thuộc. Bố trí nhân sự: Thành phần tham gia đoàn kiểm toán gồm các KTV nội bộ của phòng KTNB- đây là các nhân sự chính. Ngoài ra, do yêu cầu về thời gian và chất luợng cuộc kiểm toán mà nhân sự phòng KTNB là có hạn nên thường thì Tổng Giám đốc hoặc trưởng phòng KTNB điều thêm nhân sự của phòng tài chính ở Tổng Công ty lên. Thêm vào đó, có thể sử dụng thêm chuyên gia bên ngoài như các chuyên gia về xây dựng…Tuy nhiên, việc bố trí nhân sự trong đoàn kiểm toán mới chỉ dừng lại ở việc bố trí danh sách KTV kiểm toán tại đơn vị, còn việc phân công công việc cho từng KTV chưa được dự trù trước trong kế hoạch chi tiết mà đến đơn vị mới tiến hành phân công cụ thể (không đưa vào văn bản). 2.3. Chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho cuộc kiểm toán Chuẩn bị các tài liệu, các điều kiện cần thiết cho cuộc kiểm toán: Tài liệu gồm: Quyết định kiểm toán của Tổng Giám đốc TCT, kế hoạch đã được phê duyệt, các tài liệu khảo sát, thu thập về tình hình đơn vị, các văn bản về chính sách, chế độ quản lý kinh tế, tài chính, kế toán của Nhà nước, TCT và Công ty. Các đồ dùng văn phòng cần thiết và giấy tờ làm việc. Báo cáo quyết toán tài chính năm 2004 của Công ty và các Xí nghiệp thành viên. Báo cáo quản trị năm 2004 của Công ty và các Xí nghiệp thành viên. Các chứng từ, sổ sách tài chính kế toán năm 2004. Phổ biến các quy định trong đoàn kiểm toán: Trước khi tiến hành một cuộc kiểm toán, Trưởng đoàn kiểm toán tiến hành phổ biến với đoàn kiểm toán các nội dung sau: kế hoạch tổng thể và kế hoạch chi tiết, các quy định, quy chế làm việc của đoàn trong quá trình kiểm toán, những đặc thù nổi bật của đơn vị được kiểm toán. 2.4. Thông báo chương trình làm việc cho đơn vị được kiểm toán Trước khi tiến hành kiểm toán, Trưởng đoàn kiểm toán sẽ gửi cho lãnh đạo, kế toán trưởng đơn vị được kiểm toán tài liệu gồm: Quyết định, kế hoạch kiểm toán, trong đó nêu rõ thời gian và danh sách đoàn kiểm tra tại mỗi đơn vị. Dưới đây là các tài liệu được gửi xuống các đơn vị trực thuộc trong năm kiểm toán 2004 như sau: Biểu 4: Giấy tờ làm việc- Quyết định kiểm toán của Tổng Giám đốc TCT TCT Thành an Phòng KTNB Số…/KH- KTNB Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Quyết định của Tổng Giám đốc v/v kiểm toán BCTC năm 2004 Căn cứ… Theo đề nghị của Trưởng phòng KTNB Quyết định 1.Phòng KTNB thực hiện kiểm toán BCTC năm 2004 đối với Xí nghiệp XDCT 36, Chi nhánh miền Trung, Công ty xây lắp 96, 665, Xí nghiệp cơ khí XD 141, chi nhánh TP HCM, Công ty TV & TNCN 491, Chi nhánh Hoà Bình, Cơ quan TCT theo Quy chế KTNB ban hành theo quyết định số 181 QĐ/KTNB- HĐQT và đề cương chi tiết của phòng KTNB. ……………………………………… Biểu 5: Giấy tờ làm việc- Kế hoạch kiểm toán nội bộ TCT Thành an Phòng KTNB Số…/KH- KTNB Phê duyệt của TGĐ Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Ngày 30 tháng 12 năm 2004 Kế hoạch kiểm toán nội bộ năm 2005 - Căn cứ quyết định số 832TC/QĐ/CĐKT ngày 20/10/1997 của Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành quy chế KTNB. - Căn cứ vào Quyết định số 61/QĐH- 16 ngày 02/4/1998 của Chủ nhiệm TCHC về thành lập Phòng KTNB thuộc TCT Thành An. - Căn cứ vào tình hình SXKD, tình hình tổ chức hạch toán kế toán của các đơn vị thành viên thuộc TCT. Phòng KTNB thông báo kế hoạch kiểm toán năm 2005 như sau: a.Đợt 1: Kiểm tra báo cáo quyết toán tài chính năm 2004 Kết hợp cùng Phòng Tài Chính TCT thành lập đoàn kiểm tra số liệu BCTC năm 2004 của toàn bộ các đơn vị thành viên trực thuộc TCT, trước khi báo cáo quyết toán tài chính với Tổng Giám đốc. Thời gian dự kiến từ ngày 20/01/2005 đến 25/02/2005. Kế hoạch cụ thể, phòng sẽ thống nhất cùng phòng tài chính TCT. B.Đợt 2: KTNB toàn diện về hoạt động tài chính và hạch toán kế toán của các đơn vị trực thuộc TCT năm 2004 Các đối tượng kiểm toán : Kiểm toán các đội, công trường. Kiểm toán các XN, Chi nhánh đại diện. Kiểm toán Công ty. Nội dung kiểm toán: Kiểm toán toàn diện hoạt động tài chính của đơn vị. Kiểm toán BCTC và báo cáo kế toán của đơn vị. Kiểm toán tính tuân thủ pháp luật Nhà nước, quy định của Bộ Quốc phòng, quy định của TCT. Kiểm toán hệ thống kiểm soát nội bộ tại Doanh nghiệp. Các đơn vị được kiểm toán: Stt Tên đơn vị Số ngày Thời gian kiểm toán (Không kể ngày nghỉ theo chế độ) Từ ngày Đến ngày 1 Xí nghiệp XDCT 36 25 01/03/2005 04/04/2005 2 Chi nhánh Miền Trung 15 05/04/2005 29/04/2005 3 Công ty xây lắp 665 50 02/05/2005 12/07/200/ 4 Xí nghiệp cơ khí XD 141 15 13/07/2005 04/08/2005 5 Chi nhánh TP HCM 20 08/08/2005 06/09/2005 6 Công ty TV & TNCN 491 15 15/09/2005 06/10/2005 7 Chi nhánh Hoà Bình 15 10/10/2005 28/10/2005 8 Cơ quan TCT 20 01/11/2005 28/11/2005 Ghi chú: Ngoài kế hoạch kiểm toán lập trên, theo chỉ thị của TGĐ và tình hình cụ thể của các đơn vị, nếu có các đơn vị hoặc các nội dung phát sinh phòng sẽ thông báo sau: Nhận được bản thông báo kế hoạch này, yêu cầu các đơn vị có kế hoạch chuẩn bị chu đáo để công tác kiểm toán được tiến hành chính xác và nhanh gọn. Hà nội ngày 20/01/2005 Phòng KTNB Trưởng phòng Như vậy, kế hoạch kiểm toán thông báo cho các đơn vị đã chi tiết về thời gian thực hiện còn thành phần cụ thể sẽ do Trưởng phòng KTNB bố trí cho từng cuộc kiểm toán cụ thể. Từ đó, tạo điều kiện giúp đơn vị phối hợp cùng đoàn. Có thể thấy rằng, công tác chuẩn bị kiểm toán tại Công ty đã tuân thủ nghiêm chỉnh quy định của TCT song kế hoạch kiểm toán còn thiếu chi tiết mới chỉ dừng lại ở thời gian mà chưa đề cập đến nhân sự. Đây là một hạn chế của KTNB Công ty. Song những sự chuẩn bị trên cũng là tương đối đầy đủ để thực hiện KTNB ở các bước tiếp theo. 3. Thực hiện kiểm toán Trong phần thực hiện kiểm toán này, chúng ta sẽ tìm hiểu thực tiễn vận dụng những phương pháp kiểm toán vào quy trình kiểm toán CPSXKD tại Công ty xây lắp 96. ở Công ty xây lắp 96 là một đơn vị hạch toán độc lập, do đó quy trình kiểm toán cũng được xây dựng phù hợp với đặc điểm chi phí nói chung cũng như công tác hạch toán kế toán chi phí nói riêng tại Công ty. Chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty bao gồm CPSXKD tại các đơn vị trực thuộc và tại Văn phòng Công ty. Chỉ tiêu CPSXKD của Công ty chỉ có được trên cơ sở tập hợp tất cả các số liệu từ các bộ phận đó, trong đó CPSXKD của các đơn vị trực thuộc là bộ phận chủ yếu. Do đó, kiểm toán CPSXKD tại các đơn vị trực thuộc là công việc quan trọng có ý nghĩa quyết định ảnh hưởng đến BCTC của toàn Công ty. Trong khâu thực hiện kiểm toán, KTV phải tiến hành qua hai bước: Đối chiếu tổng quát chỉ tiêu CPSXKD của đơn vị. Tiến hành kiểm tra chi tiết đối với từng yếu tố cấu thành chi phí đó. Dưới đây là những thủ tục kiểm toán mà KTV nội bộ đã thực hiện trong kiểm toán CPSXKD tại Công ty xây lắp 96. 3.1. Đối chiếu tổng quát chỉ tiêu chi phí sản xuất kinh doanh của đơn vị Đây là bước đầu tiên khi tiến hành kiểm toán bất kỳ một khoản mục nào trên BCTC. Để tiến hành bước này, KTV cần thu thập các tài liệu sau: Báo cáo kế toán nội bộ: Bảng cân đối phát sinh tài khoản: mẫu số B01- KTNB CPSXKD theo yếu tố: mẫu số B02- KTNB Sổ cái các TK: Sổ cái TK 154- CPSXKD dở dang theo yếu tố chi tiết đến từng hạng mục công trình: TK 1541- Chi phí vật liệu chi tiết đến từng công trình; TK 1542- Chi phí nhân công chi tiết đến từng công trình; TK 1543- Chi phí sử dụng máy thi công công trình chi tiết đến từng công trình; TK 1544- Chi phí dịch vụ mua ngoài chi tiết đến từng công trình; TK 1545- Chi phí bằng tiền khác chi tiết đến từng công trình. Sổ cái TK 621- Chi phí NVLTT chi tiết đến từng hạng mục công trình Sổ cái TK 622- Chi phí NCTT chi tiết đến từng Sổ cái TK 623- Chi phí sử dụng máy thi công Sổ cái TK 627- Chi phí SXC chi tiết theo từng yếu tố và từng hạng mục công trình Sơ đồ 8: Sơ đồ đối chiếu tổng quát chi phí sản xuất kinh doanh B02- KTNB Sổ cái các TK liên quan Bảng cân đối số phát sinh Cụ thể, việc đối chiếu được tiến hành như sau: Do TK 154; TK 621; TK 622; TK 623; TK 627 là các TK không có số dư nên KTV sẽ tiến hành đối chiếu số phát sinh. Số phát sinh của TK 154 sẽ bao gồm số phát sinh của TK: 621; 622; 623; 627 vì cuối kỳ số phát sinh của các TK này sẽ được chuyển toàn bộ sang TK 154. Sau khi đối chiếu số liệu từ các tài liệu ở trên, KTV sẽ mở rộng kiểm tra sang các yếu tố chi phí có chênh lệch. Còn nếu số liệu đã khớp đúng thì KTV xác nhận số liệu cho đơn vị. Tuy nhiên, cho dù số liệu giữa số tổng hợp và các báo cáo đã khớp nhau thì bước tiếp theo KTV vẫn cần phải kiểm tra chi tiết để chứng minh cho sự đúng đắn về số liệu đó. Trong trường hợp KTV phát hiện chênh lệch ngay từ bước đối chiếu tổng quát, KTV yêu cầu kế toán đơn vị giải trình số liệu trước khi mở rộng kiểm tra nhằm tránh những chênh lệch do chuyển sổ, đánh máy nhầm. Thường thì ở bước đối chiếu tổng quát sự chênh lệch hiếm khi xảy ra vì hệ thống kiểm soát nội bộ ở đơn vị trực thuộc tương đối tốt, hoạt động kiểm tra, đối chiếu diễn ra thường xuyên nên số liệu tổng quát này luôn khớp đúng. Dưới đây là giấy tờ làm việc của KTV trong bước đối chiếu tổng quát tại cuộc kiểm toán CPSXKD ở công trình xây dựng sân bay Sơn Trà (Đà Nẵng) do Công ty xây lắp 96 thực hiện: Biểu 6: Giấy tờ làm việc- Đối chiếu tổng quát CPSXKD TCT Thành An nội dung kiểm toán Phòng KTNB Đối chiếu tổng quát Tên đơn vị được kiểm toán: Công ty xây lắp 96 Niên độ kế toán: 01/01/2004- 31/12/2004 Cơ sở dẫn liệu: B02- KTNB, Sổ cái B01- KTNB Người thực hiện: Tạ Thị Hoan Ngày thực hiện: 05/02/2005 1.Chi phí NVLTT Chỉ tiêu B02 Sổ cái TK 15411 B01 Chênh lệch Dư đầu kỳ 3 258 396 585 3 258 396 585 3 258 396 585 0 PS tăng 6 456 585 219 6 456 585 219 6 456 585 219 0 PS giảm 7 698 235 214 7 698 235 214 7 698 235 214 0 Dư CK 2 016 746 590 2 016 746 590 2 016 746 590 0 2.Chi phí NCTT Chỉ tiêu B02 Sổ cái TK 15421 B01 Chênh lệch Dư đầu kỳ 895 658 369 895 658 396 895 658 396 0 PS tăng 562 325 895 562 325 895 562 325 895 0 PS giảm 659 456 482 659 456 482 659 456 482 0 Dư CK 2 016 746 590 2 016 746 590 2 016 746 590 0 3.Chi phí SXC Chỉ tiêu B02 Sổ cái TK 15431 B01 Chênh lệch Dư đầu kỳ 562 582 562 562 582 562 562 582 562 0 PS tăng 231 259 568 231 259 568 231 259 568 0 PS giảm 586 123 586 586 123 586 586 123 586 0 Dư CK 207 718 544 207 718 544 207 718 544 0 4.Chi phí sử dụng máy thi công Chỉ tiêu B02 Sổ cái TK 15441 B01 Chênh lệch Dư đầu kỳ 23 456 896 23 456 896 23 456 896 0 PS tăng 35 146 565 35 146 565 35 146 565 0 PS giảm 45 156 892 45 156 892 45 156 892 0 Dư CK 13 446 569 13 446 569 13 446 569 0 5.Chi phí dịch vụ mua ngoài Chỉ tiêu B02 Sổ cái TK 15451 B01 Chênh lệch Dư đầu kỳ 0 0 0 0 PS tăng 258 300 258 300 258 300 0 PS giảm 258 300 258 300 258 300 0 Dư CK 0 0 0 0 6.Chi phí bằng tiền khác Chỉ tiêu B02 Sổ cái TK 15411 B01 Chênh lệch Dư đầu kỳ 0 0 0 0 PS tăng 4 856 235 4 856 235 4 856 235 0 PS giảm 4 856 235 4 856 235 4 856 235 0 Dư CK 0 0 0 0 Sau khi tiến hành đối chiếu, KTV có nhận xét chung là: Việc tổng hợp số liệu từ sổ cái lên các báo cáo là đúng đắn Sổ sách, báo cáo của đơn vị đầy đủ, được tổ chức sắp xếp, lưu giữ gọn gàng, khoa học, thuận tiện cho công tác kiểm tra. Như vậy, trong bước đối chiếu tổng quát này, KTV đã sử dụng phương pháp đối chiếu trực tiếp để xác minh số liệu về CPSXKD, sử dụng nhiều tài liệu khác nhau trong quá trình kiểm toán. 3.2. Kiểm tra chi tiết đối với chi phí sản xuất kinh doanh Sau khi tiến hành đối chiếu tổng quát, KTV tiến hành kiểm tra chi tiết CPSXKD. Đa số các sai phạm lại nảy sinh ngay từ khâu tập hợp CPSXKD vào sổ tổng hợp trong quy trình kế toán, do đó, kiểm tra chi tiết là không thể thiếu được trong mọi trường hợp số liệu trong bước đối chiếu tổng quát là khớp nhau hoặc không khớp nhau. Tại Công ty xây lắp 96, CPSXKD bao gồm:Chi phí nhân công, chi phí vật liệu, chi phí công cụ dụng cụ sản xuất, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. Khi tiến hành kiểm tra chi tiết KTV sẽ kiểm tra theo yếu tố cấu thành chi phí và kiểm tra việc xác định giá trị sản phẩm dở dang và tính giá thành. Mục tiêu của quá trình kiểm toán BCTC là xác nhận tính trung thực, hợp lý của các chỉ tiêu về chi phí phản ánh trên Báo cáo kế toán. Đối với chi phí, KTV xác định xem chi phí phản ánh trên sổ sách báo biểu có phải là số thực tế phát sinh tại đơn vị hay không. Vì thế, khi kiểm toán, chủ yếu KTV tại công ty quan tâm là những chi phí này có được hạch toán thừa hay thiếu không. Bên cạnh đó, sai phạm thường gặp đối với chi phí tại Công ty là ghi tăng nên đối chiếu ngược (tiến hành kiểm toán ngược với trình tự kế toán) là trình tự phổ biến được áp dụng tại Tổng Công ty. Cụ thể là: Các bước cơ bản Chứng từ kế toán Sổ chi tiết và sổ phụ Sổ cái Bảng tổng hợp kế toán Trình tự kế toán I II III IV Trình tự kế toán IV III II I Tại Công ty xây lắp 96 hoạt động kiểm toán CPSXKD được tiến hành như sau: 3.2.1 .Chi phí nhân công Chi phí nhân công tại Công ty xây lắp 96 bao gồm: Chi phí NCTT: Phần chi phí này hạch toán vào TK 622 sau đó kết chuyển vào TK 1542. Chi phí nhân công cho Văn phòng, quản lý: Phần chi phí này hạch toán vào TK 627 sau đó kết chuyển vào TK 1542. Chi phí nhân công tại Công ty xây lắp 96 bao gồm các mục sau: Tiền lương theo đơn giá; BHXH,BHYT, KPCĐ; Lương thêm giờ; Ăn giữa ca. Để tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả kiểm toán, kiểm toán chi phí nhân công có sử dụng số liệu của kiểm toán khoản mục tiền lương. Các thủ tục kiểm toán đối với khoản mục này được thực hiện như sau: Thủ tục 1: Tiến hành tính toán lại Tổng quỹ lương cả năm tại đơn vị dựa trên đơn giá tiền lương TCT giao cho. Tại Công ty xây lắp 96 việc tính toán quỹ lương thường được áp dụng theo từng công trình, hạng mục công trình . Do đó, KTV cần xem xét việc xác định tổng quỹ lương như vậy đã đúng chưa thông qua tính toán lại quỹ lương. Công thức xác định quỹ lương tại đơn vị như sau: Tổng quỹ lương = Khối lượng đơn vị thực hiện X Đơn giá thanh toán theo khu vực xây dựng Dựa vào công thức này, KTV tính toán lại quỹ lương tại đơn vị rồi tiến hành đối chiếu với số liệu tại đơn vị. Trong đó, khối lượng thực hiện được tính căn cứ vào dự toán thanh toán của công trình, KTV đối chiếu với số lượng nghiệm thu cho người lao động. Còn đơn giá đã được quy định theo khu vực từ phía TCT. Kiểm toán đã ghi lại thủ tục kiểm toán này trong Giấy tờ làm việc của mình Biểu 7: Giấy tờ làm việc- Kiểm tra Tổng quỹ lương TCT Thành An Phòng KTNB Nội dung kiểm toán Chi phí tiền lương Tính toán lại Tổng quỹ lương Tên đơn vị được kiểm toán: Công ty xây lắp 96 Niên độ kế toán: từ 01/01/2004 – 31/12/2004 Cơ sở dẫn liệu: Biểu 03- 06 Người thực hiện: Đ/ c Tạ Thị Hoan Ngày thực hiện: 05/02/2005 Biểu trích tiền lương năm 2004. Đơn vị: 1000 đ Tên công trình KL thực hiện Đơn vị tính ĐG thanh toán Tiền lương thực hiện Nhà làm việc của vùng 3 Hải quân 2561 m2 225 576 225 Đường HCM 258,650 km 10 521 2 721 256.65 Sân bay Sơn Trà 1025 m2 258 264 450 ……. Tổng quỹ lương 25 561 892 126 Qua tính toán lại quỹ lương, KTV nhận thấy số liệu này đã khớp với số liệu do Công ty xây lắp 96 tính. Thủ tục 2: Tiến hành tính toán lại lương thêm giờ và tiền ăn ca tại công ty xây lắp 96 Việc tính toán cũng tiến hành tương tự như đối với thủ tục 1. KTV cũng căn cứ vào khối lượng thực hiện để lập bảng tính toán rồi so sánh với số nghiệm thu cho người lao động. Song đối với tiền lương thêm