Luận văn Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học (AISC) thực hiện

h tế + Xây dựng và cài đặt các phần mềm quản lý xã hội + Lắp ráp các mặt hàng điện, điện tử, sửa chữa bảo hành, bảo trì các loại máy vi tính, các thiết bị điện tử. + Sản xuất và in ấn các loại giấy máy tính, giấy văn phòng Cơ cấu tổ chức văn phòng chính tại thành phố Hồ Chí Minh. Với dịch vụ cung cấp phong phú, đa dạng như trên cùng với chất lượng dịch vụ mang tính chuyên nghiệp, Công ty đã tạo được niềm tin cho khách hàng. Hiện nay AISC có trên 500 khách hàng thuộc các thành phần kinh tế khác nhau. Có thể mô hình hoá cơ cấu khách hàng của Công ty theo biểu đồ sau: Biểu đồ: Thị phần các khách hàng Qua biểu đồ trên cho thấy tỷ lệ doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài chiếm 18%. Hiện nay, đây là khách hàng có tiềm năng rất lớn, Công ty đang có kế hoạch tăng tỷ lệ khách hàng này trong cơ cấu khách hàng của mình. Kết quả kinh doanh và tình hình tài chính của AISC Với những bước phát triển, những cố gắng không ngừng nâng cao và khẳng định tên tuổi của mình, từ năm 1998, hàng năm Công ty đã tăng doanh thu lên tới gần 20 tỷ VND, tỷ lệ tăng bình quân là 12%. Một số chỉ tiêu kinh doanh của AISC trong 3 năm 2001, 2002, 2003 như sau: Bảng số 4: Một số chỉ tiêu kinh doanh của AISC Đơn vị tính: Triệu đồng Chỉ tiêu 2001 2002 2003 Doanh thu 15.832,00 17.732,00 19.860,00 Kiểm toán 9.024,24 10.816,52 12.114,60 Tư vấn 3.166,40 3.014,44 3.574,80 Dịch vụ tin học 3.641,36 3.901,04 4.170,60 Chi phí 13.482,00 14.186,00 16.285,00 Lợi nhuận 2.350,00 3.546,00 3.575,00 Thu nhập bình quân 2,20 2,50 2,70 Trong đó, tại AISC Hà Nội, doanh thu bình quân hàng năm: 2 tỷ đồng, lợi nhuận đạt trung bình khoảng 400 - 500 triệu đồng. Doanh thu bình quân hàng năm: 8%/1 năm. Với mức doanh thu tăng đều đặn hàng năm như trên, Công ty đã đóng góp một khoản đáng kể vào ngân sách nhà nước. Tuy nhiên, trong giai đoạn hiện nay, Công ty cũng gặp một số khó khăn trong việc tìm kiếm thị trường, do không phải tất cả các doanh nghiệp đều hiểu rõ về hoạt động và vai trò của kiểm toán. Vì vậy, AISC đang từng bước khắc phục khó khăn để khẳng định vị trí của mình. Giới thiệu về AISC – chi nhánh Hà Nội Chi nhánh AISC tại Hà Nội được thành lập theo Quyết định số 4485/QĐ - UB ngày 09 – 08 – 2001 của UBND thành phố Hà Nội. Chi nhánh hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 314886 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp ngày 04 – 08 – 2001. Khách hàng của chi nhánh bao gồm các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế, hoạt động hầu hết trong tất cả các ngành nghề như ngân hàng, thương mại, xây dựng, dịch vụ, bưu chính viễn thông, công nghiệp trên tất cả các địa bàn trong cả nước. Chi nhánh có khoảng 34 người, Giám đốc chi nhánh Hà Nội là Ông Đào Tiến Đạt chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty về hoạt động của chi nhánh. Giúp việc cho Giám đốc chi nhánh có một Phó giám đốc kiêm Kế toán trưởng. Nguyên tắc hoạt động của Chi nhánh là độc lập về nghiệp vụ chuyên môn, tự chủ về tài chính, khách quan, chính trực, chịu sự kiểm tra và kiểm soát của các cơ quan chức năng Nhà nước theo luật pháp Nhà nước Việt Nam quy định. Chi nhánh chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực và chính xác, bí mật của những số liệu, tài liệu do Chi nhánh kiểm tra cho các doanh nghiệp. 2. Cơ cấu tổ chức của Công ty AISC : Quan hệ phụ thuộc : Quan hệ hỗ trợ Văn phòng đại diện Cần Thơ Chi nhánh Đà Nẵng Văn phòng chính Chi nhánh Hà nội Ban giám đốc Với những thay đổi lớn trong hoạt động cũng như tổ chức bộ máy quản lý, sau hơn 10 năm ra đời và phát triển, đến nay có thể nói bộ máy quản lý của Công ty tương đối ổn định và hoàn chỉnh. Sơ đồ 5: Bộ máy quản lý của AISC Các chi nhánh hạch toán phụ thuộc, lên Bảng cân đối tài sản, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và tính lãi nhưng chưa trừ đi chi phí phải nộp cho Công ty( chi phí quản lý doanh nghiệp). Các chi nhánh thực hiện nghĩa vụ về thuế tại đơn vị và nộp thuế thu nhập doanh nghiệp cùng với cả Công ty. Chi nhánh tại Cần Thơ là văn phòng đại diện nên thực hiện việc báo cáo sổ hàng tháng về Công ty. Mỗi chi nhánh được trực tiếp ký kết và duyệt hợp đồng độc lập như một công ty, nhưng lãi phải chuyển về Tổng công ty. Qui trình kiểm toán chung của AISC Để tạo nên uy tín và thu hút được nhiều khách hàng thì một trong những yếu tố qua trọng là công ty kiểm toán phải đưa ra được qui trình kiểm toán phù hợp với đối tượng kiểm toán. AISC đã xây dựng quy trình kiểm toán chung, theo đó tuỳ vào mỗi khách hàng mà có sự điều chỉnh cho phù hợp. Sơ đồ 5: Quy trình kiểm toán của AISC Lập kế hoạch và chương trình kiểm toán Thực hiện thử nghiệm cơ bản đối với các chu trình Thực hiện và kiểm tra theo các mục tiêu Giai đoạn 1 Lập kế hoạch và quản lý công việc kiểm toán. Đánh giá môi trường kiểm soát Tìm hiểu môi trường kinh doanh Các thủ tục phân tích chính Đánh giá rủi ro tiềm tàng Đánh giá khách hàng Giai đoạn 2 Thực hiện kế hoạch kiểm toán. Giai đoạn 3 Kết thúc kiểm toán Thực hiện thử nghiệm kiểm soát đối với các chu trình Các đánh giá về hệ thống KSNB Thực hiện và kiểm tra theo các mục tiêu Lĩnh vực thử nghiệm cơ bản Các vấn đề có thể xảy ra Lĩnh vực thử nghiệm kiểm soát Lập Báo cáo kiểm toán Gặp mặt khách hàng Kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty kiểm toán và dịch vụ tin học thực hiện tại công ty khách hàng Lập kế hoạch kiểm toán và thiết kế chương trình kiểm toán. 1.1. Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát 1.1.1. Tiếp cận và tìm hiểu sơ bộ về khách hàng Trong quá trình tiếp cận, bộ phận Marketing tiến hành giao dịch với khách hàng, giới thiệu về các dịch vụ AISC cung cấp và năng lực kiểm toán. Hàng năm, AISC đều gửi thư chào hàng đến những khách hàng mà Công ty dự định cung cấp dịch vụ. Sau khi nhận được lời mời của khách hàng, tiến hành khảo sát để đưa ra quyết định có nên chấp nhận hoặc tiếp tục thực hiện kiểm toán cho khách hàng hay không, đánh giá các lý do của khách hàng đối với cuộc kiểm toán, lựa chọn đội ngũ kiểm toán viên, rồi tiến đến ký kết hợp đồng. Công ty X là khách hàng mà AISC đã kiểm toán năm 2003. Năm 2004, do uy tín và chất lượng cuộc kiểm toán năm ngoái, Công ty X tiếp tục mời AISC thực hiện kiểm toán Báo cáo tài chính năm 2004. Vì đã kiểm toán cho Công ty X năm ngoái nên kiểm toán viên biết được Công ty X là công ty cổ phần, hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận. Công ty hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng luật định, hiệu quả. Ngoài ra, Công ty còn có bộ máy tổ chức quản lý phù hợp với quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh và hệ thống kiểm soát nội bộ được vận hành khá tốt. Vì vậy, AISC quyết định chấp nhận lời mời tiếp tục kiểm toán báo cáo tài chính của công ty X năm 2004. Còn Công ty Y là Công ty 100% vốn nước ngoài, là khách hàng năm đầu tiên. Sau khi nhận được thư chào hàng thì Công ty Y đã đồng ý và gửi thư mời kiểm toán, AISC xúc tiến gặp gỡ Ban Giám đốc khách hàng dể trao đổi và đi tới thoả thuận ký kết hợp đồng kiểm toán. 1.1.2. Thu thập những thông tin cơ sở về khách hàng: Công ty X là khách hàng thường xuyên, các KTV đã có điều kiện tiếp xúc với khách hàng và khá hiểu biết về tình hình chung của khách hàng nên kiểm toán viên chỉ cập nhật những thông tin về sự thay đổi trong bộ máy lãnh đạo, cơ cấu nhân sự, tình hình sãn xuất kinh doanh và những thông tin khác trên thị trường có ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động của Công ty. Còn những thông tin chung về khách hàng thì được kiểm toán viên rút ra từ hồ sơ kiểm toán thường niên. Kỹ thuật thu thập thông tin chủ yếu là tiếp xúc gặp gỡ Ban Giám đốc, kiểm tra sơ bộ sổ sách chứng từ,...Còn Công ty Y, vì là khách hàng năm đầu tiên nên việc thu thập thông tin không chỉ tiếp xúc, gặp gỡ Ban Giám đốc, thu thập tài liệu của khách hàng mà kiểm toán viên còn nghiên cứu các tạp chí, sách báo về nghành nghề của khách hàng xét trong mối quan hệ chung của nền kinh tế. Sau đây là những thông tin cơ bản về Công ty X và Công ty Y: Công ty X: Điều kiện thành lập, chức năng, nhiệm vụ: Công ty X là công ty cổ phần do nhà nước nắm giữ cổ phần chi phối, hoạt động theo luật doanh nghiệp, là Công ty con của Công ty A (Công ty mẹ nhà nước). Được thành lập theo QĐ số 123/QĐ-BCN ngày 11/7/2003 về việc chuyển XN Y& Z thành Công ty cổ phần X. Công ty có tư cách pháp nhân đầy đủ, thực hiện hạch toán độc lập, có con dấu, có tài khoản ngân hàng. Tên giao dịch quốc tế: JOINT-STOCK COMPANY X. Viết tắt là: PCC X Vốn điều lệ của Công ty X: 6.087.100.000 đồng Trong đó: -Vốn nhà nước chi phối (Công ty mẹ): 3.738.100.000 đồng -Vốn của các cổ đông trong công ty : 1.814.000.000 đồng -Vốn của các cổ đông khác: 535.000.000 đồng Nguồn bổ sung vốn điều lệ của Công ty X là: Phát hành thêm cổ phiếu Bổ sung từ lợi nhuận sau thuế Các nguồn khác... Ngành nghề kinh doanh chủ yếu: + Xây lắp các công trình, nguồn điện, hệ thống lưới điện và trạm biến áp đến 500 KV, công trình công nghiệp và dân dụng, công trình giao thông thuỷ lợi, viễn thông, văn hoá, thể thao. + Thiết kế, chế tạo và mạ kẽm nhúng nóng các kết cấu thép các sản phẩm cơ khí, các phụ kiện, cột điện bê tông và các sản phẩm bê tông đúc sẵn, khai thác kinh doanh cát đá, sỏi và các chủng loại vật liệu xây dựng. + Kinh doanh vật tư, thiết bị điện, thiết bị phương tiện vận tải, xe máy thi công. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý, bộ máy kế toán Tổ chức bộ máy quản lý: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty gồm có: - Hội đồng quản trị. - Ban kiểm soát - Ban giám đốc: gồm 1 giám đốc, 1 phó giám đốc sản xuất kinh doanh, 1 phó giám đốc kỹ thuật và chiến lược phát triển. - 4 phòng chức năng gồm: phòng kế hoạch, phòng tài chính kế toán, phòng tổ chức hành chính, phòng thiết bị vật tư. - 3 đội sản xuất, 1 phân xưởng và một số tổ trực thuộc Tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của đơn vị được tổ chức tập trung, cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị có 5 người gồm: 1 trưởng phòng, 1 phó phòng kiêm kế toán tổng hợp và các kế toán viên phụ trách các phần hành. - Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán: đơn vị sử dụng hệ thống chứng từ bắt buộc chung theo qui định. - Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: đơn vị áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định 1141/TC/QĐ_CĐkiểm toán ngày 1/11/1995 và các văn bản bổ sung sửa đổi của Bộ tài chính, việc quy đinh chi tiết về hạch toán kế toán theo qui định chung của Công ty mẹ. - Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính: đơn vị tổ chức hệ thống báo cáo tài chính theo qui định 167/2000/QĐ _BTC. - Chính sách kế toán của đơn vị: ã Niên độ kế toán: theo năm dương lịch bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc ngày 31/12 ã Đơn vị tiền tệ: đơn vị tiền tệ sử dụng là đồng Việt Nam (VNĐ), các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong năm bằng ngoại tệ (nếu có) được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá do Ngân hàng Nhà Nước Việt Nam công tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Cuối kỳ kế toán các khoản tiền và công nợ là ngoại tệ (nếu có) được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá do Ngân hàng Nhà Nước Việt Nam công bố tại thời điểm 31 tháng 12 hàng năm. sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: VNĐ ã Hình thức sổ kế toán: Chứng từ ghi sổ ã Phương pháp kế toán TSCĐ: TSCĐ được hạch toán theo nguyên giá và giá trị hao mòn luỹ kế. Phương pháp khấu hao theo phương pháp đường thẳng theo tỉ lệ được quy định trong QĐ 206/2003/QĐ_BTC. ã Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Theo kiểm kê thực tế Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: theo phương pháp bình quân gia quyền. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên ã Kế toán chu trình mua hàng – thanh toán. - Đối với nghiệp vụ mua hàng: Các nghiệp vụ mua hàng của Công ty chủ yếu là mua nguyên vật liệu. Khi nhận được hóa đơn, phiếu nhập kho kèm theo bản nghiệm thu, bàn giao, đánh giá chất lượng (nếu có) kế toán vật tư đối chiếu, kiểm tra số lượng, giá cả hàng mua trên hóa đơn với hợp đồng đã ký nhằm bảo đảm việc mua hàng được thực hiện đúng theo đơn đặt hàng và số tiền phải trả người bán khớp với số lượng hàng mua. Sau đó, kế toán tiến hành ghi sổ. - Đối với nghiệp vụ thanh toán: Thanh toán các khoản nợ nhà cung cấp ở Công ty căn cứ vào yêu cầu thanh toán trên hóa đơn mua hàng, các chứng từ chứng minh kèm theo và căn cứ vào các quy định của hệ thống KSNB về việc thanh toán của Công ty. Có hai trường hợp xảy ra: + Trường hợp 1: Thanh toán tiền ngay khi mua hàng, thường là những hóa đơn mua hàng với khối lượng nhỏ, thì kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào hóa đơn và phê duyệt của Giám đốc để lập phiếu chi và ghi sổ. + Trường hợp 2: Hàng mua trả chậm. Khi đó, kế toán công nợ sẽ hạch toán số tiền phải trả vào bên Có của sổ chi tiết phải trả nhà cung cấp, sổ chi tiết này mở theo từng đối tượng. Công ty Y: Điều kiện thành lập, chức năng, nhiệm vụ: Công ty Y là Công ty TNHH 100% vốn nước ngoài, hoạt động theo quy định của luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam, được đầu tư bởi Công ty A (Trung Quốc). Công ty được thành lập theo Giấy phép đầu tư số 25/GP – KCN – Hà Nội ngày 25 tháng 2 năm 2001 của Trưởng ban Ban quản lý các khu công nghiệp và chế xuất Hà Nội. Công ty có tư cách pháp nhân đầy đủ, thực hiện hạch toán độc lập, có con dấu, có tài khoản ngân hàng. Ngành nghề kinh doanh chủ yếu: Sản xuất phụ tùng xe gắn máy bao gồm khung xe, động cơ để cung cấp theo hợp đồng kinh tế cho các nhà lắp ráp xe gắn máy có bản quyền đẫ đăng ký nhãn hiệu và được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cho phép thực hiện. Sản xuất mũ bảo hiểm cho người đi xe máy và hộp đựng bằng nhựa gắn trên xe máy. Pha chế sơn màu và sản xuất đèn xe máy. Thời hạn hoạt động của doanh nghiệp: 30 năm kể từ ngày cấp giấy phép đầu tư. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý, bộ máy kế toán Tổ chức bộ máy quản lý Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty gồm: Ban giám đốc: gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc 4 phòng chức năng gồm: phòng tổ chức hành chính, phòng kế hoạch vật tư, phòng kỹ thuật và phòng tài vụ. Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty gồm 6 người gồm: 1 kế toán tổng hợp, 1 kế toán thanh toán, 1 kế toán vật tư, 1 kế toán tiền mặt, 1 kế toán TSCĐ và 1 thủ quỹ Chế độ kế toán mà công ty áp dụng được Bộ Tài chính phê chuẩn theo công văn số 295 TC/ CĐKT ngày 18/02/1995. Ngôn ngữ chính thức sử dụng trong kế toán: Trung Quốc, Việt Nam. Đơn vị tiền tệ chính thức: đồng Việt Nam. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong năm bằng ngoại tẹ được qui đổi ra VNĐ theo tỷ giá thực tế tại ngày phát sinh nghiệp vụ. Cuối kỳ kế toán, tiền và công nợ thể hiện bằng ngoại tệ được qui đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm kết thúc niên độ kế toán. Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung Niên độ kế toán: từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được xác định theo phương pháp đích danh. 1.1.3 Thực hiện các thủ tục phân tích sơ bộ Kỹ thuật phân tích được sử dụng hầu hết trong tất cả các giai đoạn của cuộc kiểm toán nhằm hiểu rõ hơn về tình hình thanh toán, tình trạng lãi lỗ cũng như khả năng tiếp tục hoạt động của Công ty. Các thủ tục phân tích mà kiểm toán viên AISC thường áp dụng là tính so sánh biến động của năm nay so với năm trước về số dư các tài khoản trên Bảng cân đối kế toán và tính các tỷ suất thanh toán. Kết quả được thể hiện trên giấy tờ làm việc của kiểm toán viên như sau: Công ty X Bảngsố 5: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học Khách hàng: Cty X Khoản mục: TK 331 Bước công việc: phân tích Niên độ kiểm toán: 31/12/2004 Tên Ngày Người TH Người KT Mã số: Trang: Khoản mục 31/12/2003 31/12/2004 Chênh lệch % chênh lệch I. TSLĐ và đầu tư ngắn hạn 10,159,109,256 12,092,705,636 1,933,596,380 19 1. Tiền 36,489,382 596,412,563 (40,076,819) (6) 2. Đầu tư ngấn hạn - - - - 3. Các khoản phải thu 1,819,758,376 6,024,224,354 4,204,465,979 231 4. Hàng tồn kho 7,005,245,609 4,555,080,441 (2,450,165,168) (35) 5. TSLĐ khác 697,840,889 916,988,277 219,147,388 31 II.TSCĐ, dầu tư dài hạn ,349,332,228 2,249,372,554 (99,959,675) (4) 1. TSCĐ 2,313,224,228 2,168,473,081 (144,751,147) (6) TSCĐHH 2,313,224,228 2,168,473,081 (144,751,147) (6) TSCĐVH - - - - 2. Chi phí XDCB dd 36,108,001 80,899,473 44,791,472 124 Tổng tài sản 2,508,441,484 14,342,078,189 1,833,636,705 15 I. Nợ phải trả 7,689,640,193 7,438,069,069 (251,571,124) (3) 1.Nợ ngắn hạn 7,689,640,193 7,438,069,069 (251,571,124) (3) 2.Nợ dài hạn - - - - 3.Nợ khác - 1,712,036,389 1,712,036,389 - II. Nguồn vốn CSH 4,818,801,292 5,191,972,732 373,171,440 8 1.Nguồn vốn, quỹ 4,738,074,702 5,190,401,577 452,326,875 10 .Nguồn kinh phí, quỹ khác 80,726,590 1,571,155 (79,155,435) (98) Tổng nguồn vốn 12,508,441,484 14,342,078,189 1,833,636,705 15 Tổng tài sản tăng 15%, trong đó TSLĐ tăng 19%, TSCĐ giảm 6% là một phần do có một số tài sản cố định chuyển sang công cụ lao động theo quyết định 206/2003/QĐ-BTC. Tiền giảm, các khoản phải thu tăng là do một số khách chưa thanh toán một số công trình đã hoàn thành. Nợ phải trả giảm 3%, trong đó chủ yếu do giảm khoản phải trả người bán. Tại Công ty Y: Việc phân tích sơ bộ báo cáo tài chính cũng được tiến hành như Công ty X. Kiểm toán viên nhận thấy các mục trên Bảng cân đối kế toán cũng như trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh nhìn chung không có biến động nào bất thường. Sau khi thực hiện các công việc trên, kiểm toán viên tiến hành xác định mức trọng yếu. 1.1.4 Xác định mức trọng yếu. Kết hợp các thông tin thu thập được ở trên và tiến hành nghiên cứu Báo cáo tài chính kiểm toán viên tiến hành đánh giá tính trọng yếu của các khoản mục, việc đánh giá này chủ yếu phụ thuộc vào các xét đoán nghề nghiệp cũng như kinh nghiệm của kiểm toán viên. Tại Công ty X, kiểm toán viên xác định 1% tổng tài sản tương ứng 143.420.781 đồng là mức trọng yếu cho toàn bộ báo cáo tài chính. Trong chu trình mua hàng – thanh toán, kiểm toán viên phân bổ mức trọng yếu cho khoản phải trả người bán của Công ty X là : 4.567.000đồng. Còn Công ty Y, kiểm toán viên xác định 2% doanh thu ( 2% x 7.526.898.000) tương ứng 150.537.960 đồng là mức trọng yếu cho toàn bộ báo cáo tài chính, phân bổ cho khoản mục phải trả người bán là 13.260.500 đồng. 1.1.5 Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Để đạt được sự hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên của AISC thường dựa vào: - Kinh nghiệm của kiểm toán viên đối với khách hàng - Thẩm vấn nhân viên khách hàng: công việc này giúp kiểm toán viên thu thập được những thông tin cần thiết ban đầu (đối với khách hàng mới) và về những thay đổi trong chính sách của đơn vị (khách hàng thường xuyên) - Tham quan thực tế: nhằm đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của khách hàng mà thông qua sổ sách không phản ánh hết, tuy nhiên công việc này kiểm toán viên ít thực hiện. - Xác minh tài liệu: đối với khách hàng mới, kiểm toán viên yêu cầu được cung cấp các tài liệu liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, đó là quy chế tài chính, kế toán, các quyết định bổ nhiệm nhân sự. Qua tìm hiểu tại Công ty X, các kiểm toán viên thấy rằng không có thay đổi về mặt nhân sự, phòng ban, ban giám đốc của công ty là những người có trình độ, kinh nghiệm và có trách nhiệm cao. Đối với công tác thu mua vật tư, hàng hóa và thanh toán với nhà cung cấp, Công ty đã có những quy định rất rõ ràng (như cơ chế thu mua, điều kiện thanh toán,...) được đề cập đầy đủ trong Quy chế kinh tế tài chính năm 2003 của Công ty (số 50/TC- KT ngày 31/12/2003). Các yếu tố khác của môi trường kiểm soát như công tác kế hoạch, bộ máy tổ chức,... cũng không có thay đổi gì đáng kể so với Hồ sơ kiểm toán năm trước. Vì vậy, kiểm toán viên sử dụng kết quả đánh giá của lần kiểm toán trước, hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty được kiểm toán viên đánh giá là có hiệu lực. Còn Công ty Y, là khách hàng mới nên AISC cử những kiểm toán viên có kinh nghiệm đến kiểm toán. Qua tìm hiểu kiểm toán viên nhận thấy: Ban giám đốc Công ty là những người có năng lực, trình độ, kinh nghiệm kinh doanh. Trong công tác thu mua vật tư và thanh toán với người bán, Công ty đã đưa ra những qui định như sau: Bảng số 6: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên Khách hàng: Cty X Khoản mục: Bước công việc: Tìm hiểu hệt thống KSNB Niên độ kiểm toán: 31/12/2004 Tên Ngày Người TH Người KT Mã số: Trang: .... - Trong mọi trường hợp, việc mua hàng đều phải có hoá đơn, chứng từ hợp lệ, và được hạch toán đầy đủ. Khi mua hàng cần có sự kiểm tra nghiêm ngặt vế số lượng, chủng loại, và phải được hạch toán đầy đủ. - Trưởng phòng tổ chức phê duyệt các đơn đặt hàng, nếu đơn đặt hàng có giá trị lớn phải có sự phê chuẩn của Ban giám đốc. Tách biệt trách nhiệm giữa kế toán, thủ kho, thủ quỹ, giữa người lập và phê chuẩn đơn đặt hàng. Vật tư, hàng hoá mua vào được hạch toán ngay vào các TK trong kỳ kế toán. Chỉ những người có đủ thẩm quyền trách nhiệm mới được phép xem xét các hoá đơn, chứng từ thanh toán. Định kỳ, kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu với người bán, giữa Sổ cái và Sổ chi tiết. Kết hợp với các thông tin thu thập được và dựa vào những kinh nghiệm của mình, kiểm toán viên đánh giá tính tin cậy và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty Y ở mức trung bình có thể chấp nhận được Sau khi tiến hành tất cả các công việc nêu trên, trưởng nhóm kiểm toán sẽ chính thức thông báo kế hoạch kiểm toán, thời gian kiểm toán cũng như đề xuất đối với khách hàng về các chứng từ, sổ sách và tài liệu cần thiết cho việc kiểm toán đồng thời phân công công việc cho các thành viên trong nhóm kiểm toán. 1.2 Thiết kế chương trình kiểm toán Chương trình kiểm toán đối với công ty khách hàng được lập dựa trên chương trình kiểm toấn mẫu của AISC, tuỳ theo tình hình thực tế mà trưởng nhóm kiểm toán sẽ điều chỉnh sao cho phù hợp với từng khách hàng, từng mục tiêu, từng nội dung kiểm toán cụ thể. Công ty X và Công ty Y đều áp dụng chương trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán theo mẫu sau mà không có sự điều chỉnh nào vì cả hai công ty đều là công ty hoạt động sản xuất kinh doanh. Bảng số 7 : Mẫu chương trình kiểm toán chu trình mua hàng - thanh toán Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học – chi nhánh hà nội Chương trình kiểm toán Mua hàng, chi phí mua hàng và phải trả người bán Tên khách hàng: Công ty X Niên độ kế toán: 31/12/2004 Mục tiêu: -Tất cả các chi phí mua hàng hay dịch vụ được hạch toán chính xác (tính đầy đủ, tính chính xác) -Nguyên tắc hạch toán các chi phí được áp dụng chính xác và phù hợp với các chuẩn mực áp dụng trong khuôn khổ kiểm toán (giá trị, cách trình bày) -Chia cắt niên độ được thực hiện chính xác (tính đầy đủ, tính hiện hữu) -Các khoản phải trả người bán bao gồm giá trị hàng, dịch vụ mua hàng trả chậm và các khoản nợ đối với nhà cung cấp đã thực sự cung cấp hàng hat dịch vụ cho doanh nghiệp (tính hiện hữu, sở hữu) -Tất cả các khoản tiền đã được hạch toán một cách chính xác (tính đầyđủ, tính chính xác) -Các phiếu báo có và bút toán điều chỉnh là có cơ sở (tính hiện hữu, tính chính xác) Thủ tục kiểm toán Tham Chiếu Người thực Hiện Ngày Thực Hiện Thủ tục phân tích So sánh khoản phải trả của từng đối tượng năm nay với năm trước, kiểm tra và giải thích những biến động bất thường. So sánh thời hạn tín dụng nhà cung cấp với các niên độ trước, với các thời hạn tín dụng đã thương lượng. Phát hiện và trao đổi với khách hàng về sự thay đổi nhà cung cấp chính, thường xuyên và lý do sự thay đổi đó (nếu có) Thủ tục kiểm tra chi tiết số dư Thu thập lập bảng tổng hợp chi tiết số dư đầu năm, phát sinh trong năm và số dư cuối năm. Đối chiéu số dư đầu năm, cuối năm giữa báo cáo, sổ cái và sổ chi tiết, đối chiếu số dư chi tiết đầu năm với số dư chi tiết cuối năm trước. Khẳng định số dư bằng cách Đối chiếu danh sách phải trả nhà cung cấp trên báo cáo với sổ chi tiết và báo cáo mua hàng, biên bản đối chiếu công nợ (nếu có) Lập và gửi thư xác nhận đến một số nhà cung cấp có khoản tiền phải trả lớn và bất thường, nhà cung cấp chính không còn trong danh sách nợ (nhằm phát hiện không có nghiệp vụ nào bị bỏ sót) Đối chiếu số xác nhận với số dư trên sổ chi tiết. Kiểm tra nếu có sự khác biệt. Trường hợp không nhận được thư xác nhận, kiểm tra việc thanh toán các khoản phải trả sau ngày lập báo cáo tài chính. Xem xét hồ sơ các số dư tồn tại quá lâu Soát xét lại danh sách các khoản trả để xác định xem liệu có khoản nào phải trả bị phân loại đúng, không đúng. Đối với các khoản dư nợ: thu thập và kiểm tra các điều khoản trên hợp đồng mua bán để đảm bảo rằng các số dư này là hợp lý. Kiểm tra số phát sinh Kiểm tra việc phản ảnh các khoản phải trả kiểm tra việc hạch toán mua hàng và thanh toán (giá hoá đơn, chi phí thu mua vận chuyển và thuế GTGT đầu vào) nhằm đảm bảo chính sách mua hàng của đơn vị được thực hiện trên thực tế. Chọn mẫu các giao dịch... Kiểm tra số phát sinh các khoản phải trả thương mại, phi thương mại, cá